RIKTLINJE PROJEKTERANDE KONSULTER KARLSTADS KOMMUN
REVIDERINGAR Nedan redovisas de fem viktigaste revideringarna sedan den förra utgåvan. X X X X X Senaste revidering markeras med vertikal linje i vänstermarginalen Upplysningar om innehållet kan lämnas av: Jan Barthelson Enhetschef förvaltningsenheten 054-540 67 71 jan.barthelson@karlstad.se Karlstads kommun, teknik- och fastighetsförvaltningen, 2014
FÖRORD 3 Det är teknik- och fastighetsförvaltningen i Karlstads kommun som bygger och sköter Karlstad. Vi ansvarar för kommunens markexploatering, gator, natur, fastigheter, vatten och avlopp. Det här dokumentet riktar sig till dig som konsult, entreprenör och till vår egen personal vid om- och nybyggnationer av lokaler och anslutande mark. Riktlinjerna i det här dokumentet är styrande och beskriver vilka krav vi ställer utöver myndighetskrav, olika standards och branschregler, som till exempel Plan- och bygglagen, PBL, Boverkets byggregler, BBR, Allmän material- och arbetsbeskrivning, AMA samt Råd och anvisningar, RA. Genom att följa de här riktlinjerna under hela uppdraget säkerställs kvalitet och kostnadseffektivitet både under pågående uppdrag och i förvaltning. Om riktlinjerna av någon anledning behöver frångås måste det ske i samråd med sakkunnig på teknik- och fastighetsförvaltningen. Överenskommelsen ska dokumenteras av uppdrags- eller projektansvarig och godkännas av enhetschef på förvaltningsenheten. Eftersom riktlinjerna revideras under året, är det viktigt att uppdragstagaren förvissar sig om att det är de gällande riktlinjerna som används. Den version som gäller vid uppdragets start, är den som sedan gäller under hela uppdraget, om inte något annat har avtalats. Senaste version hittar du alltid på www.karlstad.se/byggriktlinjer. Har du synpunkter på riktlinjerna är vi tacksamma om du mejlar dem till oss på byggriktlinjer@karlstad.se. Karlstad i februari 2014 Anna-Lena Lindgren Fastighetschef/avdelningschef Karlstads kommun, teknik- och fastighetsförvaltningen
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 4 FÖRORD... 3 ATT TÄNKA PÅ... 5 STYRANDE DOKUMENT... 5 TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGENS RIKTLINJER... 5 PROJEKTERINGENS MÅL... 6 SAMORDNING MELLAN KONSULTER... 6 ROLLER... 6 MÖTEN... 7 SAMARBETE OCH SAMRÅD UTANFÖR KONSULTGRUPEN... 8 SAMARBETE MED SAKKUNNIGA INOM TEKNIK, ENERGI OCH MILJÖ... 8 SAMRÅD MED MYNDIGHETER... 8 BYGGLOV OCH BYGGANMÄLAN... 8 SAMRÅD MED HYRESGÄSTER... 8 SAMARBETE MED HANDIKAPPORGANISATIONER... 9 EKONOMI... 9 KALKYLERING OCH KOSTNADSSTYRNING... 9 LCC LIVSCYKELKOSTNAD... 9 GRÄNSDRAGNING MELLAN FASTIGHETSÄGARE OCH HYRESGÄST... 9 KVALITET, MILJÖ OCH ARBETSMILJÖ... 10 KVALITETS- OCH MILJÖPLAN, KONTROLLPLAN... 10 ARBETSMILJÖPLAN... 10 MILJÖPOLICY OCH MILJÖMÅL... 11 MILJÖCERTIFIERING: MILJÖBYGGNAD... 11 MATERIAL SOM BYGGS IN I FASTIGHETER... 11 HANDLINGARS OMFATTNING... 12 PROGRAMHANDLING... 12 HUVUDHANDLING/SYSTEMHANDLING... 12 BYGGHANDLING... 13 HANDLINGARS UTFORMNING... 14 FÖRESKRIFT AV FABRIKAT... 14 MÄRKNING AV HANDLINGAR... 14 DATERING... 15 UNDERSKRIFT... 15 KONSULTENS MEDVERKAN EFTER PROJEKTERINGEN... 16 UPPHANDLINGSSKEDE... 16 PRODUKTIONSSKEDE... 16 REVIDERING AV HANDLING... 17 RELATIONSHANDLINGAR... 17
ATT TÄNKA PÅ 5 Var kostnadseffektiv Ha helhetsperspektiv Samverka med andra Var kvalitetsmedveten Använd ny teknik men tänk på försiktighetsprincipen Förbered för nya krav och behov Låt estetiska och funktionella ambitioner gå hand i hand Ta miljömässigt ansvar Följ upp arbetet För mer information om Karlstads kommun besök gärna www.karlstad.se STYRANDE DOKUMENT Projekteringen styrs av flera olika dokument och handlingar. I grunden ligger teknik- och fastighetsförvaltningens riktlinjer, specifikationer med mera som ofta är av teknisk karaktär. Utöver detta finns fastighetsspecifika dokument som planer och gestaltningsprogram som också ligger till grund för programoch projekteringsarbetet. Även tidigare upprättade handlingar för projektet i tidiga skeden, till exempel behovsanalys och förstudie visar förutsättningarna för projekteringsarbetet. TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGENS RIKTLINJER Teknik- och fastighetsförvaltningen på Karlstads kommun har sakkunniga inom teknik, energi och miljö och informationsförvaltning. De sakkunniga upprättar till stor del förvaltningens riktlinjer för förvaltning och byggnation. Riktlinjerna anger vilken gemensam standard som ska gälla för teknik- och fastighetsförvaltningens lokaler och anslutande mark.
PROJEKTERINGENS MÅL 6 Vid utformningen av lokaler och anslutande mark är följande områden prioriterade: Säkerhet, inom bland annat brand och el Arbetsmiljö Funktionalitet Tillgänglighet Driftekonomi Energieffektivitet Miljöpåverkan Avvägning mellan ovanstående områden sker i samråd med Karlstads kommun. SAMORDNING MELLAN KONSULTER ROLLER Fastighetsförvaltare Beställare och byggherre. Projekt-/uppdragsledare Ansvarig för projektet eller uppdraget. Företräder beställaren. Ansvar för planering, projektering, upphandling och genomförande. Informationsförvaltare Ansvarig för information och dokumentation. Kallar konsulter till ett informationssamordningsmöte om det inte är uppenbart onödigt. Projekteringsledare Utses under förprojekteringen att leda projekteringen. Kan även vara projekteringssamordnare.
Projekteringssamordnare Projekteringssamordnaren samordnar de enskilda konsulternas arbete. Projektets utformning ska samordnas funktionellt, utrymmesmässigt, tidsmässigt, tekniskt, estetiskt, och ekonomiskt. Även arbetsmiljö samt yttre och inre miljö ska ingå i samordningen. 7 MÖTEN Projekteringsmöte Projekteringsmöten hålls i nödvändig omfattning. På mötet sker avstämning av arbetet, samordningen följs upp och övergripande frågor behandlas. Vid dessa möten deltar både Karlstads kommun och konsulterna. Konsultmöte Konsultmöten hålls under projekteringssamordnarens ledning. Vid mötena deltar alla konsulter som ingår i projekteringsgruppen. Mötena dokumenteras av projekteringsledaren. CAD/BIM och informationssamordningsmöte Projekteringen i mindre uppdrag eller projekt utförs normalt med CAD medan BIM-projektering ska användas i alla nybyggnationer och större om-, och tillbyggnationer. Informationssamordningsmöte ska hållas för att tydliggöra konsulternas arbete. Under mötet sker en genomgång av arbetet med utgångspunkt från teknik- och fastighetsförvaltningens riktlinjer. Se RIKTLINJE BIM, CAD OCH DOKUMENTATION
SAMARBETE OCH SAMRÅD UTANFÖR KONSULTGRUPEN 8 SAMARBETE MED SAKKUNNIGA INOM TEKNIK, ENERGI OCH MILJÖ För att i största möjligaste mån undvika projekteringsfel ska konsult samarbeta och samråda med teknik- och fastighetsförvaltningens sakkunniga inom teknik, energi och miljö och informationsförvaltning under program- och projekteringsarbetet. SAMRÅD MED MYNDIGHETER Konsult tar underhandskontakt med berörda myndigheter. Projekt-/uppdragsledare informeras i förväg om de frågor som kommer att behandlas vid samråd. Samråd dokumenteras av konsult. Konsult får inte utan medgivande föra förhandling med myndigheter eller leverantör. Projekt-/uppdragsledare inhämtar formella godkännande från myndigheter. BYGGLOV OCH BYGGANMÄLAN Projekt-/uppdragsledare söker bygglov och gör bygganmälan i de fall då detta krävs enligt PBL. Konsult medverkar vid upprättande av bygglovshandlingar och tar fram underlag för eventuellt byggsamråd. I programskedet tar konsulten förhandskontakt med berörda myndigheter, brandmyndighet, leverantörer av energi, VA med flera. Kontakten ska dokumenteras. SAMRÅD MED HYRESGÄSTER Samråd med hyresgäster kan ske i olika arbetsgrupper i olika skeden. Under programarbetet sker samarbetet med hyresgästen främst för att ta fram rumsfunktionsprogram, funktionssamband och personal- och materialflöden. Under projekteringen behandlar arbetsgrupperna mer detaljerade lösningar, såsom färgsättning, inredning, placering av utrustning med mera. Arbetsgrupperna tillsätts i samråd med projekt-/uppdragsledare.
SAMARBETE MED HANDIKAPPORGANISATIONER Projekt-/uppdragsledare ansvar för att kontakt tas med berörda handikapporganisationer. Teknik- och fastighetsförvaltningens sakkunnig i tillgänglighetsfrågor fungerar som resurs i dessa frågor. Handboken Bygg ikapp informerar om gällande regler samt förmedlar den kunskap som behövs för att göra miljön tillgänglig. 9 EKONOMI KALKYLERING OCH KOSTNADSSTYRNING Konsulterna ska under arbetet rapportera till projekt- /uppdragsledare om förslag till förändringar i projektet, såväl kostnadsökande som kostnadsminskande. Förändringar som innebär kostnadskonsekvenser redovisas och protokollförs och ska ovillkorligen godkännas innan utförande. Vid indikering på överskridande utreds alternativ och korrigerande åtgärder vidtas efter beslut om detta. LCC LIVSCYKELKOSTNAD Låga livscykelkostnader förespråkas framför låga investeringskostnader. För att säkerställa livscykelkostnaden ska en LCC-kalkyl ska tas fram för varje investering. Det innebär att energi, skötsel och underhållskostnader ska beaktas utöver själva investeringskostnaden vid val av system och produkter. För mer information läs RIKTLINJE LCC- LIVSCYKELKOSTNAD Se RIKTLINJE LCC-LIVSCYKELKOSTNAD GRÄNSDRAGNING MELLAN FASTIGHETSÄGARE OCH HYRESGÄST Gränsdragning mellan byggnad, inredning och utrustning framgår av teknik- och fastighetsförvaltningens gränsdragningslista. Gränsdragningslistan ligger tillgrund för överenskommelse med hyresgäst om fördelning avseende inköp och montage eller installation av till exempel utrustning.
KVALITET, MILJÖ OCH ARBETSMILJÖ 10 KVALITETS- OCH MILJÖPLAN, KONTROLLPLAN Konsult ska upprätta och presentera en skriftlig kvalitets- och miljöplan samt kontrollplan över egenkontroll för det specifika uppdraget eller projektet. Planen ska godkännas av projekt- /uppdragsledare innan genomförande och ska omfatta kontroll av att myndigheters och kommunens krav uppfylls. Se RIKTLINJE ENERGI, MILJÖ OCH MATERIAL Planen ska innehålla: Namngiven ansvarig för uppdraget. En redogörelse av vilka relevanta kvalitets- och miljöaspekter som är kopplade till uppdraget. En beskrivning av hur de relevanta aspekterna och krav kommer att hanteras inom uppdraget, så att kvalitet uppnås, miljöpåverkan minimeras och miljönyttan maximeras. Konsult tar också fram underlag till entreprenörens egenkontroll. ARBETSMILJÖPLAN Konsult ska för det specifika projektet, lämna underlag till projektets arbetsmiljöplan som upprättas av BAS-P. Arbetsmiljöplanen innehåller aspekter för såväl produktionskedet som förvaltningsskedet.
MILJÖPOLICY OCH MILJÖMÅL Karlstads kommun ställer miljökrav för att uppfylla både våra övergripande mål och svensk miljölagstiftning. Miljökrav ställs också för att driva på utvecklingen mot mer miljöanpassade material och tekniska lösningar för att minska byggnadens miljöpåverkan. Vid projekteringsarbetet bevakar konsult att miljökrav enligt ovan uppfylls. I de fall där ett projektspecifikt miljöprogram och inventering finns bevakar konsult att uppsatta mål och krav i detta uppfylls. MILJÖCERTIFIERING: MILJÖBYGGNAD I strävan mot ett mer miljöanpassat byggande har teknik- och fastighetsförvaltningen valt att ansluta sig till miljöcertifieringssystemet Miljöbyggnad. Se RIKTLINJE ENERGI, MILJÖ OCH MATERIAL MATERIAL SOM BYGGS IN I FASTIGHETER Vid val av material ska stor vikt läggas vid materialens påverkan på människor och miljö. Försiktighetsprincipen gäller. Är ett material inte är beprövat ska materialet utredas innan det får användas. Byggvaror och produkter som föreskrivs, ska granskas med hjälp av Byggvarubedömningen. För mer information gå in på Sweden Green Building Councils hemsida www.sgbc.se För specifika definitioner och instruktioner hänvisas till Miljöbyggnads bedömningskriterier för nyproducerade och befintliga byggnader Besök gärna Kemikalieinspektionens hemsida. www.kemi.se 11 Se RIKTLINJE ENERGI, MILJÖ OCH MATERIAL.
HANDLINGARS OMFATTNING 12 Handlingars omfattning beskrivs i detalj i det enskilda uppdraget eller projektet. Nedanstående beskrivning är en översiktlig omfattningsnivå på aktuella handlingar. PROGRAMHANDLING Projekt-/uppdragsledare utformar normalt rumsfunktionsprogram. Med rumsfunktionsprogrammet upprättas programritningar och tekniska program, där de tekniska programmen fastställer befintliga system och dess möjliga användning samt utredning av alternativa tillvägagångssätt. Redovisningen omfattar normalt: Situationsplaner Planer med typrum, sektioner, fasader, perspektiv med mera Rumsfunktionsprogram Tekniska program, inklusive utredningar Miljöprogram HUVUDHANDLING/SYSTEMHANDLING Systemhandlingar redovisar projektets uppbyggnad med stomsystem och systemlösningar för el, tele, värme, VA med mera. Redovisningen ska vara så omfattande att tillförlitliga kalkyler kan upprättas. Redovisningen omfattar normalt: Situationsplaner Planer med samtliga rum, sektioner, fasader, perspektiv med mera Tekniska utrymmesbehov, installationsstråk och schaktlägen Standardkrav och materialval Typsnitt vid yttervägg/tak Samordningssnitt, i samband med typrum Redovisningar ska även behandla den inre och yttre miljön, byggnadskroppar, typrum, huvudverksamheter, principer för färgsättning och så vidare. Person och varuflöden åskådliggörs schematiskt.
BYGGHANDLING Bygghandlingar upprättas enligt program och tekniska beskrivningar. Bygghandlingar ska utföras med sådan omfattning och ett sådant utförande att Karlstads kommun kan få en god bild av hur utförandet ska göras. Alla bygghandlingar ska granskas av kommunen innan arbetet får påbörjas. 13
HANDLINGARS UTFORMNING 14 Handlingar upprättas enligt RIKTLINJE BIM, CAD OCH DOKUMENTATION och RIKTLINJE MÄRKNING OCH NUMRERING samt SPECIFIKATION HANDLINGAR Beskrivningar upprättas enligt gällande AMA och förvaltningens riktlinjer. Bygghandlingar utarbetas och redovisas i enlighet med Bygghandlingar 90 FÖRESKRIFT AV FABRIKAT Som offentlig beställare följer förvaltningen lagen om offentlig upphandling. Detta innebär att handlingar ska upprättas efter lagens intentioner, det vill säga att man i handlingarna inte begränsar möjligheten till konkurrens men att krav som ställs på materialen och produkterna redovisas tydligt. Namngivet fabrikat med tillägget eller likvärdigt bör undvikas. Produkten bör istället beskrivas utifrån önskad funktion. Vid eventuell föreskrift av produkt ska aspekter avseende hälsa och miljö beaktas och valet dokumenteras i projektet, se rubrik Material som byggs in i fastigheter. MÄRKNING AV HANDLINGAR Varje handling som tillhör uppdraget eller projektet såsom beskrivningar, ritningar, tidplaner, brev, protokoll, fakturor med mera ska förses med följande uppgifter: Projektnamn Projektnummer Diarienummer (TFN-nr) Handläggarens namn Telefonnummer Ritningar ska också innehålla: Objektsnummer Byggnadsbeteckning
DATERING Varje handling dateras. Handlingar tillhörande samma redovisningstillfälle förses med samma datum. 15 UNDERSKRIFT Konsult intygar handlingens riktighet genom undertecknande alternativt notering i protokoll. Projekteringssamordnaren undertecknar ritningsförteckningar från samtliga konsulter inom projekteringsgruppen som bekräftelse på att handlingar är samordnade.
KONSULTENS MEDVERKAN EFTER PROJEKTERINGEN 16 UPPHANDLINGSSKEDE Konsult medverkar vid behov i upphandlingsskedet med att till exempel: Biträda vid besvarande av frågor avseende förfrågningsunderlag. Upprätta kompletterande förfrågningsunderlag om det behövs. Medverka vid utvärderingen av entreprenör föreslagna metoder, produkter och material. Konsult får inte föra några diskussioner om anbud eller handlingar utan Karlstads kommuns medgivande. PRODUKTIONSSKEDE Konsulten medverkar vid behov under produktionen genom att: Vid inledningen av produktionen redogöra för handlingarnas omfattning och innehåll. Vid behov förtydliga och klarlägga handlingarna. Medverka vid utvärderingen av entreprenörs föreslagna metoder, produkter och material. Granska handlingar som enligt förfrågningsunderlaget ska upprättas av entreprenör.
REVIDERING AV HANDLING Handlingar får revideras endast efter överenskommelse med Karlstads kommun. Vid revidering av beskrivning eller annan skriven handling upprättas reviderings-pm. I reviderings-pm:et ingår kortfattad beskrivning vad revideringen avser samt de reviderade bladen med revideringarna markerade. Bladen förses med revisionsdatum. Revideringar av ritningar utförs enligt SS 32206 Byggdokument Ändringar 17 RELATIONSHANDLINGAR Konsult upprättar vid behov och beroende på omfattning digitala relationshandlingar efter avslutad produktion med underlag från respektive entreprenör. Omfattningen av relationsritningar och dokumentation och krav för upprättandet av dessa beskrivs i RIKTLINJE BIM, CAD OCH DOKUMENTATION samt ur det projektspecifika dokumentet SPECIFIKATION HANDLINGAR
Karlstads kommun, teknik- och fastighetsförvaltningen, 651 84 Karlstad. Tel: 054-540 00 00. E-post: karlstadskommun@karlstad.se. Webbplats: karlstad.se.