Vad kostar IT? Anders Enmark
Agenda Introduktion om Lantmäteriet Bakgrund till projektet Projektets omfattning Projektets mål Hur gick vi tillväga? Ekonomisk modell Vad har vi uppnått? Framtid
Introduktion om Lantmäteriet finns på 70 orter i landet har ca 2000 medarbetare genomför ca 20 000 förrättningar årligen ca 800 000 pantbrevsärenden årligen tillhandahåller geografisk information, höjd och landmätningar Lantmäteriet är en avgiftsoch anslagsfinansierad myndighet (20%) lantmateriet.se
Utveckling och IT på Lantmäteriet Utveckling och IT har ca 225 medarbetare samt cirka 70 konsulter 400 MSEK i utgifter inom UIT IT Kostnader Lantmäteriet Drift- och Infrastruktur kostar ca 210 MSEK varav 25 MSEK i outsourcade tjänsteköp Investerar 15-35 MSEK årligen inom UIT Primärt datacenter i Gävle och sekundär driftsplats i Kiruna (D-R) Systemförvaltning Drift och Infrastruktur Utveckling Övrigt
Utmaningar 2010 Vad kostar IT-systemen totalt sett för utveckling, drift och förvaltning? Hur fördelar sig IT-kostnaderna över tjänsterna, applikationerna, IT-plattformarna mappat mot respektive verksamhets och resultatområde? Ur en IT-kostnadsaspekt fanns det ett flertal konkreta utmaningar Lantmäteriet hade bra kontroll på de faktiska kostnaderna för IT-produktionen avseende inköp. Spårbara kostnader per system och applikation som kunde ligga till grund för en extern prissättning av våra e-tjänster fanns inte. Hur skall vi prognosticera och budgetera volymer och kostnader för våra IT-system och IT-plattformar? Vilken kostnadsmassa är påverkbar på kort respektive lång sikt, dvs vilken upp-nedskalningsförmåga har vi? Vad kostar våra olika SLA-nivåer? Vad kostar det att katastrofsäkra ett system eller en applikation? Hur kan verksamheten förstå och påverka IT-kostnaderna? Det har varit svårt att jämföra IT-produktionskostnader med andra myndigheter och privata aktörer på ett rättvisande sätt. Hur kostnadseffektiva är Lantmäteriet i förhållande till andra aktörer?
Målbild Övergripande syfte och målbild för uppdraget sattes till: Ge tydlig transparens i alla IT-kostnader och hur de byggs upp Ge IT:s kunder möjlighet att kunna påverka sina kostnader Ytterliga mål för uppdraget: IT-produkterna ska bära sina egna kostnader Debitera efter nyttjande av IT:s resurser, dvs varje kund debiteras för de resurser som respektive tjänst/system/applikation nyttjar Modellen skall byggas upp utifrån vissa principer för hur den faktiska förbrukningen beräknas Verksamheten skall ges möjlighet att påverka sina IT-kostnader genom att styra efterfrågan, nivån och krav på: o Verksamhetsprojekt o Mindre vidareutveckling av applikationer o IT-produkter och servicenivå
Kostnaden per applikation är uppbyggt av flera delar Produktkostnad + Fördelade IT-kostnader + Applikationsspecifika licenser* + DR säkring Total SLA-kostnad * Inkluderar även supportavtal På områden där vi inte direkt kan härleda en kostnad till en applikation, eller där vi har så liten kostnad att det inte är värt att inventera, har vi istället valt att lägga kostnaden på de kostnadsdrivande produkterna som en IT-moms. Exempel på dessa är t.ex. interna stödsystem som processverktyg för drift- och infrastruktur och övervakning.
Lantmäteriets produktkatalog
Förberedelser inför version 1 Objekt/projekt/produktplan i vårt ekonomisystem Tidapportering i processdimensionen
Fördelningsgrund för ingående delar i IT-arbetsplats Basplattform PC som tjänst IT Support Fördelningsnyckel Antal datorer Faktiskt nyttjande Typ av dator Programvarupublicering(Citrix) Produktkatalog Telefoni Utskrift som funktion AV-utrustning Kommunikation WAN Kommunikation LAN Kundunika licenser Faktiskt nyttjande Enligt Telia spec Faktiskt nyttjande Antal anställda Antal anställda/ Telia spec Antal anställda LM och kv Vasen Faktiskt nyttjande
I Basplattform omfattas alla kostnader för grundläggande infrastruktur och produkter samt den personal som arbetar med detta Avskrivningar för BasPC projektet IT Asset Management Windows XP/7 Office 2010 Lync Klient-Infrastruktur Antivirus Telefoni-infrastruktur Mobile device management Gruppkataloger Epost Unik användaridentitet Hemkatalog Övrigt basprogramutbud VPN/Distansuppkoppling
Prognosen ligger till grund för SLAkostnaden per applikation Produkter är prissatta på total kostnad för Lantmäteriet per antal instanser av produkten: En ökning av antalet instanser som inte kräver investeringar/ökade kostnader leder till lägre pris/st. Ett ökat antal applikationer/förvaltningsobjekt/verksamhet som nyttjar en viss produkt leder till en ökad spridning av den totala kostnaden. Fler delar på kostnaden och lokalt upplevs det som att produkten blir billigare. Strategin gagnar teknikkonsolidering och applikationsmigrering.
Bilden nedan beskriver fördelningsträdet från ekonomisystem via produktkatalog till kostnad i SLA per applikation/tjänst För vissa produkter får man bestämma en fördelningsnyckel enligt principen: Det skall vara rättvist. Den som använder mycket skall betala mer. Fördelningen skall följa de faktiska kostnaderna så långt som möjligt.
Jämförelser med andra På 2010 års siffror gjordes en extern benchmark på Lantmäteriet IT:s Infrastruktur. För år 2011 och 2012 har vi gjort en intern analys där vi använt samma metodik som 2010 och jämfört resultaten med föregående år. Denna interna benchmark kan inte användas för att jämföra oss med våra peers 2010. Däremot kan siffermaterialet användas för att jämföra oss externt. Analysen ger en relevant bild över förändringarna internt mellan åren för Lantmäteriets infrastruktur och nyckeltalen mäter förändringar mellan åren. Vi vill komma vidare i detta arbete vi har bra material att utgå ifrån
Arbetet efter första versionen Utpekat förvaltningsansvar för modellen. Tertialvisa uppdateringar av produktkatalogen - årsvis uppdatering fungerar dåligt då blir det nystart varje gång. Viktigt att IT-produktägarna känner ansvar för produktegenskaper, fördelningsnycklar och ingående balans (dvs. vad i detalj finns i datahallen och hos externa leverantörer). Detaljera inte för mycket, hitta rätt nivå. Acceptera att detta arbete tar tid för organisationen. Detta tjänar man dock in flera gånger om då man får ett bra underlag (transparens) och kan prediktera investeringar och kostnader för kommande år. Viktigt att Förvaltningsledare IT med flera enkelt kan läsa av aktuell komponentförbrukning. I vårt fall har vi utvecklat en liten applikation för detta som ligger till grund för prognosdialogen.
lantmateriet.se anders.enmark@lm.se
Kan man ha koll på vad it kostar - i smått och stort? Stefan Ellström Verksamhetsutvecklare utvecklingsavdelningen 2013-12-04 2013-12-04 Sida 1
Agenda Om Bolagsverket Bakgrunden, utmaningarna Uppdraget och desss målsättning Ekonomiska modellen Vad kan man få ut? Hur arbetar Bolagsverket vidare? 2013-12-06 Sida 2
Mycket kort om Bolagsverket Registreringsmyndighet för svenska företag Säljer företagsfakta Helt avgiftsfinansierad ca 520 anställda Lokaliserad i Sundsvall Utveckling och drift i egen regi Utvecklingsavdelningen har ca 120 anställda och en årlig budget på ca 160 MSEK (inkl konsulter) 2013-12-06 Sida 3
Bakgrund: driftkrafterna ur verksamhetsperspektiv år 2011 Vad kostar vårt IT-stöd totalt sett (utveckling, förvaltning, drift)? Hur fördelar sig IT-kostnader över våra tjänster, IT-system och verksamhetsområden? Hur kan vi säkerställa att vi arbetar med rätt saker för att bl.a. höja tillgänglighet och sänka kostnader? Hur för vi dialogen med verksamheten avseende behov, förändringskrav ( i detalj och i verksamhetsarkitektur), tillgänglighet utifrån en kostnadsaspekt? 2013-12-06 Sida 4
Utmaningar på IT-kostnadssidan Vi hade bra koll på våra faktiska IT-produktionskostnader avseende inköp, en hyfsad bild av nedlagd tid på viss total nivå, men det fanns ingen bild över IT-produktionskostnader i övrigt. Hur hänger allt ihop, hur fördelas det? Vi hade för vissa enskilda tjänster försökt ta fram relaterade produktionskostnader, men vi har inte tidigare gjort något större gemensamt arbete för att kartlägga kostnader för hela ITverksamheten. Det var omöjligt att jämföra IT-produktionskostnader med andra myndigheter och privata aktörer på ett rättvisande sätt. Vi kunde inte styra IT-verksamheten utifrån kostnadstransparens. 2013-12-06 Sida 5
Uppdraget: att införa en IT-kostnadsmodell Uppdragets viktigaste produktmål: en kostnadsmodell för IT-tjänster som är förankrad med ledning och verksamhet en tydlig kostnadstransparens kring IT-tjänster och deras faktiska kostnad en bild över dagens kostnadsläge Under ett drygt halvår arbetade vi tillsammans med extern leverantör med att se över hur IT:s kostnader fördelar sig i förhållande till våra IT-system. 2013-12-06 Sida 6
IT-kostnadsmodellen För att adressera beskrivna utmaningar valde Bolagsverket att implementera en ekonomisk modell för produktion och leverans av IT-verksamhet. Bolagsverkets modell bygger på leverantörens egenutvecklade modell omfattande: Kartlagd och definierad produktionskedja Korrekt utfördelning av utvecklingsavdelningens hela kostnadsmassa Möjlighet till uppföljning genom motsvarande struktur i ekonomisystemet Styrande princip: gå inte för djupt på detaljer! 2013-12-06 Sida 7
Leveranskartan hur fungerar den? Produktion IT-verksamheten Komponentgrupper Paketerad leverans Systemleverans Overhead Schabloner Resurser Infrastrukturkomponenter Timmar Fördelningar Enheter & Volymer System/ Applikationer Tjänstekomponenter Stödkomponenter Verksamhetsområden Resursägare Komponentgruppansvariga Tjänsteansvariga 2013-12-06 Sida 8
Version 1.2 Bolagsverkets leveranskarta Overhead Chef & ledning 7000 Infrastrukturkomponenter IT-produktion Lagring och backup Datorhall Tjänstekomponenter IT-produktion (7620) Klientplattform Serverplattform Tjänsteområden Kund Ansvarsenhet Arbetsplatstjänster Användartjänster Personal System 7630 IT-produktion 7620 Stödkomponenter IT-produktion (7620) Central Infrastruktur Applikationsdrift och övervakning Intern kommunikation Servicedesk Databasplattform Middleware Extern kommunikation Scan/tolkning Utdata Internt förvaltade applikationstjänster Övriga områden Licens och avtal Telefoni Projektkontoret 7640 Operativ chef och ledning 7001 Chef & Ledning IT-säkerhet Styrning och Kvalitet (7610) Processledning Samverkansapplikationer T/U miljöer Verksamhetsstöd (mantid) Arkitektur och strategi Metodik Förvaltningsportfölj (7800/7630) Applikationsförvaltning Projektkontor inkl utvportfölj Utveckling/projekt Sida Konsulthantering 9
Kostnader för komponenterna Backup Datorhall Lagring Applikationsdrift och övervakning Servicedesk Utveckling/Projekt Applikationsförvaltning Databasplattform Extern kommunikation Indata Klientplattform Konsult Middleware Samverkansapplikationer Serverplattform Stordator 542 943 kr 322 830 kr 2 380 374 kr 1 327 341 kr 915 501 kr 45 641 121 kr 14 471 669 kr 3 792 774 kr 6 127 541 kr 3 797 487 kr 10 714 436 kr 989 225 kr 10 983 487 kr 2 640 669 kr 1 091 495 kr 13 966 277 kr Telefoni Utdata TOTAL 4 104 257 kr 1 669 282 kr 125 397 377 kr 2013-12-06 Sida 10
Vad kostar ett system? 3:e parts program ( W3D3, 24%) Server: Virtuell Server HW (3%) Server: Windows SW (15%) Applikationsförvaltning (17%) Utveckling/Projekt (4%) Servicedesk (7%) Databasplattform (27%) Applikationsdrift och övervakning (3%) Server: Virtuell Server HW (3%) 15 447 kr Server: Windows SW (15%) 67 483 kr Databasplattform (27%) 124 105 kr Applikationsdrift och övervakning (3%) 15 077 kr Servicedesk (7%) 30 277 kr Utveckling/Projekt (4%) 19 248 kr Applikationsförvaltning (17%) 80 069 kr 3:e parts program, W3D3 (24%) 108 323 kr TOTAL 460 028kr 2013-12-06 Sida 11
Hur jobbar vi vidare? Tidredovisning kopplad till modellen Hantering av budget och fakturor kopplad till modellen Förvaltningsobjekten för applikationsförvaltning medvetandegjorda om sina systemens kostnader Tekniska produktförvaltningsområden synkroniserade med modellen Mätning av kostnader görs regelbundet Ansvar för modell och hantering finns i organisationen. Vi har numera en bra bild över vad vår IT-verksamhet kostar! Nästa steg: jämföra oss med andra, fokusera förbättringsområden Några svårigheter: - Hur hantera avskrivningar och stora investeringar? Dokumentera! - Viktigt med löpande (årsvis) uppföljning pga variation över tid - Ibland finns helt enkelt inte underlag för fördelningar. Dokumentera resonemang! 2013-12-06 Sida 12