ledningsutskott 2019-08-20 1(35) Plats och tid Kattegatts äldreboende, 20 augusti 2019 kl 08:30-15:00 Beslutande Ledamöter Ella Kardemark (KD), Ordförande Ann-Charlott Mankell (M), 1:e vice ordförande Kristina Johansson (S), 2:e vice ordförande Yngve Kihlberg (C) Micael Nilsson (S) Fabio Ishaq (SD) Gun-Britt Löfdahl (S) Övriga deltagare Henrik Persson ( 99-112), Jan Fritz ( 99-112), Torsten Rosenqvist ( 99-101), Martin Zetterman ( 99-101), Annika Vannerberg ( 99-114), Henry Bengtsson ( 102), Tina Rodal ( 103), Andreas Tylenius ( 104-105), Håkan Björklund ( 110), Ulf Holm ( 110), Patrik Cederleuf ( 110), Anders Thorén ( 110), kanslichef Susanne Mared samt utskottssekreterare Eda Kalatch Justeringsplats Rådhuset Paragrafer 98-115 Justeringsdag 2019-08-28 Sekreterare Eda Kalatch Ordförande Ella Kardemark Justerare Kristina Johansson ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans ledningsutskott 2019-08-20 Datum då anslaget sätts upp 2019-08-28 Datum då anslaget tas ned 2019-09-20 Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli, rådhuset Underskrift...... Eda Kalatch
ledningsutskott 2019-08-20 2(35) Ärenden KPLU 98 Dnr KS 2019/00036 Val av justerare... 4 KPLU 99 Dnr KS 2018/00143 Begäran om tilläggsanslag för Gullbrandstorpsskolan, tillfälliga lokaler... 5 KPLU 100 Dnr KS 2018/00767 Begäran om tilläggsanslag för renovering av Linehedsskolan... 8 KPLU 101 Dnr KS 2019/00398 Begäran om tilläggsanslag för Klaraskolan och Slottsjordsskolan Söder... 11 KPLU 102 Dnr KS 2019/00088 Strategi för lokal livsmedelsförsörjning... 14 KPLU 103 Dnr KS 2018/00778 Gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter... 16 KPLU 104 Dnr KS 2019/00322 Förslag till framtagande av en digitaliseringsplan... 18 KPLU 105 Dnr KS 2019/00247 Yttrande över granskning av intrångsskydd... 20 KPLU 106 Dnr KS 2019/00032 Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2020... 21 KPLU 107 Dnr KS 2019/00028 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och dess utskott 2020... 23 KPLU 108 Dnr KS 2019/00319 Avgift för ansökan om fristående förskola och fritidshem enligt skollagen... 24 KPLU 109 Dnr KS 2019/00155 Yttrande över granskning av politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag... 26 KPLU 110 Dnr KS 2019/00425 Begäran om tilläggsanslag beträffande säkerhet på lekplatser... 28 KPLU 111 Dnr KS 2019/00438 Information om översyn av styrdokument... 31 KPLU 112 Dnr KS 2019/00437 Diskussion om översyn av ägardirektiv för helägda bolag... 32 KPLU 113 Dnr KS 2019/00026 Information från ordförande och ansvarig chef... 33
ledningsutskott 2019-08-20 3(35) KPLU 114 Dnr KS 2019/00037 Övriga frågor... 34 KPLU 115 Dnr KS 2019/00072 Studiebesök på hemvårdsförvaltningen... 35
ledningsutskott 2019-08-20 4(35) KPLU 98 Dnr KS 2019/00036 Val av justerare Beslut Kristina Johansson (S) väljs att tillsammans med ordföranden (KD) justera protokollet.
ledningsutskott 2019-08-20 5(35) KPLU 99 Dnr KS 2018/00143 Begäran om tilläggsanslag för Gullbrandstorpsskolan, tillfälliga lokaler Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 5 630 tkr i driftmedel 2019 för etablering och avetablering av mottagningskök i Gullbrandstorpsskolans paviljonger samt hyra för denna del, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppmana fastighetsnämnden att inkomma med en redovisning av orsaker till fördyring av projektet Gullbrandstorpsskolans om- och tillbyggnation samt förklaringar till varför inte alla kostnader för projektet upptagits i genomförd förstudie. Ärendet Fastighetsnämnden har inkommit med en begäran om tilläggsanslag på 5 630 tkr för etablering och avetablering av mottagningskök i Gullbrandstorpsskolans paviljonger samt hyror som uppkommer i och med detta. Ärendet har sin bakgrund i kommunfullmäktiges beslut om att tillföra ytterligare investeringsmedel om 7 000 tkr så att om- och tillbyggnationen av Gullbrandstorpsskolan även skulle inkludera ett nytt tillagningskök. Det har visat sig att den förstudie som skyndsamt genomfördes vid fastighetskontoret för att komplettera det ursprungliga projektet med även ett tillagningskök inte beaktade alla konsekvenser och kostnader. För att möjliggöra ombyggnation av Gullbrandstorpsskolans befintliga kök och tillhörande matsal behövdes temporära evakueringslösningar för kök och matsal under en tolvmånadersperiod. Detta är löst med hjälp av paviljonger och ombyggnation av dessa. Kostnaderna för dessa insatser, sammanlagt 5 630 tkr, var inte upptagna i förstudien och saknar finansiering i kommunfullmäktiges beslut. Kommunens policy Riktlinjer för ekonomistyrning och god ekonomisk hushållning stadgar att Tilläggsanslag skall endast anvisas för helt oförutsedda händelser.
ledningsutskott 2019-08-20 6(35) Då behovet av extra medel i förevarande fall är ett resultat av beslut som fattats av kommunfullmäktige vid sidan av ordinarie budgetprocess bedöms inte styrprinciperna för ekonomiska tilläggsanslag, såsom de uttrycks i kommunfullmäktiges policy, vara fullt ut tillämpliga. Kommunledningsförvaltningen gör utifrån förutsättningarna i detta fall bedömningen att driftkostnaderna för projektet ska tillföras fastighetsnämnden, anslagsområde 209, Förvaltningsfastigheter. Bedömningen innebär att kommunens kostnader tillåts öka med drygt 5 600 tkr under 2019 och 2020, men också att redan genomförda åtgärder erhåller finansiering. Det bör dock beaktas att kommunens ekonomi är ansträngd i nuläget. Kommunens ekonomiska prognoser gör gällande att kommunen kommer att erhålla ett underskott innevarande år. Det är i detta utsatta läge egentligen inte förenligt med god ekonomisk hushållning att ytterligare öka kommunens kostnader. Förslaget bedöms av kommunledningsförvaltningen dock ge minst oönskade effekter jämfört med de alternativ som har övervägts. Kommunledningsförvaltningen anser vidare att det kan behöva klarläggas hur en betydande del av kostnaden för om- och tillbyggnadsprojektet inte togs med i förstudien samt att förslag på vilka åtgärder som behöver vidtas för att detta inte ska inträffa igen tas fram. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ekonomi och styrning Fastighetsnämnden, 2019-04-24, 23 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 5 630 tkr i driftmedel 2019 för etablering och avetablering av mottagningskök i Gullbrandstorpsskolans paviljonger samt hyra för denna del, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. Yrkanden Ordföranden (KD) yrkar att kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppmana fastighetsnämnden att inkomma med en redovisning av orsaker till fördyring av projektet Gullbrandstorpsskolans om- och tillbyggnation samt förklaringar till varför inte alla kostnader för projektet upptagits i genomförd förstudie.
ledningsutskott 2019-08-20 7(35) Beslutsgång Ordföranden (KD) prövar förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande. Protokollsanteckning Kristina Johansson (S) för följande till protokollet: Det är anmärkningsvärt att ansökan om tilläggsanslag kommer, inte långt efter att kommunfullmäktige fastställt kommande års planeringsdirektiv med budget. Det här är bara ett av många symptom på problematiken att kommunen ligger i kölvattnet istället för att agera tidigt och satsa framåt. För att undvika att liknande upprepas måste hemläxan vara att förbättra styrningen, samordningen samt att se över upphandlingarna.
ledningsutskott 2019-08-20 8(35) KPLU 100 Dnr KS 2018/00767 Begäran om tilläggsanslag för renovering av Linehedsskolan Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 10 mnkr i investeringsmedel 2019 för om- och tillbyggnad av Linehedsskolan, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppmana fastighetsnämnden att inkomma med en redovisning av orsaker till fördyring av projektet Linehedsskolans om- och tillbyggnation samt förklaringar till varför inte alla kostnader för projektet upptagits i genomförd förstudie. Ärendet Enligt beslut från barn- och ungdomsnämnden gjorde fastighetskontoret 2016 en förstudie över om- och tillbyggnad av Linehedsskolan. Inriktningen avvek mot det projekt som budgeterats i planeringsdirektiv med budget 2017-2019 och kostnaden beräknades till 73,8 mnkr vilket var klart mer än vad som avsatts. Under 2017 omdisponerades emellertid medel för om- och tillbyggnaden samt ytterligare medel för att bygga om befintligt mottagningskök till ett tillagningskök och medel för en utbyggnad av befintlig gymnastiksal, totalt 80,3 mnkr. Efter att byggprojektet har startat har det drabbats av problem, däribland har rester av det gamla eternittaket upptäckts och i samband med att man öppnat upp befintlig konstruktion har det regnat in på betongplattan som blivit skadad. För att åtgärda brister har kostnadsdrivande åtgärder behövt vidtas. I samband med arbeten med den gamla gymnastiksalen så konstaterades därtill omfattande skador som inte har bedömts som rimliga att renovera eller reparera. Mot denna bakgrund begärde fastighetsnämnden i december 2018 ytterligare 25 mnkr för att kunna åtgärda de uppkomna problemen och skadorna. Kommunfullmäktige beslutade i mars 2019 att bevilja 20 mnkr i tilläggsanslag. Nu har det dock uppdagats att skadorna på fastigheten är än mer omfattande än vad tidigare undersökningar gjort gällande. Då kostnadsuppgifter nu inkommit från entreprenören konstateras att beviljat tilläggsanslag på 20 mnkr inte kommer att räcka. Fastighetsnämnden begär därför ytterligare ett tilläggsanslag för projektet uppgående till 10 mnkr.
ledningsutskott 2019-08-20 9(35) Kommunledningsförvaltningen står kvar vid bedömningen som gällde vid fastighetsnämndens förra begäran om tilläggsanslag för Linehedsskolan, innebärande att de bakomliggande orsakerna till medelsbehovet kan klassificeras som helt oförutsedda och att de faller inom ramen för kommunens policy för tilläggsanslag. Fastighetsnämndens förra begäran baserades på uppskattningar från fastighetskontoret. Det har nu konstaterats än mer omfattande skador på byggnaden och mer exakta kostnadsuppgifter har denna gång inhämtats från entreprenören vilka visar på ytterligare 10 mnkr i ökade kostnader jämfört med fastighetskontorets tidigare uppskattning. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att fastighetsnämndens begäran om ytterligare 10 mnkr för om- och tillbyggnation av Linhedsskolan beviljas. De totala medlen för projektet uppgår därmed till 110,3 mnkr vilket bedöms vara en hög kostnad för att tillskapa cirka 150 elevplatser. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ekonomi och styrning Fastighetsnämnden, 2019-08-02, 47 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 10 mnkr i investeringsmedel 2019 för om- och tillbyggnad av Linehedsskolan, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. Yrkanden Ordföranden (KD) yrkar att kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppmana fastighetsnämnden att inkomma med en redovisning av orsaker till fördyring av projektet Linehedsskolans om- och tillbyggnation samt förklaringar till varför inte alla kostnader för projektet upptagits i genomförd förstudie. Beslutsgång Ordföranden (KD) prövar förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande.
ledningsutskott 2019-08-20 10(35) Protokollsanteckning Kristina Johansson (S) för följande till protokollet: Det är anmärkningsvärt att ansökan om tilläggsanslag kommer, inte långt efter att kommunfullmäktige fastställt kommande års planeringsdirektiv med budget. Det här är bara ett av många symptom på problematiken att kommunen ligger i kölvattnet istället för att agera tidigt och satsa framåt. För att undvika att liknande upprepas måste hemläxan vara att förbättra styrningen, samordningen samt att se över upphandlingarna.
ledningsutskott 2019-08-20 11(35) KPLU 101 Dnr KS 2019/00398 Begäran om tilläggsanslag för Klaraskolan och Slottsjordsskolan Söder Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 26 mnkr i investeringsmedel 2019 för merarbeten avseende markarbeten vid etablering av de tillfälliga skolorna Slottsjordsskolan Söder och Klaraskolan, och att finansiering sker via kommunens eget kapital. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att kommunledningsförvaltningens samhällsbyggnadskontor och avdelning för ekonomi och styrning tillsammans med fastighetskontoret redovisar genomfört och pågående arbete inom ramen för kommunens lokalförsörjningsstrategi avseende åtgärder för att undvika situationer med fördyringar som i fallen med exempelvis Gullbrandstorpsskolans och Linehedsskolans om- och tillbyggnationer respektive Klaraskolans och Slottsjordsskolan Söders tillfälliga etableringar. Ärendet Fastighetsnämnden har inkommit med en begäran om tilläggsanslag på 31 mnkr för merkostnader som uppstått i samband med markarbeten för etablering av de tillfälliga skolorna Slottsjordsskolan Söder och Klaraskolan. Då tiden i projektet varit väldigt pressad så hann inte erforderliga förstudier eller ordentliga kalkyler utföras i tillräckligt tidigt skede. Anslagna medel baserades istället på en grov uppskattning från tidigare paviljongetableringar i kommunen. Projektet har på grund av tidspressen och avsaknad av förstudier kantats av svårigheter. Bland annat har marken visat sig vara mer förorenad än förväntat, omfattande bulleråtgärder har måst byggas, fotbollsplan har behövt ersättas och upphandling och avtal med uthyraren av de tillfälliga lokalerna har fått kritik. Fastighetsnämnden har nu i princip slutfört projektet till en utgift om 63 mnkr. Anordnandet av en ersättningsfotbollsplan uppgår till ytterligare 5 mnkr. Sammanlagt har 68 mnkr således förbrukats inom ramen för projektet, vilket ska ställas mot anslagna 42 mnkr.
ledningsutskott 2019-08-20 12(35) Kommunledningsförvaltningen kan konstatera att projektet inte har genomförts på ett sätt som helt följer de policyer, riktlinjer eller anvisningar som finns i kommunen. Det har noterats att det varit ett mycket stort tryck på samhällsbyggnadskontoret och fastighetskontoret att se till att de tillfälliga lokalerna har kunnat etableras i tid. Detta tryck har gjort att sedvanliga rutiner eller kontroller inte tycks ha följts och genomförts och att det rått oklarhet kring de ekonomiska förutsättningarna. Denna oklarhet kan förklara varför fastighetsnämnden bortsett från 5 mnkr i anslagna medel. Fastighetsnämndens behov av tilläggsanslag kan således reduceras med 5 mnkr till 26 mnkr. Utifrån de förutsättningar som rått i projektet är det svårt att hävda att merkostnaderna beror på helt oförutsedda händelser, vilket är ett krav för att kunna motivera ett tilläggsanslag. Kommunledningsförvaltningen gör dock bedömningen att konsekvenserna av att avvisa fastighetsnämndens begäran om tilläggsanslag kan bli allvarliga. Om fastighetsnämnden tvingas hantera projektets budgetunderskott på 26 mnkr finns inga andra möjligheter än att reducera utgifterna för andra byggprojekt med motsvarande belopp. Då beloppet är betydande kan det innebära att vissa planerade byggprojekt helt måste ändra omfattning och inriktning eller inte genomföras alls, vilket kan få svåra återverkningar på de nämnder som har behov av, och planerat för, nya eller ombyggda verksamhetslokaler. Mot bakgrund av denna risk, samt att projektet har tvingats genomföras under stor tidspress och svåra omständigheter, föreslår kommunledningsförvaltningen att fastighetsnämnden beviljas ett tilläggsanslag på 26 mnkr. Kommunledningsförvaltningen uppmärksammar avslutningsvis att ett antal åtgärder har vidtagits för att undvika att kommuner hamnar i en liknande situation igen. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ekonomi och styrning i samråd med samhällsbyggnadskontoret Fastighetsnämnden, 2019-05-29, 37 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att bevilja fastighetsnämnden, anslagsområde 209 Förvaltningsfastigheter, ett tilläggsanslag på 26 mnkr i investeringsmedel 2019 för merarbeten avseende markarbeten vid etablering av de tillfälliga skolorna Slottsjordsskolan Söder och Klaraskolan, och att finansiering sker via kommunens eget kapital.
ledningsutskott 2019-08-20 13(35) Yrkanden Ordföranden (KD) yrkar att kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att kommunledningsförvaltningens samhällsbyggnadskontor och avdelning för ekonomi och styrning tillsammans med fastighetskontoret redovisar genomfört och pågående arbete inom ramen för kommunens lokalförsörjningsstrategi avseende åtgärder för att undvika situationer med fördyringar som i fallen med exempelvis Gullbrandstorpsskolans och Linehedsskolans om- och tillbyggnationer respektive Klaraskolans och Slottsjordsskolan Söders tillfälliga etableringar. Beslutsgång Ordföranden (KD) prövar förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag och sitt tilläggsyrkande. Protokollsanteckning Kristina Johansson (S) för följande till protokollet: Det är anmärkningsvärt att ansökan om tilläggsanslag kommer, inte långt efter att kommunfullmäktige fastställt kommande års planeringsdirektiv med budget. Det här är bara ett av många symptom på problematiken att kommunen ligger i kölvattnet istället för att agera tidigt och satsa framåt. För att undvika att liknande upprepas måste hemläxan vara att förbättra styrningen, samordningen samt att se över upphandlingarna.
ledningsutskott 2019-08-20 14(35) KPLU 102 Dnr KS 2019/00088 Strategi för lokal livsmedelsförsörjning Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att livsmedelsförsörjningsfrågorna ska beaktas i pågående arbeten med Risk- och sårbarhetsanalys, Översiktsplan, Riktlinjer för upphandling samt Kommunfullmäktiges plan för tillväxt och attraktivitet. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att det därmed inte ska utarbetas en separat strategi för lokal livsmedelsförsörjning. Ärendet Kommunfullmäktige beslutade i Planeringsdirektiv med budget 2019-2023 att ge kommunstyrelsen i uppdrag att ta fram en strategi för att värna den lokala livsmedelsförsörjningen. Arbetet skulle utgå från ett näringslivs-, ett livsmedelsförsörjnings- samt ett mark- och exploateringsperspektiv. Utredningen har visat att de aktuella frågorna styrs eller kan styras av andra dokument antagna av kommunfullmäktige. Näringslivsperspektivet kan hanteras inom ramen för Riktlinjer för upphandling (revidering pågår) samt Kommunfullmäktiges plan för attraktivitet och hållbar tillväxt (förslag till direktiv ska behandlas av kommunstyrelsen 2019-09-03). Livsmedelsförsörjningsfrågorna kan hanteras inom ramen för Risk- och sårbarhetsanalysen (arbetet pågår). Mark- och exploateringsfrågorna ska hanteras inom ramen för Översiktsplanen (revidering pågår). Frågorna har sin naturliga hemvist inom ramen för dess styrdokument. Därför bedöms det varken som nödvändigt eller bra att anta ett separat styrdokument för livsmedelsförsörjning. Ärendets beredning Utredningen har genomförts av kommunledningsförvaltningens stab i samverkan med säkerhets- och trygghetsfunktionen, upphandlingsfunktionen, kvalitetsfunktionen, tillväxtavdelningen samt servicekontoret. Under utredningstiden har kommunstyrelsen fått fyra dragningar om de tre perspektiven.
ledningsutskott 2019-08-20 15(35) Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att livsmedelsförsörjningsfrågorna ska beaktas i pågående arbeten med Risk- och sårbarhetsanalys, Översiktsplan, Riktlinjer för upphandling samt Kommunfullmäktiges plan för tillväxt och attraktivitet. 2. Kommunfullmäktige beslutar att det därmed inte ska utarbetas en separat strategi för lokal livsmedelsförsörjning. Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 16(35) KPLU 103 Dnr KS 2018/00778 Gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att godkänna Sveriges kommuner och landstings (SKL) rekommendationer i sin helhet om gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter, med förbehållet att kostnaderna inte överstiger 250 000 kronor för s räkning. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att kostnaden fördelas och faktureras hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Ärendet Arbetet med en kunskapsbaserad socialtjänst har till stora delar finansierats inom ramen för överenskommelser mellan staten och SKL. Finansieringen har hittills varit av kortsiktig karaktär. Medlen som förut var riktade statsbidrag är nu, efter önskemål från kommunerna, generella statsbidrag. Efter 2016 är de omfattande överenskommelserna med staten, för utveckling inom socialtjänstens område, avslutade. SKL vill du därför att kostnaden fördelas per kommun utifrån beräkningsmodellen för SKL:s medlemsavgift. Medlemsavgiften baseras på befolkningen i respektive kommun. De fyra största kommunerna får en rabatt på 10 procent. Om en stor majoritet av kommunerna väljer att anta rekommendationerna kommer kostnaden för motsvara mellan 195 000 till 200 000 kronor. Eventuella kostnader fördelas på hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, som kommit överens om att det är en rimlig kostnad i relation till nyttan. Ärendets beredning Ärendet är avstämt med styrgruppen för vård och omsorg, där förvaltningschef från hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen medverkar. Ärendet har handlagts på kvalitetsenheten, avdelningen för ekonomi och styrning.
ledningsutskott 2019-08-20 17(35) Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att godkänna Sveriges kommuner och landstings (SKL) rekommendationer i sin helhet om gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter, med förbehållet att kostnaderna inte överstiger 250 000 kronor för s räkning. 2. Kommunstyrelsen beslutar att kostnaden fördelas och faktureras hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen och utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen. Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 18(35) KPLU 104 Dnr KS 2019/00322 Förslag till framtagande av en digitaliseringsplan Beslut ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att ta fram en digitaliseringsplan och snarast återkomma med ett förslag för att planen ska kunna gälla för åren 2020-2023. Ärendet har behov av att ta fram en digitaliseringsplan för kommunkoncernen som förtydligar ambitioner och strategier och som är vägledande för kommunkoncernens verksamheter inom området; digitalisering och IT (benämningen för styrdokumentet kan komma att ändras efter att kommunfullmäktige fattat beslut om den nya styrmodellen). Behovet framgår även i PwC:s senaste rapport Digitalisering,, juni 2019. Digitaliseringsplanen föreslås gälla under åren 2020-2023. Planen utgår primärt från regeringens digitala strategi där visionen är ett hållbart digitaliserat Sverige samt SKL:s strategi Utveckling i en digital tid. Strategin ska bidra till konkurrenskraft, full sysselsättning samt social, ekonomisk och miljömässig hållbar utveckling med stöd av digitaliseringens möjligheter. Planen kommer även att utgå från övriga nationella och regionala styrande dokument samt s strategiska plan 2019-2023 och planeringsdirektiv med budget 2020-2024. Digitaliseringsplanen är ett övergripande styrande dokument som inkluderar olika delområden till exempel bredband. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ledningsstöd, enheten för digitalisering Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att ta fram en digitaliseringsplan som ska gälla för åren 2020-2023.
ledningsutskott 2019-08-20 19(35) Yrkanden Kristina Johansson (S) yrkar på att beslutspunkten förtydligas och istället får följande lydelse: ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att uppdra åt kommunledningsförvaltningen att ta fram en digitaliseringsplan och snarast återkomma med ett förslag för att planen ska kunna gälla för åren 2020-2023. Beslutsgång Ordföranden (KD) prövar Kristina Johanssons (S) yrkande och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt Kristina Johanssons (S) yrkande.
ledningsutskott 2019-08-20 21(35) KPLU 106 Dnr KS 2019/00032 Sammanträdesdagar för kommunfullmäktige 2020 Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att fastställa följande sammanträdesdagar för 2020: 13/2, 26/3, 23/4, 28/5, 15/6 (heldag), 16/6, 24/9, 29/10, 19/11, samt 17/12. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att heldagssammanträden börjar klockan 08:30. Ärendet Kommunfullmäktige beslutar inför varje nytt verksamhetsår om dag och tid för sina sammanträden. Fullmäktige håller ordinarie sammanträde varje månad utom i januari, juli och augusti. Kommunfullmäktige har tidigare år i regel sammanträtt under den sista veckan av respektive månad. Från och med 2019 följer kommunfullmäktiges sammanträdesdagar istället den treveckorscykel som är ny för kommunstyrelsen och dess utskott i och med mandatperioden 2018-2022. Kommunfullmäktige beslutade 2018-06-12, 63 att fullmäktiges sammanträden framöver förläggs till torsdagar klockan 14:00. Fullmäktige har nu att fastställa datum för sina sammanträden. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ledningsstöd Samråd har skett med kommunfullmäktiges presidium, kommunstyrelsens ordförande, utskottsordföranden, samt berörda avdelningschefer. Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige beslutar att fastställa följande sammanträdesdagar för 2020: 13/2, 26/3, 23/4, 28/5, 15/6 (heldag), 16/6, 24/9, 29/10, 19/11, samt 17/12. 2. Kommunfullmäktige beslutar att heldagssammanträden börjar klockan 08:30.
ledningsutskott 2019-08-20 22(35) Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 23(35) KPLU 107 Dnr KS 2019/00028 Sammanträdesdagar för kommunstyrelsen och dess utskott 2020 Beslut ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att anta förslag till sammanträdesdagar enligt sammanställningen i Sammanträdesplanering för 2020. Ärendet Enligt Nämndernas arbetsformer ska kommunstyrelsen inför varje nytt verksamhetsår besluta om dag och tid för sammanträden för sig, sina utskott, verksamhetsberedningen och Halmstads Rådhus AB. Likt innevarande år bygger förslaget för 2020 på en treveckorscykel, med tre veckor mellan sammanträdena för såväl kommunstyrelsen som utskotten. Treveckorscykeln infördes i och med mandatperioden 2018-2022 och bedömningen är att flödet av ärenden till utskott, kommunstyrelse och kommunfullmäktige fungerar bra. Några justeringar jämfört med 2019 föreslås dock gällande mötenas längd. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningens avdelning för ledningsstöd har berett ärendet Kommunstyrelsens presidium, utskotts- och styrelsesekreterare samt berörda avdelningschefer har också lämnat input under processen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta förslag till sammanträdesdagar enligt sammanställningen i Sammanträdesplanering för 2020. Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 24(35) KPLU 108 Dnr KS 2019/00319 Avgift för ansökan om fristående förskola och fritidshem enligt skollagen Beslut ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att fastställa taxan för tillstånd att bedriva fristående förskola och fritidshem till 25 000 kr vid ansökan om nyetablering eller ändrat huvudmannaskap och till 15 000 kr vid väsentliga förändringar i befintligt tillstånd. Ärendet På grund av ändringar i Skollagen som trädde i kraft 1 januari 2019 har barn- och ungdomsnämnden inkommit med förslag till kommunfullmäktige att ändra taxa för tillstånd att bedriva fristående förskola och fritidshem. Lagändringen innebar krav på tydligare ägar- och ledningsprövning av ansökningar och tillsyn av fristående förskola och fritidshem. Skollagen ger kommunen rätt att ta ut en avgift för ansökan om att få bedriva förskola och fritidshem. Eftersom handläggningen är omfattande föreslår barnoch ungdomsnämnden att sådan avgift ska tas ut. Barn- och ungdomsnämnden har uppskattat kostnaden till 25 000 kr vid nyetablering samt 15 000 kr vid ändring av tillstånd för befintlig verksamhet. Kommunledningsförvaltningen har ingenting att erinra mot barn- och ungdomsnämndens förslag till ändring av taxan och föreslår att kommunfullmäktige ändrar taxan enligt barn- och ungdomsnämndens förslag. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ledningsstöd i samråd med avdelningen för ekonomi och styrning Barn- och ungdomsnämnden, 2019-04-24, 46 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att fastställa taxan för tillstånd att bedriva fristående förskola och fritidshem till 25 000 kr vid ansökan om nyetablering eller ändrat huvudmannaskap och till 15 000 kr vid väsentliga förändringar i befintligt tillstånd.
ledningsutskott 2019-08-20 25(35) Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 26(35) KPLU 109 Dnr KS 2019/00155 Yttrande över granskning av politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att anta yttrande över granskning av politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag enligt underlag 1. 2. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunstyrelsen att översända yttrandet till kommunrevisionen. Ärendet PwC har på uppdrag av kommunens revisorer granskat politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag. Syftet med uppdraget är att bedöma om de förtroendevalda i kommunstyrelsen, barn- och ungdomsnämnden och fastighetsnämnden har förutsättningar att kunna bedriva ett ändamålsenligt politiskt arbete och med en tillräcklig intern kontroll. Uppdraget ingår om en del av revisionsplanen för år 2018. Granskningen visar på att de förtroendevalda i barn- och ungdomsnämnden, fastighetsnämnden och kommunstyrelsen till delar har förutsättningar för att kunna bedriva ett ändamålsenligt politiskt arbete med en tillräcklig intern kontroll. Detta grundas på att merparten av de som intervjuats anser att de har relativt goda förutsättningar för att bedriva sitt politiska arbete med en tillräcklig intern kontroll. Rolloch ansvarsfördelningen upplevs i huvudsak som tydlig, men samtidigt finns ett behov av att diskutera detta mellan politik och förvaltning. I granskningen bedöms kontrollmålen: Ansvarsfördelningen mellan för-troendevalda och tjänstemän är tydligt definierad är uppfyllt, Beslutsunderlag som förtroendevalda får inför beslutsprocessen håller en hög kvalitet, samt Förekomsten av ärenden som läggs till på sittande sammanträde är få är uppfyllda. Delvis uppfyllt bedöms kontrollmålen: Rollfördelningen mellan förtroendevalda och tjänstemän är tydligt definierad (vad och hur frågor), Förtroendevalda ges möjlighet att sätta sig in i ärenden som ska behandlas, Kallelser och underliggande material inför sammanträde skickas ut tid för att förtroendevalda ska ges rimlig tid att sätta sig in i ärendena, Beslutsunderlagen är av rimlig omfattning, samt De förtroendevalda har fått utbildning under mandatperioden för att kunna fullgöra sitt uppdrag vara delvis uppfyllda.
ledningsutskott 2019-08-20 27(35) Revisorerna önskar ta del av de åtgärder kommunstyrelsen avser vidta med anledning av granskningsresultatet. I bilagt förslag till yttrande (underlag 1) kommenterar kommunstyrelsen granskningen utifrån både perspektivet styrelsens egen verksamhet och granskningens totala bedömning. Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen antar yttrandet enligt underlag 1, s yttrande över granskning av politikers möjlighet att genomföra sitt uppdrag, samt översänder detta till kommunrevisionen. Ärendets beredning Ärendet har handlagts av kanslienheten, avdelningen för ledningsstöd. Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att anta yttrande över granskning av politikers förutsättningar att genomföra sitt uppdrag enligt underlag 1. 2. Kommunstyrelsen beslutar att översända yttrandet till kommunrevisionen. Beslutsgång ledningsutskott beslutar enligt förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 28(35) KPLU 110 Dnr KS 2019/00425 Begäran om tilläggsanslag beträffande säkerhet på lekplatser Beslut 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bevilja teknik- och fritidsnämndens ansökan om tilläggsanslag för att kunna åtgärda bristerna. 2. ledningsutskott beslutar att teknik- och fritidsförvaltningen återkommer till personal- och ledningsutskottet med en redovisning som ger en samlad bild av förvaltningens kostnader, med syfte att förebygga att liknande situationer uppstår i framtiden. Ärendet Teknik- och fritidsnämnden har inkommit med en begäran om tilläggsanslag på 7,4 mnkr avseende säkerhet på allmänna lekplatser för att kunna åtgärda uppmärksammade brister där certifierad lekplatsbesiktningsman bedömt att det finns Mindre risk för mindre skada alternativt stor risk för liten skada (Åtgärder bör vidtagas snarast) (så kallade B-fel). Vissa brister har åtgärdats men enligt nämnden kvarstår 335 fel, varav 229 avser bristfälligt stötdämpande underlag vilka hänger ihop med fallskyddssand av bristfällig kvalitet och eftersatt underhåll. Teknik- och fritidsförvaltningen har till nämnden gett olika förslag på hantering där förvaltningen förordar att samtliga fel avhjälps och att all felaktig fallskyddssand utbytes till en kostnad om 6,7 mnkr. Förvaltningen gör bedömningen att risken för skador är stor vid kommunens allmänna lekplatser och att förvaltningen/nämnden inte uppfyller sin lagenliga plikt som ansvarig för dessa lekplatser. Förvaltningen framför vidare att förvaltningen/nämnden riskerar skadeståndsplikt vid skada och att förtroendet för förvaltningens/nämndens förmåga att tillhandahålla säker lek minskar. Förvaltningen gör dessutom bedömningen att om förvaltningen belastas med kostnader för aktuella åtgärder så får det allvarliga konsekvenser för övrig verksamhet, så att andra uppgifter utförs färre gånger, med sämre kvalitet eller inte alls. Kommunledningsförvaltningen gör i sin tur bedömningen att ärendet inte kan vara föremål för ett tilläggsanslag av kommunfullmäktige då det inte uppfyller kriterierna för
ledningsutskott 2019-08-20 29(35) tilläggsanslag i. Orsaken till behov av medel beror bland annat på eftersatt underhåll och områdets utmaningar har varit kända tidigare. Kommunledningsförvaltningen anser vidare att ärenden av denna karaktär bör behandlas och prioriteras av nämnden inom befintlig ekonomisk ram, men det skulle även kunna vara föremål för politisk prioritering i samband med att de årliga planeringsdirektiven med budget bereds. Kommunens ekonomi är i nuläget ansträngd och de senaste ekonomiska prognoserna gör gällande att kommunen kommer att erhålla underskott. Det är i detta utsatta läge dels inte förenligt med god ekonomisk hushållning att ytterligare öka kommunens kostnader, dels ännu mer viktigt att kommunen prioriterar bland sina kostnader. Kommunledningsförvaltningen föreslår därför att teknik- och fritidsnämndens begäran om tilläggsanslag för att åtgärda B-fel vid allmänna lekplatser i avslås, och att teknik- och fritidsnämnden omprioriterar bland sina medel för att avhjälpa de fel som bedöms som allvarliga, samt att teknik- och fritidsnämnden tillsammans med kulturnämnden inom ramen för uppdraget att Stimulera ett samägt Halmstad inkluderar möjligheterna till finansiering av underhåll och skötsel av allmänna lekplatser i. Kommunledningsförvaltningen stödjer dessutom förvaltningens ambition om att ta fram en långsiktig upprustnings- och avvecklingsplan för kommunens allmänna lekplatser. Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen, avdelningen för ekonomi och styrning Teknik- och fritidsnämnden, 2019-06-24, 75 Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att avslå teknik- och fritidsnämndens begäran om tilläggsanslag på 7,4 mnkr för att åtgärda B-fel vid allmänna lekplatser i Halmstads kommun. Yrkanden Micael Nilsson (S) yrkar att kommunstyrelsens personal- och ledningsutskott beslutar följande: 1. ledningsutskott beslutar att föreslå kommunfullmäktige att bevilja teknik- och fritidsnämndens ansökan om tilläggsanslag för att kunna åtgärda bristerna. 2. ledningsutskott beslutar att teknik- och fritidsförvaltningen återkommer till personal- och ledningsutskottet med en redovisning som
ledningsutskott 2019-08-20 30(35) ger en samlad bild av förvaltningens kostnader, med syfte att förebygga att liknande situationer uppstår i framtiden. Ordföranden (KD) yrkar avslag på Micael Nilssons (S) yrkanden. Beslutsgång Ordföranden (KD) ställer förvaltningens förslag till beslut mot Micael Nilssons (S) yrkanden och finner att personal- och ledningsutskottet beslutar enligt förvaltningens förslag. Omröstning begärs. ledningsutskott godkänner följande beslutsgång: Ja-röst för förvaltningens förslag Nej-röst för Micael Nilssons (S) yrkanden Följande ledamöter röstar ja: Ann-Charlott Mankell (M), Yngve Kihlberg (C) och ordföranden (KD) Följande ledamöter röstar nej: Kristina Johansson (S), Micael Nilsson (S), Fabio Ishaq (SD) och Gun-Britt Löfdahl (S) Med 3 röster för ja och 4 röster för nej beslutar personal- och ledningsutskottet enligt Micael Nilssons (S) yrkanden. ledningsutskott beslutar enligt Micael Nilssons (S) yrkanden. Reservation Ordföranden (KD), Ann-Charlott Mankell (M) och Yngve Kihlberg (C) reserverar sig mot beslutet till förmån för förvaltningens förslag.
ledningsutskott 2019-08-20 31(35) KPLU 111 Dnr KS 2019/00438 Information om översyn av styrdokument Beslut ledningsutskott har tagit emot informationen. Ärendet Styrdokumenten för kommunstyrelsen ska ses över under hösten 2019. Det finns ett behov av att se över styrdokumenten av flera olika anledningar. - Det senaste valets utfall överensstämmer inte med beskrivningar i styrdokumenten. - Det finns sedan hösten 2018 en ny politisk organisation med bl.a. tre nya utskott som behöver ha legitima styrdokument. - En ny version av kommunallagen har trätt ikraft 2018. - Det finns behov av att se över hur de olika dokumenten samverkar med varandra. - Det finns behov av att se över det kommunikativa perspektivet i styrdokumenten i förhållande till språklagens krav. - Dokumentet Kommunstyrelsen arbetsformer och organisering har oklar status i förhållande till lagreglerade dokument såsom reglemente-arbetsordning delegationsordning. - Det finns behov av översyn med anledning av kommunledningsförvaltningens utvecklingsresa för att förstärka ledning, samordning och uppföljning utifrån uppdraget från kommunstyrelsen. ledningsutskott informeras om planen för översynen, som ska leda till uppdaterade styrdokument som är politiskt fastställda innan årsskiftet 2019/2020.
ledningsutskott 2019-08-20 32(35) KPLU 112 Dnr KS 2019/00437 Diskussion om översyn av ägardirektiv för helägda bolag Beslut ledningsutskott har tagit emot informationen. Ärendet Ägardirektiven för kommunens helägda bolag ska ses över under hösten 2019 och beslutas av kommunfullmäktige i samband med planeringsdirektiv med budget, juni 2020. För att de ska vara juridiskt bindande beslutas ägardirektiven sedan på bolagsstämma och träder i kraft 1 januari 2021. Ägardirektiven uttrycker ägarens syfte och ambitioner med bolagets verksamhet. De ska vara långsiktiga och ange riktning och ramar för bolaget med utgångspunkt i det kommunala ändamålet, kommunens vision och värdegrund samt uppdraget enligt planeringsdirektiv med budget. Innehållet ska inte vara för detaljerat till sin karaktär och bolagskoncernens resultat ska vara fortsatt hållbart. Översynen kan även påverka innehållet i bolagspolicyn samt bolagsordningar. ledningsutskott informeras om planen för processen med årets översyn av ägardirektiven, vilken diskuteras vid mötet. Utgångspunkten är beslutade ägardirektiv 2020 med hänsyn till ny lagstiftning samt bifogade frågeställningar. Enligt bolagspolicy är Halmstads Rådhus AB beredande för dotterbolagens ägardirektiv och bolagsordning. Beredning behöver även ske inom de politiska partierna. Kommunledningsförvaltningen ansvarar för att sammanställa synpunkter från personaloch ledningsutskottet, Halmstads Rådhus AB och partierna samt parallellt föra dialog med bolagens ledning.
ledningsutskott 2019-08-20 33(35) KPLU 113 Dnr KS 2019/00026 Information från ordförande och ansvarig chef Beslut ledningsutskott har tagit emot informationen. Ärendet HR-direktör, Annika Vannerberg, informerar om Göteborgs universitets hälso- och livsstilsverktyg, för att förbättra hälsa och levnadsvanor.
ledningsutskott 2019-08-20 34(35) KPLU 114 Dnr KS 2019/00037 Övriga frågor Ärendet Inga övriga frågor tas upp.
ledningsutskott 2019-08-20 35(35) KPLU 115 Dnr KS 2019/00072 Studiebesök på hemvårdsförvaltningen Beslut ledningsutskott har tagit emot informationen. Ärendet Hemvårdsförvaltningen är en av kommunens största arbetsplatser med drygt 2 200 medarbetare. Förvaltningen ansvarar för äldre personers behov av vård, omsorg, boende och aktivitet samt all kommunal hemsjukvård oavsett ålder. ledningsutskott får under studiebesöket bland annat information om hemvårdsförvaltningens digitala resa och möjlighet att se en digitaliserad äldrelägenhet.