Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter

2014:22 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter Rapport till regeringen enligt IAF:s regleringsbrev för 2014 Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

Dnr: 2014/62 Regeringen Arbetsmarknadsdepartementet 103 33 STOCKHOLM Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter Rapport till regeringen enligt IAF:s regleringsbrev för 2014 Regeringen har i regleringsbrevet för 2014 gett Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) följande uppdrag: IAF ska kartlägga vilka åtgärder som Arbetsförmedlingen har vidtagit med anledning av innehållet i de aktivitetsrapporter som arbetssökande som får eller begär ersättning från arbetslöshetsförsäkringen ska lämna in. I kartläggningen ska IAF även redogöra för Arbetsförmedlingens dokumentation avseende uppföljningen av aktivitetsrapporten och den tid det tar innan Arbetsförmedlingen granskar de inkomna aktivitetsrapporterna samt, i de fall det är aktuellt, underrättar berörd arbetslöshetskassa. Kartläggningen ska avse den 1 januari till den 31 mars 2014. Arbetsförmedlingen har fått möjlighet att faktagranska rapporten. Beslut i detta ärende har fattats av Jan-Olof Dahlgren, generaldirektör. Ansvarig chef har varit Gunilla Wandemo, chef för granskningsenheten. Rapporten har utarbetats inom IAF av utredarna Patricia Söderström, uppdragsledare, Manuela Eriksson och Linda Nokkoudenmäki, Granskningsenheten. I arbetet har även utredare Fredrik Bonander, analysenheten och Elida Ramsten, rättsenheten deltagit. I ärendekartläggningen har även Joakim Mässing, Tuula Forsberg, Anneli Oinas och Jessica Edelbro Laurell, Granskningsenheten, deltagit. I den slutliga beredningen har Jan-Olof Dahlgren, generaldirektör och utredarna Patricia Söderström och Linda Nokkoudenmäki deltagit. Katrineholm den 7 augusti 2014 Jan-Olof Dahlgren Generaldirektör Patricia Söderström Utredare granskningsenheten Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Box 210 641 22 Katrineholm www.iaf.se 2 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

Innehållsförteckning Sammanfattning... 5 1 Inledning... 8 1.1 Uppdraget... 9 1.2 Frågeställningar... 9 1.3 Rapportens disposition... 10 2 Metod och genomförande... 11 2.1 Urval av ärenden... 11 2.2 Avgränsningar... 13 2.3 Ärendekartläggning... 13 3 Regelverket kring aktivitetsrapportering och underrättelser... 14 3.1 Aktivitetsrapporter... 14 3.2 Underrättelser... 15 4 Arbetsförmedlingens rutiner för aktivitetsrapporter och underrättelser... 16 4.1 Hantering av aktivitetsrapporter... 16 4.2 Nya rutiner och ändringar i systemstöden våren 2014... 19 4.3 Arbetsförmedlingens rutiner för underrättelser... 21 5 Arbetsförmedlingens uppföljning av aktivitetsrapporteringen, stickprovskontroller och pågående utvecklingsarbete... 23 5.1 Indikatorer... 23 5.2 Stickprovskontroller... 24 5.3 Internt utvecklingsarbete... 24 6 Inlämnade aktivitetsrapporter och Arbetsförmedlingens granskning av dessa... 26 6.1 Antal inlämnade aktivitetsrapporter och redovisade aktiviteter... 26 6.2 Hur lång tid tog det innan Arbetsförmedlingen granskade aktivitetsrapporterna?... 28 7 Resultat från kartläggning av ärenden... 30 7.1 Iakttagelser från ärendekartläggning... 30 7.2 Grupperna i ärendekartläggningen... 32 7.3 Resultat grupp 1... 32 7.4 Resultat grupp 2... 36 8 Slutdiskussion... 40 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 3

Käll- och litteraturförteckning... 46 Bilaga 1: Urval... 47 Bilaga 2: Kartläggningsmallar... 48 Bilaga 3: Kartläggningsnyckel... 50 Bilaga 4: Tabeller med felmarginaler... 52 4 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

Sammanfattning IAF har i regleringsbrevet för 2014 fått två uppdrag som tillsammans ska kartlägga hela processen från att Arbetsförmedlingen granskar en aktivitetsrapport och skickar en underrättelse till att arbetslöshetskassan fattar ett beslut. Denna rapport redogör för det första av de två uppdragen, att kartlägga vilka åtgärder som Arbetsförmedlingen har vidtagit utifrån innehållet i de aktivitetsrapporter som arbetssökande med arbetslöshetsersättning har lämnat in. I detta uppdrag ska IAF även: redogöra för Arbetsförmedlingens dokumentation avseende uppföljningen av aktivitetsrapporten och den tid det tar innan Arbetsförmedlingen granskar de inkomna aktivitetsrapporterna, samt i de fall det är aktuellt, underrättar berörd arbetslöshetskassa. 1 Det andra uppdraget går ut på att redogöra för de beslut som arbetslöshetskassorna har fattat utifrån Arbetsförmedlingens underrättelser. För att kunna följa processen har det krävts att IAF i detta första uppdrag har identifierat tillräckligt många underrättelser som har skickats med anledning av Arbetsförmedlingens granskning av aktivitetsrapporten. Det går inte att automatiskt söka fram dessa underrättelser, men IAF:s pilotstudie visade att sannolikheten för att underrättelsen har skickats med anledning av innehållet i en aktivitetsrapport är stor om den har skickats inom två veckor från Arbetsförmedlingens granskning av aktivitetsrapporten och med någon av orsakerna inte aktivt sökt lämpliga arbeten eller inte sökt anvisat lämpligt arbete Denna grupp utgör en begränsad del av det totala antalet granskade aktivitetsrapporter. IAF har därför valt att även kartlägga aktivitetsrapporter som inte har lett till en underrättelse enligt kriterierna. Kartläggningen av den gruppen syftar till att ge en bredare bild av Arbetsförmedlingens handläggning av aktivitetsrapporterna. IAF har genomfört en ärendekartläggning i Arbetsförmedlingens informationssystem AIS samt sammanställt deskriptiv statistik för att besvara frågeställningarna i detta uppdrag. Resultatet från ärendekartläggningen har generaliserats från urvalen till populationerna. De redovisade siffrorna är därför skattningar av resultaten för populationerna. 60 procent av aktivitetsrapporterna granskades inom 7 dagar Aktivitetsrapporten ska granskas skyndsamt enligt förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, vilket Arbetsförmedlingen har definierat som att det ska göras inom 14 dagar från det att den kom in. IAF:s 1 Regleringsbrev för budgetåret 2014 avseende Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 5

deskriptiva statistik visar att cirka 60 procent av aktivitetsrapporterna granskades inom 7 dagar från det att de kom in. Cirka 20 procent granskades inom 8 14 dagar. 87 procent av underrättelserna skickades samma dag som granskningen IAF:s beräkningar visar att Arbetsförmedlingen i de flesta fall, 87 procent, skickade underrättelsen samma dag som de hade granskat aktivitetsrapporten. Resten av underrättelserna skickades 1 14 dagar efter granskningen. Detta resultat gäller för underrättelser som Arbetsförmedlingen skickade med orsakerna inte sökt anvisat lämpligt arbete eller inte aktivt sökt lämpliga arbeten inom 14 dagar efter granskningen. Övriga underrättelser ingår i gruppen aktivitetsrapporter som inte har lett till en underrättelse och var så få i förhållande till populationen att IAF inte kan uttala sig om dem. I cirka hälften av underrättelserna hade Arbetsförmedlingen inte bifogat något underlag. Ibland framgick det inte heller tydligt av motiveringen till underrättelsen varför den hade skickats. IAF konstaterar att bristande underlag och motivering till underrättelsen kan få till följd att arbetslöshetskassan behöver begära in kompletterande information, vilket riskerar att leda till längre handläggningstider. Det kan i sin tur innebära svårigheter att säkerställa en koppling mellan handling och åtgärd i enlighet med regeringens intentioner 2. Vilka andra åtgärder vidtog Arbetsförmedlingen? För de aktivitetsrapporter som inte ledde till en underrättelse har IAF kartlagt ifall Arbetsförmedlingen vidtog någon annan åtgärd utifrån innehållet i aktivitetsrapporten. Enligt IAF:s beräkningar ledde cirka 4 procent av aktivitetsrapporterna till att Arbetsförmedlingen vidtog en åtgärd. I de flesta fall var åtgärden en uppmaning till den arbetssökande om att vara mer aktiv och att redovisa fler aktiviteter. I den grupp där aktivitetsrapporten ledde till en underrättelse har IAF även sett några exempel på att Arbetsförmedlingen före underrättelsen hade skickat ett varningsbrev till den arbetssökande. Att Arbetsförmedlingen, om än i låg omfattning, har vidtagit andra åtgärder än de som regelverket anger innebär att det finns risk för att likabehandling av de arbetssökande inte har skett. Brister i Arbetsförmedlingens dokumentation av granskning och uppföljning IAF:s kartläggning visar att det fanns brister i Arbetsförmedlingens dokumentation av handläggningen av aktivitetsrapporterna. För en majoritet av aktivitetsrapporterna saknades det dokumentation om samtliga eller flera av de moment som handläggningen av varje inkommen aktivitetsrapport består av. De moment som IAF i detta sammanhang avser, och som har ingått i Arbetsförmedlingens rutiner fram till den 20 mars 2014, är att granska, bedöma och följa upp 2 Regeringens proposition 2012/13:12, Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen, s 29. 6 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

aktivitetsrapporten samt att återkoppla till den arbetssökande om sökaktiviteten är tillräcklig. Arbetsförmedlingen hade i högre utsträckning dokumenterat handläggningen av de aktivitetsrapporter som hade lett till en underrättelse. För att en myndighet ska kunna säkra en rättssäker handläggning krävs god dokumentation i ärendena. Bristande dokumentation medför svårigheter för den enskilde att ta del av uppgifter i det egna ärendet såsom han eller hon har rätt till enligt förvaltningslagen (1986:223). Det försvårar även för Arbetsförmedlingen att följa ett ärende och för någon annan än ordinarie arbetsförmedlare att handlägga ärendet. Det kan även medföra svårigheter när ett ärende ska prövas i en högre instans. För IAF medför Arbetsförmedlingens bristande dokumentation att möjligheten att utöva tillsyn över handläggningen begränsas. Arbetsförmedlingen har under våren 2014 påbörjat utbildningsinsatser med syfte att öka kvaliteten i ärendehandläggning, dokumentation och dokumenthantering. De har även utvecklat systemstöden för aktivitetsrapportering med fler automatiserade funktioner. Dessa åtgärder kan komma att medföra att Arbetsförmedlingen dokumenterar handläggningen av aktivitetsrapporterna i högre utsträckning framöver. IAF avser att även fortsättningsvis följa utvecklingen av Arbetsförmedlingens arbete med och handläggning av aktivitetsrapporter. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 7

1 Inledning Den 1 september 2013 trädde nya regler inom arbetslöshetsförsäkringen i kraft. Förändringarna som skedde berörde tre lagar: lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF) lagen (1997:239) om arbetslöshetskassor (LAK) lagen (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Dessa förändringar har även medfört följdändringar i förordningar och föreskrifter. 3 I regeringens proposition 2012/13:12 Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen framgår följande gällande syftet med regelförändringarna: Förslagen som presenteras i propositionen syftar till att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan den offentliga arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna. Den offentliga arbetsförmedlingens del i kontrollarbetet renodlas till att kontrollera och underrätta. Det ska vara enklare för den offentliga arbetsförmedlingen att bedöma om varje individ är aktivt arbetssökande och i vilka fall det finns skäl att underrätta arbetslöshetskassan vid inaktivitet. / / Syftet är att skapa ett tydligare samband mellan de handlingar som inte stämmer överens med villkoren i arbetslöshetsförsäkringen och beslutet om åtgärd. Dessutom klargörs att det är den enskilde själv som är ytterst ansvarig för att lösa sin arbetslöshetssituation genom att aktivt söka lämpliga arbeten. 4 En av förändringarna i regelverket är att den som är arbetslös regelbundet ska redovisa till Arbetsförmedlingen vilka åtgärder som han eller hon har vidtagit för att ta sig ur sin arbetslöshet. Redovisningen ska ske i en så kallad aktivitetsrapport. Före regelförändringarna den 1 september 2013 fanns det ingen skyldighet för arbetssökande att redovisa sina sökaktiviteter på ett regelbundet och strukturerat sätt. Syftet med att införa aktivitetsrapporter var dels att underlätta för Arbetsförmedlingen att identifiera arbetssökande med behov av mer stöd i sitt jobbsökande, dels att tydliggöra att det är den arbetssökande som har ansvaret för sin situation och för att visa aktivitet i jobbsökandet. 5 Enligt regeringen bör Arbetsförmedlingen kontinuerligt följa upp den arbetssökandes sökaktiviteter i en aktivitetsrapport för att kontrollarbetet ska fungera på ett tillfredsställande sätt. De aktiviteter som den arbetssökande har utfört för att komma ur sin arbetslöshet ska sedan ligga till grund när Arbetsförmedlingen 3 Förordning (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring, förordning (1997:836) om arbetslöshetskassor, förordning (2000:628) om arbetsmarknadspolitiska verksamheten, förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, Arbetsförmedlingens föreskrifter (AFFS 2013:2) om aktivitetsrapport, anvisning till arbete och underrättelser till arbetslöshetskassan. 4 Regeringens proposition 2012/13:12, Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen, s 22. 5 Regeringens proposition 2012/13:12, Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen, s 29. 8 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

bedömer om han eller hon aktivt söker arbete. Eftersom arbetssökandet ska dokumenteras i aktivitetsrapporten är den viktig i denna bedömning. En förutsättning för att anses som aktivt arbetssökande är att de utförda aktiviteterna är relevanta utifrån den arbetssökandes situation. Handlingsplanen och den inriktning på arbetssökandet som framgår där är därför också en viktig utgångspunkt i den bedömningen. 6 1.1 Uppdraget IAF har i regleringsbrevet för 2014 fått följande uppdrag av regeringen: IAF ska kartlägga vilka åtgärder som Arbetsförmedlingen har vidtagit med anledning av innehållet i de aktivitetsrapporter som arbetssökande som får eller begär ersättning från arbetslöshetsförsäkringen ska lämna in. I kartläggningen ska IAF även redogöra för Arbetsförmedlingens dokumentation avseende uppföljningen av aktivitetsrapporten och den tid det tar innan Arbetsförmedlingen granskar de inkomna aktivitetsrapporterna samt, i de fall det är aktuellt, underrättar berörd arbetslöshetskassa. Kartläggningen ska avse den 1 januari till den 31 mars 2014. Uppdraget ska redovisas till regeringen senast den 8 augusti 2014. I regleringsbrevet har IAF även fått i uppdrag att redogöra för de beslut som arbetslöshetskassorna har fattat utifrån Arbetsförmedlingens underrättelser. Avsikten är att uppdragen tillsammans ska kartlägga hela underrättelseprocessen från ax till limpa, det vill säga från att Arbetsförmedlingen granskar en aktivitetsrapport och skickar en underrättelse till att arbetslöshetskassan fattar ett beslut. Detta har påverkat IAF:s genomförande och urval i uppdraget, se vidare i avsnitt 2.1. 7 1.2 Frågeställningar IAF har formulerat följande frågeställningar utifrån uppdragsformuleringen i regleringsbrevet: Hur lång tid har det tagit innan Arbetsförmedlingen har granskat aktivitetsrapporterna från det att de inkommit? 6 Regeringens proposition 2012/13:12, Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen, s 37. 7 Fram till 140515 framgick det av IAF:s regleringsbrev för 2014 att uppdraget om arbetslöshetskassorna skulle för motsvarande urval som i uppdrag 1 redogöra för arbetslöshetskassornas beslut för dessa underrättelser. På grund av de svårigheter som detta har inneburit har regeringen strukit de ovan kursiverade formuleringarna. Regeringens önskan är dock fortfarande att IAF, om det är möjligt, ska kartlägga hela underrättelseprocessen, från ax till limpa. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 9

Hur lång tid har det tagit innan underrättelse har skickats till berörd arbetslöshetskassa från det att Arbetsförmedlingen har granskat aktivitetsrapporten? Vilka åtgärder har Arbetsförmedlingen vidtagit med anledning av innehållet i inkomna aktivitetsrapporter? Hur har Arbetsförmedlingen dokumenterat granskningen och uppföljningen av inkomna aktivitetsrapporter? 1.3 Rapportens disposition Kapitel 2 beskriver IAF:s metod och urvalsförfarande i kartläggningen samt anledningarna till att två grupper har kartlagts. Kapitel 3 beskriver kortfattat regelverket för aktivitetsrapporter och underrättelser. Arbetsförmedlingens rutiner beskrivs i kapitel 4. Fokus har legat på att beskriva de rutiner som gällde fram till 20 mars 2014 för arbetssökande med arbetslöshetsersättning. Kapitel 4 redogör dock även för de nya rutiner samt systemförändringar som har införts under våren 2014. Kapitel 5 redogör för Arbetsförmedlingens arbete med indikatorer och de uppföljningar som görs månadsvis av uppdragen inom arbetslöshetsförsäkringen och aktivitetsrapporteringen. Även Arbetsförmedlingens pågående utvecklingsarbete och stickprovskontroller beskrivs i kapitlet. I rapportens 6:e kapitel ger IAF en statistisk beskrivning av samtliga aktivitetsrapporter som har lämnats in digitalt av arbetssökande under januari, februari och mars 2014 och som har granskats av Arbetsförmedlingen. Resultaten från IAF:s kartläggning redovisas i kapitel 7. Kapitlet inleds med IAF:s övergripande iakttagelser från kartläggningen. Sedan följer resultatredovisningen för de båda grupperna. Resultaten summeras och jämförs i rapportens avslutande kapitel. 10 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

2 Metod och genomförande För att kunna besvara frågeställningarna i uppdraget har IAF genomfört en ärendekartläggning i Arbetsförmedlingens informationssystem AIS. För att besvara frågan om hur lång tid det tar innan Arbetsförmedlingen har granskat aktivitetsrapporterna från det att de har inkommit har IAF sammanställt deskriptiva data. För att kunna redogöra för Arbetsförmedlingens arbete med aktivitetsrapporterna har IAF begärt in de styrdokument som Arbetsförmedlingen bedömer är relevanta vid handläggningen av aktivitetsrapporter. Arbetsförmedlingen ombads även att lämna en redogörelse för handläggningen av inkomna aktivitetsrapporter. 2.1 Urval av ärenden Ett av syftena med detta uppdrag är att, tillsammans med uppdraget om arbetslöshetskassornas beslut efter underrättelse, kartlägga hela underrättelseprocessen från det att Arbetsförmedlingen skickar en underrättelse till det att arbetslöshetskassan fattar ett beslut. För att kunna göra det har det krävts att IAF i detta första uppdrag har identifierat tillräckligt många underrättelser som har skickats med anledning av Arbetsförmedlingens granskning av aktivitetsrapporten. Annars skulle det inte vara möjligt att följa processen i nästa uppdrag. Detta uppdrag inleddes med att IAF genomförde en pilotstudie där det framgick att de flesta av Arbetsförmedlingens granskningar av aktivitetsrapporter inte har lett till en underrättelse. Ett slumpmässigt urval av granskade aktivitetsrapporter skulle därför sannolikt ha fått till följd att antalet underrättelser blivit för litet för att det skulle kunna gå att genomföra uppdragen. Urvalet behövde därför ordnas så att IAF kunde få fram en tillräcklig mängd ärenden där underrättelse hade skickats med anledning av innehållet i en aktivitetsrapport. Det går dock inte att automatiskt söka fram underrättelser som har skickats med anledning av innehållet i en aktivitetsrapport. Endast genom att gå in i varje ärende i AIS går det att spåra denna koppling. IAF har därför gjort en pilotstudie och har kommit fram till att följande kriterier ökar sannolikheten för att underrättelsen har skickats med anledning av innehållet i en aktivitetsrapport: Underrättelsen har skickats inom två veckor från Arbetsförmedlingens granskning av aktivitetsrapporten och med någon av orsakerna inte aktivt sökt lämpliga arbeten eller inte sökt anvisat lämpligt arbete Att endast kartlägga aktivitetsrapporter som har lett till en underrättelse skulle dock ge en begränsad population, eftersom denna grupp var en mycket liten andel av det totala antalet inkomna och granskade aktivitetsrapporter. Därför har IAF valt att kartlägga två grupper från två olika populationer. Den ena gruppen har dragits från den större populationen granskade aktivitetsrapporter, för att Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 11

kunna ge en bredare bild av Arbetsförmedlingens handläggning av aktivitetsrapporterna. Den andra gruppen har styrts enligt de ovanstående kriterierna för att öka sannolikheten för att en underrättelse har skickats med anledning av granskning av aktivitetsrapporten. IAF:s avsikt har varit att generalisera resultaten från urvalen till populationerna. Resultaten från ärendekartläggningen har viktats och de siffror som redovisas är beräkningar av resultaten för populationerna. En detaljerad beskrivning av beräkningarna finns i bilaga 1. I bilaga 4 har de tabeller som presenteras i kapitel 7 kompletterats med tillhörande felmarginaler. 2.1.1 Kriterier för populationerna Populationen i båda grupperna består av aktivitetsrapporter som har lämnats in digitalt av arbetssökande i januari, februari eller mars 2014 och som Arbetsförmedlingen har granskat samma månad som de kom in. Det har inte varit möjligt att säkerställa att de arbetssökande vars aktivitetsrapporter ingår i urvalet har fått arbetslöshetsersättning utbetald för den period som IAF har kartlagt eftersom det kan ta upp till 16 veckor att få fram uppgifter om detta. IAF har därför valt kriterierna att de arbetssökande under den föregående månaden, det vill säga den månad som aktivitetsrapporten gäller för, ska ha varit inskrivna på Arbetsförmedlingen som öppet arbetslösa, deltidsanställda, timanställda eller som fiskare 8 och fått ersättning utbetald från arbetslöshetsförsäkringen Eftersom ersättning från arbetslöshetsförsäkringen betalas ut i efterskott innebär detta att utbetalningen avser en period innan den som aktivitetsrapporten avser. Att de arbetssökande ska ha varit fortsatt arbetslösa under den månad som aktivitetsrapporten avser ökar sannolikheten för att de även är ersättningstagare under den period som IAF har kartlagt. IAF har valt att göra ett slumpmässigt urval från de två olika populationerna. Totalt har IAF kartlagt 780 ärenden, 390 i vardera gruppen. Grupp 1 består av samtliga aktivitetsrapporter som uppfyller kriterierna ovan med undantag för de aktivitetsrapporter som efter Arbetsförmedlingens granskning sannolikt lett till underrättelse och ingår i grupp 2. Grupp 2 består av aktivitetsrapporter där en underrättelse har skickats inom två veckor från granskningsdatumet med någon av orsakerna inte aktivt sökt lämpliga arbeten eller inte sökt anvisat lämpligt arbete. Kartläggningen av grupp 2 visade att av de 390 ärenden som ingick i urvalet var det 11 ärenden där underrättelsen inte hade någon koppling till den aktuella aktivitetsrapporten. 8 Sökandekategori 11, 21, 22 eller 23. När det gäller fiskare finns det specifika regler som gäller just för dessa arbetssökande och därför registreras de i en egen sökandekategori. 12 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

Dessa ärenden ingår inte i resultatredovisningen och det kartlagda urvalet i grupp 2 består därmed av 379 ärenden. 2.2 Avgränsningar IAF:s kartläggning har endast inkluderat aktivitetsrapporter som lämnades in digitalt och som granskades av Arbetsförmedlingen under samma månad som de kom in. Det innebär att aktivitetsrapporter som inte var granskade inom den tiden eller som var inlämnade via blankett eller muntligt inte ingår i kartläggningen. Kriterierna för populationen för grupp 2 innebär att underrättelser som hade skickats efter två veckor inte inkluderades i den gruppen. Underrättelser som hade lämnats efter två veckor finns i populationen för grupp 1. Även underrättelser som hade skickats av andra orsaker än inte aktivt sökt arbete eller inte sökt anvisat arbete ingår i grupp 1. 2.3 Ärendekartläggning Ärendekartläggningen har genomförts månadsvis under perioden februari april i Arbetsförmedlingens informationssystem AIS. En kartläggningsmall för varje urvalsgrupp har arbetats fram och har använts vid ärendegenomgången, se bilaga 2. Kartläggningsmallen har utarbetats utifrån Arbetsförmedlingens rutiner som gällde till den 20 mars 2014. IAF:s ansats i uppdraget har varit att beskriva Arbetsförmedlingens dokumentation av handläggningen av aktivitetsrapporten. Syftet har med andra ord inte varit att bedöma om Arbetsförmedlingen har gjort en korrekt bedömning av innehållet aktivitetsrapporten. I bilaga 3 finns den tolkningsram som IAF använde vid kartläggningen. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 13

3 Regelverket kring aktivitetsrapportering och underrättelser I detta kapitel redogör IAF för regelverket om aktivitetsrapporter samt Arbetsförmedlingens skyldigheter när det gäller underrättelser till arbetslöshetskassan. 3.1 Aktivitetsrapporter Kravet att arbetssökande ska lämna in en aktivitetsrapport regleras i förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Av förordningens 6 framgår att den som är arbetslös regelbundet ska redovisa till Arbetsförmedlingen vilka åtgärder som han eller hon har vidtagit för att ta sig ur sin arbetslöshet. Redovisningen ska ske i en aktivitetsrapport och med utgångspunkt i den individuella handlingsplanen. Den som är arbetslös och får eller begär arbetslöshetsersättning ska redovisa sina aktiviteter minst en gång per månad. Aktivitetsrapporten ska lämnas till Arbetsförmedlingen senast två veckor efter utgången av den period som rapporten avser. Arbetsförmedlingen ska skyndsamt granska inkomna aktivitetsrapporter 9. 3.1.1 Arbetsförmedlingens föreskrifter om aktivitetsrapporter Arbetsförmedlingens föreskrifter om aktivitetsrapport, anvisning till arbete och underrättelse till arbetslöshetskassa, AFFS 2013:2, innehåller bestämmelser om när aktivitetsrapporter ska lämnas, vad de ska innehålla och hur de får lämnas. 10 Av föreskriftens 4 framkommer att de arbetslösa som har eller ansöker om arbetslöshetsersättning i aktivitetsrapporten ska redovisa: sökta arbeten eller utbildningar deltagande i anställningsintervjuer eller rekryteringsträffar lämnade kontaktuppgifter eller intresseanmälningar till arbetsgivare genomförande av aktiviteter som den arbetslöse anvisats till av Arbetsförmedlingen eller aktiviteter som ingår i den arbetslöses individuella handlingsplan eller etableringsplan övriga aktiviteter som den arbetslöse vidtagit för att ta sig ur sin arbetslöshet. Datum ska anges för de redovisade aktiviteterna. Enligt föreskriftens 5 får aktivitetsrapporten lämnas via funktionen Min sida på Arbetsförmedlingens webbplats eller på en blankett som fastställts av Arbetsförmedlingen. Om det finns särskilda skäl och det har godkänts av Arbetsförmedlingen får aktivitetsrapporten även lämnas muntligt vid ett personligt besök på ett 9 6 a 3 st förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten 10 1 AFFS 2013:2. 14 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

arbetsförmedlingskontor eller distansservicekontor. Aktivitetsrapporten får inte lämnas via telefon eller e-post. 3.2 Underrättelser I vilka situationer som Arbetsförmedlingen ska underrätta arbetslöshetskassan regleras i 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Där framgår att Arbetsförmedlingen skyndsamt ska underrätta arbetslöshetskassan när arbetssökande bedöms missköta sitt arbetssökande, förlänga sin tid i arbetslöshet eller orsaka sin arbetslöshet enligt 43 43 b ALF. Att utan godtagbart skäl inte lämna in sin aktivitetsrapport inom utsatt tid, att utan godtagbart skäl inte ha sökt ett anvisat lämpligt arbete samt att inte aktivt ha sökt lämpliga arbeten är exempel på beteenden från kategorin som handlar om att missköta sitt arbetssökande 11. Det är arbetslöshetskassan som ska utreda underrättelsen och fatta beslut om en eventuell sanktion. Arbetsförmedlingen ska även skyndsamt underrätta arbetslöshetskassan när en arbetssökande inte uppfyller de allmänna villkoren för rätt till ersättning enligt 9 ALF. Det kan till exempel vara att den arbetssökande inte står till arbetsmarknadens förfogande på grund av sjukdom eller semester. När den arbetssökande åter uppfyller de allmänna villkoren ska Arbetsförmedlingen skyndsamt informera arbetslöshetskassan om detta. 12 Enligt 16 d samma förordning ska Arbetsförmedlingen även omedelbart informera den arbetssökande om att en underrättelse har lämnats och orsaken till den. 3.2.2 Arbetsförmedlingens föreskrifter om underrättelser Arbetsförmedlingens föreskrifter om aktivitetsrapport, anvisning till arbete och underrättelse till arbetslöshetskassa, AFFS 2013:2, anger hur underrättelse till arbetslöshetskassa ska ske. Där framgår att en underrättelse till arbetslöshetskassan endast får ske i form av ett meddelande, och ska lämnas via Arbetsförmedlingens systemstöd för meddelanden. I undantagsfall får ett meddelande lämnas via brev eller fax. Meddelandet ska innehålla uppgift om varför den arbetssökande inte bedöms uppfylla villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Eventuella handlingar som ligger till grund för meddelandet ska bifogas. 13 11 43 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring. 12 16-16 a Förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. 13 8-10 AFFS 2013:2. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 15

4 Arbetsförmedlingens rutiner för aktivitetsrapporter och underrättelser Arbetsförmedlingen har uppgett följande styrdokument som viktiga i handläggningen av de inkomna aktivitetsrapporterna: GD- meddelande nr 1/2013 14 Arbetsförmedlingens föreskrifter om aktivitetsrapport, anvisning till arbete och underrättelse till arbetslöshetskassa (AFFS 2013:2) Handläggarstöd för aktivitetsrapport Handläggarstöd för meddelande till arbetslöshetskassa Informationssida om aktivitetsrapporter på Arbetsförmedlingens intranät Vis Aktivitetsrapporter: Ansvarsfördelning mellan Arbetsförmedlingen Kundtjänst och lokala arbetsförmedlingar, Vis. I Arbetsförmedlingens handläggarstöd för aktivitetsrapporter framgår att samtliga som är arbetslösa på hel- eller deltid, inklusive arbetslösa i program och arbetslösa med en etableringsplan, ska lämna in en aktivitetsrapport. Särskilda rutiner gäller för arbetssökande som ingår i vissa arbetsmarknadspolitiska program, men dessa redovisas inte i denna rapport. Arbetsförmedlingens generaldirektör beslutade den 20 mars 2014 om förändringar för bland annat uppföljningen av aktivitetsrapporter. Eftersom de gamla rutinerna gällde den större delen av IAF:s kartläggningsperiod (1 januari 31 mars 2014) kommer fokus i detta kapitel att vara på de rutiner som gällde till och med 20 mars. I avsnitt 4.2 finns en kortfattad beskrivning av de förändrade rutinerna. I samma avsnitt finns även en beskrivning av förändringar som genomfördes 26 maj i systemstöden för aktivitetsrapportering. Kapitlets avslutande avsnitt redogör kortfattat för Arbetsförmedlingens rutiner för underrättelser. 4.1 Hantering av aktivitetsrapporter Denna beskrivning av Arbetsförmedlingens rutiner för hanteringen av aktivitetsrapporter fokuserar på det som gäller för arbetslösa som får eller begär arbetslöshetsersättning. Beskrivningen utgår huvudsakligen från de dokument som Arbetsförmedlingen har hänvisat IAF till samt de svar som Arbetsförmedlingen lämnade på IAF:s frågor i samband med att dokumenten begärdes in. 14 Delar av detta GD-meddelande upphörde att gälla 2014-03-20 i samband med ett nytt GD-beslut som bland annat påverkade arbetet med aktivitetsrapporter. 16 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

4.1.1 Inlämning av aktivitetsrapport Enligt Arbetsförmedlingens handläggarstöd för aktivitetsrapporter ska aktivitetsrapporten lämnas in mellan den 1:a och den 14:e i varje månad. Redovisningen ska omfatta aktiviteter som den arbetssökande har genomfört månaden innan. Arbetsförmedlingen har i svar till IAF uppgett att datum för nästa inlämning av aktivitetsrapporten i normalfallet anges automatiskt i det systemstöd för aktivitetsrapporter som Arbetsförmedlingen har utvecklat. Detta görs utifrån vilken sökandekategori som är registrerad för den arbetssökande i AIS och datum för anmälan hos Arbetsförmedlingen. Som nämns i avsnitt 3.1.1 finns det tre olika sätt för arbetssökande att lämna in aktivitetsrapporten: via ett webbformulär på Arbetsförmedlingens webbplats, på en pappersblankett och i särskilda fall muntligt vid ett personligt besök. Det vanligaste sättet att lämna in aktivitetsrapporten, och också det sätt som Arbetsförmedlingen rekommenderar enligt handläggarstödet för aktivitetsrapport, är via webbformuläret. 4.1.2 Systemstöd för hantering av aktivitetsrapporter De aktivitetsrapporter som har kommit in via webbformuläret blir omedelbart tillgängliga för arbetsförmedlaren i systemstödet för aktivitetsrapporter. När det gäller aktivitetsrapporter som lämnas in på en pappersblankett eller muntligt ska arbetsförmedlaren registrera vissa uppgifter i systemstödet, till exempel vilket datum de kom in. Arbetsförmedlaren kan i tre olika systemstöd och på tre olika sätt se att en aktivitetsrapport har kommit in: I den arbetssökandes så kallade sökandeblankett i AIS visas en markering när en aktivitetsrapport har kommit in. I systemstödet översikt Aktivitetsrapport och meddelanden kan inkomna aktivitetsrapporter sökas fram av ansvarig arbetsförmedlare. I systemstödet Medhjälparen, som sorterar och prioriterar arbetsuppgifter för arbetsförmedlarna, visas aktivitetsrapporten som arbetsuppgiften att granska aktivitetsrapport. 15 4.1.3 Granskning av aktivitetsrapporten Aktivitetsrapporten ska granskas skyndsamt, vilket Arbetsförmedlingen har definierat som att granskning ska ske inom 14 kalenderdagar från det att den har kommit in 16. Enligt handläggarstödet för aktivitetsrapporter ska arbetsförmedlaren vid granskningen kontrollera om aktivitetsrapporten innehåller någon information 15 Arbetsförmedlingens svar på IAF:s frågor, 2014-02-04. 16 Arbetsförmedlingens handläggarstöd AFHS 21/2013, Aktivitetsrapport, 2014-02-27, s 14. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 17

som kräver en omedelbar åtgärd. Det kan till exempel vara att en underrättelse ska skickas till arbetslöshetskassan med anledning av att den arbetssökande inte har redovisat några aktiviteter eller inte har sökt ett anvisat arbete 17, eller att den arbetssökande ställer en fråga som kräver ett snabbt svar. Arbetsförmedlaren ska även kontrollera om aktivitetsrapporten innehåller känsliga personuppgifter som inte får behandlas i en arbetsmarknadspolitisk databas. Samtliga som har lämnat in en aktivitetsrapport ska enligt Arbetsförmedlingens rutiner få återkoppling på om sökaktiviteten är tillräcklig och stämmer överens med handlingsplanen. Återkopplingen kan göras på flera sätt. Fram till den 20 mars 2014 gällde att om redovisningen i aktivitetsrapporten var bristfällig skulle återkopplingen göras via telefon eller vid ett personligt besök. I annat fall kunde det även göras via e-post eller sms. Granskningen av aktivitetsrapporten kan utföras i så väl Medhjälparen som i systemstödet för aktivitetsrapporter. Fram till slutet av februari 2014 var dessa två system inte synkroniserade med varandra fullt ut. Det innebar att om en arbetsförmedlare markerade en aktivitetsrapport som granskad i Medhjälparen överfördes inte denna information till systemstödet för aktivitetsrapporter. Från och med den 25 februari 2014 finns det dock en koppling från Medhjälparen till systemstödet för aktivitetsrapporter. Sedan tidigare finns samma funktion från aktivitetsrapporten till Medhjälparen. 18 Arbetsförmedlingen har även överfört historisk information från Medhjälparen till systemstödet för aktivitetsrapporter samt till Datalagret. 19 4.1.4 Uppföljning av aktivitetsrapporten Enligt Arbetsförmedlingens handläggarstöd för aktivitetsrapporter ska aktivitetsrapporten användas som ett underlag vid uppföljningssamtalet, då en mer ingående bedömning av arbetssökandet ska göras än vid granskningen. Under detta samtal ska arbetsförmedlaren stämma av aktivitetsrapporten mot den arbetssökandes handlingsplan och göra en samlad bedömning av om villkoren i arbetslöshetsförsäkringen är uppfyllda. Arbetsförmedlaren ska också göra en bedömning av om handlingsplanen behöver revideras när det gäller inriktningen på arbetssökandet och aktiviteterna. Enligt Arbetsförmedlingen ska arbetsförmedlaren förbereda sig inför uppföljningen genom att gå igenom handlingsplanen, aktivitetsrapporterna och andra underlag som till exempel daganteckningar. Under uppföljningen ska arbetsförmedlaren följa upp om den arbetssökande har följt handlingsplanen och varit aktivt arbetssökande. Om Arbetsförmedlingen bedömer att den arbets- 17 För att passa ihop med datumet för inlämning av aktivitetsrapporten får samtliga platsanvisningar som Arbetsförmedlingen lämnar till arbetssökande ett sista datum för redovisning senast den 14:e i månaden. (Arbetsförmedlingen, Nyheter och anpassningar i AIS 27 maj 2013, 2013-09-10) 18 Arbetsförmedlingen Vis, Förbättringar i Medhjälparen, 2014-02-25. 19 Uppgifter från Arbetsförmedlingens huvudkontor 2014-03-19. 18 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

sökande behöver förändra inriktningen på sitt arbetssökande ska detta framkomma under samtalet. 20 Enligt det GD-meddelande som gällde fram till den 20 mars 2014 skulle samtliga arbetssökande med krav på att lämna in aktivitetsrapport kallas till ett individuellt uppföljningssamtal via personligt besök minst var fjärde månad. Vid behov skulle kontakten vara tätare. De som fick arbetslöshetsersättning skulle dessutom ha en individuell kontakt en gång i månaden, via telefon med Kundtjänst de första fyra månaderna och därefter via personligt besök. Arbetslösa under 25 år med arbetslöshetsersättning skulle alltid följas upp med ett personligt besök. 21 4.1.5 Dokumentation av granskning och uppföljning av aktivitetsrapporten En automatisk daganteckning skapas i AIS när en aktivitetsrapport har kommit in. Efter Arbetsförmedlingens granskning av aktivitetsrapporten ska den arbetssökande få återkoppling på innehållet, vilket ska dokumenteras i en daganteckning, där det ska framgå på vilket sätt återkopplingen är gjord. 22 När en uppföljning är gjord ska det, enligt Arbetsförmedlingen, dokumenteras i en daganteckning hur arbetssökandet fungerar och vad arbetsförmedlaren och den arbetssökande har kommit överens om. Vid behov uppdateras också handlingsplanen vid detta tillfälle. 4.2 Nya rutiner och ändringar i systemstöden våren 2014 Delar av Arbetsförmedlingens rutiner för uppföljning av aktivitetsrapporter ändrades den 20 mars 2014 enligt ett GD-beslut för att minska arbetsbelastningen på arbetsförmedlingarna och öka kvaliteten på det stöd som ges till arbetssökande. Den 26 maj infördes förändringar i systemstöden för aktivitetsrapportering, vilket har påverkat granskningen av aktivitetsrapporterna och återkopplingen till de arbetssökande. Den 4 juni publicerades förtydligande information på Vis om Arbetsförmedlingens rutiner vid granskning, återkoppling och uppföljning. 23 4.2.1 Nya rutiner från och med den 20 mars 2014 Förändringarna utifrån GD-beslutet innebar att kravet på att ha kontakt med samtliga arbetssökande med arbetslöshetsersättning en gång i månaden upphävdes. I stället är det den arbetssökandes behov av stöd som ska styra hur tät kontakt som krävs, och aktivitetsrapporten utgör ett underlag i bedömningen 20 Arbetsförmedlingens svar till IAF, 2014-02-04. 21 Arbetsförmedlingen Vis, GD-meddelande Aktivitetsrapporter och besöksfrekvens, 2013-10-17. 22 Arbetsförmedlingens svar till IAF, 2014-02-04. 23 Arbetsförmedlingen Vis, Granskning, återkoppling och uppföljning av aktivitetsrapporter, 2014-06-04. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 19

av detta. Om aktivitetsrapporten visar att den arbetssökande behöver öka sin sökaktivitet, inte är tillräckligt aktiv eller har behov av mer stöd ska arbetsförmedlaren kontakta honom eller henne för att eventuellt revidera handlingsplanen. Arbetssökande som inte lämnar in en aktivitetsrapport ska kontaktas på det sätt som arbetsförmedlaren anser vara lämpligt. 24 GD-beslutet innebar även att Arbetsförmedlingens rutiner för återkoppling till den arbetssökande på om sökaktiviteten är tillräcklig och stämmer överens med handlingsplanen förändrades avseende vilken kontaktväg som skulle användas. 4.2.2 Ändringar i systemstöden från den 26 maj 2014 Förändringarna som gäller från den 26 maj 2014 innebär att arbetsförmedlaren måste välja ett av två alternativ när han eller hon granskar aktivitetsrapporten: granskad, ok eller granskad, ej ok. Detta val gör att det skapas en automatisk daganteckning i AIS. I början av juni förtydligade Arbetsförmedlingen på Vis vad de nya rutinerna innebär i arbetet med aktivitetsrapporterna. Figur 4.1 beskriver arbetsprocessen i ett flödesschema 25 : Figur 4.1 Arbetsförmedlingens flödesschema över arbetsprocessen vid handläggningen av aktivitetsrapporter. En aktivitetsrapport ska bedömas som ok om sökaktiviteten är tillräcklig och de redovisade aktiviteterna stämmer överens med den arbetssökandes handlingsplan. Det finns då ingen anledning till att omgående kontakta den arbetssökande, utan innehållet i aktivitetsrapporten kan diskuteras vid nästa inplanerade uppföljningssamtal. Återkopplingen kan i dessa fall ges till den arbetssökande direkt via funktionen Min sida på Arbetsförmedlingens webbplats eller genom ett e-brev. I brevet får 24 Arbetsförmedlingen, Vis, Så påverkar gd-beslutet arbetet på Arbetsförmedlingen, 2014-03-27. 25 Arbetsförmedlingen, Vis, Granskning, återkoppling och uppföljning av aktivitetsrapporter, 2014-06-04. 20 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

den arbetssökande besked om att han eller hon har följt sin handlingsplan, samt att uppföljning av jobbsökandet därför inte behöver göras förrän vid nästa inplanerade uppföljningssamtal. Om sökaktiviteten inte är tillräcklig, om de redovisade aktiviteterna inte stämmer överens med handlingsplanen eller om aktivitetsrapporten innehåller information som kräver att Arbetsförmedlingen behöver ta kontakt med den arbetssökande, ska aktivitetsrapporten bedömas som ej ok. Arbetsförmedlingen ska då kontakta den arbetssökande för ett uppföljningssamtal via telefon eller ett besök. Syftet med kontakten är att informera om varför Arbetsförmedlingen har bedömt aktivitetsrapporten som ej ok och att diskutera innehållet i aktivitetsrapporten. I övrigt gäller att Arbetsförmedlingen ska ha ett individuellt uppföljningssamtal minst var fjärde månad med alla arbetssökande. Arbetsförmedlingen ska ha tätare kontakt med de arbetssökande som bedöms behöva öka sin sökaktivitet, förändra sin jobbsökarstrategi eller har annat behov av stöd. 26 4.3 Arbetsförmedlingens rutiner för underrättelser Detta avsnitt redogör kortfattat för de rutiner för underrättelser som beskrivs i Arbetsförmedlingens handläggarstöd Meddelande 27 till arbetslöshetskassa. 4.3.1 När ska en underrättelse skickas? En underrättelse ska skickas till arbetslöshetskassan så snart som Arbetsförmedlingen får kännedom om den händelse som ger anledning till underrättelsen. Arbetsförmedlaren behöver enligt handläggarstödet inte ta kontakt med den arbetssökande innan underrättelsen skickas till arbetslöshetskassan. När underrättelsen har skickats till arbetslöshetskassan, skickas även ett e-brev till den arbetssökande. 4.3.2 Hur skickas underrättelserna? Underrättelser skickas elektroniskt genom systemstödet för meddelanden. Vissa underrättelser skapas och skickas automatiskt. Detta gäller till exempel när arbetssökande som får eller begär arbetslöshetsersättning inte lämnar in sin aktivitetsrapport inom utsatt tid. Underrättelsen finns i dessa fall tillgänglig för arbetsförmedlaren under nästkommande arbetsdag, så att den kan stoppas om den skapats felaktigt eller för att Arbetsförmedlingen ska kunna lägga till ytterligare information. Arbetsförmedlaren måste i de fall underrättelsen stoppas ange en motivering i systemstödet. 26 Arbetsförmedlingen Vis, Granskning, återkoppling och uppföljning av aktivitetsrapporter, 2014-06-04. 27 Arbetsförmedlingen har valt att kalla underrättelser för meddelanden. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 21

4.3.3 Vem kan skicka en underrättelse? Enligt Arbetsförmedlingens handläggarstöd om meddelanden kan alla anställda med behörighet till den aktuella sökandeblanketten i AIS skicka en underrättelse till arbetslöshetskassan. Det kan dock finnas anledning att lämna över till ansvarig handläggare, om den handläggare som får kännedom om händelsen saknar förutsättningar för att göra en komplett bedömning. Informationen ska i sådana fall dokumenteras och vidarebefordras till den ansvariga handläggaren. 4.3.4 Vilka uppgifter ska underrättelsen innehålla? I underrättelsen ska Arbetsförmedlingen, enligt handläggarstödet beskriva vad som hänt och orsaken till att den arbetssökandes rätt till arbetslöshetsersättning kan påverkas. Det kan till exempel vara information om tillgången till lediga arbeten när den arbetssökande har uppgett att han eller hon inte har funnit några arbeten att söka. Arbetsförmedlingen ska i underrättelsen även ange händelsedatum, som antingen är den tidpunkt då händelsen som låg till grund för underrättelsen inträffade eller tidpunkten för Arbetsförmedlingens bedömning. Om den arbetssökande har lämnat en beskrivning av händelsen till Arbetsförmedlingen innan underrättelsen har skickats, ska även denna beskrivning läggas till i underrättelsen. Arbetsförmedlingen kan i efterhand komplettera en underrättelse antingen på begäran av arbetslöshetskassan eller på eget initiativ för att ny information tillkommit. 22 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF

5 Arbetsförmedlingens uppföljning av aktivitetsrapporteringen, stickprovskontroller och pågående utvecklingsarbete Arbetsförmedlingen följer månadsvis upp sitt arbete med uppdragen inom arbetslöshetsförsäkringen och aktivitetsrapporteringen genom indikatorer. De har även påbörjat ett internt utvecklingsarbete för att öka kvaliteten i ärendehandläggning och dokumentation. 5.1 Indikatorer Arbetsförmedlingens indikatorer för arbetslöshetsförsäkringen är ett stöd i Arbetsförmedlingens uppföljning av uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen. Indikatorerna ska ge en bild av hur kontrollfunktionen fungerar och hur rättssäkerheten tillgodoses. Flera av dessa indikatorer rör aktivitetsrapporteringen. Nedan framgår resultatet för några av dessa för mars 2014: Andelen aktivitetsrapporter som är granskade inom 14 kalenderdagar efter att de har kommit in (84 %) Andelen underrättelser som är skickade med orsaken Inte aktivt sökt lämpliga arbeten när sökande i aktivitetsrapporten har angett att han eller hon inte har någon aktivitet att rapportera (10,9 %) Andelen systeminitierade underrättelser med orsaken Inte lämnat in aktivitetsrapport i tid som inte har stoppats av arbetsförmedlare (97,8 %) 28 Indikatorer finns även specifikt för aktivitetsrapporteringen som ett stöd för att kunna följa upp och ge en bild av hur aktivitetsrapporteringen fungerar. Dessa indikatorer gäller för samtliga personer som ska lämna in en aktivitetsrapport, alltså inte bara de som får arbetslöshetsersättning. Exempel på indikatorer är: Antal/andel personer som lämnat in aktivitetsrapport Antal/andel av de som lämnat aktivitetsrapport som har en aktuell handlingsplan vid rapportperiodens slut Det finns också en indikator som mäter antal och andel underrättelser som är skickade inom olika kategorier, till exempel Missköter sitt arbetssökande. Underrättelserna går dock inte att koppla ihop med granskningen och uppföljningen av aktivitetsrapporten, varför måttet som redovisas gäller det totala antalet underrättelser som är skickade under den aktuella månaden. 28 Resultaten är hämtade från Arbetsförmedlingen, Vis. Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF 23

5.2 Stickprovskontroller Arbetsförmedlingen har, enligt uppgift från huvudkontoret, under 2014 påbörjat ett arbete med interna uppföljningar. Resultaten från dessa kommer att användas av Arbetsförmedlingen för att identifiera utvecklingsområden och för att kontinuerligt ge underlag i arbetet med att säkerställa kontrollfunktionen. Uppföljningarna görs genom stickprovskontroller där bland annat handläggningen av aktivitetsrapporter följs upp. Under perioden oktober 2013-februari 2014 har Arbetsförmedlingen följt upp 300 ärenden på riksnivå genom en ärendegranskning. 29 Resultaten visade att i 31 aktivitetsrapporter hade de arbetssökande inget att rapportera för den aktuella perioden, två underrättelser skickades till arbetslöshetskassan i dessa fall. I 216 aktivitetsrapporter fanns en eller två redovisade aktiviteter, sex underrättelser skickades för dessa. Arbetsförmedlingens reflektioner utifrån ärendegranskningen är att många arbetssökande inte hade någon kontakt eller uppföljning med Arbetsförmedlingen under den period som granskades. I flertalet fall där det fanns en kontakt, skedde det på initiativ av den arbetssökande. Många arbetssökande blev inte kallade till ett besök, uppföljning eller någon annan aktivitet på Arbetsförmedlingen. Det fanns i många fall ingen dokumentation i ärendet förutom att aktivitetsrapporten hade kommit in. Övriga reflektioner som Arbetsförmedlingen har gjort är att arbetsförmedlaren många gånger hade valt att inte skicka en underrättelse till arbetslöshetskassan när den arbetssökande hade lämnat sådan information som vanligen bör leda till att en underrättelse skickas. Enligt dokumentationen hade Arbetsförmedlingen i några av dessa fall informerat de arbetssökande om att de inte uppfyllde villkoren i arbetslöshetsförsäkringen, och om att en underrättelse kommer att skickas vid upprepat beteende. 5.3 Internt utvecklingsarbete Enligt Arbetsförmedlingens återrapportering 2014 30 har de genomfört flera insatser för att utveckla dokumentationen och därmed säkerställa möjligheten att följa upp kontrollfunktionen i arbetslöshetsförsäkringen. Två nya systemstöd har utvecklats för hantering av aktivitetsrapporter och för att skicka underrättelser. AIS har vidareutvecklats och ett handläggarstöd i förvaltningsrätt har tagits fram. Arbetsförmedlingen har även under våren 2014 tagit fram en utbildning Statstjänstemannarollen Förvaltningsrätt och offentlighet 31. Anledningen till detta är bland annat att JO i flera beslut har påtalat brister i Arbetsförmedlingens 29 Arbetsförmedlingen har även under samma period följt upp 600 ärenden inom tre marknadsområden. 30 Arbetsförmedlingens återrapportering 2014, Ökad sökaktivitet genom tydligare krav och ökad uppföljning, 2014-06-13. 31 Enligt kontakt med Arbetsförmedlingens huvudkontor, 2014-06-18. 24 Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder utifrån innehållet i aktivitetsrapporter, IAF