1 (6) Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012. Plats: Synskadades Riksförbunds lokaler på Sandsborgsvägen 52 i Enskede Närvarande: Från Synskadades Riksförbund: kanslichef, (inledningsvis) museiintendent Från Riksarkivet:, arkivarie Inledning Riksarkivet (RA) har överinseende över att statliga myndigheter fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen (1990:782), och ska därför enligt arkivförordningen 5 regelbundet inspektera arkivvården. Av 2 kap. 4 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) framgår att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, också i tillämpliga delar ska gälla handlingar hos de organ och i de verksamheter som anges i bilagan till lagen. Vid tillämpningen av lagen så jämställs dessa organ med myndigheter. Detta medför även att arkivlagen med följdförfattningar omfattar organen och således har Riksarkivet skyldighet att utöva tillsyn över dem. Riksarkivet (RA) inspekterade den 31 oktober 2012 arkivvården hos Synskadades Riksförbund. Inspektionen omfattade de delar av verksamheten som tas upp i bilagan till offentlighets och sekretesslagen (2009:400) det vill säga verksamheten med tilldelning och återtagande av dispositionsrätt till ledarhund samt tilldelning och återtagande av ledarhund. 1. Ansvar och organisation Synskadades Riksförbund är en ideell förening som fungerar som intresseorganisation för synskadade. Förbundet är indelat i nivåerna lokalföreningar, distrikt och riksnivå. Dessutom är flera branschföreningar av blinda medlemmar anslutna till förbundet. Synskadades Riksförbund bedriver också ett aktivt internationellt samarbete i Norden, Europa och globalt.
2 (6) Organisationsarbetet på riksplanet och i distrikten är främst inriktat på att driva synskadades frågor intressepolitiskt och arbetet på lokal nivå samt i kretsverksamheten är främst inriktat på social verksamhet för medlemmarna. Förbundet bildades 1889 under namnet De blindas förening men bytte 1977 namn till Synskadades Riksförbund. Från och med den 1 januari 2006 har synskadades riksförbund haft viss myndighetsutövning delegerad till sig vilken regleras i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) samt i Lag (2005:340) om överlämnande av vissa förvaltningsuppgifter till den ideella föreningen Synskadades Riksförbund. Riksarkivet har inte tidigare utfört några inspektioner av arkivvården i den delegerade verksamheten hos Synskadades Riksförbund. Arbetet med tilldelning och återtagande av dispositionsrätt till ledarhund samt tilldelning och återtagande av ledarhund utförs av ett antal handläggare inom ledarhundsverksamheten vid Synskadades Riksförbund. Kanslichefen har det övergripande ansvaret för arkivbildningen inom förbundet och enhetschefen för ledarhundsverksamheten ansvarar för den delegerade verksamhetens arkivbildning. Det praktiska arbetet utförs av museiintendenten inom ramen för dennes 50 procents tjänst. Arkivfunktionen är emellertid inte budgeterad. För upphandlingen av skrivare, kopiatorer och annan skrivmateriel ansvarar intendenten på kontorsserviceenheten. Det finns en beslutad delegationsordning med arkivansvar inom organisationen. Administrationen av ekonomi, löner och personaladministration för ledarhundsverksamheten sker gemensamt med resten av organisationen. Med utgångspunkt i den dokumentation som sändes in till Riksarkivet inför inspektionen och vad som framkom under denna så kan det konstateras att det inom Synskadades Riksförbund finns en förhållandevis god kunskap om arkivregelverket och lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar. 2. Arkivbildning Registreringen av ärenden om tilldelning och återtagande av dispositionsrätt till ledarhund samt tilldelning och återtagande av ledarhund sker i Excel.
3 (6) Registreringen sker på objekt, det vill säga både på förare och på hund. De fysiska pappershandlingarna förvaras också i akter sorterade efter objekt. Inkomna handlingarna registreras efter principen år/löpnummer. Förbundet har dock som ambition att inom kort registrera utifrån verksamhetens processer som man håller på att kartlägga. Ärendena inom ledarhundsverksamheten hanteras i ärende- och dokumenthanteringssystemet VANDO som är utvecklat av Know IT. Till detta system är det möjligt att via webbapplikation fylla i formulär som sedan importeras till systemet. Handlingarna i systemet skrivs ut och bevaras i pappersform. Det existerar med andra ord både en elektronisk akt och en pappersakt. Synskadades Riksförbund bör utreda om båda akterna blir helt kompletta eller om vissa handlingar bara förekommer i ett av formaten. De ekonomi- och personaladministrativa system som används vid förbundet är Agresso samt Hogia. Dessutom används arkivredovisningssystemet Klara. Säkerhetsrutiner för backup av systemen finns. 3. Framställning och hantering av handlingar De äldre versionerna av den del av webbsidan som berör den delegerade verksamheten har inte bevarats. Synskadades Riksförbund ska bevara äldre versioner av webbsidor som berör den delegerade verksamheten. Förbundet har inte något system för långtidsbevarande av elektroniska handlingar och heller inte upprättat någon strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt 3 kap. Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (2009:1) om elektroniska handlingar (upptagningar för automatiserad behandling). Intendenten på kontorsserviceenheten ansvarar för upphandlingen av skrivare, kopiatorer och annan skrivmateriel. Enligt uppgift vid inspektionen så finns det rutiner för upphandling av skrivmateriel enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4, ändrade i RA-FS 2008:1) om tekniska krav och certifiering. Vid inspektionen framkom det att Synskadades Riksförbund har en leverantörsförsäkran om överensstämmelse med tekniska krav (SS-EN ISO 9706) på åldringsbeständigt papper enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:4, ändrade i RA-FS 2008:1) om tekniska krav
4 (6) och certifiering. Däremot kunde man vid inspektionstillfället inte visa upp den och en överenskommelse gjordes om att förbundet skulle komplettera med denna vid senare tillfälle. Förbundet använder godkända aktomslag och arkivboxar som är märkta med namn och unika volymsignum. I vissa arkivboxar förekommer det dock fotografier blandade med pappershandlingarna. Dessa bör skiljas ut och arkivläggas för sig. 5. Gallring Synskadades Riksförbund har upprättat tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:6, ändrade i RA-FS 1997:6) om gallring av handlingar av tillfällig och ringa betydelse. Beslutet behöver dock revideras, förtydligas och uppdateras bland annat gällande gallringsfristerna. Förbundet har upprättat en dokumenthanteringsplan avseende ledarhundsverksamheten som om den uppdaterades med uppgifter om vilka föreskrifter gallringen utförs med stöd av och efter att den formellt beslutats, skulle kunna tjäna som tillämpningsbeslut till Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2006:5) om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet. Då Synskadades Riksförbund inte omfattas av förordningen (1994:1261) om statliga myndigheters redovisningssystem, förordningen (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag eller förordningen (2000:606) om myndigheters bokföring så omfattas man inte heller av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 2004:3) om gallring och utlån av räkenskapshandlingar. Räkenskapshandlingar kan i den delegerade verksamheten i den mån det är möjligt gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt i RA-FS 1997:6). Planen bör beslutas formellt och uppdateras med uppgifter om vilka författningar man gallrar med stöd av. 6. Arkivredovisning Synskadades Riksförbund har i Riksarkivets föreskrifter (RA-MS 2012:29) om arkivredovisning hos Synskadades Riksförbund medgivits undantag från 6 kap. 1-14 och 16-19 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA- FS 1991:1 ändrade i RA-FS 1997:4 och RA-FS 2008:4) om arkiv hos statliga myndigheter. Detta innebär att förbundet även fortsättningsvis får redovisa handlingarna i den delegerade verksamheten i enlighet med den lydelse 6 kap. Riksarkivets
5 (6) föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1 ändrade i RA-FS 1997:4) om arkiv hos statliga myndigheter hade före den 1 januari 2009. Det vill säga enligt det så kallade allmänna arkivschemat. Förbundet ska dock i sin arkivredovisning från och med den 1 januari 2013 beskriva de processer som leder till att handlingsslagen i den delegerade verksamheten bildas. Detta i enlighet med 6 kap. 15 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1, ändrade i RA-FS 1997:4 och 2008:4) Vid inspektionen framgick det att processkartläggningsarbetet påbörjats. Synskadades Riksförbund har även påbörjat arbetet med utarbetande av en arkivbeskrivning för den delegerade verksamheten. Denna behöver dock uppdateras bland annat med uppgifter om sökvägar och sekretess. Dessutom ska den fastställas genom ett formellt beslut. Handlingarna från den delegerade verksamheten har bland annat förtecknats som en egen serie (P 2) i Synskadades Riksförbunds arkivförteckning. Det torde även i andra serier ingå handlingar som hör till den delegerade verksamheten. Det bör framgå av arkivbeskrivningen vilka serier i förteckningen handlingar från den delegerade verksamheten ingår i. I arkivförteckningen redovisas endast pappershandlingar. Alla handlingar oavsett medium ska redovisas i arkivförteckningen. Vid inspektionen framkom det att ordnings och förteckningsarbetet fortfarande pågår. Riksarkivet understryker vikten av att detta avslutas så snart som möjligt. 7. Arkivförvaring Handlingarna från den delegerade verksamheten förvaras i dokumentskåp som enligt uppgift har brandklassningen EI 60. Detta uppfyller inte kraven på förvaring av handlingar i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1994:6, ändrade i RA-FS 1996:2 och 1997:3) om planering utförande och drift av arkivlokaler. Sammanfattning Riksarkivet (RA) genomförde den 31 oktober 2012 en inspektion av arkivvården hos Synskadades Riksförbund. Inspektionen omfattade arkivvården i verksamheten med tilldelning och återtagande av dispositionsrätt till ledarhund samt tilldelning och återtagande av ledarhund.
6 (6) Det finns inom förbundet en förhållandevis god kunskap om arkivregelverket och lagstiftningen som styr hanteringen av allmänna handlingar. Det har påbörjats ett arbete med vidtagande av åtgärder för att uppfylla kraven i de författningar som reglerar den delegerade verksamheten. En hel del återstår dock att åtgärda.. Arkivarie