Granskning av kommunens delårsbokslut

Transkript

1 Revisionsrapport* Granskning av kommunens delårsbokslut per Finspångs kommun 12 september 2008 Stefan Knutsson Matti Leskelä *connectedthinking

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Bakgrund Revisionsfråga och revisionsmetod Sammanfattande bedömning Granskningsresultat Utfall per den 30 juni och helårsprognos Måluppfyllelse Ekonomiska och finansiella mål utifrån god ekonomisk hushållning Verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning Delårsrapporten utifrån KRL och normerande organ Delårsrapportens delar Resultat- och balansräkning...6

3 1 Inledning 1.1 Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr. o. m och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om delårsrapporteringen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådets och Bokföringsnämndens normering. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för delårsrapporteringen. Vad gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. 1.2 Revisionsfråga och revisionsmetod Syftet med granskningen har varit att ge revisorerna ett underlag för deras skriftliga bedömning av uppfyllelsen av fullmäktiges mål. Likaså är syftet att granska huruvida delårsrapporten upprättats i enlighet med lagens krav och normerande organ. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Är det troligt att fullmäktiges finansiella mål kommer att uppnås? Har verksamheten bedrivits så att av fullmäktige beslutade mål kommer att uppnås? Kommer ett balanserat resultat att uppnås vid årets slut? Om inte finns åtgärder för att nå balans angivna och är de tillräckligt tydliga. Har delårsrapporten i allt väsentligt upprättats i enlighet med lagens krav och normerande organ? Granskningen omfattar: anvisningar för upprättandet förvaltningsberättelse (översiktlig redogörelse) resultaträkning balansräkning förekomsten av - information om verksamhet och ekonomi i verksamhet som inte bedrivs i förvaltningsform - kassaflödesrapport (finansieringsanalys) - prognos över förväntat utfall - väsentliga nyckeltal koncernbokslut 1

4 Granskningen har utförts enligt god revisionssed, vilket för delårsrapporten innebär en mer översiktlig granskning än vid årsbokslutet. 2 Sammanfattande bedömning Vi har till följd av vår granskning kommit fram till nedanstående svar på revisionsfrågorna: Är det troligt att fullmäktiges finansiella mål kommer att uppnås? Inget av de beslutade finansiella målen bedöms kunna uppnås inom respektive måls planerade tidsperiod. En åtgärdsplan har beslutats av Kommunstyrelsen men detta bedöms inte som tillräckligt för att uppnå årets finansiella mål. Har verksamheten bedrivits så att av fullmäktige beslutade mål kommer att uppnås? Vår bedömning är att de beslutade verksamhetsmålen kommer att uppnås till viss del. Det finns mål som kommer att mätas av under resterande delen av året varför det är för tidigt att i nuläget bedöma uppfyllelsegraden fullt ut. Vi menar att kommunens redovisning av målen och dess uppfyllelse sker i en välstrukturerad form. Kommer ett balanserat resultat att uppnås vid årets slut? Om inte finns åtgärder för att nå balans angivna och är de tillräckligt tydliga? Enligt kommunens prognos kommer balanskravet ej att nås för Det beräknade balanskravsresultat för helåret uppgår till-26,2 mkr att uppnås för helåret. Det prognostiserade helårsresultatet enligt resultaträkningen uppgår till -25,6 mkr. Kommunstyrelsen har beslutat om vissa åtgärder som kan bidra till att i viss mån bromsa kostnadsutvecklingen. Det ekonomiska läget är allvarligt och omfattande åtgärder krävs för att uppnå ett balanserat resultat. Vi menar att Humanistiska nämnden, Socialnämnden samt Kommunstyrelsen behöver agera kraftfullt för att komma tillrätta med de ekonomiska obalanserna. Har delårsrapporten i allt väsentligt upprättats i enlighet med lagens krav och normerande organ? Vi bedömer att resultat- och balansräkningen i allt väsentligt har upprättats i enlighet med lagens krav och normerande organ. 2

5 3 Granskningsresultat 3.1 Utfall per den 30 juni och helårsprognos Delårsbokslutets utfall per den 30/ uppvisar ett underskott om 3,2 mkr (samma period föregående år redovisades ett överskott om 12,9 mkr). Prognostiserat resultat för året uppgår till -25,6 mkr. Budgeterat resultat för året är ett överskott på 7,1 mkr. Kommunkoncernens utfall uppgår till +12,6 mkr för det första halvåret. Nämndernas helårsavvikelse är negativ mot årsbudget och uppgår till 20,6 mkr. Största avvikelserna redovisas av humanistiska nämnden och socialnämnden. Humanistiska nämndens prognostiserade underskott uppgår till 7,0 mkr. Avvikelsen beror enligt verksamhetsberättelsen uteslutande på kostnaden för skolskjutsar samt IT- och telefonitjänster. Socialnämndens prognostiserade underskott uppgår till 6,8 mkr. Den största avvikelsen noteras inom individ och familjeomsorg där underskottet uppgår till 5,0 mkr. De kommungemensamma kostnaderna bedöms bli 6,1 mkr högre än budgeterat. Resultatförändringen jämfört med föregående delårsrapport framgår av sammanställningen nedan. tkr % Resultat jan-juni Intäktsminskning ,5% Kostnadsökning inkl. avskrivningar ,1% Ökning av skatteintäkter o statsbidrag ,3% Försämrat finansnetto Resultat jan-juni För perioden uppvisas minskade verksamhetsintäkter, ökade kostnader samt ett kraftigt försämrat finansnetto. Ökning av skatteintäkter och statsbidrag uppgår till 4,3 %. Ökningen av verksamhetens kostnader uppgår samtidigt till 5,1 %. Kommunens finansnetto har försämrats kraftigt till -2,4 mkr för första halvåret 2008 från +3,3 mkr föregående delårsperiod. Det försämrade finansnettot förklaras av lägre likviditet och ökad upplåning samt högre ränteläge. 3

6 Om det prognostiserade helårsresultatet om -25,6 mkr besannas så innebär detta en kraftig avvikelse mot det budgeterade resultatet på +7,1 mkr. Underlagen till prognoserna har ej granskats från vår sida i samband med revisionen av delårsrapporten. Vi bedömer utifrån en rent matematisk beräkning prognossiffrorna som rimliga och att de därigenom kan tjäna som ett underlag i kommunens ekonomistyrning. De stora underskotten inom Humanistiska nämnden och Socialnämnden samt ett större prognostiserat underskott för kommungemensamma kostnader inom Kommunstyrelsens ansvarsområde måste hanteras genom att sparåtgärder vidtas. Vi bedömer det ekonomiska läget som allvarligt och menar att kraftfulla åtgärder måste vidtas av Kommunstyrelsen och de nämnder som har en för stor verksamhet i förhållande till budgeterade medel. Trots att möjligheterna att i nuläget påverka utfallet för 2008 är små så skulle detta bidra till att minska det prognostiserade underskottet för innevarande år. Vi menar att större strukturella förändringar krävs snarast för att kommunens ekonomiska förutsättningar ska kunna förbättras inför framtiden. 3.2 Måluppfyllelse Ekonomiska och finansiella mål utifrån god ekonomisk hushållning Vi har granskat hur de övergripande finansiella målen är utformade i kommunens budgethandling för år 2008 samt på vilket vis uppföljning sker av dessa i delårsrapporten. I budgeten finns två antagna finansiella mål, ett utifrån kort sikt och ett utifrån lång sikt, som följs upp i delårsrapporten. Nedan anges målen tillsammans med vår kommentar om kommunens bedömda uppfyllelsegrad. Kortsiktigt mål: Årets resultat ska uppgå till minst 2 % av skatter och statsbidrag. Målet om 2 % innebär att årets resultat ska uppgå till minst 17,9 mkr. Kommunens prognos visar på ett underskott om 25,8 mkr (-2,9 % av skatter och statsbidrag). I budgethandlingen informerar dock om att den budget som ligger för 2008 inte uppfyller målet som antagits av fullmäktige. Siktet är inställt på att nå målet I delårsrapporten anges åtgärder som ska vidtas. De beslutade åtgärderna kan enligt vår bedömning endast bidra till att bromsa kostnadsutvecklingen något under innevarande år. 4

7 Målet är inte uppfyllt för första halvåret och kommer med största sannolikhet ej uppnås för För att skapa förutsättningar för att uppnå 2%-målet på sikt bedömer vi att större strukturella åtgärder krävs inom kommunens verksamhet. Långsiktigt mål: Soliditeten inkl pensionsskulden ska vara positiv. Då målet är av långsikt karaktär kan vi endast konstatera att stora överskott behövs inom de närmsta åren för att uppnå målet. Vid bokslutet 2007 förelåg en differens om -97 mkr för att nå upp till en positiv balans. Uppföljning av om målet ska nås samt vilka åtgärder som måste vidtas på sikt för att nå målet ges inte i delårsrapporten. Vår bedömning är att det blir svårt att uppnå detta mål till dess att pensionsskulden är som högst år Verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning Enligt kommunallagen ska i budgeten anges mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Koppling mellan verksamhetsmål och god ekonomisk hushållning ska således finnas. Fullmäktige har beslutat om sju övergripande verksamhetsmål utifrån god ekonomisk hushållning för vilka kommentar ges i delårsrapporten. Vår generella bedömning är att de sju övergripande målen saknar mätbarhet som påvisar om målet är uppnått eller ej. Vi förordar att beslutade mål utifrån god ekonomisk hushållning skall vara tydliga, mätbara och uppföljningsbara. Varje nämnd skall i sin tur upprätta mål som är kopplade till verksamhetsmålen för god ekonomisk hushållning. Vi upplever att kommunen har genomfört ett ambitiöst arbete med att strukturera nämndernas mål för en ökad styrning genom införandet av balanserade styrkort. Vi menar att verksamhetsmålen i kommunens styrkort är relevanta och att en hög uppfyllelse av dessa bidrar till utveckla kommunen. Vi bedömer emellertid att nämndernas mål kan tydliggöra i sin koppling mot de övergripande verksamhetsmålen samt utvecklas genom tydligare mätvärden och uppföljning. Vi anser även att analysen av måluppfyllelsen i många fall behöver utvecklas. Ett sätt att tydliggöra nämndernas styrning är att i samband med budget för respektive nämnd fastställa ett begränsat antal tydligt uppföljningsbara mål av särskild betydelse för god ekonomisk hushållning med koppling till beslutade övergripande verksamhetsmål. Vi bedömer att det blir lättare för fullmäktige samt för medborgarna att utvärdera om verksamheten utvecklats i önskad riktning om ett fåtal mål väljs ut som de viktigaste. Dessa bör vara tydligt uppföljningsbara samt inte för många till antalet. 5

8 3.3 Delårsrapporten utifrån KRL och normerande organ Delårsrapportens delar Vi bedömer att delårsrapporten omfattar de delar som regleras i lagtext. Delårsrapporten innehåller prognos över förväntat utfall samt en kortfattad redogörelse över vissa nyckeltal. De ekonomiska nyckeltal som används och den analys som görs i rapporten ger överlag en rättvisande bild av kommunens ekonomiska ställning Resultat- och balansräkning Vi bedömer att resultat- och balansräkningen i allt väsentligt har upprättats i enlighet med KRL förutom att redovisningsprinciper ej redovisas samt att ansvarsförbindelser inte redovisas i anslutning till balansräkningen. Noterna bedöms som tillräckliga. En separat not bör upprättas för kommunens ansvarförbindelser för pensioner samt borgensförbindelser att tydliggöra kommunens åtaganden. Balans- och resultaträkning går att härleda ur ekonomisystemet. Vi har granskat att föregående års utgående balanser i balansräkningen har överförts rätt som årets ingående balanser. De väsentligaste posterna i balans- och resultaträkningen har enligt vår översiktliga granskning periodiserats korrekt vilket gör att det redovisade resultatet kan ses som rättvisande. Våra kommentarer kring de bokförda balansposterna är följande: Semesterlöneskulden redovisas oförändrad jämfört med årsskiftet. Detta innebär att redovisad skuld från årsbokslutet kvarstår. Skulden uppgår till 42 mkr. Vi har konstaterat att den bokförda semesterlöneskulden per 31/ var rätt bokförd. Då semesterlöneskuld som tjänas in under första halvåret till största del nyttjas under andra halvåret innebär detta att bokförd semesterlöneskuld per 30/6 är lägre än den faktiska skulden. Anledningen till att skulden ej periodiserats är att kommunen ej har möjlighet att erhålla ett underlag på skulden vid halvårsskiftet ur sitt personaladministrativa system. 6

9 Kommunen uppger att man har för avsikt att byta PA-system under 2009 vilket i sin tur bör kunna innebära säkrare underlag för semesterlöneskulden i kommande delårsbokslut. Kommunen måste i framtiden säkerställa att PA-systemet utvisar en rättvisande semesterlöneskuld vid både delårs- och helårsbokslut. Vår bedömning är att den faktiska semesterlöneskulden sannolikt är ett par miljoner högre per 30/ än den bokförda. Om den korrekta semesterlöneskulden hade bokförts per 30/ så hade detta inneburit ett sämre resultat för det första halvåret samtidigt som det hade gett en mindre skillnad mellan delårsresultat och helårsprognos. De högre personalkostnaderna under juli-augusti till följd av semestervikarier hade också kunnat matchas mot en minskning av semesterlöneskulden under det andra halvåret. Kommunens helårsprognos påverkas ej av hur semesterlöneskulden bokförs vid halvårsskiftet. Vår rekommendation är att semesterlöneskulden i framtiden ska bokföras till aktuellt värde i samband med delårsbokslut. Praxis i många kommuner är dock att den prognostiserade helårsökningen av skulden periodiseras så att hälften av den beräknade helårsökningen belastar det första halvåret. Kostnader om 0,6 mkr för har bokförts direkt mot det egna kapitalet. Öronmärkningen av det egna kapitalet som avser Bostadspolitiska åtgärder har därigenom minskat med 0,6 mkr. Om kommunen anser sig ha ett åtagande som sannolikt kommer att infrias i framtiden så menar vi att ett alternativ är att redovisa detta som en avsättning istället för som en del av det egna kapitalet. Skatteavräkningar för åren 2007 och 2008 är korrekt upptagna enligt den vid tillfället för delårsrapporten senast kända prognosen från Sveriges Kommuner och Landsting. I slutet av augusti har SKL presenterat en ny och sämre prognos för slutavräkningen 2008 som för helåret innebär en prognos som ger ca 2 mkr lägre skatteintäkter innevarande år. Försämringen finns inräknad i kommunens prognos men ej i delårsresultatet. En rättvisande semesterlöneskuld hade inneburit en högre kostnad för det första halvåret. Vår bedömning är att den eventuella korrigering av resultatet till följd av ändrad semesterlöneskuld inte uppgår till ett väsentligt belopp i relation kommunens omsättning. Vår samlade bedömning är att det redovisade delårsresultatet i stort är rättvisande. 7