Arbetsförmedlingens handläggning och dokumentation när anvisat arbete inte sökts

Transkript

1 2012:10 Arbetsförmedlingens handläggning och dokumentation när anvisat arbete inte sökts Rapport initierad av IAF Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

2 Dnr: IAF 2011/331 T1 Arbetsförmedlingen Hälsingegatan Stockholm Arbetsförmedlingens handläggning och dokumentation när anvisat arbete inte sökts Rapport initierad av IAF Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har granskat Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner för handläggning av ärenden där anvisade arbeten inte sökts och underrättelse inte lämnats. Arbetsförmedlingen har fått möjlighet att faktagranska och lämna synpunkter på rapporten. IAF har presenterat rapporten för Arbetsförmedlingen vid ett möte den 17 augusti Beslut i detta ärende har fattats av Anne-Marie Qvarfort, generaldirektör. Beställare har varit Gunilla Wandemo, chef för granskningsenheten. Rapporten har utarbetats inom IAF av utredarna Jerry Lindblom (uppdragsledare) och Ulrika Bird-Radolovic, granskningsenheten. I arbetet har även utredarna Stefan Andersson, Petra Capelle och försäkringsjurist Kerstin Claesson deltagit. I den slutliga beredningen har Jessica Idbrant, chef för analysenheten och Lars Seger, chefsjurist deltagit. Katrineholm den 14 september 2012 Anne-Marie Qvarfort Generaldirektör Gunilla Wandemo Chef för granskningsenheten Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen Box Katrineholm 2 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

3 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte, avgränsningar och frågeställningar Metod och genomförande Begrepp och definitioner Förutsättningar för Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden Förvaltningslagens allmänna krav på handläggningen Arbetsförmedlingens särskilda uppdrag och krav på handläggningen Arbetsförmedlingens interna styrdokument för handläggningen Anvisningar till lämpligt arbete Omfattning och utfall av lämnade anvisningar Orsaker till att inte skicka underrättelser när anvisade arbeten inte sökts Ärendegranskning av Arbetsförmedlingens dokumentation Dokumentationen i de granskade ärendenas daganteckningar Arbetsförmedlingens egen kontroll av handläggningen Slutsatser Käll- och litteraturförteckning Bilaga 1 Urval inför ärendegranskningen Bilaga 2 Granskningsmall Bilaga 3 Arbetsförmedlingens arbete med stickprovskontroller Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 3

4 Sammanfattning Genom att anvisa till lämpligt arbete kan Arbetsförmedlingen uppmana en arbetssökande som har eller ansöker om arbetslöshetsersättning att söka ett visst arbete. Om den arbetssökande inte söker det anvisade arbetet kan det leda till sanktioner för henne eller honom. Granskningen som ligger till grund för denna rapport har huvudsakligen uppehållit sig kring Arbetsförmedlingens handläggning och dokumentation när anvisat arbete inte sökts. Uppdragets inriktning och genomförande Syftet med detta uppdrag har varit att belysa Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner för handläggning av ärenden där anvisade arbeten inte sökts och underrättelse inte lämnats. Särskilt fokus har IAF lagt vid Arbetsförmedlingens ärendedokumentation. IAF har i uppdraget sammanställt statistik över anvisningar till lämpligt arbete för åren och genomfört en ärendegranskning avseende dokumentationen i ärenden från fjärde kvartalet Härutöver har IAF inhämtat uppgifter om Arbetsförmedlingens egen kontroll av handläggningen. Resultat - Under 2011 lämnade Arbetsförmedlingen totalt anvisningar till lämpligt arbete. Antalet anvisningar som inte resulterade i platsansökan var , vilket motsvarade 11 procent av det totala antalet anvisningar. - Av de anvisningar som inte resulterade i platsansökan var det stycken (95 procent) som inte resulterade i underrättelser. - Det fanns skillnader mellan Arbetsförmedlingens marknadsområden avseende utfallet av anvisningar under De vanligaste registrerade orsakerna till att inte skicka underrättelser till arbetslöshetskassorna var att den sökande fått löfte om annat lämpligare arbete, att den sökande hade bristande utbildning och yrkesvana, och att det hade skett en felregistrering av anvisningen från Arbetsförmedlingens sida. - I 30 procent av de ärenden som ingick i ärendegranskningen av dokumentationen saknades helt relaterad dokumentation i daganteckningarna. I de ärenden där det i daganteckningarna i någon utsträckning fanns relaterad dokumentation saknades i många fall ändå dokumentation som stödjer de bedömningar som Arbetsförmedlingen gjort. 4 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

5 Slutsatser Även om det huvudsakligen är arbetslöshetskassorna som administrerar arbetslöshetsförsäkringen är Arbetsförmedlingens kontrollfunktion grundläggande för att försäkringen ska fungera på ett rättssäkert och effektivt sätt. De bedömningar som Arbetsförmedlingen gör i enskilda ärenden kan få konsekvenser för den enskilde och det är därför av vikt att Arbetsförmedlingens rutiner för handläggning både är ändamålsenliga och att de efterlevs. Resultatet av IAF:s ärendegranskning av dokumentationen visar att andelen ärenden som i daganteckningarna helt saknade dokumentation som var relaterad till ärendet uppgår till 30 procent av de granskade ärendena. Också bland övriga granskade ärenden, där det i någon utsträckning fanns relaterad dokumentation i daganteckningarna, har det ofta saknats uppgifter som stödjer de orsaker som angivits för att inte underrätta arbetslöshetskassan. Arbetsförmedlingens egen ärendegranskning visar på liknande resultat. En förutsättning för att kunna säkerställa rättssäkerhet och effektivitet i handläggningen är att ärendedokumentationen sker på ett tillfredsställande sätt. I ärenden som saknar tillräcklig dokumentation går det i efterhand inte att utläsa om det funnits en saklig grund för skillnader i de bedömningar som Arbetsförmedlingen gjort i varje enskilt fall. Det går därmed inte heller att kontrollera om en rättssäker och effektiv handläggning har skett, vare sig genom Arbetsförmedlingens interna kontroller eller genom den tillsyn som IAF är satt att utöva. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 5

6 1 Inledning För att ha rätt till ersättning från arbetslöshetsförsäkringen måste den som är arbetslös stå till arbetsmarknadens förfogande, det vill säga - vara oförhindrad att åta sig arbete, - vara beredd att anta erbjudet lämpligt arbete, - ha anmält sig som arbetssökande på den offentliga arbetsförmedlingen och - aktivt söka lämpligt arbete. Det är huvudsakligen arbetslöshetskassorna som administrerar arbetslöshetsförsäkringen, men även Arbetsförmedlingen har vissa uppgifter att fullgöra i förhållande till försäkringen. En av dessa uppgifter består i att kontrollera om de arbetssökande uppfyller grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen och om de står till arbetsmarknadens förfogande. Genom att anvisa till lämpligt arbete kan Arbetsförmedlingen uppmana en arbetssökande som har eller ansöker om arbetslöshetsersättning att söka ett visst arbete. Om den arbetssökande inte söker det anvisade arbetet kan det leda till sanktioner för henne eller honom. Arbetsförmedlingen ska i sådana fall underrätta den aktuella arbetslöshetskassan och det är därefter arbetslöshetskassan som utreder frågan vidare och beslutar om eventuella påföljder. En av IAF:s uppgifter i förhållande till försäkringen är att utöva tillsyn över Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har samband med arbetslöshetsförsäkringen genom att granska om Arbetsförmedlingen håller sig till juridiskt bindande regler. Granskningen som ligger till grund för denna rapport är en del av detta arbete och har huvudsakligen uppehållit sig kring Arbetsförmedlingens handläggning och dokumentation när anvisat arbete inte sökts. 1.1 Bakgrund I regleringsbrevet för 2008 fick IAF ett uppdrag att redogöra för hur IAF genom sin tillsyn verkat för att Arbetsförmedlingen tillämpar arbetslöshetsförsäkringen på ett korrekt och likformigt sätt. 1 I redovisningen till regeringen framhöll IAF att det fanns brister i Arbetsförmedlingens dokumentation som har betydelse för arbetslöshetsersättningen. Vidare betonades att en god dokumentation i de arbetssökandes ärenden är en förutsättning för möjligheten att bedriva ett effektivt och rättssäkert förmedlingsarbete och att brister i Arbetsförmedlingens ärendedokumentation även inverkar på IAF:s möjlighet att bedriva en effektiv granskning av hur försäkringsreglerna tillämpas. 2 Till grund för dessa slutsatser låg bland annat 1 Regleringsbrev för budgetåret 2008 avseende Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, A2007/6701/AE, A2007/6723/Adm (delvis). 6 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

7 IAF:s rapporter om säsongsarbetslöshet 3, avanmälan 4 och Arbetsförmedlingen Kultur 5. Även senare har IAF granskat Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden som har samband med arbetslöshetsförsäkringen. Exempelvis genomfördes 2009 en granskning av hur Arbetsförmedlingens arbete med matchning till ledigt arbete förhöll sig till uppdraget att kontrollera att de arbetssökande uppfyllde de allmänna villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Även i denna granskning uppmärksammades brister i Arbetsförmedlingens ärendedokumentation. I rapporten redovisades bland annat en sammanställning av de vanligaste motiveringarna för att inte lämna underrättelse när anvisat arbete inte sökts, där den vanligaste motiveringen var att de arbetssökande meddelat att de fått löfte om annat arbete. Bland dessa ärenden saknade majoriteten uppgifter som styrkte att den arbetssökande faktiskt hade fått något löfte om annat arbete. Motsvarande gällde för den näst vanligaste motiveringen, bristande utbildning eller yrkeserfarenhet, där det nästan aldrig gick att utläsa om arbetsförmedlaren haft något ytterligare underlag för att styrka den arbetssökandes egen bedömning Syfte, avgränsningar och frågeställningar Syftet med denna granskning har varit att belysa Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner för handläggning av ärenden där anvisade arbeten inte sökts och underrättelse inte lämnats. Utifrån syftet har följande frågeställningar formulerats: - I vilken utsträckning söker de arbetssökande anvisade arbeten och i vilken utsträckning underrättar Arbetsförmedlingen arbetslöshetskassorna när anvisade arbeten inte sökts? - Vilka orsaker anges i de fall då Arbetsförmedlingen inte underrättar arbetslöshetskassorna om att anvisade arbeten inte sökts? - I vilken utsträckning stödjer Arbetsförmedlingens dokumentation de orsaker som angivits för att inte underrätta arbetslöshetskassan när anvisade arbeten inte sökts? - Hur ser Arbetsförmedlingens egen kontroll ut avseende ärenden där arbetssökande inte sökt anvisat arbete och där underrättelse inte lämnats? 2 IAF 2008/874, Hur IAF genom sin tillsyn verkat för att Arbetsförmedlingen tillämpar arbetslöshetsförsäkringen på ett korrekt och likformigt sätt: Redovisning från Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) av uppdrag enligt regleringsbrev 2008, s IAF 2008:5 Arbetslöshetsersättning vid återkommande säsongsarbetslöshet 4 IAF 2008:7 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket kring avanmälan till arbetslöshetskassan 5 IAF 2008:4 Tillämpningen av reglerna för arbetslöshetsförsäkringen vid Arbetsförmedlingen Kultur. 6 IAF 2009:3 Arbetsförmedlingens arbete med matchning till lediga tjänster och kontroll av grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 7

8 Som beskrivet ovan har syftet med granskningen varit att belysa Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner för handläggning med fokus på ärendedokumentationen. IAF har därför inte kontrollerat om IAF:s föreskrifter om lämpligt arbete tillämpats korrekt eller om Arbetsförmedlingen har gjort korrekta bedömningar av att inte skicka underrättelser när arbetssökande har meddelat att de inte har sökt anvisade arbeten. 1.3 Metod och genomförande Uppdraget inleddes med att IAF i maj 2011 träffade representanter från Arbetsförmedlingens huvudkontor för att informera dem om uppdraget och för att inhämta information om uppdragsområdet. IAF sammanställde därefter statistik över anvisningar till lämpligt arbete för åren Statistiken utgår ifrån arbetssökande som vid anvisningstillfället hade ersättning från arbetslöshetsförsäkringen och sammanställningen omfattar samtliga anvisningar till lämpligt arbete som lämnats till dessa arbetssökande. Statistiken hämtades från Arbetsförmedlingens databas Datalagret och IAF:s databas ASTAT. För att kunna besvara frågan om Arbetsförmedlingens dokumentation genomförde IAF en ärendegranskning i AIS, Arbetsförmedlingens Informationssystem. 7 Granskningen avsåg ärenden där Arbetsförmedlingen hade lämnat en anvisning till lämpligt arbete till en arbetssökande. Ytterligare två villkor skulle vara uppfyllda för att ärendet skulle ingå i granskningen: - Det anvisade arbetet hade enligt Arbetsförmedlingens dokumentation inte blivit sökt - Arbetsförmedlingen hade inte lämnat underrättelse till berörd arbetslöshetskassa trots att det anvisade arbetet inte blivit sökt De ärenden som skulle granskas valdes ut genom ett stratifierat urval utifrån Arbetsförmedlingens marknadsområden, detta för att kunna säkerställa en geografisk spridning. Den tidsperiod som ärendegranskningen av dokumentationen avsåg var det fjärde kvartalet För en mer detaljerad beskrivning av urvalet, se bilaga 1. Under ärendegranskningen av dokumentationen använde IAF en på förhand framtagen granskningsmall, som finns som bilaga 2. Som underlag till den del av granskningen som behandlade Arbetsförmedlingens egen kontroll av handläggningen hämtade IAF information från VIS, Arbetsförmedlingens intranät. IAF ställde även kompletterande frågor till Arbetsförmedlingen. IAF:s kompletterande frågor och Arbetsförmedlingens svar finns i Bilaga 3. 7 AIS är det IT-system som Arbetsförmedlingen använder vid handläggningen av arbetsförmedlingsärenden. 8 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

9 1.4 Begrepp och definitioner Anvisning till lämpligt arbete Platsansökan Ärende I rapporten används genomgående kortformen anvisning synonymt med anvisning till lämpligt arbete. Begreppet platsansökan avser en arbetssökandes ansökan om arbete. När begreppet ärende används i denna rapport avses konsekvent samtliga aktiviteter som har att göra med en specifik anvisning till lämpligt arbete. I ett ärende ingår alltså dels själva anvisningen och dels de aktiviteter som har utförts med anledning av den lämnade anvisningen, inklusive dess uppföljning. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 9

10 2 Förutsättningar för Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden Förutom de lagar, förordningar och föreskrifter som styr Arbetsförmedlingens arbete, regleras den dagliga verksamheten av interna styrdokument såsom metodbeskrivningar och handläggarstöd. Detta kapitel innehåller en sammanställning av de regelverk och de interna styrdokument som reglerar Arbetsförmedlingens handläggning av ärenden där anvisade arbeten inte sökts och underrättelse inte lämnats. 2.1 Förvaltningslagens allmänna krav på handläggningen Arbetsförmedlingen omfattas som andra förvaltningsmyndigheter av förvaltningslagen (1986:223). I lagens 7 regleras de allmänna kraven på handläggning av ärenden. Där framgår att varje ärende där någon enskild är part skall handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. I förvaltningslagen framgår också att enskilda ska kunna lämna uppgifter i sina ärenden muntligt och att uppgifter som myndigheten får på annat sätt än genom en handling ska antecknas av myndigheten. Villkoret för enskildas rätt att muntligen lämna uppgifter är att det måste kunna ske med hänsyn till arbetets behöriga gång. 2.2 Arbetsförmedlingens särskilda uppdrag och krav på handläggningen Arbetsförmedlingen ska enligt 4 punkterna 1 och 7 i förordningen (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring och att felaktiga utbetalningar inte görs. Arbetsförmedlingens uppdrag inom arbetslöshetsförsäkringen innebär att kontrollera att arbetssökande som får eller begär arbetslöshetsersättning uppfyller de allmänna villkoren som anges i 9 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF) (ofta betecknat kontrollfunktionen respektive grundvillkoren ). Arbetsförmedlingen ska även bevaka de situationer som enligt bestämmelserna i ALF kan leda till avstängning från eller nedsättning av arbetslöshetsersättning. När en arbetssökande som får eller begär ersättning från en arbetslöshetskassa inte uppfyller villkoren ska Arbetsförmedlingen vidta åtgärder i enlighet med förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Enligt 16 ska Arbetsförmedlingen lämna en underrättelse eller avanmäla den arbetssökande till den arbetslöshetskassa som han eller hon får ersättning från bland annat om den sökande: 10 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

11 - avvisar ett lämpligt arbete [ ], - uppenbarligen vållar att en anställning inte kommer till stånd, - uppträder så att det finns anledning [ ] att förmoda att sökanden inte vill eller kan anta något som helst arbete, eller - i övrigt inte bedöms uppfylla de allmänna villkoren för rätt till ersättning i 9 1, 2, 4 eller 5 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring. Med underrättelsen som underlag ska arbetslöshetskassan utreda och besluta om den sökande har uppfyllt villkoren och följt reglerna. I de fall den sökande inte har följt reglerna ska arbetslöshetskassan besluta om ekonomisk sanktion. Sanktion efter underrättelse kan innebära nedsättning av ersättning, avstängning från ersättning under viss tid eller att ersättningsrätten upphör till dess att Arbetsförmedlingen bedömer att sökande återigen uppfyller de allmänna villkoren. Den dokumentation som ett arbetsförmedlingsärende enligt 38 i Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4) ska innehålla är de uppgifter som har lämnats eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende. I 20 i de administrativa föreskrifterna regleras även hur underrättelser ska göras och vad de ska innehålla, nämligen att de ska ske skriftligen och redogöra för - de omständigheter som ligger till grund för underrättelsen, - vad den sökande har anfört i sammanhanget, samt - Arbetsförmedlingens kommentarer till det den sökande har anfört. 2.3 Arbetsförmedlingens interna styrdokument för handläggningen Arbetsförmedlingen har ett antal interna styrdokument som beskriver arbetssätt och rutiner för handläggningen av ärenden, till exempel handläggarstöd, riktlinjer och metoddokument. Detta avsnitt innehåller en kortfattad beskrivning av rutinerna för matchning och anvisning till lämpligt arbete, kontroll av villkoren i försäkringen och dokumentation med betoning på de delar som berör arbetslöshetsförsäkringen Matchning och anvisning till lämpligt arbete Enligt interna styrdokument ska Arbetsförmedlingen matcha de inskrivna arbetssökande mot de lediga arbeten som finns registrerade i AIS. Arbetsförmedlingen ska göra en professionell bedömning av hur den arbetssökandes kompetens överensstämmer med arbetsgivarnas krav i respektive platsbeskrivning. 8 8 Aktivitetsbeskrivning och kvalitetskriterier till metoden Anvisa till ledig plats samt Riktlinjer för anvisningar till lämpligt arbete eller arbetsmarknadspolitiskt program och handläggarstödet Uppföljning av anvisning. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 11

12 Bedömningen ska göras utifrån vad som anges i Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrifter om tillämpningen av 11 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring gällande lämpligt arbete. Om bedömningen resulterar i att det aktuella arbetet är lämpligt för den arbetssökande, kan arbetsförmedlaren uppmärksamma den arbetssökande på det genom att lämna eller skicka platsinformation eller en anvisning att söka arbetet. Platsinformation är ett förslag från Arbetsförmedlingen till den arbetssökande om ett lämpligt sökbart arbete, inte en formell uppmaning med koppling till villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Den arbetssökande avgör själv om han eller hon ska söka arbetet eller inte. Eftersom begreppet platsinformation inte har någon koppling till arbetslöshetsförsäkringen berörs det inte ytterligare i denna rapport. En anvisning till lämpligt arbete är, till skillnad från platsinformation, en formaliserad uppmaning till en arbetssökande att söka ett visst arbete. Att inte söka ett anvisat arbete kan leda till sanktioner för personer som har arbetslöshetsersättning. I anvisningen ska det framgå, förutom uppgifter om den aktuella anställningen, vilket datum den sökande senast ska redovisa till Arbetsförmedlingen om han eller hon har sökt platsen eller inte. Datumet sätts automatiskt av AIS och rutinen bygger på att den sökande själv redovisar vad han eller hon gjort eller vad som hänt med anledning av den lämnade anvisningen. Redovisningen kan göras antingen per post, telefon, e-post eller vid ett personligt besök. Om den sökande inte lämnar denna redovisning till Arbetsförmedlingen i tid, ska Arbetsförmedlingen skicka en avanmälan till arbetslöshetskassan Kontroll och påföljder I aktivitetsbeskrivningen till metoden Följa upp Söka arbete framgår det att alla anvisningar ska följas upp av Arbetsförmedlingen och att en sammanfattning av de uppgifter som är relevanta för uppföljningen och den fortsatta planeringen ska dokumenteras. Arbetsförmedlingen är skyldig att underrätta arbetslöshetskassan om sådant som kan påverka den arbetssökandes rätt till ersättning. 12 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

13 2.3.3 Dokumentation Arbetsförmedlingen har, utöver vad som framgår av Förvaltningslagen och AMSFS 2005:4, inte fastställt några riktlinjer för vad en fullgod dokumentation ska innehålla och hänvisar till att varje ärende är individuellt och dokumentationen måste anpassas därefter. 9 När en underrättelse inte lämnas ska dock skälen till det dokumenteras. Skälet dokumenteras genom en särskild registrering i AIS och handläggningen kan inte fullföljas med mindre än att registreringen har blivit gjord. Utöver den obligatoriska registreringen i AIS ska skälet dokumenteras i en daganteckning. Även motiveringen ska utvecklas i en daganteckning och dokumentationen är lika viktig när underrättelse inte lämnas som när sådan lämnas Arbetsförmedlingens svar på frågor som återstod efter granskningens uppstartsmöte. 10 Aktivitetsbeskrivning till metoden Anvisa till ledig plats, samt Handläggarstödet Uppföljning av anvisning. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 13

14 3 Anvisningar till lämpligt arbete I föregående kapitel beskrevs i korthet Arbetsförmedlingens rutiner för anvisning och uppföljning av anvisning till lämpligt arbete. Där framkom bland annat att Arbetsförmedlingen ska följa upp alla anvisningar och är skyldig att underrätta arbetslöshetskassan om sådant som kan påverka den arbetssökandes rätt till ersättning. I detta kapitel presenteras omfattningen av Arbetsförmedlingens anvisningar och utfallet av desamma under åren I kapitlet beskrivs även de orsaker som arbetsförmedlarna kunde ange då de gjorde bedömningen att inte skicka någon underrättelse till berörd arbetslöshetskassa trots att ett anvisat arbete inte blivit sökt. Statistiken i kapitlet omfattar samtliga anvisningar till lämpligt arbete som lämnats till de arbetssökande som vid anvisningstillfället hade ersättning från arbetslöshetsförsäkringen. Eftersom statistiken utgår ifrån lämnade anvisningar och inte från arbetssökande personer kan enskilda arbetssökande förekomma vid fler än ett tillfälle i statistiken. I genomsnitt lämnades dock färre än två anvisningar per person och år till de arbetssökande som statistiken omfattar. 3.1 Omfattning och utfall av lämnade anvisningar Omfattningen av Arbetsförmedlingens anvisningar till lämpligt arbete anges i tabell 1 och 3 som det totala antalet anvisningar som Arbetsförmedlingen lämnade till de arbetssökande. För att beskriva utfallet av de lämnade anvisningarna presenteras i tabellerna dels: - i vilken utsträckning de anvisningar som lämnats inte resulterade i platsansökan (antal och andel), och dels - i vilken utsträckning de anvisningar som inte resulterade i platsansökan inte resulterade i att Arbetsförmedlingen skickade en underrättelse till berörd arbetslöshetskassa (antal och andel). 14 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

15 Tabell 1: Totalt antal anvisningar till lämpliga arbeten , samt antal och andel av dessa som inte resulterade i platsansökan År Anvisningar till lämpliga arbeten, totalt Anvisningar som inte resulterade i ansökan Antal Antal Andel (%) Tabell 2: Antal anvisningar som inte resulterade i platsansökan , samt antal och andel av dessa som inte resulterade i underrättelse till berörd arbetslöshetskassa År Anvisningar som inte resulterade i ansökan Anvisningar som inte resulterade i underrättelse av dem som inte resulterade i ansökan Antal Antal Andel (%) Tabellerna 1 och 2 visar att Arbetsförmedlingen under 2011 lämnade totalt anvisningar till lämpligt arbete. Av dessa var det som inte resulterade i platsansökan, vilket motsvarade 11 procent av det totala antalet anvisningar. 11 Av de anvisningar till lämpligt arbete som inte resulterade i platsansökan var det stycken, det vill säga 95 procent, som inte resulterade i att Arbetsförmedlingen skickade underrättelser till berörda arbetslöshetskassor. Antalet anvisningar för år 2010 var lägre än motsvarande antal för åren 2009 och Relativt sett var dock skillnaderna små avseende utfallen av anvisningarna mellan de tre åren. När anvisningarna för 2011 delas upp utifrån Arbetsförmedlingens marknadsområden 12 blir fördelningen som den presenteras i tabellerna 3 och Enligt uppgifter som Arbetsförmedlingen registrerat att de arbetssökande lämnat. 12 Arbetsförmedlingen består av tio marknadsområden med arbetsmarknadsområden och lokala arbetsförmedlingar (där de arbetssökande är inskrivna). Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 15

16 Tabell 3: Totalt antal anvisningar till lämpliga arbeten 2011, samt antal och andel av dessa som inte resulterade i platsansökan, fördelat på Arbetsförmedlingens marknadsområden Marknadsområde Anvisningar till lämpliga arbeten, totalt Anvisningar som inte resulterade i ansökan Antal Antal Andel (%) Södra Norrland Norra Mälardalen Södra Mälardalen Östergötland Nordvästra Götaland Norra Norrland Stockholm Gotland Västra Svealand Småland Södra Götaland Göteborg Halland Tabell 3 visar omfattningen av anvisningar till lämpliga arbeten fördelat på Arbetsförmedlingens marknadsområden. Tabellen visar också att det fanns skillnader på upp till 6 procentenheter mellan marknadsområdena när det gällde i vilken utsträckning anvisningarna resulterade i ansökningar. 16 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

17 Tabell 4: Antal anvisningar som inte resulterade i platsansökan 2011, samt antal och andel av dessa som inte resulterade i underrättelse till berörd arbetslöshetskassa, fördelat på Arbetsförmedlingens marknadsområden År Anvisningar som inte resulterade i ansökan Anvisningar som inte resulterade i underrättelse av dem som inte resulterade i ansökan Antal Antal Andel (%) Norra Mälardalen Södra Norrland Södra Mälardalen Östergötland Stockholm Gotland Norra Norrland Nordvästra Götaland Västra Svealand Småland Södra Götaland Göteborg Halland Tabell 4 visar att det mellan marknadsområdena även fanns skillnader när det gällde i vilken utsträckning anvisningarna som inte resulterat i ansökan inte resulterat i underrättelser till berörda arbetslöshetskassor. Skillnaderna uppgick här till 5 procentenheter mellan de marknadsområden där anvisningarna i störst respektive minst utsträckning inte resulterat i underrättelser. 3.2 Orsaker till att inte skicka underrättelser när anvisade arbeten inte sökts När arbetsförmedlarna gör bedömningen att inte skicka underrättelser till arbetslöshetskassorna trots att anvisade arbeten inte sökts ska orsakerna registreras i AIS. Under perioden fanns det 17 valbara orsaker i systemet. I tabell 5 presenteras dessa orsaker och i vilken utsträckning de användes under respektive år. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 17

18 Tabell 5: Orsaker som Arbetsförmedlingen angivit för att inte underrätta arbetslöshetskassan om att den arbetssökande inte sökt ett anvisat arbete under åren Orsaker % Antal % Antal % Antal Löfte om annat lämpligare arbete Sökanden har bristande utbildning och yrkesvana Felregistrering från Arbetsförmedlingens sida Ej fått anvisning Anvisning ej lämnats i så god tid att sökande beretts möjlighet att söka arbetet Det finns styrkta medicinska hinder Arbetsgivaren har tagit tillbaka platsen Uppbär ej arbetslöshetsersättning Sökande har godtagbara familjeskäl Arbetsgivaren har avvisat ansökan Resor till och från arbetet kan ej ske inom rimlig tid/till skälig kostnad Anvisat deltidsarbete mindre lämpligt än nuvarande deltidsarbete Oacceptabla anställningsvillkor Inkomsten lägre än 90 procent av dagpenningen Sökanden har delpension och arbetstiden är mera än arbetsutbudet Det råder arbetskonflikt på arbetsplatsen Ej möjligt få bostad på arbetsorten Automatuppföljda Totalt De orsaker som Arbetsförmedlingen har kunnat ange för att inte lämna underrättelser trots att de arbetssökande inte sökt anvisade arbeten har varit desamma under perioden Av tabell 5 framgår att den inbördes ordningen utifrån hur ofta var och en av orsakerna angivits i stort är oförändrad från år till år. De tre orsaker som under samtliga tre år uppgavs i störst utsträckning var: - att den sökande fått löfte om annat lämpligare arbete, - att den sökande hade bristande utbildning och yrkesvana, och - att det skett en felregistrering från Arbetsförmedlingens sida. 18 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

19 Under 2009, 2010 och 2011 motsvarade ärendena i dessa tre kategorier sammantaget 67, 66, respektive 65 procent av det totala antalet ärenden för respektive år. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 19

20 4 Ärendegranskning av Arbetsförmedlingens dokumentation Syftet med ärendegranskningen har varit att ta reda på i vilken utsträckning Arbetsförmedlingens dokumentation stödjer de orsaker som angivits för att inte underrätta arbetslöshetskassan när anvisade arbeten inte sökts. Eftersom det inte fanns några fastställda riktlinjer, utöver vad som framgår av Förvaltningslagen (1986:223) och Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4), för vad en fullgod dokumentation ska innehålla avgränsades granskningen till att ta reda på hur stor andel av ärendenas daganteckningar som helt saknar dokumentation som var relaterad till den anvisning som låg till grund för att ärendet ingick i populationen. Totalt fanns det ärenden i populationen. Av dessa har ärenden granskats. 4.1 Dokumentationen i de granskade ärendenas daganteckningar I kapitel 3.2 beskrevs de 17 orsaker som kunde registreras i AIS när arbetsförmedlarna gjorde bedömningen att inte skicka underrättelse till arbetslöshetskassorna trots att anvisade arbeten inte sökts. I tabell 6 nedan presenteras en sammanställning av 15 av orsakerna och visar antalet granskade ärenden per kategori och andelen av de granskade ärendena där dokumentation helt saknades i daganteckningarna. De två orsaker som skiljer tabellerna åt, Ej möjligt få bostad på arbetsorten och Det råder arbetskonflikt på arbetsplatsen, förekom inte i urvalet och finns därför heller inte representerade i tabell Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

21 Tabell 6: Antalet granskade ärenden och andelen av de granskade ärendena där daganteckningarna helt saknade relaterad dokumentation Antal granskade ärenden Andel och antal ärenden där daganteckningarna helt saknade relaterad dokumentation % Antal Löfte om annat lämpligare arbete Sökanden har bristande utbildning och yrkesvana Felregistrering från Arbetsförmedlingens sida Ej fått anvisning Anvisning ej lämnats i så god tid att sökande beretts möjlighet att söka arbetet Det finns styrkta medicinska hinder Arbetsgivaren har tagit tillbaka platsen Uppbär ej arbetslöshetsersättning Sökande har godtagbara familjeskäl Arbetsgivaren har avvisat ansökan Anvisat deltidsarbete mindre lämpligt än nuvarande deltidsarbete Resor till och från arbetet kan ej ske inom rimlig tid/till skälig kostnad Oacceptabla anställningsvillkor Inkomsten lägre än 90 procent av dagpenningen Sökanden har delpension och arbetstiden är mera än arbetsutbudet Totalt Ärendegranskningen visar att det under den granskade tidsperioden fanns brister i Arbetsförmedlingens ärendedokumentation. Av tabell 6 framgår att det i 30 procent av samtliga granskade ärenden helt saknades relaterad dokumentation i daganteckningarna. I de ärenden där det funnits dokumentation i daganteckningarna i någon utsträckning har dokumentationen varit av skiftande kvalitet. Exempelvis saknades ofta information om vilket underlag som legat till grund för förmedlarens bedömning, eller om förmedlaren på något sätt hade kontrollerat de uppgifter som den sökande lämnat. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 21

22 I de ärenden där Arbetsförmedlingen inte lämnat någon underrättelse och hänvisar till att det skett en felregistrering från Arbetsförmedlingens sida saknades det ofta uppgifter om på vilket sätt registreringen varit felaktig. Det fanns även återkommande exempel på ärenden där Arbetsförmedlingen lämnat flera anvisningar till samma arbetssökande och där det var svårt att utläsa vilken av anvisningarna som respektive daganteckning hörde samman med. 22 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

23 5 Arbetsförmedlingens egen kontroll av handläggningen I regleringsbrevet för budgetåret 2010 fick Arbetsförmedlingen i uppdrag att redovisa vilka insatser myndigheten genomfört och planerar att genomföra för att förbättra arbetet med att säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring och att särskild vikt ska läggas vid kontroll av grundvillkoren. 13 Risken för felaktig tillämpning av arbetslöshetsförsäkringen hade enligt Arbetsförmedlingens interna kontrollplan för 2010 identifierats som ett kritiskt område och Arbetsförmedlingens generaldirektör informerade i ett GDmeddelande med instruktioner till alla chefer att särskilda satsningar skulle genomföras under 2010 och En av de särskilda satsningar som presenterades i GD-meddelandet var att det under 2010 skulle genomföras stickprovskontroller av ärenden där den sökande inte sökt anvisat arbete och där underrättelse inte lämnats. Syftet med kontrollerna uppgavs vara att undersöka om ärendena handlagts korrekt både avseende krav på dokumentation och om beslutet att inte lämna underrättelse är i enlighet med regelverket för arbetslöshetsförsäkringen. 15 Enligt Arbetsförmedlingen genomfördes granskningen i två omgångar för att kunna se om det skett någon förändring i handläggningen mellan de två tillfällena. I februari och mars 2011 granskades ärenden som avsåg första kvartalet I oktober och november 2011 granskades ärenden som avsåg första kvartalet Granskningarna genomfördes av resurspersoner med underrättelseansvar på de lokala arbetsförmedlingarna. Respektive arbetsmarknadsområde återrapporterade de sammanställda resultaten till Sektionen Arbetslöshetsförsäkring på Arbetsförmedlingens huvudkontor. 16 Den del av resultatet av Arbetsförmedlingens ärendegranskning som avser ärendenas dokumentation visar att 58 respektive 63 procent av ärendena handlagts korrekt avseende kraven på dokumentation under de två perioderna Regleringsbrev för budgetåret 2010 avseende Arbetsförmedlingen, A2009//3851/A, A2009/4009/ADM (slutligt). 14 GD-meddelande, Generaldirektörens instruktioner till alla chefer, Nr 6/ Instruktion till resurspersoner för ärendegranskning av anvisningar uppföljda kvartal ett 2010 och Se bilaga Arbetsförmedlingens återrapportering 2012, Samlad rapport för uppdrag 1, 3, 6 och 14. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 23

24 6 Slutsatser Även om det huvudsakligen är arbetslöshetskassorna som administrerar arbetslöshetsförsäkringen är Arbetsförmedlingens kontrollfunktion grundläggande för att försäkringen ska fungera på ett rättssäkert och effektivt sätt. De bedömningar som Arbetsförmedlingen gör i enskilda ärenden kan få konsekvenser för den enskilde och det är därför av vikt att Arbetsförmedlingens rutiner för handläggning både är ändamålsenliga och att de efterlevs. Tidigare granskningar har visat att det funnits brister i Arbetsförmedlingens dokumentation som har betydelse för arbetslöshetsersättningen. Även resultatet från granskningen som ligger till grund för denna rapport visar sådana brister. Genomgången av Arbetsförmedlingens förutsättningar för handläggning visar att det, utöver vad som framgår av Förvaltningslagen (1986:223) och Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4), inte finns några fastställda riktlinjer för vad som anses vara fullgod dokumentation i ett Arbetsförmedlingsärende. Motiveringen är enligt Arbetsförmedlingen att varje ärende är individuellt och dokumentationen måste anpassas därefter. Enligt Arbetsförmedlingen ska dock skälen tillsammans med en motivering dokumenteras i en daganteckning när en underrättelse inte lämnas. Resultatet av IAF:s ärendegranskning av dokumentationen visar att andelen ärenden som i daganteckningarna helt saknade dokumentation som var relaterad till ärendet uppgår till 30 procent av de granskade ärendena. Också bland övriga granskade ärenden, där det i någon utsträckning fanns relaterad dokumentation i daganteckningarna, har det ofta saknats uppgifter som stödjer de orsaker som angivits för att inte underrätta arbetslöshetskassan. Arbetsförmedlingens egen ärendegranskning visar på liknande resultat. En förutsättning för att kunna säkerställa rättssäkerhet och effektivitet i handläggningen är att ärendedokumentationen sker på ett tillfredsställande sätt. I ärenden som saknar tillräcklig dokumentation går det i efterhand inte att utläsa om det funnits en saklig grund för skillnader i de bedömningar som Arbetsförmedlingen gjort i varje enskilt fall. Det går därmed inte heller att kontrollera om en rättssäker och effektiv handläggning har skett, vare sig genom Arbetsförmedlingens interna kontroller eller genom den tillsyn som IAF är satt att utöva. 24 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

25 7 Käll- och litteraturförteckning Underlag som IAF har fått tillgång till från Arbetsförmedlingen Arbetsförmedlingen, Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner vid ej sökt anvisat arbete, IAF:s dnr 2011/331 T1: Skriftligt svar på kompletterande frågor ställda av IAF, Dnr: Af-2011/200104, Arbetsförmedlingen, Arbetsförmedlingens handläggning och rutiner vid ej sökt anvisat arbete, IAF:s dnr 2011/331 T1: Skriftligt svar på kompletterande frågor från IAF, daterade , Dnr: Af-2011/200104, Arbetsförmedlingen, Arbetsförmedlingens Återrapportering 2012, Samlad rapport för uppdrag 1, 3, 6 och 14, Underlag som IAF har inhämtat från Arbetsförmedlingens intranät Vis samt från Arbetsförmedlingens webbplats arbetsformedlingen.se Arbetsförmedlingen, Vis Anvisa till ledig plats aktivitetsbeskrivning Arbetsförmedlingen, Vis Anvisa till ledig plats kvalitetskriterier Arbetsförmedlingen, Vis Följa upp Söka arbete aktivitetsbeskrivning Arbetsförmedlingen, Vis Riktlinjer för anvisningar till lämpligt arbete eller arbetsmarknadspolitiskt program Arbetsförmedlingen, Vis Uppföljning av anvisning handläggarstöd Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4) om handläggning av arbetsförmedlingsärenden. Övrig kontakt med Arbetsförmedlingen Uppstartsmöte med Arbetsförmedlingen Övriga källor Förvaltningslag (1986:223). Förordning (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen. Förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring Rapport, IAF 2008/874 Hur IAF genom sin tillsyn verkat för att Arbetsförmedlingen tillämpar arbetslöshetsförsäkringen på ett korrekt och likformigt sätt: Redovisning från Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) av uppdrag enligt regleringsbrev Rapport, IAF 2008:1 Underrättelse till arbetslöshetskassan. Rapport, IAF 2008:4 Tillämpningen av reglerna för arbetslöshetsförsäkringen vid Arbetsförmedlingen Kultur. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 25

26 Rapport, IAF 2008:5 Arbetslöshetsersättning vid återkommande säsongsarbetslöshet. Rapport, IAF 2008:7 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket kring avanmälan. Rapport, IAF 2009:3 Arbetsförmedlingens arbete med matchning till lediga tjänster och kontroll av grundvillkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Rapport, IAF 2011:17 IAF:s uppföljning av Arbetsförmedlingens återrapportering 2010, fördjupade analyser. Regeringsbeslut, Regleringsbrev för budgetåret 2008 avseende Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen, A2007/6701/AE, A2007/6723/Adm (delvis). Regeringsbeslut, Regleringsbrev för budgetåret 2010 avseende Arbetsförmedlingen, A2009//3851/A, A2009/4009/ADM (slutligt). 26 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

27 Bilaga 1 Bilaga 1 Urval inför ärendegranskningen IAF har gjort ett stratifierat urval för att säkerställa en geografisk spridning, samt att tillräckligt många anvisningar kommer med i ärendegranskningen för att ge statistiskt signifikanta skattningar. Antalet ärenden som granskningen omfattat har bestämts utifrån en felmarginal på högst 2,5 procentenheter på populationsnivå med en konfidensgrad på 95 procent. Det innebär att IAF:s andelsskattningar med 95 procents sannolikhet avviker med högst 2,5 procentenheter från de sanna andelarna i populationen. Antalet anvisningar som skulle ingå i urvalet beräknades enligt: där är felmarginalen på 2,5 procentenheter och är det totala antalet anvisningar. Antalet granskade anvisningar som lämnats inom respektive marknadsområde har bestämts i proportion till det totala antalet anvisningar som lämnats inom respektive marknadsområde: där är det totala antalet anvisningar som lämnats inom respektive marknadsområde. Andelen granskade anvisningar är ca 32 procent. Populationen bestod av de anvisningar där arbetsförmedlaren inte hade lämnat underrättelse trots att det fanns dokumenterat att den arbetssökande inte hade sökt det anvisade arbetet. Därutöver skulle den arbetssökande ha varit ersättningsanmäld vid anvisningstillfället, inskriven i någon av sökandekategorierna 18 11, 21, 22 eller 23 samt fått arbetslöshetsersättning utbetald avseende arbetslös tid inom tidsperioden två veckor före eller efter anvisningsdatumet. 18 Det är endast i vissa sökandekategorier som arbetssökande är påanmälda till arbetslöshetskassan och därmed kan ansöka om arbetslöshetsersättning. Dessa är sökandekategorierna arbetslös (11), deltidsarbetslös (21) timanställd (22) och fiskare (23). Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 27

28 Bilaga 1 Tabell: Antal anvisningar och urvalsstorlek Marknadsområde Population, N Urval, n Göteborg Halland Kundtjänst Nordvästra Götaland Norra Mälardalen Norra Norrland Småland Stockholm Gotland Södra Götaland Södra Mälardalen Östergötland Södra Norrland Västra Svealand Totalt Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

29 Bilaga 2 Bilaga 2 Granskningsmall Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 29

30 Bilaga 3 Bilaga 3 Arbetsförmedlingens arbete med stickprovskontroller Bilaga 3 har följande innehåll: - Återstående frågor om Arbetsförmedlingens stickprovsgranskning - Arbetsförmedlingens skriftliga svar Återstående frågor om Arbetsförmedlingens stickprovsgranskning a) Hur genomfördes Arbetsförmedlingens granskning av ärenden där anvisat arbete inte sökts och ingen underrättelse har lämnats? b) Vad visar resultatet av ärendegranskningen där anvisade arbeten inte har sökts och ingen underrättelse har lämnats? c) Hur ser Arbetsförmedlingens uppföljning ut av resultatet från ärendegranskningen där anvisade arbeten inte har sökts och ingen underrättelse har lämnats? d) Vilka eventuella åtgärder har Arbetsförmedlingen genomfört eller planerar att genomföra med anledning av resultatet av ärendegranskningen där anvisade arbeten inte har sökts och ingen underrättelse har lämnats? 30 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

31 Bilaga 3 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 31

32 Bilaga 3 32 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF

33 Bilaga 3 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket då anvisat arbete inte sökts, IAF 33