Granskning av kollektivtrafiknämndens finansiella rapportering KPMG AB Antal sidor 9 Antal bilagor 0
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 2 Inledning/bakgrund 1 2.1 Syfte och revisionsfråga 1 2.2 Avgränsning 2 2.3 Revisionskriterier 2 2.4 Ansvarig nämnd 2 2.5 Projektorganisation/granskningsansvariga 2 2.6 Metod 2 3 Resultat av granskningen 3 3.1 Analys av resultaträkning 2018 3 3.2 Externa intäkter 3 3.2.1 Identifierade nyckelkontroller 5 3.2.2 Granskning 5 3.2.3 Identifierade differenser 6 3.2.4 Periodisering 6 3.3 Kostnader 6 3.3.1 Identifierade nyckelkontroller 7 3.3.2 Granskning 8 3.3.3 Periodisering 9 4 Slutsats och rekommendationer 9 2018 kollektivtrafiken.docx i
1 Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska processer för redovisning av kostnader och intäkter för kollektivtrafiken. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018. Mot bakgrund av vår granskning rekommenderar vi att: 1. Se över rutinen gällande periodisering av års- och månadskort. 2. Se över och reda ut de differenser som finns per balansdagen mellan huvudboken och Atries. 3. Se över användningen och rutiner gällande Atries då trafikhuvudmän får fram olika siffror beroende på vilken väg siffrorna hämtas ur systemet. 2 Inledning/bakgrund Kollektivtrafiknämnden ansvarar för kollektivtrafiken i Uppsala län. Kollektivtrafiknämnden hade 2017 trafikintäkter på drygt 0,8 miljarder kr och trafikkostnader på drygt 1,6 miljarder kr. Trafikintäkterna avser biljettintäkter från resenärer. Trafikkostnaderna avser ersättningar till olika trafikföretag som Nobina, Gamla Uppsalabuss och SL. Revisorerna har i sin risk- och väsentlighetsanalys för 2018 bedömt att en risk kan finnas för brister i fullständighet och periodisering av intäkter och kostnader, brister i tilläggsinformation i årsredovisningen samt i ansvarsfördelning mellan nämnden och trafikföretag och har uppdragit åt KPMG att genomföra en fördjupad granskning av nämndens redovisning och finansiella rapportering. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år 2018. 2.1 Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen har varit att bedöma den interna kontrollen i nämndens redovisning och finansiella rapportering. Inom ramen för granskningen har följande frågor avsetts att besvaras: - Är nämndens redovisade intäkter i allt väsentligt korrekta utifrån fullständighet och periodisering? - Är nämndens redovisade kostnader i allt väsentligt korrekt periodiserade? 2018 kollektivtrafiken.docx 1
2.2 Avgränsning Granskningen har avsett förhållandena under 2018. 2.3 Revisionskriterier Granskningen har utgått ifrån den kommunala redovisningslagen och av fastställda principer för redovisning. 2.4 Ansvarig nämnd Granskningen har berört kollektivtrafiknämnden. 2.5 Projektorganisation/granskningsansvariga 2.6 Metod Granskningen har utförts av ett team med Bo Ädel som ansvarig. Bo är auktoriserad revisor och certifierad kommunal yrkesrevisor. Granskningen har genomförts genom: - Intervjuer med förvaltningschef och ekonomichef m fl - Inhämtande och analys av relevanta styrdokument - Inhämtande och analys av väsentliga avtal med olika trafikföretag - Genomgång och bedömning av processbeskrivningar inklusive nyckelkontroller för biljettintäkter - Genomgång och bedömning av processbeskrivningar inklusive nyckelkontroller för trafikkostnader - Verifieringar av nyckelkontroller - Detaljgranskning av nämndens årsrapport per 2018-12-31, framför allt med avse-ende på fullständighet och periodisering av intäkter och kostnader - Avslutande sammanställning, analys och rapport 2018 kollektivtrafiken.docx 2
3 Resultat av granskningen 3.1 Analys av resultaträkning 2018 Nedan visas ett sammandrag av kollektivtrafiknämndens redovisning för 2018 i jämförelse med budget: Biljettintäkterna landar ca 25 mkr under budget vilket uppges bero på sena budgetjusteringar som gjort att förvaltningen haft en för hög budget på biljettintäkterna, framför allt på enkelbiljetter. Kostnaderna för underentreprenörer som arrangerar tåg och bussar i länet överstiger budget med ca 18 mkr. Det är främst Upptåget och Nobina som ger större avvikelser från budget. Kostnaderna för index och resandeincitament är högre än förväntat. Ersättningen till Nobina är även högre än budget beroende på förstärkt trafik på linje 801. Totalt för 2018 redovisar nämnden ett underskott med 22,4 mkr. Nedan följer en fördjupad genomgång av biljettintäkter och entreprenadkostnader. 3.2 Externa intäkter Biljettintäkter kommer I huvudsak från 11 olika kanaler. För 2018 uppgick biljettintäkterna till 665,7 mkr med fördelning över de 11 kanalerna enligt nedan. 1. Ombordförsäljning. Uppkommer då en resenär köper biljett direkt på bussen eller tåget. Kan köpas med bankkort eller reskassa. Försäljningssystemet som används för denna typ av försäljning är Atries. Under 2018 avsåg denna kanal ca 2018 kollektivtrafiken.docx 3
16,5% av totala försäljningsintäkterna för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var ca 19,7 %. 2. Externa ombud. Uppkommer då en resenär köper en biljett via t ex Pressbyrån. Ombuden faktureras i efterskott för denna försäljning. Försäljningssystemet som används för denna kanal är Atries. Under 2018 avsåg denna kanal ca 22,7% av totala försäljningsintäkterna för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var ca 24,7 %. 3. UL-Center. Uppkommer när en resenär går in på UL-center på centralstationen och köper sin biljett med bankkort, kontanter eller reskassa. Försäljningssystemet som används är Atries. Under 2018 avsåg denna kanal ca 10% av totala försäljningsintäkterna för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var ca 9,7 % 4. TVM. Uppkommer när en resenär köper en biljett i en biljettautomat. Bankkort eller reskassa kan användas vid köp i automat. Försäljningssystemet som används är Atries. Under 2018 avsåg denna kanal ca 5,2 % av totala försäljningsintäkterna för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var 6,3%. 5. AG. Uppkommer då en resenär köper en resa som avser flera olika aktörer men där minst en del av resan avser regionens linjer. Regionen fakturerar försäljning via denna kanal. Under 2018 avsåg AG-försäljningen tillsammans med Benify ca 4,9% av totala försäljningsintäkterna för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var 4,5%. 6. Benify. En förmånsportal där resenärerna kan köpa biljetter via portalen. Dessa försäljningar självfaktureras av Benify. Kanalen tillsammans med AG avsåg ca 4,9% av totala intäkter för 2018. Motsvarande siffra för 2017 var ca 4,5%. 7. Ombud SL. Uppkommer då en resenär köper en SL-biljett som delvis avser regionens linjer. Vanligtvis resa Uppsala-Stockholm med SL-pendeln. får månatligen statistik från SL som används som faktureringsunderlag. Denna kanal avsåg ca 10,1 % av totala försäljningsintäkten för regionen för 2018. För 2017 var motsvarande siffra ca 11,9%. 8. UL-appen. Försäljning genom denna kanal uppkommer när en resenär köper en biljett med UL-appen som laddas på med antingen swish eller med bankkort. Försäljningssystemet som används för dessa intäkter är BoBUL. Denna kanal avsåg ca 22,3% av totala försäljningsintäkterna för 2018. För 2017 var motsvarande siffra 16,9 %. Ökningen är hänförlig till utvecklingen av appen och de satsningar som gjorts på denna. 9. Resplus. Aser försäljning via samtrafiken som binder ihop Sveriges kollektivtrafik. Delen som tillfaller erhålls via en motpartsredovisning där samtrafik betalar månatligen. För 2018 avsåg denna kanal ca 5,3 % av totala försäljningsintäkter. Motsvarande siffra för 2017 var 4,8% 10. Movingo. Förmedlare av biljetter i Mälardalen. Regionen får redovisning över intäkterna och fakturerar sedan Movingo månatligen. Denna kanal tillsammans med Cale avsåg 2018 ca 3,2 % av totala försäljningsintäkten för regionen. Motsvarande siffra för 2017 var 1,5 %. 2018 kollektivtrafiken.docx 4
11. Cale. Annan typ av terminallösning. Resenären betalar med kort vid köp av biljett. Regionen får redovisning över försäljning via denna kanal månatligen. Cale betalar in till Regionen löpande. I december 2018 har denna försäljningskanal avslutats. 3.2.1 Identifierade nyckelkontroller Regionen använder sig av avräkningskonton för att stämma av att intäkterna blir korrekt redovisade. Initialt redovisas intäkt mot avräkningskonto baserat på försäljningsstatistik. När pengarna kommer in på banken bokas dessa mot avräkningskontot. Eventuella differenser utreds. De avräkningskonton som används är 1669 för Atries, 2548 för UL-appen och 2895 för reskassa. Stickprovskontroller görs även en gång per tertial på UL-centers kassor där personal från kollektivtrafikförvaltningen kontrollräknar kontanter i kassan. 3.2.2 Granskning I vår fördjupningsgranskning har vi fokuserat på de intäkter som är kopplade till försäljningssystemen Atries, BoBUL samt SL. Dessa tre avsåg ca 98 % av de totala intäkterna för både 2017 och 2018. 2018 kollektivtrafiken.docx 5
Vi har kartlagt hanteringen av processer och systemstöd som finns i redovisningen. Vi har genom stickprov granskat avräkningskonton för att säkerställa fullständighet och korrekt periodisering av intäkterna samt genom stickprov granskat att intäkterna från SL stämmer med de redovisningar som erhålls månatligen. Från intervjuerna framkom att kollektivtrafiknämnden inte har något verktyg för att mäta lönsamheten på enskilda sträckor vilket är att se som förbättringspotential. 3.2.3 Identifierade differenser Per sista augusti fanns en differens uppgående till ca 1,6 mkr hänförlig till försäljning via UL-appen. Denna differens har utretts under tertial tre och uppgår per sista december till ca 27 tkr. När det gäller saldot i Atries så har en differens mellan huvudboken och systemet identifierats. Differensen uppgår per den sista december till ca 1,5 mkr. Saldot i huvudboken är mindre än det som finns i Atries. Beroende på vilken väg som siffrorna tas fram ur systemet erhålls olika resultat för samma siffra. Utifrån detta har den siffra som ligger närmast huvudboken använts varför den verkliga differensen eventuellt kan vara något större. Alla trafikhuvudmän som använder Atries har samma problem. 3.2.4 Periodisering Avräkning sker månatligen från system och underentreprenörer. Risken för felperiodiseringar bedöms därmed liten. I granskningen har vi kontrollerat genom stickprov mot underlag att intäkter för alla månader finns med samt att bokade intäkter stämmer med försystem och underlag från entreprenörer. Vid intervju framkom att systemstöd saknas för periodisering av månads- och årskort. Periodiseringen av dessa intäkter sker genom schablon och har i redovisningen inte rört sig nämnvärt under 2018. 3.3 Kostnader Största delen av kollektivförvaltningens kostnader avser underentreprenader. Det är entreprenörerna som arrangerar tåg och bussar och att ersättningen från ska täcka avskrivning och underhåll på denna tunga utrustning. För budgeten 2018 avser dessa 1 676 mkr vilket motsvarar ca 82 % av de totala kostnaderna. De största entreprenaderna är Transdev (ca 220 mkr/år) som kör Upptåget, Nobina (ca 590 mkr/år) som kör regionbussarna, KR trafik (ca 110 mkr/år) som kör Landsbygdstrafiken, Sambus (ca 45 mkr/ år) som kör busstrafiken till Enköping/Bålsta samt Gamla Uppsala Buss (ca 455 mkr/år) som kör stadsbussarna i Uppsala. Totalt utgör dessa fem entreprenader ca 1 392 mkr för 2018 vilket motsvarar 83% av totala kostnader för underentreprenörer för året. Fördelning illustreras genom nedan diagram. 2018 kollektivtrafiken.docx 6
Fördelning av kostnader för underenterprenörer Nobina Sambus Enköping Upptåget GUB Trafik från andra huvudmän Övriga trafikkostnader Sambus Bålsta KR Passageavgifter Entreprenörer trafikavtal - Övr Biogas Nobina och GUB Resegarantier Ersättningarna till entreprenörerna baseras på fasta avtal som är uppdelade på fem beståndsdelar som påverkar ersättningsbeloppet. Beståndsdelarna är i huvudsak: Produktionsersättning: Utgår från en avtalad basvolym (km, timmar, fordon) för ett år. Tillkommande och avgående volym är prissatt i avtalet. En årlig beställning görs där aktuell volym och därmed ersättning sätts. Ersättningen betalas ut månatligen. Incitamentsersättning: Denna ersättning baseras på resande-, försäljning- och bränsleincitament. Ersättning betalas ut månatligen eller årligen baserat på vad som står i avtalet. Produktionsavdrag: Denna del av ersättningen reglerar faktiskt utförd trafik vilket följs upp varje månad. Avdrag görs för den trafik som inte har levererats. Detta avdrag görs månatligen. Kvalitetsavdrag: Denna del avser ej utförd trafik där entreprenören är vållande, exempelvis inställda resor på grund av personalbrist. Avdraget görs månatligen. Index: All ersättning indexeras varje månad genom en indexkorg. Indexjusteringarna baseras på statistik från SCB, Svensk kollektivtrafik och Trafikverket. 3.3.1 Identifierade nyckelkontroller Justeringarna av ersättningarna kräver en del beräkningar och bedömningar. När personal på kollektivtrafikförvaltningen har gjort en ersättningsberäkning kontrolleras och attesteras den av överordnad person innan ersättningen betalas ut. 2018 kollektivtrafiken.docx 7
3.3.2 Granskning I vår granskning har vi fokuserat på de tre största underentreprenörerna ovan, dvs Transdev, Nobina och Gamla Uppsala Buss. Vi har inhämtat och läst avtalen med dessa tre leverantörer, stämt av genom stickprov att ersättningens storlek är rimlig utifrån gällande avtal, att utbetalningen har attesterats av överordnad samt att kostnaden har periodiserats korrekt i redovisningen. Inga avvikelser har noterats i granskningen. Transdev Avtalet gällande upptågen (Transdev) sträcker sig nu gällande avtal från år 2011-2021. Ersättningen uppgick 2011 till 8 kr per resenär (resandeincitament) samt 10 kr för varje färdbevis som säljs ombord av tågvärdarna (försäljningsincitament). Produktionsersättningen för perioden 2013-2021 uppgår enligt avtalet till 43.133,5 tkr/tågplan (produktionsersättning). I avtalad indexkorg ingår arbetskostnadsindex (AKI) för tjänstemän om 56%. Resterande del av indexkorgen avser KPI om 28% samt E1 om 16%. E1 är trafikverkets indexpriser. Detta har granskats genom att stickprovsvis kontrollera att fakturor har attesterats i enlighet med gällande attestordning. Nobina Denna underleverantör avser Regionbussarna i Uppsala och avtalet mellan parterna började gälla i juni 2012. Baspriset per år är enligt avtalet 348.408 tkr för år 2015-2021 och bygger på antalet fordon i trafik. Ersättningen baseras även här på rese- och försäljningsincitament. Per 2012 var ersättningen för varje resenär 5 kr på lokala linjer samt 17 kr på regionala linjer (reseincitament). För varje resa som såldes ombord fick Nobina år 2012 10 kr/biljett (försäljningsincitament). Därtill tillkommer ersättning för transporterat bussgods enligt avtalet. Indexkorgen för ersättningen till Nobina består dels av AKI om 50 %, dels ITIP 29-30 om 14,7 % samt KPI om 17,5%. Resterande 17,8 är kopplat till prisförändringar avseende diesel och biogas. Detta har granskats genom att stickprovsvis kontrollera att fakturor har attesterats i enlighet med gällande attestordning. Gamla Uppsala Buss Gamla Uppsala Buss (GUB) är ett helägt dotterbolag till och skiljer sig därmed från de andra entreprenörer som kollektivtrafiknämnden anlitar. Trafiken är inte föremål för konkurrensutsatt upphandling men avtal tecknas löpande med GUB avseende stadsbusstrafiken i Uppsala. Priset per timme för 2018 uppgår till 780 kr vilket har stämts av mot fakturor. Totalt fakturerat från GUB under 2018 uppgår till 452,8 tkr vilket har stämts av mot fakturor från GUB. Totala kostnader 2018 uppgick till 453,8 tkr i Regionen. Arvodet faktureras en gång per månad och varje månad finns det på fakturan kvalitetsavdrag vilka uppgår till ca 0,1 % av totala arvodet för 2018 och avser avdrag för inställda turer, förseningar etc. Differensen om ca 1 Msek mellan intäkter i GUB och kostnader i Regionen är hänförligt till dessa kvalitetsavdrag samt avrundningar i min granskning. 2018 kollektivtrafiken.docx 8
3.3.3 Periodisering Fakturering sker månatligen enligt ovan. Vi har i vår granskning kontrollerat att det finns kostnader för årets alla tolv månader. Vidare har vi analytiskt granskat periodiseringen genom att jämföra utfall med budget och prognos. Risken för väsentliga felperiodiseringar har bedömts som låg efter utförd granskning. 4 Slutsats och rekommendationer Vår granskning har visat någon förhöjd risk för väsentliga fel i kollektivtrafiknämndens redovisning och finansiella rapportering. Vi rekommenderar dock att den interna kontrollen förstärks genom att: Se över rutinen gällande periodisering av års- och månadskort, framför allt möjligheterna till automatisering av periodiseringen. Se över och reda ut de differenser som finns per balansdagen mellan huvudboken och Atries. Se över användningen och rutiner gällande Atries då trafikhuvudmän får fram olika siffror beroende på vilken väg siffrorna hämtas ur systemet, ett förhållande som i sig visar brister i den interna kontrollen. KPMG g som ovan Bo Ädel Certifierad kommunal yrkesrevisor Auktoriserad revisor 2018 kollektivtrafiken.docx 9 C) 2019 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved