1(15) Datum 2015-08-25 Beteckning Användarkravspecifikation för Fiskutsättningar Handläggarstöd för verksamhet: Fiskutsättningar Läsanvisning Denna användarkravspecifikation är verksamhetens beskrivning av krav och förutsättningar för ett önskat verksamhetsstöd samt beskriver effektmål, processbeskrivningar och användarkrav. Användarkravspecifikation kompletteras med systemkravspecifikation som beskriver tekniska krav. Användarkravspecifikationen arbetas fram av kravställande del av verksamheten. Ansvarig beställare och utvecklingsledare/projektledare fyller normalt i punkt 1 och 2. Representativa användare fyller i punkt 3, 4 och 5. Gemensamt fylls punkt 6 i. Stöd från IT-enheten kan avropas för att bistå till genomförandet i valda delar av kravarbetet. Alla krav är prioriterade enligt en fallande skala, där SKA-krav är nödvändiga att uppfylla, BÖR-krav bör uppfyllas och KAN-krav gärna får uppfyllas. ICKE-kraven är omvända, dvs. får inte uppfyllas. Samtliga effektmål och användarkrav är ID-satta med nummer, se löpserier nedan. E-löpnummer AK-löpnr Effektmål Användarkrav Dokumenthistorik Datum Beskrivning Författare 2014-03-06 0.1 Dokumentet skapades. Maria Rånge 2015-03-06 0.2 Uppdatering. Maria Rånge 2015-03-18 0.3 Uppdatering Maria Rånge
2(15) 2015-04-01 0.4 Uppdatering Maria Rånge 2015-04-18 0.5 Uppdatering Maria Rånge 2015-08-25 Uppdatering Karl-Magnus J Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 5 1.1 BAKGRUND... 5 1.2 OMFATTNING... 6 1.3 AVGRÄNSNING... 7 1.4 KONTAKTPERSONER... 7 2. ARBETSGÅNG FÖR ATT BESKRIVA ANVÄNDARKRAV... 8 2.1 VISION... 9 2.2 EFFEKTMÅL /FÖRVÄNTAD NYTTA... 9 2.3 PROCESSER... 9 2.4 ANVÄNDARKRAV FÖRDELAT PÅ FUNKTIONSOMRÅDE... 10 2.5 AKTÖRER / ROLLER... 14 3. TERMER OCH FÖRKORTNINGAR... 15
3(15) Bilagor: BENÄMNING BESKRIVNING NAMN PÅ DOKUMENT Effektkarta Personas Användningsfall Effektkartan beskriver: Syfte med IT stödet Effektmål Målgrupper Drivkrafter, behov och förväntningar för respektive målgrupp Åtgärder för att uppnå effekterna Beskrivning av olika typer av användare från målgrupperna Sökande och Handläggare från länsstyrelsen. Beskriver funktionaliteten i form av användningsfall. I användningsfallen finns även förslag på användargränssnitt. Effektkarta Fiskutsättningar.mma Fiskutsättningar Personas AF1 Logga in AF2 Visa en ansökan om fiskutsättningar AF3 Registrera eller ändra en ansökan om fiskutsättningar AF4 Bedöma en ansökan om fiskutsättningar AF5 Besluta om ansökan om fiskutsättningar AF6 Hantera handlingar AF7 Hantera återrapportering AF8 Höj eller sänk status på ett ärende AF9 Sök i FISKUT AF10 Skicka påminnelse via SMS AF11 Hantering av ärende I FISKUT AF12 Hantering av handling i FISKUT AF13 Ändring av
4(15) Användningsfallsmodell Informationsklassning Fältbeskrivning FISKUT Integration med Platina Behörighetsmatris Systemspecifikation för Fiskutsättningar Beskriver kopplingen mellan aktörer och användningsfall. Klassar informationen för att användas i riksanalys. Beskriver och identifierar fälten i systemet, rubrik, betydelse, format, innehåll. Beskriver vilka behörigheter respektive aktör/roll ska ha. verksamhetskod i FISKUT AF14 Hantera karta i FISKUT Användningsfallsmodell i FISKUT. Riskanalys Fältbeskrivning Användarkravspecifikation (Platina) Behörighetsmatris. Systemspecifikation för Fiskutsättningar
5(15) 1. Inledning 1.1 Bakgrund Alla former av utsättning av fisk och kräftor kräver tillstånd av länsstyrelsen (undantaget utsättning i avloppslösa trädgårdsdammar) enligt lagstiftningen. Innan en utsättning kan genomföras ska en ansökan skickas till länsstyrelsen. Länsstyrelsen bedömer och beslutar om ansökan. Beslut/tillstånd skickas till sökande innan utsättningen kan påbörjas. Hos de flesta län ska en återrapportring ske till länsstyrelsen efter utförd utsättning. Idag ansvarar respektive länsstyrelse för hantering av ansökningar av fiskutsättningar. Vissa län har it-stöd för detta medan vissa län använder excel. Omfattningen om vad som registreras skiljer sig. Problem idag: Svårt och tidsödande att få ut statistik (ibland omöjligt) o Lokala databaser Ingen samlad bild på Sveriges fiskutsättningar Skillnad i hur lagstiftningen kring fiskutsättningar tolkas Onödiga kostnader med en årlig driftkostand/län Personberoende då mycket information finns hos aktuell handläggare Ett gemensamt it-stöd för hantering av fiskutsättningar (namn FISKUT) kommer innebära: Likriktar handläggningen Kunna följa ett ärende (handlingar och annan information) Rättssäkert o Checklista/bedömningspunkter Personoberoende o Kan gå in och arbeta med någon annans ärende vid t.ex. sjukdom Integreras med Platina Inte behöva hoppa mellan olika system Kunna ta ut statistik för olika behov Erbjuda information via externa- och interna karttjänster Komplett register o Hela landet använder samma system
6(15) o SMS påminnelse om återrapporteringen o Migrera in information från länen Innehålla all nödvändig information för handläggarna o Personifierad information o Lagstiftning o Mallar och dokument o Migrera in information från länen Hjälpa handläggarna att göra rätt o Formathjälp o Systemkontroller o Felmeddelanden Hjälpa handläggarna att göra en korrekt bedömning av en ansökan Möjliggör att handläggarna kan lägga tid på rätt saker Beslutsbrev i systemet: o Kunna förhandsgranska beslutsbrevet i FISKUT o All information som visas och skickas ut i beslutsbrevet finns i systemet Underlätta vid återkommande ansökningar o Kunna kopiera beslutsinformation (villkor m.m.) från ett beslutat ärende Högre kvalitet på fiskutsättningsinformationen 1.2 Omfattning Användare i FISKUT kommer vara användare på länsstyrelsen och på Hav (Havs- och vattenmyndigheten). Länsstyrelsen kommer kunna hantera ärenden och söka i systemet medan HaV endast kommer att kunna söka i FISKUT. FISKUT kommer att ha integration med Platina. En ansökan diarieförs i Platina och sedan ska ärendet skapas upp även i FISKUT. Förändringar gällande handlingar, status och viss ärendeinformation (t.ex. PUL) kommer att synkas över till Platina. E-tjänst för ansökan och återrapportering av fiskutsättningar är avgränsade i projektet men kommer med största sannolikhet att tas fram i framtiden för att möjliggöra handläggningen mer automatiserad.
7(15) 1.3 Avgränsning E-tjänst för ansökan och återrapportering. Behovet och nyttan med en E-tjänst är dock identifierad och om resurser/tid finns tillgängligt kommer detta läggas till i samband med lösningsspecifikationen. I annat fall kommer E-tjänst vara en högt prioriterad utvecklingsinsats i den utveckling som sker inom systemförvaltningen. Administrationsgränssnitt. Ej kravställt för detta i nuläget. 1.4 Kontaktpersoner Följande kontaktpersoner finns för frågor gällande denna kravspecifikation. Namn Roll Kontaktperson för Kontaktuppgifter Karl-Magnus Johansson Projektledare Informationsklassning. Fältbeskrivning i FISKUT. Integration med Platina. Maria Rånge Bitr. projektledare Effektkarta Personas Användningsfall Kravspecifikationer 010-22 36 404 010 22 44 576
8(15) 2. Arbetsgång för att beskriva användarkrav 1. Beskriv visionen 2. Beskriv förväntade effekter 3. Beskriv process och delprocesser som gör att effekterna uppnås 4. Bryt ner processen i funktionsområden - egentligen förtydliga olika delar i delområden i processerna detta kan vara delprocesserna eller andra förtydliganden. 5. Bryt ner de funktionella delarna i användarkrav (kan beskrivas som användningsfall) egentligen vad som händer i olika delar. En del funktionalitet kan återkomma i olika delar av processerna. 6. Beskriv de aktörer/roller som är utförare i de beskrivna kraven
9(15) 2.1 Vision Nationellt handläggningsstöd för fiskutsättningsärenden. 2.2 Effektmål /förväntad nytta Effektmål beskriver de effekter eller nyttor som förväntas uppnås genom den beskrivna visionen Id Önskad effekt Vikt E 1 Effektivisera ärendehandläggningen E 1 % E 2 Snabbare ärendehandläggning E 2 % E 3 Ökad användarnöjdhet för systemanvändarna E 3 % E 4 Ökad rättssäkerhet E n % E 5 Ökad servicekvalitet E n % E 6 Förenkla och förtydliga ansökningsförfarandet E n % Effektmål 6 kommer inte att uppnås fullt ut då e-tjänst för ansökan avgränsades under projektet. 2.3 Processer Processerna beskriver vad som sker i olika arbetsmoment, i vilken ordning arbetet utförs samt eventuella beroenden till andra processer eller händelser Beskrivs ofta i form av huvudprocess och delprocesser Processerna beskriver det arbetsflöde som krävs för att uppnå förväntade effekter eller nyttor. Process ansöka om fiskutsättning 1. Ansökan via blankett skickas in till aktuell länsstyrelse av sökande 2. Ett ärende diarieförs i Platina med ärendetyp ANS 3. Ärendet skapas upp även i FISKUT 4. Handläggare (på länsstyrelsen) loggar in i FISKUT och väljer ett ärende 5. Handläggare registrerar ansökan 6. Handläggare bedömer ansökan 7. Handläggare beslutar om ansökan a. Möjlighet att kopiera beslutsinformation från ett avslutat ärende b. Förhandsgranskar beslutsbrevet 8. Handläggare höjer status till Beslutat a. Status ändras även i Platina 9. Handläggare höjer status till Avslutat a. Beslutsbrev skapas och sparas ned som en handling på ärendet b. Beslutsbrevet sparas även ned som en handling i Platina c. Status ändras även i Platina
10(15) Process återrapportering 1. Blankett om återrapportering inkommer till aktuell länsstyrelse 2. Återrapporteringen diarieförs i Platina som en handling på det avslutade ärendet (där ansökan finns på) 3. Handlingen skapas upp i FISKUT. 4. Handläggare (på länsstyrelsen) loggar in i FISKUT och väljer en återrapportering. 5. Handläggare registrerar uppgifterna i återrapporteringen Processer hantera handlingar Det ska gå att titta på/uppdatera/ta bort handlingar i FISKUT. Uppdateringarna i FISKUT synkas över till Platina. De ska gå att bifoga flera bilagor i en handling. Processen skicka påminnelse via SMS Ett bakgrundjobb där sms skickas till de sökande om inte inkommit med en återrapportering 3 månader innan årsskiftet och som har angett att de vill ha en sms påminnelse i sin ansökan. Process Sök Det finns flera sökmöjligheter i FISKUT: Snabbsök: Söka upp ett ärende via dnr Söka ut ansökt utsättning via karta Söka ut ett ärende via filtreringsmöjligheter Söka i FISKUT på ärendenivå (t.ex. hur många avslag hade vi 2015?) Söka i FISKUT på detaljnivå (t.ex. hur många arter ansöktes om under 2015?) 2.4 Användarkrav fördelat på funktionsområde Användarkrav är medel eller verktyg för att beskriva hur olika arbetsmoment i processerna ska utföras för att förväntade effekter eller nyttor ska uppnås. [Användarkraven beskriver den funktionalitet en användare behöver för att utföra en uppgift eller uppnå ett mål. Gruppera användarkraven i olika funktionsområden.] Det finns inte något användarkrav för effektmål 6. E-tjänsten är bortprioriterad och de åtgärder som krävs innefattas inte i FISKUT utan rör t.ex. uppdatera information på hemsidan. Se användningsfallen för detaljerade funktionella krav. Ytterligare övergripande funktionella krav återfinns i kravspecifikationen för systemkrav.
11(15) 2.4.1 [Funktionsområde ärendehandläggning] AK-1 [E1, E3, E4] [SKA] I min roll som handläggare vill jag kunna handlägga fiskutsättningsärenden i ett nationellt IT-system (FISKUT) så att Jag får hjälp i min handläggning samt högre kvalitet på ansökta, beslutade och genomförda fiskutsättningar och mindre personberoende då all information finns att läsa i ärendet. AK-2 [E1, E2, E3, E5] [SKA] I min roll som handläggare vill jag kunna ha tillgång till nödvändig information (karttjänst, länk till lagstiftning, personifierad information, avslutade ärenden) så att jag kan göra en bra och effektiv bedömning på nya fiskutsättningsärenden och att kunna lägga tid på rätt saker istället för att göra tidsödande sökningar efter information. AK-3 [E2] [BÖR] vill jag kunna Återanvända beslutsinformation från avslutade ärenden i de fall det kommer en ansökan som är återkommande år efter år så att jag inte ska behöva skriva samma beslutsinformation för samma sökande år efter år vilket innebär en snabbare och effektivare handläggning. AK-4 [E1, E2, E3] [SKA] vill jag kunna ta ut ett beslutsbrev från en brevmall i systemet och att information från systemet kommer automatiskt in i beslutsbrevet så att jag inte behöver lägga in uppgifter själv i beslutsbrevet utan det blir rätt uppgifter i beslutsbrevet direkt. AK-5 [E2, E3] [SKA, BÖR, KAN, ICKE] vill jag kunna se tydligt i systemet vad som är fel vid inmatning av uppgifter. Det ska finnas tydliga felmeddelande vid felaktiga fält. Jag vill också att det finns formathjälp vid vissa fält så att jag får hjälp att göra rätt.
12(15) AK-6 [E1, E3] [SKA] vill jag kunna Ändra status på ett ärende i FISKUT så att Inte ska behöva gå in i Platina och göra det. AK-7 [E4] [SKA] vill jag kunna få systemkontroller i systemet (t.ex. kontroll på obligatoriska fält m.m.) så att innehållet i IT-systemet har bra kvalitet. AK-8 [E1, E3] [SKA] I min roll som handläggare vill jag kunna hantera handlingar i FISKUT så att Inte ska behöva gå till Platina för att göra detta. 2.4.2 [Funktionsområde Sök] AK-9 [E3, E5] [SKA] I min roll som handläggare vill jag kunna söka fram ärenden inom mitt egna län så att jag bl.a. kan se på bedömningen och beslutsinformation på avslutade ärenden eller om jag ska ta över ett ärende från någon kollega. AK-10 [E3, E5] [SKA] I min roll som handläggare och personal på Hav vill jag kunna söka fram information i FIKSUT i hela Sverige så att berörda kan svara på frågor och få ut statistik om t.ex. hur många arter som ansöktes om i ett visst vatten. AK-11 [E3, E4] [SKA]
13(15) I min roll som handläggare vill jag kunna söka fram ansökt utsättning via karta så att kan göra en bra bedömning av ansökan. AK-12 [E3, E5] SKA I min roll som handläggare vill jag kunna exportera visst sökresultat till excel så att jag kan enkelt kan behandla innehållet på ett smidigt sätt. Jag kommer även att skicka ut viss efterfrågad information i excelformat. 2.4.3 [Funktionsområde Integration] AK-13 [E5] [SKA] vill jag kunna erbjuda information om fiskutsättningar via interna och externa karttjänster så att jag inte behöver svara på lika många frågor som idag och att kunna erbjuda information till andra intresserade. AK-14 [E1, E3] [SKA] vill jag kunna ändra status på ett ärende i Platina som sedan synkas över till FISKUT så att jag inte behöver gå in i FISKUT och ändra status där. AK-15 [E1, E3]] [SKA] vill jag kunna ändra status på ett ärende i FISKUT som sedan synkas över till Platina så att jag inte behöver gå in i Platina och ändra status där. AK-16 [E1, E3] [SKA]
14(15) vill jag kunna hantera handlingar i FISKUT som synkas över till Platina så att jag ska slippa att behöva gå in i Platina. AK-17 [E1, E3] [SKA] vill jag kunna hantera handlingar i Platina som synkas över till FISKUT så att berörda kan se ett ärendets handlingar i FISKUT. 2.4.4 [Funktionsområde Bakgrundsjobb] AK-18 [E4, E5] [BÖR] vill jag kunna få in återrapporteringar från genomförda fiskutsättningar där en åtgärd är att skicka ut påminnelse via sms så att jag kan ta ut statistik på både ansökta, beslutade och återrapporterade uppgifter. Informationen är även bra vid bedömningar av ansökan då det är intressant att se hur mycket som verkligen har satts ut. 2.5 Aktörer / Roller Aktörer / roller beskriver de funktionella roller som är utförare i beskrivningarna till användarkraven. Ingår i gruppen Användare Se behörighetsmatris för ytterligare information vad respektive roll ska få göra. Ingår i gruppen Handläggningspersonal Handläggare Assistent Benämning Rollbeskrivning Ingår i gruppen Användare (grupp) - Handläggningspersonal länsstyrelsen (grupp) Handläggare På länsstyrelsen Användare Handläggningspersonal
15(15) Handläggningspersonal HaV (grupp) På HaV. Användare Handläggare På HaV. Handläggningspersonal HaV Administatörspersonal (grupp) Administratör Då administratörsgränssnitt är bortprioriterat utgår gruppen/rollen för närvarande men den ska finnas i framtiden. Användare Administatörspersonal 3. Termer och förkortningar Term Vision Effektmål Användarkrav Funktionsområde Förklaring Ett framtida tillstånd som man vill uppnå men som inte behöver uppfylla formella krav på realism, tidsbundenhet eller mätbarhet. Förväntad nytta av handläggarstödet vid en given tidpunkt i den verksamhet där det ska nyttjas. Den funktionalitet en användare behöver för att utföra en uppgift eller uppnå ett mål. Flera användarkrav inom samma område som kan grupperas ihop.