Vägledning för avrop från Litteratur

RAMAVTALET LITTERATUR Sid 1 (15) 2015-02-27 Dnr 96-15-2012 Vägledning för avrop från Litteratur Allmänna kommentarer Word-mallen är ful, försök hitta en bättre www.avropa.se borde alltid vara en hyperlänk Hänvisningar inom dokumentet ska vara korsreferenser Byt ert ni och myndighet mot kund, i nyare Allmänna villkor används bara kund och leverantör Byt Kammarkollegiet mot Statens inköpscentral Konsekventa förkortningar d.v.s. o.s.v. m.m. t.ex. Byt skall mot ska Byt leveransavtal mot kontrakt Gör inte hårda radbryt, de blir olika stora beroende på formatlmallen, om du tycker att det är för lite luft i dokumentet så är det bara att ändra i formatmallen för de olika rubrikerna Lägg ut i både MS-format och ODF-format Version nr: Publicerad datum: Uppdaterade avsnitt: 2.0 20130419 3.7 Avropsordning

Sid 2 (15) 2015-02-27 3.17 Leveransvillkor. Förtydligande av fraktkostnader 1 Inledning 3 2 Avropsberättigade 3 3 Övergripande information om ramavtalsområdet 4 3.1 Ramavtalens giltighetstid 4 3.2 Omfattning 4 3.3 Ramavtalsområden 4 3.4 Svensk litteratur 5 3.5 Utländsk Litteratur 6 3.6 Juridisk litteratur 8 3.7 Avropsordning 10 3.8 Avrop 10 3.9 Genomförande av avrop 11 3.10 Orderbekräftelse 11 3.11 Kundkonto 11 3.12 Litteratursökning 11 3.13 Avtalspris 12 3.14 Leveranstid 12 3.15 Stående order 12 3.16 Katalogpost 12 3.17 Leveransvillkor 13 3.18 Avbeställning, retur och reklamation 13 3.19 Förpackning och emballage 13 3.20 Fakturering och betalning 13 3.21 E-faktura 14 3.22 Statistik 14 3.23 E-handel i staten 15

Sid 3 (15) 1 Inledning Denna vägledning har tagits fram för att vara ett stöd för avropsberättigade myndigheter/organisationer och ramavtalsleverantörer vid avrop från ramavtalen gällande Litteratur, Dnr 96-15-2012. Övrigt stödmaterial och fördjupad information om ramavtalsområdet finns på www.avropa.se där Ni även hittar kontaktuppgifter till Statens inköpscentral. Vägledningen innehåller rekommendationer från Statens inköpscentral. Avropets omfattning och komplexitet avgör i vilken grad vägledningen är tillämplig. Vägledningen uppdateras kontinuerligt och det är alltid den senaste publicerade versionen på www.avropa.se som är gällande. 2 Avropsberättigade Ramavtalen för Litteratur kan nyttjas av samtliga statliga myndigheter i Sverige samt vissa stiftelser och andra organisationer med anknytning till staten som lämnat fullmakt. Avropsberättigade stiftelser och övriga organisationer på dessa ramavtal finns på www.avropa.se, För information om statliga myndigheter under regeringen se SCB:s myndighetsregister:http://www.myndighetsregistret.scb.se/ http://www.myndighetsregistret.scb.se/ Organisationer som deltar via fullmakt Namn Riksdagens ombudsmän (JO) Riksdagsförvaltningen Riksrevisionen Sveriges Riksbank Radiotjänst i Kiruna AB Specialfastigheter Sverige AB Chalmers Tekniska Högskola Aktiebolag Hjälpmedelsinstitutet Typ av organisation Riksdag Riksdag Riksdag Riksdag Statligt bolag Statligt bolag

Sid 4 (15) Högskolan i Jönköping, stiftelse Nordiska museet, stiftelse Norrlandsfonden, stiftelsen Riksteatern Stiftelsen Dansens Hus Stiftelsen för Föremålsvård i Kiruna Stiftelsen för internationalisering av högre utbildning och forskning, STINT Stiftelsen för Kunskaps- och Kompetensutveckling Stiftelsen för Miljöstrategisk Forskning, MISTRA Stiftelsen Skansen Stiftelsen Svenska barnboksinstitutet Svenska Filminstitutet Sveriges Civilförsvarsförbund Tekniska museet, stiftelsen I denna vägledning används begreppet myndighet i vidare mening och avser alla organisationer som är avropsberättigade 3 Övergripande information om ramavtalsområdet Nedan följer en beskrivning av ramavtalsområdets omfattning och den avropsordning som gäller vid avrop. 3.1 Ramavtalens giltighetstid Ramavtalen är giltiga fr.o.m. 2013-03-01 t.o.m. 2015-02-28 och kan förlängas på initiativ av Statens inköpscentral i upp till 24 månader, dvs. maximalt t.o.m. 2017-02-28. 3.2 Omfattning Ramavtalet omfattar litteratur. 3.3 Ramavtalsområden

Sid 5 (15) Ramavtalsområdet omfattas av tre ramavtalsområden Svensk litteratur, utländsk litteratur och juridisk litteratur. 3.4 Svensk litteratur Med svensk litteratur avses litteratur som är utgiven i Sverige. Inom ordinarie utbud ska det finnas minst 200 000 svenska titlar. 3.4.1 Ramavtalsleverantörer inom svensk litteratur Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde 1. Adlibris AB org nr 556261-3512 2. Bokus AB org nr 556493-0492 3. BTJ Sverige AB org nr 556013-9726 Kontaktuppgifter till dessa leverantörer finns på www.avropa.se I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde. Nedan angivna produkter ingår i området svensk llitteratur Humaniora och konst Kultur och Litteraturvetenskap Språk Utbildningsvetenskap och pedagogik Politik och statskunsksap Religion och Teologi Psykologi, Sociologi och Kriminologi Samhälls- och beteendevetenskap Ekonomi Naturvetenskap, Ingenjörsvetenskap och Teknik IT Medicin Skönlitteratur 3.4.2 Utrustning Leverantören ska kunna leverera böcker med följande utrustning:

Sid 6 (15) Plastning Övrig utrustning, i övrig utrustning ingår följande: RFID Streckkod Annan stöldskyddsetikett Egen etikett (applicering av avropande myndighets egen etikett på en inköpt bok, inte kostnaden för själva etiketten) Ryggetikett 3.4.3 Övriga produkter Kartor och sjökort Litteratur på CD Multimedia på CD och DVD Observera att Bokus inte erbjuder övriga produkter. Adlibris erbjuder endast kartor och sjökort samt litteratur på CD. BTJ erbjuder samtliga övriga produkter. 3.4.4 Kundtjänst Leverantören ska ha personal i kundtjänst som ska kunna kommunicera med myndighet på svenska, både i tal och skrift. Leverantörens personal i kundtjänst ska ha aktuella kunskaper om litteratur och ha kännedom om innehållet i ramavtalet. 3.5 Utländsk Litteratur Med utländsk litteratur avses litteratur som är utgiven i utlandet. Inom ordinarie utbud ska det finnas minst 3 000 000 utländska titlar. 3.5.1 Ramavtalsleverantörer inom utländsk litteratur

Sid 7 (15) Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde 1. Bokus AB org nr 556493-0492 2. Adlibris AB org nr 556261-3512 3. Dawson Books Limited org nr 6882367 Kontaktuppgifter till dessa leverantörer finns på www.avropa.se I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde. Nedan angivna produkter ingår i området utländsk litteratur Humaniora och konst Kultur och Litteraturvetenskap Språk Utbildningsvetenskap och pedagogik Politik och statskunskap Religion & Teologi Psykologi, sociologi och kriminologi Samhälls- och beteendevetenskap Ekonomi Språk Naturvetenskap, ingenjörsvetenskap och teknik IT Medicin Skönlitteratur 3.5.2 Utrustning 1. Plastning 2. Övrig utrustning, i övrig utrustning ingår följande: RFID Streckkod Annan stöldskyddsetikett Egen etikett (applicering av avropande myndighets egen etikett på en inköpt bok, inte kostnaden för själva etiketten).

Sid 8 (15) 3.5.3 Övriga produkter Kartor och sjökort Litteratur på CD Multimedia på CD och DVD Observera att Bokus inte erbjuder övriga produkter. Adlibris erbjuder endast kartor och sjökort samt litteratur på CD. Dawson erbjuder samtliga övriga produkter. 3.5.4 Kundtjänst Leverantören ska ha personal i kundtjänst som ska kunna kommunicera med myndighet på svenska och/eller engelska, både i tal och skrift. Leverantörens personal i kundtjänst ska ha aktuella kunskaper om litteratur och ha kännedom om innehållet i ramavtalet. 3.6 Juridisk litteratur Juridisk litteratur, ska ha minst 20 000 stycken juridiska titlar inom sitt ordinarie utbud. 3.6.1 Ramavtalsleverantörer inom juridisk litteratur Ramavtalsleverantörer på detta ramavtalsområde 1. Adlibris AB org nr 556261-3512 2. Bokus AB org nr 556493-0492 3. Jure AB org nr 556501-6507 Kontaktuppgifter till dessa leverantörer finns på www.avropa.se I denna vägledning används begreppet leverantör och avser då alla ramavtalsleverantörer inom detta ramavtalsområde. Nedan angivna produkter ingår i området Juridisk litteratur Associationsrätt Arbetsrätt Avtalsrätt Civilrätt EU-rätt Familjerätt

Sid 9 (15) Fastighetsrätt Försäkringsrätt Förvaltningsrätt Förmögenhetsrätt Immaterialrätt IT-rätt Konkurrensrätt Krediträtt Köprätt Internationell rätt Miljörätt Marknadsrätt Migrationsrätt Obeståndsrätt Offentlig rätt Processrätt Rättsteori/rättshistoria Sjö- och transporträtt Skadeståndsrätt Skatterätt Socialrätt Statsrätt Straffrätt 3.6.2 Kundtjänst Leverantören ska ha personal i kundtjänst som ska kunna kommunicera med avropsberättigad myndighet på svenska, både i tal och skrift. Leverantören ska ha personal i kundtjänst som ska ha juridisk utbildning, eller motsvarande, och ska ha aktuella kunskaper om juridisk litteratur för att kunna stödja och vägleda, avropsberättigad myndighet vid sökning och beställning av juridisk litteratur.

Sid 10 (15) Personalen ska ha kunskaper om litteratur inom de nämnda rättsområdena ovan. Personalen i kundtjänst ska ha kännedom om villkoren och innehållet i tecknat ramavtal. Leverantörens kundtjänst ska nås på ett svenskt fast telefonnummer eller ett gratis-telefonnummer. Avropsberättigad myndighet ska, utöver de sökningar som man själv gör i nätbokhandeln, kunna söka titlar via telefon och e-post till Leverantörens kundtjänst. Vid enklare frågor till leverantörens kundtjänst ska svar erhållas inom två (2) timmar, t ex frågor som avser ordinarie sortiment. Frågor som inkommer senare än två timmar innan kundtjänstens stängning besvaras nästkommande vardag. Vid mer komplicerade frågor ska svar erhållas inom 24 timmar, t ex frågor som innebär kontakt med tredje part. Se även ytterligare krav på leverantörens kundtjänst i kravspecifikationerna för respektive anbudsområde. 3.7 Avropsordning Samtliga villkor fastställda (rangordning) För respektive ramavtalsområde gäller en fastställd rangordning som finns angiven ovan och på www.avropa. Se under Tidningar och böcker/juridisk litteratur/utländsk litteratur/svensk litteratur. En fast rangordning innebär att avropsförfrågan ska ställas till den först rankade leverantören. Kan inte den först rankade leverantören åta sig uppdraget, alternativt inte svarar inom utsatt tid, ska förfrågan gå vidare till den leverantör som är rankad tvåa enligt rangordningen. Observera att avropsförfrågan inte får ändras eller förvanskas i sådana fall. Om leverantör rangordnad som nr 1 inte har en produkt som uppfyller myndighetens behov, får man fråga leverantör rangordnad som nr 2 osv. Det är avropande myndighet som säkerställer att fastställd rangordning följs vid avrop. Avropande myndighet måste säkerställa att leverantör rangordnad som nr 1 inte kan tillmötesgå behovet. Hur man säkerställer detta beslutar avropande myndighet. Avropande myndighet beslutar om avropsförfrågningar och avropssvar ska vara skriftliga. Går man vidare i rangordnningen bör det dokumenteras. 3.8 Avrop Myndigheter ska avropa produkter via leverantörens nätbutik eller via e- post, telefon eller genom elektronisk beställning i ett inköpssystem.

Sid 11 (15) 3.9 Genomförande av avrop Myndigheten ska genomföra avrop via leverantörens nätbokhandel, och kundtjänst ska nås via telefon och e-post mellan 08.00 och 17.00, svensk tid, varje helgfri vardag året runt. Kontaktuppgifter är angivna på www.avropa.se Myndigheten kan beställa titlar som inte finns i leverantörens litteraturdatabas via telefon, e-post och nätbokhandeln. Leverantören ska inom skälig tid svara myndigheten om beställd titel kan levereras eller inte. Det är även att myndigheten har möjlighet att beställa titlar som inte finns i leverantörens litteraturdatabas. 3.10 Orderbekräftelse Leverantören ska skicka en orderbekräftelse via e-post inom 1 timme från att beställningen har gjorts. Information om titlar som är restnoterade och leveranstid för dessa ska framgå av orderbekräftelsen eller meddelas snarast, inom två (2) vardagar, per separat e-post. Det ska även framgå om titlar inte kan levereras alls. 3.11 Kundkonto Leverantören ska tillhandahålla, till avropsberättigad myndighet, ett obegränsat antal kundkonto per organisationsnummer. Varje kundkonto ska ha ett unikt kundnummer. Varje kundkonto ska ha separat leveransadress och fakturaadress. Orderhistorik ska finnas för respektive kundkonto. Myndighet ska ha möjlighet att beställa gamla fakturor manuellt, via nätbokhandeln. Det är även önskvärt att faktureringshistorik finns tillgänglig för respektive kundkonto via nätbokhandeln. Avropsberättigad myndighet ska på sitt kundkonto i nätbokhandeln kunna se information om restnoterade titlar. Avbeställning av restnoterade titlar ska kunna göras i kundkontot i nätbokhandeln samt via telefon och e-post. 3.12 Litteratursökning Litteratursökningar i leverantörens nätbokhandel ska minst kunna göras med följande sökparametrar: Titel Författare ISBN Förlag Ämnesområde Utgivningsdatum

Sid 12 (15) Utöver ovanstående uppgifter ska det för varje titel framgå följande uppgifter: Upplaga Vikt Antal sidor 3.13 Avtalspris Avrop gäller avropspris i SEK. Priset ska framgå vid beställning i respektive leverantörs nätbokhandel. Avtalspriserna beräknas utifrån F-priser för svensk litteratur och L-priser för utländsk litteratur. 3.14 Leveranstid För de böcker som finns i leverantörens litteraturdatabas för det ordinarie sortiment ska följande leveranstider gälla: Svensk litteratur och svensk juridisk litteratur 3 vardagar från lagd beställning. Utländsk litteratur och utländsk juridisk litteratur 6 vardagar från lagd beställning. Utrustade böcker 2 extra vardagar utöver ovanstående leveranstid. Leveranser av varor till utländska enheter inom den svenska statsförvaltningen (exempelvis ambassader, beskickningar) omfattas inte av kraven på leveranstider ovan. 3.15 Stående order Leverantören kan tillhandahålla litteratur m.m. på stående order utan tillkommande kostnader. Beställning och avbeställning av stående order kan göras via nätbokhandeln, telefon och e-post. 3.16 Katalogpost Leverantören ska kunna vid beställning av bok, erbjuda automatisk överföring av katalogpost från Libris (KB: s databas av katalogposter) i det fall katalogposten finns i Libris. Denna tjänst ska erbjudas utan extra kostnad.

Sid 13 (15) Katalogposten ska vara i MARC21-format och följa KB: s rekommendationer och standard för klassning av litteratur avseende katalogpostens innehåll, format och ämnesord. För en exakt definition hur en MARC21-post ska se ut och innehålla, se www.kb.se/katalogisering Myndighet ska kunna addera egen information i katalogpost i samband med överföring av katalogpost från leverantören. 3.17 Leveransvillkor Leverantören ska leverera beställda varor leverera förtullat, enligt DDP, Incoterms 2010, inom Sverige. Följesedeln ska medfölja samtliga leveranser. Leverans inom Sverige sker fraktfritt. Leverantören ska även leverera varor till utländska enheter inom den svenska statsförvaltningen (exempelvis ambassader, beskickningar). Leverantören ska för dessa leveranser fakturera avropande myndighet den faktiska kostnaden för frakten. 3.18 Avbeställning, retur och reklamation Avropsberättigad myndighet kan avbeställa lagd beställning fritt via avropande myndighets kundkonto i nätbokhandeln, telefon eller e-post, fram till dess att en beställning har skickats. Detta ska även gälla restnoterade titlar. Avropsberättigad myndighet kan returnera böcker inom 30 vardagar från mottagen leverans. Detta gäller inte utrustade böcker. Avropsberättigad myndighet kan genomföra reklamationer inom 60 dagar från mottagen leverans via avropande myndighets kundkonto i nätbokhandeln, telefon eller e-post. Reklamationer kan t ex göras om boken är skadad eller feltryckt eller om boken har felutrustas av leverantören. 3.19 Förpackning och emballage Leverantören ska tillse att varorna är förpackade och levereras i erforderliga förpackningar. 3.20 Fakturering och betalning Betalning ska ske via faktura. Fakturan ska innehålla följande uppgifter:

Sid 14 (15) Fakturadatum Fakturanummer Leverantörens och beställarens namn och adress Beställarens referens Momsregistreringsnummer ISBN, titel, författare och antal för de beställda böckerna Pris i SEK exklusive moms per bok Pris i SEK exklusive moms för utrustning per bok Totalsumma i SEK exklusive moms, totalsumma i SEK inklusive moms och totalsumma för moms. Detta krav gäller både för faktura vid enstaka köp och för samlingsfaktura. Beställaren ska kunna erhålla samlingsfaktura per kundnummer uppdelad i tid, exempelvis per månad. Följesedelnummer för varje beställning ska framgå på samlingsfakturan. Betalning av fakturor sker 30 dagar efter fakturans ankomstdag, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Betalar inte myndigheten i rätt tid, har leverantören rätt att erhålla dröjsmålsränta enligt räntelagen (1975:635). Ränta regleras på anmodan av leverantören på nästkommande faktura. Faktureringsavgift eller motsvarande avgift accepteras inte. Betalning ska även kunna ske med kontokort. 3.21 E-faktura Statliga myndigheter ska kunna hantera sina fakturor elektroniskt (e-faktura) enligt föreskrift i VERVAFS 2007:1. E-faktura kan skickas direkt mellan parterna eller via en leverantörsportal. Mer information om e-faktura finns på Ekonomistyrningsverkets webbplats http://www.esv.se/amnesomraden/e-handel/ Leverantören ska i detta ramavtal kunna erbjuda myndighet e-faktura. Denna ska vara av standarden Svefaktura och i övrigt vara specificerad enligt överenskommelse mellan myndigheten och leverantören. 3.22 Statistik

Sid 15 (15) Leverantören ska till beställare, för varje kundkonto, kunna tillhandahålla statistik avseende köp över en viss tidsperiod. Leverantören ska även kunna tillhandahålla total statistik för en myndighets samtliga kundkonton. 3.23 E-handel i staten Statliga myndigheter ska, se Regeringens förordning om myndigheternas elektroniska informationsutbyte (2003:770), kunna hantera sina beställningar av varor och tjänster elektroniskt från år 2014. Ekonomistyrningsverket (ESV) har i uppdrag att ta fram föreskrifter om standarder och andra krav. För mer information se www.esv.se/e-handel. Enligt ESVs förslag ska elektroniska meddelanden, t.ex., elektroniska beställningar, följa rekommendation från SFTI (Single Face To Industry, för SFTI se länk ovan). SFTI omfattar specifikationer för elektroniska meddelanden och affärsprocesser med olika grad av integration mellan parterna. Flera statliga myndigheter har infört eller arbetar med att införa egna inköpssystem. Leverantören ska åta sig att medverka vid införande av stöd för elektroniska beställningar under avtalsperioden.