Malmö stad Stadsområdesförvaltning Väster 1 (1) Datum -01-07 Vår referens Carina Hart Controller carina.hart@malmo.se Tjänsteskrivelse Rapport uppföljning intern kontroll SOFV--1424 Sammanfattning Nämnden antog plan för intern kontroll i februari månad. Planen innehöll 16 granskningsområden vilka har granskats under året genom totalt 24 granskningar. Rapportering av granskningarna har tidigare gjorts i samband med delårsrapport 1 och 2. Resterande granskningar presenteras i denna rapport sammans med tidigare granskningar för att ge en helhetsbild. Rapporten kommer att redovisas för Kommunstyrelsen. Förslag beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna föreliggande rapport över arbetet enligt internkontrollplan för Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport uppföljning Intern kontroll Mall Uppföljning Intern kontroll Uppföljning intern kontroll SoN Väster Självskattning intern kontroll - Stadsområdesnämnd Väster Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott -01-20 Stadsområdesnämnd Väster -01-28 Ärendet Nämnden antog plan för intern kontroll i februari månad. Planen innehöll 16 granskningsområden vilka har granskats under året genom 24 granskningar. Rapportering av granskningar har tidigare gjorts i samband med delårsrapport 1 och 2 och visas, i denna för året sammantagna bifogade rapport, med grå text. De granskningar som tidigare inte rapporterats finns i svart text. Resultatet visar att i 9 av granskningarna finns små eller inga avvikelser, i 10 granskningar finns vissa avvikelser, medan det i 5 granskningar finns större avvikelser. Där avvikelser finns, har åtgärder genomförts, eller kommer åtgärder att genomföras. Ansvariga Gisela Green SIGNERAD
Uppföljning intern kontroll Stadsområdesnämnd Väster
1 Uppföljning av intern kontroll Stadsområdesnämnds Väster uppföljning avseende intern kontroll finns som bilaga denna rapport. Återrapportering av arbetet med intern kontroll har gjorts vid 3 fällen under året, vid nämndsmötena -05-26, -09-22 samt -01-27. Behandling av uppföljningsrapport intern kontroll i nämnd/styrelse Nämnd/styrelse Datum för behandling av årsrapport avseende intern kontroll Stadsområdesnämnd Väster -01-27 2 Självskattning utifrån kommungemensamma kriterier för utvärdering av intern kontroll Stadsområdesnämnds Väster självskattning, utifrån kommungemensamma kriterier för intern kontroll, finns som bilaga denna rapport. Självskattningen bygger på för Malmö stad gemensamma bedömningskriterier, vilka beskriver de krav som ställs på ett ändamålsenligt system för nämnders och bolags internkontroll (IK)-arbete. Kriterierna består av fem kategorier vilka beskriver grunderna i IK-arbetet och förtydligas genom ett antal påståenden utifrån vilka bedömningen görs. Bedömningen av Stadsområde Västers system för Intern kontroll är att det fungerar fredsställande. Detta grundas på följande: Kontrollmiljö Ansvar och befogenheter för IK-arbetet är tydliggjorda och det finns förtydligat och beslutat om vem/vilken funktion som har ansvar för arbetet på olika nivåer. Vidare finns av nämnden antagna anvisningar för IK-arbetet, det finns en dokumenterad och kommunicerad tidplan/planering av arbetet över året, vidare finns en organisering och en arbetsstruktur för arbetet som bedöms effektiv och genomförande och uppföljning sker i enlighet med detta. En utvärdering av förvaltningens/nämndens organisering och arbetssätt sker varje år och i samband med detta ses anvisningarna för IK över och revideras vid behov. Förvaltningens ledningsgrupp, liksom verksamheternas respektive ledningsgrupper, tar ansvar för Internkontrollarbetet och frågor om intern kontroll behandlas kontinuerligt på mötena. Riskanalys En årlig dokumenterad riskanalys genomförs varje på respektive avdelning och riskerna bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens. Riskanalysen dokumenteras och sammanställs för hela förvaltningen. Riskanalysen innehåller risker av varierande art, exempel risker som är knutna förtroende, ekonomi, administration och stödprocesser, HR och framförallt verksamheternas specifika risker. Riskerna är av både strategisk och operativ karaktär. Riskanalysen utgör underlaget för granskningar och åtgärder och bedömningar görs av vad som är viktigast. Nämnden blir involverad i riskanalysen genom att den presenteras i det material som läggs fram för beslut om godkännande. Stadsområdesnämnd Väster, Uppföljning intern kontroll 2(3)
Kontrollaktiviteter Det finns en relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik genom de definierade och dokumenterade metoder ( exempel sätt, urval, omfattning, frekvens etc.) som förtydligas en. Genomförandet av granskningar och åtgärder sker metodiskt och i passande omfattning i förhållande riskerna. Bedömning görs av kontrollkostnad i relation vinst/nytta, jävsproblematik/oberoende övervägs liksom åtgärdernas effektivitet. Alla planerade granskningar och åtgärder genomförs som planerats. Granskningarna dokumenteras i rapporter. Granskningar och åtgärder kommuniceras och av ansvariga chefer och medarbetarna blir involverade utifrån ansvar. Kommunikation och information Planering och uppföljning av IK-arbetet hanteras kontinuerligt av ledningsgrupperna och information om förvaltningens IK-arbete finns publicerat på Intranätet (KomIn). Nya chefer får på introduktionskursen information om IK-arbetet i förvaltningen och vad som förväntas av dem i detta avseende. Medarbetare har gång information på intranätet och genom sina chefer. Uppföljning/utvärdering Åtgärder föreslås och genomförs utifrån konstaterade fel och avvikelser i granskningarna. De upprättade granskningsrapporterna och åtgärderna används som en del i det reguljära kvalitetsarbetet och är därmed en integrerad del i förbättrings- och utvecklingsarbetet. Redovisning av IKarbetet; riskanalyser, granskningar och åtgärder, redovisas nämnden minst tre gånger om året i samband med DR1, DR2 och Årsanalysen. Resultaten rapporteras också ledningsgrupperna. Stadsområdesnämnd Väster, Uppföljning intern kontroll 3(3)
Uppföljning Intern kontroll Stadsområdesnämnd Väster Malmö Stad Detta är stadsområdesnämnds Väster rapportering av genomförda kontroller enligt nämndens internkontrollplan för. Denna rapport omfattar samtliga granskningar som genomförts under året. De granskningar som är markerade i grått har tidigare presenterats för nämnden, övriga är granskningar som genomförts efter senaste rapporteringen i september. Stadsområdesnämnd Väster - 12-30
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 1 Arbetsmiljö Säkra att chefer fångar det fördelade ansvaret och ämpningen av arbetsmiljörutiner. 2 Semester-uttag Säkra att alla anställda tar ut minst 20 semesterdagar enligt semesterlag och AB 1 27. En gång i oktober/november. Intervjuer med avdelningschefer för Individ- och familjeomsorgen och Områdesutveckling samt med enhetschefer inom Vårdoch omsorg. I den semistrukturerade intervjun ställs samma frågor alla chefer utifrån ett fastställt formulär; Uppföljning och planering av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) på arbetsplatsnivå. Totalundersökning genom granskning och uppföljning av utdatarapporter från HRsystemet avseende semesteruttag understigande lagstadgade 20 dagar per semesterår. Rapportuttag har gjorts oktober Alla enhetschefer inom Vårdoch omsorg, avdelningschef Individ- och familjeomsorg och Områdesutveckling känner rutinen kring fördelning av arbetsmiljöansvar samt checklistan för planering och uppföljning av SAM på arbetsplatsnivå. Alla ämpar rutinen och delning av arbetsmiljöansvar sker först när mottagande chef genomgått Malmö stads centrala arbetsmiljöutbildning eller när det säkerställts att mottagande chef har den kompetens som krävs för ta ett ansvar över delade arbetsmiljöuppgifter. Vid första mätfället konstaterades 321 medarbetare ännu inte ha tagit ut 20 dagar. I fanns 125 medarbetare som under 2014 inte tagit ut 20 dagar. I resultatet finns avvikelseorsaker; föräldrale- - Vid ingången av fjärde kvartalet -14 meddelades chefer om de åtgärder verksamheten ska vidta. Inför sommaren i maj/juni kommer HR-avdelningen att informera chefer om gällande bestämmelser och maj 1 AB=Allmänna Bestämmelser 1
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 3 Anställningsavtal Säkra att det finns korrekt skriftliga anställningsavtal enligt Lagen om AnställningsSkydd (LAS) 6c. och november 2014 samt. Anställningar som påbörjats under februari månad. Stickprovsundersökning för 10 arbetsplatser (sektioner) inom VoO, utifrån fastställt kontrollunderlag samt intervjuer med chefer. Anställningar som påbörjats under februari månad. Stickprovsundersökning för 10 arbetsplatser (sektioner) inom VoO, utifrån fastställt kontrollunderlag samt intervjuer med chefer. dighet, sjukskrivning, påbörjad anställning under året och felaktig inrapportering/beslutshantering. Av 10 granskade arbetsplatser har 5 haft totalt 14 påbörjade anställningar. Upprättande av anställningsavtal fungerar inte fredsställande. Avvikelser finns avseende brister i HR-system, rutinbeskrivningar och kunskaper hos anställande chefer. Av 10 granskade arbetsplatser har 6 haft totalt 20 påbörjade anställningar. Resultatet visade på vissa avvikelser varav vissa är beroende på brister i HR-systemet. En förbättring har skett sedan föregående granskning, men fortfarande finns vissa avvikelser. rutiner. Fortsatta granskningar genomförs i december. Redovisas DR1. HR-avdelningen har i -15 haft informationsträffar inför sommarrekryteringen inom vård och omsorg där bl.a. riktlinjer för anställningsavtal belysts. HRavdelningen kommer att återkoppla HR-service de brister som finns i HR-systemet, kontakta HR-service avseende dialog kring eventuell förändring av rutinbeskrivningarna, i maj/juni upprepa information anställande chefer. Informationsträff för anställande chefer har hållits i maj. Förbättringar i HR-systemet har införts i samarbete med HR-strategiska avdelningen. Fortsatt information kommer att ges under. maj 2
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 4 Besökare på Apoteksgatan Säkra säkerhet för personal, besökare och egendom. 5 E-post-hantering och postlistor Säkra att allmänheten får den återkoppling som förvaltningen är skyldig att ge. Stickprov under två veckor i mars Kontroll av att besökare anmäler sig i receptionen och/eller är kända och att okända blir mötta/hämtade av kontorets personal. Stickprov under två veckor i oktober. Kontroll av att besökare anmäler sig i receptionen och/eller är kända och att okända blir mötta/hämtade av kontorets personal. Kontroll av inkommen och vidaresänd e-post under två veckor (vecka 24-25) i syfte att undersöka om personen som skickat e- post fått återkoppling inom 24 timmar från det att e-posten inkommit förvaltningen (gäller arbetsdagar). Under de två veckorna i maj passerade 197 personer receptionen. Av dessa var det 30 som varken var kända, anmälde sig receptionen eller blev hämtade. Kontrollen visar att det dagligen vistas personer, kända och okända, i lokalerna på Apoteksgatan som passerat receptionen utan att anmäla sitt ärende. 11 mejl inkom förvaltningens gemensamma epostlåda som krävde någon form av återkoppling. Samtliga mejlande fick en första bekräftelse inom 24 timmar om att förvaltningen tagit emot mejlet och att det skickats vidare för handläggning i de fall då detta krävdes. 4 mejl besvarades direkt av kommunikationsavdelningens registrator. 5 mejl besvarades av en handläggare inom Framtagande av tydliga rutiner. Tydliga rutiner för besök kommer övervägas av förvaltningens ledningsgrupp. maj Avdelningschef för Individ- och familjeomsorgen kommer att snarast under hösten säkerställa att samtlig personal inom verksamheten görs uppmärksamma på de regler som gäller avseende hantering av e-post och myndighetens serviceskyldighet i allmänhet. september 3
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 6 Privata medel Säkra att privata medel hanteras enligt riktlinjerna Vårkontroll: två boenden. Kontroll enligt checklista. 24 timmar. En begäran om utlämning av handlingar besvarades inom 48 timmar. En fråga avseende ekonomiskt bistånd besvarades 9 arbetsdagar efter att mejlet inkom förvaltningen. Mejlet skickades 5 olika handläggare inom Individ- och familjeomsorgen innan det nådde en handläggare som svarade personen. Samma ärende hade tidigare hänvisats en annan förvaltning, men skickades baka Stadsområdesförvaltning Väster då frågan skulle hanteras här. Vårgranskningen visar för boende 1: avvikelser i form av ej uppklistrade kvitton, samt andra mindre avvikelser. Boende 2: Flera avvikelser, bl.a. i form av differenser mellan kassabok och börs. Under våren kommer utbildning att hållas för personalen avseende gällande riktlinjer för privata medel. Under våren kommer utbildning att hållas för personalen avseende gällande riktlinjer för privata medel. maj 4
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 7 Kontanthantering Säkra att kontanthanteringen sker enligt riktlinjerna. 8 Daganteckningar och genomförandeplaner Säkra, genom identifikation av verksamheter, som har behov av vidare insatser för att uppnå dokumentationskraven enlig SoL 2, att dokumentationen sker enligt rådande krav. Höstkontroll: 2 boenden. Kontroll enligt checklista. Egen begärd kontroll. 1 gång under hösten. Oanmäld kontroll på Mathildenborgs restaurang. Urval/identifikation av två sektioner inom ordinärt boende som granskas utifrån upprättad mall. 75 brukarjournaler har slumpmässigt valts ut och granskats avseende kvalitet på innehåll i daganteckningar samt genomförandeplaner. Boende 3: Fåtal små avvikelser, god ordning. Boende 4: Fåtal små avvikelser, god ordning. Boende 5: Fåtal små avvikelser, god ordning. Rutin finns och följs. Inga avvikelser. Av de 75 granskade journalernas daganteckningar bedöms 12 hålla bra kvalitet, 36 godkänd kvalitet och 8 mindre bra kvalitet. 19 saknade helt daganteckningar. Dokumentation av kontaktman saknades i 50 journaler. Det fanns 42 upprättade genomförandeplaner som bedöms hålla god kvalitet. Avvikelserna bedöms bero på nytt datasystem och brist på - - - - Under hösten ska samtliga medarbetare inom ordinärt boende att få utbildning i upprättande och uppföljning av genomförandeplan. Sektionschefer ska i samband med att medarbetarna upprättat genomförandeplaner granska dessa innan de signeras. Sektionschefer ska ta upp vikten av dokumentation på arbetsplatsträffar och i medarbetarsamtal Sektionschefer ska se att med- sep- tember 2 SoL=Socialtjänstlagen 5
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 9 Nyckelhantering inom ordinärt boende och säbo 3 Säkra att rutiner för nyckelhantering finns och att rutinerna följs. Två sektioner inom ordinärt boende har granskas utifrån upprättad mall, totalgranskning om 88 brukarjournaler avseende kvalitet på innehåll i daganteckningar samt i genomförandeplaner. Oanmälda besök görs i fyra grupplokaler för ordinärt boende och på fyra säbo. adekvat utbildning för omvårdnadspersonalen samt fortsatt stor omsättning bland sektionschefer. Kvaliteten på dokumentationen är mycket god. Av de 88 brukarjournaler som kvalitetsgranskades avseende anteckningar, upprätthöll 80 bra kvalitet, 7 godkänd kvalitet och 1 mindre bra kvalitet. Det fanns det 80 upprättade genomförandeplaner som alla höll godkänd kvalitet. Rutiner finns och följs. Inga avvikelser. arbetarna har tid för dokumentation. Nästa internkontroll kommer att riktas mot identifierade enheter. Sektionschefer ska se att nyanställda medarbetare och vikarier som arbetar 4 veckor eller minst 2 dagar i veckan ska genomgå Malmö stads utbildning i dokumentation. - september 3 Säbo=särskilt boende 6
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 10 Lokala rutiner Säkra kännedom om lokala rutiner för uppföljning av korttidsvistelse. 11 Dokumentation enligt HSL Säkra att dokumentationen följer lagstiftningen samt att ICF 4 följs. 12 Barns Hälsa Säkra att familjehemsplacerade barn får sin hälsa undersökt. 1 gång i september/oktober. Intervjufrågor slupmässigt utvalda medarbetare angående uppföljning av korttidsvistelse. 1 gång i september. Kvalitetsgranskning av 50 slumpmässigt utvalda journaler inom hemsjukvård/rehab och HSL på särskilt boende. 1 gång i vår. Totalundersökning. Kontroll av, att vid överväganden och omprövningar av familjehemsplaceringar, setts att barnets hälsa undersökts professionellt. Samtliga intervjuade handläggare hade god kännedom om rutinerna, men det framkommer att resterande medlemmar i teamen inte alltid har kännedom. Ungefär 2 av 3 journaler uppfyller kraven, medan i en tredjedel saknas det viss eller väsentlig information. 54 barn/ungdomar under 18 år var placerade i familjehem i april. Alla 54 har regelbunden kontakt med tandläkare. 41 har genomgått hälsoundersökning. För 6 har noterats att hälsoundersökning bedömts inte behövas. Kunskapen inom teamen ska spridas alla teammedlemmar. Det ska ske genom genomgång av rutiner och arbetssätt samt genom interna dialoger. Samtlig HSL-personal har bjudits in en genomgång av journalgranskningen. Nya utbildningar och informationsträffar kommer att ges/hållas. Central utvecklingsgrupp, i vilken ingår medarbetare från stadsområdet, kring stödsystemen, fortsätter sitt utvecklingsarbete. Barn ska läkarundersökas inför placering; vid överlämnande från utredare barnsekreterare ska det kontrolleras att det har skett eller se att det görs läkarundersökning i inledningen av placeringen. maj 4 ICF= International Classification of Functioning 7
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan Nr 13 Utbildning Familjehem Säkra kvalitet i vården för familjehemsplacerade barn, och att förebygga avbrott av vården, genom att familjehemsföräldrar genomgått adekvat utbildning. 1 gång i november. Inventering av samtliga familjehem och hur många som gått utbildning (i förekommande fall båda föräldrar). Av 72 familjehem har 28 gått familjehemsutbildning, i 4 familjehem har endast ena parten gått utbildningen. Det är 10 familjehem som är anmälda att påbörja utbildningen i november. Fortfarande återstår det 30 stycken familjehem som inte har gått någon utbildning. I fem familjehem vet man inte om de har gått utbildning eller inte. Anledningar att inte fler har gått familjehemsutbildning är språkhinder, att utbildningsfällena inte har varit förenligt med vederbörandes arbetstider. Ett stort antal nuvarande familjehem är nyblivna familjehem. Krav på familjehemmen att genomgå utbildning kommer att vara en del i grundutredningen. Utbildningen ska ges på fler språk. 8
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 14 Posthantering IoF Säkra att posthanteringen sker rättssäkert. 15 Nätverksmöten Säkra att nätverksmöten har hållits före familjehemsplaceringar. Genomgång av loggbok för perioden maj och med 21 augusti. Genomgång av inkomna avvikelser i systemet Flexite avseende posthantering. Genomgång av loggbok för perioden 21 augusti 6 november. Genomgång av inkomna avvikelser i systemet Flexite avseende posthantering. 1 gång i november. Totalundersökning. Framtagning av statistik över genomförda nätverksmöten i alla under 2014 aktuella ärenden om familjehemsplaceringar. Kontroll av loggbok fört för april, juli och 21 augusti ger inga anmärkningar. Loggbok för maj och juni går inte att finna. I avvikelsesystemet finns en rapporterad avvikelse gällande ett inkommit fax som inte har hanterats samma dag. Avvikelsen är rapporterad 150820 varför utredning kring händelsen ej är slutförd. Dokumentation av posthantering sker kontinuerligt och befintlig rutin efterföljs. En mindre avvikelse finns som rättats skyndsamt. 35 familjehemsplaceringar har genomförts under. 16 har rört ensamkommande barn, varför nätverksmöten inte kunnat genomföras eftersom det saknas nätverk. 18 nätverksmöten har genomförts under perioden november, men dessa har inte gjorts inför placeringarna Återkommande utbildning/information om rutinerna. Möjligheter ett avskilt rum där posthanteringen kan genomföras i lugn och ro, ska undersökas. Utbildning av tre medarbetare nätverksledare. Metoden ska lyftas fram som en viktig del i utredningsarbetet kring barnet. september 9
Rapportering av resultat av genomförda granskningar enligt IK-plan 16 Stölder/inbrott fritidsverksamheten Säkra att det finns dokumenterade rutiner för att förhindra inbrott och stölder. 1 gång i april. Kontrollera att det finns rutiner för att hantera lås, larm och säkerhet på biblioteken, Holma infocenter, mötesplatserna och fritidsgårdarna. utan har handlat om andra insatser. Av 14 granskade arbetsplatser fanns inget att anmärka på 12 av dem. På två enheter var personal kunniga om rutinerna, men visste inte var skriftliga rutiner fanns gängliga. För en enhet har nya skriftliga rutiner upprättats och gjorts gängliga. För en enhet håller nya skriftliga rutiner på att upprättas och göras gängliga. maj 10
SJÄLVSKATTNING UTIFRÅN GEMENSAMMA KRITERIER FÖR UTVÄRDERING AV INTERN KONTROLL I MALMÖ STAD STADSOMRÅDESNÄMND VÄSTER Kontrollmiljö Riskbedömning Kontrollaktiviteter Kommunikation/Information Uppföljning/utvärdering Ansvar och befogenheter Ledningsgrupperna hanterar Åtgärder vidtas vid tydliggjorda kontinuerligt intern kontroll-frågor konstaterade avvikelser Antagna anvisningar för intern kontroll Effektiv arbetsstruktur för arbetet med intern kontroll Handlingsberedskap avseende risker i verksamheten Ledningsgrupperna tar ansvar för fungerande kontrollmiljö Risker bedöms utifrån sannolikhet och konsekvens och dokumenteras Risker av varierande art Riskanalysen är underlag för åtgärder och granskningar Riskanalysen kommuniceras med nämnden/styrelsen Relevant och konsekvent genomförd granskningsmetodik Dokumenterade och kända Anpassade och utvärderade i förhållande riskanalys Oberoende i förhållande processen som granskas Tillräcklig informationsgång Introduktion av nya chefer Återkoppling förvaltnings- /bolagsledningen Återkoppling nämnden/styrelsen Tillfredsställande Förbättringsområde Behöver ses över omgående