Uppföljning av Internkontrollplan andra halvåret 2018

Uppföljning av Internkontrollplan andra halvåret 2018

Intern kontrollplan 2018 för Kommunförbundet Skåne Internkontrollplanen för 2018 ska enligt beslut i styrelsen 2018-02-16 följas upp vid två tillfällen under 2018 i form av en granskningsrapport över samtliga granskade kontrollmoment. Den första granskningsrapporten som avser första halvåret 2018 behandlades av styrelsen vid sammanträdet 2018-09-21 och den andra granskningsrapporten som avser andra halvåret 2018 ska behandlas av styrelsen vid sammanträdet i februari 2019. Den andra granskningsrapporten som avser andra halvåret 2018 är nu genomförd. Utöver de 16 granskningsmoment som styrelsen tagit beslut om att följa upp under 2018 har granskning dessutom gjorts för att kontrollera att interna direktupphandlingar genomförs i enlighet med framtagna riktlinjer. Detta efter påpekande från revisionen. Denna granskning finns som nr 17 i underlaget. Resultatet av granskningen för andra halvåret framgår av tabellen nedan: Kommunförbundet Skåne 2(12)

Uppföljning av internkontrollplan - 2:a halvåret 2018 2019-01-16 1) Upphandlingsprocessen Granskning av om det under andra halvåret 2018 förekommit att kommunerna varit avtalslösa kopplat till de av Kommunförbundet Skåne genomförda upphandlingarna. Granskningen visade att det inte funnits några kommuner som varit avtalslösa kopplat till de av kommunförbundet Skåne genomförda upphandlingarna under granskningsperioden. Från föregående granskningsperiod: Genomförd telefoniupphandling har efter beslut i Kammarrätten fått göras göra om. Upphandlingen är påbörjad. Kommuner och bolag har fn direktupphandlat tjänsten, vilket också är överprövat. Beslut i Kammarrätten att direktupphandlade avtal ej får kvarstå, har gjort att kommunerna behöver teckna nya avtal. Sedan tidigare gäller att Kommunförbundet Skåne har påbörjat en tidigareläggning av de upphandlingar som genomförs tillsammans med kommunerna för att så långt som möjligt kunna hantera utdragna överprövningar utan att kommunerna blir avtalslösa. 2) Upphandlingsprocessen Granskning av prisförändringar i ny upphandling som avslutats under Två upphandlingar har avslutats under granskningsperioden som berör kommunerna, post och pension.

första halvåret 2018 i förhållande till föregående upphandling. Postupphandlingen visar på en höjning av priserna ifh till föregående avtalsperiod med ca 20%. Detta var förväntat tfa minskad konkurrens och minskade volymer. Priserna för postadministration har gått ner med ca 70% medan priserna gällande försäkringslösning för pensioner är oförändrade. 3) Projektansökningar Granska underlag inför projektansökningar, bla att ekonomiska kalkyler finns framtagna och att inga negativa ekonomiska avvikelser finns. Ett antal projektansökningar skedde i augusti avseende projekt inom energikontoret. Granskningen av dessa visade inte på någon felaktighet vad gäller ekonomiska kalkyler eller ekonomiska avvikelser. Riktlinjer som beskriver ansökningsförfarandets olika steg och funktioner upprättades under hösten och godkändes av ledningsgruppen i november. Inga projekt har sökts efter att riktlinjerna antagits. Dock har ett tidigare beviljat projekt Elbilslandet, efter beslut hos Energimyndigheten i augusti, blivit beviljat ca 400 tkr mindre för den treåriga projektperioden än vad som ansöktes. För att projektet ändå ska kunna genomföras medfinansierar därför huvuddelen av de minskade projektintäkterna under 2018 och 2019. Kommunförbundet Skåne 4(12)

4) Placeringspolicy Granskning av att placeringspolicyn följs. I granskningen har jämförelse gjorts mellan aktuella placeringar enligt likviditetsrapport med det egna kapitalet på balansräkningen. Inga avvikelser har kunnat konstateras. 5) Personalsystemet Granska att semesterdagar finns registrerade i personalsystemet utifrån gällande rutin. I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerade semesterdagar i personalsystemet och framtagen rapport i AGDA som visar registrerad, beviljad och obehandlad semester. Obehandlad semester har stämts av med chef/medarbetare. Granskningen uppvisar brister i registrering av semesterdagar i AGDA. Om inte chef godkänner inlagd semester i systemet innan det datum som semestern äger rum försvinner de registrerade dagarna ur systemet för medarbetarna. Finns dock lagrat i rapport som kan tas fram vid granskning. Om dagarna försvinner åligger det medarbetarna att efter månadens slut kontrollera att alla uttagna semesterdagar finns registrerade. Annars ska dessa läggas in på nytt för godkännande av närmsta chef. Här har granskningen visat på brister och att dessa registreringar inte gjorts fullt ut under granskningsperioden. Åtgärder: Berörda har i efterhand lagt in uttagen semester som godkänts av närmsta chef. Förändrad rutin för cheferna att mer kontinuerligt logga in i personalsystemet och godkänna semester. Ytterligare Kommunförbundet Skåne 5(12)

information på arbetsplatsträffar om gällande rutiner under våren 2019. Översyn om förändringar kan ske av personalsystemet för att underlätta hanteringen. 6) Personalsystemet Granska att sjukfrånvaro/vab registreras i systemet utifrån gällande rutin. I granskningen har jämförelse gjorts mellan registrerad frånvaro i personalsystemet och rapporterad frånvaro till ekonomiavdelningen. Vid granskningen upptäcktes ingen felaktighet i det som fanns registrerat i personalsystemet. Kommunförbundet Skåne 6(12)

7) Delegationsordningen Granskning att delegationsordningen följs vad gäller tecknande av avtal. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom att i Kommunförbundet Skånes avtalsregister ta ut de tre senast inlämnade nytecknade avtalen 2018 och se om dessa skrivits under av behörig chef. 8) Personalsystemet Granska att utbetald lön motsvarar godkänd lön. Inga avvikelser har kunnat konstateras. Stickprovsgranskning genom jämförelse mellan lönespecifikation, anställningsavtal och lönerevisionsunderlag. 9) Nyckelpersoner inom projekt Genomgång av om projektledare eller motsvarande avslutat sin tjänst innan projektets utgång. Respektive avdelningschef rapporterar om det förekommit att nyckelpersoner avslutat sin anställning innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. Granskningen visade att en processledare slutade sin tjänst innan projektet slutförts. Extraresurser sattes in för att avsluta projektet. Inga negativa konsekvenser uppstod till följd av detta. Kommunförbundet Skåne 7(12)

10) Projektfinansiärer Granska om det förekommit att medfinansiärer till projekt drar sig ur projektavtal innan projekttidens utgång samt vilka åtgärder detta i så fall föranlett. 11) Projektpartners Granska om partners till Kommunförbundet Skåne i pågående projekt utför de aktiviteter och de ekonomiska resultat som är överenskommet enligt plan/avtal. Genomgång av gällande rutin för respektive projektbeslut för att kontrollera att projektpartners utför uppdrag enligt projektplan. Granskningen visade att ingen medfinansiär dragit sig ur projektavtal under granskningsperioden. Granskningen visade att vissa partners i något enstaka projekt inte utfört uppdrag/timmar som överenskommits innan projektstart. Tack vare att andra partners levererat fler timmar har den totala budgeten för projektet kunnat hållas. En rutin finns nu framtagen som innebär att det vid alla nya projekt skrivs särskilda avtal mellan Kommunförbundet Skåne och deltagande kommuner om ansvar för medfinansiering och ekonomisk kompensation om medfinansieringen minskar som påverkar budgetutfallet för projektet. Kommunförbundet Skåne 8(12)

12) IT-miljön: IT-system inom Kommunförbundet Skåne 13) IT-miljön: Säkerhet kring sparad dokumentation Granska hur funktionen av befintliga IT-system upprätthålls. Dokumentation av de tillfällen då IT-system havererat samt analys av orsak samt beskrivning av åtgärder. Granska att synkronisering sker samt att backup genomförs när dokument sparas enligt framtagen rutin. Via enkät till medarbetarna säkerställa att full funktion är etablerad på samtligas datorer. Granskningen visar att inga allvarliga störningar av IT-systemen har inträffat sedan uppföljning av första halvåret. Dock kvarstår problem med utskriftstjänsten för Mac-användare kopplat till den störning som uppstod i början av 2018 tfa byte av skrivare i kombination med uppdaterad klientdriftmiljö. Detta problem har tillfälligt lösts med separata skrivare för Mac-användarna. Granskningen visade att av de medarbetare som svarade på enkäten (94%) så använder 94% Pc och resterande Mac-datorer. Enkäten visar att 94% av användarna redovisar fullt fungerande synkronisering/ back up. Åtgärder: De 6% som saknar full funktionalitet uppmanas att kontakta IT-support för att få detta åtgärdat. Det finns en teknisk brist i synkroniseringstjänsten, som innebär att det inte går att centralt kontrollera att synkronisering/backup körs som förväntat. Intill dess att en sådan funktionalitet finns (Microsoft) är det nödvändigt att fortsätta Kommunförbundet Skåne 9(12)

denna granskning för att säkerställa fullgod funktionalitet. 14) Arkiv/avtalshantering Granskning av att upprättad arkiverings- och avtalsrutin följs. 15) Rekrytering av personal Granskning av att befintlig rekryteringsrutin följs. Granskning av att samtliga nyanställningar som genomförts under våren har gjorts enligt rutin. Ett digitalt diarium som ersätter tidigare arbetssätt för diarie- och arkivhantering upprättades i december. I samband med detta har nya arkiveringsrutiner tagits fram och beslutats i ledningsgruppen. Genomförd granskning av det digitala diariet visar inte på några avvikelser för de fåtal ärenden som blivit registrerade sedan rutinen och det digitala diariet infördes. Genomförd granskning visar att rutinen efterföljts vid rekryteringen. Dock finns avvikelse vad gäller återkoppling till samtliga sökande tfa att mejlsystemet i dagsläget inte kan hantera försändelser på det sätt som beskrivs i rutinen. Åtgärder: Mejlsystemet behöver ses över så att det kan fungera fullt ut som verktyg för återkoppling till sökanden av tjänster på Kommunförbundet Skåne. Kommunförbundet Skåne 10(12)

16) Mötesbokning Granskning av att gällande rutiner för bokning av möteslokaler efterlevs samt att upphandlade kurs- /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler. Stickprovsgranskning av inlämnade mötesbeställningar för kontroll att rutin efterlevs samt utdrag ur ekonomisystemet för kontroll av att externa bokningar skett enligt gällande kurs- och konferensavtal. Genomförd granskning gällande rutiner för bokning visade att gällande rutiner följs i de flesta fall. Fortfarande använder en del som bokar möten en gammal mall. Av de som bokat möten på annan plats än vån 4 finns det i de flesta fall en korrekt anledning till detta tex att det är fullbokat på vån 4. En del gör bokningar på egen hand vilket enligt huvudregeln inte är enligt rutinerna. Åtgärder: Påminnelse till medarbetarna om vilken mall som ska användas samt information om att alla mötesbokningar ska gå genom HR/Kurs- och konferens. En sammanställning av information kommer i början av 2019 att läggas upp på intranätet i tillsammans med rätt beställningsmall. Granskning av att upphandlade kurs- /konferensanläggningar används vid bokning av externa lokaler visade inte på någon avvikelse. Kommunförbundet Skåne 11(12)

17) Upphandlingsprocessen Granskning av att interna direktupphandlingar genomförs i enlighet med framtagna riktlinjer Stickprovsgranskning genom utdrag ur ekonomisystemet av leverantörer där höga utbetalningar gjorts för kontroll av att upphandlingar gjort enligt riktlinjerna. Genomförd granskning visar ingen avvikelse. Fortsatt utbildning/information kommer att ges bl.a. på APT under 2019 för att påminna om vikten av att följa beslutade riktlinjer om upphandling. Kommunförbundet Skåne 12(12)