INKÖPS & UPPHANDLINGSPOLICY

INKÖPS & UPPHANDLINGSPOLICY för Alvesta kommun Fastställd av kommunfullmäktige 2001-03-27 Reviderad 2005-03-18 POLICY = ett uttalande i generella ordalag som beskriver ett önskvärt beteende. INLEDNING... 1 MÅL... 2 INKÖPS- & UPPHANDLINGSPOLICY...3 MILJÖHÄNSYN... 4 SAMVERKAN... 5 INKÖPSSAMVERKAN I KRONOBERGS LÄN... 5 VÅR SYN PÅ LEVERANTÖRER TILL ALVESTA KOMMUN... 6 LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING (LOU)... 7 UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN... 8 VÄRT ATT VETA OM UPPHANDLINGSVERKSAMHETEN... 9 LATHUND FÖR INKÖP... 9 RAMAVTAL... 10 KÖP OCH BESTÄLLNINGSRUTINER... 10

INLEDNING Alvesta kommun köper årligen varor och tjänster för ca 160 milj. SEK vilket motsvarar drygt 20 % av totalbudgeten. För att verksamheten i kommunen skall fungera och servicenivån till innevånarna skall kunna hållas hög krävs ett ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar inom organisationen. Det är därför av stor betydelse för ekonomin vilka leverantörer som anlitas, vilka prestationer som erhålles och vilka villkor. Dessa frågor avgörs genom det sätt på vilket Alvesta kommun hanterar sin upphandlingsverksamhet. Denna skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan, där en god totalekonomi skall vara målet. Med effektivitet avses dels den interna effektiviteten att använda Alvesta kommuns resurser på rätt sätt, att rutiner och hjälpmedel är ändamålsenliga, att valet av varor och tjänster baseras på en riktig behovsanalys, dels den externa effektiviteten vid valet av leverantörer och entreprenörer, samt utformningen av den kommersiella villkoren i skilda former av avtal. Med samverkan avses de åtgärder som innebär att Alvesta kommun på bästa sätt utnyttjar den fördel, som en stor sammanlagd volym kan ge t ex vid prissättning, service, distribution och utveckling samt begränsar inköpsadministrationens kostnader genom att undvika dubblering i handläggningen. För att inköpshanteringens mål att ha rätt vara/tjänst, till rätt pris, på rätt plats, i rätt tid skall kunna uppnås är det nödvändigt att alla som medverkar har en gemensam grundsyn och arbetar efter samma regler. Upphandlings- och inköpspolicyn för Alvesta kommun anger de riktlinjer och regler, som gäller för upphandling och inköpsverksamheten. Inköpschefen skall möta de krav som ställs inom såväl utom kommunen. Detta innebär bl. a. bevakning av LOU, EU-handel, Elektronisk handels processen, annonsering, sammanställning av statistik m m. Den upphandlande verksamheten i kommunen skall därför till inköpschefen lämna erforderlig information om vad som skall upphandlas samt upphandlingens beräknade värde. 1

MÅL Målet med upphandlings- och inköpspolicyn är att förbättra Alvesta kommuns totalekonomi, samtidigt som vi säkerställer att kommunen efterlever lagen om offentlig upphandling LOU genom att: Skapa användarvänliga och konkurrenskraftiga avtal. Uppträda samordnat och kraftfullt utåt. Möta en föränderlig kommunal organisation. Möta nya regler för internationell offentlig upphandling. Ökad samverkan såväl inom som över kommungränsen. Att ge ökat ansvar till enheten vid upphandling och inköp varefter rutiner gemensamt skapats som säkerställer att upphandlingen sker i enlighet med LOU. Säkerställa materialförsörjningen. Möjliggöra effektiviseringar inom de olika enheterna genom att bl. a: - minska kapitalbindningen - minska antalet upphandlande enheter och leverantörer, genom samråd i inköpshanteringen. 2

INKÖPS- & UPPHANDLINGSPOLICY All upphandling skall ske i nära samverkan mellan inköpschef och användare. - Planering och god framförhållning skall vara regel för alla som har ett ansvar för inköp av varor, tjänster och entreprenader i verksamheten. - Efter det att anbudsförfarandet inletts kan ett upphandlingsbeslut i princip inte ändras. En upphandling kan ej avbrytas om inte särskilda skäl föreligger. - Representanter för användarna skall vid behov ingå i speciella referensgrupper med uppgift att föra fram synpunkter och önskemål inför en upphandling och löpande under avtalsperioden. - Förslag på nya produkter där behov uppstår meddelas till inköpschefen. - Användarna skall, om det finns synpunkter på avtalen, snarast informera inköpschefen. - Användarna skall ge förslag om nya avtal för varor och tjänster som kan vara av intresse. - Inköpschefen har oftast överblick och kännedom om andra enheters behov och bör kontaktas för samverkan i upphandlingar. Upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens egna riktlinjer. - LOU föreskriver, att principerna för affärsmässighet, konkurrens och objektivitet skall följas. - Direktiv om miljöhänsyn och miljöpolicy skall följas. - Kommunens företrädare skall uppträda på ett affärsetiskt sätt. - Fastställda beloppsgränser för anskaffnings- och inköpsbeslut (delegation) skall följas. 3

MILJÖHÄNSYN Miljöanpassning av all upphandling är en av de viktigaste åtgärderna som Alvesta kommun bör vidta för att kunna åstadkomma en hållbar utveckling. Vid upphandling skall miljökraven beaktas som kvalitetskrav. Kommunen skall påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att miljöanpassa upphandlingen, ge en tydlig signal till marknaden att miljöanpassning är ett kundkrav samt inspirera andra att handla miljövänligt genom att vara ett gott exempel. Produkter och tjänster kan ge upphov till miljöproblem inte bara vid transport, framställning och användning utan även när de slutligen kasseras. Om en hållbar utveckling skall kunna uppnås måste kommunen få en bättre helhetssyn på produktkedjan; rena och rescirkulerade material, miljöanpassade produkter, återanvändning och återvinning. Miljökraven skall följa Lagen om offentlig upphandling, LOU. Bra grund för att hantera miljökraven bör i första hand EKU Ekologisk hållbar upphandling Miljökriterierna används som kravunderlag vid upphandling för, stat/ landsting/kommuner, Kriterierna kan även kompletteras med lokal anpassning. Mot denna bakgrund gäller följande upphandlingsregler i Alvesta kommun. Upphandlingsregler Kommunstyrelsen har det övergripande och samordnande ansvaret för att driva arbetet med miljöanpassning av all upphandling i Alvesta kommun. Vid varje upphandlingstillfälle skall bestämmas vilka miljökriterier som skall gälla vid upphandling. Leverantören skall så långt möjligt lämna en deklaration som redovisar hur varan respektive tjänsten inpassas i det naturliga kretsloppet. Leverantören bör redovisa företagets miljöpolicy, eventuell certifiering enligt EMAS/ISO 14000 samt de beslut, som företaget berörs av enligt miljölagstiftningen. Information om miljökriterierna för upphandling skall kontinuerligt föras ut till de olika verksamheterna och de anställda. 4

SAMVERKAN Med samverkan avses de åtgärder som innebär att Alvesta kommun på bästa sätt utnyttjar den fördel, som en stor sammanlagd volym kan ge t ex vid prissättning, service, distribution och utveckling samt begränsar inköpsadministrationens kostnader genom att undvika dubblering i handläggningen. Samrådsförfarande m m Genom stora volymer, standardiseringar och sortimentsbegränsningar skapas förutsättningar för fördelaktiga upphandlingar och inköp inom produktområden varor och tjänster. Om verksamheten vet att det kan bli upprepade inköp av likartade varor- eller tjänstegrupper skall ramavtal tecknas genom den centrala inköpsfunktionen för dessa grupper, och utgör det normala inköpsförfarandet för enheten. Större specifika inköp av varor och tjänster skall ske i samråd med inköpschefen, när ramavtal saknas och man har för avsikt att upphandla varor över två basbelopp och för enstaka konsulttjänster över två basbelopp. Har man för avsikt att upphandla varor och tjänster över dessa beloppsgränser ställer LOU ( Lagen om offentlig upphandling) bl. a krav på annonsering nationellt och i vissa fall internationellt, bestämda tidsfrister standard m m. Lagen om offentlig upphandling anger följande direktiv när direktupphandling d v s upphandling utan särskilda procedurer får tillämpas: Om upphandlingens värde är lågt, mindre än två basbelopp för varor och två basbelopp för enstaka konsulttjänster, eller om det finns synnerliga skäl, såsom synnerlig brådska på grund av oförutsedda omständigheter (t ex maskinhaveri). INKÖPSSAMVERKAN I KRONOBERGS LÄN Samtliga kommuner i Kronobergs län samarbetar i inköpsfrågor. Med länets inköpsvolym som grund gör Växjö kommun via ekonomienheten- inköp upphandlingar samt upprättar avtal med berörda leverantörer. Kostnaderna för Växjö kommuns åtagande finansieras genom ersättning från respektive kommun i form av en fast årskostnad och bonus från leverantör. Kostnaderna för Alvesta kommuns egna upphandlingar finansieras via budget och bonuspåslag i likhet med inköpssamverkan i länet. 5

VÅR SYN PÅ LEVERANTÖRER TILL ALVESTA KOMMUN Företag skall vara öppna för vårt informationsbehov bl. a avseende ekonomi, kvalitetsprogram, miljöpolicy, företagsbesök m m, för att möjliggöra en företagsvärdering. Leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling enl. LOU 1 kap. 17 (Lagen om Offentlig upphandling), exempelvis om denne - är i eller föremål för konkurs eller likvidation eller motsvarande - är dömd för brott eller gjort sig skyldig till allvarligt fel avseende yrkesutövning - ej betalt skatter eller sociala avgifter Företag skall uppträda seriöst och respektera de avtal som köparen har, även om dessa avser en konkurrent. 6

LAGEN OM OFFENTLIG UPPHANDLING (LOU) Lagen om offentlig upphandling beskriver i detalj kraven vid olika skeden i en upphandling. Huvudprinciperna om affärsmässighet, bestämmelser för utvärdering av anbud samt regler för överprövning och skadestånd gäller alla upphandlingar, stora som små. Upphandlingar som överskrider de s k tröskelvärdena måste annonseras i "Official Journal of the European Communities. Upphandlingar under de s k tröskelvärdena skall annonseras i en elektronisk databas, som är allmänt tillgänglig, eller annons i annan form som leder till effektiv konkurrens. Tröskelvärden ( fastställs för två år i taget senast 2006-01-01 ) För varor och tjänster För bygg - och anläggningsentreprenader Varor och tjänster inom försörjningssektorerna 1 826 000 Kr 45 670 000 Kr 3 653 000 Kr Samråd med inköpschefen skall ske vid alla upphandlingar som överstiger gällande fastställda basbelopp för direktupphandling (två basbelopp för varor och två basbelopp för enstaka konsulttjänster). SFS 1992:1528 1 kap. 4. I lagen fastställs att upphandling skall göras med nyttjande av de konkurrensmöjligheter som finns och även i övrigt genomföras affärsmässigt. Anbudsgivare, anbudssökande och anbud skall behandlas utan ovidkommande hänsyn. 7

UPPHANDLINGSFÖRFARANDEN Det finns tre typer av upphandlingar över tröskelvärdena. 1. Öppen upphandling upphandling där alla leverantörer får lämna anbud. 2. Selektiv upphandling upphandling där man inbjuder vissa leverantörer att lämna anbud. 3. Förhandlad upphandling vissa leverantörer inbjuds att lämna anbud och man tar upp förhandling med en eller flera av dem. En förhandlad upphandling får bara tillämpas under vissa speciella förutsättningar. Möjligheten att förhandla med leverantör är mycket begränsad. Om nya krav uppkommer, utöver vad som finns specificerat i anbudsunderlaget, måste denna kompletteras och nya anbud infodras. Vid upphandling under tröskelvärdena gäller ett begränsat antal av lagarnas detaljbestämmelser. 1. Förenklad upphandling alla leverantörer har rätt att lämna anbud (skriftliga) och köparen får förhandla med en eller flera anbudsgivare. 2. Urvalsupphandling urvalsupphandling används i huvudsak där det av kostnadsskäl är klokt att begränsa antalet anbud. Upphandlingen publiceras i en elektronisk databas som är allmänt tillgänglig. Enheten anger det antal leverantörer som avses att bjudas in att lämna anbud. Av inbjudan skall framgå 1. Hur en ansökan om att få lämna anbud får lämnas, ex referenser, erfarenhet, och soliditet, och 2. Den dag då ansökan senast skall ha kommigt in. 3. Direktupphandling kräver inte skriftliga anbud men är endast tillåten då upphandlingen måste ske av brådskande skäl (ej förorsakade av upphandlaren) och / eller då upphandlingen representerar ringa värde. Under två basbelopp för varor och tjänster under året, två basbelopp för enstaka konsulttjänster under året. God affärsmässighet skall upprätthållas vid direktupphandling. 8

VÄRT ATT VETA OM UPPHANDLINGSVERKSAMHETEN Inköpschefens ansvar är att verka för 1. att inköpspolicyn följs 2. att konkurrensfördelar utnyttjas 3. att öka troheten mot ingångna avtal 4. att vidareutveckla inköpsarbetet 5. att det handlas miljövänligt 6. att använda IT-stöd för informationsspridning Arbetsgång vid en upphandling Lagar skall följas under hela upphandlingen. Absolut sekretess gäller till dess avtal har träffats. 1. Anskaffningsbeslut 2. Upphandlingsuppdrag 3. Tid- och resursplan 4. Kravspecifikation (referensgrupp) 5. Skriftlig anbudsförfrågan 6. Annonsering kontakta inköpschefen 7. Mottagande av anbud 8. Öppning av anbud 9. Anbudsprotokoll 10. Företagsvärdering 11. Anbudssammanställning/utvärdering 12. Möte med referensgrupp 13. Beslut I anbudsförfrågan lämnas och begärs följande information vad gäller miljön. Köparen strävar efter att i enlighet med gällande miljöpolicy upphandla varor och tjänster som är skonsamma mot miljön. Köparen vill genom miljöhänsyn stimulera till fler miljöanpassade leverantörer för en ekologiskt hållbar utveckling på lång sikt. En grundprincip är att en produkt inte innehåller några onödiga eller för miljön skadliga ämnen för att uppfylla sitt syfte. Produktens hela livscykel beaktas. Utvärdering av anbud I förfrågningsunderlaget skall anges efter vilka kriterier anbuds utvärderingen skall ske. Kriterierna skall viktas sinsemellan, efter en förutbestämd skala. LATHUND FÖR INKÖP 1. Finns ramavtal? Följ dessa 2. Om ramavtal inte finns. Samordna dina inköp med inköpschefen. 3. Skall du göra en egen upphandling? Följ lagen och begär in anbud. 4. Direktupphandling? Används endast i undantagsfall och under tillåtna värden. 5. Prövning av produkt från annan leverantör?. Möjligheten finns först efter samråd med inköpschefen. 9

RAMAVTAL Målet är att tillgodose behovet av varor och tjänster till lägsta möjliga totalkostnad i förhållande till ställda kvalitetskrav, vilket bl. a innebär: - att ramavtal skall utnyttjas och följas. Avsteg kan göras efter samråd med och godkännande från inköpschefen - Sammanställning- katalogisering över avtalen utförs och distribueras av inköpschefen till respektive verksamhet. Varusortimentet som ligger inom ramavtalet är standardvaror (förbrukningsvaror med flödeskaraktär ex livsmedel, kem tekn., varor, papper m m ). - Ramavtalen kan nås via First Class i mappen kommuninfo Inköp. - att enhetsspecifika inköpsärenden avgörs i samverkan mellan verksamhetsansvarig och inköpschefen. - att de leverantörer, som anlitas är kompetenta och kan fullgöra sina åtaganden och skyldigheter. - att upphandlingar och inköp som sker via inköpschefen ses som en service till respektive verksamhet, och därigenom erhålls ett samlat resursutnyttjande, vilket gynnar effektivitet, kompetens och samverkan. - att inköpschefen ansvarar för utveckling inom sektorn upphandling/inköp samt genomföra kontinuerlig information/utbildning till de olika verksamheterna i kommunen. KÖP OCH BESTÄLLNINGSRUTINER Köp Vid beställning och köp skall följande rutiner beaktas, om inte annat har avtalats. - Inköpsansvarig skall dokumentera beställningar och köp, så att de enkelt går att härleda. Det skall tydligt framgå, vilken förvaltning, avdelning/enhet som är beställare. Det skall tydligt framgå, vad beställningen avser - och vem som är ansvarig. I de fall en rekvisition krävs, skall sådan utfärdas av inköpsansvarig. Faktura - Vid fakturering, skall det tydligt anges vilken förvaltning som avses, samt avdelning eller enhet och referensperson. - Fakturor under 300 kr bör undvikas. - I de fall där mindre köp är nödvändiga, bör så kallad handkassa användas och redovisas mot godkänt kvitto. - Fakturaadress: Alvesta kommun Skannercentralen 342 80 Alvesta 10