Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Oral Care AB År 2014 Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse 2014 - Oral Care AB S i d a 1 11
Kvalitets- och patientsäkerhetsberättelse Oral Care AB, verksamhetsåret 2014 Oral Cares kvalitetsarbete bedrivs i syfte att ge patienterna kunskapsbaserad och ändamålsenlig tandvård. Inom Oral Care ska tandvården även bedrivas patientsäkert och patientfokuserat och vara effektiv, jämlik samt ges inom rimlig tid, enligt Socialstyrelsens riktlinjer för God Tandvård. Kvalitetsledningssystemet inklusive patientsäkerhetsarbete är integrerade i samtliga processer och arbetsmoment i verksamheten, där alla medarbetare är delaktiga. Inom ledningsgruppen för Oral Cares finns en kvalitets- och odontologisk chef vars uppgift är att systematiskt koordinera och överse det kontinuerliga kvalitetsarbetet. Ansvaret är inom respektive region är fördelat på verksamhetschefer, som till sin hjälp i kvalitetsarbetet har regionsansvariga odontologer samt regionala kvalitetssamordnare. De regionala kvalitetssamordnarna bistår verksamhetscheferna i kvalitetsrelaterade frågeställningar samt utbildar och informerar personalgruppen gällande kvalitets frågor (inkl. patientsäkerhet) och hantering av händelserapporter. I odontologiska frågor, inklusive internrevisioner av kliniskt arbete har verksamhetscheferna stöd av regionsansvariga odontologer, kvalitets- och odontologisk chef samt odontologisk sakkunnig (senior advisor). All klinisk och administrativ personal är involverad i Oral Cares fortlöpande kvalitetsutveckling. Under 2014 har digital röntgen införts inom hemtandvårdsverksamheten. Riskgruppering av patienter har införts i journalsystemet (OPUS) enligt KPTA (Karies, Parodontit, Teknisk och Allmän risk) samt American Society of Anaesthesiologists (ASA) riskklassificering, modifierad för tandvård. Områdesindelning för tandläkare och tandhygienister pågår i syfte att förbättra kontinuiteten. S i d a 2 11
Händelseanalys och identifiering av risker i vården Patienter ska alltid bemötas korrekt och behandlas enligt givna riktlinjer. Hantering av händelserapporter (avvikelser) och patientsäkerhetsarbete ska systematiskt reducera och eliminera händelser eller tillbud gällande vårdrelaterad skada. Händelserapportering sker i ett datorbaserat system som är tillgängligt för all personal. Förutom allvarliga händelser fokuserar Oral Care även på frekvent återkommande oönskade händelser av lägre allvarlighetsgrad. Verksamhetscheferna hanterar löpande inrapporterade händelser och vidtar lämplig åtgärd. Allvarlig oönskad händelse rapporteras även muntligen till verksamhetschef. Verksamhetschefen ger fortlöpande återkoppling till verksamheten vid regelbundna möten. Dessutom hålls möten där regionsansvariga odontologer/odontologisk ledning informerar om uppkomna händelser, och upprättar vid behov nya företagspolicyn eller arbetsrutiner, i syfte att eliminera risken för upprepade händelser. Kvalitetschef håller regelbundna genomgångar av kvalitetsledningssystemet vid ledningsgruppsmöten. Under år 2014 rapporterades 115 händelser, varav 11 rapporterades som patientskaderelaterade (figur 1). Ingen händelse var av en sådan allvarlighetsgrad att den föranledde anmälan enligt Lex Maria. Figur 1. Fördelning av samtliga rapporterade händelser i olika kategorier i respektive region inom Oral Care år 2014. 35 30 25 20 15 10 5 0 VGR ÖG RSK STO RSK = Region Skåne och Blekinge län, STO = Stockholms län, och Uppsala län, VGR = Västra Götalandsregionen och Region Halland, ÖG = Östergötlands län. S i d a 3 11
Fördelningen av händelsernas allvarlighetsgrad, enligt bedömning av den person som rapporterat händelsen ses i figur 2. Efter inrapportering bedömer verksamhetschefen händelsen och vidtar nödvändig åtgärd enligt händelsehanteringsprocess. Därvid är det inte säkert att den inrapporterade allvarlighetsgraden alltid stämmer med slutbedömningen som verksamhetschefen gör. Det sker ett kontinuerligt kalibreringsarbete genom återkoppling avseende rapportering av händelser inom respektive verksamhetsområde. Figur 2. Fördelning av inrapporterade händelsernas allvarlighetsgrad totalt inom Oral Care år 2014. Liten skada Medelstor skada Stor skada Bemötande En omfattande del av patientsäkerhetsarbetet avser vårdprocesserna samt bemötande och patientkontakt eller kontakt med berörd omsorgspersonal eller motsvarande, som även kan vara anhörig. Det är viktigt att säkerställa att patienter och berörd omsorgspersonal alltid erhåller korrekt information. Bemötande är ett återkommande ämne vid verksamhetsmöten för att bibehålla en ständigt hög kvalitet. Utbildning i bemötande av demenssjuka individer genomförs kontinuerligt. År 2015 har utsetts till demens år inom Oral Care, med särskild satsning på utbildning inom detta område. Internrevision Granskning av dokumentation i patientjournaler har utförts regelbundet i samtliga regioner i syfte att bedöma kravuppfyllnad mot Socialstyrelsens och Tandvårds- och läkemedelsförmånsverkets (TLV) föreskrifter samt mot regionala krav från landsting och regioner och Oral Cares egna riktlinjer. S i d a 4 11
Granskning av 781 st. patientjournaler har utförs under år 2014 av regionsansvariga odontologer, baserat på av Socialstyrelsen publicerad granskningsprotokoll. Stickprovskontroller av journalföring har även utförts av odontologisk chef och odontologisk senior advisor. I syfte att förbättra dokumentationen och därigenom patientsäkerheten sker återkoppling på individ och/eller gruppnivå, t.ex. vid personalmöten. Personalen får regelbunden utbildning om regelverksförändringar, journalföring m.m. Medicinteknisk utrustning, radiologi och strålskydd Medicinteknisk utrustning utvärderas och underhålls regelbundet för att göra arbetet patientsäkert. Vidareutbildning i digital röntgen och strålsäkerhet har genomförts för all klinisk personal, innefattande hantering av röntgenutrustning samt lagar och regelverk inklusive Strålsäkerhetsmyndighetens författningssamling (SSMFS 2008:5, SSMFS 2008:51, SSMFS 2008:11). Dessa hålls lättillgängliga för all personal. Regionalt ansvariga för strålsäkerhet har erhållit en fördjupad utbildning. Företaget använder portabla röntgengeneratorer med tillstånd från Strålsäkerhetsmyndigheten. Strålmätning har på Oral Cares initiativ utförts på samtliga röntgenutrustningar samt mätningar med stråldosimetrar har genomförts (bål- och/eller ringdosimeter), på ett större antal klinisk personal. Mätvärden har redovisats till Strålsäkerhetsmyndigheten. Kalibrering av exponeringstider för röntgengenerator i relation till digitalröntgen sensor har utförts. Kvalitetshandbok och loggbok avseende röntgen och strålsäkerhet finns tillgängliga för all personal i kvalitetsledningssystemet. Utbildning/Personalkonferens Oral Care lägger stor vikt vid verksamhetsspecifik utbildning. Kompetensutvecklingsplanen är behovsbaserad och framtagen med utgångspunkt från utförda avvikelseanalyser samt från genomförda utvecklingssamtal med all personal. Under våren 2014 hölls en gemensam tvådagarskonferens för all personal. Fokus var på medicinska riskpatienter, kariologi samt geriatrik. Kompetensutveckling för klinisk personal har under 2014 fokuserats på fem huvudområden; allmäntandvård med fokus på specialområdet äldre och oral hälsa, regelverk och lagstiftning, vårdetik, produkt och utrustningskännedom, medicin och farmakologi (med särskild inriktning på geriatrik och medicinska riskpatienter). Kalibrering och vårdpolicyn I syftet att kalibrera och harmonisera den tandvård Oral Care utför, har regelbundet vid sex tillfällen under år 2014 hållits terapimöten med odontologiska teman kring S i d a 5 11
de hos Oral Cares patienter vanligast förekommande tillstånd och tandvårdsinsatser. Sammanfattande slutsatser eller vårdpolicyn från dessa möten har dokumenterats och distribuerats till klinisk personal. Forskningssamarbeten och verksamhetsnära utvärderingar Oral Care arbetar med att systematiskt utvärdera och att sprida kunskap om äldretandvård och uppsökande tandvårdsverksamhet. Hälsoekonomi och hemtandvård I samarbete med bland annat fil dr, hälsoekonomi Thomas Davidson (huvudman för projektet), CMT (Centrum för utvärdering av medicinsk teknologi), Institutionen för Medicin och Hälsa, Linköpings Universitet (LiU), har vi tillsammans med medförfattare från Oral Care publicerat en forskningsstudie i en internationell vetenskaplig tidskrift: Lundqvist M, Davidson T, Ordell S, Sjöström O, Zimmerman M, Sjögren P. Health economic analyses of domiciliary dental care and care at fixed clinics for elderly nursing home residents in Sweden. Community Dental Health, online ahead of publication 10.1922/CDH_3407Lundqvist05). Forskningsarbetet var samfinansierat av Oral Care samt CMT vid LiU. CMT:s finansiering har skett inom ett ramavtal som föreligger mellan CMT och Landstinget i Östergötland. De viktigaste slutsatserna var bland annat att hemtandvård för äldre vid särskilda boenden är en kostnadseffektiv vårdform som innebär lägre samhällskostnader jämfört med tandvård på stationär klinik. Dessutom påverkas livskvaliteten positivt vid hemtandvård i jämförelse med klinik tandvård. Hemtandvårdsrapport I en jämförande sammanställning av Landstingens regler för Nödvändig tandvård och hemtandvård under åren 2011, 2012 och 2013 visades att regelverket har för- S i d a 6 11
ändrats kontinuerligt i en riktning som missgynnar hemtandvård. Under 2014 har ytterligare särregler och krav på mer avancerat tandvårdsutrustning införts för hemtandvård i en del landsting och regioner. Dessa särregler begränsar och i vissa fall förhindrar hemtandvård som vårdform inom ersättningssystemet för nödvändig tandvård. I vissa landsting och regioner går därmed omsorgsberoende äldre miste om möjligheten till hemtandvård, som många gånger är den enda realistisk vårdformen om tandvård överhuvudtaget ska bli utförd. Effekten av förebyggande hemtandvård för äldre personer i särskilda boenden I ett samprojekt tillsammans med bland annat docent Inger Wårdh (huvudman för projektet), Institutionen för odontologi, Karolinska institutet, studeras effekten av tandhygienistvård inom hemtandvård för äldre individer i en klinisk studie. Prevention och behandling av initial rotkaries hos äldre Tillsammans med bland annat professor Dan Ericson (huvudman för projektet), Odontologiska fakulteten, Malmö högskola ämnar vi att pröva effekten av en ny fluorberedning som vi hoppas kan ge ett effektivt skydd mot karies på tandrötter hos patienter i särskilt boende. Vårdhygien Oral Care arbetar utifrån de regler och riktlinjer som finns gällande hygien. Vi anser att det är av yttersta vikt att ständigt lyfta denna fråga för att minska vårdrelaterade infektioner. All klinisk personal gör självskattning av sitt eget arbete gällande basala hygienrutiner. Vidare görs mätningar på handspritsförbrukning för att visa på vikten av korrekt handdesinfektion. För att ytterligare kontrollera följsamhet till basala hygienrutiner har hygienronder genomförts. Dessa har utförts både i verksamhetens lokaler samt ute i äldreomsorgen i patientens rum där både odlingsprover och proteintester har tagits på förutbestämda platser. Sterilrumsarbetet kontrolleras och strukturerats på ett optimalt sätt för verksamheten. Tydliga checklistor finns för att minska risken för misstag. Under hösten 2014 har ett projekt med att utvärdera särskilda arbetsbyxor för hemtandvård inletts. Studenter från tandläkarprogrammet vid Karolinska Institutet, Stockholm, har inlett ett examensarbete där hygienrutiner vid Oral Cares hemtandvård kommer att jämföras med Folktandvårdskliniker i tre olika regioner. S i d a 7 11
Patientmedverkan Adekvat information och patientens delaktighet är viktigt i all tandvård. Då patienterna inom nödvändig tandvård ibland inte kan lämna eller ta emot information kring tandvårdsbehandling är det viktigt att lämna korrekt information till omsorgspersonal, anhöriga eller annan vårdgivare. Vi strävar efter att få personalen att medverka och förstå behandlingsplanen samt eventuella patientsäkerhetsrisker som är förknippade med utebliven munvård och/eller om tandvård väljs bort. Patientsäkerhetsarbetet ska grunda sig på patientinflytande, där i lämpliga fall både patienterna och deras anhöriga/ kontaktpersoner ska engageras. Vägledning i hur munvården ska skötas ges både muntligt och skriftligt efter behandling av en patient. Vi utbildar omsorgspersonal i munvård och munhälsa för att öka kunskapen och därmed förbättra patientens möjlighet att få korrekt utförd hjälp med tandvård. Oral Care har för andra året i rad låtit analysföretaget Mistat genomföra en kundundersökning som visar att vi har väldigt nöjda kunder (Figur 3 och 4). 675 personer har svarat och hela 94 % (91 %) är väldigt glada över möjligheten att få tandvård hemma istället för att behöva ta sig till en klinik, vilket är en ökning sedan år 2013. Även de kunder som rekommenderar Oral Cares hemtandvård har ökat från 92 % till 93 %. Figur 3. Kundundersökning Oral Care år 2013 S i d a 8 11
Figur 4. Kundundersökning Oral Care år 2014 Kontinuitet i vårdande personal I syfte att öka kontinuiteten i vården, bokas klinisk personal till samma patient i den mån det är möjligt. Under 2014 har vi tagit ytterligare steg för att öka kontinuiteten kring patientens tandvård genom områdesindelning där kliniker tilldelas ett antal boendeenheter i definierade geografiska områden, där de i första hand kommer att vara verksamma. Detta arbete fortsätter under 2015. Under år 2014 träffade två tredjedelar (67 %) av Oral Cares patienter en och samma tandläkare och nio av tio (89 %) patienter träffade högst två olika tandläkare, oavsett antalet tandläkarbesök som ägde rum under året. Omgörningar tandteknik Vi arbetar med att undvika att (avtagbara) protesarbeten initieras om inte behovet är säkerställt fullt ut. Vid det egna tandtekniska laboratoriet i Göteborg (Oral Dent) förs månadsvis statistik om protetiska arbeten som lämnas ut till patient, samt protetiska arbeten som visar sig kräva justering/omgörning efter utlämning. Därigenom synliggörs faktorer såsom utbildningsbehov eller annat som är förknippat med avtagbar protetik. Samverkan mellan tandläkare och tandteknikerlaboratoriet anses patientsäkerhetshöjande. Omgörningar av tandfyllningar Under hösten 2014 initierades ett pilotprojekt för att utvärdera omgörningar av tandfyllningar. Denna parameter har införts som en ny kvalitetsindikator för år 2015 Stickprov avseende omgörning av tandfyllningar, samt material och fyllningarnas omfattning ger ökad kunskap och förståelse kring prognosen av tandfyllningar inom S i d a 9 11
hemtandvård, samt kring speciell problematik som kan förekomma vid tandbehandlingar i denna specifika patientgrupp. Samverkan mellan vårdgivare Oral Care strävar mot samverkan med andra vårdgivare som finns kring patienten, speciellt avseende frågor om patientsäkerhet. Vi har på olika sätt initierat kontakter med Medicinskt ansvariga sjuksköterskor, vårdpersonal och andra kontaktpersoner. Fokus har varit kring frågeställningar som kunnat kopplas till vikten av information och kommunikation mellan vårdgivare. Speciell hänsyn har tagits till att många av patienterna är demenssjuka. Tillgänglighet och att få rätt vård i rätt tid är i hög grad en patientsäkerhetsfråga. Oral Care utvecklar kontinuerligt administrativa processer i syfte att korta ner svarstiderna och öka servicenivån då omsorgen behöver råd och stöd gällande tandvårdsfrågor. Kvalitetsindikatorer år 2015 Följande kvalitetsindikatorer kommer att följas särskilt under verksamhetsåret 2015 Antal registrerade och slutförda händelser (avvikelser) samt dess fördelning Fördelning av akuta, prioriterade, och normala vårdbehov per region Tid mellan remiss och påbörjad vård Kontinuitet (antal behandlare per patient över tid) Omgörning av tandfyllningar (ny 2015) Antal tandtekniska arbeten och typ Antal tandtekniska retur/omgörning samt orsak Kontroll av signeringslistor efter personal utbildning Självskattning basala hygienrutiner Handdesinfektionsmedel inköp i relation till optimal användning. S i d a 10 11
Kontaktuppgifter Oral Care AB, Huvudkontor samt Stockholm, Uppsala & Sörmland Box 10047, 121 26 Stockholm-Globen Telefon: 08-640 75 30, Fax: 08-652 24 00 Epost: kontor.stockholm@oralcare.se Oral Care AB, Västra Götaland & Halland Drottninggatan 13, 411 14 Göteborg Telefon: 031-780 32 50, Fax: 031-13 85 15 Epost: kontor.goteborg@oralcare.se Oral Care AB, Skåne & Blekinge Fredriksbergsgatan 7, 212 11 Malmö Telefon: 040-636 11 40, Fax: 040-636 11 45 Epost: kontor.malmo@oralcare.se Oral Care AB. Östergötland & Jönköpings län Ågatan 39, 582 22 Linköping Telefon: 013-13 93 10, Fax: 013-13 93 13 Epost: linkoping@oralcare.se S i d a 11 11