Revisionsrapport Kommunens fordon Sölvesborgs kommun

Revisionsrapport Kommunens fordon Sölvesborgs kommun Nils Fredholm 2014-03-21

Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning 1 2 Inledning 2 2.1 Bakgrund 2 2.2 Revisionsfråga och metod 2 3 Iakttagelser och bedömningar 2 3.1 Bakgrundsuppgifter och statistik 2 3.2 Upphandling genom leasing eller köp 5 3.3 Utbyte av leasingbilar 6 3.4 Intern kontroll av verksamheten 8

1 Sammanfattande bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har PwC granskat rutiner avseende kommunens fordon. Vid årsskiftet 2013/14 fanns totalt 101 bilar, varav 75 personbilar och 26 som klassas som lätta lastbilar. Den övergripande bedömningen är: Hantering av kommunens fordon fungerar inte tillfredsställande och behöver därför förbättras i vissa delar. Omsorgsförvaltningen har merparten fordon. Här finns också de största behoven av förändringar. En bilansvarig medarbetare med överblick, och med vissa befogenheter för denne eller i samverkan med en ansvarig på varje förvaltning, kan behövas. Främst avser vi då att göra analyser och samordna verksamheten över förvaltningsgränserna. Visst sådant arbete finns idag, men det sker mer genom enskilda medarbetares informella överenskommelser. Skapa tillfällen då medarbetare från olika förvaltningar träffas för erfarenhetsutbyte. Vid återlämning av leasingfordon ska kommunen och bilföretaget skriftligen vara överens om de åtgärder (skador) som kommunen ska ersätta. Tidigare medverkade kommunens vaktmästare vid dessa tillfällen. Sedan ett år tillbaka sköter omsorgsförvaltningen detta på egen hand. Kostnaderna för uppkomna skador är betydande. Fånga upp de enheter som bara har enstaka bilar så att också de tar fram rutiner. Bäst är om kommunstyrelsen beslutar om ett kommunövergripande regelverk. Utred förutsättningarna för de fordon som har en mycket begränsad årlig körsträcka. Ett alternativ är att nyttja medborgarkontorets poolbilar eller om sådana är uppbokade, hyra över dagen. Över- och undermil vid leasingperiodens slut förekommer med betydande kostnader på olika sätt. Regler avseende tankkort behöver bli tydligare. Kontroll av körjournaler och tankningar kan vara ett moment i nämndernas planer för intern kontroll. Köpen av begagnade fordon har medfört att kommunens miljökrav inte har beaktats med undantag av ett fall där en miljöklassad bil anskaffades. Redovisning av olika kostnadsslag avseende fordon behöver utvecklas. 1

2 Inledning 2.1 Bakgrund Ur ett ekonomiskt perspektiv är det viktigt att kommunens bilar är anpassade utefter de behov som finns. För att möjliggöra detta är det viktigt att det finns ett system och regler för att bevaka vilka fordon som finns inom kommunen samt hur dessa nyttjas. Det är även viktigt ur ett förtroendeperspektiv att kommunens bilar används på ett korrekt sätt. Kommunens revisorer har i sin risk- och väsentlighetsbedömning för 2013 funnit skäl att genomföra en granskning avseende rutiner och kontroller av fordonshanteringen. 2.2 Revisionsfråga och metod Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Nyttjas kommunens fordon på ett ändamålsenligt sätt? Det finns ytterligare kontrollfrågor avsedda att ge underlag för besvarande av denna fråga. De återfinns som inledning i rutat fält i kommande avsnitt. Granskningen har genomförts genom intervjuer med de personer på berörda förvaltningar som har till uppgift att administrera hanteringen av bilarna. Därutöver ha vi tagit del av riktlinjer, upphandlingsmaterial, kommunens redovisning, avtal och olika uppföljningar som görs i de olika förvaltningarna. Rapporten har sakgranskats av berörda personer med ansvar förfordonshantering. 3 Iakttagelser och bedömningar I det följande redovisas våra iakttagelser i enlighet med de kontrollfrågor granskningen ska besvara. Dessa återger inledningsvis under respektive avsnitt. 3.1 Bakgrundsuppgifter och statistik Hur är verksamheten organiserad och ansvarsfördelad? Finns aktuella förteckningar över kommunens fordon? I stort sett alla kommunens verksamheter behöver ha tillgång till bilar för persontransporter och även materiel i viss grad. Antalsmässigt är det omsorgsförvaltnigen som har de flesta, 52 bilar av 73 bilar. 2

Det finns tre personer som mer löpande arbetar med fordonsfrågor, assistenten på Slottsgården, assistent på arbetsmarknadsenheten och en medarbetare på kommunledningsförvaltningens stab. Samarbete finns över förvaltningsgränser, men det sker nu mer genom informella överenskommelser. Exempelvis har arbetsmarknadsenheten i viss omfattning tagit över analyser och sammanställnigar avseende omsorgsförvaltningens bilar. En förteckning över kommunens samtliga personbilar upprättas på kommunledningsförvaltningens stab. Den innehåller uppgifter om fordonets brukare (förvaltning), registreringsnummer och modell, förvärvsdatum och körsträckor. Därutöver finns uppgift om fordonet avser leasing eller ägs av kommunen och vilket drivmedel som är aktuellt. Ursprunget till kommunledningsförvaltningens sammanställning är att följa upp hur kommunens miljöpolicy kommer till uttryck vid val av fordon. Det ska påpekas att det ha skett förändringar av antalet bilar efter att tabellen upprättats. Personbilar/förvaltning Antal Körsträcka km, 2013 Snitt Lägst-högst Omsorgsförvaltningen äo pool 2 702 649-755 äo demens 1 500 500 äo fix 1 1 119 1 119 äo tryggh 2 1 200 1 200 äo duvan 3 1 788 1 016-3 248 vof 7 850 451-1 260 ssk 12 890 551-1 830 htj stan 6 1 680 851-3 271 htj n/s 5 3 339 2 500-3 807 htj lister 13 1 982 1 477-3 131 Summa 52 Medborgarkontoret 7 1 711 1 490-1 834 Teknikavd 1 789 789 SSB 1 980 980 Arbetsmarknadsenheten 7 573 480-773 Stödenhet Skanslyckan 3 542 456-660 Individ- och familjeomsorg 1 2 325 2 325 Näringslivskontoret 1 1 000 1 000 Summa 73 Enligt uppgift finns 75 bilar vid årsskriftet, således ytterligare två jämfört med tabellens antal. Det sker löpande utbyten av bilar och inte i samband med att nytt avtal tecknas. Under 2013 skedde exempelvis 14 sådana byten hos bilföretaget. För dessa har vi uppskattat den årliga körsträckan utfifrån den period bilar har använts. 3

Genom kommunens övertagande av sjukvårdsinsatser ökades med nio bilar i omsorgs-förvaltningen vid årsskriftet 2012/13. Den helt dominerande modellen är VW Golf, 62 st. Därutöver finns 4 VW Touran, Tiguan eller Caddy, 5 Toyota Carina, Yaris eller Corolla och 2 Renault Megane. Kommunen äger totalt 19 fordon. Av dessa är 14 lätta lastbilar som finns på parkavdelningren (8), fastighetsavdelningen (3), arbetsmarknadsavdelningen (2) och på teknikavdelningen (1). 5 personbilar ägs av kommunen och ingår i tabellen ovan. 4 av dessa fordon finns på arbestmarknadsenheten, främst för persontransporter, och ettpå teknikavdelningen. De ägda fordonen är ofta bensin- eller dieseldrivna och ofta av äldre modell men inte alltid enligt kommunens miljöpolicy. Det kan jämföras med omsorgsförvaltningen som, med något undantag, leasar miljöklassade bilar. Kommunen har fem elbilar, tre Renault Kangoo som används inom hemtjänsten, en på park och en av en vaktmästare på fastighetsavdelinngen. Därutöver finns en mindre eldriven lastbil på parkavdelnkingen. Nyttjanderad varierar kraftigt mellan förvaltningarnas fordon. Det är viktigt att körsträckor hålls inom ramen för de överenskomna. Övermil medför kostnader på 6 kr/mil för personbilar och 7 kr/mil för transportbilar och undermil ersätts med 5 kr/mil upp till 100 mil. Om det finns fordon som närmar sig den leasingsträcka som valts är det viktigt att försöka växla fordon med annan nyttjare. Annars blir det kostsamma mil. Vi ser att det läggs ner ett omfattande arbete att följa upp fordonens körsträckor, både på arbetsmarknadeneheten för deras egna men också omsorgsförvaltningens fordon. Det finns också något exempel på att fordon växlats mellan omsorg och medborgarkontoret för att minimera befarade övermil. Medborgarkontoret har gjort förändringar av låneregler med syfte att effektivisera nyttjandet av uthyrningsfordonen genom att debitera användaren efter använd tid i stället för körsträckan som tidigare var grund för nyttjarens kostnad. Körsträckor kan utläsas generellt i sammanställningen på föregående sida. Inom förvaltningarna kan också enskilda fordons körsträckor tas fram. Bland exempel kan nämnas Stödenheten Skanslyckans tre bilar med korta körsträckor. Verksamheten har personal som arbetar på samtliga förskolor och grundskolor. Men bilar med begränade körsträckor finns på fler ställen. Ofta har förvaltnignsarna leasat dem med längre körsträckor till högre månadskostnader och ytterst liten ersättning för s.k. undermil vid återlämnandet. Vi har även tagit del av ekonomikontorets sammanställning över försäkrade fordon av olika slag, maskiner i trafik, släpvagnar etc. Parkavdelningen köpte år 2006 en liten eldriven lastbil, Goupil G3, som inte finns med i de förteckningar över ägda fordon vi tagit del av. Bedömning 4

Vår genomgång av sammanställningar över kommunens fordon, leasade och inköpta, visar att det råder god ordning vad gäller förekomst av fordon. I övrigt är det den förvaltning som innehar en bil som ansvarar för rutinerna och generellt bedömer vi att det sköts bra. Omsorgsförvaltningen och medborgarkontoret har bra rutinbeskrivningar. Omsorgsförvaltningen har överlåtit en viss uppföljning av sina fordon till arbetsmarknadsenheten. Arbetsmarknadsenheten har en tydlig uppföljning av sina fordon. Övriga behöver ta fram sådana. En centralisering av fordonshanteringen kan övervägas på sikt. Innan ett sådant beslut bedömer vi det lämpligt att anordna fordonsmöten vid förslagsvis ett par tillfällen per år där förvaltningarnas representanter informerar varandra om rutiner för styrning och kontroll av verksamheten. Vad som behöver centraliseras behöver därefter utvärderas. Då kan följande frågor bli föremål för genomgång och avvägning vad som är lämpligt att sköta centralt respektive förvaltningsvis: Kommunens fördonsförteckning Behovsanpassning och optimering av kommunens fordonspark Uppföljning av bränsleförbrukning, körsträckor och typ av bränsle Samverkan med inköpssamordnare och särkerställa att inköps-, miljö- och andra policydokement följs Organisera träffar för förvaltningspersonal med bilansvar Åtgärder i samband med avveckling av fordon Säkerställa att skötsel, tvätt, olja, däck, service, tankningar m.m. löpande fungerar Rapportering av skador, olyckor, körjournal, körsträckor En bilansvarig medarbetare med överblick, och med vissa befogenheter, kan redan nu behövas. Främst avser vi då att göra analyser, samordna verksamheten över förvaltningsgränserna och hålla i föreslagna möten. För fordon med liten körsträcka bör alternativa lösningar av transportbehov övervägas 3.2 Upphandling genom leasing eller köp Sker ny- eller återanskaffning efter analys av behovet? Görs kalkyler och andra överväganden om bilar ska köpas eller leasas? Finns policy för kommunens upphandling av leasingbilar/egna bilar vad avser säkerhet, utrustning och miljö? Hur sker upphandling av leasingfordon, köp och annat avseende exempelvis reparationer? 5

Upphandligsförfarandet är det dominerande sättet att förse sig med bilar. Den senaste upphandlingen skett inför 2012 varefter avtal tecknades företaget AB Sven Jeppsson. Den innebar också ett fordonsbyte från Toyota till Volkswagen. Det är verksamhetens behov som styr om ett fordon ska anskaffas. För omsorgsförvaltningen är det normalt sett bilar som behövs för att förflytta sig mellan besöken hos vårdtagarna. Cenralt har man emellertid möjlighet att använda cykel. Nu har man även inskaffat en elcykel. I det centrala hemtjänstenheten har alla bilar utom en begränsade körsträckor, 500-800 mil/år. Däremot har en bil körts 3 271 mil under 2013. Arbetsmarknadsenhetens val att köpa bilar i stället för använda sig av ett leasingförfarande motiveras utifrån verksamhetens behov och kostnadsaspekter. Det senare genom att köpa begaganat. Bedömning Det är ett tydligt mönster vad gäller leasing eller köp. Omsorgsförvaltnigaen och medborgarkontoret leasar fordon. För abetsmarknadsenheten och tekniska verksamheter är det både och, men ofta sker köp av äldre fordon. Inga dokumenterade kalkyler har redovisats för oss. I huvudsak bedömer vi trots detta att det sker en bra avvägning. För fordon med liten körsträcka bör det dock analyseras om andra lösningar kan vara aktuella. Upphandlingsförfarandet bedömer vi som korrekt genomfört med krav på fordonens utrustning m.m. i olika avseenden. Inför den kommande upphandlingen bedömer vi att det finns behov av att noga gå igenom utformningen av förfrågningsunderlagets olika punkter. Mer uppmärksamhet behöver ägnas bilarna körsträckor i förhållande till leasingavtalen. Genom en löpande uppföljning kan det i god tid upptäckas om det finns risk för övermil. Normalt finns också fordon där det finns utrymme att öka körsträckan inom befintligt avtal. De ekonomiska motiven att växla fordon bör enligt vår mening beaktas i högre grad än de pratikta, som idag ofta gör att ett byte inte sker. 3.3 Utbyte av leasingbilar Vilka rutiner finns i samband med utbyte av leasingbilar? Finns en överenskommelse med bilföretaget om bilarnas skick och vilka reparationer som ska göras vid återlämnandet till bilföretaget? 6

Återlämnande av bilar styrs av den körsträcka som är överenskommen. Så långt det är möjligt är det viktigt att träffa rätt med överenskommen körsträcka och leasingperiod. Övermil faktureras med 6 kr/mil. För icke utnyttjade mil ersätts med 5 kr/mil, men endast upp till 100 mil eler 500 kr. I sådana fall har kommunen erlagt en månadsavgift som Avtal med bilföretaget tecknas oftast för en period på 6000 eller 9000 mil och 24 månader, men även 3000 och 10000 mil förekommer. Ju högre milantal som avtalas desto högre är månadskostnaden. Det faktiska återlämnandet skedde tidigare genom kommunens centralt placerade vaktmästare tillsammans med bilansvarig från respektive verksamhet. Omsorgsförvaltningen har sedan ett år tillbaka inte efterfrågat denna tjänst utan sköter det på annat sätt. För perioden 2012-2013 har vi följt upp fakturering för 21 bilar som återlämnats. Samtliga bilar utom en (1) har haft skador som fakturerats kommunen, ofta i storleksklassen 15-20 000 krionor. Den bil från omsorgsförvaltningen som var utan skador hade å andra sidan inte gått så många mil, vilket väcker andra frågor om bilarnas nyttjande. Vid återlänandet faktureras genomgående 2 000 kr för rekonditionering. Avtalet med bilföretaget tar inte upp vad som gäller i detta fall. Vidare noterar vi att kommunen faktureras på grund av att reservnyckel inte återlämnas och att insynsskydd intye finns med vid åtyerlämnandet. Kommunen har beslutat att alla fordon ska vara utrustade med alkolås. I samband med byte av fordon uppstår en kostnad på cirka 2-3 000 kronor för nedmontering. Löpande är det vanligt med kostnader för kalibrering eller fel av annat slag. I kommunens redovisning finns möjlighet att genom s.k. slag särredovisa olika kostnader. Vi konstaterar att denna möjlighet inte utnyttjas. På samma slag återfinner vi alla kostnader i samband med återlämnandet; skador, rekonditionering, klädseltvätt, över- repsektive undermil, saknad utrustning, kostnader för alkolås och även månadsavgift för leasing. Bedömning Det bör årligen göras en uppföljning av kostnader för återlämnade leasingfordon. Uppdelning bör då ske av över- respektive undermil, skadetyper m.m. och användas som ett underlag för olkika planerings- och informationsåtgärder. Kommunens redovisning av olika fordonskostnader behöver bli konsekvent mellan förvaltningar och, enligt vår mening, mer noggrann. Det finns idag begränsade mlöjligheter att få en helhetsbild. 7

3.4 Intern kontroll av verksamheten Finns riktlinjer och rutinbeskrivningar för användning av kommunens fordon? Vilken internkontroll finns för verksamheten, ex körjournaler, nyttjandegrad per bil, drivmedelskostnad per bil med mera? Det finns inga kommungemensamma regler för användning av kommunens fordon. Omsorgsförvaltningen har riktlinjer för leasingbilar. De vänder sig till enhetschefen, bilansvariga och personal i övrigt. Enhetschefen utser en eller två bilansvariga, bilansvarig, beställer tankkort, sparar körjournalet ett år och rapporterar skaderapport till försäkringsbolag och ekonomikontor. Den bilansvarige ansvarar för städning, tvätt, olja, vatten och spolarvätska och noterar detta i körjournal. Varje månadsskifte rapporteras körställning till utsedd person i förvaltningen, däckbyten, bokar tid för service. Riktlinjerna påminner också om att etonalbilar om möjligt ska tankas med E85. All personal som ska upprätta skaderapport på särskild blankett och uppmanas i övrigt sköta om bilen och vara uppmärksam på att det inte finns några synliga skador på den. Reglerna innehåller inget om hur tankkort ska förvaras. Medborgarkontoret har riktlinjer vid bokning av bilar ett eller flera dygn och vilka kostnader som är förenade med lånet. Avgift tas nu ut för den tid bilen används. Tidigare gällde körsträckan, men det innebar att bilen ofta kunde vara upptagen under lång tid med begrönsad kostnad för användaren. Förändringen har fallit väl ut och effektiviserat verksamheten uppger medborgarkontoret. Vid besök på arbetsmarknadsenheten fick vi beskrivet hur regler och kontroll för användning av enhetens fordon fungerar. Däremot finns inte någon dokumenterad rutinbeskrivning eller motsvarande. Avtalen med drivmedelsleverantörerna anger att de efter årets slut ska leverera uppgifter om volymer och kostnad per kontokort. Kommunen har 121 tankkort på Statoil som också lämnat in uppgifter motsvarande det som avtalet reglerar. Från den andra leverantören har ännu inga fullständiga uppgifter efter påminnelse från kommunen. Vi har undersökt tre av årets månader vad gäller tankning av olika drivmedel hos Statoil. Då kan noteras att många tankkort används för tankning av t.ex. bensin+diesel eller E85+diesel och således inte direkt kopplade till det enskilda fordonet. Det gäller mer eller mindre på samtliga förvaltningar eller enheter. I intervjuerna uppges det bero på att tankkort lånas ut mellan medarbetare av olika anledningar. Statoil har också ändrat på sina rutiner för tankkort under året, vilket medfört vissa problem för de som tankat bilarna. Det förekommer att noteringar på 8

inlämnade kvitton görs då man använt sig av lånat kort uppger t.ex. omsorgsförvaltningen. Tankkorten ger också möjlighet att göra andra inköp än drivmedel. Inga sådana av betydelse har upptäckts under den granskade perioden. Bedömning Det är viktigt att rutinerna för tankning av fordon är så säkert utformade som möjligt. Här behövs tydligare regler. Om möjligt bör tankkort vara strikt kopplade till enskilt fordon och att det sker en rdeducering av antalet tankkort. Kommunstyrelsen har möjlighet att bestämma om gemensamma inslag i nämndernas årliga planer för intern kontroll. Olika uppföljningar om hur körjournaler m.m. avseende fordonens nyttjande bör enligt vår bedömning vara ett lämpligt objekt. Sölvesborg den 21 mars 2014 Nils Fredholm PwC 9