Tjänsteresor i Västerbottens läns landsting. Rutiner Bakgrund Rutinerna gäller samtliga resor som betalas av Västerbottens läns landsting (VLL). Syfte Rutinerna syftar till att planering av och genomförande av tjänsteresor sker på ett sådant sätt att påverkan på den yttre miljön minimeras, genomförs så kostnadseffektivt och trafiksäkert sätt som möjligt samt utgör ett föredöme för andra organisationer. Ansvar och befogenheter Verksamhetschef/motsvarande beslutar om vilka resor som får göras och ansvarar för att rutiner följs. Varje anställd ansvarar för att det egna resandet i tjänsten sker på ett kostnadseffektivt, säkert och miljöanpassat sätt. Alla som arbetar inom landstinget har skyldighet att själv inhämta kunskap om hur var och en genom sitt handlande bidrar till ett säkrare och miljöanpassat resande utifrån landstingets miljö- och trafiksäkerhetsmål. Distansmöten Bokning av videokonferenser, telefonmöten och webb utförs i nya Linda. Buss, tåg, länstrafik/regiontrafik För resa med buss används företagskort där rabatt erhålls i samband med fakturering. Företagskort kan beställas av respektive verksamhetschef hos Länstrafiken. Länk till tidtabell www.tabussen.nu För bokning av tågresa inom länet/regionen, se rubriken Bokning av resor. Beställning/bokning av bil Bil bokas på NYA LINDA (Anställd - Resa och bo i tjänsten -Bilpool och hyrbilar). Landstinget tillhandahåller leasingfordon som är placerade i bilpooler i Lycksele, Umeå och Skellefteå. När det inte är möjligt att utnyttja kollektivtrafiken ska fordonen från dessa bilpooler användas i första hand. När bilpoolerna är uppbokade svarar landstingets tjänsteresor för att beställa hyrbilen från aktuell avtalslevarantör. Om det är billigare än alternativa färdsätt eller ger en påtaglig tidsvinst kan privat bil efter överenskommelse med närmaste chef tillåtas. Eventuella parkerings- eller fortkörningsböter betalas alltid av föraren av fordonet. Vid användning av privat bil är det den egna försäkringen som gäller vid skada på fordonet. För verksamhetsknutna leasingfordon svarar utsedd bilansvarig för att lämna uppgifter om mätarställning vid varje månads utgång. Uppgifterna lämnas till landstingets tjänsteresor. Förare/Bilansvarig ansvarar för att inrapportera alla uppkomna skador på använda bilar. Tecknade försäkringar gäller enbart om förare och tidpunkt för skadan kan anges. Dokumentnr: 96283 Dokumentansvarig: Birgitta Lanhede Sidan 1 av 6
Leasing- och hyrbilar får inte användas för privat bruk. Med resor för privat bruk menas t ex resor mellan bostaden och arbetsplatsen eller att under tjänsteförrättning avvika från den normala körvägen för egna ärenden. Bilen ska parkeras på anvisad plats i anslutning till arbetsplatsen och nycklarna lämnas enligt instruktion. Även anställda som i sin tjänst regelbundet gör t ex patientbesök utanför arbetsplatsen ska lämna bilen i anslutning till arbetsplatsen. Bokning av resor (tåg, flyg, anslutningsresor, hotell m m) De ramavtal med t ex flyg, hotell och tåg som landstinget träffat ska nyttjas vid resandet. Resor som görs utanför tecknade avtal betalas således inte av VLL. För att garantera att gällande avtal, riktlinjer och regler efterlevs ska resor och hotell bokas via VLL:s avtalsresebyrå. VLL har avtal med Företagsresor för beställning av resor. Resebyråtjänsten inkluderar såväl inrikes- och utrikesresor med tillhörande kringservice samt grupp- och konferensresor. Företagsresors öppettider och service: Måndag-fredag klockan 08.00-17.00, Lunchstängt klockan 12.00-13.00 24h service året runt. Handhas av Företagsresors ordinarie personal. 24h service är tillgänglig under lunchstängning. I första hand ska Företagsresor kontaktas under ordinarie kontorstid. Vid brådskande ärenden som inte kan vänta, kontaktas 24h servicen. Ett extra arvode utöver normalt servicearvode debiteras. Genom Företagsresor beställs: flyg (även alla s k lågkostnadsflyg) buss tågresor hotell flygtaxi flygbuss Arlanda Express hyrbil samt övriga poster som finns i Företagsresors tjänsteutbud Beställning erbjuds via: Telefon 090-70 29 70 Självbokning www.foretagsresor.se E-post foretagsresor@foretagsresor.se Fax 090-70 29 89 Företagsresor hanterar även - medresenärers biljetter där resan ska betalas privat - tillfälliga resenärer godkända av kunden (VLL). Grupp- och konferensresor Företagsresor bokar och organiserar alla typer av möten, konferenser och gruppresor, t ex studieresor och personalresor, skräddarsyr grupparrangemang med allt från transport, logi, konferensarrangemang, aktiviteter och studiebesök. Kostnadsfri offert (090-70 29 80) Boknings rutin Resebeställare/resenär kontaktar Företagsresor och beställer tjänsteresan. Det är fördelaktigt om hela resan (dvs flyg, hotell, marktransporter) beställs vid samma bokningstillfälle. Dokumentnr: 96283 Dokumentansvarig: Birgitta Lanhede Sidan 2 av 6
Företagsresor skickar en bokningsbekräftelse via e-post till resenär och/eller resebeställare. I första hand ska biljettlöst resande, s k E-ticket tillämpas då detta är möjligt. Resan faktureras i samband med att biljetter/färddokument utfärdas av Företagsresor. Eventuella avbeställningar bör ske i god tid innan avresa och eventuell kreditering sker automatiskt av resebyrån. Allmänt Allmänna kommunikationer ska alltid vara ett förstahandsval. Samåkning ska alltid ske när så är möjligt. Tidsram för samåkningen är 1 timme, dvs start av resan kan förskjutas med en timme respektive avslutas en timme senare. För resor inom norra regionen gäller i första hand buss, tåg eller bil. Flyg tillåts bara om andra alternativ har uteslutits med hänsyn till kostnadseffektivitet, miljö och säkert resande. Gruppresebiljetter som ordnas av annan än landstinget ska användas. Enbart om det ligger i landstingets intresse får annan biljett tas ut. Förlängs resan av privat anledning ska de kostnader som uppstår utöver gruppriset betala av resenären. Buss Tåg Flyg Vid beräkning av kostnaderna och alternativa val ska hänsyn tas till helheten dvs reskostnad, logi, traktamente etc. Avgörande för resans genomförande ska vara totalkostnad, trafiksäkerhet och miljö. Bokas via Företagsresor eller köps direkt på bussen med avdelningens företagskort. Tåg bokas av resebyrån utifrån billigaste alternativ vid beställningstillfället oavsett klass. Flygresor ska normalt beställas i ekonomiklass eller motsvarande. Vid långa resor eller om tillämpliga resealternativ inte finns, kan undantag beviljas av beslutande chef. VLL har rabatt- eller bonusavtal med Malmö Aviation, Norwegian och SAS. Flygbuss ska i första hand användas vid anslutning till och från flygplats. Arlanda Express får nyttjas på sträckan Arlanda - Stockholm. Bokas av resebyrån. För att kunna erbjuda kostnadseffektiva lösningar finns nedanstående tidsram inom vilken resebyrån kan söka kostnadseffektiv lösning. Resenären ska därför i sin beställning ange tidpunkten då en förrättning/utbildning börjar/slutar, dvs då resenären ska vara framme/tidigast kan återvända. Vid val av flygbolag kommer alltid det mest prisvärda valet att tillämpas. Tidsramar/tidsinternvall som resebyrån kan disponera utan kontakt med resenären: - kl 05.00-23.00 (start från hemmet respektive hemkomst) Dokumentnr: 96283 Dokumentansvarig: Birgitta Lanhede Sidan 3 av 6
- upp till 2 timmar väntetid före eller efter en förrättning - dock ej mer än 4 timmar per kalenderdygn. Påbörjas eller avslutas tjänsteresan före eller efter 05.00-23.00 bör inte väntetid användas mot den del där tiden överskrids. Vid kostnadseffektiv lösning utanför dessa ramar ska resenären kontaktas för dialog och godkännande. Hotell inom och utom regionen Bokning av hotell ska ske via avtalsresebyrån som styr bokningen mot det för kunden ekonomiskt mest fördelaktiga valet utifrån presenterade förutsättningar. I Umeå är Hotell Björken första alternativet. Först vid fullbelagt hotell får annat hotellboende nyttjas. VLL har avtal med: Rica Hotels Nordic Choice Hotels Scandic Hotels First Hotels Profil Hotels Bonus Bonus som lämnas av t ex flygbolag, hotell- och hyrbilsföretag vid tjänsteresa tillhör landstinget och får enbart utnyttjas för tjänsteresor. Reseförsäkring Landstingets reseförsäkring gäller vid samtliga resor som anställda och förtroendevalda gör inom ramen för tjänsten/uppdraget. Reseförsäkringen omfattar bland annat vård- och resekostnader, reseavbrott, krisförsäkring, resgods, ansvarsförsäkring, rättsskydd, självriskskydd, överfall samt kapitalbelopp vid dödsfall och invaliditet. Se vidare Tjänstereseförsäkring 2012-2014. Europassistance, försäkringsnummer TJ 020717-00 eller kontakta ansvarig handläggare. Resor i kombination med privata resor/medföljare Resor inom ramen för tjänsten/uppdraget kan kombineras med privata resor under förutsättning att landstingets kostnader inte ökar till följd av detta. Om resa och logi blir dyrare på grund av kombinerad resa ska mellanskillnaden betalas av den anställde till resebyrån i samband med resan. Medföljande till anställd/förtroendevald ska själv betala sin del av resekostnaden och övriga tillkommande kostnader. Betalningen ska erläggas direkt till resebyrån. Utlandsresor Vid utlandsresa gäller ekonomiklass. Villkoret för att få ett fördelaktigt pris är ibland att man är borta över natten mot lördag eller söndag. Om den totala kostnaden kan minskas genom en längre bortavaro ersätter landstinget de extra hotellkostnaderna och traktamente för högst två övernattningar. Samtliga utlandsresor bokas via Företagsresor. Historik Ersätter kapitlet Tjänsteresor i landstingets administrativa regelverk för 2009, dnr VLL 1305-2008. Utarbetat av Susanne Bergström, miljösamordnare Therese Hagselius, tjänsteresor Birgitta Lanhede, avdelningschef Transport Karin Modig, miljöhandläggare Dokumentnr: 96283 Dokumentansvarig: Birgitta Lanhede Sidan 4 av 6
Dokumentnr: 96283 Dokumentansvarig: Birgitta Lanhede Sidan 5 av 6