Syfte med föreläsning:

Planering och styrning av tider i projekt Syfte med föreläsning: Att få förståelse hur man uppskattar tiden och resurs. Att kunna planera s ordningsföljd och beroende Att planera för hur schemastyrningsplan ska tas fram och hur den sedan ska kontrolleras. Processer som krävs Aktivitetsbestämning Att identifiera de specifika som måste utföras för att åstadkomma de olika projektleveranserna i WBS. Exempel 1 wbsför kick off planering 1.1 Kalkylera kostnader 1.1.1 Ta fram kostnadsunderlag för resan 1.1.2 Ta fram kostnadsunderlag för logi 1 Kick off Januari 20xx Planering 1.2 resa och uppehälle 1.2.1 flyg 1.2.2 hotell 1.3 Planera programmet 1.3.1 föredragshållare 1.3.2 Planera gemensamma 1.4 Informera and förankra 1.4.1 Informera VD 1.4.2 Förankra hos VD Arbetspaketmetoden starta med detaljerna Utgå från arbetsstrukturen. Det är bara de arbetspaket som utgör yttersta delen på varje gren som ska föras över till nätplanen. Ta ett arbetspaket i taget och bedöm om det behöver brytas ned ytterligare eller om detaljnivån räcker Identifiera beroenden arbetspaket som måste utföras i en bestämd ordning. Koppla ihop dem i ett logiskt flöde ett så kallat flödesschema alternativt en nätplan. Identifiera arbetspaket som inte är beroende av varandra för in de i parallella flödeslinjer i nätplanen. En WBS ska definiera vad som ska levereras. Även processrelaterade arbetspaket såsom projektledning ska finnas med i en WBS. 1.1.3 Ta fram kostandunderlag för programmet 1.2.3 transfer 1.3.3 gemensamma 1.4.3 Informera personalen 1

Bestämning av s ordningsföljd Bestämning av s ordningsföljd innebär att identifiera och dokumentera s logiska samband. Aktiviteters inbördes gruppering (analys av logiska kopplingar) måste ske korrekt för att ge underlag till senare upprättande av en realistisk och uppnåelig tidplan. Analys av ordningsföljd kan genomföras med hjälp av en dator eller med manuella metoder. Analys av beroende mellan Varken WBS:en eller Gantt Schemat åskådliggör hur olika är beroende av varandra. Rita logiska nätverk som visualiserar beroendena mellan na. Två huvudsätt pilnätsdiagram (activity on arrow diagram) och blocknätsdiagram (activity on node diagram). Ta fram underlag för logi Ta fram underlag för logi Informera VD Blocknätsdiagram flyg transfer föredragshållare gemensamma Informera personallen Calculating Early and Late and Dates? Ta fram underlag för logi hotell gemensamma En blocknätsdiagram är en aktivitet baserat närverksdiagram. Här ritas arbetspaketen som boxar som binds samman med linjer. Linjerna visar vilka arbetspaket som är beroende av varandra. Analysing Networks Time Analysis Analysing Networks Time Analysis Early Early Forward calculation - from left to right to calculate Early dates Backward calculation - from right to left to calculate Late dates Late 0 A 0 weeks Duration Late 0 0 A 13 13 19 B C 8 6 13 13 19 16 D 19 29 E 10 19 29 8 11 19 2

Identifying the Critical Path Pilnätsdiagram A 2 C 2 F 3 4 7 10 13 3 2 0 E 4 H 2 13 1 13 1 3 1 1 3 6 1 7 1 1 B 3 0 3 1 4 D 4 3 7 G Critical path activity Pilnätsdiagram är en händelsebaserat nätverk där noderna är händelser och pilarna markerar. En händelse (en nod) kan till exempel vara att ett kontrakt signeras, vilket är en händelse som är beroende av aktiviteten förhandling (pilen). Copyright 2006 John Wiley & Sons Inc Med hjälp av nätplanen kan man räkna fram hur snabbt ett projekt kan bli klart, den så kallade kritiska linjen. Det gör man genom att identifiera den kedja av sammanhängande som har längst sammanlagd ledtid (kalendertid). Det finns många tekniker mest kända PERT (Program Evaluation and Review Technique) och CPM Critical Path Method). Olika typer av beroende Hårda beroenden projektet inte kan genomföras på annat sätt än i den ordning beroendet anger. eg. man måste konstruera telefon innan man kan testas. Mjuka beroenden kommer av den strategival man gjort. Eg. väljer man att gjuta väggar på, plats måste betongen transporteras till byggplatsen. Väljer man i stället att prefabricera väggelementen gjuter man först och transporterar. Task Dependency Types Bestämning av resurser och s varaktighet När du vet vilka du har och i vilken ordning de kommer är det dags att estimera dem. Estimering omfattar såväl vad som behövs för aktiviteten som hur lång tid den tar. Estimering görs lämpligen av de som ska utföra aktiviteten medan det är ditt ansvar att de har tillräckligt med information. Kom också ihåg att även om din chef sätter en deadline så är det fortfarande du som ansvarar för att projektet är genomförbart på den tiden. 3

Bestämning av s varaktighet Resursåtgången anges som arbetsinsats i mantimmar, kvantitet material som behövs, eller annat mått som passar typen av arbetspaket. E.g. För att bygga A meter lång, B meter hög och C meter bred mur går det år X kg murbruk, Y st tegel och Z timmar arbete. X, Y, Z är resursåtgången. Tillgång till erfarenhet För att lyckas med uppskattning av tid och resursåtgången är det viktigt att använda erfarenheter. Tillgång till erfarenheter är alltid grunden för att göra rimliga uppskattningar. Man kan dokumentera vilka skattningar som gjorts för att senare kunna jämföra med hur det verkligen blev och successivt lära sig att få bättre precision. Man ka ta hjälp av personer som har gjort liknande saker tidigare och därmed få tillgång till deras erfarenheter. Uppskatta ledtid Ledtiden är den kalendertiden som behövs för att utföra arbetspaketet. Det är alltså ledtiden som kommer att vara grunden för tidplanen. Men för att uppskattar ledtiden måste man ha en uppfattning om både omfattning, storlek och resursåtgången. Om resursåtgången för arbetspaket på A meter mur är 10 mandagars arbete, är ledtiden 10 dagar om arbetet görs av en person och dagar om två personer kan hjälpa åt. Murare En murare kan mura 1 meter högt per dag en mur med viss bredd och tjocklek. När man blivit 1, meter på höjden måste man bygga ställning i en halv dag innan det går att mura vidare. Varje 1, meter på höjden innebär alltså ett trappsteg i ledtiden eftersom man måste lägga på en halv dag för ställningsbyggande. Det blir stor skillnad i led tid mellan mura 1,4 meter mur och att mura 1,6 meter. Indirekt tid Indirekt tid tid som går åt men som inte avser direkt producerande arbete. e.g. om en snickare kan bygga ett hus på ett år, är det möjligt för 0 snickare att bygga ett hus på en vecka? Nej, troligen inte För att 0 snickare ska kunna komma åt att arbeta effektivt i huset kommer det att behövs massor av förberedelsetid, samordning mellan snickare, ovs. Det behövs 0 snickare á vecka plus flera veckors indirekt arbete. Förberedelsearbete och samordningsarbete är här exempel på indirekt arbete dvs arbete som handlar om hur producerande arbetet ska gå till istället för arbete med att producera golv, väggar och tak. Ställtid (att komma igång) Ledtiden är ofta beroende av ställtid, dvs hur lång tid det tar att komma igång. För att gräva ett dike måste man hämta en spade och gå till grävplatsen innan själva grävplatsen kan komma igång. När en person eller ett arbetslag ska byta arbetsuppgift är det inte säkert att han/hon/de kan på en gång kan sätta i gång med uppgiften det kan krävas en viss tid för att komma i gång med en ny uppgift. En krocktest av en bil: det tar lång tid att ställa i ordning för testet, medan själva testet bara tar några sekunder. 4

Planeringsvärde och osäkerhetsmått Det är i de allra flesta fall inte rimligt eller ens praktiskt möjligt att beräkna exakt hur stor resursåtgången och ledtiden blir för ett arbetspaket, än mindre för ett helt projekt. Man får acceptera en del osäkerhet om hur arbetspaket kommer att bli. Man räknar med att en del arbete kommer att gå fortare och billigare och en del gå långsammare och dyrare. Vilken precisionsnivå som är tillräcklig och vilken grad osäkerhet som går att acceptera måste avgöras i varje enskilt projekt. Olika typer av estimering Enpunktsestimering (one point): Ett estimat per aktivitet Analog estimering (top down): Totalt estimat för projektet (t ex baserat på tidigare erfarenhet) som sedan bryts ned Parametrisk estimering: Estimat baserat på variabler (t ex antal testfall) Regressionsanalys: Historiskt samband mellan två variabler används för att skapa matematisk formel Inlärningskurva: Ju fler gånger något görs, desto kortare tid tar varje gång Tumregler (heuristics): Antagna samband, t ex test tar lika mycket tid som design Trepunktsestimering (three point): Kallas även Program Evaluation and Review Technique (PERT) Program Evaluation and Review Technique (PERT) PERT weighted average = optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time 6 Example: PERT weighted average = 8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 6 days where: optimistic time= 8 days most likely time = 10 days pessimistic time = 24 days Therefore, you d use 12 days on the network diagram instead of 10 when using PERT for the above example. Tumregler Vilka enheter man använder för att beskriva omfattning och storlek: Antal dagar i utbildning?; vikt eller volym? Vilka faktorer man använder för att bedöma svårighetsgrad: Ny teknik? Många funktioner?, Många inblandade människor? Vilken måttenhet man har för tid och resursåtgången: Materialåtgång per kvadratmeter färdig byggnadsyta? Tid per area? Kronor? Reservanalys Estimeringen avslutas med en reservanalys. Reserver används för att hantera återstående risker (alltså inte för att hantera dåliga estimat) och kan vara av två slag: Beredskap (contingency): Reserver för risker som återstår efter planeringen av riskrespons Styrning (management): Reserver för oförutsedda risker Upprättande av tidplan Tidplanen beskriver när arbetspaketen i projektet kommer att genomföras. De tidigare planeringsstegen planering av, uppskattning av resurs och tidåtgång samt analys av beroenden ligger som grund för utarbetandet av tidplanen. Den vanligast förekommande sättet att göra en tidplan är det så kallade Gantt schemat.

Det är viktig att förstår att tidplanen faktiskt inte i första hand är till för att hållas. I de flesta fall ska projektet blir klart så snart som möjligt. Exempel av Gantt scheman Då är tidplanen en viktig referenspunkt när man försöker hantera förseningar under projektets gång och försöker hitta möjliga genvägar till snabbare genomförande. Lärprocess hur det kommande projektet kommer att fungera, vilka problem man kan stöta på, vad kan man vänta sig av varandra, ovs. Från Gantt scheman kan man få information om beroende mellan, milstolpar, kritiska linjen, information om faktiskt utfall. Kritisk linje Identifying the Critical Path Om man kompletterar det logiska nätverket med uppgifter om ledtid för varje arbetspaket, blir det möjligt att beräkna minsta möjliga genomförandetid för hela projektet. A 2 C 2 E 4 F 3 4 7 10 13 H 2 13 1 13 1 Man letar då efter den kedja av sammanhängande arbetspaket som har längst sammanlagd ledtid. Denna kedja kallas projektets kritiska linje. B 3 0 3 1 4 D 4 3 7 G Critical path activity Milstolpar (etappmål) Om flera är beroende av resultat av viss aktivitet eller händelse, kan knutpunkten mellan dessa vara bra att använda som etappmål. Det kanske en delleverans som måste vara godkände innan flera parallella test startar. Identifiera lämpliga etappmål vilken resultat ska finnas för att etappmålet ska vara uppnått? 6

Exempel av Gantt schema med milstolpar för Mjukvara Lansering Projekt Tidstyrning Att kontrollera schemat innebär att projektledaren mäter utfall mot schema baseline och vidtar korrektiva och preventiva åtgärder för att hålla schemat. Projektledaren måste också agera proaktivt genom att identifiera och påverka källor till förändring samt omestimera projektet för att säkerställa att antagandena från planeringen fortfarande är korrekta. Kom ihåg att projektledaren är ansvarig för att schemat hålls och om projektet inte kan avslutas i tid kan det vara bättre att avsluta det i tid än att fortsätta slösa med resurser. Referenser Nicholas Hjelmberg. Projektledning http://nicholashjelmberg.com/110.html. Access 13 09 10 Jansson T. och Ljung L. 2011. Projektledningsmetodik. Studentlitteratur AB, Lund Tonnquist B. 2004. Projektledning. Bonniers, Stockholm. 7