Ett effektivare IT-stöd mätning och samverkan mellan kommuner ger förutsättningarna Metod och genomförande

Transkript

1 Ett effektivare IT-stöd mätning och samverkan mellan kommuner ger förutsättningarna Metod och genomförande Seminarium 5:5 Föreläsare Roger Bydler, Senior Partner, IT Optima Sverige AB

2 Ett effektivare IT-stöd mätning och samverkan mellan kommuner ger förutsättningarna Metod och genomförande Roger Bydler, Senior Partner, IT Optima Sverige AB Offentliga rummet 27 maj 2009

3 IT Optima DEK - syfte Medverkande kommuner får underlag för att identifiera möjliga förbättringsområden och för att utveckla en kostnadseffektiv verksamhet med hjälp av IT. Resultatet ger möjligheter till jämförelser, analyser och konkreta interna diskussioner baserade på användarnas syn på IT-stödet samt att få inspel och idéer från kollegor från de andra medverkande kommunerna om lösningar och aktiviteter. Fokus speciellt på hur IT-stödet liksom ITverksamheten kan göras mer kostnadseffektivt.

4 Upplägg och innehåll av mätningarna System /applikationsområden, benchmarkinggrundande frågor och kategorier desamma för de kommuner som samtidigt genomför mätningar, vilket gav möjlighet till jämförelser mellan kommunerna. Tillägg av t.ex. enkätfrågor gjordes i de fall en kommun hade speciella önskemål. Mätningarna omfattade fyra delområden: Komplexitet beskrivning av IT-verksamheten TCO Total Cost of Ownership Användarundersökning IT-mognadsgrad Jämförelser gjordes mellan de kommuner som medverkar Dessutom jämförelser med danska kommuner som genomför mätningar

5 Översikt över hur insamlade data och framtagna resultat utnyttjas Kan återkopplas till resp org/ system TCO (IT-avd) Åtgärder för att öka nyttan för användaren/ organisationen och göra IT-stödet mer kostnadseffektivt Användarundersökning Komplexitet (IT-avd) Ger ett sammantaget Resultat Ex -IT-mognad - Utbildningsbehov - Utvecklingsbehov - Supportnivå - Driftskostnader - Totala IT-kostnaden - Komplexitet - Spilltidskostnader Som används för TCO = Total cost of ownership Komplexitet t.ex organisationsstorlek, infrastruktur. applikationer, plattform, säkerhetskrav, supportnivå Kan jämföras med andra organisationer Tidplan V 1 Informationsbrev till alla utvalda V 2 Genomföra användarundersökningen V 5 Rapportsammanställning V 7 Presentation av resultatet SLIDE 4

6 IT Optima DEK - ingående områden Stöd för arbetsuppgifterna Supportnivå IT-systemens perspektiv Informationsstöd Informations utbyte Användarkompetens Strategi Slutanvändarkostnader Driftskostnader Spilltidskostnader TCO Supportbehov Uppfattning om driften Användarundersökning Benchmarking-rapport Kommun X Komplexitet Utbildningsstöd Superanvändarkompetens ITmognadsgrad Riskhantering Värdegenerering Resursstyrning Performanceuppföljn. Kapitalkostnader Organisation ITsäkerhet Verksamheten Infrastruktur Applikationer Resurser Processer Verksamhetens krav Partners Medborgare

7 Alla insamlade användardata lagras i en fler-dimensionell kub Sökfunktioner tillgängliga via webbapplikation Organisation/struktur Användare Respondenter Förvaltning Avdelning Enhet Etc. Chefer Superanvändare Upplevelser av Drift Support Stöd för arbetsuppgifterna Behov av ny funktionalitet Kompetens Utbildningsstöd Strategi och verksamhetsvärde IT-support Office Internet Ekonomisystem Etc. Applikationer Analyser kan göras där t.ex. upplevelser av drift tas fram för en viss applikation inom en utvald organisationsenhet

8 Analysverktyget Targit Fritextsvar Resultatet av en analys DEK Kvantitativ rapport Management-presentation

9 Process för genomförande av mätning Förberedelser Uppstartsmöte Konfigurering Information och planläggning Datainsamling TCO och komplexitet Användarenkät Validering Analys Rapportering Individuell bearbetning Gemensam presentation/ genomgång Realisering Individuell prioritering Jämförelser och erfarenhetsutbyte Aktiviteter

10 För information om IT Optima: