RevisionsPM. Granskning av omsorgsnämndens förfarande i samband med ägarkretsbyte hos hemtjänstföretag ingående i valfrihetssystemet

Transkript

1 RevisionsPM Granskning av omsorgsnämndens förfarande i samband med ägarkretsbyte hos hemtjänstföretag ingående i valfrihetssystemet Kristianstads kommun januari 2012 Fredrik Andrén, Jur. Kand.

2 Innehåll 1. Sammanfattning Inledning... 4 Bakgrund och syfte... 4 Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömning... 5 Iakttagelser Bedömning

3 1. Sammanfattning PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun granskat omsorgsnämndens förfarande vid ett ägarkretsbyte hos ett hemtjänst företag som ingår i Kristianstad kommuns valfrihetssystem. Den 1 oktober 2011 överläts samtliga aktier i Ing-Louise Serviceföretag AB(ILS AB) till HomeMaid AB. ILS AB har varit verksamt inom hemtjänstens valfrihetssystem sedan HomeMaid AB ingick vid överlåtelsetidpunkten inte i kommunens valfrihetssystem vad gäller hemtjänst. I avtalet mellan kommunen och ILS AB framgår det att ingånget avtal inte får överlåtas och att ägarkretsbyte inte får ske utan kommunens samtycke. Omsorgsförvaltningen lämnade sitt skriftliga samtycke i beslut daterat den 3 november ILS AB:s avtal har inte överlåtits till HomeMaid AB utan HomeMaid AB har förvärvat samtliga aktier i ILS AB. ILS AB kvarstår som det bolag som tar emot beställningar, effektuerar dessa samt fakturerar kommunen. Då inget samtycke givits innan samtliga aktier i ILS AB överläts till HomeMaid AB torde det kunna konstateras att överlåtelsen stod i strid med 15 i avtalet mellan ILS AB och Omsorgsförvaltningen/Kristianstad Kommun Enligt vår bedömning är tågordningen med förändring av ägarkrets först, och samtycke i efterhand inte enligt avtalet en korrekt hantering av ärendet. Givet de faktiska omständigheterna i ärendet får det dock konstateras att omsorgsnämnden ställts inför ett fullbordat faktum när nämnden får kännedom om överlåtelsen, vilket mildrar kritiken. Med risk för att ge upphov till icke önskvärd praxis genom att samtycka i efterhand skulle nämnden istället övervägt hävning av avtalet. Att så inte gjordes kan möjligtvis motiveras av det skäl att en hävning skulle ha medfört oönskade störningsmoment för kretsen av omsorgstagarna. Det är vår bedömning att förändring av ägarkretsen utan kommunens samtycke torde utgöra ett avtalsbrott av väsentlig betydelse. Det är en brist att avtalet inte direkt anger att förändring av ägarkrets utan kommunalt samtycke utgör ett väsentligt avtalsbrott. Vi vill vidare rikta kritik mot granskningen av det köpande bolaget i samband med avgivandet av samtycket. Då krav specifikationer torde se olika ut från kommun till kommun är det av vikt att kommunen jämför med egna krav vid en samtyckesgranskning och inte nöjer sig med att konstatera att det köpande bolaget bedriver likartad verksamhet i kommuner i närområdet. Vi anser vidare att informationen till omsorgstagarna kunde ha innehållit mer information om rättigheter/möjligheter i samband med ägarskiftet speciellt då kommunen står som medundertecknare på skrivelsen. Det är vår bedömning att det finns ett uppdateringsbehov av LOV-avtal och rutiner som bättre hanterar situationen vid en förändring av ägarkretsen hos ett företag anslutet till valfrihetssystemet. Slutligen bör det klargöras i delegationsordningen till förvaltningschefen om avgivande av samtycke i ovan beskrivna situation innefattas i delegationen att teckna avtal enligt LOV eller om det är något som skall beslutas av omsorgsnämnden. 3 of 7

4 2. Inledning Bakgrund och syfte PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kristianstads kommun granskat omsorgsnämndens förfarande vid ett ägarkretsbyte hos ett hemtjänst företag som ingår i Kristianstad kommuns valfrihetssystem. Den 1 oktober 2011 överläts samtliga aktier i Ing-Louise Serviceföretag AB(ILS AB) till HomeMaid AB. ILS AB har varit verksamt inom hemtjänstens valfrihetssystem sedan HomeMaid AB ingick vid överlåtelsetidpunkten inte i kommunens valfrihetssystem vad gäller hemtjänst. I avtalet mellan kommunen och ILS AB framgår det att ingånget avtal inte får överlåtas och att ägarkretsbyte inte får ske utan kommunens samtycke. Omsorgsförvaltningen lämnade sitt skriftliga samtycke i beslut daterat den 3 november Det har ifrågasatts om detta förfarande har skett i strid med lagstiftning eller kommunens eget regelverk alternativt ingånget avtal. Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Har ägarkretsbytet hos ILS AB hanterats av omsorgsnämnden på ett korrekt sätt? Har omsorgstagarna informerats i tillräcklig utsträckning om ägarskiftet och sina rättigheter/möjligheter i samband med ägarskiftet? Finns det uppdateringsbehov hos avtal, rutiner eller delegationsordning? Metod och avgränsning Insamling och genomläsning av avtal, beslut samt annan relevant information i ärendet. Granskningen har kompletterats genom intervju med förvaltningschef Granskningen avgränsas till omsorgsnämndens hantering av ägarkretsbytet i ILS AB. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 4

5 3. Iakttagelser och bedömning Iakttagelser ILS AB:s avtal har inte överlåtits till HomeMaid AB utan HomeMaid AB har förvärvat samtliga aktier i ILS AB. ILS AB kvarstår som det bolag som tar emot beställningar, effektuerar dessa samt fakturerar kommunen. Någon gång under sommarmånaderna 2011 träffades enligt uppgift från omsorgsförvaltningen representanter för ILS AB, HomeMaid samt omsorgsförvaltningens verksamhetscontroller för ett informationsmöte avseende planerna på Homemaid AB:s uppköp av ILS AB:s aktier. På detta möte beslöts att ILS AB och HomeMaid AB skulle återkomma i ärendet. Sedermera får omsorgsförvaltningen erfara via media att aktieöverlåtelsen har gjorts och kunde konstatera att ILS AB och HomeMaid AB inte återkommit i ärendet. Omsorgsnämnden/Kommunen har i efterhand gett sitt samtycke till förändringen av ägarkretsen i ILS AB genom beslut meddelat av chefen omsorgsförvaltningen. I detta beslut uttrycks även att samtycket lämnas under förutsättning att verksamheten kommer att bedrivas i enlighet med ingånget avtal med ILS AB. Samtyckesbeslutet baserades vidare på att HomeMaid AB bedriver likartad verksamhet för andra kommuner och bedöms därför uppfylla samma krav som ställs på ILS AB. Vidare framgår det av omsorgsnämndens delegationsordning att förvaltningschefen har rätt att teckna avtal och häva avtal enligt Lagen om valfrihetssystem (LOV). Det framgår ytterligare att samtycke lämnats till ägarförändring, togs upp på omsorgsnämndens på följande sammanträde som en informationspunkt. Synpunkter har framförts på att samtyckesbeslut borde framläggas för nämnden för beslut och inte bara som information. 4. Bedömning För att få en strukturerad form på revisionsrapporten har vi valt att framföra våra bedömningar under respektive revisionsfråga enligt följande. Har ägarkretsbytet hos ILS AB hanterats av omsorgsnämnden på ett korrekt sätt? Då inget samtycke givits innan samtliga aktier i ILS AB överläts till HomeMaid AB torde det kunna konstateras att överlåtelsen stod i strid med 15 i avtalet mellan ILS AB och Omsorgsförvaltningen/Kristianstad Kommun. Detta har inte lett till att avtalet har hävts. Enligt 16 samma avtal framgår att omsorgsnämnden eller leverantören får häva avtalet om motparten inte fullgör sina åligganden och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse. Efter denna skrivning i samma paragraf ( 16) återfinns en katalog på vad som skall anses som avtalsbrott av väsentlig betydelse samt andra hävningsgrunder. Det är vår bedömning att det inte 5 of 7

6 framgår av avtalets utformning att förändring av ägarkretsen utan kommunens samtycke är att betrakta som ett avtalsbrott av väsentlig betydelse. Enligt vår bedömning är tågordningen med förändring av ägarkrets först, och samtycke i efterhand inte enligt avtalet en korrekt hantering av ärendet. Givet de faktiska omständigheterna i ärendet får det dock konstateras att omsorgsnämnden ställts inför ett fullbordat faktum när nämnden får kännedom om överlåtelsen. I det fall omsorgsnämnden valt att tolka avtalet strikt torde överlåtelsen kunna betraktas som ett väsentligt avtalsbrott då ILS AB inte fullgjort sina åligganden genom att inte inhämta kommunens samtycke innan ägarförändringen. Att betrakta avtalsbrottet som väsentligt torde också vara rimligt då det uttryckligen anges i en särskild paragraf i avtalet. Omsorgsnämnden har valt att inte häva avtalet och läka uppkommen brist genom ett samtycke i efterhand med förutsättning beskrivet ovan. Att avtalet inte hävdes kan möjligtvis motiveras av det skäl att en hävning skulle ha medfört oönskade störningsmoment för kretsen av omsorgstagarna. Granskning av den nya ägaren till ILS AB, HomeMaid AB. har också skett och har bestått i att konstatera att HomeMaid AB f.n. samarbetar med ett tiotal kommuner i kundvalsmodeller i framförallt södra Sverige och därigenom klarar ställda krav. Vid en total bedömning av hanteringen av ärendet ser vi en risk i att nämnden genom sin hantering bidrar till uppfattningen att så länge ett köpande företag bedriver likartad verksamhet i annan kommun behövs inte kommunens samtycke till förändring av ägarkretsen inhämtas utan kan fås i efterhand. Det kan även bidra till oönskad praxis som kan åberopas av andra företag i liknande situationer. Viss kritik kan även riktas mot granskningen av det köpande bolaget. Det torde finnas en sannolikhet för att olika kommuner ställer olika krav i sitt LOV- förfrågningsunderlag och därför bör kommunen som skall lämna samtycke göra en avstämning mot egna krav vid en granskning av ett köpande företag. Åtgärder för att motverka en upprepning återfinns under revisionsfrågan som behandlar uppdateringsbehov av avtal, rutiner samt delegationsordning. Har omsorgstagarna informerats i tillräcklig utsträckning om ägarskiftet och sina rättigheter/möjligheter i samband med ägarskiftet? Omsorgstagarna har i detta fall blivit informerade om ägarskiftet genom en särskild skrivelse som gått ut till ILS AB:s kunder i slutet på oktober Det är vår uppfattning att informationen kunde ha innehållit mer information om rättigheter/möjligheter i samband med ägarskiftet speciellt då kommunen står som medundertecknare på skrivelsen. Finns det uppdateringsbehov hos avtal, rutiner eller delegationsordning? Vi ser ett uppdateringsbehov hos LOV-avtalen för undvikande av en upprepning av händelseförloppet beskrivet ovan. Det måste framgå av avtalen att förändring av ägarkretsen utan samtycke från kommunen medför hävning av avtalet. Detta sker lämpligen genom ett tillägg till 16 som klargör att ägarförändring utan samtycke anses som ett avtalsbrott av väsentlig betydelse. 6

7 Genom detta förfarande torde det komma till köpande företags kännedom vid en genomgång av företaget som skall köpas och bidrar till rätt tågordning vid en förändring av ägarkretsen. Vidare bör rutinen vid en förändring av ägarkretsen hos ett företag anslutet till kommunens valfrihetssystem klargöras och dokumenteras. Rutinen bör innehålla tydliga riktlinjer vad som skall granskas hos köpande företag och i förkommande fall vilka åtgärder som skall vidtas för hävning av avtal. Rutin även för det fall att ett systemanslutet överlåter själva avtalet till annan leverantör bör också tas fram. Vad beträffar uppdateringsbehovet av delegationsordningen finner vi att det bör klargöras om avlämnande av samtycke skall innefattas i delegationen till förvaltningschefen under punkterna teckna avtal enligt LOV alt häva avtal enligt LOV eller är något som skall beslutas av nämnden. Helsingborg Fredrik Andrén 7 of 7