Granskning av ekonomi- och personaladministrativa

Revisionsrapport Granskning av ekonomi- och personaladministrativa processer kommun 2010-10-25 Matti Leskelä

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 1 2 Inledning... 2 2.1 Bakgrund... 2 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning... 2 2.3 Metod... 2 3 Granskningsresultat... 3 3.1 Ekonomisk historik i korthet... 3 3.2 Enkät- och granskningsresultat... 4 3.2.1 Budget och uppföljning... 5 3.2.2 Kund- och leverantörsfakturor... 10 3.2.3 Löne- och PA-hantering... 13

1 Sammanfattning 110 personer inom kommunen har i en enkät svarat på frågor rörande kommunens ekonomi- och personaladministrativa processer. Granskningsresultatet för de olika delprocesserna i granskningen ser ut enligt följande: Budget- och uppföljningsprocessen får av respondenterna i enkäten ett omdöme strax under snittet i tre andra där samma typ av granskning genomförts. Enkätsvaren pekar bl.a. att det finns ett behov av att säkerställa att samtliga kontoansvariga ges förutsättningar för att medverka i budgetplaneringen rörande den egna verksamheten. Det är viktigt att delaktigheten säkerställs. Flera budgetansvariga upplever sig ha begränsade befogenheter att påverka budgeten och dess utfall. Enkätsvaren indikerar att tjänstemännen har en klart mer positiv syn än i jämförelsena på möjligheten att vidta åtgärder vid prognostiserade underskott. Kommunens tjänstemän kan i och med detta sägas uppleva att ekonomistyrningen är stark Kopplingen mellan verksamhetsmål och budgeterade medel betraktas av de kontoansvariga som liten. Kund- och leverantörsfakturahanteringen bedöms som relativt välfungerande enligt tjänstemännens enkätsvar.. Inom PA- och löneområdet visar enkätsvaren att tjänstemännen inom kommunen är något mer nöjda än jämförelsena. Enkäten visar dock också på att det inom kommunen finns en mindre positiv syn på rapporteringen ur PA-systemet. Enkäten visar att det finns behov av att i högre grad anpassa rapporteringen ur såväl PAsamt ekonomisystem utifrån verksamheternas och de verksamhetsansvarigas behov. Kommunen bör först klarlägga vilka behoven är och sedan undersöka vilka möjligheter som finns att tillgodose dessa behov. 1

2 Inledning 2.1 Bakgrund Förvaltningsrevisionen syftar till att granska om styrelsens och nämndernas verksamhet är ändamålsenlig, ekonomiskt tillfredsställande och om kontrollen är tillräcklig. Detta innebär bland annat att uppmärksamhet ska läggas vid granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning, produktivitet, kvalitet och effektivitet. 2.2 Syfte, revisionsfråga och avgränsning Syftet med denna granskning är att granska effektiviteten i de administrativa rutinerna samt att ge ett underlag för att utveckla de delprocesser där problem föreligger. Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är kommunens ekonomi- och personaladministrativa processer effektiva? Kontrollmålen är: Bidrar ekonomi- och personaladministrationen till en god styrning av kommunen? Bedrivs ekonomi- och personaladministrationen med tillfredsställande kvalitet? I administrationen innefattar vi följande moment; lönehantering, leverantörs- och kundfakturahantering, redovisning, budgetering, uppföljning, prognos samt bokslut. 2.3 Metod En webbenkät har utsänts till samtliga ekonomiansvariga (tjänstemän med budgetansvar), ekonomer, ekonomiassister och personal inom PA- samt löneenhet. I enkäten har vi bl.a. efterfrågat de ansvarigas syn på budget- och uppföljningsprocess samt kund- och leverantörsfakturarutin. Vi har även ställt frågor om rutiner kring redovisning av löner samt andra personalomkostnader. Detta har kompletterats med att en fördjupad enkät avseende volymtal (antal fakturor, andel avskrivna fordringar etc.) ställs till personal inom ekonomi- samt personalenhet. Granskningen har utförts av Matti Leskelä inom PwC Komrev. Enkäten har besvarats av 110 av 200 tillfrågade. Detta ger en svarsfrekvens om 55%. 2

3 Granskningsresultat 3.1 Ekonomisk historik i korthet Som en indikator på ekonomistyrningen, som är en del av de ekonomiadministrativa processerna, visas resultatutvecklingen per invånare för 2005-2009. Jämförelse sker med riksgenomsnittet samt med kommunen som enligt SKL:s statistiktjänst Webor har liknande förutsättningar som. Resultatet redovisas i kronor per invånare. Resultat i kronor per invånare för kommunen (exkl. kommunala bolag) 2005 2006 2007 2008 2009 1 063 1 528 933 800 722 Likn., Övergr. 944 1 315 823 540 515 Hela riket 952 1 535 1 354 332 985 Underskott under flertalet år är en indikator på bristande ekonomistyrning som i sin tur kan bero på att de administrativa processerna inte fungerar. s resultat är samtliga år 2005-2009 positivt och bättre än snittet i tio som enligt SKL har förutsättningar liknande (exempelvis Mjölby, Västervik samt Vetlanda). 3 av 5 år har årets resultat överstigit rikets genomsnitt i. Resultatnivån har varit stabilt positiv. Faktiskt samt budgeterat resultat i miljoner kronor visas i tabellen nedan för år 2006-2009. Resultatutveckling för kommun åren 2006-2009 (mnkr) 2006 2007 2008 2009 Resultat utfall före EO-poster 64,1 39,3 17,5 30,2 Budgeterat resultat 31,7 34,0 36,9 36,4 Avvikelse 32,4 5,3-19,5-6,2 Avvikelse nettokostnad 14,9-10,6-16,8 25,5 Avvikelse skatter o. finansnetto 17,5 15,8-2,7-31,7 Resultatet ovan är exkl. extraordinära poster. 2008 bokfördes en extraordinär intäkt om 16,1 mnkr. Positiva budgetavvikelser uppvisas för 2006-2007. De därpå följande åren blev resultatet sämre än budgeterat. Avvikelseutvecklingen under de fyra åren kan ej ses som onormal. 3

Nedan visas prognos efter åtta månader och utfall på totalnivå för åren 2006-2009. Detta ger oss ett övergripande mått på kommunens prognossäkerhet. Prognossäkerhet för kommun åren 2006-2009 (mnkr) 2006 2007 2008 2009 Årets resultat utfall 64,1 39,3 17,5 30,2 Prognos augusti 67,0 38,5 27,9-1,7 Utfall - Prognos -2,9 0,8-10,4 31,9 Tabellen visar att resultatet åren 2006-2007 blev i nivå med det beräknade efter åtta månader. För år 2008 blev resultatet ungefär 10 mnkr sämre än prognosen vid delåret. Den stora skillnaden mellan prognos och utfall för 2009 förklaras till stor del av att skatteintäktsprognosen från SKL vid tidpunkten för delåret var klart mer negativ än årets slutliga skatteutfall. Prognossäkerheten kan på totalnivå konstateras vara relativt bra för fyraårsperioden. 3.2 Enkät- och granskningsresultat Totalt 110 personer har besvarat webbenkäten. Svaren samt jämförelser med resultaten i tre andra redovisas nedan i respektive avsnitt. För samtliga frågor finns alternativet Ej aktuellt för mig / Vet ej med som svarsalternativ. I redovisningen av svaren framgår antalet som angivit svar inom respektive svarsalternativ. Enkätmottagarna har fått till ställning till om de instämmer HELT, I HUVUDSAK, TILL VISS DEL eller INTE ALLS med respektive påstående i enkäten. Avgivna svar INTE ALLS eller TILL VISS DEL redovisas med röda staplar. Svaret I HUVUDSAK redovisas med gul staplel och svaret HELT redovisas med grön stapel. Vissa frågor redovisas enbart i text under kommande avsnitt. Svaren I HUVUDSAK samt HELT betraktar vi i analysen som positiva svar som redovisas på höger sida av stapeldiagrammet. De negativa svaren redovisas följaktligen till vänster i respektive diagram. 4

3.2.1 Budget och uppföljning 69% av respondenterna känner till viss del eller i huvudsak till kommunens ekonomistyrningsregler. Kännedomen är något lägre bland s anställda jämfört med snittet i tre andra som tagit ställning till samma påstående i liknande granskningar. En något negativare syn rörande de ekonomiska prognosernas tillförlitlighet kan konstateras bland tjänstemännen i jämfört med övriga. Se nedan. Jag tycker att våra ekonomiska prognoser är tillförlitliga! -2-24 52 6 Inom uppföljningsområdet anser 69% att de ekonomiska prognoserna är i huvudsak tillförlitliga eller helt tillförlitliga. 2 personer har svarat INTE ALLS (mörkrött). 24 personer har svarat TILL VISS DEL (ljusare röd). 52 har svarat TILL STÖRSTA DEL (gul). 6 personer har svarat att de HELT (grön) instämmer i påståendet angående prognosernas tillförlitlighet. Bland de kommentarer som lämnats i anslutning till påståendet om prognosernas tillförlitlighet finns ingen generell kritik mot prognoserna i sig utan kommentarerna inriktas mer på att verksamheternas utfall rent allmänt kan vara svåra att bedöma på förhand. Förmågan att vidta åtgärder vid beräknade underskott är en viktig del i kommunens ekonomistyrning. Tjänstemännens syn på detta fördelar sig enligt nedanstående diagram. 5

Om vi i en prognos ser risker för underskott mot budget så vidtar vi åtgärder inom förvaltningen! -80 33 34 8 av 75 personer menar att åtgärder vidtas till viss del. Övriga 89% har en postiv syn på förvaltningens förmåga att vidta åtgärder för att minska ekonomiska underskott. Resultatet är bättre än snittet i tre andra. Detta får anses vara ett bra resultat ut ett ekonomistyrningsperspektiv. 74% anser att man får det stöd som krävs för att förstå och följa upp sitt ekonomiska ansvar. Svarsfördelningen är till denna del något mer negativ än i jämförelsena. Några har lämnat synpunkter om att man behöver utbildning eller mer ekonomstöd eller annat stöd. Kopplingen mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag är svag enligt enkäten. Se nedan. Det finns en tydlig koppling mellan verksamhetsmål och budgeterat anslag! -16-32 31 3 Resultatet visar att 59% anser att det i inte alls eller endast till viss del finns ett samband mellan budget och mål. Synen på sambandet mellan mål och medel är klart mer negativ än i andra. Bland kommentarerna har bl.a. angetts att de politiska prioriteringarna inte ger en heltäckande bild av verksamhetsuppdraget. Vidare pekas på att de som har ansvar för ekonomin har liten kunskap om följdverkningarna av olika beslut. Målen anges vara för höga utan anknytning till budgeten. 6

Påståendet Vårt ekonomisystem är ett bra stöd för en effektiv bokslutsprocess har prövats i enkäten. På denna fråga har 83% instämt helt eller i huvudsak. Man är mer positiv snittet i jämförelsena. Vårt ekonomisystem är ett bra stöd för en effektiv bokslutsprocess! -120 50 8 Flera verksamhetsansvariga pekar på att systemet inte är användarvänligt och svåröverskådligt. Några enstaka anser att det är t.ex. är svårt att söka i systemet. Annan respondent saknar nyckeltal som kan användas i verksamheterna. Svaren på frågan om anpassningsmöjligheterna i ekonomisystemet ger följande resultat (se nedan). Det finns möjlighet att anpassa den ekonomiska informationen efter mina behov! -2-28 52 13 32% anser att det till viss del eller inte alls går att anpassa den ekonomiska informationen till behoven. Samtliga 13 ekonomer/controllers svarar dock i huvudsak eller helt. För de verksamhetsansvariga uppgår de röda staplarna till 40%. Gruppen ekonomer/controllers är och andra sidan nöjda med anpassningsmöjligheterna. Kommentarerna som lämnats pekar bl.a. på att man saknar viss information eller att tillgänglig information är krånglig. 7

Gällande den ekonomiska informationens korrekthet ges ett betyg i nivå med övriga. 77% instämmer helt eller till största del i att den ekonomiska informationen är korrekt. Relativt andra är man i något mer missnöjd med snabbheten i uppdateringen av ekonomisk information (se nedan). Den ekonomiska informationen jag främst använder blir uppdaterad tillräckligt snabbt! -1-23 58 18 Bland kommentarerna kan utläsas att det ibland kan dröja med uppdateringar och inläsningar från försystem. Av respondenterna anser 73% att man helt eller i huvudsak får ett tillräckligt stöd av ekonomiavdelningen/staben i budgetprocessen (se nedan). Lönehandläggare samt verksamhetsansvariga är generellt mindre nöjda än övriga personalgrupper. Jag får tillräckligt stöd från ekonomiavdelningen/ staben i budgetprocessen! -6-16 25 33 Av lämnade kommentarer framgår att det finns verksamhetsansvariga som upplever att de inte deltar (alt. inte inbjuds ) i budgetprocessen. Det påtalas också att det finns ett behov av mer personellt stöd och mer tid för utveckling och utvärdering. 8

Av respondenterna anser 76% att man helt eller i huvudsak får ett tillräckligt stöd i samband med ekonomiska uppföljningar (se nedan). För de verksamhetsansvariga är andelen 67%. Jag får tillräckligt stöd från ekonomiavdelningen/staben när jag jobbar med ekonomiska uppföljningar! -5-15 26 36 Synen på möjligheten att påverka budgetens utfall har prövats med påståendet nedan. Jag har befogenheter att påverka budgeten och dess utfall! -4-31 31 11 Som synes finns en mer pessimistisk grundsyn på möjligheterna av påverka budgetutfallet relativt övriga. Bland de verksamhetsansvariga svarar de röda staplarna för 35%. Bland kommentarerna påtalas bl.a. att det är svårt att påverka lagstyrd verksamhet. Enkäten visar på att vissa budgetansvariga ser det som svårt att påverka både innehållet och volymen samt utfallet av den egna budgeten. 9

En sammanslagning av samtliga 16 frågor (varav vissa ej redovisats i denna rapport) inom området budget- och uppföljning ger följande totalbetyg : -53-341 717 264 Det sammanvägda enkätresultatet visar att respondenternas syn på hur välfungerande processerna inom budget och uppföljning är ger ett något sämre resultat än genomsnittet i tre andra. Vår kommentar: Ekonomistyrningen tycks utifrån enkätsvaren fungera väl såtillvida att svaren pekar på att kommunen är bra på att vidta åtgärder vid konstaterade underskott. Tjänstemännen har dock än mer negativ syn än jämförelsena på de ekonomiska prognosernas tillförlitlighet. Ekonomisystemet bedöms av respondenterna vara ett bra stöd i bokslutsprocessen. Vår enkät visar att det finns ett behov av att utveckla den ekonomiska informationen (utdatan). Kommunen bör använda sig av de anpassningsmöjligheter som finns för att ge de verksamhetsansvariga efterfrågad information på ett lättillgängligt vis. 35% av de budgetansvariga anser sig ha relativt små möjligheter att påverka sitt budgetutfall. Det finns också flera budgetansvariga som inte tycks vara delaktiga i budgetprocessen i tillräcklig omfattning. Detta är ett problem som måste beaktas av de personer som förvaltningsövergripande planerar och genomför det faktiska budgetarbetet. 3.2.2 Kund- och leverantörsfakturor Antalet kundfakturor som hanteras årligen uppgår till ca 140.000 st (varav ca 6.800 manuellt upprättade). Antalet påminnelser uppgick för år 2009 till cirka 1 610 st och antalet inkassokrav var ca 4.300 st. De avskrivna kundfordringarna uppgick till ca 100 tkr för år 2009. Ett urval ställda frågor inom området Kund- och leverantörsfakturor redovisas nedan. 10

Hantering av kundfakturor är enkel och smidig! -1-14 44 22 81% kan anses i huvudsak eller helt att hanteringen är enkel och smidig. Gällande kontrollen av kundfakturor erhåller vi nedanstående resultat. Kommunens rutiner för kundfakturor är säker, dvs. jag vet att fakturor kontrolleras och skickas på ett betryggande sätt! -60 45 29 Antalet leverantörsfakturor uppgick till ca 73.000 st. för år 2009. Värde saknas för hur stor andel av dessa som betalades efter förfallodag. Bokförd dröjsmålsränta samt påminnelseavgift uppgår till 54 tkr för 2009. I enkäten har vi frågat om respondenterna tycker att hantering av leverantörsfaktura är enkel och smidig (se nedan). 11

Hanteringen av leverantörsfakturor är enkel och smidig! -11 0 54 36 Resultatet ovan är likvärdigt jämförelsenas. Ca 20% anser inte att det är lätt att ta reda på om en faktura är betald. Synpunkter har bl.a. lämnats rörande att det är svårt att veta hur en faktura ska sökas i systemet. Se nedan. Det är enkelt att kontrollera om en leverantörsfaktura är betald när en leverantör ringer och frågar! -2-15 44 26 Kommunens rutiner för leverantörsfakturor är säker, dvs. jag vet att fakturor kontrolleras och betalas på ett betryggande sätt! 0-2 53 46 Resultatet är till denna del klart positivt och markant bättre än jämförelsenas. Det rör sig dock som för övriga frågor om en skattning av tjänstemännen själva. Vi har i denna granskning ej genomfört några stickprov av fakturahanteringen. 12

3.2.3 Löne- och PA-hantering Kommunen genomför årligen cirka 56.000 löneutbetalningar. Antal löner som rättas i efterhand uppgår till ca 450 enligt kommunens uppgifter. Att det finns rutiner för hur löneunderlag ska hanteras och kontrolleras är viktigt varför tjänstemännens syn på detta har prövats. Det är tydligt hur olika löneunderlag ska kontrolleras och inlämnas till lönekontoret (reseräkningar, kvitton och andra underlag)! -120 32 34 I påståendet Jag följer upp våra lönekostnader/-utbetalningar månadsvis! instämmer 43% av de kontoansvariga till viss del eller inte alls. För samtliga respondenter är andelen röda svar på denna fråga 37%. Synen på informationen ur PA-systemet ser ut enligt följande. Information (rapporter m m) ur PA-systemet är korrekt och enkel att förstå! -4-23 49 9 68% instämmer helt eller i huvudsak med påståendet. Gruppen ekonomer och controllers är klart mer negativa än övriga grupper. 13

Nedan följer respondenternas bedömning av om PA-rapporterna kommer i rätt tid. Information (rapporter m m) ur PA-systemet kommer i rätt tid för att jag ska kunna ta mitt personalansvar! -4-12 35 15 Nedan visas totalresultatet jämfört med tre andra som erhållit likartade frågor inom PA- samt löneområdet. Totalt 7 påståenden (inklusive de tidigare redovisade PAfrågorna ) i enkäten rör detta område. -20-110 337 252 Svaren i kommun pekar på en högre andel positiva svar än i jämförelsena. Då frågorna till viss del skiljer sig åt i två av övriga så finns det dock en felkälla i och med detta. Problemet inom området förefaller vara att rapporteringen ur PAsystemet ej möter upp mot verksamheterna önskemål. 14