ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 2014-04-08 Blad 11 4.W- j.. 3!..... renr VA S. $p Ks 65 Dnr 93/2014-042 Årsredovisning Västra Mälardalens Kommunalförbund år 2013 Från Västra Mälardalens Kommunalförbund har inkommit årsredovisning för år 2013. Från revisorerna i Västra Mälardalens Kommunalförbund har inkommit revisionsberättelse för år 2013. Revisorerna tillstyrker att respektive fullmäktige beviljar ansvarsfrihet för direktionen samt de enskilda ledamöterna i densamma. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige Informationen läggs till handlingarna. Skickas till: Kommunfullmäktige Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande
VästraMälardalens Kommunalförbund Diarienr ARGOGA KO Kgmmunkansliet 2014 _03. 2r 03-26 Diariepianbeteckn Till: Kommunfullmäktige Arboga Kommunfullmäktige Köping Kommunfullmäktige Kungsör Kommunfullmäktige Surahammar Revisionsberättelse för år 2013 Vi, av fullmäktige utsedda revisorer har granskat den verksamhet som bedrivits i kommunalförbundet (organisationsnummer 222000-1578) av dess direktion. Vi har i vår granskning av kommunalförbundets verksamhet kunnat konstatera att kommunalförbundet generellt bedriver en bra verksamhet med många positiva effekter för medlemskommunerna. Kommunalförbundet ger kommunerna stora möjligheter att bedriva verksamhet effektivt i gemensam regi. Vi kan konstatera att samhällsutvecklingen allt mer kräver effektiva samarbeten över kommungränserna. Direktionen ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ansvarar också för att det finns en tillräcklig intern kontroll. Revisorernas ansvar är att granska verksamhet, intern kontroll och räkenskaper och pröva om verksamheten bedrivits enligt de uppdrag, mål och föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet, förbundsordningen och revisionsreglementet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som behövs för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Vi vill särskilt påpeka att förbundsordningen saknar en paragraf som tydliggör kommunalförbundets ändamål. Detta gör det svårt att bedriva en god och effektiv revision av kommunalförbundets verksamhet. Vi har under året särskilt granskat kommunalförbundets organisation för administrativa tjänster. Vi kan konstatera att hur förbundets verksamheter idag är lokaliserade är ett bekymmer för förbundets förmåga att bedriva en effektiv verksamhet med god ekonomisk hushållning. Vi ser allvarligt på att direktionen valt att inte lyfta frågan för behandling i medlemskommunernas fullmäktige med anledning av den ekonomiska situationen för dessa verksamheter.
2 (3) Vi ser allvarligt på att de skattefinansierade verksamheterna går med underskott och ser det som en stark signal på att förbundet inte bedriver en verksamhet som i alla delar är i långsiktig ekonomisk balans. Vi ser dessutom att kommunalförbundets kostnader kommer att öka med bland annat löneökningar. Vi ser allvarligt på att dessa kostnadsökningar inte tas hänsyn till i medlemsavgifterna nu utan att förbundet finansierar detta med tidigare överskott som bokförts som förbundets skuld till medlemskommunerna. Detta får effekten att när denna skuld är reglerad kommer verksamhetens kostnader vida överstiga förbundets intäkter via medlemsavgifterna. Vi kan i genomförda granskningar konstatera att det finns tjänstemannaförslag på åtgärder för att få en sundare ekonomisk hushållning. Vissa av dessa förslag har enligt tjänstemän i förbundet aldrig behandlats i direktionen vilket vi ser med oro på. Vår bedömning är att det roterande ordförandeskapet kan ha en negativ inverkan på det långsiktiga ansvarstagandet för förbundets bästa. Vi bedömer sammantaget att direktionen i Västra Mälardalens kommunalförbund inte i allt väsentligt har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Vi bedömer att direktionens agerande i frågan om hur kommunalförbundets verksamheter är lokaliserade, inte är i enlighet med intentionen om en effektiv verksamhet för medlemskommunerna som motiverade instiftandet av förbundets administrativa tjänster. Vi bedömer att tecknandet av avtal för lokaler är ofördelaktigt och har fått konsekvenser på förbundets ekonomiska resultat så att god ekonomisk hushållning inte uppnås. Vår bedömning är därför att förbundet lider ekonomisk skada vilket får konsekvenser för medlemskommunerna som är skyldiga att tillskjuta medel till förbundet. Vi bedömer att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande. Vi bedömer att direktionens interna kontroll har varit tillräcklig. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som direktionen uppställt. Vi riktar anmärkning mot direktionen för bristande måluppfyllelse samt för agerande där vi bedömer att kommunalförbundet lidit eller riskerar lida ekonomisk skada. Vi riktar vidare anmärkning mot direktionen för att vi bedömer att direktionen bryter mot god ekonomisk hushållning avseende de skattefinansierade verksamheterna.
3 (3) Vi åberopar bifogade redogörelse evisionsåret insända rapporter. Köping 2014-03-26 öran Svedberg Kungsörs kommun Köpings kommun Bilagor: Till revisionsberättelsen hör bilagan: Revisorernas redogörelse
VästraMälardalens Kommunalförbund 2014-03-12 Till: Kommunfullmäktige Arboga Kommunfullmäktige Köping Kommunfullmäktige Kungsör Kommunfullmäktige Surahammar Revisorernas redogörelse 2013 För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning har vi granskat all verksamhet som bedrivs inom Västra Mälardalens kommunalförbunds verksamhetsområden och då prövat om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. För fullgörandet av uppdraget och som underlag till planerad revisionsinriktning har en väsentlighets- och riskbedömning gjorts. Revisorerna har under året sammanträffat med räddningschef, administrativ chef samt ekonomichef vid ett flertal tillfällen under året. Revisorerna har som en del i sin granskning genomfört besök i verksamheterna IT och upphandling samt träffat tjänstemän för en diskussion kring uppdrag, mål och utförande. Utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys samt utifrån uppgifter som framkommit under samtal med tjänstemän inom förbundet har vi under revisionsåret 2013 genomfört en fördjupad granskning avseende förbundets organisation av de administrativa funktionerna. Revisorerna har under året även genomfört granskning av delårsbokslut samt årsredovisning.
2 (6) Nedan följer en sammanfattning av resultatet av besök i verksamheter och granskningar. Det skall dock noteras att resultatet som redovisas för respektive granskning är det som redovisades vid den tidpunkt som avrapporteringen gjordes vilket gör att det kan ha skett förändringar efter detta tillfälle. Revisorernas besök i IT-verksamheten Revisorerna i Västra Mälardalens kommunalförbund har i sin årliga granskning av förbundets verksamhet valt att informera sig om nuvarande läge inom ITverksamheten genom att kalla till ett informationsmöte med ansvariga tjänstemän. Efter informationen är det revisorernas uppfattning att IT-verksamheten bedrivs på ett effektivt och ändamålsenligt sätt utifrån de tolkningar om mål och uppdrag som kan göras. Efter införandet av den gemensamma IT-organisationen har tre tjänster sparats in trots mer jobb. Då räknas endast in Köpings och Kungsörs tidigare bemanning. Det är oklart om Arboga sparat någon tjänst på att delta i de mindre delar av samarbetet som de gör. Den gemensamma organisationen innebär att det nu är 13 tjänster som servar den helhet som förbundet ansvarar för. Så pass många tjänster i samma organisation innebär en betydligt högre säkerhet avseende bemanning och därmed drift. ITsäkerheten har i detta avseende höjts i och med den gemensamma organisationen. Inom telefoniverksamheten har personalstyrkan mer än halverats efter att driften lades över på kommunalförbundet. Revisionen kan dock konstatera att det saknas övergripande mål för verksamheten från direktionen. Uppskattningsvis finns idag stora belopp att spara om man får organisera IT och löner på ett annorlunda sätt än idag och bättre nyttja de stordriftsfördelar som uppstår i och med samarbetet i ett kommunalförbund. Det är revisionens uppfattning att direktionens ansvar att strategiskt styra verksamheten effektivt och ändamålsenligt med uppsatta mål för verksamhet bör vara styrande, snarare än hur verksamheten ska organiseras geografiskt. Revisorernas besök i upphandlingsverksamheten Revisorerna i Västra Mälardalens kommunalförbund har i sin årliga granskning av förbundets verksamhet valt att informera sig om nuvarande läge inom upphandlingsverksamheten genom att kalla till ett informationsmöte med ansvariga tjänstemän.
3 (6) Efter informationen är det revisorernas uppfattning att det på grund av otydligt mål och syfte med verksamheten är svårt att bedöma om verksamheten bedrivs ändamålsenligt. I förbundets styrdokument framgår inte vilket uppdrag upphandlingsverksamheten har och hur denna står i relation till medlemskommunernas eget åtagande. Revisionen bedömer att den geografiska placeringen av tjänstemännen inom upphandlingsenheten i Kungsör är konstruerad utifrån andra grunder än ändamålsenlighet och effektivitet. Detta eftersom det i lokalerna i Köping finns tomma rum som inte nyttjas samt att bland annat arkiv och diarieföring finns i förbundets lokaler i Köping. Revisionen bedömer att verksamheten inte bedrivs effektivt med anledning av den "konstruerade" geografiska placeringen av tjänstemännen som innebär onödigt mycket resor och restid att samnyttjande av administrativt stöd för diarieföring och arkivering inte kan ske på grund av geografisk utlokalisering av de olika kontoren inom förbundet att resursbristen innebär att utveckling av processer och rutiner för upphandlingar inte hinner utvecklas Revisionen kan vidare konstatera att antalet upphandlingar har ökat kraftigt de senaste åren. Även upphandlingarnas form har förändrats och en upphandling är nu mer tidskrävande och kompetenskrävande än tidigare. Trots detta har inga ytterligare resurser tillförts upphandlingsenheten. Upphandlingsenheten har idag tillfälligt administrativt stöd i form av en projektanställning. Revisorerna ser allvarligt på att diarieföring och arkivering inte på sikt kan garanteras för en råttsäker hantering av förbundets handlingar inom området. Revisionsrapport avseende organisation av administrativa funktioner Kommunalförbundets revisorer har genomfört en granskning av förbundets organisation av administrativa funktioner. Direktionen är utifrån gällande reglemente ansvariga för att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt. Direktionen är ansvariga för att bedriva verksamheten med god ekonomisk hushållning. Revisionen har tidigare i sin granskning av förbundets delårsbokslut kunnat konstatera att förbundets skattefinansierade verksamhet går mot ett underskott. Revisionen kan vidare konstatera att det saknas beslut om åtgärder för att undvika det prognostiserade underskottet.
4 (6) Revisionens bedömning är att förbundets organisation och den nuvarande geografiska spridningen av de olika administrativa verksamheterna inte är vare sig effektiv eller ändamålsenlig då den bidrar till högre kostnader samt lägre kvalitet än som är motiverat. Eftersom frågan om lokalisering av de olika administrativa funktionerna tidigare hanterats av respektive medlemskommuns fullmäktige är det vår mening att direktionen ansvarar för att bereda och lyfta frågan till respektive fullmäktige för beslut. Vi kan efter genomförd granskning konstatera att direktionen valt att inte behandla dessa frågor vare sig som beslutsärende inom direktionen eller som beredningsärende inför beslut i respektive medlemskommuns fullmäktige. Det går därför inte att utesluta att det finns andra faktorer än förbundsordning och reglemente som styr direktionens agerande. Det är vår absoluta mening att direktionen måste skapa en tydlig berednings- och beslutsprocess såväl för sitt eget arbete som i samverkan med respektive medlemskommun. Inte minst är detta viktigt då vi kan notera att flera i personalen inte mår bra av den styrning som direktionen idag utövar inom förbundet. Revisionen ser en stor risk att personal kommer att välja bort förbundet som arbetsgivare om inte styrningen och arbetsklimatet förändras. Revisionsrapport angående delårsbokslut Vi av fullmäktige utsedda revisorer haruppdraget att bedöma om resultatet i delårsrapport per 2013-08-31 är förenligt med de mål fullmäktige (förbundsdirektionen) beslutat. Revisorernas bedömning ska biläggas delårsrapporten inför fullmäktiges behandling av densamma. Bedömningen är baserad på en begränsad granskning av delårsrapporten, inriktad på övergripande analys och inte på detaljer i redovisningen. Vid vår granskning har vi särskilt iakttagit att resultatet enligt delårsrapporten delvis är förenligt med de fastställda verksamhetsmålen. Det har dock varit svårt att få en samlad bild över verksamheternas måluppfyllelse, då både struktur och mätbarhet varierar. Vi kan även konstatera att det prognostiserade resultatet vid årets slut efter balanskravsutredningen visar på att den skattefinansierade verksamheten går mot ett underskott. Detta bör rimligen kommenteras med planerade åtgärder.
5 (6) Revisionsrapport avseende årsredovisningen Förbundets revisorer ska enligt 9 kap KL1 bedöma om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de mål som fullmäktige (förbundsdirektionen) beslutat (9 a ). Revisorernas uttalande avges i revisorernas bedömning av årsredovisningen. Från och med 2013 har kommuner och kommunalförbund möjlighet att använda sig av de nya reglerna om resultatutjämningsreserv, RUR. Denna reserv kan sedan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel, under förutsättning att årets resultat efter balanskravsjusteringar är negativt. RUR är frivillig att tillämpa, de kommuner och landsting som tänker göra det måste besluta om hur reserven ska hanteras. Detta ska framgå av de riktlinjer för god ekonomisk hushållning som fullmäktige (förbundsdirektionen) ska besluta om. Kommunalförbundet har valt att inte införa en resultatutjämningsreserv, vilket innebär att förbundet i framtiden inte kan reglera negativa resultat i samband med balanskravsutredningen. En resultatutjämningsreserv är inget annat än en öronmarkering av det egna kapitalet och är inte att beteckna som en fondering. Om man i en organisation ser framtida risker för negativa resultat kan tillämpningen av RUR vara ett resultatutjämnande verktyg vid framtida konjunktursvängningar. Resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med det fastställda finansiella målet. Det samlade uttalandet från VMKF om måluppfyllelse finns beskrivet i årsredovisningen och motsvarar därmed lagens krav. Under de senaste åren har utbetalningar skett från AFA-försäkringar. Dessa utbetalningar är tillfälliga och är enligt vår bedömning inte att beteckna som en "löpande" intäkt. Att löpande intäkter skall överstiga löpande kostnader var den grundläggande ståndpunkten som lagstiftaren hade i diskussioner kring balanskravet. Om vi tar hänsyn till AFA-utbetalningen om 951 TSEK som en jämförelsestörande post i balanskravsutredningen, kommer kommunalförbundet trots denna justering att redovisa ett positivt balanskrav om 950 TSEK och vår bedömning blir trots denna justering att förbundets samlade resultat bedöms ha en ekonomi i balans. Om vi däremot granskar verksamheternas resultat redovisar administrationen, upphandlingen, PuL, lönekontoret samt bidrag och tillstånd underskott jämfört med budget. Denna situation är inte hållbar och åtgärder måste vidtas av förbundsdirektionen. Signalen till underskotten borde föranleda åtgärder omgående för att möta framtidens nya förutsättningar med bl.a. nya medlemmar i antågande. Vi bedömer att årsredovisningen i all väsentlighet redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. 'Kommunallag (1991:900)
Vi bedömer vidare att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper och är upprättad enligt god redovisningssed. 6 (6)