Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt

Transkript

1 2013:21 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt Slutredovisning av regelorienterad granskning initierad av IAF Rättssäkerhet och effektivitet i arbetslöshetsförsäkringen

2 Dnr: 2011/818 Arbetsförmedlingens huvudkontor Stockholm Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt Slutredovisning av regelorienterad granskning initierad av IAF Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har granskat Arbetsförmedlingens tilllämpning av 16 2 stycket förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, när arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Denna rapport utgör slutredovisningen i det tillsynsuppdrag som IAF under perioden april 2012 september 2013 har genomfört riktat till Arbetsförmedlingens tio geografiska marknadsområden. Uppdraget har genomförts för ett marknadsområde i taget och har resulterat i tio delrapporter, som ligger till grund för denna slutrapport. Delrapporterna har löpande lämnats till respektive marknadsområde och till Arbetsförmedlingens huvudkontor. IAF har besökt varje marknadsområde och presenterat granskningsresultatet för marknadschef, ledningsgrupp, chefer, verksamhetssamordnare och arbetsförmedlare med flera. Arbetsförmedlingen har fått möjlighet att faktagranska sakinnehållet och att lämna synpunkter på rapporten. IAF har den 18 september 2013 presenterat rapporten och granskningsresultatet för Arbetsförmedlingen. IAF begär i enlighet med 9 förordningen (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen en redovisning över vilka åtgärder Arbetsförmedlingen har vidtagit eller kommer att vidta med anledning av de brister som IAF har funnit i tillsynen. Redovisningen ska avse åtgärder för att säkerställa likabehandling och rättssäkerhet i tillämpningen av bestämmelsen om att underrätta arbetslöshetskassan i 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, när arbetssökande utan godtagbart skäl inte besökte eller tog kontakt med Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller på annat sätt beslutad tidpunkt. Redovisningen ska vara IAF och regeringen tillhanda senast den 15 november Beställare för uppdraget har Gunilla Wandemo varit. Uppdraget har genomförts och rapporten har utarbetats av Charlotta Ekeström, uppdragsledare, och Linda Nokkoudenmäki, utredare vid Granskningsenheten. Under besöken i marknadsområdena och i arbetet med delrapporterna har även Joakim Blomgren deltagit. I ärendegranskningen har även Jessica Edelbro Laurell, Manuela Eriksson och Anneli Oinas, Granskningsenheten, deltagit. Juridiska bedömningar har gjorts av Urban Nilsson, Rättsenheten. Statistiska uttag, urval och bearbetningar har gjorts av Miaomiao Zhu, Analysenheten, som även har gjort bedömning av skillnaderna i avsnitt 4. Beslut i ärendet har Gunilla Wandemo, tf. generaldirektör vid IAF, fattat. Jessica Idbrant, chef Analysenheten, Ulf Staffansson, tf. chef Rättsenheten, Lorraine Davidsson och Catarina Fredriksson, tf. chefer Granskningsenheten och Magdalena Sinander, gd-staben, har deltagit i beredningen. Katrineholm den 23 september 2013 Gunilla Wandemo tf. generaldirektör Charlotta Ekeström föredragande 2 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

3 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund IAF:s tidigare uppdrag om avanmälan till arbetslöshetskassan Uppdragets och rapportens syfte Rättslig grund för granskningen Metod ärendegranskning och dokumentstudier Genomförande av uppdraget fokus på marknadsområdena Rapportens disposition Arbetsförmedlingens uppdrag, interna styrning och uppföljning på området Uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen Intern styrning och uppföljning av arbetet med arbetslöshetsförsäkringen Ändrade regler i arbetslöshetsförsäkringen Granskningsresultat: Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket vid uteblivet besök och kontakt Arbetsförmedlingens bokade besök och kontakter Besökte eller kontaktade de arbetssökande Arbetsförmedlingen? Avanmälde Arbetsförmedlingen de arbetssökande som uteblev från besök eller kontakt? Gjorde Arbetsförmedlingen något annat i stället för avanmälan? Avsaknad av dokumentation tyder på att uppföljning inte gjordes IAF:s iakttagelser om bokning, information och uppföljning, exempel ur ärenden Skillnader i granskningsresultat mellan marknadsområden, kön och ålder Arbetsförmedlingens bokade besök och kontakter Besökte eller kontaktade de arbetssökande Arbetsförmedlingen? Avanmälde Arbetsförmedlingen de arbetssökande som uteblev från besök eller kontakt? Risk för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning IAF:s analys utifrån granskningsresultatet Arbetsförmedlingens bokning av besök och kontakter Arbetsförmedlingens uppföljning av besök och kontakter Serviceinriktade åtgärder utan stöd i regelverket Arbetsförmedlingens uppföljning av tillämpningen av regelverket Brister i tillämpningen av regelverket kan påverka legitimiteten i försäkringen Litteratur- och källförteckning Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 3

4 Bilaga 1: IAF:s besök i Arbetsförmedlingens marknadsområden Bilaga 2: IAF:s granskningsmall Bilaga 3: Avvägningar i ärendegranskningen Bilaga 4: IAF:s population och urval av ärenden för granskningen Bilaga 5: Arbetsförmedlingens tidsatta besök och kontakter, exempel ur ärenden Bilaga 6: Arbetsförmedlingens aktiviteter som inte omfattas av granskningen, exempel ur ärenden Bilaga 7: Information i Arbetsförmedlingens dokument för bokning av besök och kontakter Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

5 Sammanfattning En arbetssökande som får eller begär arbetslöshetsersättning och som inte kommer på ett bokat besök eller inte tar en överenskommen kontakt med Arbetsförmedlingen genom till exempel telefon, brev eller e-post, uppfyller inte villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Arbetsförmedlingen skulle vidta åtgärd 1 i enlighet med regelverket för arbetslöshetsförsäkringen vid dessa uteblivna besök och kontakter, och avanmäla arbetssökande till arbetslöshetskassan. Det medförde att den arbetssökande inte fick någon arbetslöshetsersättning förrän han eller hon på nytt besökte Arbetsförmedlingen. Sedan den 1 september 2013 gäller nya bestämmelser i regelverket, men Arbetsförmedlingen ska fortfarande vidta åtgärd när arbetssökande har uteblivit från ett besök eller en kontakt. Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen (IAF) har genomfört en granskning av Arbetsförmedlingens tillämpning av 16 2 stycket förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Bestämmelsen reglerade avanmälan när arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse och gällde till och med den sista augusti Granskningen har omfattat ärenden för helt arbetslösa, deltidsarbetslösa och timanställda som var berättigade till arbetslöshetsersättning, i Arbetsförmedlingens tio geografiska marknadsområden. Granskningen har utgått från att Arbetsförmedlingen som myndighet har följt Förvaltningslagen och dokumenterat både de kontakter som har tagits mellan arbetssökande och Arbetsförmedlingen, och den handläggning som har skett i ärendena. I denna rapport redovisas ett summerat resultat för Arbetsförmedlingen och resultaten för respektive marknadsområde. IAF:s granskning visar att de arbetssökande fullföljde 74 procent och uteblev från 22 procent av de tidsatta besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade bokat in för dem under tidsperioden 1 september februari När det gäller Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket visar granskningen följande resultat: Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan i enlighet med regelverket i 18 procent av fall där arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen gjorde ingen avanmälan i 76 procent av fall där arbetssökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen, och följde därmed inte regelverket. Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan men försent och från fel datum i 6 procent av fall där arbetssökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen, och följde därmed inte regelverket. Resultatet av IAF:s ärendegranskning visar på stora brister i Arbetsförmedlingens regeltillämpning när arbetssökande uteblev från ett besök eller en kontakt med Arbetsförmedlingen i endast 18 procent av fallen har Arbetsförmedlingen avanmält de arbetssökande till arbetslöshetskassan. I 82 procent av de uteblivna besöken och kontakterna har Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket inte inneburit en likabehandling av arbetssökande, och har inte varit rättssäker. Det medför även att det i drygt fyra fall av fem finns risk för att felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning har skett till arbetssökande som inte har uppfyllt villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. IAF:s granskning visar även följande resultat: Inom marknadsområde Södra Götaland och Norra Norrland var andelen avanmälningar som inte gjordes högre, jämfört med 76 procent icke gjorda avanmälningar för Arbetsförmedlingen totalt sett. Inom marknadsområde Göteborg Halland och Stockholm Gotland var andelen avanmälningar som inte gjordes lägre. Arbetssökande i åldersgruppen 55 år och uppåt fullföljde besök och kontakter i högre utsträckning än övriga åldersgrupper. Andelen avanmälningar som Arbetsförmedlingen inte gjorde var dock högre för arbetssökande 55 år och uppåt som uteblev från besök och kontakter. 1 Åtgärd används i rapporten i betydelsen agera, handla, utföra något. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 5

6 Arbetssökande uteblev i mycket högre utsträckning från de besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade bokat in och dokumenterat i deras handlingsplaner, jämfört med övriga bokningsdokument. En stor majoritet av Arbetsförmedlingens icke gjorda avanmälningar gäller dock besök och kontakter från handlingsplanerna. IAF har riktat det praktiska genomförandet av uppdraget till Arbetsförmedlingens operativa verksamhet, och har gjort över 80 besök och framträdanden inom Arbetsförmedlingens marknadsområden under ett års tid. Syftet har varit att nå ut till arbetsförmedlare som ska vidta åtgärd vid uteblivet besök och kontakt, resurspersoner som ska stötta sina kollegor i frågor om arbetslöshetsförsäkringen, och chefer som ansvarar för uppföljning och för att säkerställa att lagar, förordningar och föreskrifter följs i handläggningen. Målet har varit att ytterligare bidra till enhetlighet och rättssäkerhet i Arbetsförmedlingens regeltilllämpning och till att minska risken för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. Efter den 1 september ska Arbetsförmedlingen fortfarande vidta åtgärd enligt 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, men ska underrätta arbetslöshetskassan skyndsamt i stället för att avanmäla arbetssökande omedelbart. En viktig skillnad är att Arbetsförmedlingen nu ska tillämpa regelverket även när arbetssökande inte besökte eller kontaktade en kompletterande aktör som utför förmedlingstjänster, till exempel jobbcoachning. IAF kan konstatera att det för att säkerställa en korrekt tillämpning av regelverket vid uteblivna besök och kontakter, även efter den 1 september 2013, är viktigt att: det både av Arbetsförmedlingens och kompletterande aktörers bokningar tydligt framgår tidpunkt eller datum för den arbetssökandes besök och kontakter, att besöken och kontakterna är obligatoriska och att information om konsekvensen av att inte besöka eller ta kontakt med Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör stämmer överens med vad som anges i 43 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring det finns ändamålsenliga verktyg för att underlätta arbetsförmedlarens uppföljning av om arbetssökande kom på bokade besök och tog överenskomna kontakter med Arbetsförmedlingen, och för att få kännedom om uteblivna besök och kontakter med kompletterande aktörer uppföljning och tillsyn möjliggörs genom att det i datasystemen registreras uppgifter om samtliga bokade tidsatta besök och kontakter med Arbetsförmedlingen och med kompletterande aktörer, om arbetssökande fullföljde dessa besök och kontakter i tid, och om Arbetsförmedlingen underrättade arbetslöshetskassan när arbetssökande hade uteblivit från besöken eller kontakterna. IAF avser att även fortsättningsvis följa Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande utan godtagbart skäl inte har besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller beslutad tidpunkt. 6 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

7 1 Inledning Denna rapport behandlar Arbetsförmedlingens hantering av bokade besök och kontakter genom till exempel telefon och e-post, med arbetssökande som fick ersättning från arbetslöshetsförsäkringen. I rapporten redovisas resultatet av Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens (IAF:s) granskning av Arbetsförmedlingens regeltillämpning när arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Enligt regelverket för arbetslöshetsförsäkringen ska Arbetsförmedlingen agera och vidta åtgärd i dessa situationer, vilket till och med den 31 augusti 2013 var att genom en avanmälan informera arbetslöshetskassan. 2 En avanmälan medförde att den sökande inte fick någon ersättning, eftersom avanmälan innebar att han eller hon inte längre var anmäld som arbetssökande hos den offentliga arbetsförmedlingen på det sätt som följer av de allmänna villkoren för rätt till ersättning i 9 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, förrän han eller hon besökte Arbetsförmedlingen och på nytt blev ersättningsanmäld till arbetslöshetskassan. 3 Det kunde ske samma dag eller flera dagar senare, beroende på om och när den sökande kom ihåg den missade kontakten eller när han eller hon fick kännedom om avanmälan från Arbetsförmedlingen. IAF har genomfört detta granskningsuppdrag under perioden april 2012 september 2013 och har riktat det praktiska genomförandet till Arbetsförmedlingens operativa verksamhet, med besök i och direktkontakter med Arbetsförmedlingens tio geografiska marknadsområden. Uppdraget har initierats av IAF och innebär regelorienterad granskning av ärenden i efterhand inom IAF:s verksamhetsgren tillsyn. 1.1 Bakgrund IAF:s tidigare uppdrag om avanmälan till arbetslöshetskassan IAF har under de senaste åren genomfört flera uppdrag som har behandlat Arbetsförmedlingens åtgärder vid uteblivet besök och kontakt, och avanmälan till arbetslöshetskassan. Dessa rapporter ligger till grund för uppdraget och redovisningen i denna rapport Ärendegranskningen procent icke gjorda avanmälningar År 2008 genomförde IAF en första ärendegranskning 4 utifrån 16 2 stycket förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Granskningen visade att Arbetsförmedlingen inte hade gjort avanmälan till arbetslöshetskassan i 77 procent av de fall där arbetssökande hade uteblivit från besök eller kontakt. IAF konstaterade att Arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem AIS krävde flera manuella moment för att en avanmälan skulle bli gjord, och att dessa kunde innebära risker för regeltillämpningen. I Arbetsförmedlingens redovisning över vilka åtgärder man planerade att vidta med anledning av IAF:s granskning, uppgav Arbetsförmedlingen att man hade för avsikt att införa en funktion för automatisk avanmälan i AIS. Syftet skulle vara att begränsa den manuella hanteringen och att åstadkomma en rättssäkrare hantering. Vidare uppgav Arbetsförmedlingen att man avsåg att verka för att arbetsförmedlingsverksamhetens linjechefer bevakar och tillser att gällande regelverk avseende avanmälan tillämpas enhetligt och konsekvent. 5 2 Den 1 september 2013 trädde nya regler i kraft, och Arbetsförmedlingen ska i stället för att göra avanmälan underrätta arbetslöshetskassan. Se avsnitt I samband med att Arbetsförmedlingen avanmälde arbetssökande skickades information om detta till arbetslöshetskassan. En avanmälan ledde till att en spärr per automatik lades i arbetslöshetskassans system för utbetalning, och ersättning betalades inte ut för aktuell dag/dagar. Om den sökande genom sitt kassakort begärde ersättning för dessa dagar, fick arbetslöshetskassan genom den interna så kallade åtgärdslistan kännedom om spärren och om att ersättning inte betalades ut. En avanmälan från Arbetsförmedlingen föranledde vanligtvis ingen utredning eller något formellt beslut från arbetslöshetskassans sida. 4 IAF, rapport 2008:7. 5 Arbetsförmedlingens yttrande på IAF:s rapport 2008:7. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 7

8 IAF konstaterade i en rapport 2011 att Arbetsförmedlingen hade avbrutit införandet av funktionen för automatisk avanmälan till arbetslöshetskassan. Arbetsförmedlingen hänvisade till de övriga insatser som hade genomförts under 2010 och 2011 för att förbättra arbetet med arbetslöshetsförsäkringen i stort, och menade att dessa insatser skulle medföra att även hanteringen av avanmälan förbättrades Brister i uppföljning och underlag för statistik om avanmälan År 2011 konstaterade IAF att Arbetsförmedlingens verktyg för intern styrning och kontroll inte fullt ut stödde en rättssäker och enhetlig tillämpning av regelverket för arbetslöshetsförsäkringen. IAF konstaterade även att den uppföljning av handläggningen som Arbetsförmedlingen gjorde för att säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring, inte underlättades av hur dessa verktyg hade utformats. 7 Samma år fick IAF regeringens uppdrag att redovisa antalet arbetssökande som Arbetsförmedlingen hade avanmält från arbetslöshetskassorna. IAF kunde inte redovisa statistik över tillämpningen av förordningsbestämmelsen, då det visade sig att Arbetsförmedlingen inte registrerade de uppgifter om besök och kontakter eller avanmälan som krävdes. Den enda uppgift som registrerades var det datum då en manuell avanmälan hade gjorts, vilket även inkluderade avanmälningar på grund av att sökande inte stod till arbetsmarknadens förfogande. IAF framhöll i rapporten att Arbetsförmedlingen borde utveckla datasystemen, så att det skulle gå att följa upp och kontrollera tillämpningen Arbetsförmedlares enkätsvar avanmälan alltid eller oftast IAF har även genomfört en enkätundersökning där ca 850 arbetsförmedlare besvarade frågor om hur de under 2010 vanligtvis hade hanterat de fall där arbetssökande hade uteblivit från ett besök eller en kontakt. Av arbetsförmedlarna uppgav 62 procent att de alltid hade gjort avanmälan när sökande hade uteblivit från besök eller kontakt, och 33 procent uppgav att de oftast hade gjort det. Av de arbetsförmedlare som inte svarade att de alltid hade avanmält, var det 36 procent som menade att orsaken till det var att de inte hade hunnit följa upp eller hantera sina påminnelser i AIS Uppdragets och rapportens syfte Syftet med IAF:s uppdrag har varit att granska Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Syftet med denna rapport är att redovisa resultatet av granskningen, och att redogöra för IAF:s iakttagelser när det gäller arbetsförmedlarnas bokning och uppföljning av besök och kontakter samt chefernas uppföljning av handläggningen och tillämpningen av regelverket. 1.3 Rättslig grund för granskningen Den rättsliga grunden för IAF:s granskning har varit 16 2 stycket förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. Bestämmelsen gällde under perioden 2 juli augusti 2013 och löd: Arbetsförmedlingen ska vidare omedelbart informera arbetslöshetskassan om en arbetssökande som får eller begär ersättning från kassan inte besökt eller kontaktat den offentliga arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse (avanmälan). 6 IAF, rapport 2011:17. Se även Arbetsförmedlingen Slutsatser riskanalys automatisk avanmälan. 7 IAF, rapport 2011:31. 8 IAF, rapport 2011:6 och rapport 2011:28. 9 IAF, rapport 2011:28. Se även rapport 2011:6. Se avsnitt i denna rapport angående påminnelser i AIS. 8 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

9 1.3.1 Utgångspunkter för ärendegranskningen utifrån förordningsbestämmelsen Bestämmelsen i 16 förordningen (2000:628) angav: Arbetsförmedlingen skulle omedelbart informera arbetslöshetskassan genom avanmälan. Det medförde att avanmälan skulle göras utan att först efterfråga orsaken till att den sökande uteblev, och så att avanmälan gällde från och med den dag då besöket eller kontakten skulle ha skett. Avanmälan skulle göras av Arbetsförmedlingen, och inte enbart av någon särskild yrkesgrupp. 10 Vidare avsåg bestämmelsen: Arbetssökandes bokade eller överenskomna, tidsatta och obligatoriska (inte frivilliga) besök och kontakter med Arbetsförmedlingen, inte med någon annan aktör. Arbetssökande som var ersättningsanmälda till arbetslöshetskassan, eftersom det möjliggjorde utbetalning av arbetslöshetsersättning. Om sökande var berättigade till ersättning har Arbetsförmedlingen inte haft information om. Både fysiska besök på ett arbetsförmedlingskontor och kontakter genom de andra kontaktvägar som Arbetsförmedlingen har valt att tillhandahålla för arbetssökande i dessa sammanhang. 1.4 Metod ärendegranskning och dokumentstudier Granskningen av ärenden har gjorts i Arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem AIS, i fyra steg. Ytterligare en utgångspunkt har varit att Arbetsförmedlingen i enlighet med 15 Förvaltningslagen (1986:223) har dokumenterat sådana uppgifter som kan ha betydelse för utgången i ett ärende. I Arbetsförmedlingens interna styrdokument har denna dokumentationsskyldighet preciserats: Dokumentation i ett arbetsförmedlingsärende ska innehålla de uppgifter som har lämnats eller är nödvändiga för handläggningen av ett ärende. 11 Aktiviteter som sökanden har genomfört enligt handlingsplanen ska dokumenteras. 12 Dokumentation av vad en myndighet gör och beslutar fyller flera viktiga funktioner. Bl.a. möjliggör det att den del av offentlighetsprincipen som avser handlingars offentlighet upprätthålls. Att noteringar görs om vad som hänt i ett ärende är också en förutsättning för att den som är part i ärendet ska få full insyn i sitt ärende och därigenom får möjlighet att begära rättelse eller överklaga i ärendet. Dokumentering av handläggningen av ett ärende möjliggör även att överordnad myndighet vid tillsyn eller besvär kan bilda sig en uppfattning om beslutsunderlaget och på sås sätt kontrollera om beslutet är korrekt. / / Dokumentationsskyldigheten ska fullgöras omgående / /. 13 Granskningen har utgått från att Arbetsförmedlingen har dokumenterat både de kontakter som har tagits mellan arbetssökande och Arbetsförmedlingen, och den handläggning som har skett i ärendena. IAF har direktåtkomst till AIS genom lånedatorer från Arbetsförmedlingen. IAF har utarbetat den granskningsmall som har använts utifrån förordningsbestämmelsen och uppdragets syfte. Granskningsmallen finns i bilaga 2. I bilaga 3 anges de avvägningar som IAF har behövt göra för registreringar i granskningsmallen. 10 IAF använder arbetsförmedlare i rapporten även om flera yrkesgrupper kan avses, t.ex. Arbetsförmedlingens specialister (psykologer, arbetsterapeuter, socia konsulenter etc.) och chefer (AMSFS 2005:4), som gällde t.o.m (AMSFS 2004:11) 13 Arbetsförmedlingen, Förvaltningsrätt. Att kontakter med arbetssökande och hanteringen av ett ärende dokumenteras är även en förutsättning för Arbetsförmedlingens interna uppföljning och kontroll. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 9

10 1.4.1 Urval av ärenden och tillvägagångssätt i ärendegranskningen Ärendegranskningen har omfattat arbetssökande som var berättigade till arbetslöshetsersättning, som skrev in sig vid Arbetsförmedlingen under september 2011, var öppet arbetslösa, deltidsarbetslösa eller timanställda och fortsatt inskrivna i februari Bland de arbetssökande som uppfyllde kriterierna för populationen har IAF dragit ett stratifierat slumpmässigt urval om 45 procent, se bilaga 4. Granskningen har därmed omfattat arbetssökandes ärenden. Det var 14 som ärenden utgick och redovisningen i avsnitt 3 avser ärenden. 14 Kartläggning av planerade tidsatta besök och kontakter I ett första steg i granskningen har IAF letat upp och identifierat tidsatta besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade bokat in för de arbetssökande och dokumenterat i AIS. IAF har utgått från det datum i september 2011 då respektive arbetssökande skrev in sig på Arbetsförmedlingen. IAF:s granskning har omfattat besök och kontakter där 16 förordningen (2000:628) skulle tillämpas ifall de sökande uteblev. 15 Arbetsförmedlingens faktiska formuleringar i de dokumenterade bokningarna har varit avgörande för vilka besök och kontakter som har ingått i granskningen. Mer precist har det inneburit: Besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade kallat till eller muntligt kommit överens med arbetssökande om och dokumenterat skriftligt genom: - individuella handlingsplaner - kallelser - anvisning till lämpligt arbete (har medfört ett tidsatt besök eller kontakt för att redovisa om det anvisade arbetet har sökts) - deltidsintyg (har medfört ett tidsatt besök eller kontakt för att lämna eller skicka in intyget) - daganteckningar manuellt skrivna av arbetsförmedlare eller automatiskt registrerade utifrån funktioner i systemet, till exempel internet-inskrivning vid ett Service direkt-kontor. Besök och kontakter som oberoende av innehåll var avsedda att tas med Arbetsförmedlingen genom kontaktvägarna: - besök på ett arbetsförmedlingskontor (fysiskt möte enskilt eller i grupp, eller drop in-besök i Direkt Service) - telefonsamtal till en enskild arbetsförmedlare eller till Af Kundtjänst - e-post till en enskild arbetsförmedlare eller till Af Kundtjänst - brev per post eller i brevlådan utanför en lokal arbetsförmedling - webbplatsen arbetsformedlingen.se (för att fylla i underlag till handlingsplanen). Tidsatta besök och kontakter. Tidpunkten har angetts på olika sätt: - bestämt datum med eller utan klockslag - senaste-datum - tidsspann av dagar - tidsperiod - tidsintervall. 14 När IAF gjorde urvalet av ärenden i mars 2012 tillhörde Arbetsförmedlingen Kultur Media marknadsområde Södra Götaland. Efter organisationsförändringen den 1 januari 2013 tillhör det i stället marknadsområde Nationell Service, varför IAF har tagit bort de 14 av 252 ärenden som avsåg arbetssökande inskrivna på en arbetsförmedling inom kultur- och mediaområdet. IAF publicerade i december 2012 rapport 2012:17 Tillämpningen av arbetslöshetsförsäkringen inom kulturarbetsmarknaden Granskningen har utgått från vad IAF i ärendena har sett när det gäller olika sätt att boka in besök och kontakter och olika kontaktvägar. Arbetsförmedlingen kan välja andra sätt för bokningen, även utanför AIS, och andra kontaktvägar. Arbetsförmedlingen finns t.ex. på Facebook, i chatt och på fax, men IAF har inte sett att dessa kontaktvägar har funnits med i bokade tidsatta besök och kontakter för arbetssökande i enskilda ärenden. 10 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

11 Exempel ur ärendena på bokade besök och kontakter som har omfattats av förordningsbestämmelsen, där Arbetsförmedlingen har angett olika kontaktvägar för den sökande: Uppföljning med Arbetsförmedlingen Du ringer Kundtjänst och pratar med en arbetsförmedlare om hur ditt jobbsökande går. Du kan även välja att maila till Utebliven kontakt medför avanmälan till a-kassan. Jag har bokat tid för dig onsdag 2 november 2011 kl. 10:00 på Arbetsförmedlingen Avstämning via mail Skicka ett meddelande till xx@arbetsformedlingen.se. Du ska vid uppföljningen kunna redovisa vilka aktiviteter du har genomfört för att lösa din situation, och hur du upplever dina möjligheter att finna praktikplats eller anställning. Senast Kontakta arbetsförmedlingen Du kontaktar arbetsförmedlingen senast för avstämning. När ingen specifik kontaktväg har angetts, som i det sista exemplet, har IAF utgått från att den arbetssökande har fått välja själv bland tillgängliga kontaktvägar. I bilaga 5 finns fler exempel på besök och kontakter som har ingått i IAF:s granskning. I bilaga 6 finns exempel på aktiviteter som arbetsförmedlare har formulerat i fritext, där bestämmelsen inte kunde tillämpas och som därför inte har omfattats av granskningen. Kartläggning av om besöket eller kontakten fullföljdes I ett andra steg har IAF gått igenom Arbetsförmedlingens dokumentation i manuella och automatiska daganteckningar och i fliken för anvisningar för att ta reda på om den arbetssökande fullföljde 16 det bokade besöket eller tog kontakten i tid, eller om han eller hon uteblev. Mot bakgrund av att Arbetsförmedlingen ska dokumentera händelser som kan ha betydelse för utgången i ett ärende, se avsnitt 1.4 ovan, har granskningen utgått från att om Arbetsförmedlingen inte har dokumenterat i AIS att den sökande besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen enligt kallelse eller överenskommelse, så betyder det att den sökande heller inte gjorde det. IAF har därför registrerat ett uteblivet besök eller kontakt i granskningsmallen i dessa fall. IAF har även noterat om Arbetsförmedlingen har dokumenterat att den sökande uteblev på grund av att han eller hon hade meddelat godtagbara skäl till förhinder till ett besök i förväg, och om Arbetsförmedlingen godtog andra skäl än arbete och anställningsintervju. Granskning av tillämpningen av regelverket vid uteblivet besök eller kontakt Det tredje steget i granskningen omfattar de fall där arbetssökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Granskningen har utgått ifrån två frågor: Har Arbetsförmedlingen gjort avanmälan till arbetslöshetskassan i enlighet med regelverket? Har avanmälan i så fall gjorts omedelbart, det vill säga från och med den dag då besöket eller kontakten skulle ha skett? IAF:s utgångspunkt har varit att Arbetsförmedlingen har informerat arbetssökande om konsekvensen av att inte besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse, 17 även om det inte tydligt har framgått av dokumentationen. Om en avanmälan har gjorts har det dokumenterats per automatik i systemet, med uppgift om vilket datum avanmälan gjordes och från vilket datum den gällde. Granskning av om ärendet hanterades på något annat sätt I det sista steget har IAF granskat de fall där Arbetsförmedlingen inte hade avanmält arbetssökande som hade uteblivit från ett besök eller en kontakt, för att ta reda på om Arbetsförmedlingen vidtog någon annan åtgärd i stället, som inte fanns angiven i regelverket för arbetslöshetsförsäkringen. Det ska i dessa fall tydligt ha framgått av dokumentationen i ärendeakten, att arbetsförmedlaren hanterade ärendet på något annat sätt. 16 Med fullfö jda och fullfö jde menar IAF i det här sammanhanget att de arbetssökande besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse, inte huruvida innehållet fullföljdes (AMSFS 2005:4) som gällde t.o.m , Arbetsförmedlingens handläggarstöd AFHS 36/2011 och metodbeskrivning Inskrivning och introduktion. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 11

12 1.4.2 Dokumentstudier och intervjusamtal om intern styrning och kontroll I april 2012 begärde IAF information från Arbetsförmedlingens huvudkontor om styrdokument, datasystem, rutiner och forum etc. för intern styrning och kontroll, eftersom det är centrala verktyg för att säkerställa att verksamheten inklusive uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen bedrivs enligt gällande regelverk. IAF har gått igenom de dokument som huvudkontoret tillhandahöll, bland annat verksamhetsplan, riskanalys, föreskrift, handläggarstöd och statistiska indikatorer (se litteratur- och källförteckningen), med fokus på tillämpningen av bestämmelsen om åtgärd vid uteblivna besök och kontakter. IAF har fått en bredare och mer fördjupad bild av den interna styrningen och uppföljningen genom att delta i möten med huvudkontoret, och genom intervjusamtal med chefer och verksamhetssamordnare i Arbetsförmedlingens marknadsområden, se vidare avsnitt IAF har även gått igenom de dokument i AIS som Arbetsförmedlingen kan använda för att boka in och dokumentera besök och kontakter. Se bilaga 7 för en sammanställning av informationen i dessa. 1.5 Genomförande av uppdraget fokus på marknadsområdena IAF:s uppdrag om Arbetsförmedlingens regeltillämpning vid uteblivet besök och kontakt har omfattat Arbetsförmedlingens tio geografiska marknadsområden och har genomförts för ett område i taget. IAF har riktat det praktiska genomförandet till Arbetsförmedlingens operativa verksamhet, med direktkontakter på telefon och e-post och många tillsynsbesök i marknadsområdena. Syftet har varit att nå ut till arbetsförmedlare som ska tillämpa bestämmelsen om åtgärd vid uteblivet besök och kontakt, resurspersoner som ska stötta kollegor i frågor om arbetslöshetsförsäkringen, och chefer och verksamhetssamordnare som ansvarar för uppföljning och för att säkerställa att regelverken följs i handläggningen. En sammanställning över IAF:s tillsynsbesök i marknadsområdena finns i bilaga Information om granskningen i förväg I inledningen av uppdraget, i april 2012, hade IAF ett uppstartsmöte med Arbetsförmedlingens huvudkontor för att presentera uppdragets syfte, bakgrund, genomförande och former för redovisning av granskningsresultatet. Därefter skickade IAF ut ett informationsbrev till samtliga elva marknadschefer (för kännedom till chefen för marknadsområde Kundtjänst) om granskningen och de kommande besöken i marknadsområdena. IAF har i dialog med en kontaktperson i varje marknadsområde planerat upplägget för tillsynsbesöken utifrån lokala förutsättningar. Arbetsförmedlingen har fått avgöra hur många och vilka chefer och medarbetare som skulle delta under IAF:s olika besök. De inledande besöken var på chefsmöten där IAF informerade marknadsledning, stab, arbetsförmedlingschefer och sektionschefer om uppdragets syfte, bakgrund, ärendegranskning och former för redovisning av resultatet. I två områden hade IAF mindre informationsmöten med endast marknadsledningen. I hälften av marknadsområdena har IAF även haft inledande informationsmöten med resurspersoner för frågor inom arbetslöshetsförsäkringen, antingen från ett eller flera arbetsmarknadsområden eller ett eller flera arbetsförmedlingskontor. IAF har skickat ut presentationsmaterialet via e-post Intervjusamtal om intern styrning och kontroll IAF har i åtta av tio marknadsområden 18 genomfört ett eller två intervjusamtal om intern styrning, kontroll och uppföljning av handläggningen, med två till fem chefer och verksamhetssamordnare från ett eller flera arbetsmarknadsområden eller arbetsförmedlingskontor. Syftet var att få en bild av hur Arbetsförmedlingens verktyg för intern styrning och 18 IAF valde att inte genomföra några intervjusamtal om intern styrning och uppföljning av handläggningen i marknadsområde Norra Norrland och Södra Mälardalen Östergötland. 12 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

13 kontroll används för att leda, styra, följa upp och säkerställa arbetet med arbetslöshetsförsäkringen och hanteringen av avanmälan till arbetslöshetskassan. IAF:s återkoppling från dessa intervjusamtal har gjorts direkt till respektive marknadsområde. IAF har även fått tillgång till dokument som rör styrning, kontroll och uppföljning, till exempel verksamhetsplan, riskanalys, kontrollplan, lokal handlingsplan för arbetslöshetsförsäkringen och en förteckning över vad man följer upp i stickprovskontroller av handläggningen. Syftet var att få en bild av om regeltillämpningen vid uteblivna besök och kontakter fanns med i den strukturerade och återkommande uppföljningen på arbetsförmedlingskontoren eller inom marknadsområdena Skriftlig och muntlig redovisning av resultat IAF har redovisat resultatet av granskningen både skriftligt och muntligt för chefer, arbetsförmedlare och andra medarbetare. Uppdraget har resulterat i tio delrapporter, en för varje geografiskt marknadsområde. Delrapporterna har löpande skickats till samtliga chefer i respektive marknadsområde och till Arbetsförmedlingens huvudkontor; den första i början av oktober 2012 och den sista i juni Delrapporterna ligger till grund för denna slutredovisning i uppdraget men har inte publicerats på IAF:s webbplats. IAF har deltagit på chefsmöten i samtliga tio marknadsområden för att presentera resultatet av ärendegranskningen för marknadsledning, stab, arbetsförmedlingschefer och sektionschefer. Vid sex av dessa chefsmöten har någon eller några från Enheten Arbetslöshetsförsäkringen på Arbetsförmedlingens huvudkontor deltagit. IAF har även presenterat resultatet för arbetsförmedlare, resurspersoner och verksamhetssamordnare runt om i landet. Under juni och hösten 2012 besökte IAF samtliga arbetsmarknadsområden i de aktuella marknadsområdena, och höll en eller två presentationer för i många fall nästan samtliga medarbetare. Under våren 2013, när arbetsmarknadsområdena hade upphört som organisatorisk nivå, besökte IAF i stället en eller flera orter i varje marknadsområde. Då deltog företrädesvis resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen, och i några områden även Arbetsförmedlingens specialister, resurspersoner för mål och resultat, chefer och delar av marknadsledningen. Uppdraget avslutas i september 2013 med en presentation av granskningsresultatet och denna slutrapport för Arbetsförmedlingens huvudkontor. I samband med att rapporten publiceras kommer IAF att skicka den till samtliga chefer och verksamhetssamordnare inom Arbetsförmedlingens marknadsområden. 1.6 Rapportens disposition Avsnitt 2 tar upp Arbetsförmedlingens uppdrag inom arbetslöshetsförsäkringen och verktygen för intern styrning och uppföljning av arbetslöshetsförsäkringen. I avsnittet redogörs även för de nya bestämmelser om åtgärd vid uteblivet besök och kontakt som trädde i kraft den 1 september I avsnitt 3 presenteras resultatet av granskningen av handläggningen i ärenden under perioden 1 september februari I avsnittet redovisas även iakttagelser som IAF har gjort under arbetet med uppdraget, med exempel hämtade ur ärendena. I avsnitt 4 jämförs resultaten mellan Arbetsförmedlingens tio geografiska marknadsområden och mellan de arbetssökandes kön och ålder. De skillnader som är statistiskt säkerställda presenteras. Avsnitt 5 innehåller två räkneexempel på hur mycket arbetslöshetsersättning som skulle kunna ha betalats ut felaktigt på grund av Arbetsförmedlingens bristande tillämpning av bestämmelsen om åtgärd vid uteblivet besök och kontakt. I avsnitt 6 analyseras granskningsresultatet och IAF:s iakttagelser kopplat till likabehandling, rättssäkerhet och risken för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. Vidare lyfter avsnittet fram kvarstående risker efter den 1 september 2013, för Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket vid uteblivna besök och kontakter. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 13

14 2 Arbetsförmedlingens uppdrag, interna styrning och uppföljning på området 2.1 Uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen Arbetsförmedlingens uppdrag och skyldigheter inom arbetslöshetsförsäkringen anges i förordningen (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen och inom regelverket för arbetslöshetsförsäkringen, det vill säga lag, förordning och föreskrifter. Arbetsförmedlingen ska enligt instruktionen - säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring (4 ), - säkerställa att felaktiga utbetalningar inte görs och motverka bidragsbrott samt i detta arbete samverka med berörda parter (4 ), - utforma verksamheten så att den bedrivs på ett effektivt, enhetligt och rättssäkert sätt (3 ), - fullgöra de uppgifter som framgår av förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten eller av lag eller annan förordning (13 ). Under 2012 och 2013 har regeringen i olika sammanhang betonat att besök och kontakter är viktigt både i Arbetsförmedlingens matchningsarbete och för att säkerställa arbetslöshetsförsäkringens roll som omställningsförsäkring. Regeringens styrsignaler på området har framkommit i budgetpropositionerna, i regleringsbreven till Arbetsförmedlingen, i ett särskilt uppdrag om Arbetsförmedlingens uppföljning av arbetssökandet samt i förarbetena till de förändringar i lagen om arbetslöshetsförsäkringen som trädde i kraft den 1 september Intern styrning och uppföljning av arbetet med arbetslöshetsförsäkringen Arbetsförmedlingen ska i likhet med andra förvaltningsmyndigheter arbeta med intern styrning och kontroll för att se till att verksamheten bland annat bedrivs enligt gällande rätt. 20 Arbetsförmedlingen skriver: Intern styrning och kontroll utgörs av alla myndighetens processer och aktiviteter som syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs effektivt och rättssäkert. 21 Detta avsnitt innehåller en genomgång av Arbetsförmedlingens verktyg för styrning och uppföljning under 2012, som IAF har identifierat när det gäller avanmälan till arbetslöshetskassan vid uteblivna besök och kontakter Ansvaret enligt arbetsordningen I Arbetsförmedlingens arbetsordning anges ansvarsområden för olika delar av organisationen och för medarbetare och chefer inom Arbetsförmedlingen, bland annat när det gäller regeltillämpning och uppföljning av verksamheten. Den enskilde medarbetaren ansvarar för att det egna arbetet drivs i enlighet med myndighetens uppdrag på ett enhetligt, effektivt och rättssäkert sätt och att lagar, förordningar och andra regler efterlevs. 19 Prop. 2011/12:1. Prop. 2012/13:1. Regleringsbrev 2012 för Arbetsförmedlingen, uppdrag 3. Regleringsbrev 2013 för Arbetsförmedlingen, uppdrag 3. Regeringsbeslut A2012/4242/A. Ds 2012:3 och prop. 2012/13:12. Arbetsförmedlingens återrapporteringar: 2012, Samlad rapport för uppdrag 1,3, 6 och 14, avsnitt Fler personliga möten. 2012, Fler personliga möten, avsnitt 3 och Uppdrag om krav på arbetssökande vid öppen arbetslöshet och deltagande i arbetsmarknadspolitiskt program, avsnitt , Ökad sökaktivitet genom tydligare krav och ökad uppföljning, avsnitt Myndighetsförordningen (2007:515). Se även 2-6 förordning (2007:603). 21 Arbetsförmedlingen handläggarstöd AFHS 51/ Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

15 En chef ansvarar för att leda, planera och bedriva verksamheten på detta sätt, samt för den interna styrningen och kontrollen inom sitt sakområde Verksamhetsplan, styrkort, kontrollplan och riskanalys IAF har inte funnit något specifikt för att säkerställa regeltillämpningen vid uteblivna besök och kontakter varken i Arbetsförmedlingens verksamhetsplan, styrkortet med målen för verksamheten eller i övergripande kontrollplaner. I riskanalysen 2012 för huvudkontoret var arbetslöshetsförsäkringen ett identifierat riskområde, och där fanns en konkret risk: Risk att avanmälan inte görs enligt arbetslöshetsförsäkringens regelverk. De åtgärder som i riskanalysen angavs vara planerade eller vidtagna rörde dock inte regeltillämpningen, utan var inriktade på att ta fram förbättringsförslag utifrån genomförd analys av fastställda indikatorer för förbättrad a-kassehantering. 23 Andra verktyg inom strukturen för Arbetsförmedlingens interna styrning och kontroll är resultatdialoger på olika nivåer i organisationen, nätverk för resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen, intranätet och stickprovskontroller i ärenden för att följa upp kvaliteten i handläggningen och få underlag till förbättringsinsatser. Sedan 2010 har inte Arbetsförmedlingens huvudkontor fastställt några områden för stickprovskontrollerna, utan områden har identifierats i riskanalyser i den operativa verksamheten Indikatorer för arbetslöshetsförsäkringen I maj 2012 införde Arbetsförmedlingen elva indikatorer för arbetslöshetsförsäkringen, 25 utifrån de data som fanns att tillgå i statistikdatabasen Datalagret. Syftet var: Indikatorer är ett stöd i uppföljningen av vårt uppdrag (Arbetsförmedlingens, IAF:s anm.) att säkerställa att arbetslöshetsförsäkringen fungerar som en omställningsförsäkring. De ger en bild av hur kontrollen av grundvillkoren och omställningen fungerar samt hur likabehandling och rättsäkerhet tillgodoses. Data för indikatorerna kan följas månadsvis och geografiskt på olika nivåer, från hela riket till enskilda arbetsförmedlingskontor. En av de elva indikatorerna rör Arbetsförmedlingens åtgärder vid uteblivet besök och kontakt efter anvisning till lämpligt arbete, men inte andra bokade besök och kontakter: Andel arbetssökande, av samtliga anmälda till arbetslöshetskassa, som fortfarande är anmälda till arbetslöshetskassa två dagar efter att sista svarsdatum för redovisning av platsanvisning har passerat och de enligt AIS inte redovisat om de sökt anvisat arbete. Arbetsförmedlingen redogör i en återrapportering i juni 2013 för vad indikatorn visar och menar att uppdraget inom kontrollfunktionen har förbättrats. Andelen sökande som inte hade lämnat någon redovisning och som fortfarande var påanmälda till arbetslöshetskassan två dagar efter sista redovisningsdag, var 86,8 procent första tertialet 2012 och har sjunkit till 79,7 procent samma period Arbetsförmedlingens föreskrift och handläggarstöd för avanmälan Bland Arbetsförmedlingens styrdokument fanns till och med den sista februari 2013 en föreskrift 27 där hanteringen av avanmälan till arbetslöshetskassan var reglerad. När det gäller uteblivna besök och kontakter angavs följande: 22 Generaldirektörens arbetsordning för Arbetsförmedlingen, avsnitt 4.2 och Arbetsförmedlingen, riskanalys 2012 för Avd Stab. Se även riskanalys 2012 för MO. 24 Arbetsförmedlingen, handläggarstöd Stöd för kvalitetssäkrad uppföljning. 25 Arbetsförmedlingen, Indikatorer för uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen. 26 Arbetsförmedlingens återraportering 2013, Ökad sökaktivitet genom tydligare krav och ökad uppföljning, avsnitt 7 (bl.a. s. 53) (AMSFS 2005:4) som gällde t.o.m Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 15

16 Avanmälan innebär att Arbetsförmedlingen meddelar arbetslöshetskassan att en sökande inte längre är anmäld hos Arbetsförmedlingen i den ordning som bestämts i Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringens föreskrifter (IAFFS 2009:4) om anmälan hos den offentliga Arbetsförmedlingen för rätt till ekonomiskt stöd vid arbetslöshet. Avanmälan ska göras om någon av nedanstående förutsättningar är uppfyllda: 1. En arbetssökande med arbetslöshetsersättning uteblir från ett personligt besök eller inte kontaktar Arbetsförmedlingen vid tidpunkt, som angetts i kallelse eller som fastställts i överenskommelse mellan Arbetsförmedlingen och sökanden. Avanmälan enligt denna punkt görs samma dag som det personliga besöket eller kontakten skulle ha ägt rum. Om den överenskomna kontakten ska ske med Arbetsförmedlingen Kundtjänst, och det därför först dagen efter kan konstateras att ingen kontakt ägt rum, får avanmälan göras retroaktivt dagen efter. 2. En arbetssökande inte är anträffbar per telefon, på det av sökanden till Arbetsförmedlingen angivna telefonnumret, vid den tidpunkt som överenskommits med Arbetsförmedlingen. Avanmälan enligt denna punkt görs samma dag som kontakten skulle ha ägt rum. Bland styrdokumenten fanns även ett handläggarstöd för avanmälan till arbetslöshetskassan. 28 I det som var aktuellt under den tidsperiod som IAF:s granskning avser, angavs att tidpunkten för besöket eller kontakten kunde fastställas i kallelse eller genom överenskommelse mellan den sökande och Arbetsförmedlingen, och att överenskommelsen skulle dokumenteras i handlingsplanen eller i en daganteckning. När det gäller besök och kontakter som skulle leda till avanmälan och tidpunkt för avanmälan, angavs följande: Med besök avses här personligt besök och med kontakt sådan telefonkontakt som Arbetsförmedlingen kommit överens med den sökande om./ / En sökande som har fått en platsanvisning ska svara på anvisningen genom att skicka in svarsblanketten via post, skicka e-post, ringa eller besöka Arbetsförmedlingen. När den sökande inte har redovisat inom utsatt tid om han eller hon har sökt det anvisade arbetet är det därför att likställa med en utebliven kontakt och du ska göra en avanmälan. En automatisk påminnelse i AIS visar när svarstiden har passerat och du ska då göra avanmälan en dag retroaktivt, det vill säga från anvisningens sista svarsdatum./ När den sökande inte har skickat in ett deltidsintyg inom utsatt tid är det också att likställa med utebliven kontakt. Du ska göra en avanmälan samma dag som deltidsintyget skulle ha varit förmedlingen tillhanda./ / Vidare angavs i handläggarstödet att avanmälan inte skulle göras om orsaken till det uteblivna besöket eller kontakten var att den arbetssökande skulle arbeta eller skulle på en anställningsintervju Ändrade regler i arbetslöshetsförsäkringen Den 1 september 2013 trädde nya bestämmelser i arbetslöshetsförsäkringen i kraft, som bland annat rör arbetssökandes uteblivna besök och kontakter. I 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten anges: Arbetsförmedlingen ska skyndsamt underrätta arbetslöshetskassan och Inspektionen för arbetslöshetsförsäkringen om det kan antas att en arbetssökande som får eller begär arbetslöshetsersättning 1. missköter arbetssökandet, förlänger tiden i arbetslöshet eller orsakar arbetslösheten enligt b lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring, eller 2. inte uppfyller de allmänna villkoren för rätt till ersättning enligt 9 eller 11 samma lag. 28 Arbetsförmedlingens handläggarstöd AFHS 40/2011, I handläggarstödet från förtydligades att Arbetsförmedlingen kunde ändra tiden för besöket eller kontakten endast om den sökande före den utsatta tiden hade meddelat förhinder p.g.a. arbete eller anställningsintervju. Vidare betonades att Arbetsförmedlingen har i uppgift att följa upp överenskomna besöks- eller kontakttider så att avanmälan alltid kan lämnas omedelbart, alltså samma dag som den sökande uteblivit, och att avanmälan skulle göras omedelbart för att undvika felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. 16 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

17 Om Arbetsförmedlingen har underrättat en arbetslöshetskassa om att en sökande inte besökt eller tagit kontakt med den offentliga arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller på annat sätt beslutad tidpunkt, ska Arbetsförmedlingen skyndsamt kalla honom eller henne till ett nytt besök eller en ny kontakt. Vad som menas med missköter arbetssökandet regleras i 43 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF): En sökande ska varnas om han eller hon 1. utan godtagbart skäl inte medverkat till att upprätta en individuell handlingsplan, 2. utan godtagbart skäl inte lämnat en aktivitetsrapport till den offentliga arbetsförmedlingen inom utsatt tid, 3. utan godtagbart skäl inte besökt eller tagit kontakt med den offentliga arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller på annat sätt beslutad tidpunkt, 4. utan godtagbart skäl inte sökt anvisat lämpligt arbete, eller 5. inte aktivt sökt lämpliga arbeten. Om sökanden missköter arbetssökandet enligt första stycket vid upprepade tillfällen inom samma ersättningsperiod, ska han eller hon stängas av från rätt till ersättning. Avstängningstiden ska vara 1 ersättningsdag vid det andra tillfället, 5 ersättningsdagar vid det tredje tillfället och 10 ersättningsdagar vid det fjärde tillfället. Vid ett femte fall av misskötsamhet under ersättningsperioden, har sökanden inte rätt till ersättning förrän han eller hon på nytt uppfyllt ett arbetsvillkor. Enligt dessa bestämmelser ska Arbetsförmedlingen skyndsamt underrätta arbetslöshetskassan, även när arbetssökande har uteblivit från besök och kontakter med kompletterande aktörer. Det är arbetslöshetskassan som ska utreda ärendet och fatta beslut enligt 43 ALF. Första gången den sökande har misskött sitt arbetssökande får han eller hon en formell varning, för att vid upprepad misskötsel stängas av från arbetslöshetsersättning i ett visst antal dagar. Antalet avstängningsdagar styrs av antalet gånger som den sökande har misskött sitt arbetssökande. Den sökande kan begära omprövning av en arbetslöshetskassas beslut och överklaga det till förvaltningsdomstol Syften och förtydliganden i förarbetena till regelförändringarna I förarbetena 30 anges att regeringens syfte med regelförändringarna är att förtydliga regelverket och göra det mer förutsebart, och att konsekvenserna bättre ska svara mot ett handlande som inte stämmer överens med villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Syftet är vidare att tydliggöra ansvarsfördelning mellan Arbetsförmedlingen och arbetslöshetskassorna, och att renodla Arbetsförmedlingens del i kontrollarbetet till att kontrollera och underrätta arbetslöshetskassorna om förhållanden som strider mot regelverket. När det gäller vilka kontakter som avses i 43 3 punkten ALF anges i förarbetena: Det ska dock vara fråga om annan kontakt än den som krävs för att kunna upprätta en individuell handlingsplan eller inge en aktivitetsrapport, eftersom detta är särskilt reglerat i punkterna 1 och 2. Med kontakt avses möte med myndigheten, men även annan kontakt, t.ex. per telefon, via post och e- post. Bestämmelsen omfattar dels kontakter som överenskommits mellan sökanden och den offentliga arbetsförmedlingen, dels sådana som beslutats ensidigt av myndigheten, t.ex. när myndigheten i kallelse angett tidpunkt för besök eller sista dag för ingivande av viss handling. Vad som i denna punkt sägs om den offentliga arbetsförmedlingen, gäller även kompletterande aktör som utför förmedlingstjänster som t.ex. jobbcoachning. Vidare anges syftet med utvidgningen till uteblivna besök och kontakter med kompletterande aktörer som utför förmedlingstjänster, till exempel jobbcoachning: I syfte att upprätthålla arbetslöshetsförsäkringens roll som omställningsförsäkring bör det ställas samma krav på sökande som tar del av tjänster hos en kompletterande aktör som hos den offentliga arbetsförmedlingen. Detta innebär t.ex. att överenskommelser om möten mellan den sökande och den kompletterande aktören ska kunna leda till samma 30 Prop. 2012/13:12, avsnitt 4.3 (s. 89 och 35). Se även Ds 2012:3. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 17

18 åtgärd som liknande överenskommelser mellan den sökande och den offentliga arbetsförmedlingen. Det bör inte göras skillnad mellan kompletterande aktörer baserat på om de kontrakterats med stöd av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling eller lagen (2008:962) om valfrihet. Det är den offentliga arbetsförmedlingen som ansvarar för att detta säkerställs genom tydliga avtal med de kompletterande aktörerna Teknisk förändring i AIS i samband med regelförändringarna Arbetsförmedlingen har infört en teknisk förändring i AIS i samband med regelförändringarna i september Denna förändring innebär att den funktion som har använts för att skicka en påminnelse via sms till den sökande dagen innan ett bokat besök, har utvecklats för att även underlätta regeltillämpningen vid uteblivet besök och kontakt. I samband med att arbetsförmedlaren bokar in ett besök eller en kontakt kan han eller hon manuellt fylla i datumet i fältet Nästa kontakt AF, vid sidan om den påminnelse som nämns ovan i punkt 1. Om arbetsförmedlaren har fyllt i datumet i detta fält i AIS och den arbetssökande uteblir från det bokade besöket eller kontakten, skickas det per automatik en elektronisk underrättelse till arbetslöshetskassan. Arbetsförmedlingen beskriver i handläggarstödet denna nya funktion: Nästa kontakt är inte uppföljd Om den sökande uteblir från ett inbokat möte eller en överenskommen kontakt skickas ett meddelande automatiskt till arbetslöshetskassan. En förutsättning är att datum för mötet/ kontakten ör registrerat i rutan Nästa kontakt AF i AIS. Om den sökande kontaktar Arbetsförmedlingen det datum som han eller hon är inbokad på möte och Nästa kontakt AF uppdateras i AIS skapas inte något meddelande automatiskt Arbetsförmedlingens handläggarstöd AFHS 49/2011 Meddelande till arbetslöshetskassa, Se även Arbetsrutiner september. 18 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

19

20

21 IAF:s genomgång av ärenden visar att arbetssökande fullföljde 74 procent av totalt tidsatta besök och kontakter. Det innebär att de sökande kom på besöken och tog kontakterna med Arbetsförmedlingen i tid i förhållande till den tidpunkt som Arbetsförmedlingen hade angivit i kallelsen eller överenskommelsen. Tabell 3.3 visar att arbetssökande uteblev från 22 procent av de tidsatta besöken och kontakterna. Det är i dessa fall som Arbetsförmedlingen ska ha tillämpat regelverket och avanmält den sökande till arbetslöshetskassan. Granskningsresultatet i avsnitt 3.3 avser dessa fall där sökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. I 3 procent av besöken och kontakterna framgår det av Arbetsförmedlingens dokumentation att de arbetssökande i förväg hade meddelat godtagbara skäl till förhinder. I andra fall har det dokumenterats att sökande hade meddelat förhinder, men inte vilket skälet var eller om Arbetsförmedlingen bedömde det som godtagbart. Arbetsförmedlingen har i dessa fall antingen bokat om tiden eller avanmält den sökande. IAF har funnit fyra fall där det varit dokumenterat att Arbetsförmedlingen godtog andra skäl än arbete eller anställningsintervju: vård av sjukt barn, möte med Trygghetsrådet, möte med jobbcoach och vistelse på annan ort för att ordna med arbetsgivarintyg. IAF har registrerat dessa fall som uteblivna besök där avanmälan skulle ha gjorts. Av tabell 3.3 framgår det även att det i ett fåtal fall finns viss dokumentation, men för otillräcklig för att IAF skulle kunna avgöra om den sökande fullföljde besöket eller kontakten eller inte. Vanligast är en automatisk daganteckning om att en handlingsplan har upprättats något som en arbetsförmedlare kan ha gjort utifrån ett tidigare möte och utan att den sökande var där. Ett annat exempel är en automatisk daganteckning om att en kontakt har tagits via telefon, brev eller e-post, där det inte framgår vem som tog kontakten Flest uteblivna besök och kontakter bokade i handlingsplanen IAF:s genomgång av ärenden visar i vilket dokument eller funktion i AIS som Arbetsförmedlingen hade bokat in de besök och kontakter som arbetssökande uteblev från. Tabell 3.4: Uteblivna besök och kontakter fördelade på de dokument i AIS som hade använts för bokningen. Tabell 3.4 visar att Arbetsförmedlingen hade dokumenterat en klar majoritet av de besök och kontakter som arbetssökande uteblev från i deras individuella handlingsplaner. Av uteblivna besök och kontakter hade Arbetsförmedlingen bokat 66 procent i handlingsplanerna. Av de uteblivna besöken och kontakterna hade 24 procent bokats genom kallelser eller daganteckningar, och 11 procent gällde redovisning efter att den sökande hade fått en anvisning till lämpligt arbete. 3.3 Avanmälde Arbetsförmedlingen de arbetssökande som uteblev från besök eller kontakt? I ett tredje steg har IAF granskat om Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan till arbetslöshetskassan enligt 16 förordningen (2000:628), när sökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen. I detta avsnitt redovisas resultatet av IAF:s granskning, som Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 21

22 visar om Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan eller inte. Vidare kopplas granskningsresultatet till de olika dokumenten för bokning av besök och kontakter Arbetsförmedlingen gjorde inte avanmälan i 76 procent av de uteblivna besöken och kontakterna De arbetssökande uteblev från tidsatta besök och kontakter. Av tabellen nedan framgår i hur stor andel av dessa som Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan omedelbart, inte gjorde någon avanmälan alls eller gjorde avanmälan försent. Tabell 3.5: Uteblivna besök och kontakter fördelade på avanmälningar som gjordes omedelbart, icke gjorda avanmälningar samt avanmälningar som gjordes försent. Tabell 3.5 visar att Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan till arbetslöshetskassan omedelbart, det vill säga från den dag då besöket eller kontakten skulle ha skett, i 18 procent av totalt fall då arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen. IAF:s granskning visar att i 76 procent av de uteblivna besöken och kontakterna, gjorde Arbetsförmedlingen inte någon avanmälan, trots att avanmälan enligt regelverket skulle ha gjorts. IAF:s granskning visar vidare att i 6 procent av de uteblivna besöken och kontakterna gjorde Arbetsförmedlingen en avanmälan, men försent och från fel datum. Dessa gällde från det datum då uppföljningen av besöket eller kontakten gjordes, i stället för det datum då besöket eller kontakten skulle ha skett. Granskningsresultatet innebär att Arbetsförmedlingen har brustit i tillämpningen av regelverket i 82 procent av de fall där arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse Flest icke gjorda avanmälningar för besök och kontakter bokade i handlingsplanen IAF:s genomgång visar genom vilket dokument eller funktion i AIS som Arbetsförmedlingen hade bokat in och dokumenterat de besök och kontakter där Arbetsförmedlingen inte gjorde någon avanmälan till arbetslöshetskassan. Tabell 3.6: Icke gjorda avanmälningar fördelade på de dokument i AIS som hade använts för bokning av besöken och kontakterna. 22 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

23 Tabell 3.6 visar att Arbetsförmedlingen hade dokumenterat en klar majoritet av de besök och kontakter som de sökande uteblev från och där Arbetsförmedlingen inte hade gjort någon avanmälan, i individuella handlingsplaner. Av icke gjorda avanmälningar gäller 68 procent besök och kontakter som hade dokumenterats i handlingsplanerna. Av de icke gjorda avanmälningarna gäller 19 procent besök och kontakter bokade genom kallelser eller daganteckningar, och 13 procent gäller redovisning om anvisning till lämpligt arbete. Tabell 3.7: Uteblivna besök och kontakter fördelade på de dokument i AIS som hade använts för bokningen, och där Arbetsförmedlingen gjorde avanmälan omedelbart, inte gjorde någon avanmälan eller gjorde avanmälan försent. Tabell 3.7 visar att avanmälan gjordes omedelbart i 13 procent av de 949 uteblivna besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade dokumenterat i handlingsplaner. I 79 procent av fallen gjorde Arbetsförmedlingen ingen avanmälan alls och i 8 procent gjordes avanmälan försent. Tabellen visar att av 345 uteblivna besök och kontakter bokade genom kallelser eller daganteckningar, gjordes avanmälan omedelbart i 36 procent. I 62 procent gjorde Arbetsförmedlingen ingen avanmälan alls och i 2 procent av fallen gjordes avanmälan försent. När det gäller de 152 uteblivna redovisningarna efter att de arbetssökande hade fått en anvisning till lämpligt arbete, gjordes avanmälan omedelbart i 3 procent av fallen. I 91 procent gjorde Arbetsförmedlingen ingen avanmälan alls och i 5 procent av fallen gjordes avanmälan försent. 3.4 Gjorde Arbetsförmedlingen något annat i stället för avanmälan? I ett fjärde steg i granskningen har IAF granskat den vidare hanteringen av ärendet i de fall där Arbetsförmedlingen inte avanmälde arbetssökande som hade uteblivit från ett besök eller en kontakt. IAF har funnit många exempel på att arbetsförmedlare har följt upp det bokade besöket eller kontakten på rätt dag (samma dag eller dagen efter, om de avsedda kontaktvägarna var telefon, brev eller e-post), och att det har dokumenterats att den sökande uteblev. IAF kan konstatera att Arbetsförmedlingen i flera av dessa fall har vidtagit andra mer serviceinriktade åtgärder, som det inte har funnits stöd för i 16 förordningen (2000:628), i stället för att göra avanmälan. I avsnittet redovisas ett urval av de exempel som IAF har funnit i ärendegranskningen, på att Arbetsförmedlingen har skickat kallelser och bokat om tiden för besöket, tagit kontakt med den arbetssökande och påmint i efterhand, och skickat förfrågan om fortsatt inskrivning vid Arbetsförmedlingen Skickade kallelse och bokade om tiden för besöket IAF har funnit exempel på att arbetsförmedlare har skickat en kallelse till den arbetssökande med en ny tid för besöket eller kontakten, i stället för att göra avanmälan. Exempel ur ärendena (IAF:s kursiveringar): Enligt din handlingsplan skulle du kontaktat Arbetsförmedlingen kundtjänst senast för att berätta om hur det går med ditt jobbsökande och vilka jobb du har sökt. Det Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 23

24 har du missat. Hör av dig till mig eller Af Kundtjänst senast Hör vi inget från dig senast detta datum riskerar du att bli avanmäld från din ersättning från a-kassan. Enligt din handlingsplan skulle du ha besökt Arbetsförmedlingen Det har inte skett och därför kallas du till Arbetsförmedlingen för att informera om din arbetssituation och vilka arbeten du har sökt samt för att upprätta ny HPL. Besök oss senast Enligt din handlingsplan skulle du senast 20 jan vara i kontakt med Arbetsförmedlingen för uppföljning av ditt jobbsökande. Jag har ingen notering av att du besökt oss. Vill be dig besöka oss senast 3 feb för avstämning av tagna kontakter och sökta jobb. Att inte vara aktivt arbetssökande och inte följa upprättad handlingsplan kan påverka din rätt till ersättning från a-kassa nu eller i framtiden då detta är ett av grundvillkoren för ersättning enligt 9 lag om arbetslöshetsförsäkring. Det påverkar också möjligheten att ta del av de tjänster som finns genom Af (arbetspraktik, AUB och andra program) Tog kontakt och påminde i efterhand IAF har även funnit flera exempel på att arbetsförmedlare har tagit en mer informell kontakt med den arbetssökande, vanligen via e-post men även över telefon, för att fråga om eller i efterhand påminna om det uteblivna besöket eller kontakten. E-postmeddelandena har funnits kopierade till daganteckningar i ärendeakterna. Exempel ur ärendena: Hej! Jag saknar en redovisning kring ditt jobbsökande. Enligt handlingsplanen skulle du ha hört av dig till Arbetsförmedlingen senast igår. Har du fått jobb? Jag har inte fått din senaste jobbredovisning som du skulle ha skickat senast i förrgår./ / Du ska följa din handlingsplan där det står att du skall redovisa Enligt din handlingsplan skulle du gjort en uppföljning senast 14 okt där du berättar hur det går för dig att söka arbete./ / Eftersom du inte hörde av dig undrar vi hur din situation ser ut nu./ / Besök oss eller kontakta oss på telefon. Du skulle redovisa jobb enligt din handlingsplan senast 7 nov. Hör av dig, jag vill även veta om du har jobb. Hej. Hur ser det ut på jobbfronten? Jag fick ju ett mail från dig att du sökt ett jobb på XX, vad har du sökt mer? I handlingsplanen står det att du skulle rapportera sökt jobb i mitten av november. Hej, jag skickade ett jobb för dig att söka i december. Igår gick svarstiden ut och jag har inte fått något svar från dig. Har du sökt arbetet eller fått något annat jobb? Om du inte hör av dig måste jag underrätta din a-kassa. Ring eller maila mig så fort som möjligt! Vidare har IAF funnit exempel på att arbetsförmedlare i denna typ av påminnande e-postmeddelanden dessutom har informerat den arbetssökande om att ett uteblivet besök eller kontakt ska leda till en avanmälan. Exempel ur ärendena (IAF:s kursiveringar): Hur går det i ditt jobbsökande? Du har inte redovisat om du har sökt jobben som jag skickade till din mail när du var här på ditt besök. Tänk på att du måste svara innan sista svarsdatum för att inte bli avanmäld till a-kassan. Har du sökt jobben på XX och på XX? Hör av dig snarast så att jag vet. Vill påminna dig om att det är viktigt att du följer din handlingsplan och hör av dig de datum som står i den. Om inte kan du bli avanmäld från din a-kassa. Maila en lägesrapport så jag får höra hur det går för dig. Enligt din handlingsplan skulle du kontaktat Af Kundtjänst senast för att berätta hur det går med ditt jobbsökande och vilka jobb du har sökt. Det har du missat. Hör av dig till mig eller Af Kundtjänst senast Hör vi inget från dig senast detta datum riskerar du att bli avanmäld från ersättning från a-kassan. Du skulle ha gjort en uppföljning enligt överenskommelsen i din handlingsplan under perioden , men inte gjort det varför? Om du inte vill bli avanmäld som arbetssökande vid Arbetsförmedlingen så vill vi ha in din uppföljning senast Du kan välja om du vill ringa in, maila eller besöka personligen arbetsförmedlingen. Dessa exempel visar att arbetsförmedlarna i fråga hade kunskap om att avanmälan skulle göras till arbetslöshetskassan. I vissa av fallen fick den arbetssökande inte något nytt datum, vilket innebar att han eller hon själv fick avgöra när en eventuell kontakt 24 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

25 skulle ske. I ett fall uppmanades den sökande att kontakta Arbetsförmedlingen snarast, vilket innebar att kontakten inte var tidsatt Skickade förfrågan om fortsatt inskrivning IAF har även funnit exempel på ett tredje sätt att hantera ett uteblivet besök eller kontakt i stället för att göra en avanmälan. Arbetsförmedlaren har skickat en förfrågan till den sökande om han eller hon fortfarande ville vara inskriven som arbetssökande vid Arbetsförmedlingen. Exempel ur ärendena (IAF:s kursiveringar): Då du inte heller har kontaktat Arbetsförmedlingen enligt överenskommelse i handlingsplanen (senast ) kanske det är så att du inte längre behöver vara inskriven hos oss? Hör av dig och meddela hur läget är. Om du även fortsättningsvis önskar stå som arbetssökande vid Arbetsförmedlingen ombeds du att senast nedanstående datum besöka Arbetsförmedlingen för att redogöra för ditt arbetssökande. Om du inte avhörs gör Arbetsförmedlingen antagande om att du erhållit arbete i önskad omfattning och inte längre är i behov av Arbetsförmedlingens tjänster. Kom även i övrigt ihåg att hålla koll på din handlingsplan. 3.5 Avsaknad av dokumentation tyder på att uppföljning inte gjordes Av tabell 3.5 framgår att Arbetsförmedlingen inte gjorde någon avanmälan till arbetslöshetskassan i fall där arbetssökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen. I en övervägande majoritet av dessa fall har Arbetsförmedlingen heller inte hanterat ärendet på något annat sätt. IAF kan i granskningen av ärenden konstatera att det vanligaste är att det inte finns någon dokumentation alls i daganteckningar i ärendeakterna i AIS, i samband med det datum då besöket eller kontakten skulle ha skett. Att det saknas dokumentation de datum då Arbetsförmedlingen hade kallat till eller överenskommit med arbetssökande om ett besök eller en kontakt, tyder mot bakgrund av Arbetsförmedlingens dokumentationsskyldighet på att arbetsförmedlaren inte gjorde någon uppföljning av om den sökande besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen enligt den kallelse eller överenskommelse som Arbetsförmedlingen hade gjort. 3.6 IAF:s iakttagelser om bokning, information och uppföljning, exempel ur ärenden IAF har under ärendegranskningen gjort vissa iakttagelser när det gäller arbetsförmedlarnas bokning och uppföljning av besök och kontakter och informationen till arbetssökande. Avsnittet innehåller exempel hämtade från ärendena. Iakttagelserna har även gjorts efter dokumentstudier och samtal med arbetsförmedlare, resurspersoner, verksamhetssamordnare och chefer under IAF:s besök på arbetsförmedlingar runt om i landet under ett års tid handlingsplaner utan tidsatta besök och kontakter IAF har identifierat ett antal arbetssökande helt arbetslösa, deltidsarbetslösa och timanställda som fick arbetslöshetsersättning som inte hade något tidsatt besök eller kontakt med Arbetsförmedlingen under den sexmånadersperiod som granskningen avser. Totalt var det 23 av sökande som inte hade något krav på sig att vid en bestämd tidpunkt besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen. Vidare var det 111 av arbetssökande som hade fått handlingsplaner upprättade, men dessa innehöll inte några tidsatta besök eller kontakter under den tidsperiod som IAF:s granskning avser. Vissa handlingsplaner innehöll dock aktiviteter som innebar att det var arbetsförmedlaren som skulle kontakta den sökande, i vissa fall ett visst datum och i andra fall när som helst. Exempel ur ärendena (IAF:s kursiveringar): Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 25

26 Ej tidsatt Uppföljning och redovisning Viktigt att du dokumenterar de arbeten du sökt, tex på en jobblista. OBS! Arbetsförmedlingen kan när som helst under tiden du är inskriven på Arbetsförmedlingen begära in, ringa eller kalla dig för en uppföljning och redovisning av de arbeten du har sökt Dokumentera sökta arbeten Dokumentera vilka arbeten du söker / / Dokumentationen är också viktig för att du snabbt skall kunna redovisa för Arbetsförmedlingen vilka arbeten du sökt och hur det gått för dig i ditt arbetssökande. Arbetsförmedlingen kan när som helst under tiden du är inskriven begära in en sådan uppföljning Uppföljning Din handläggare kommer att kontakta dig på mail eller telefon för uppföljning av sökta jobb. Arbetsförmedlingen bedömer att du ska söka lämpliga jobb i hela landet. Med lämpliga jobb menas arbeten som du har erfarenhet av eller jobb som inte ställer krav på erfarenhet eller utbildning. Om du inte kan redogöra för vilka jobb du sökt kan din arbetslöshetsersättning komma att ifrågasättas Otydliga bokningar och otydlig information till arbetssökande IAF har gått igenom informationen i de dokument som arbetssökande har fått från Arbetsförmedlingen med datum för besök och kontakter. IAF noterar att det inte har varit någon enhetlighet i rubriker, formulering av själva bokningen eller i informationen om konsekvensen av att utebli från ett besök eller en kontakt. Dokumentmallarna för anvisning till lämpligt arbete och deltidsintyg har innehållit förtryckta standardformuleringar med datum och med information om konsekvensen av att utebli, medan motsvarande förtrycka information har saknats i handlingsplaner och daganteckningar. Kallelser har innehållit information om konsekvensen av att utebli, men inte någon förtryckt standardformulering för bokningen. Därmed har varje arbetsförmedlare på egen hand fått formulera bokningen av besök och kontakter i handlingsplan, daganteckning och kallelse. IAF noterar att det är en stor variation i hur arbetsförmedlare har formulerat dessa fritextbokningar, och många gånger även en stor otydlighet. 32 I vissa fall har datumen angetts i en rubrik i handlingsplanen, i andra fall i den övriga fritexten om aktiviteten i fråga. Ibland har dessa uppgifter varit motstridiga, som när en handlingsplan från året innan har kopierats utan att veckonummer och datum har uppdaterats. I vissa fall har flera datum angetts i samma aktivitet, i andra har kontaktperioden varit 4 6 veckor lång. I vissa fall har datumet kunnat uppfattas på olika sätt, utifrån svensk eller internationell standard. Ett datum skrivet kan tolkas som 11 januari 2012, som 12 januari 2011 eller som 1 november Exempel ur ärendena på otydlig tidpunkt (IAF:s kursiveringar): Uppföljning av ditt arbetssökande Någon gång under ovanstående period redovisar du sökta arbeten genom att ringa till Arbetsförmedlingen Kundtjänst eller till din handläggare på Arbetsförmedlingen. Du kan också redovisa via E-post till din handläggare eller besöka Arbetsförmedlingen Redovisning/uppföljning Redovisa sökta arbeten/uppföljning av ditt arbetssökande per telefon till Af Kundtjänst, eller vid personligt besök på Arbetsförmedlingen 1 gång i månaden. Nästa tillfälle Söka arbete Alla sökta jobb noteras på blanketten Mina jobbsökaraktiviteter / / Hon kan även redovisa sökta jobb per E-post till AF. Redovisning sker mellan, senaste datumen: , , , och Söka arbete och redovisa Sökande söker aktivt arbete och redovisar sökta arbeten två gånger i månaden. Du skall söka arbete aktivt och lämna lägesrapport senast sista vardagsdatum i varje kalendermånad till Af Kundtjänst Ej tidsatt Sökande mailar mig var 4:e vecka för att hålla mig informerad om läget start v Planerade aktiviteter som har varit för otydliga när det gäller tidpunkt eller där det inte har framgått att den arbetssökande skulle besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen, har IAF inte kunnat ta med i ärendegranskningen p.g.a st. i förordning (2000:628) inte skulle kunna tillämpas även om den arbetssökande uteblev. 26 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

27 Ej tidsatt Redovisa sökta jobb/lägesrapport Redovisa jobbsökaraktiviteter till AF eller till AF Kundtjänst senast var 4:e vecka med start innan 25 nov därefter innan den 25:e varje månad Kontakta Arbetsförmedlingen Du kontaktar besöker din lokala arbetsförmedling eller ringer kundtjänst för uppföljning av ditt arbetssökande senast den 20:e varje månad med start Ny planering Du ska ca två veckor innan ovanstående datum kontakta din handläggare för tidsbokning inför upprättande av ny handlingsplan eller personligen besöka Arbetsförmedlingen för avstämning och upprättande av ny handlingsplan SÖKA ARBETE Redovisa sökta arbeten senast den sista 15:e månad till arbetsförmedlingen kundtjänst eller kontaktar sin lokala arbetsförmedling Uppföljning av jobbsökande Du redovisar till Arbetsförmedlingen vilka jobb du har sökt, hur det gått, eventuella anställningsintervjuer osv. Uppföljning och redovisning sker genom att du besöker Arbetsförmedlingens direktservice. Dina besök gör du minst varannan månad senast den 29:e. Ej tidsatt Redovisning av sökta arbeten Senast den 30:3 i varje månad kontaktar du Arbetsförmedlingen Kundtjänst eller besöker lokalt af-kontor för redovisning av jobbsökaraktiviteter. OBS!!! Utebliven redovisning leder till avanmälan till A-kassan. Ej tidsatt Aktivt arbetssökande Sök minst 20 jobb/månad (20 st vid helt utan arbete) och redovisa för AF. E-posta din handläggare din jobblista månadsvis. Exempel ur ärendena på otydlighet när det gäller vem som skulle ta kontakten; den arbetssökande eller Arbetsförmedlingen (IAF:s kursiveringar): Ny planering Uppdatering av handlingsplan Arbetsförmedlingen ansvarar för att kontakt tas med dig för avstämning av din arbetssituation och upprättar ny handlingsplan tillsammans med dig. Du ska inkomma personligen till Arbetsförmedlingen, mellan kl och för att upprätta en ny handlingsplan Ny planering Upprätta ny handlingsplan Innan utgången av den nu aktuella handlingsplanen skall sökande kontakta Arbetsförmedlingen för upprättandet av en ny plan för jobbsökandet om ej arbete påbörjats under perioden. Sökande kommer att kallas till samtal för fastställ tjänst under juni Ny planering Upprättande av ny handlingsplan Du ska senast detta datum ha upprättat ny individuell handlingsplan hos arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen kallar till detta besök. Senast Deluppföljning av handlingsplanen sker utifrån kontakt, Arbetsförmedlingen kallar/kontaktar om du inte är avhörd ang förändringar. IAF konstaterar att Arbetsförmedlingen har använt många olika formuleringar och uttryck för att boka in ett besök eller en kontakt, till exempel Du är kallad till, Välkommen på, Sökande skall, Vill be dig besöka och Hör av dig. Fler exempel ur ärendena på otydlighet när det gäller obligatoriska eller frivilliga besök och kontakter (IAF:s kursiveringar): Jobbredovisning Du får ringa vår Kundtjänst för att redovisa sökta arbeten muntligen eller besöka Arbetsförmedlingen med en lista på sökta arbetet senast 25:e i varje månad / /. Ej tidsatt Aktivt arbetssökande Arbetsförmedlingen vill att du minst en gång per månad är i kontakt med Arbetsförmedlingen via e-post eller telefon (Kundtjänst) för att hålla din planering och uppföljning aktuell Nyinfo AF har reserverat en plats till dig i vår gruppinformation för nyarbetslösa måndag 24 oktober kl 13:00./ / Du får information om vårt uppdrag och vår service, samt en fördjupad information om A-kasseförsäkringen. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 27

28 Kontakt med Af senast Avstämning kring arbetssökandet utifrån sökandes behov och önskemål, via mail, telefon eller besök och i överenskommelse med lokala Af. Dock senast Görs inte detta kommer du att avanmälas till a-kassan. Samverka med AF Samverka med AF den 23:e februari 2012 angående nuläget för Dig. Meddela exv. om studier alt. arbete har påbörjats - meddela även då om Du vill kvarstå som inskriven vid AF eller inte. Notera! Om Du INTE hör av Dig till AF enligt ovan så räknas Du som icke matchningsbar (dvs då anses Du inte stå till arbetsmarknadens förfogande) och kommer omgående att omkodas ej till förfogande för arbete samt avanmälas till din a-kassa (om Du stämplar a-kassa). Avanmälan betyder att Du INTE längre får arbetslöshetsersättning. IAF har även sett exempel i ärendena på att ovan exemplifierade otydlighet i begrepp och formuleringar har lett till att vissa av de arbetssökande som har blivit avanmälda, har gjort en invändning mot avanmälan. 33 Vissa av dessa invändningar har lett till att Arbetsförmedlingen har fått konstatera att formuleringen i handlingsplanen var otydlig, och avanmälan har fått makuleras. Exempel ur daganteckning i ett ärende: Sökande ringer ang avanmälan, hon uppger att hon varje dag varit till Af och sökt arbete via datorerna, men inte förstått att hon ska göra uppföljning med Af. I handlingsplan står att det "kan" göras. Avanmälan tas bort. Jag går in i hpl och förtydligar att uppföljning ska ske och att det finns alternativa sätt att göra det på, skickar ny hpl till sökande. Motivering vid makulering/ändring av ers-/avanmälan: Missförstånd pga otydlig skrivning i handlingsplan Otydlig och felaktig information om konsekvensen av att utebli IAF har funnit exempel på att arbetsförmedlare manuellt har lagt till information om vad ett uteblivet besök ska leda till, i samband med bokning av besök och kontakter framför allt i arbetssökandes handlingsplaner. Oftast har denna information varit korrekt: Vid uteblivet besök avanmäls du till a-kassan eller Utebliven kontakt innebär en avanmälan från din arbetslöshetsersättning. Det finns även exempel på information om att avanmälan kan göras (IAF:s kursiveringar): Uteblivet besök kan medföra avanmälan till din a-kassa Om kontakten inte tas kan arbetsförmedlingen komma att avanmäla dig till din arbetslöshetskassa. I vissa fall har denna information varit felaktig och har inte stämt överens med vad som har angetts i regelverket. Följande tillägg har IAF funnit i handlingsplaner i ett flertal ärenden i tre olika marknadsområden (IAF:s kursiveringar): Om du inte kommer på dina bokade tider och inte meddelar förhinder, skickar vi en förfrågan till dig om du fortsatt vill vara inskriven på Arbetsförmedlingen. Om du inte kommer på det bokade besöket skickar vi en ny kallelse. Vidare har IAF funnit exempel på att Arbetsförmedlingen även har lagt till information om möjligheten att meddela förhinder till ett bokat besök. Exempel ur ärendena: Om du blir förhindrad att komma, meddela oss detta på telefon. Samtalet är obligatoriskt och om du får förhinder måste du anmäla detta till Af kundtjänst Ps. Om du inte kan komma så maila mig. Om du av någon anledning är förhindrad att komma måste du meddela oss så att vi kan komma överens om tid som passar dig bättre. Ring vår Kundtjänst. Uteblir du utan att höra av dig kommer vi att bli tvungna att skicka en avanmälan till din a-kassa. Om du behöver lämna förhinder vill vi att du ringer Arbetsförmedlingen Kundtjänst. Återbud medför inte avanmälan till A-kassan. 33 Enligt 16 (AMSFS 2005:4), som gällde t.o.m , kunde en sökande invända hos Arbetsförmedlingen mot en avanmälan som han eller hon ansåg var felaktig. Om Arbetsförmedlingens utredning visade att invändningen var riktig skulle avanmälan inte anses ha gjorts. 28 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

29 3.6.4 Manuella moment i AIS för uppföljning och avanmälan IAF har under granskningen av ärenden gjort iakttagelser om det system med påminnelser som finns i AIS för att arbetsförmedlare ska kunna hålla koll på datum och händelser i handläggningen av ett ärende, och för att kunna följa upp om arbetssökande har besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Under den tid som IAF:s uppdrag har pågått har det krävts manuell hantering i flera steg för att en avanmälan skulle kunna göras i enlighet med regelverket. IAF har identifierat följande moment i AIS där arbetsförmedlaren måste agera manuellt, där varje steg har varit en förutsättning för nästa: 1. Lägga påminnelser i samband med bokning av besök och kontakter i handlingsplaner, kallelser eller daganteckningar, för att senare kunna följa upp om den sökande kom på besöken eller tog kontakterna. Datumet för påminnelsen måste vara detsamma som datumet för besöket, eller dagen efter om kontaktvägen är telefon, brev eller e-post enskilt eller i kombination med besök. 2. Varje dag öppna listan för påminnelser, både manuella och automatiska, och hantera de ärenden som systemet aktualiserar. Om en arbetsförmedlare är planerat eller oplanerat frånvarande måste någon annan gå igenom listan och hantera påminnelserna dessa dagar. 3. Vidta åtgärd i enlighet med regelverket och göra avanmälan till arbetslöshetskassan, om det var dokumenterat att den sökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen, eller om dokumentation saknades. När det gäller tidsatta kontakter via telefon, brev eller e-post måste gårdagens datum anges, för att avanmälan skulle gälla från och med den dag då kontakten skulle ha skett. 4. Leta upp nästa datum i handlingsplanen eller bland daganteckningar, och lägga en ny påminnelse för att möjliggöra nästa uppföljning. IAF har även gjort följande iakttagelser om påminnelsesystemet: Det har funnits utrymme för endast två påminnelser i respektive sökandeakt, oberoende av hur många datum och händelser som har bokats in och ska följas upp. Påminnelser har kunnat raderas av misstag utan att lämna några spår efter sig. Det har funnits fyra olika listor för påminnelser i AIS, och alla påminnelser har inte kunnat ses innan datumet ifråga har infallit eller passerat. När det har funnits flera automatiska påminnelser i en sökandeakt har den äldsta lagt sig överst och trängt undan övriga. Detta har medfört svårigheter i att få en sammantagen bild över väntande påminnelser och händelser och att i förväg avsätta tid för arbetet med påminnelser. Avsaknaden av en sammantagen bild över väntande påminnelser och händelser, både för enskilda arbetsförmedlare och för arbetsförmedlingskontoret, har medfört svårigheter för chefer att följa upp ärendehanteringen och att kontrollera att påminnelser lades och hanterades på det sätt som har krävts för att Arbetsförmedlingen ska kunna fullgöra sitt uppdrag inom kontrollfunktionen i arbetslöshetsförsäkringen. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 29

30

31

32

33

34

35

36 5 Risk för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning IAF:s granskning visar att avanmälan gjordes omedelbart i endast 18 procent av de fall där arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen. I 82 procent av de uteblivna besöken eller kontakterna har Arbetsförmedlingen brustit i tillämpningen av bestämmelsen om avanmälan till arbetslöshetskassan i 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten. När en sökande har glömt eller på andra sätt missat ett besök eller en kontakt med Arbetsförmedlingen är sannolikheten stor att han eller hon har fortsatt markera arbetslös på det kassakort som har skickats till arbetslöshetskassan. Det medför att det finns en betydande risk för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. IAF kan inte beräkna den faktiska omfattningen av eller storleken på dessa felaktiga utbetalningar, eftersom denna granskning inte omfattar arbetslöshetskassornas handläggning eller utbetalning av ersättning. För att ändå få en uppfattning har IAF gjort två enkla och mycket försiktiga beräkningar för den tidsperiod som ärendegranskningen avser: för de arbetssökande som uppfyllde kriterierna för populationen, och för det totala antalet sökande som fick arbetslöshetsersättning utbetald i minst 22 dagar. Båda räkneexemplen nedan utgår från resultatet av IAF:s ärendegranskning och från uppgifter hämtade ur databaserna A-stat och Datalagret och från antagandena att alla sökande hade lika mycket i arbetslöshetsersättning och skulle ha varit avanmälda i en dag (om de hade blivit avanmälda). Ärendegranskningen har som nämns ovan, utgått från att Arbetsförmedlingen som myndighet har följt Förvaltningslagen och dokumenterat både de kontakter som har tagits mellan arbetssökande och Arbetsförmedlingen, och den handläggning som har skett i ärendena. Förutsättningar för beräkningen utifrån IAF:s granskning av ärenden i AIS: Arbetssökande uteblev från 22 procent av de tidsatta besök och kontakter som Arbetsförmedlingen hade bokat in. Arbetsförmedlingen gjorde inte någon avanmälan i 76 procent av de fall där sökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen efter kallelse eller enligt överenskommelse. Räkneexempel 1 Det första räkneexemplet baseras på den population av arbetssökande vars ärenden IAF har granskat, det vill säga. personer som skrev in sig på Arbetsförmedlingen under september 2011, som var öppet arbetslösa, deltidsarbetslösa eller timanställda, som var fortsatt inskrivna i februari 2012 och som var berättigade till arbetslöshetsersättning. Utgångspunkter för beräkningen: Totalt 2901 arbetssökande uppfyllde kriterierna för populationen. Arbetsförmedlingen hade i genomsnitt bokat in 5 tidsatta besök och kontakter per sökande under tidsperioden. Den genomsnittliga dagpenningen under tidsperioden var 570 kronor. Om var och en av de arbetssökande hade fem tidsatta besök och kontakter med Arbetsförmedlingen inbokade under tidsperioden, skulle det ge sammanlagt besök och kontakter. Om de arbetssökande uteblev från 22 procent av dessa skulle det ge uteblivna besök och kontakter. Om Arbetsförmedlingen inte gjorde avanmälan till arbetslöshetskassan i 76 procent av de fall där sökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen, skulle det ge icke gjorda avanmälningar. Antag att varje arbetssökande som Arbetsförmedlingen inte avanmälde skulle ha varit avanmäld i en dag, och att de begärde arbetslöshetsersättning för denna dag. Det skulle 36 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

37 ge dagar. Antag vidare att alla arbetssökande hade lika mycket i arbetslöshetsersättning, 570 kronor per dag. Beräkningen skulle ge en summa på kronor. IAF:s beräkning i detta första exempel är mycket försiktig och gjord i underkant och avser inte den faktiska omfattningen av eller storleken på felaktigt utbetald arbetslöshetsersättning. Summan 1,4 miljoner kronor avser endast de arbetssökande som skrev in sig under september 2011 och som fortfarande var inskrivna i februari Beräkningen har dessutom utgått från antagandet att samtliga sökande skulle ha besökt Arbetsförmedlingen redan efter en dags avanmälan och på nytt blivit påanmälda till arbetslöshetskassan. Summan skulle öka om man även räknade med de arbetssökande som skrev in sig i till exempel oktober, november eller december Summan skulle öka ytterligare om man räknade med de sökande som var inskrivna under till exempel två, tre eller fyra månader, och om man antar att varje sökande skulle ha varit avanmäld i två, tre eller fyra dagar. Räkneexempel 2 Det andra räkneexemplet baseras på det totala antalet personer som fick arbetslöshetsersättning utbetald i minst 22 dagar under perioden 1 september februari Utgångspunkter för beräkningen: Totalt arbetssökande fick arbetslöshetsersättning utbetald i minst 22 dagar under tidsperioden. I beräkningen nedan har IAF avrundat antalet till Den genomsnittliga dagpenningen under tidsperioden var 570 kronor. Beräkningen i detta exempel utgår från antagandet att ett besök eller en kontakt var bokad i genomsnitt per arbetssökande, under hela tidsperioden. Om arbetssökande skulle ha uteblivit från 22 procent av tidsatta besök och kontakter med Arbetsförmedlingen skulle det ge uteblivna besök och kontakter. Om Arbetsförmedlingen inte gjorde avanmälan till arbetslöshetskassan i 76 procent av de fall där arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen, skulle det ge icke gjorda avanmälningar. Antag att varje arbetssökande som Arbetsförmedlingen inte avanmälde skulle ha varit avanmäld i en dag, och att de begärde arbetslöshetsersättning för denna dag. Det skulle ge dagar. Antag vidare att alla arbetssökande hade lika mycket i arbetslöshetsersättning, 570 kronor per dag. Beräkningen skulle ge en summa på kronor. Beräkningen i detta andra exempel är ännu mer försiktigt gjord. Summan 15,2 miljoner skulle öka om man räknade på två, tre eller fyra bokade besök eller kontakter i genomsnitt per sökande. Summan skulle öka ytterligare om man antar att varje sökande skulle ha varit avanmäld i två, tre eller fyra dagar. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 37

38 6 IAF:s analys utifrån granskningsresultatet Resultatet av IAF:s ärendegranskning i AIS visar på stora brister i Arbetsförmedlingens regeltillämpning när arbetssökande uteblev från ett besök eller kontakt med Arbetsförmedlingen. Arbetsförmedlingen har i endast 18 procent av fallen tillämpat 16 2 stycket förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten korrekt. I 82 procent av de uteblivna besöken och kontakterna har Arbetsförmedlingens regeltillämpning inte inneburit en likabehandling av arbetssökande, och har därmed inte varit rättssäker. Det innebär att det finns risk för att felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning har skett. I drygt fyra fall av fem har arbetssökande kunnat ansöka om ersättning utan att uppfylla villkoren i arbetslöshetsförsäkringen. Den ärendegranskning som IAF genomförde 2008 visade att Arbetsförmedlingen inte hade gjort avanmälan i enlighet med regelverket i 83 procent av de fall där sökande inte hade besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen. Den granskningen var inte lika omfattande som den nu genomförda, varför resultaten inte ska jämföras rakt av. Det nu redovisade resultatet tyder ändå på att Arbetsförmedlingens regeltillämpning vid uteblivna besök och kontakter inte har förbättrats sedan Den 1 september 2013 trädde ändringar i regelverket för arbetslöshetsförsäkringen i kraft. Dessa innebär bland annat att Arbetsförmedlingen ska underrätta arbetslöshetskassan i stället för att göra avanmälan, när arbetssökande inte har besökt eller tagit kontakt med Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller på annat sätt beslutad tidpunkt. 6.1 Arbetsförmedlingens bokning av besök och kontakter Enligt Arbetsförmedlingens arbetsordning har medarbetare inom Arbetsförmedlingen ett ansvar för att utföra Arbetsförmedlingens uppdrag enhetligt, effektivt och rättssäkert och för att följa lagar, förordningar och andra regler i sin handläggning av ärenden. Det första steget i arbetsförmedlarens tillämpning av bestämmelsen om åtgärd vid uteblivna besök och kontakter är att boka in, kalla till eller komma överens med arbetssökande om besök och kontakter. IAF har i rapporten konstaterat att Arbetsförmedlingen bokar besök och kontakter på flera sätt i AIS. Det medför att den arbetssökande kan få flera olika dokument, och att varken den sökande eller Arbetsförmedlingen får någon tydlig sammanställning över datum, kontaktvägar eller förväntat innehåll för besök och kontakter med Arbetsförmedlingen. Dokumenten har dessutom olika rubriker, innehåller olika uttryck och formuleringar av bokningen, och informationen om konsekvensen av att inte besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen varierar. Vissa dokument innehåller förtryckta standardformuleringar, dock inte handlingsplanen, kallelser eller daganteckningar. När det inte finns en förtryckt formulering måste varje arbetsförmedlare varje gång formulera sig på ett sådant sätt att regelverket kan tillämpas i fall den arbetssökande skulle utebli från besöket eller kontakten. Detta sammantaget riskerar att göra det otydligt vad som förväntas av den sökande vid vilken tidpunkt, och kan få följden att han eller hon uteblir från besök och kontakter med Arbetsförmedlingen. IAF har i granskningen av ärenden sett många exempel på otydliga formuleringar, och att detta i vissa fall har fått konsekvensen att arbetssökande har invänt mot en avanmälan och att Arbetsförmedlingen har fått återta avanmälan. IAF kan konstatera att det för att säkerställa en korrekt tillämpning av regelverket vid uteblivna besök och kontakter, även efter den 1 september 2013, är viktigt att det i bokningen av besök och kontakter tydligt framgår: datum för besöket eller kontakten att det är den arbetssökande som ska besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör att besöket eller kontakten är obligatoriskt, inte frivilligt. 38 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

39 Vidare är det viktigt att informationen om konsekvensen av att inte besöka eller ta kontakt med Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör stämmer överens med vad som anges i 43 lagen (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring. 6.2 Arbetsförmedlingens uppföljning av besök och kontakter För en enhetlig regeltillämpning måste arbetsförmedlaren i ett andra steg följa upp om en arbetssökande kom på ett bokat besök eller tog en kontakt eller inte. Till sin hjälp har arbetsförmedlaren påminnelsefunktionen i AIS. IAF konstaterade redan 2008 att detta påminnelsesystem kräver många manuella moment som kan innebära risker för regeltilllämpningen. De manuella momenten är inte tvingande eller obligatoriska rent tekniskt, utan kan bortses från eller raderas. Vidare uppmärksammar inte systemet arbetsförmedlaren på att dessa manuella moment ska utföras. IAF har i ärendegranskningen konstaterat att det i de allra flesta fall där arbetssökande inte besökte eller kontaktade Arbetsförmedlingen och avanmälan inte gjordes, inte finns någon dokumentation i samband med datumet för besöket eller kontakten. Mot bakgrund av Arbetsförmedlingens dokumentationsskyldighet tyder avsaknaden av dokumentation på att arbetsförmedlaren inte gjorde någon uppföljning av om den sökande kom på besöket eller tog kontakten eller inte. Om arbetsförmedlaren har missat att lägga en påminnelse eller om påminnelsen inte hanterades i tid går inte att se i efterhand, eftersom påminnelser inte sparas eller kan spåras. Granskningen visar dock att Arbetsförmedlingen inte hade gjort någon avanmälan i hela 91 procent av de fall där arbetssökande inte hade redovisat om de hade sökt ett anvisat arbete eller inte. Eftersom anvisning har varit en av två bokningsfunktioner i AIS som per automatik har skapat påminnelser, tyder det på att avanmälan inte gjordes på grund av att arbetsförmedlarna inte hanterade sina påminnelser. Anvisningar har dessutom innehållit förtryckta standardformuleringar, varför det inte kan ha funnits några otydligheter när det gäller sista kontakt-datum. Om arbetsförmedlaren inte gör någon uppföljning av bokade besök och kontakter i AIS, eller om Arbetsförmedlingen inte dokumenterar de kontakter som har tagits, kan inte regelverket tillämpas på ett enhetligt och rättssäkert sätt. Besök och kontakter i handlingsplanen IAF:s ärendegranskning har visat att Arbetsförmedlingen dokumenterade drygt hälften av alla tidsatta besök och kontakter i de arbetssökandes handlingsplaner, att 66 procent av de uteblivna kontakterna och 68 procent av de icke gjorda avanmälningarna gällde besök och kontakter som hade bokats genom handlingsplanen. Dokumentmallen för handlingsplan har inte innehållit några förtryckta formuleringar, varken för bokningen eller om konsekvensen av att utebli. Kallelser har inte heller innehållit förtryckta formuleringar för bokningen, men IAF har sett betydligt fler exempel på otydligheter i handlingsplaner än i kallelser. Dessutom har handlingsplanerna ofta avsett en period om fyra till sex månader, och kontakter för att till exempel redovisa arbetssökandet har bokats in lång tid i förväg. Vidare skapas det inga påminnelser till arbetsförmedlaren för uppföljning varken utifrån handlingsplaner eller kallelser. IAF har noterat att kallelser ofta har använts för bokning av besök nära i tiden, enskilt eller i grupp, vilket har medfört att arbetsförmedlare har kunnat uppmärksamma uteblivna besök och kontakter utan att behöva använda påminnelsesystemet. Risken för bristande hantering av påminnelser och uppföljning har varit större när besök och kontakter har bokats i handlingsplaner. Enligt Arbetsförmedlingen aktualiseras den nya funktionen i AIS för automatisk underrättelse endast under förutsättning att arbetsförmedlaren i samband med bokning av ett besök eller en kontakt även har registrerat datumet i fältet Nästa kontakt AF. Om arbetsförmedlaren inte har kommit ihåg att registrera datumet i detta fält, vid sidan om påminnelsen för uppföljning av besöket eller kontakten, kvarstår det för Arbetsförmedlingen att manuellt underrätta arbetslöshetskassan när sökande uteblir från ett besök eller en kontakt. IAF kan konstatera att det för att säkerställa en korrekt tillämpning av regelverket vid uteblivna besök och kontakter även efter den 1 september 2013, är viktigt att det finns ända- Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 39

40 målsenliga verktyg för att underlätta arbetsförmedlarnas uppföljning av tidsatta besök och kontakter. Vidare är det viktigt att Arbetsförmedlingen följer Förvaltningslagen och dokumenterar de kontakter som tas mellan arbetssökande och Arbetsförmedlingen och den handläggning som sker i ett ärende. 6.3 Serviceinriktade åtgärder utan stöd i regelverket I det tredje steget i regeltillämpningen skulle arbetsförmedlaren göra själva avanmälan i AIS. IAF har i rapporten redovisat exempel på att Arbetsförmedlingen vidtog någon annan åtgärd i stället för att avanmäla arbetssökande som hade uteblivit från ett besök eller en kontakt. Dessa åtgärder har varit serviceinriktade och har inneburit att den sökande har fått en andra chans att göra rätt. Det regelverk som har gällt till och med den sista augusti 2013 har inte medgett någon andra chans eller varning, utan en avanmälan skulle göras redan första gången den sökande uteblev från ett besök eller kontakt. Av flera exempel i rapporten framgår att arbetsförmedlare hade kunskap om att avanmälan skulle ha gjorts, men valde att i stället kontakta den arbetssökande och påminna om det uteblivna besöket eller kontakten. Att Arbetsförmedlingen i vissa fall avanmälde arbetssökande, i andra fall inte och i ytterligare andra fall tillämpade ett eget system för varningar i stället för att följa regelverket, innebär att likabehandling av arbetssökande inte har skett. 6.4 Arbetsförmedlingens uppföljning av tillämpningen av regelverket Chefer inom Arbetsförmedlingen har ett ansvar för att gällande regelverk följs, för att verksamheten bedrivs enhetligt, rättssäkert och effektivt och för intern styrning och kontroll, enligt Arbetsförmedlingens arbetsordning. IAF har i tidigare rapporter konstaterat att Arbetsförmedlingens struktur och verktyg för intern styrning och kontroll inte fullt ut stödjer eller underlättar en enhetlig tillämpning av arbetslöshetsförsäkringens regelverk. IAF har inom ramen för detta uppdrag gjort iakttagelser när det gäller avanmälan vid uteblivna besök och kontakter, som bekräftar den bilden. IAF konstaterade redan 2011 att Arbetsförmedlingen inte har registrerat några andra uppgifter i sina datasystem, än det datum då en avanmälan gjordes. Den uppgiften omfattar även avanmälningar som har gjorts av andra skäl än uteblivna besök och kontakter. Det har fått följden att relevant statistik inte har kunnat tas fram och tillämpningen av 16 2 stycket förordningen (2000:628) inte har kunnat följas. Avanmälan vid uteblivna besök och kontakter har därför inte funnits med varken i Arbetsförmedlingens styrkort, i uppföljningssystemet eller bland indikatorerna för arbetslöshetsförsäkringen. De indikatorer för arbetslöshetsförsäkringen som Arbetsförmedlingen införde i maj 2012 har endast mätt om avanmälan har gjorts när det gäller uteblivna redovisningar av anvisat arbete. För tidsatta besök och kontakter som har bokats genom de övriga dokumenten i AIS handlingsplan, kallelse, deltidsintyg och daganteckning har det under den tid som IAF:s uppdrag har pågått inte funnits någon motsvarande statistik att ta fram. IAF kan konstatera att det för att säkerställa en korrekt tillämpning av regelverket vid uteblivna besök och kontakter och för att möjliggöra uppföljning och tillsyn, även efter den 1 september 2013 är viktigt att följande uppgifter registreras i datasystemen: Arbetssökandes samtliga bokade besök och kontakter med Arbetsförmedlingen och med kompletterande aktörer. För att kunna följa regeltillämpningen över tid behövs dessutom datum för besöken och kontakterna. Om arbetssökande fullföljde dessa besök och kontakter i tid, eller inte. Om Arbetsförmedlingen underrättade arbetslöshetskassan när arbetssökande inte hade besökt eller tagit kontakt med Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller på annat sätt beslutad tidpunkt. 40 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

41 6.5 Brister i tillämpningen av regelverket kan påverka legitimiteten i försäkringen Den granskning av ärenden som IAF har genomfört och redovisat resultatet av i denna rapport, har gjorts utifrån den bestämmelse om avanmälan till arbetslöshetskassan som gällde till och med den 31 augusti De förändringar i regelverket för arbetslöshetsförsäkringen som trädde i kraft den 1 september innebär inte så stora skillnader i sak för Arbetsförmedlingens del, när det gäller arbetssökandes uteblivna besök och kontakter: Arbetsförmedlingen ska fortfarande vidta åtgärd enligt 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, men ska underrätta arbetslöshetskassan i stället för att avanmäla arbetssökande. Underrättelsen ska lämnas skyndsamt i stället för omedelbart. En viktig skillnad är dock att förordningsbestämmelsen inte bara ska tillämpas på uteblivna besök och kontakter med Arbetsförmedlingen, utan även när sökande som får eller begär arbetslöshetsersättning inte besökte eller kontaktade en kompletterande aktör. Regeringens syfte är att det ska ställas samma krav på sökande som tar del av tjänster hos kompletterande aktörer, vilket i sin tur ska bidra till att upprätthålla arbetslöshetsförsäkringens roll som omställningsförsäkring. Regeringen framhåller att det är Arbetsförmedlingen som ska säkerställa att besök och kontakter mellan den sökande och den kompletterande aktören leder till samma åtgärd som mellan den sökande och Arbetsförmedlingen. IAF konstaterar att det är viktigt att även kompletterande aktörers bokning av besök och kontakter sker på ett sådant sätt att de kan följas upp och regelverket kan tillämpas om de sökande uteblir. Vidare är det viktigt att även kompletterande aktörers uppföljning säkerställs, och att Arbetsförmedlingen får kännedom om uteblivna besök och kontakter på ett sådant sätt att arbetslöshetskassan kan underrättas i enlighet med regelverket. IAF har under tidsperioden april 2012 till september 2013 gjort över 80 besök och framträdanden på huvudkontoret och på arbetsförmedlingskontor i Arbetsförmedlingens samtliga tio geografiska marknadsområden. Syftet med dessa direktkontakter med chefer, verksamhetssamordnare, arbetsförmedlare och resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen har varit att sprida informationen om IAF:s tillsyn, om ärendegranskningen utifrån bestämmelsen om åtgärd vid uteblivet besök och kontakt, och om IAF:s tidigare uppdrag och resultat. Syftet har också varit att så snart som möjligt och till så många berörda som möjligt återkoppla respektive marknadsområdes granskningsresultat, både skriftligt och muntligt. Resultaten har visat att Arbetsförmedlingen i samtliga marknadsområden har brustit i sin tillämpning av regelverket, och inte avanmält arbetssökande som inte har besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen i från 62 procent av fallen i ett marknadsområde, till 91 procent i ett annat. IAF har även velat ge en bild av de iakttagelser som har gjorts under uppdraget, bland annat när det gäller risker med otydlighet i bokningar av besök och kontakter, svårigheter i att med hjälp av påminnelsesystemet i AIS följa upp bokade besök och kontakter och i att få fram statistik över tillämpningen av 16 förordningen (2000:628). Målet med IAF:s inriktning på marknadsorganisationen har varit att bidra till likabehandling och rättssäkerhet och till att minska risken för felaktiga utbetalningar av arbetslöshetsersättning. Det är ett grundläggande rättssäkerhetskrav att Arbetsförmedlingen utför sitt uppdrag inom arbetslöshetsförsäkringen på ett likvärdigt sätt för alla som får eller begär arbetslöshetsersättning. Om hanteringen av ärenden i det här fallet avanmälan respektive underrättelse vid uteblivet besök och kontakt inte sker utifrån regelverket blir följden dels en bristande likabehandling av arbetssökande, dels att risken för felaktiga utbetalningar av statens medel ökar. Det riskerar i så fall att urholka legitimiteten i arbetslöshetsförsäkringen. IAF avser att även fortsättningsvis följa Arbetsförmedlingens tillämpning av 16 förordningen (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, när arbetssökande utan godtagbart skäl inte har besökt eller kontaktat Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör vid överenskommen eller beslutad tidpunkt. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 41

42 Litteratur- och källförteckning Dokument som Arbetsförmedlingen tillhandahöll i april 2012 Förordning (2007:1030) med instruktion för Arbetsförmedlingen Förordning (2000:628) om den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Förordning (1997:835) om arbetslöshetsförsäkring Arbetsmarknadsstyrelsens administrativa föreskrifter (AMSFS 2005:4) om handläggning av arbetsförmedlingsärenden Generaldirektörens arbetsordning för Arbetsförmedlingen Arbetsordningar, Verksamhetsplan 2012 Styrkort 2012, bilaga till VP 2012 Styrkortsmått 2012, definitioner Utvecklingsplan för Utvecklingsaktiviteter fördelat per utvecklingsområde, bilaga till VP 2012 Risklista (ingen titel eller datum) Intern instruktion AFII 2011/103642: Intern styrning och kontroll, Handläggarstöd AFHS 40/2011: Arbetslöshetsförsäkringen Avanmälan till arbetslöshetskassa, Handläggarstöd AFHS 49/2011: Arbetslöshetsförsäkringen Underrättelse till arbetslöshetskassa, Beställningsuppdrag till FO Matchning, Resurspersonens uppdrag, Stöd till resurspersonen, Aktuella nätverksträffar och utbildningar, Stöd för kvalitetssäkrad ärendehandläggning, Styrning och ledning, Arbetsförmedlingens regelverk, Övrigt underlag som IAF har inhämtat från Arbetsförmedlingens externa webbplats eller intranät Arbetsförmedlingens interna kontrollplan, Kontrollplan Avdelningar och staber, Kontrollplan Marknadsområde, Myndighetens riskanalys inför 2012 med obligatoriska åtgärder för Avd Stab Myndighetens riskanalys inför 2012 med obligatoriska åtgärder för MO Arbetsmarknadsstyrelsens föreskrifter (AMSFS 2004:11) om individuella handlingsplaner Indikatorer för uppdraget inom arbetslöshetsförsäkringen, Arbetsförmedlingens yttrande på IAF:s rapport 2008:7 om Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket kring avanmälan till arbetslöshetskassan, Arbetsförmedlingens yttrande Uppföljning av IAF:s tidigare rapport om Arbetsförmedlingens tilllämpning av regelverket kring avanmälan till arbetslöshetskassan (2008:7), Slutsatser riskanalys automatisk avanmälan, Handläggarstöd AFHS 40/2011 Arbetslöshetsförsäkringen Avanmälan till arbetslöshetskassa, Handläggarstöd AFHS 36/2011 Informationsansvar om arbetslöshetsförsäkringen, Handläggarstöd AFHS 51/2011 Intern styrning och kontroll, Handläggarstöd Stöd för kvalitetssäkrad ärendehandläggning, Handläggarstöd för deltidsarbetslösa och timanställda, Handläggarstöd AFHS 49/2011 Meddelande till arbetslöshetskassan, Intern instruktion AFII 13/2011 Intern styrning och kontroll, Intern instruktion AFII 9/2012 Påminnelseavisering till kunder via SMS, Förtydligande av funktionen automatiska påminnelser via sms i AIS, Metodbeskrivning Följa upp Söka arbete, och Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

43 Metodbeskrivning Inskrivning och introduktion, och Metodbeskrivning Anvisa till ledig plats, och Uppföljning av anvisning, Förvaltningsrätt, Återrapportering 2012: Fler personliga möten, Återrapportering 2012: Samlad rapport för uppdrag 1,3,6 och 14, Återrapportering 2013: Ökad sökaktivitet genom tydligare krav och ökad uppföljning, Övriga källor Förvaltningslag (1986:223) Myndighetsförordning (2007:515) Förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Lag (1997:238) om arbetslöshetsförsäkring (ALF) Prop. 2012/13:12, Åtgärder inom arbetslöshetsförsäkringen m.m. Ds 2012:3, Rättssäkerhet och likabehandling i arbetslöshetsförsäkring Prop. 2011/12:1, Budgetpropositionen för 2012 Prop. 2012/13:1, Budgetpropositionen för 2013 Regleringsbrev för budgetåret 2012 avseende Arbetsförmedlingen Regleringsbrev för budgetåret 2013 avseende Arbetsförmedlingen Regeringsbeslut A2012/4242/A, Uppdrag om krav på arbetssökande vid öppen arbetslöshet och deltagande i arbetsmarknadspolitiskt program, IAF:s rapporter 2008:7, Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket kring avanmälan till arbetslöshetskassan 2010:8, Uppföljning av Arbetsförmedlingens vidtagna åtgärder med anledning av IAF:s rapport Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket kring avanmälan till arbetslöshetskassan (2008:7) 2011:6, Arbetsförmedlingens underrättelser om ifrågasatt ersättningsrätt, avanmälan m.m. 2011:28, Arbetsförmedlingens underrättelser om ifrågasatt ersättningsrätt och avanmälan samt analys 2011:17, IAF:s uppföljning av Arbetsförmedlingens återrapportering 2010, fördjupade analyser 2011:31, IAF:s uppföljning av Arbetsförmedlingens återrapportering 2010, fördjupade analyser 2012:17, Tillämpningen av arbetslöshetsförsäkringen inom kulturarbetsmarknaden Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 43

44 Bilaga 1: IAF:s besök i Arbetsförmedlingens marknadsområden Marknadsområde Småland : Information om uppdraget på chefsmöte i Stufvenäs utanför Kalmar : Intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare från arbetsmarknadsområdena Kalmar, Nässjö och Västervik, i Stufvenäs utanför Kalmar : Information om uppdraget till arbetsförmedlare och resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna i Nybro och Emmaboda och marknadsområdets verksamhetssamordnare, i Nybro : Presentation av granskningsresultatet för marknadschef och verksamhetssamordnare med ansvar för uppföljning (telefonmöte). Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog : Sex presentationer av granskningsresultatet för arbetsförmedlare, resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen m.fl. i Jönköping, Nässjö, Värnamo, Växjö, Kalmar och Västervik. Marknadsområde Södra Norrland : Information om uppdraget på chefsmöte i Stockholm : Två intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare på arbetsförmedlingarna i Sundsvall och i Härnösand : Två informationsmöten om uppdraget med resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna i Sundsvall och i Härnösand : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Sundsvall. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog : Sex presentationer av granskningsresultatet för arbetsförmedlare, resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen m.fl. i Östersund, Sundsvall, Örnsköldsvik, Hudiksvall, Bollnäs och Gävle. Marknadsområde Västra Svealand : Information om uppdraget på chefsmöte i Örebro och : Två intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare i arbetsmarknadsområde Karlstad och Falun Borlänge och : Två informationsmöten om uppdraget med resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna i Karlstad och Falun Borlänge : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Örebro. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog , och : Tolv presentationer av granskningsresultatet för arbetsförmedlare, resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen m.fl. i Karlskoga, Örebro Kristinehamn, Arvika, Karlstad, Kil, Falun, Borlänge, Ludvika, Mora och i Avesta. Marknadsområde Norra Norrland : Information om uppdraget och presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Piteå : Information om uppdraget och presentation av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen. Videokonferens från arbetsförmedlingen i Skellefteå. Marknadsområde Stockholm Gotland : Information om uppdraget på chefsmöte i Bro utanför Stockholm : Tre intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare på arbetsförmedlingarna i Spånga Tensta, Farsta och i Visby : Tre informationsmöten om uppdraget med marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna i Spånga Tensta, Farsta och i Visby : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Stockholm. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog : Tre presentationer av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna Globen, Farsta och i Visby. Marknadsområde Södra Götaland : Information om uppdraget på chefsmöte i Malmö. 44 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

45 : Två intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare på arbetsförmedlingarna Malmö Teknik, Hässleholm och Kristianstad och marknadsområdets samordnare för arbetslöshetsförsäkringen, i Hässleholm : Två informationsmöten om uppdraget med resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen på arbetsförmedlingarna Malmö Teknik och i Hässleholm : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Malmö. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog : Två presentationer av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen, i Malmö och i Hässleholm. Marknadsområde Norra Mälardalen : Information om uppdraget till marknadschefen och delar av marknadsledningen, i Uppsala : Intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer och verksamhetssamordnare från arbetsförmedlingarna i Köping, Solna och Uppsala, i Uppsala : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Uppsala : Presentation av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen, i Uppsala : Presentation av granskningsresultatet för arbetsförmedlare på arbetsförmedlingen i Märsta. Marknadsområde Nordvästra Götaland : Information om uppdraget till marknadschefen, marknadsledningen och chefer på arbetsförmedlingen i Borås : Intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med marknadsområdets verksamhetscontroller och chefer på arbetsförmedlingen i Borås : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Trollhättan : Tre presentationer av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen och för arbetsförmedlingarnas sektionschefer och verksamhetssamordnare, i Skövde, Borås och Trollhättan. Marknadsområde Göteborg Halland : Information om uppdraget på chefsmöte i Göteborg : Intervjusamtal om intern styrning och uppföljning med chefer från arbetsförmedlingarna Järntorget, Ale, och i Falkenberg och marknadsområdets verksamhetssamordnare, i Göteborg : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Göteborg : Två presentationer av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen och resurspersoner för mål och resultat, i Göteborg. Marknadsområde Södra Mälardalen Östergötland : Information om uppdraget på chefsmöte i Nyköping : Presentation av granskningsresultatet på chefsmöte i Saltsjöbaden utanför Stockholm. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog : Presentation av granskningsresultatet för marknadsområdets resurspersoner för arbetslöshetsförsäkringen och resurspersoner för mål och resultat, i Norrköping. Arbetsförmedlingens huvudkontor deltog. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 45

46

47 Bilaga 3: Avvägningar i ärendegranskningen För det praktiska genomförandet av granskningen i ärenden och för registrering av uppgifter i granskningsmallen, har IAF behövt göra följande avvägningar: När samma besök eller kontakter har varit dokumenterade i både handlingsplan och kallelse, har IAF ansett dem vara dokumenterade i handlingsplanen. Om två aktiviteter med olika innehåll har bokats till samma dag har IAF registrerat båda, eftersom olika kontaktvägar skulle kunna användas och den ena kontakten skulle kunna tas men inte den andra. Om aktiviteterna har fullföljts vid samma tillfälle, till exempel under samma besök, har båda registrerats som fullföljda. När Arbetsförmedlingen har bokat om en tid då den sökande skulle besöka en arbetsförmedling, har IAF uppdaterat datumet i granskningsmallen men inte registrerat någon ytterligare aktivitet. Samma sak när den sökande har kontaktat Arbetsförmedlingen för att boka en bestämd tid för en kontakt som var bokad att ske inom ett spann av dagar. När tidpunkten för en kontakt har uttryckts med både datum (senast ) och veckotal (under vecka 2) och dessa inte har stämt överens (11 januari 2012 var tisdagen i vecka 2, och vecka 2 sträckte sig till 16 januari), har IAF utgått från att det var det senaste av dessa datum som gällde. När en kontakt har bokats inom ett spann av dagar över månadsskiftet februari mars 2012, omfattas kontakten av granskningen om den fullföljdes senast 29 februari, eller om den inte togs alls och minst hälften av dagarna i tidsspannet var i februari. Om kontakten togs efter 29 februari omfattas den inte av granskningen. Datumet för redovisning efter en anvisning till lämpligt arbete har funnits i fliken för anvisningar i AIS. Uppgift om huruvida den sökande lämnade sin redovisning har funnits i fältet Status, och uppgift om vilket datum redovisningen registrerades i AIS i fältet Uppföljning status. När datumet i fältet Uppföljning status var någon eller några dagar efter sista redovisningsdatum, har IAF i daganteckningar sökt manuell dokumentation som bekräftar den sökandes försening. Om sådan dokumentation har saknats har IAF inte ansett det tillräckligt klarlagt att redovisningen var sen, och har då bedömt att den sökande inkom med sin redovisning i tid. Detta eftersom det kan ha varit arbetsförmedlarens registrering som var sen. När en anvisning till lämpligt arbete har lämnats inom den tidsperiod som granskningen avser och sista redovisningsdatum var efter tidsperioden, omfattas kontakten av granskningen om redovisningen gjordes senast 29 februari När det har saknats dokumentation i daganteckning har IAF bedömt att uppdatering av datumet i fältet Meriter uppdaterade på sökandeblanketten har varit tillräckligt för att styrka att en kontakt för verifiering av meriter har tagits, eftersom datumet uppdateras automatiskt när Arbetsförmedlingen har registrerat att meriterna har verifierats. Om det av dokumentationen har framgått att sökande hade förhinder till ett bokat besök eller kontakt, men det inte har framgått vilket skälet var, har IAF registrerat det som en utebliven kontakt. När en sökande har meddelat att han eller hon tillfälligt inte har stått till arbetsmarknadens förfogande, har IAF hoppat över den aktuella tidsperioden. Om det av dokumentationen har framgått att en sökande var en dag försenad med en kontakt som var avsedd att tas via telefon, brev eller e-post, har IAF ändå registrerat den som fullföljd. Det beror på att dessa kontakter inte kunde följas upp och avanmälas inte kunde göras förrän dagen efter. Om Arbetsförmedlingen i sådana fall har gjort en avanmälan och den sökande senare samma dag fullföljde kontakten en dag försent påanmälde Arbetsförmedlingen den sökande igen. Den avanmälan som redan hade gjorts den dagen registreras då inte i AIS. Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF 47

48 Bilaga 4: IAF:s population och urval av ärenden för granskningen Kriterier för populationen IAF ställde upp följande kriterier för den population av arbetssökande vars ärenden granskningen omfattar: - Arbetssökande som skrev in sig på Arbetsförmedlingen under september 2011 och som inte hade varit inskrivna under tolv månader dessförinnan, - var registrerade i sökandekategori 11 (öppet arbetslösa), 21 (deltidsarbetslösa) eller 22 (timanställda) minst en dag i varje månad under september, oktober, november och december 2011 samt under januari och februari 2012, - påbörjade eller avklarade karensen eller fick arbetslöshetsersättning utbetald för minst en dag i varje månad under september, oktober och november Motivering till kriterierna Samtliga sökandekategorier som möjliggör ansökan om arbetslöshetsersättning omfattas eftersom bestämmelsen om avanmälan gäller alla arbetssökande som får eller begär arbetslöshetsersättning. Sökandekategori 23 (fiskare) valdes bort på grund av fiskarnas särskilda arbetssituation och särskilda regelverk. Nyinskrivna valdes för att öka sannolikheten för fler bokade besök och kontakter där avanmälan kan bli aktuellt. Detta mot bakgrund av att Arbetsförmedlingens arbetsmetoder och -rutiner medför att vissa aktiviteter ska genomföras i samband med inskrivning. September valdes som inskrivningsmånad därför att den är mer representativ för Arbetsförmedlingens arbete än till exempel en sommarmånad. Den sökande skulle inte ha varit inskriven under tolv månader innan, vilket innebär en ökad sannolikhet för bokade besök och kontakter, eftersom Arbetsförmedlingen då börjar om. Sökande skulle ha varit registrerade i sökandekategorierna någon gång under sex månader och inte hela månader, vilket beror på att byten mellan sökandekategorier kan göras. Sökande som inte har stått till arbetsmarknadens förfogande under ett par veckor kan ingå i populationen, vilket beror på att Arbetsförmedlingen har gjort manuell avanmälan utan att ändra till sökandekategori 14 (tillfälligt förhindrad). Karens skulle ha påbörjats eller avklarats eller ersättning utgått under tre av sex månader, vilket beror på att det är 18 veckors fördröjning av uppgifter till A-stat. IAF har bedömt att om en sökande har påbörjat karensen och fått ersättning utbetalt under de tre första månaderna efter inskrivning vid Arbetsförmedlingen, är det högst sannolikt att han eller hon är berättigad till ersättning även under följande månader. En majoritet av de arbetssökande har varit inskrivna under hela den sexmånadersperiod som granskningen avser, 1 september februari Kriterierna för populationen medför dock att en sökande kan ha skrivit in sig i slutet av september och avaktualiserats i början av februari, vilket innebär inskrivning i drygt fyra månader. Urval av ärenden IAF tog i april 2012 fram uppgifter för populationen ur Arbetsförmedlingens statistiksystem Datalagret och ur IAF:s databas A-stat. Populationen utifrån kriterierna ovan blev unika individer. Ur populationen drog IAF ett stratifierat slumpmässigt urval om individer, vilket motsvarar 45 procent av populationen. Ett stratifierat slumpmässigt urval ger en försäkran om att alla Arbetsförmedlingens tio marknadsområden representeras i urvalet. Populationen delades in (stratifierades) i grupper utifrån marknadsområdena. Ur varje grupp drogs ett slumpmässigt urval av arbetssökande enligt marknadsområdes proportioner i populationen, se tabell 1 nedan. Det är marginella skillnader, 03 procent, när det gäller fördelningen av kön mellan urvalet och populationen, se tabell 2 nedan. IAF anser därmed att urvalet är representativt. 48 Arbetsförmedlingens tillämpning av regelverket när arbetssökande uteblev från besök eller kontakt, IAF

49

50