ABCD. Ärendehantering Granskningsrapport. Säters kommun. Offentlig sektor KPMG AB 2012-11-29 Antal sidor:6 Säter är hant.docx



Relevanta dokument
Värmdö kommun. Granskning av ärendehanteringsprocessen inom kommunstyrelsen. Granskningsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 5

Beredningsprocessen i kommunens nämnder och styrelsen

Hällefors kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 13

Revisionsrapport/Uppföljning. Delegation. Ängelholms kommun Kerstin Larsson, certifierad kommunal revisor

Arvika kommun. Granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet Revisionsrapport. KPMG AB Offentlig sektor Karlstad Antal sidor: 11

LESSEBO KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida

Arbetsordning för beredning av motioner och medborgarförslag

Kommunstyrelsens arbetsformer

Handbok för fullmäktiges beredningar

Dnr KK13/492. Reglemente för Kommunala Anhörigrådet

Hällefors kommun. Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Arbetsordning för Svenska Klätterförbundet

Arbetet kring ensamkommande. Halmstads kommun

Nämndledamöters ansvar. Oxelösund

Revisionsrapport Mönsterås kommun

Reglemente för barn- och utbildningsnämnden i Ljungby kommun

Ägardirektiv för Tjörns Kommunala Förvaltnings AB

Borlänge kommun. Internkontroll KS Kontrollområde: Tydlig rubricering av ärenden, Nämndservice. Beslutad av kommunstyrelsen

Bolagspolicy. Ägarroll och ägarstyrning för kommunens bolag. Antagen av kommunfullmäktige den 28 januari 2016, 1

Revisionsreglemente POLICY. Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, Sida 1(5) Datum

Granskning av kultur- och fritidsverksamheten

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING

FÖRFATTNINGSSAMLING 1 (5)

ARBETSORDNING FÖR KOMMUNFULLMÄKTIGE

Västerviks kommuns revisorer. Granskning av projektverksamheten. Granskningsrapport. Audit KPMG AB 15 februari 2013 Göran Lindberg Antal sidor: 8

Reglemente för arbetsutskottet

Åstorps kommuns revisorer. Granskning av resurser för projektledning och bevakning av. Granskningsrapport Nr

ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Avesta kommun. Styrande dokument Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 10. Rapport

ÄGARDIREKTIV FÖR BOSTADSBOLAGET I MJÖLBY AB

Revisionsreglemente för Bollnäs kommun

REGLEMENTE FÖR REVISORERNA I RONNEBY KOMMUN

Insatser till barn i behov av särskilt stöd

Jämtlands Gymnasieförbund

Revisorernas arbetsordning

Ändring av bolagsordning för VIVAB. (AU 306) KS

Arbetsordning för kommunfullmäktige

Förstudie 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna November Öckerö kommun Förstudie av implementeringen av den nya Planoch bygglagen

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Arbetsordning för kommunalförbundsfullmäktige

ÄGARDIREKTIV för LSR Landskrona- Svalövs Renhållnings AB ( )

Upphandling och inköp

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren

00' 1""0"""'''''''' SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. TRANAs KOMMUN Sida 32(32) 181 Dnr 543/14. Övrigt - Ägardirektiv för

Reglemente för överförmyndarnämnden

1(9) Ägardirektiv. Styrdokument

Revisionsreglemente för Järfälla kommun

Motionssvar - Det öppna landstinget - gör landstingets diarium tillgängligt på internet

Motion om att utreda förutsättningarna för inköp av fyren Morups Tånge. KS

Anslås under tiden

Arbetssätt för kommunstyrelsens arbetsutskott KS-2015/112

Yttrande över revisionsrapport nr 34/2004, God styrelsesed i nämnder och bolag

BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT

Granskning av likställighetsprincipen avseende föreningsstöd och evenemangsbidrag

Utöver det som föreskrivs om kommunfullmäktige i lag eller annan författning gäller bestämmelserna i denna arbetsordning.

REGLEMENTE FÖR BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN

Medborgarförslag om presskonferens efter nämndsmöten. (AU 396) KS

Arbetsordning för förbundsstyrelsen i Utrikespolitiska Förbundet Sverige, fastställd den 7 september 2014.

Ägardirektiv för Lekebergs Kommunfastigheter AB

Lekmannarevision 2007

Reviderat reglemente för Kommunstyrelsen i Strömstads kommun

Lars Nilsson (S) ordförande Linnéa Kihlström (KD) viceordförande Lars Johansson (S) Larsgöran Larsson (M) Kajsa Adolfsson (S) för Ginger Johansson (V)

Delegation av beslutanderätten från kommunstyrelsen

ARBETSORDNING FÖR REGIONFULLMÄKTIGE I REGION SKÅNE

Revisionsreglemente för Strängnäs kommun

Örebro kommun. Granskning av biståndshandläggning inom äldreomsorgen. KPMG AB 8 december 2014 Antal sidor: 13

Peter Wencel Sekreterare. Ärende Beteckning Sida

Plats och tid: Kommunstyrelsens sammanträdesrum, kl Ingalill Jonsson (m)

Utveckla registratorsrollen En utbildning för dig som vill bredda och fördjupa din kompetens som registrator

Finspångs kommun Revisorerna. Revisionsrapport Granskning av kommunstyrelsens uppsikt över nämnder och kommunala företag

Delegationsordning för kommunstyrelsen

Föredragande borgarrådet Anna König Jerlmyr anför följande.

Ansvarsutövande Basgranskning Miljö- och hälsoskyddsnämnden

Innehåll. Chef sektor barn och utbildning är ansvarig för reglementet.

Uppföljning av tidigare granskningar

Revisionsrapport. Sydnärkes miljönämnd

Revisionsrapport Fördjupad uppföljning av ärendehantering och diarieföring inom nämnden för teknik

Revisionsrapport. Stadsrevisionen Örebro kommun. Samordning och redovisning av EUprojekt. Liz Hultgren. 28 november 2011

Granskning av rehabiliteringsverksamheten

FARs kvalitetskontroll av revisionsverksamhet så funkar den

Handlingsplan Finskt förvaltningsområde Borlänge kommun

Medborgarförslag om cykelväg mellan Falkenberg och Årstad. (AU 43) KS

Granskning av målstyrning och mätetal svar på revisionsskrivelse från Huddinge kommuns revisorer

Rapport avseende granskning av interna överenskommelser och externa avtal

Svar över vidtagna åtgärder önskas före februari månads utgång 2009.

Rapport. Arbete med arbetsmiljön på sysselsättningsenheten Genomförd på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun

IT-verksamheten, organisation och styrning

Verkställighet och återrapportering kultur och samhällsutvecklingsnämnden

Plats och tid: Stadshuset, sammanträdesrum Blå, kl 13:15 15:20, ajournering kl 14:00 14:20

Sammanträdesprotokoll

Ägardirektiv för Karlstad Airport AB

Stadgar v 2.0. Antagna av Årsmötena och Stadgegruppen av Föreningen Munskänkarna

Revisionsberättelse för år 2011

Motion om klassfarmorsystem. (AU 215) KS

Ledningssystem för kvalitet

TROSA KOMMUNS STYRDOKUMENT

Dnr Kst 2015/28 Riktlinjer, tidsplan och preliminära budgetramar 2016 och Kommunstyrelseförvaltningens förslag till kommunstyrelsen

Strategisk kompetensförsörjning

Avesta kommun. Intern kontroll Uppföljning av revisionsgranskning

Transkript:

Säters kommun Ärendehantering Granskningsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2012-11-29 Antal sidor:6 Säter är hant.docx

Innehåll 1.Sammanfattning 3 2. Syfte 3 3. Avgränsning 4 4. Metod 4 5. Genomförande 4 6. Bakgrund 4 7. Våra iakttagelser 5

1.Sammanfattning Vi har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna granskat ärendehanteringen i Säters kommun. Vår granskning har omfattat kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden. Vi har funnit att Säters kommun har ett system för att hantera ärenden som ger goda möjligheter att följa ärenden under hela handläggningstiden och att löpande uppföljningar sker av vad som sker med ett ärende. Vi har också funnit att utformningen av protokollen och redovisning av beslut på delegation sker på ett korrekt sätt. Vi noterar dock att generella riktlinjer för diarieföring och utformning av tjänsteskrivelser visserligen finns på skilda håll, men att dessa inte har fastställts centralt. Det innebär ett merarbete för förvaltningarna och medför olikheter i sådant som borde vara likartat i kommunen. Denna brist bör åtgärdas. Även om vi generellt ser att underlagen till beslut är bra hittar vi exempel på brister härvidlag. 2. Syfte Ärendeberedningen syftar till att ge fullmäktige, styrelsen och de enskilda nämnderna ett fullgott underlag för beslut samtidigt som det är en del av den förankring som är väsentlig för medlemmarnas engagemang och delaktighet i de kommunala frågorna. Styrelsen har beredningsansvaret och ett samordnande ansvar i de fall annan än styrelsen har berett ärenden, t.ex. genom att tillse att ärenden är riktigt diarieförda och hanterade. Det är också viktigt att fattade beslut kommuniceras, följs upp och blir kända i kommunen och verksamheten. Projektets övergripande syfte är att bedöma hur ärendehanteringen fungerar utifrån de regler och rutiner som finns. Projektet olika delmål är att kartlägga och bedöma: Vilka övergripande och beslutade regler/riktlinjer finns för ärendehantering och beredningsprocessen? Hur initieras och anhängiggörs ärenden i beredningsprocessen? Utformning av beslutsunderlag? Hur är rutiner för diarieföring utformade och hur hanteras detta?

Vilka är arbetsformerna, delegationer och verkställighet och hur är de anpassade till uppdraget? Hur förankras och kommuniceras fattade beslut? Vilka krav ställs på rapportering och uppföljning? 3. Avgränsning Granskningen omfattar kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden och socialnämnden 4. Metod Granskningen har genomförts genom: Dokumentstudie av relevanta dokument. För kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden har vi granskat protokoll och underlag till ett arbetsutskott och därpå följande nämnd. Av sekretesskäl har vi för socialnämnden granskat ett urval av allmänna ärenden till nämnden, Nämnden saknar ju arbetsutskott. Intervjuer med berörda tjänstemän 5. Genomförande Granskningen har genomförts av Lars-Åke Lundqvist, konsult. De intervjuade har beretts möjlighet att saklighetsgranska rapporten. 6. Bakgrund Ärenden till Säters kommun kan aktualiseras på skilda sätt. Externa intressenter, till exempel stat, andra kommuner, företag och enskilda kan vända sig till kommunen. Också internt kan uppdrag skapas genom uppdrag eller motioner i fullmäktige, framställningar från andra nämnder eller initiativ från tjänstemän. De ärenden som aktualiseras förs in i kommunens diariesystem. Vi noterar att kommunen på sin hemsida har redovisat mailadresser till respektive nämnd och inte till enskilda tjänstemän. Säters kommun har ett gemensamt system för diarieföring, där systemansvarig finns placerad på kansliet. Systemansvarig har behörighet till hela systemet. Respektive förvaltning har sedan egna registratorer eller postansvariga som har hand om diarieföring. På kommunens hemsida finns en beskrivning av hur ärendehanteringen sker, men denna beskrivning har inte fasställts som normerande för hela Säters kommun. Dokumenthanteringsplaner finns, som har sin grund i centralt utfärdade riktlinjer. Samtliga nämnder har upprättat egna planer som gäller för respektive

nämnd. Vi noterar dock att planerna inte generellt har uppdaterats, utan vi kan finna planer som härrör från förra mandatperioden. Inkommande ärenden hanteras så att inom respektive förvaltning sker genomgång av inkommande ärenden löpande och respektive förvaltningschef fördelar dessa på handläggare. För återrapportering av utlämnade uppdrag finns inom kansliet en mall för tjänsteskrivelser, men denna har inte fastställts att gälla för hela kommunen. Den används dock av samtliga förvaltningar. Det kan förekomma att ärenden bereds utan skriftligt underlag, men det är sällsynt och till sådana ärenden finns minnesanteckningar från beredningen. Beredning av ärendena sker efter handläggning av tjänstemän samt av arbetsutskotten i kommunstyrelsen och barn- och utbildningsnämnden och som presidieberedning hos socialnämnden som ju saknar arbetsutskott. Till beredningarna finns förslag till beslut som regel som förslag från handläggande tjänsteman. Löpande uppföljning av ärendena sker genom att det finns möjlighet att göra uttag ur diariet på ej slutförda ärenden. Om så behövs kan påminnelse ske till handläggare. Sådan uppföljning sker veckovis. Uppföljningen är dock inte standardiserad för hela kommunen. Nämndesekreterarna träffas regelbundet och handlägger gemensamma ärenden som standards mm. Till den gruppen har lämnats uppdrag att utforma en gemensam mall för uppföljning. För beslutsfattandet som sker på tjänstemannanivå eller annars finns en delegationsordning. Delegationsbeslut anmäls alltid på kommande nämnd eller styrelse, Till anmälan finns en rubrik på ärendet. Handlingar finns i förekommande fall tillgängliga vid sammanträdet. Något generellt system för uppföljning av att fattade beslut verkställs finns inte. Det förekommer att respektive nämnd ställer frågor och då sker en redovisning av det ärende frågorna gäller. Det är ett ansvar för förvaltningschef att följa upp att beslutade ärenden verkställs. De intervjuade har uppfattningen att detta fungerar bra. Vi noterar slutligen att en generell bedömning av hur stor andel av ärendena som kan följas helt genom skriftlig dokumentation visar att ca 95 % av ärendena är fullständigt skriftligt dokumenterade. 7. Våra iakttagelser Vår granskning av Säters kommun system för diarieföring visar att systemet ger goda möjligheter att hålla rätt på ärenden och följa upp deras handläggning. Också den ordningen att kommunen hänvisar till respektive nämnd på hemsidan för dem som använder mail, ökar säkerheten när det gäller att se till att ärenden kommer in i diariet. Vi har granskat den uppföljning som sker av aktuella ärenden och den är ändamålsenlig. Vad vi däremot saknar är generella riktlinjer för ärendehantering och dokumenthantering. Visserligen finns en redovisning av sådant på kommunens hemsida, men vi anser att arbetsordningen i detta avseende borde fastställas centralt och skall gälla hela organisationen. Vi ser att samtliga nämnder har fastställt egna dokumenthanteringsplaner. Vi finner dock exempel på planer som inte har

uppdaterats på flera år. Det borde vara en central uppgift att ta fram regler för sådant som är kommungemensamt, både när det gäller att skapa de nödvändiga dokumenten, men också hur dokumenten skall hållas uppdaterade. Dokumenthantering och diarieföring är utan tvekan sådant som måste hanteras likartat inom Säters kommun. Likaså noterar vi att det finns en inom kansliet utarbetad mall för tjänsteskrivelser. Mallen är inte fastställd att gälla för hela organisationen. Den nuvarande ordningen skapar ett onödigt merarbete för förvaltningarna och skapar oreda i organisationen när ärenden som borde hanteras lika inte blir hanterade så. Det är en ledningsfråga att se till att tjänsteskrivelser utformas på ett likartat sätt. Åtskilliga ärenden går efter hantering i respektive nämnd vidare för handläggning i kommunstyrelse eller fullmäktige. Det underlättar den fortsatta handläggningen avsevärt om handlingarna har ett samordnat utseende. Också för allmänheten är det viktigt att de lätt kan hitta i de kommunala handlingarna. Vi har också sett exempel på tjänsteskrivelser där ordningen för delarna i innehållet förslag till beslut, ärendebeskrivning mm kommer i en helt annan ordning än vad vi nedan redovisar förekommer i protokollen. Det borde vara en likartad uppställning av de ingående delarna i tjänsteskrivelse och protokoll för att underlätta läsning. Vår granskning av protokollen visar att de har ett likartat utseende. De inleds med en ärendebeskrivning, därefter kommer beslutsunderlag och slutligen beslutet. Det finns också en redovisning av till vilka protokollet expedieras. Det är en bra ordning. Vi har också granskat kvaliteten på underlagen och konstaterar att de huvudsakligen är av bra kvalitet. Men det finns undantag. Vi noterar sålunda att barn- och utbildningsnämnden till det av oss granskade arbetsutskottet hade att hantera uppföljning av budget utan att några handlingar fanns med kallelsen. Vi ser också att det i redovisningen av uppföljningen till nämnden finns det flera poster som avviker från normtalet. Normtalet är ju satt som förbrukade medel i % av hela budgeten satt i relation till hur stor del av året i % som gått. Även om det sättet att bedöma budgetutfall är behäftat med svagheter alla medel förbrukas ju inte linjärt, borde handlingar varit med i kallelsen och kommenterats. Det går inte att förutsätta att de förtroendevalda skall känna till de variationer som finns när det gäller förbrukningen av medel för olika ändamål. Motsvarande går att finna hos socialnämnden. Vi noterar slutligen att ca 95 % av ärendena går att följa helt genom skriftlig dokumentation. Det borde vara 100 %. Säter 2012-11-29 Lars-Åke Lundqvist Konsult