a d m i n i s t r a t i v t i d s k r i f t

n r 1 2 0 1 6 vård vård a d m i n i s t r a t i v t i d s k r i f t Det finns ett berg av oskrivna journaler. Journalbevakning räddar din nattsömn Det var en gång en läkemedelskonsulent Journaler på nätet kommer. Men får informationen lagras i USA? www.conscriptor.se Vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen? Stora variationer i journalernas längd Krångliga journalsystem skapar stress i vården Smartare jobb och ökat samarbete vägen till bättre vård

C A R L S S O N K O M M E N T E R A R Nytt år, igen. Dags att kasta en snabb blick i backspegeln, men framför allt att dra upp riktlinjerna för framtiden. 2015 blev ett bra år för Conscriptor. Allt fler landsting, sjukhus och vårdcentraler inser vikten av aktuell vårddokumentation. En och annan har också satt sig ner och räknat, och upptäckt att outsourcing av journalproduktionen innebär lägre kostnader. På köpet får hela verksamheten högre kvalitet, vilket inte minst patienterna uppskattar. Under det här året kommer vi att fokusera ännu mer på olika verksamheters ekonomi. Vi planerar t ex att genomföra en studie för att få fram generella siffror på vad intern journalproduktion kostar. Vi kommer också att fortsätta arbetet med att publicera statistik som bygger på de miljoner journalnoteringar vi skriver varje år. Idag vet vi t ex vilka journalsystem som är snabbast, vilka läkare som dikterar effektivast och hur man frigör läkartid genom smarta dikteringsknep osv. Denna kunskap är helt unik, men självklart tillgänglig för de verksamheter som använder våra tjänster. Vi följer och deltar också i debatten kring patient- och IT-säkerhet. När allt fler patienter får möjlighet att läsa sin journal via internet, blir kravet på sekretess och anpassning allt hårdare. En patient ska inte behöva få en tung diagnos via nätet, utan genom att träffa sin läkare. Den här utvecklingen öppnar för intressanta diskussioner, och där kommer Conscriptor att vara med. Henric Carlsson, entreprenör och VD för Conscriptor. I N N E H Å L L v å r d 1 2 0 1 6 Det finns ett berg av oskrivna journaler. Journalbevakning räddar din nattsömn Det var en gång en läkemedelskonsulent Journaler på nätet kommer. Men får informationen lagras i USA? Vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen? Stora variationer i journalnotatens längd. VårdAdministratiiv tidskrift ges ut av Conscriptor AB, Box 1, 473 21 Henån. Vill du kommentera innehållet i tidningen, föreslå ämnen som vi ska ta upp eller bara ge oss glada tillrop är du välkommen att ringa Henric Carlsson på 0730-29 99 09. Du kan också sända e-post till tidskrift@conscriptor.se. Krångliga journalsystem skapar stress i vården Smartare jobb och ökat samarbete vägen till bättre vård Mer vård. Mindre administration.

Det finns ett berg av oskrivna journaler. v å r d 1 2 0 1 6 Aktuella journalnoteringar är en förutsättning för vårdkvalitet och patientsäkerhet, framför allt när många läkare är engagerade i vården av en patient. Det ökande antalet patienter som utnyttjar möjligheten att läsa sin journal på nätet har också rätt att ställa krav på uppdaterade journaler. Conscriptors verksamhet avslöjar dock besvärande sanningar om hur det verkligen ser ut. Här är ett exempel: För ett tag sedan fick vi reda på att det i ett av landets minsta landsting, just då, fanns nästan 20.000 oskrivna diktat. Cheferna var givetvis bekymrade, men såg ingen lösning. Om man antar att dessa siffror är representativa för hela landet, så blir slutsatsen att det i varje ögonblick finns mellan 600 000 och 1 miljon diktat som varken är skrivna eller signerade. Eftersom ingen slår larm eller försöker göra något åt situationen så måste den allmänna uppfattningen vara att detta är OK. En och annan brukar hävda att oskrivet är bäst, men man undrar om patienten som väntar på sin kallelse eller sin remiss verkligen håller med? Robert Kristiansson, chefsläkare i Uppsala, kommenterar: Min uppfattning är att vårddokumentationen är en del av den vård vi ger våra patienter. Att dokumentera korrekt i journalen i god tid är en viktig del av arbetet. De flesta verksamhetschefer följer nog sina dokumentationsrutiner eftersom de förstår att det är av stor vikt för ett högkvalitativt omhändertagande. De som har långa eller varierande väntetider för sin vårddokumentation tycker jag skyndsamt skall se över sina processer Journalbevakning räddar din nattsömn Många verksamhetsansvariga oroar sig över den backlog av oskrivna diktat som lätt hopar sig vid semestrar, ledighet, beläggningstoppar osv. Men hur allvarligt är problemet? Vad är det egentligen som gäller? Socialstyrelsens webbplats innehåller mycket information om journaler och journalskrivning. Dels sägs att journaluppgifter ska föras in i patientjournalen så snart det kan ske, dels att det är omständigheterna i det enskilda fallet som avgör. Givetvis är det skillnad på personalintensiva, akuta vårdfall och en rutinmässig hälsokontroll på en vårdcentral. Klas Malmström på Conscriptor berättar: Alla verksamhetschefer som jag träffar håller med om att aktuella journaler är viktiga för vårdkvaliteten. Därför har Conscriptor tillsammans med kunderna utvecklat tjänsten Journalbevakning, som innebär att vi varje dag kontrollerar hur många oskrivna diktat som finns i systemet och jämför med de tider som verksamheten vill hålla 24 timmar, 48 timmar osv. Journalbevakning ingår utan extra kostnad i tjänsteleveransen för de kunder som vi har avtal med. Det är alltid verksamhetschefen som avgör om eftersläpningen är tillfällig, eller om Conscriptor ska gå in och skriva ikapp. För vissa verksamheter är det tillräckligt att vi går in och gör en tillfällig insats, medan andra låter oss ansvara för att ingen eftersläpning uppstår. Man använder oss faktiskt som ett verktyg för att höja kvaliteten på dokumentationen, avslutar Klas Malmström.

v å r d 1 2 0 1 6 Det var en gång en läkemedelskonsulent Under de första åren av 2000-talet hade Henric Carlsson olika arbetsuppgifter i läkemedelsbranschen. Jobbet innebar dagliga kontakter med personal på olika nivåer i vården. Självklart diskuterades vårdpersonalens vardag över fikabordet. Att hålla journalsystemen aktuella var redan då ett problem på många håll. Entreprenören i Henric Carlsson väcktes, idéer och tankar finslipades. Våren år 2006 var tiden mogen och företaget Conscriptor registerades stolt hos PRV. Från första dagen arbetade företaget med journalskrivning, både genom bemanning och journalskrivning på distans. Sedan dess har utvecklingen exploderat. Idag samarbetar man med landsting, sjukhus och vårdcentraler från Gällivare i norr till Malmö i söder. Årligen skriver Conscriptors uppemot 250 medicinska sekreterare mer än 2 miljoner journalnoteringar åt mer än 4 000 läkare. En viktig pusselbit i bilden av det framtida Conscriptor kom i och med köpet av Medspeech specialister på taltolkning. Direkt startade arbetet med att skapa en teknisk lösning som förenklar och gör vårddokumentationen effektivare, men ändå inte påverkar det praktiska arbetet på vårdcentraler och sjukhus. Resultatet blev Medspeech Hybriddiktering. Den enorma datamängd som journalskrivningen genererar, ger också möjlighet att hitta mönster, ta fram statistik och utveckla verktyg som får hjulen i vården att snurra snabbare. Att arbeta med det man kan bäst, och överlåta kringtjänsterna till specialister är ingen nyhet. Inom vården ger det dock ovanligt stora fördelar, både när det gäller vårdkvalitet, patientsäkerhet och ekonomi. Det är därför vi myntat den mission som genomsyrar hela Conscriptors verksamhet: Mer vård. Mindre administration.

v å r d 1 2 0 1 6 Journaler på nätet kommer. Men får informationen lagras i USA? -Vården måste vara transparent och öppen för patienten. Att ha tillgång till sin journal är en viktig del i detta, säger bland andra Daniel Forslund, innovationslandstingsråd i Stockholm. Målet är att alla landsting ska vara anslutna till samma system. Då kan patienten se alla journaler på ett och samma ställe. Uppsala var pionjär när det gällde journaler på nätet. Men synpunkterna har varit många, inte minst för att vissa patienter kunnat läsa om sina diagnoser innan de talat med sin läkare. Läkarföreningen i Stockholm anser att läkarna ska få en viss tid på sig ett tidsfönster för att studera provsvar och ta kontakt med patienten. Först därefter ska uppgifterna läggas ut i journalen. En närliggande fråga är säkerheten. Daniel Forslund hävdar att säkerheten på internet är lika hög som när journalerna skickas till patienten per post. Samtidigt vet man att många använder molntjänster för lagring av data, och att de fysiska serverparker som gör jobbet ofta finns i USA väldigt långt från landstingens IT-avdelningar Den nationella e-tjänsten Journalen har dock drift och lagring i Sverige. Manolis Nymark, jurist och konsult inom bl a ehälsa och IT-säkerhet, tycker så här: - Molntjänster, särskilt när det gäller drift och lagring utomlands av uppgifter som omfattas av en lagreglerad tystnadsplikt i Sverige, t.ex. patientuppgifter hos vårdgivare, är tveksamma inte bara enligt personuppgiftslagen utan också enligt svenska bestämmelser om sekretess och tystnadsplikt. Det är svårare att ha en faktiskt kontroll över uppgifterna om de hanteras utomlands. Uppgifterna omfattas dessutom av helt annan lagstiftning än den svenska, en lagstiftning som i värsta fall undergräver det skydd uppgifterna har i Sverige. Den personuppgiftsansvarige kan helt enkelt få det svårare att utkräva ett straffrättsligt eller civilrättsligt ansvar av molnleverantörens utländska personal än om de befann sig i Sverige. Det är sådana frågor som en personuppgiftsansvarig, t.ex. en vårdgivare, ska väga in i sin hot- och riskanalys vid köp av en tjänst eller utkontraktering av drift och lagring av personuppgifter i molnet. Vi vet ju också numera genom den s.k. Safe Harbour-domen från EU-domstolen att förhållandena för persondataskyddet kan förändras från en dag till en annan. Conscriptor har valt att ha sin datadrift och lagring i Sverige. Mikael Florén, IT-chef, motiverar: - Det finns ett antal fördelar med att ha företagets och kundernas data i Sverige. Man brukar säga att säkerheten minskar med kvadraten på avståndet, och det ligger kanske en del sanning i detta. Men för oss är det främsta skälet att vi vill ha kontroll över både teknik och miljö. Vi vill veta exakt var servrarna finns och vilka fabrikat som används, hur bevakning, backup och test av återläsning görs osv. vad gör en medicinsk sekreterare, egentligen? En viktig del av Conscriptors verksamhet är att hjälpa små och stora vårdverksamheter att göra sin vårdadministration effektivare. För att kartlägga de arbetsuppgifter som finns, brukar första steget vara en analys av hur de medicinska sekreterarna använder sin tid. Resultatet kan se ut som nedanstående diagram. Motsvarande diagram finns för varje person. Diagrammet är hämtat ur rapporten från en större vårdcentral i södra Sverige. Den är ett bra diskussionsunderlag för beslut om olika slags åtgärder som ökar produktiviteten. Viktiga nyckelord är arbetsfördelning och specialisering, dvs att varje person ska ägna sin tid åt de arbetsuppgifter man är bäst på och trivs bäst med. Av arbetsmiljöskäl vill vissa gärna byta arbetsuppgifter då och då, och givetvis ska detta vara möjligt. Den som har det ekonomiska ansvaret bör vara medveten om den ställtid och de extrakostnader detta medför, och att produktiviteten påverkas.

v å r d 1 2 0 1 6 UR DATABASEN Stora variationer i journalernas längd Ska en verksamhets administration bli effektivare, finns ett antal olika områden att fokusera på. På annan plats i den här tidningen kan du läsa om de medicinska sekreterarnas arbetsfördelning och arbetsuppgifter, där det ofta finns rejäl potential för effektivisering. Ett annat rationaliseringsområde är hur läkarna dikterar. Conscriptors statistik visar att olika läkares diktatlängd kan skilja sig avsevärt åt, trots att patientsammansättningen är densamma. Ett konkret exempel ser du här bredvid. När skillnaderna är så här stora, brukar det vara enkelt att uppnå avsevärda förbättringar. Conscriptor genomför speciella workshops med fokus på effektiv diktering, och resultatet brukar vara att verksamhetens genomsnittliga diktatlängd minskar med uppemot 30 procent. Förhoppningsvis frigörs lika mycket läkartid. Det handlar t ex om att eliminera diktering av provresultat som redan finns i journalen, att använda mallar som garanterar att nödvändiga fakta alltid kommer med, samt självklart att ha rätt utrustning. När vi gör en total genomgång av en verksamhets administration, finns förutsättningar för att etablera fasta team av läkare & sekreterare, vilket på flera håll visat sig öka effektiviteten rejält. Det här är ett bra exempel på att Conscriptor aldrig gissar, utan att vi baserar våra rekommendationer på en seriös faktaanalys. Varje linje representerar en läkares genomsnittliga journallängd. Exemplet är hämtat från en mottagning för akutmedicin på ett större svenskt sjukhus. krångliga Journalsystem skapar stress i vården En av de rapporter som redovisades på arbetsmiljöriksdagen förra hösten handlade om arbetsrelaterad stress. Underlaget för rapporten är de 1600 inspektioner som Arbetsmiljöverket genomfört i olika branscher. På vårdområdet besöktes 66 vårdcentraler och 21 andra mottagningar över hela landet. Resultatet blev att 41 vårdcentraler och 10 mottagningar fick föreläggande om att genomföra åtgärder. I många fall handlade det om att arbetsgivaren inte undersökt vad som behövde göras för att förebygga arbetsrelaterad stress. Arbetsrelaterad stress kan orsaka massor av problem; från sjukdomar och olycksfall till misstag och tillbud. Vanliga symptom på stress kan vara hög personalomsättning, att man sällan tar rast eller att man klagar över arbetsrelaterade besvär. I de flesta vårdverksamheter är journalsystemet det nav som allt cirkulerar omkring. Därför är krånglande journalsystem i många fall orsaken till att arbetssituationen upplevs som stressande. Arbetsmiljöverket kommer att följa upp att arbetsgivarna genomfört de åtgärder som krävts.

v å r d 1 2 0 1 6 Emma Spak, SYLF-ordförande och ST-läkare: Smartare jobb och ökat samarbete vägen till bättre vård Var jobbar du just nu? På Närhälsan Eriksberg i Göteborg Hur ser du på diskussionen om hur läkarna utnyttjar sin tid och att för stor del används för administration? Jag tror att alla arbetsplatser, både inom vården och på annat håll, kan bli effektivare om man tar sig tid att fundera igenom vad som görs, vem som gör det och om det verkligen är den bästa lösningen. Varje arbetsplats har tidstjuvar många små uppgifter, ofta rutinmässiga, som görs i onödan eller på fel sätt och som tillsammans blir timmar. Har du exempel på arbetsuppgifter som du skulle kunna delegera till annan personal? Jag tror det skulle gå att frigöra läkartid genom att låta specialutbildade administratörer ansvara för diagnos- och åtgärdskodningen. För en läkare är det här tidskrävande även om man har de vanligaste koderna i huvudet så går minuterna fort när man ska slå upp och leta. Fler exempel? På många håll i hälso- och sjukvården är bemanningen inte anpassad till verksamheten. Rätt ofta har man t.ex. valt att minska antalet undersköterskor och istället anställt fler sjuksköterskor. Resultatet har blivit att sjuksköterskorna idag också måste göra undersköterskornas uppgifter. Med fler arbetsuppgifter är det inte så konstigt att många känner sig splittrade och upplever att de inte arbetar med sina huvuduppgifter. Mycket inom vården är fortfarande gammalmodigt. Där jag arbetar har vi nu börjat scanna dokument, vilket självklart är ett framsteg jämfört med att skriva in remissvaren för hand. Men det enda rimliga är givetvis att hela dokumenthanteringen är digital inte minst för patienternas skull. Jag tror också att allt för stor centralstyrning ställer till många problem. Jag menar att en stor del av lösningen ligger i ökat lokalt samarbete. När alla på en arbetsplats överger revirtänket, blir delaktiga i verksamhetsutvecklingen och får mandat att driva förändring, börjar det hända saker. Snabb och korrekt journalhantering är viktigt för vårdkvaliteten. Hur ser du på utvecklingen mot tal till journal, dvs att läkarsekreterarna försvinner och läkarna själva producerar sina journalnoteringar? På min arbetsplats har vi den traditionella modellen med sekreterare som ansvarar för alla administrativa uppgifter, inklusive journalskrivning. Det fungerar bra. Men journalproduktion och diktering är en komplicerad fråga. Ingen läkare är den andra lik, inte patienterna heller. Givetvis går mycket att standardisera med hjälp av träning, hjälpmedel och mallar, men det kommer sannolikt att behövas olika lösningar även framöver. Det är också viktigt att förstå att administratörerna gör mycket mer än att skriva journaler. Ett flexibelt system som ger läkaren större valfrihet är nog framtiden. Jag tror att många läkare och andra vill se system som är utformade efter verksamheten, snarare än tvärtom. Smarta verktyg för effektiv diktering Vad tycker du behöver göras? Förändringsarbetet måste drivas på många nivåer. Ska vi komma tillrätta med dålig informationsöverföring och föråldrade stödsystem så krävs åtgärder på nationell nivå och övergripande i landstingen. På många håll ute i verksamheterna är motviljan stor mot nya, svårbegripliga digitala stödsystem. Att implementera nytt ställer stora krav på lyhördhet. Ersätta gamla prylar eller köpa nytt? Vi hjälper dig att välja rätt utrustning. Besök http://webshop.conscriptor.se. Välkommen!

Hybriddiktering total flexibilitet från tal till journal Kompletta, korrekta och aktuella journaler är en förutsättning för vårdkvalitet och patientsäkerhet. Traditionellt har journalproduktionen i hög grad varit en manuell process, där en läkare dikterar, en sekreterare skriver, läkaren signerar och först därefter läggs noteringen in i journalen. Conscriptor Hybriddiktering innebär att diktatet tolkas och översätts till text automatiskt. Läkaren dikterar precis som vanligt. För att tolkningen ska bli bra och hålla hög klass, granskar och kvalitetssäkrar våra medicinska sekreterare genom väl definierade processer journalanteckningen, samtidigt som Conscriptor Hybriddiktering tränas. När systemet känner igen läkarens sätt att diktera och tala, styrs texten direkt till journalen och läkaren för signering. Resultatet blir att läkaren sköter sin dokumentation helt själv. Självklart kan sekreterarna fortfarande hjälpa till vid behov, t.ex. vid akuta situationer. Hybriddiktering är kompatibelt med vårdens befintliga journalsystem och kan använda redan befintliga dikteringsmoduler Hybriddiktering gör att en vårdgivare kan välja om diktaten ska gå den traditionella vägen via en sekreterare eller via taligenkänning direkt in i journalen.! Följ oss på LinkedIn Conscriptor AB finns på LinkedIn och vi vill gärna att du följer oss. På sidan hittar du jobbannonser, information och de senaste nyheterna från oss inom karriärområdet. Genom sidan kan du enkelt följa när nya jobbmöjligheter dyker upp och med en knapptryckning även tipsa dina vänner. Så här går du tillväga för att följa oss: Gå in på Conscriptor AB på LinkedIn. Tryck på "Följ" Mer resurser, alldeles gratis? Smart dikteringsteknik och rätt rutiner kan frigöra mycket tid för läkarna. Vägen dit består av workshops där vi analyserar verksamhetsflödet för att hitta de moment som går att förenkla och snabba upp. Verksamheter som vi har avtal med betalar ingenting för denna tjänst. Intresserad? Ring 020-12 13 50 eller maila till kund@conscriptor.se Mer vård. Mindre administration. Nyhetstidningen Vård utges av Conscriptor AB, Box 1, 473 21 Henån. Tel: 020-12 13 50. kund@conscriptor.se c Conscriptor. Ansvarig utgivare Henric Carlsson