Så syns mottagningen på 1177 Vårdguiden En beskrivning av vad som hämtas från Elektroniska Katalogen (EK) och hur det visas på 1177 Vårdguiden 2015-11-30
Om manualen och er synlighet på 1177 Vårdguidens webbplats 1177.se Den här manualen är till för dig som driver en vårdmottagning och som vill visa upp den för invånarna, både regionalt och nationellt. Manualen är ett stöd till hur ni fyller i informationen i Elektroniska katalogen (EK) och hur och var informationen visas upp på 1177 Vårdguidens webbplats 1177.se. De mottagningsuppgifter som finns på 1177.se baseras på information från bland annat Elektroniska katalogen (EK). Här får ni hjälp med vilka uppgifter som ska fyllas i den Elektroniska katalogen (EK) för att på bästa sätt synas på 1177 Vårdguiden. För support och information om EK se sid. 22-23. I vilka kanaler syns ni? På 1177 Vårdguidens webbplats, 1177.se, i de kontaktkort som finns för länets alla vårdmottagningar. Kontaktkorten innehåller information till invånarna bland annat om er verksamhet, öppettider, telefonnummer och hur man tar sig till mottagningen. 1177 Vårdguiden på telefon använder sig av kontaktuppgifterna i EK för att hänvisa invånarna till rätt vård. Det är därför mycket viktigt att ni håller informationen i EK aktuell/uppdaterad. 2
Gör så här! För att förbättra den information om er mottagning som redan idag visas på 1177 Vårdguiden, följ tipsen i manualen. På så sätt ökar ni servicen och tillgängligheten för såväl nya som gamla patienter. Steg 1 Fundera på hur just er mottagning bäst presenteras. På sidorna 5-8 hittar du exempel på hur ett kontaktkort på 1177 Vårdguiden kan visas. Steg 2 Fyll i uppgifterna i EK, med manualen som stöd. På sidorna 10 och framåt finns bilder från EK som visar vilka fält som kan fyllas i. Steg 3 Skapa en fast rutin för att regelbundet kontrollera så att uppgifterna om din mottagning stämmer. 3
Språkliga rekommendationer Skriv enkel och rak svenska, undvik fackuttryck och förkortningar. Tänk på att du skriver för alla invånare i Stockholms län. Sträva efter en saklig men trevlig ton. Skriv inte långa texter och telefonnummer i beskrivningsfältet utan använd fälten för telefonnummer. Obligatoriska uppgifter Det finns obligatoriska uppgifter i EK för att en mottagnings kontaktkort överhuvudtaget ska visas på 1177.se. De är: Vårdtyp, Lokalitet, Besöksadress, Publikt egennamn, Telefonnummer, och Kartkoordinater. Använd fälten så långt som möjligt! Använd i övrigt de olika fälten för kontaktuppgifter och öppettider så långt det är möjligt. Vissa av fälten passar dock inte alla typer av mottagningar. Fyll bara i de fält som passar just er mottagning. 4
Exempel på kontaktkortets olika flikar På de följande bilderna ser du exempel på hur ett kontaktkort kan se ut och från vilka fält i EK uppgifterna hämtas. Observera att bilderna är ett montage och inte visar en riktig mottagning. 5
Exempel kontaktkort 1177 Vårdguiden Rubriken Skapas av Publikt egennamn. Se sidan 10 Kommun och län Läggs till automatiskt i EK. Öppettider Hämtas från Öppettider. Se sidan 14 Tid för drop-in besök Hämtas från Tid för drop-in besök utan tidsbokning Se sidan 14 Telefon Om det inte finns något telefonnummer inlagt utan bara växelnummer så visas det istället. Se sidan 12 Tips! Besöksadress Hämtas från gata Se sidan 11 E-tjänster Hämtas automatiskt när mottagningen är ansluten till Mina vårdkontakter. Kartan Hämtas från kartans koordinater Se sidan 11 Postadress och Färdväg Hämtas från Postadress och Färdväg. Se sidan 11 Övriga kontaktuppgifter Telefon: Om det finns fler a n ett telefonnummer sa visas de här. Växeltelefon, Texttelefon, Reception/expedition, Återbudstelefon, Tidsbokning/Rådgivning, Jourtid och Mottagningens webbplats (Hämtas från Internetsida). Se sidan 12 Telefontider: Se sidan 14 När du tittar på en mottagnings kontaktkort på 1177.se så kan du högerklicka och välj sedan alternativet "visa ka lla. Va lj att söka efter hsa.id så ser du vilket HSA-id som är källan för just det kontaktkort du tittar på. OBS! Bilden är ett montage 6
Exempel kontaktkort, flik Om oss Välkommen till Namn på mottagning Hämtas från enhetsnamnet. Se sidan 10 Vaccin Informationen om influensa- och HPVvaccination hämtas från systemet Vaccinera. Beskrivning Hämtas från beskrivning Se sidan 15 Driftsform Hämtas från Ägarform. Se sidan 16 Bild Bild på mottagningen hämtas från Fotot Se sidan 16 Prisinformation och Så väljer du mottagning Länkar till sidor om att lista sig och prishänvisning. Detta är redaktionella länkar som är samma inom hela landstinget och inget som EK-administratörer kan påverka. Miljö Om motttagningen är miljöcertifierad i SLL visas detta här. Det är ingenting som EK-administratörer kan påverka. Innehållsansvarig Mailfunktion för synpunkter på kontaktkortets innehåll (skickas till EK-administratör) OBS! Bilden är ett montage 7
Exempel kontaktkort övriga flikar Fakta och omdömen Fliken Fakta och omdömen visar information från källorna: Väntetider för specialiserad vård (källa: Utbudstjänst SLL) Patientenkäter (källa: GUPS) Priser (enbart tandläkarmottagnignar) Fliken Priser skapas och visas na r priser läggs in för tandläkarmottagningar i systemet Admin Tandvård. Gra starr Barnava rdcentral Barnmorskemottagning Tandreglering Höftledsoperationer Kna ledsoperationer Ögon Gra starrsoperationer Antal Familjerum för förlossning Övriga kvalitetsmått (källa: GUPS) *GUPS = Gemensam uppföljningsplattform Stockholms läns landsting Personal Fliken Personal skapas na r rutan Synlig för Internet markeras pa personalen. De fält som kan visas är: Efternamn Mellannamn Tilltalsnamn Titel Telefontid Telefon Se sidan 17-20. OBS! Bilden är ett montage 8
Administratörsgränssnittet i EK På de följande sidorna ser du hur administratörsgränssnittet i EK ser ut och vilka fält i EK som motsvarar fält på kontaktkortet på 1177 Vårdguidens webbplats. 9
Enhet Under menyvalet Enhet hanteras/hämtas uppgifter om mottagningens namn. Synlig för Markera rutan Internet/ Allmänheten, annars syns inte mottagningen på 1177 Vårdguiden. Enhet Fra n enhet ha mtas rubriken till texten Va lkommen till som visas under fliken Om oss Se sidan 7 OBS! De obligatoriska uppgifterna måste vara ifyllda för att du ska kunna markera Synlig för Internet/Allmänheten. Obligatoriska uppgifterna: vårdtyp lokalitet besöksadress publikt egennamn telefonnummer kartkoordinater Egennamn Det som står i fältet Publikt namn för allma nheten (Egennamn) är mottagningens rubrik som visas överst på kontaktkortet på 1177 Vårdguiden Se sidan 6 Webb-länkar Om enheten är markerad på rätt sätt för att synas på 1177 Vårdguiden visas en klickbar länk till kontaktkortet här. OBS! Under rubriken Va lkommen till pa mottagningens kontaktkort visas enhetsnamnet, inte egennamnet. I detta exempel skulle rubriken på kontaktkortet bli Barnavårdcentralen och under Om oss blir texten Välkommen till Vårdcentralen Frisk. Detta kan vara förvirrande för besökaren så tänk på namnsättningen. 10
Enhet - Adress Under menyvalet Adress hanteras mottagningens adressuppgifter, färdväg och kartposition. Gata Besöksadressen till mottagningen visas ovanför kartan Postort Mottagningens postort visas under kartan. Postadress Mottagningens postadress visas under kartan. Karta Från kartan hämtas kart-positionen för mottagningen. Lokalitet Den kommun eller stadsdel där mottagningen ligger. Visas under kontaktkortets rubrik. Färdväg Hur man tar sig till mottagningen. Visas under kartan. Skriv in exempelvis närmaste hållplatser. OBS! Kartpositioner måste fyllas i annars visas inte mottagningen på 1177 Vårdguiden. 11
Enhet - Kontakt Under menyvalet Kontakt fyller du i mottagningens olika telefonnummer. Här anger du också adressen till er webbplats. Telefon Fyll i mottagningens publika nummer. Det går bra att skriva in fler telefonnummer. De övriga numren kommer att visas under övriga kontaktuppgifter. Internetsida Skriv adressen till mottagningens webbplats. Börja med www. Visas som en länk under Mottagningens webbplats. Övriga telefonnummer Telefonnummer för växeltelefon, tidsbokning reception/ expedition, journummer, texttelefon och återbud visas under övriga kontaktuppgifter. OBS! Tjänstetelefon visas inte på 1177 Vårdguiden, även om det är ifyllt. 12
Enhet - Vårdtyp Under menyvalet Vårdtyp hanteras/hämtas information om vårdtyper (vilken typ av vård er mottagning bedriver). Vårdtyp Ange vilken typ av vård verksamheten bedriver. OBS! Du måste ange minst en vårdtyp för att mottagningen ska visas på 1177 Vårdguiden. Det går bra att ange flera förutsatt att den typen av vård ingår i mottagningens avtal. Vårdtyperna är även underlag för sökfunktionen på 1177 Vårdguidens webbplats. Det kan skilja sig mellan olika förvaltningar/bolag inom SLL vilka administratörer som får göra ändring/tillägg av vårdtyper. Kontrollera alltid Era egna rutiner med Era katalogansvariga. 13
Enhet - Tider Under menyvalet Tider hanteras/hämtas information om tid för Drop-in, Öppettider och Telefontider. Tid för drop-in-besök Den tid då patienter tas emot utan tidsbokning. Det går bra att ha olika tider för olika dagar. Öppettider Den tid då personal finns på plats, då receptionen är bemannad eller då dörren a r öppen. Telefontid Den tid då någon svarar i telefonen på det telefonnummer som angivits under menyvalet Enhet- Telefon. Det går bra att ha olika tider för olika dagar. Det går bra att ha olika tider för olika dagar. Besökstid för anhöriga För närvarande visas inte besökstid för anhöriga för EK:s mottagningar på 1177 Vårdguiden. Detta kan komma att ändras framöver, fyll gärna i det om det passar ändå. OBS! Det är viktigt att öppettider är ifyllt och att tiderna stämmer. Vid en kombinationssökning på 1177 Va rdguiden pa exempelvis va rdcentral och öppet nu sa kommer mottagningen inte med i sökresultatet om öppettider saknas. Om en mottagning har öppet dygnet runt anger man mån-sön 00-24 och det kommer då att visas på 1177 Vårdguiden som mån-sön dygnet runt. 14
Enhet - Beskrivning Under menyvalet Beskrivning hanteras/hämtas beskrivningen om er mottagning. Synlig för Endast beskrivnings-fält som är markerade med synlig för Internet/ Allma nheten a r de som visas på 1177 Vårdguiden. Beskrivningsfältet Här finns möjlighet att beskriva din mottagning. Tänk på att försöka hålla texten kort. Ange: vad ni erbjuder hur man bokar tid var man vänder sig när mottagningen är stängd. Texten visas under rubriken Om oss Se sidan 7. OBS! Använd i första hand de färdiga fälten för telefonnummer, öppettider, adress, färdväg etc. som finns. Endast när inga fält passar ska uppgifterna läggas in i beskrivningsfältet. Tänk på att inte heller skriva in personal i detta fält. Se mer om personal, sidan 17 och framåt. 15
Enhet - Info Under menyvalet Info hanteras/hämtas ägarformen för mottagningen. Det vill säga om den drivs i landstings-, kommunal, statlig eller privat regi. Foto Ägarform Ange om din mottagning drivs i landstings-, kommunal, statlig eller privat regi. Foto på mottagningen visas under fliken Om oss bredvid beskrivnings- texten- Se sidan 7. Informationen visas under rubriken Driftsform. Se sidan 7. 16
Person Det finns möjlighet att visa personal som arbetar pa mottagningen. De visas under fliken Personal Namn De namnuppgifter som visas om en person publiceras på 1177 är: förnamn ev. mellannamn efternamn. Se sidan 8. Synlig för För att personen ska synas på 1177 Vårdguiden krävs att rutan Internet/ Allma nheten a r markerad och att personen finns under en mottagning som är synlig på 1177 Vårdguiden. OBS! Innan personal publiceras på 1177 Vårdguiden måste personen ha gett sitt medgivande. Blanketten för medgivande finns på www.ek.sll.se och heter Medgivande Publicering personuppgifter på Internet. (Skriv inte in personalens namn i mottagningens beskrivningsfält) 17
Person Kontakt Under menyvalet Kontakt hanteras/hämtas information om personens publika telefonnummer. Telefon Finns det ett telefonnummer inskrivet här så visas det tillsammans med personen. Se sidan 8. OBS! Det är endast det telefonnummer som står i fältet Telefon som visas på kontaktkortet på 1177.se tillsammans med personen. 18
Person -Titel Under menyvalet Titel hanteras/hämtas information om personens titel. Titel Det som står i fältet Titel visas tillsammans med personens namn Se sidan 8. OBS! Det är endast den titel som står i fältet Titel som visas på kontaktkortet tillsammans med personen. 19
Person - Tider Under menyvalet Tider hämtas/hanteras information om personens telefontider. Synlig för Finns telefontider angivna här visas de uppgifterna tillsammans med personen. Se sidan 8. OBS! Tänk på att kontrollera att telefontiden stämmer med telefonnumret som är inskrivet på personen. 20
Mer information om kontaktkorten på 1177 Vårdguiden Som komplement till denna manual finns en översiktbild, en nationell FAQ samt nationella riktlinjer för informationsinnehållet som du hittar på www.1177.se/stockholm/om-1177/visa-din-vardmottagning-pa-1177se/ Mottagningarnas kontaktkort kan se olika ut. Det innebär att du kan se information på andras kontaktkort som du inte har möjlighet att lägga till på din mottagning. Detta beror på att dessa fält ännu inte finns i EK-admin att fylla i. Exempel är logotyp och tillfällig information. Se fler exempel i översiktsbilden via länken ovan. 21
Information och support EK EK Användarhandbok http://www.ek.sll.se/ Landstingsdrivna mottagningar Om du som administratör har frågor om EK, kontakta den som är katalogansvarig i din organisation. Lista över katalogansvariga finns på: http://www.ek.sll.se/dokumentation/dokumentbibliotek/ek-katalogansvariga.pdf Privata mottagningar Om du som administratör har frågor om EK, se informationssidan på Vårdgivarguiden för telefon med mera. www.vardgivarguiden.se/ek 22
Denna manual är framtagen i maj 2014 av förvaltningen för Hitta och Jämför vård inom 1177 Vårdguiden. Den uppdateras löpande när förändringar sker. (Senaste uppdateringen står på framsidan av detta dokument) Förvaltning och Support Hitta och Jämför vård 1177 Vårdguiden E-hälsa och Strategisk IT Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Stockholms Läns Landsting 23