Riktlinjer för Ramuppdrag It 2016

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument Riktlinjer för Ramuppdrag It 2016 ANTAGET AV: Kommunstyrelsen DATUM: 2016-03-09, 85 ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef GÄLLER TILL OCH MED: 2016-12-31

Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 2

Innehåll Bakgrund... 4 Syfte... 4 Inledning... 4 Molntjänster... 5 Förändringar från tidigare ramuppdrag... 5 It och relation med fastighetsägare... 5 Datakommunikation... 5 Installationer i fastighet... 5 Reservkraft, kyla och brandskydd... 5 System för ärenderegistrering It... 6 Driftmeddelanden... 6 Incidentrapportering... 6 Val samt avrop av terminaltyper och registerhållning... 6 Fakturering... 7 Avslut och eventuellt utköp av utrustning... 7 Hantering av utrustning utifrån informationssäkerhet vid försäljning... 7 Beskrivning av applikationer (verksamhetssystem)... 8 Ramuppdrag utveckling... 8 Utveckling It-enheten 2016... 9 Bilagor Bilaga 1: Krav och funktionsbeskrivning för It-support och It-stöd 3

Bakgrund Kommunerna Tranemo och Ulricehamn har sedan flera år en samverkan kring It-frågor. Syfte Ramuppdraget är beställningen till samverkansnämnd It från Tranemo och Ulricehamns kommuner utifrån It-samverkan. Ramuppdraget beskriver hur förhållningssättet mellan kommunerna och It-enheten ska fungera. Inledning Kommunerna önskar att It bidrar i dialog kring hur ramuppdraget kan utvecklas. Självklart ska It och parterna komma med förslag som kan utveckla relationen vidare. Dessa förslag kan efter beslut tas in i kommande ramuppdrag. Tjänstekatalog upprättas av It för Itstöd/Applikationer för att motsvara detta ramuppdrag. I tjänstekatalog beskriver It hur man gör för att möta de funktionella kraven i ramuppdrag. It:s kompetenser krävs även i de upphandlingar som verksamheterna genomför. Här ska It medverka vid behov. It är ansvarigt för att tillsammans med verksamheterna och med upphandling sköta de avtalsområden som ligger inom ramuppdraget. Till dessa områden räknas i första hand det som It själva är systemägare för dvs. teknisk It-infrastruktur (se nästa stycke) inkl. fast och mobil telefoni. It är också tillsammans med verksamheterna ansvariga för att avropsbara avtal finns för produktförsörjning inom området för t ex skrivare, kopiatorer, datorarbetsplatser, skoldatorer, mobila enheter som smartphones och surfplattor. Till teknisk It-infrastruktur räknas nätverk (aktiv utrustning inkl. UPS, mjukvara och kommunikation till Internet, plattform för fjärråtkomst/distansarbete), telefonväxel inkl. hänvisningssystem, e-postsystem, office-svit med chat-program, katalogtjänst (den användare loggar in och tilldelas behörighet i), struktur för lagring (av filer) samt system för säkerhetskopiering och serverrum med reservkraft (UPS). It räknas som systemägare för teknisk It-infrastruktur (TIS). Ändringar i ramuppdrag och sk. utvecklingsärenden/projekt Större ändringar i detta ramuppdrag sker en eller vid akuta behov (lagändring) max två gånger om året. Förslag på ändringar förs genom processen för beställar-it dvs. bereds av Itforum utveckling och lyfts vidare till It-styrgrupp, för att slutligen föras vidare för politisk behandling i resp. kommunstyrelse. Sedan förs uppdrag och tjänstekatalog upp för beslut i samverkansnämnd It. Som större ändring räknas ny funktion, It-tjänst eller nytt applikationsavtal/tillägg till befintligt avtal. Mindre förändringar utifrån detta ramuppdrag och dess beskrivningar kommer att ske hela tiden, dock kan en mindre ändring aldrig betyda att kostnaden för kommunerna eller It påverkas. Ej heller kan en förändring av It-tjänst ske vilket skulle betyda omfattande förändringar av de arbetssätt som använts inom kommunerna under en längre tid. Denna typ av förändringar måste gå via It-styrgrupp. 4

Detta är definitionen av vad ett utvecklingsärende/projekt är: Leder ett förslag till påverkan ekonomi och påverkan verksamhet så är det ett utvecklingsärende om det inte ryms inom en aktivitet som redan pågår eller beslutats sedan tidigare. It-styrgrupp/kommunchef beslutar om ett utvecklingsärende kan hanteras tjänstemannavägen eller om det ska gå in i budgetprocess/ramuppdrag. Utvärdering av ny teknik sk. pilotprojekt ska även de passera It-forum utveckling och förses med ett uppdrag utifrån vilket de finansieras och utvärderas. Detta gäller både för It och för övriga verksamheter. När det gäller utvärdering av ny smartphone eller t ex ny version av Office-svit kan man säga att detta ingår som en del av uppdraget att tillhandahålla en befintlig funktion/ittjänst/produkt. Detta gäller så länge utvärderingen kan göras via avrop inom upphandlade avtal. Molntjänster Vid övergång till molntjänst är det viktigt att parterna (It + verksamhet) samråder. Det är viktigt att både säkerhetsmässiga (knutna till kommunens förmåga), verksamhetsmässiga, Ittekniska och de juridiska aspekterna ses över innan en förändring igångsätts. Förändringar från tidigare ramuppdrag Då detta är första ramuppdraget finns inget tidigare ramuppdrag att ta hänsyn till. Vid nästa ramuppdrag inför 2017 kommer de ändringar som skett att framgå av detta stycke. It och relation med fastighetsägare För att få en smidighet i arbetet krävs en god dialog mellan It och resp. fastighetsägare vid förändringar. It ska kallas av fastighetsägaren till projektmöten när så behövs. Datakommunikation För att It-stöd ska fungera krävs att It till varje verksamhetsadress har fast nätverksanslutning. Fiber fram till verksamhetsadress bekostas av resp. kommun i samband med etablering. Likaså fast nät i byggnad (data+el). Installationer i fastighet It talar om vad för skåp, stativ eller liknande som önskas. It ska vare sig montera eller anvisa var fast installation ska ske i byggnad. Detta åvilar fastighetsägaren. It monterar sedan aktiv utrustning i dessa av fastighet monterade skåp/stativ. Reservkraft, kyla och brandskydd Det finns inga krav på lokal reservkraft utifrån It-stöd på någon verksamhetsadress. Undantagen är: Kommunkontoret Tranemo och Stadshuset Ulricehamn som även är 5

ledningsplatser vid kommunernas krishantering Knutpunkter i kommunnät och driftplatser måste prioriteras avseende UPS. Detta för att delar av kommunnät inte ska slås ut vid kortare lokalt strömavbrott i knutpunkt. Fyra timmars driftreserv är tillfyllest för knutpunkt. För driftplats krävs även reservkraft matad med diesel som ständigt är beredd att utan manuell betjäning gå in och ta över spänningsmatningen till driftplats. Kylanläggning tillhandahålls av fastighetsägaren. It har rätt att påverka utformningen av denna. Brandskydd tillhandahålls av fastighetsägaren. It har rätt att påverka utformningen av detta. Dessa installationer ska uppfylla de krav som för närvarande ställs av Myndigheten för samhällsskydd och beredskap eller motsvarande krav som blivit gängse praxis. System för ärenderegistrering It Det helpdesksystem som It använder ska kunna användas av övriga verksamheter om så önskas. Detta kräver givetvis överenskommelser med It utifrån resurs/kostnad. It är systemägare för detta system. I nuläget (151027) utreds kostnaden för att ändra grundinställningarna i Nilex för att möjliggöra att fler verksamheter kan använda Nilex. Driftmeddelanden It ska använda kommunernas resp. Intranät (eller den plats som kommunerna anvisar) som plats för sin information som driftinformation, tjänster, avtal och priser. Incidentrapportering It ska självständigt rapportera It-incident på det sätt som kommunerna anvisar. De kommunala verksamheterna rapporterar incidenter för sin verksamhet. Val samt avrop av terminaltyper och registerhållning Kommunerna eftersträvar ett definierat utbud av datorer, smartphones och surfplattor. Detta utbud förvaltas av It utifrån arbetet i It-forum drift. Den ram som finns för detta arbete är de upphandlade avtal till vilka kommunerna är avropsberättigade. Alla inköp av denna typ av utrustning ska skötas av It eller ske med It:s kännedom. Vid val av utrustning ska utrustning med en längre livstid prioriteras framför utrustning med kortare kalkylerad livslängd (tillverkarens standardgaranti). Detta för att uppnå en balans mellan konsekvens för miljö och konsekvens för ekonomi. All utrustning som kan lagra information ska utan undantag registerhållas av It. Vidare ska arbetet kring produktförsörjning vara i balans med krav på god ekonomisk hushållning. Datorarbetsplats (stationär/bärbar), skrivare/kopiatorer, skärmar ska väljas utifrån krav på en teknisk livslängd av tre år. Denna typ av utrustning hyrs ut till verksamheterna mot kapitalkostnad. It meddelar tid efter annan via prislistan vad som gäller. 6

Fakturering It fakturerar prylar/tjänster som t ex USB-minnen andra åtaganden (t ex persontid) etc löpande It fakturerar It-stöd/fast telefoni/applikation varje tertial (jan-maj-sep) It fakturerar central kostnad en gång per år De debiteringsunderlag som levereras med It-fakturor avseende funktion/utrustning ska (på sikt) upplysa om vad som förändras från tidigare faktura utifrån funktion/utrustning. Fakturering sker ned på enhetsnivå utifrån kommunernas gottfinnande. Kommunernas verksamheter är ansvariga för att uppdatera inventarieregistret (tillhandahållet av It) vid personalomsättning eller flytt. It är ansvariga för att se till att bara aktiv (levererad) utrustning debiteras (se till att inaktiv utrustning avförs utan dröjsmål). Utrangerad utrustning ägs av It och hämtas av It. Uttjänt smartphone/surfplatta returneras till It för miljöåtervinning. It har rätt att tillämpa uppsägningstid/bindningstid för tjänst när det ligger finansiering av produkt i avtalet. När kund önskar säga upp utrustning i förtid (där utrustning ligger på finans) försöker It fördela om en utrustning till annan kund, dock ligger kostnaden kvar på den nuvarande kostnadsbäraren (kund) till dess att omfördelning av utrustning skett. Vid stöld (eller annan försäkringsskada) av utrustning sköter den som har arbetsmiljöansvaret för resp. lokal polisanmälan av It:s utrustning. Dialog sker sedan med It utifrån hur skadan kan regleras. En uppsagd applikation debiteras inte från och med kommande tertial. En ny applikation debiteras från och med kommande tertial. Debitering av applikation inleds och pågår så länge applikationen är installerad på en eller flera servrar hos It. Avslut och eventuellt utköp av utrustning Utrustning som ligger på hyra (utrustning i aktivt finansavtal/eller i aktiv investering) ska inte* köpas ut. Av skattemässiga skäl kan endast elev köpa ut sin utrustning. *Försäljning av begagnad dator eller annan utrustning till personal kan bli föremål för förmånsbeskattning. För att undvika förmånsbeskattning finns krav på marknadsmässig prissättning av begagnad utrustning. Detta gör att personals utköp blir ointressant (priserna blir för höga). Den anställde kan lika gärna köpa en dator privat, ny eller begagnad och få garanti, vilket aldrig en kommun kan ge. Faktura eller kvitto ska ställas ut från kommunen till köparen som bevis för att inventarie övergått i privat ägo. Detta då kommunernas logotyp finns på utrustningen. Hantering av utrustning utifrån informationssäkerhet vid försäljning Viktig regel: Vid utköp har användaren bara rätt att köpa loss den utrustning han/hon stadigvarande använt under utrustningens livslängd vid kommunen. Detta för att säkerställa att annan persons brev/arbetsmaterial INTE finns på utrustningen. All It-relaterad utrustning som använts vid kommunerna ska raderas av certifierad 7

leverantör innan vidareförsäljning till någon annan än den ursprungliga användaren sker. Protokoll för radering ska kunna uppvisas vid anmodan. I övrigt beskrivs krav på denna hantering av kommunernas resp. It-säkerhetspolicy. Beskrivning av applikationer (verksamhetssystem) Tjänstekatalog för applikationer utgörs av applikationsavtal som tas fram av It tillsammans med resp. systemägare för de system som kommunerna prioriterar som samhällsviktiga. För mindre system kan det räcka med en kostnadsbeskrivning. En uppdaterad lista över prioriterade system ajourhålls av It-forum utveckling i dialog med säkerhetssamordnare. Av dessa avtal ska framgå: Verksamhetens ansvar (arbetsuppgifter utifrån systemförvaltning) It:s ansvar (arbetsuppgifter utifrån teknisk systemförvaltning) Systemskiss som beskriver de olika komponenterna i relation till varandra Kostnad för It-drift nedbruten på: Lagring Backup Serverresurs Maskinhall Integration Databas Support (personalkostnad): Driftresurs upprätthållande av drift (definition: allt fortsätter som det är nu, endast säkerhetsuppdateringar av nuvarande versioner läses in, säkerhetskopiering och övervakning sker etc) Stödresurs till systemförvaltning (definition: det som behövs ytterligare för att göra det kund behöver ha stöd med dvs. arbetsuppgifterna utifrån systemförvaltning). Kostnaderna räknas fram utifrån en matematisk schablonmodell som tagits fram av kommunernas ekonomer och It tillsammans. It:s tidredovisning kan användas som stöd, vid utvecklingen av avtalen framöver, dock kommer förmodligen kostnad att nycklas ut över systemen i startläget. Kostnad för It-stöd, telefoni och applikationsdrift beskrivs i prislistan. Ramuppdrag utveckling Följande aktiviteter pågår sedan tidigare utifrån genomförande, klassade som utveckling där It-enheten är behjälplig: Upphandling av RFID, Tranemo bibliotek (i samverkan med Svenljunga kommun) Införande nyckelfria lås, Ulricehamns kommun aktivitet utifrån införande av TES Ulricehamn (sektor välfärd) Upphandling/införande av larmsystem för särskilda boenden, Tranemo och Ulricehamns 8

kommuner (sektor välfärd) Införande av nytt elevregister, Tranemo och Ulricehamns kommuner (lärande) Införande av TES, Tranemo och Ulricehamns kommuner (omsorgssektion och välfärd) Utredning av Office 365, MDM-lösning inom skolan aktivitet som del av IKT-projekt i båda kommunerna (lärande) Införande av Ephorte, nytt ärende och dokumenthanteringssystem, Ulricehamns kommun Utbredd pilotdrift av Skype for business/office 365 inom kommunernas verksamheter aktivitet även utifrån införande av Ephorte. Införande av nya moduler i Stratsys, Ulricehamns kommun Utveckling It-enheten 2016 Byte nätverksutrustning, switchar, i teknikbodar (18 st), datahall och vid Tingsholmsgymnasiet, ovan i Ulricehamn. Byte utrustning och nytt verktyg för en sammanhållen överblick gällande DNS/DHCP/IPAM. 9

Krav och funktionsbeskrivning för It-support och It-stöd Bilaga 1 De olika ärenden som anmäls till It ska av It klassificeras i någon av följande ärendetyper: Beställning avser kunds beställning av utrustning, behörighet eller funktion Användarstöd avser kunds upplevelse av att behöva stöd Felanmälan avser kunds upplevelse av att en It-tjänst inte fungerar Givetvis kan interna ärendetyper användas för It:s eget bruk t ex för förvaltning av teknisk Itinfrastruktur. Inkommer ärende via telefon ska ärende registreras och hanteras i första kontakt med It. Vid pågående ärende kan kund kontakta tekniker direkt. Ärenden inkomna per telefon i kategorierna användarstöd och felanmälan ska i möjligaste mån lösas av supporten vid första kontakt. Kan inte ärendet lösas inom rimlig tid får ärendet läggas till tekniker. Handläggningstider för ärendetyp ska hålla sig inom: Användarstöd Felanmälan 4 arbetsdagar* (ärendet avslutat) 4 arbetsdagar* (ärendet avslutat) *Vid Inte-funktion ska It sträva efter att lösa problem så fort som möjligt, helst inom samma arbetsdag, detta ska gå att följa upp. Inte-funktion innebär att en användare anser att en funktion enligt listan nedan inte fungerar. Till It-stöd räknas funktioner i tabellen nedan (hyra produkt inkl tjänst eller liknande), dessa funktioner prissätts som enskilda eller grupperade av It: förväntningar på support i tabellen nedan innebär att It löser problemet för kund. Funktionellt krav Typ av tjänst Prenumeration/detaljer Förväntninga r på support Intefunktion, krav: avhjälpt inom fyra arbetsdagar It-support Kommunerna önskar tillgång till It-support. Inkommer ärende via telefon ska ärende registreras och hanteras i första kontakt med It. Tillgänglig 07:30-16:30 helgfria vardagar via telefon och e- post/ självregistrering - 10

Vid pågående ärende kan kund kontakta tekniker direkt. Ej lunchstängt. Fredagar stänger supporten kl 16.00. It-beredskap Kommunerna önskar beredskap utanför kontorstid. Detta gäller utifrån att nödvändiga beslut fattats och införs när förberedelserna inom It:s organisation är klara under 2016. Utvalda personer i verksamheterna får tillgång till beredskapen dygnet runt via ett utvalt telefonnummer 365 dagar om året exklusive It-supports öppettider enligt ovan. - Kunna skriva ut rätt information Hyra 36 mån, med identifiering (follow-meprint) vid skrivare/kopiator (beroende på utrustning) för att möjliggöra att utskrifter kan följa användaren. Efter de första 36 månaderna sjunker kostnaden och utrustningen står kvar med endast ett serviceavtal och en kostnad från It för t ex nätverk, avser nätverksskrivar e Komma åt rätt information, baserat på personlig identifiering utifrån roll som elev, anställd, förtroendevald, konsult eller liknande personuppgifter i katalog ska tvättas mot skatteverket Spara information personlig mapp eller i mapp utifrån tillhörighet i grupp Återställa information It ska kunna återställa information som raderats, sparad i personlig/ gruppmapp sedan tidigare, sparad minst en dag i förväg 11

Skydd av information virusskydd, brandvägg, antispam ska finnas, för Ulricehamns kommun även skydd mot barnpornografi i nätverket (mot extra kostnad) Trådlös åtkomst i byggnad Tjänst (hyra som förnyas med automatik), där så önskas, byggs mot beställning från verksamhet, samma nivå för skola (skoldatorer) som för övrig verksamhet Fast telefoni med hänvisningsstöd och integration till plattform för resfria möten samt chat, samtalskostnad ska ingå som flat-rate i anknytningskostnaden Integration mellan hänvisning/telefoni med personalsystem. Fast telefon på skrivbordet ska undvikas om användaren i tjänsten även har smartphone E-post med gruppkalenderfunktio n även för bokning av konferensrum, bilar mm Tillhandahålla plattform för guider och tips, även med processtöd I nuläget Procydo (guider och processer) It förväntas använda plattformen för eget bruk (t ex supportguider) och bidra till dess gemensamma förvaltning, tillhandahålla plattform Office-svit Prenumeration per användare för Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Skype for business beroende på version användaren har på sin datorarbetsplats It förväntas hänvisa till guider från annan part., programmen ska fungera, även Office 2007 för de användare som har detta Mobil åtkomst för alla anställda till kommunens digitala BankId, SMS-biljett eller enigmamatris systemägare beslutar vilka, It förväntas hänvisa till guider, full support på kommunägd datorarbetsplats 12

resurser på distans med tvåfaktorsäkerhet Distribution av programvaror verksamhetssystem som ska vara åtkomliga via tjänst till datorarbetsplats Skoldatorer ska kunna hanteras av skolans personal, utan stöd av It om så önskas mot en lägre kostnad Hyra 36 månader med möjlighet till lossköp mot restvärde, möjlighet att sedan behålla dem i verksamhet Stöd kring upphandling och registerhållning, funktion i trådlöst nät (separat beställning) Trådlöst nät ska fungera Mobil telefoni (mobil terminal köps) tillhandahålls genom ett uppdaterat modellutbud detta gäller även surfplattor (hyrs) SIM-kort/abonnemang tills vidare hanteras i dialog med resp. kommun förväntningar på support kring E-postsynk och mobilt bredband. Ej för appar - Genom webbsida visa hur mobiltäckningen ser ut i kommunerna Samverka med t ex renhållningen inom kommunerna (läs sopbilar) aktualiseras t ex i samband med upphandling av mobiltrafik. Obs! Kan komma att kräva avtal med utförare = extra kostnad. Tjänst på webb tillhandahålls av annan part Nej Datorarbetsplats tillhandahålls genom ett uppdaterat modellutbud Tjänst (hyra som förnyas automatiskt med ny hårdvara efter 36-40 mån) It ska ge service på plats eller på distans beroende på Fysisk flytt av datorutrustning på plats Engångstjänst - - Korttidshyra bärbar Pc Engångstjänst Introduktion surfplatta gäller grupper Engångstjänst - 13

Manuellt upplägg av funktionsadress (epost) Ansökan användarkonto för ej anställd Engångstjänst - Engångstjänst - Grundläggande tillgänglighetskrav till funktioner Det ska eftersträvas en teknisk tillgänglighet till Itfunktionerna i denna tabell till 99,45% av tiden på ett år. Det skapar utrymme för ett servicefönster per månad á fyra timmar. Tid för oplanerade strömavbrott räknas ej. Denna siffra bör kunna följas upp per verksamhetsadress/funktio n enligt ovan. - - Uppföljning av uppdrag utifrån utveckling Inför ett nytt verksamhetsår kan kommunerna komma att avropa stöd från It utifrån flera olika utvecklingsärenden. 2016 pågår sedan tidigare flera utvecklingsärenden, men inga nya startas av en sådan dignitet att de utifrån konsekvens för It-enhetens verksamhet eller ekonomi behöver följas upp utifrån ramuppdrag. Pågående utvecklingsärenden redovisas i ramuppdrag. 14