Uppföljning av tidigare granskningar

Revisionsrapport Uppföljning av tidigare granskningar Mönsterås kommun Åsa Bejvall Malin Kronmar Augusti 2012

Innehållsförteckning 1. Inledning 1 1.1. Bakgrund 1 1.2. Kontrollmål/granskningsmål 1 1.3. Avgränsning 1 1.4. Revisionsmetod 1 2. Iakttagelser 2 2.1. Barn till missbrukare i Mönsterås 2 2.2. Fordonsekonomi och intern kontroll 3 2.3. Granskning av anläggningsregister 4 2.4. Granskning av fastighetsunderhåll 5 2.5. Granskning av räddningstjänsten 5 2.6. Styrning och ledning inom gymnasieskolan i Mönsterås 6 2.7. Kostnader, bemanning och kvalité inom förskolor och familjehem 6 PwC

1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att följa upp tidigare års granskningar. Revisorerna vill veta vilka åtgärder nämnden har vidtagit utifrån kommentarerna och rekommendationerna i granskningarna. 1.2. Kontrollmål/granskningsmål - Hur har revisionsrapporten behandlats i berörd nämnd? - Vilka åtgärder har nämnden vidtagit med anledning av granskningen? - Hur långt har arbetet kommit? - Vilken återrapportering har nämnden fått? - I vilken utsträckning har uppföljning och utvärdering av resultatet av granskningen skett? 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till de granskningar som revisorerna genomfört under åren 2009 och 2010 dvs; - Kostnader, bemanning och kvalité inom förskolor och familjehem - Fordonsekonomi och intern kontroll - Barn till missbrukare i Mönsterås - Granskning av räddningstjänsten - Granskning av fastighetsunderhåll - Styrning och ledning inom gymnasieskolan i Mönsterås - Granskning av anläggningsregistret 1.4. Revisionsmetod Granskningen genomförs genom intervjuer med berörd förvaltningschef och eventuellt övrig personal, dokumentgranskning av styrdokument och beslut. Sida 1 av 9

2. Iakttagelser 2.1. Barn till missbrukare i Mönsterås Revisionsrapporten har behandlats av berörda nämnder och svar har avgivits av berörda nämnder. Inga stora brister påtalades i rapporten varvid nämnderna inte har vidtagit några särskilda åtgärder. Socialnämnden Arbetet med barn till missbrukare fortgår, ofta i projektform. Kommunen deltar i ett flertal olika projekt tillsammans med andra kommuner avseende förebyggande verksamheter för föräldrar. Kommunen anlitar en extern drogterapeut och behovet av denna har ökat från 0,5 dag till 1,5 dag i veckan. Fler föräldrar behöver hjälp och att föräldrarna uppsöker terapeuten ser förvaltningen som ett lyckat utfall i sitt arbete. Kommunen anordnar också BIM-grupper där barn till missbrukare får träffa andra barn till missbrukare. Generellt sett är det svårt att få barn till att komma dit men kommunen tror nu att man ska lyckas starta en grupp efter omstrukturering. Samarbetet mellan Barn- och utbildningsnämnden (BUN) och Socialnämnden (SN) fortsätter och fungerar bra. Nämnderna har presidiemöten tillsammans där bland annat arbetet med barn till missbrukare diskuteras. I början av sommaren år 2012 hade rektorer, socialsekreterare och förvaltningspersonal ett av sina regelbundet återkommande möten där samarbetet fördjupades ytterligare. Någon ytterligare återrapportering utifrån rapporten har inte nämnden krävt eller fått. Däremot träffar nämnden löpande de olika verksamheterna och får då rapporter om hur arbetet fortskrider. I och med att inga stora brister påtalades i rapporten har ingen uppföljning och utvärdering skett. Barn- och utbildningsnämnden Barn- och utbildningsförvaltningen har ett pågående positivt arbete med Individoch familjeomsorgen (IFO) och Socialnämnden kring arbetet med barn i behov av särskilda stödåtgärder. Arbetet omfattar regelbundna träffar, utformande av gemensamma planer och dokument kring till exempel olovlig frånvaro, anmälningar, konsultationer. Förvaltningar har genomfört gemensam fortbildning, senast nu i augusti. På varje förskola respektive skola har IFO haft genomgångar om anmälningar vid misstanke om att barn far illa. Under senare år har anmälningarna ökat där misstankar om missbruk ofta finns med. En av målsättningarna med samverkan med IFO är att göra gemensamma handlingsplaner för barn som behöver stöd av både skola och sociala. Hittills har det varit svårt att upprätta sådana planer på grund av sekretess där berörd familj inte Sida 2 av 9

vill att skolan ska informeras om sociala insatser. Skolan och förskolan försöker alltid anpassa åtgärderna efter barnens behov oavsett om de får det bekräftat att familjen har missbruksproblem. Så fort det finns en oro att barnen far illa till följd av missbruksproblem i familjen ska det anmälas till IFO vilket förvaltningschefen upplever att de har blivit bra på. Vår kommentar Vi bedömer att nämnderna har behandlat rapporten på ett tillfredställande sätt. Uppföljning och återrapportering av de olika verksamheterna sker löpande till nämnden vilket vi anser är en bra rutin som ger god intern kontroll över verksamheten. 2.2. Fordonsekonomi och intern kontroll Rapporten har inte behandlats i berörda nämnder. Utbildningen i miljöanpassat körsätt och trafiksäkerhet kommer att hållas hösten år 2012. I övrigt har inga åtgärder vidtagits av nämnderna. För närvarande finns inget inköpsavtal för inköp av bilar. Upphandling av inköp av bilar ska påbörjas i det närmaste. Kommunen har tillsatt en upphandlingsansvarig som ska bistå. Socialnämnden Uppföljning av bensinförbrukning sker genom att enhetschef attesterar fakturan och stämmer av mot kvitto. I samband med detta görs en rimlighetsbedömning. Bensinkorten förvaras på bensinstationen med undantag för Fliseryd där det inte finns någon bemannad bensinstation. Kommunen har ingen bilpool. Vid behov lånas bilar mellan verksamheterna inom förvaltningen. Det finns fortfarande inga riklinjer för användande av egen bil i tjänst. Fler och fler av personalen väljer att säga upp bilavtalet med kommunen. Detta medför att kommunen måste köpa in fler bilar. Skadefrekvensen på bilarna är fortfarande hög inom socialförvaltningen. Förvaltningen har varit tydlig med att kommunicera att skador ska rapporteras in till närmaste chef och anser att så också sker. Kommunledningskontoret Det finns inga riklinjer för skötsel av fordonen. Den som har ansvar för den aktuella bilen har även ansvaret för skötsel av bilen. Denna rutin har fungerat hittills. ITavdelningen som nyttjar kommunledningskontorets fordon ska inte gå utbildningen i miljöanpassat körsätt. Motivet till det är att personalen på IT-avdelningen inte kör bil så mycket. Sida 3 av 9

Tekniska förvaltningen Tekniska förvaltningen har bilar i samma omfattning som när granskningen genomfördes. Uppföljning av bränsle sker till viss del. De berörda nämnderna har inte behandlat rapporten. Anledningen till detta är oklar. Det är positivt att personalen ska går utbildning i miljöanpassat körsätt och att upphandling av inköp av bilar ska påbörjas. Vi rekommenderar, i likhet med vid den tidigare granskning, att det införs centrala riktlinjer som reglerar nyttjandet av fordonen samt skötseln av dem. Det finns fortfarande inga riktlinjer för vad som gäller vid användande av egen bil tjänsten. Någon uppföljning och utvärdering av resultatet har inte skett då nämnderna inte har behandlat rapporten. 2.3. Granskning av anläggningsregister Revisionsrapporten har behandlats av berörd nämnd och svar har avgivits av ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen arbetar med att ta fram nya riktlinjer som anger beloppsgräns för aktivering. I de nya riklinjerna har undantag eliminerats och kommer enbart att gälla elevdatorer och konst. Numera färdigställs projekt innan aktivering sker med vissa undantag för investeringar som innehåller olika delar. Projekt med löptid över ett år redovisas som pågående projekt över årsbokslutet. Utredningen avseende redovisning av realisationsvinster/-förluster för exploateringsmark pågår och är i det närmaste klar. Kontroller för att säkerställa att avyttrade eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret ansvara ekonomiavdelningen för. Revisionsrapporten har behandlats i kommunstyrelsen. Förslag till svar på revisionsrapporten har framställts av tjänsteman och avgetts till revisorerna. Huruvida uppföljning av rapporten sker i kommunstyrelsen beror på om det är en politisk fråga. Uppföljning av resultatet av denna granskning har ej skett av kommunstyrelsen. Vår kommentar Vi bedömer att nämnden har behandlat rapporten på ett tillfredställande sätt. Ekonomiavdelningen har vidtagit åtgärder för i princip samtliga av de påpekanden som gjordes i rapporten. Vi bedömer att kommunstyrelsens uppföljning med anledning av rapporten är tillfredställande då anläggningsregistrets handhavanden ej är av politisk karaktär. Sida 4 av 9

2.4. Granskning av fastighetsunderhåll Revisionsrapporten har behandlats av kommunstyrelsen och svar har avgivits av tekniska chefen. De åtgärder som tekniska chefen föreslog i svaret har vidtagits. Underhållsbudgeten som i rapporten påtalades var alltför låg har höjts från 47 kr/kvm till 62 kr/kvm. En underhållsplan som sträcker sig över tre år har arbetats fram. Av denna framgår prioriteringar från 1-5. Planen är uppdelad på utvändigt underhåll, invändigt underhåll, installationer och markanläggningar. Prioriteringsordningen diskuteras först med berörda förvaltningar och därefter med kommunstyrelsens arbetsutskott. Rutinbeskrivningen för detta har dokumenterats. I samband med framtagandet av underhållsplanen har även energisparplan och lokalförsörjningsplan arbetats fram. Kritik framfördes i rapporten att IT systemet för fastighetsförvaltning inte var uppdaterat. Arbetet med detta pågår fortfarande då byggnadsingenjörstjänsten bytt bemanning. Den långsiktiga planen på 20 år som går att ta fram i systemet planerar förvaltningen att inte använda. Denna utgör istället underlag till treårsplanen som kommunstyrelsen sedan beslutar om. I och med att underhållsbudgeten har höjts kommer resurser att flyttas från avhjälpande underhåll till planerat underhåll. Det genomförs fortfarande ingen brukarenkät men kontakten med personal och brukare ute i verksamheten har förtätats. Det ske en löpande allmän rapportering till nämnden. När det gäller ärenden av väsentlig karaktär är kontakten tätare. Vi bedömer att nämnden har behandlat rapporten på ett tillfredställande sätt. Arbetet med anledningen av granskningen har kommit långt. Vi bedömer att det finns en tillfredställande kontakt mellan nämnden och förvaltningen. 2.5. Granskning av räddningstjänsten Revisionsrapporten har behandlats av kommunstyrelsen och svar har avgivits av räddningschefen. Räddningstjänsten i Mönsterås kommun samverkar numera med Räddningstjänsten i Högsby kommun. Räddningstjänstverksamheten lever fortfarande till stor del sitt eget liv men den nuvarande räddningschefen ser inte det som något problem. Räddningschefen menar att räddningstjänstens verksamhet är speciell och utmärker sig från övriga verksamheter inom den tekniska förvaltningen vilket medför att det är ofrånkomligt att verksamheten till viss del lever sitt egna liv. Räddningschefen sitter med i tekniska förvaltningens ledningsgrupp som träffas en gång i veckan samt har kontakt med en förvaltningsekonom som bistår med ekonomiska uppföljningar. Det finns även en kommunikation med personalavdelningen i kommunen. Sida 5 av 9

Kontakten med nämnden är händelsestyrt. När det gäller frågor av väsentlig karaktär följer nämnden utvecklingen. Vi bedömer att nämnden har behandlat rapporten på ett tillfredställande sätt. Den nuvarande räddningschefen är nöjd med kommunikationskanalerna mellan räddningstjänsten, tekniska förvaltningen och kommunstyrelsen samt övriga delar av kommunens verksamheter. Vi gör ingen annan bedömning än att det finns en tillfredställande kontakt mellan räddningstjänst, tekniska förvaltningen och kommunstyrelsen. Vi bedömer att den interna kontrollen har förändrats. 2.6. Styrning och ledning inom gymnasieskolan i Mönsterås Revisionsrapporten har behandlats av barn- och utbildningsnämnden och svar har avgivits. Styrning och ledning av nämnden har blivit bättre. Förvaltningen har vidtagit åtgärder med anledning av det som påtalades i rapporten. Kvalitetsarbetet har utvecklats och förvaltningen har upprättat en tidsaxel för arbetet. Detta har medfört en bättre struktur på arbetet med planer för kvalitetsarbetet och analyser av resultatet. En gemensam mall för kursutvärdering har utarbetats och resultatet av utvärderingen och förslag till åtgärder redovisas i kvalitetsredovisningen. Nämnden tog till sig av kritiken i rapporten och vidtog åtgärder. Återrapportering till nämnden sker genom kvalitetsredovisningen. Vi bedömer att nämnden har behandlat rapporten på ett tillfredställande sätt. Nämnden och förvaltningen har vidtagit åtgärder med anledning av granskningen. Vi bedömer att uppföljning och utvärdering utifrån granskningen skett på ett tillfredställande sätt. 2.7. Kostnader, bemanning och kvalité inom förskolor och familjehem Rapporten har aldrig lämnats in i diariet och nämnden har inte lämnat något svar på rapporten. Den kritik som framfördes i rapporen var att personalplaneringen i förskolorna i Mönsterås kunde förbättras. Personalens utbildningsnivå skiljde sig mellan förskolorna och gör så fortfarande även om situationen har förbättrats. Förvaltningen håller på att arbeta om arbetsfördelningen på förskolorna utifrån personalens utbildning men frågan är känslig och man går varsamt fram. Nämnden har inte behandlat rapporten. Trots detta har förvaltningen tagit till sig av kritiken i rapporten och arbetar med att förändra organisationen. Sida 6 av 9

2012-08-29 Malin Kronmar Åsa Bejvall Uppdragsledare Sida 7 av 9