Instruktion med tidplan för Malmö universitets årsbokslut 2018-12-31 Nedan följer instruktioner och information om arbetsuppgifter i samband med Malmö universitets årsbokslut för 2018. Tidplan samt beloppsgräns för periodiseringar Balansräkningen Resultaträkningen Instruktion om värdering och samfinansiering av projekt samt underlag för dessa Framtagande av resultat/verksamhetsgren Bilagor Bo Sundberg 1
Datum för bokslutsarbete Brytdatum/tidplan Brytdatum för ankomstregistrering av leverantörsfakturor från andra myndigheter är för räkenskapsåret 2018 fredag 2019-01-04, i enlighet med ESVs direktiv. Denna dag gäller också för annan myndighet att ta emot faktura eller rekvisition från Mau. Observera att det är ankomstdatum och inte fakturadatum som gäller beträffande brytdatum. Faktura mellan myndigheter som av den avsändande myndigheten tas upp i årsredovisningen som fordran hos annan myndighet ska vara motparten tillhanda senast brytdagen. Det är alltså viktigt att alla tänker på att dels få in samtliga statliga leverantörsfakturor och dels fakturera alla statliga fordringar i god tid före brytdagen som för räkenskapsåret 2018 alltså är fredag 4 januari 2019. Kundfakturor eller rekvisitioner till andra myndigheter och som avser 2018 måste därför vara Ann-Christine Mathiasson tillhanda senast tisdag 2018-12-18. Raindance kommer att hållas öppet t o m torsdag 2019-01-17 för bokslutsbokningar. Detta gäller även löneombokningar som inte får göras efter detta datum, eftersom utfördelning av OHkostnader görs fredag 2019-01-18. Avskrivningar kommer att köras i Raindance fredag 2019-01-18. Allt underlag avseende bokningar på 18xx- och 53xx-konton måste därför vara Cecilia Olsson tillhanda senast torsdag 2019-01-17. Periodiseringsfilen för december hämtas ur Raindance tisdag 2019-01-22 och skickas ut senast kl 12.00 samma dag. Torsdag 2019-01-24 ska alla vara helt klara med sina delar av årsbokslutsarbetet i Raindance, vilket innebär att vi har ett preliminärt årsutfall detta datum. Sammanställning datum December 2018 Ti 18 Kundfakturor eller rekvisitioner till andra myndigheter och som avser 2018 måste vara Ann-Christine Mathiasson tillhanda senast denna dag To 27 Sista filöverföring till Danske Bank för leverantörsbetalningar 2018 Fr 28 Löner för december samt semesterlöneskuld per 2018-12-31 finns bokfört i Raindance senast detta datum Januari 2019 Fr 04 Ti 08 Brytdag, dvs den dag då den löpande bokföringen av fakturor och rekvisitioner mellan myndigheter och som avser 2018 ska avslutas Sista filen med leverantörsfakturor som bokförs på år 2018 Proceedoanvändarna meddelas om sista datum för fakturahantering Lista med ej hanterade fakturor skickas till ekonomerna Härledda verifikationer BG Fr 11 Sista dag för sakgranskning av fakturor avseende 2018 Må 14 Sista dag för attest av sakgranskade fakturor avseende 2018 Ti 15 Sista dag för registrering av personliga utlägg avseende 2018 Sista dag för registrering av icke statliga kundfakturor 2
On 16 To 17 Samtliga leverantörsfakturor som preliminärregistrerats fram till och med brytdagen ska vara definitivregistrerade i Raindance Lista med eventuellt kvarvarande fakturor på konto 5999 skickas till områdena Sista dag att göra ombokningar i Raindance, exkl OH-kostnader, lokalkostnader och avskrivningar Samtliga manuella periodiseringar och fördelningar enligt utskickade bokslutsanvisningar ska vara klara Sista dag för insändande av underlag avseende inventarier/anläggningar Ombokning av resterande fakturor på konto 5999 klar Raindance stänger kl 17.00, och kommer därefter att vara selektivt öppet för vissa användare Hermesrapportering: Decemberutfall och preliminärt anslagsutfall för 2018 Motpartsrapportering, avstämning av S-koder Fr 18 Raindance öppnar bokföringsår 2019 Avskrivningar klara senast kl 10.00 Lokalkostnader utfördelade senast kl 12.00 OH-kostnader utfördelade senast kl 15.00 Slutlig anslagsavräkning i ekonomisystemet Underlag till balanskonton ska vara Bo Sundberg tillhanda Reskontrorna ska vara avstämda Må 21 Kontroll och eventuell justering/korrigering av OH-kostnader Bokföring av samfinansiering i externa projekt (uppgifter om samfinansiering ska även registreras i SAMLA) Underlag till balansräkning gås igenom och kontrolleras av Bo Sundberg Kontroll av respektive områdescontroller innan periodiseringsfilen hämtas ur Raindance Ti 22 Periodiseringsfil hämtas ur Raindance och skickas ut senast kl 12.00 För projekt som ska avslutas per 2018-12-31 ska eventuella över/underskott i dessa hanteras enligt Beslut Dnr Mahr 29-2011/473 (finns under N:\ADM\STAFF\Ekonomi\Redovisning\Projekthantering Projekt som resultatavräknas ska också stängas i Raindance med slutdatum 2018-12-31 (meddela Christian Bengtsson eller Bo Sundberg) On 23 Periodiseringsfiler i retur senast kl 12.00 Samtliga periodiseringsfiler inlästa senast kl 17.00 Ladokkörning To 24 Bemanning ska finnas för eventuella korrigeringar och kompletteringar Avstämning av myndighetskapital 2970/2990/8999 per v-kod, samt avstämning av finansiärer (dessa avstämningar görs övergripande av Bo Sundberg och Tobias Edberg) Årsbokslutet på områdesnivå klart och preliminär uppföljning kan påbörjas. Hermesrapportering: Motpartsrapportering Eventuella differenser ska vara rättade eller kommenterade 24 jan- 29 jan På central nivå fortsätter bokslutsarbetet. Följande ska göras: (ansvarig inom parentes) Kontroll och fastställande av balansräkning (Bo Sundberg) Noter till resultat- och balansräkning (Bo Sundberg) Anslagsredovisning (Bo Sundberg) Resultat per verksamhetskod (Bo Sundberg/Tobias Edberg) Redovisning av myndighetskapital (Bo Sundberg/Tobias Edberg) 3
Finansiärsredovisning (Tobias Edberg) Sammanställning av väsentliga uppgifter (Ingrid Bengtsson-Rijavec) Avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi skrivs (Ingrid Bengtsson-Rijavec) Årsbokslutspärm med underlag upprättas (Bo Sundberg) To 31 To 31- Fr 01 Hermesrapportering: Ny preliminär inrapportering av årsutfallet Fullständig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för hela året Avstämning av S-koder Vid ny filinläsning i Hermes kontrolleras Motpartsavstämning Genomgång av inlevererat underlag avseende balanskonton, eventuella kompletteringar av underlag Februari 2019 Ti 05 Ti 05- To 07 Fr 08 To 14 Fr 22 Fr 22 RR och BR ska vara fastställda, underlag och klassificeringar ska vara klara. Ska stämma med det som rapporterats i Hermes Årsredovisningsdokument, dvs resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning, noter, väsentliga uppgifter samt redovisning av myndighetskapital ska vara klara. Dessutom ska avsnittet om verksamhetsgrenar och ekonomi, som ingår i resultatredovisningen, vara färdigskrivet Korrekturläsning av årsredovisningsdokument Årsredovisningen ska vara sammanställd och korrekturläst. Skickas till universitetsstyrelsen Hermesrapportering: Rapportering av uppgifter om Avgiftsbelagd verksamhet (preliminärt datum) Styrelsesammanträde universitetsstyrelsen. Samtliga styrelseledamöter ska skriva under årsredovisningen på det exemplar som arkiveras här Hermesrapportering, följande ska vara inrapporterat och avstämt: Resultat- och Balansräkningar (specifikation S-koder) Kvartalsavstämning (betalningar) Motpartsrapportering (kontroll) Årsredovisningen ska vara klar och utskickad enligt sändlista, och ska vara regeringen tillhanda senast denna dag Årsredovisningen ska skickas elektroniskt. Den ska bestå av resultatredovisning, resultaträkning, balansräkning, anslagsredovisning samt noter. Årsredovisningen ska även innehålla sammanställning över väsentliga uppgifter Hermesrapportering: Årskontroll Sista datum att göra eventuella korrigeringar Betalningsavstämningar (kontroll) Slutlig realekonomisk fördelning av anslagsutfallet för år 2018 Särskild info (bemyndiganden, ansvarsförbindelser, antal anställda, sjukfrånvaro) Mars 2019 Fr 01 Sista datum för godkännande av betalningsavstämningar i Hermes 4
Periodiseringar Kostnader/intäkter överstigande 20 000 kr ska periodiseras i bokslutet Avstämning av balansräkningen Samtliga områden ska stämma av följande konton (avstämningsunderlag och specifikationer skickas in/sparas på respektive område enligt nedan) Konto nr. 101x 11xx 12xx 13xx Benämning Handkassa, kassaintyg ska undertecknas och skickas i orginal till Bo Sundberg (bilaga 1) Gäller endast OD Kundfordringar (stäms av mot kundreskontran, underlag sparas på området) Kortfristiga fordringar, underlag i form av sammanställning, (använd blanketten Specifikation av balanskonto, bil 6 (finns i excelformat under N:\ADM\STAFF\Ekonomi\Arbeten\Bokslut 2018-12-31) Blanketten skickas till Bo Sundberg, specifikationer sparas på området Periodiseringskonton 1390-1391 Upplupna bidragsintäkter, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2 (för patientreskontran på OD får det underlag som skickas in till Bo Sundberg av sekretesskäl inte innehålla namn, personnummer eller annat som kan identifiera patienten) 2110-2111 Leverantörsskulder (stäms av mot leverantörsreskontran, underlag sparas på området) 2115/5999 Konto 2115 Motkonto för ankomstregistrering gäller för manuellt registrerade leverantörsfakturor Konto 5999 Ankomstregistrering Proceedo gäller för leverantörsfakturor Båda dessa konton ska vara nollställda, d v s samtliga fakturor som ankomstregistrerats ska också vara slutkonterade och definitivbokade i Raindance 239x 25xx Kortfristiga skulder, underlag i form av sammanställning, använd blanketten Specifikation av balanskonto, bil 6 (finns i excelformat under N:\ADM\STAFF\Ekonomi\Arbeten\Bokslut 2018-12-31) Blanketten skickas till Bo Sundberg, specifikationer sparas på området Konto 2399 Fel/utredningskonto ska vara nollställt per 2018-12-31. Periodiseringskonton 2590-2591 Oförbrukade bidrag, ska stämmas av och dokumenteras enligt särskild ordning som framgår av bilaga 2 Konto 2520/2540 Semesterlöneskuld samt upplupna sociala avgifter på denna bokförs och stäms av centralt för samtliga områden Konto 2510/2530 Upplupna löner, Observera att upplupna lönekostnader får redovisas endast i det fall det rör sig om beviljad inarbetad övertid, beslutad men ännu ej utbetald lön etc, och som finns skriftligt dokumenterat. Utlovad eller oreglerad kompetensutvecklingstid och liknande får inte bokföras som upplupen lönekostnad. Bokför också eventuella övriga upplupna kostnader OBS! Viktigt att skilja på statliga respektive icke statliga fordringar/skulder på berörda konton. 5
Resultaträkningen Anslagsintäkter stäms av så att rätt belopp är bokfört totalt och per v-kod. Intäkter av avgifter och andra ersättningar. Projektvärdering/resultatavräkning ska göras (görs med hjälp av projektvärderingsrapporten/periodiseringsfilen ur Raindance). Intäkter av bidrag. Intäkts- respektive balansför bidragsintäkter i förhållande till de kostnader som uppstått i externfinansierade projekt (görs med hjälp av periodiseringfilen). Förbrukningsinventarier och förbrukningsmateriel (kontogrupperna 53 och 54) ska stämmas av så att det inte finns poster där som ska aktiveras. Köpta tjänster ska gås igenom. Kontrollera så att det inte finns konsultkostnader som ska aktiveras. Kontoklass 7 (transfereringskonton) ska vara nollställd, det får alltså inte finnas något saldo i denna kontoklass, utan summan av 7-konton ska vara noll. Bokning på redovisad kapitalförändring sker på Aktivitets/Objektsnivå i samband med värdering av projekt, som görs med hjälp av p. Boka upp eventuella upplupna kostnader/intäkter (underlag ska finnas) Leverantörsfakturor med fakturadatum 2019 men där kostnaden avser 2018 kan med bokföringsorder bokföras som upplupen kostnad på 2018. Kontrollera att kostnader och intäkter är matchade, d v s bokförda på rätt v-kod. Värdering av projekt Samtliga Aktivitets/Objektnummer ska värderas i samband med bokslutet. De värderas på olika sätt beroende på om de är finansierade med statsanslag eller externa medel. Om det finns Aktivitets/Objektnummer som inte fått korrekt tilldelning av intäkter, ska man först göra omföringar så att samtliga projekt får de medel de ska ha. Detsamma gäller om ett projekt har blivit felaktigt belastat med kostnader. Projektvärdering/resultatavräkning sker med hjälp av den projektvärderingsrapport (periodiseringsfil) som finns i Raindance. Innan periodiseringsfilen skickas i retur till Bo Sundberg ska den vara avstämd så att man på ett och samma Aktivitets/Objektnummer bokar upp både oförbrukat bidrag (förutbetalda intäkter) och upplupen intäkt endast i de fall detta verkligen är korrekt. När värdering av alla Aktivitets/Objektnummer är genomförd ska man göra en kontroll genom att ta ut en resultaträkning per kostnadsställe och projekt för att kontrollera att saldot är noll på alla externa projekt. För externfinansierade projekt som ska samfinansieras ska detta göras enligt Ekonomihandboken kap. 13.3-13.4 Uppgifter om samfinansiering ska registreras i SAMLA, där även undertecknat beslut om samfinansiering ska finnas inskannat. Följande blanketter ska fyllas i, skrivas ut, undertecknas och skickas in till Bo Sundberg i original (blanketter motsvarande bil 3-5 kommer att finns i SAMLA och ska skrivas ut därifrån och undertecknas); Blankett för förlustriskbedömning i externa projekt, detta även om man inte anser att det föreligger någon förlustrisk. I sådant fall ska blanketten lämnas med summa 0 (bil 3) Blankett för samfinansiering (bil 4) Sammanställning periodiseringar per område och konto (bil 5) Specifikation/avstämning av balanskonto, (bil 6) skickas in elektroniskt (Bil 3,4 och 6 finns även som excelfiler under N:/Arbeten/Bokslut 2018-12-31) 6
Resultat per verksamhetsgren Resultat per verksamhetsgren ska tas fram. Detta görs genom att man med hjälp av rapporter i Raindance/SILA tar ut resultat per verksamhet och stämmer av detta mot det totala resultatet för respektive område. Bo Sundberg 7
Bil 1 KASSAINTYG Undertecknad intygar härmed att handkassan för kostnadsställe... per 2018-12-31 innehöll följande belopp och valutor Valuta Belopp Kurs SEK TOTALT SEK Belopp enligt ovan står också i överensstämmelse med bokfört belopp... Ort och datum.. Underskrift med namnförtydligande 8
Bil 2 Underlag/dokumentation för periodiserade projekt vid Malmö universitet avseende konto 1390-1399 samt 2590-2599 Det ska för samtliga projekt som periodiseras i bokslutet finnas underlag i SAMLA och ur SAMLA ska också tas fram en sammanställning på kontonivå (kto 1390-1399 resp 2590-2599) som ska undertecknas av områdescontroller och skickas in till Bo Sundberg. Blankett för detta finns i SAMLA (Sammanställning periodiseringar per konto) Underlag i SAMLA ska bestå av avtal, kontrakt eller liknande, som ska vara försett med Mau s diarienummer, samt eventuella övriga dokument som kan anses erforderliga (t ex beslut om samfinansiering) för att revisionen ska kunna göra en korrekt bedömning av projektet. Endast igångvarande projekt med giltiga avtal/kontrakt (d v s de projekt som inte har passerat slutdatum eller har beviljats förlängning) får periodiseras. I annat fall ska projektet resultatavräknas. Undantag kan dock få förekomma i det fall man beviljats förlängning av ett projekt men ännu inte hunnit erhålla skriftlig bekräftelse. I sådant fall ska projektledaren lämna en skriftlig redogörelse för förhållandena och denna redogörelse ska även undertecknas av områdescontroller och skannas in i SAMLA. I annat fall kommer projektet att resultatavräknas. Detsamma gäller för projekt som ännu inte har passerat slutdatum enligt avtal, men som har upparbetade kostnader överstigande totalt belopp för projektet. I sådana fall måste avtal/kontrakt och eller underlag om samfinansiering från Malmö universitet om fortsatt finansiering finnas för att projektet ska få periodiseras (gäller endast projekt med startdatum före 2011, kopia av beslut ska i sådana fall bifogas i SAMLA) För de externa projekt som kräver samfinansiering från Mau ska det finnas skriftligt beslut om detta, som ska bifogas periodiseringsunderlaget för projektet i SAMLA. 9
10
11
12
13