Protokoll från distriktsstyrelsens möte 2014-10-07, #699 Närvarande Anna Gottfridsson Karolina Natt och Dag Magnus Bernhardson Jenny Irwert Jan Månsson Pernilla Niemi Micael Andreasson Anton Engström Mikael Johansson Förkortning AGO KN MAG JI JAN PN MAO fram till punkt 5.7 AE fram till punkt 5.7 MJ Adjungerande Emil Mattson Deltog på punkt 5.3 Jörgen Niemi Deltog på punkt 5.3 Frånvarande Alexander Johansson Mathilda Wihlborg Magnus Bernhardson Förkortning AJ MAW MAG 1.1 Mötets öppnande AGO öppnar mötet 1.2. Val av mötesordförande att välja AGO till mötesordförande. 1.3 Fastställande av föredragningslista att fastställa föredragningslistan med tilläggen:
1.4 Godkännande av föregående mötesprotokoll att bordlägga frågan till nästkommande möte. 1.5 Actionlistan Inga punkter att gå igenom. 1.6 Rapporter AGO rapporterar En träff med representanter från Scouterna distrikten i väst, equmenia region väst, NSF Västra Sverige och Salt västsverige har hållits. Under träffen diskuterades den ideella regionala utbildningsgruppen och hur gruppen bäst stöttas att starta igång nästa år. JAN rapporter: I en kår har en stiftelse och en styrelse haft olika syn på hur kåren ska utvecklas. JAN hjälper till att medla och situationen håller på att ordnas upp. JAN fortsätter att bevaka ärendet. 2. DISTRIKTSLEDNINGEN 2.1 Kommunikationsutskottet a. Lägesrapport Arbetet går bra. Utskottet har fokus på det nya märket, den grafiska profilen och lanseringen av dessa. b. Märke Diskuterades på punkt 5.3 c. Utskick medlemmar mail att inför distriktsstämman göra en personlig inbjudan till alla medlemmar. JAN och MIJ tar med sig att fundera över vilken målgrupp som är lämplig för utskicket. JAN och MIJ bollar texten med DS innan utskick sker. 2.2 Utskotten a. Rapporter utskotten Rover- och utmanarutskottet (RUT) Samtidigt som detta DS möte hölls hade RUT spårvagnssafari. Vad vi såg i sociala medier verkade det bli ett lyckat arrangemang med cirka 20 deltagare. Publika utskottet Vi behöver nyrekrytera till utskottet. Händelseutskottet Utskottet är lite vacklande just nu. Då de inte har några arrangemang kvar i år så ser vi till att det blir en nystart i januari.
2.3 Råden a. Skeppsrådet att Jan tar kontakt med utskottet. b. Husrådet MIJ rapporterar: Rådet ska inom kort ha ett möte. MIJ lyfter att han ska prata med husrådet om att han tycker att kansliet borde bli målat. c. Kanotrådet MIJ rapporterar: De håller på att göra ett äskande till stiftelsen. Kanotrådet behöver köpa in nya remmar samt kanotkärror. d. Valberedning av råden att bordlägga frågan till nästa möte. 3. EKONOMI 3.1 Aktuellt läge 4. AKTUELLA PUNKTER 4.1 Jubilerande kårer att bordlägga frågan till nästkommande möten 4.2 Trygga möten a. Hur säkerställer vi att alla i distriktsledningen har gått trygga möten? att bordlägga frågan till nästkommande möten 4.3 Filhantering Kommunikationsutskottet ska bara sätta igång den nya filhanteringen. Eftersom de nu har en färdig lösning för detta. MIJ bevakar frågan. 4.4 Valberedning stiftelsen AGO hanterar valberedningen.
4.5 GA-nomineringar Inget att lyfta. 4.6 Utlämnande av medlemsuppgifter att vi inte lämnar ut medlemsuppgifter till tredje part med tanke på PUL och med bakgrund i scouternas policy. 5. FASTA PUNKTER 5.1 Kansli och anställda a. Teknik MAO och Susanne har haft ett möte med skrivarleverantören. att uppdra åt Kommunikationsutskottet att göra en behovsanalys av skrivaren. b. Anställda Sandra är sjukskriven. MAO kollar med IDEA vad vi har för rättigheter och skyldigheter. att uppdra åt MAO att prata med Susanne om hon har en tanke kring hur vi gemensamt kan täcka upp de timmar och arbete som Sandra inte kan göra nu när hon är sjukskriven. 5.2 Kragenäs a. Lägesrapport Till Kragenäs är det en utmaning med rekryteringen. Den måste vi börja med så snart som möjlig. Exempelvis behöver vi lägga ut en text på hemsidan. Vi behöver fundera över personal nästa år. Något som vi behöver fundera över budgetmässigt. Arbetsuppgifter för denna personal är något som vi behöver fundera över en extra gång. 5.3 Nytt märke och grafisk profil a. Hur delar vi ut märken och lansering. Jörgen Niemi och Emil Matsson från kommunikationsutskottet presenterade provmärket av det nya distriktsmärket. DS gav feedback som de tar med sig tillbaka till Mera Märken. DS tycker märket är väldigt snyggt och är nöjda förutom några detaljer angående färg och form.
Kommunikationsutskottet håller på att utveckla vår grafiska profil. De presenterade förslag på denna. Den grafiska profilen utvecklas löpande efter våra behov. I den grafiska profilen används Scouternas typografi men förutom detta är den grafiska profilen utvecklad efter märket och våra behov. Tanken är att lansera märket på distriktsstämman. Inför stämman kommer det att skapas ett lanseringsevent på facebook. Kommunikationsutskottet har även lite andra idéer över hur vi kan använda sociala medier i lanseringen. De nämnde även idén om att göra en lanseringsfilm. Att göra filmen skulle kosta cirka 5-8000 :-. Kommunikationsutskottet gör en tidsplan över lanseringen och vad de vill göra. DS är positiva och tycker att detta ska bli spännande. b. Utvärdering av märkesprocessen att bordlägga utvärderingen av märkesprocessen till nästkommande möte. c. Budget för lanseringsfilm av nya distriktsmärket att vi ger 5000-8000 i budget för att göra en lanseringsfilm till det nya distriktsmärket. 5.4 Nytt kansli Inget nytt att rapportera. 5.5 Strukturer distriktet/stiftelsen att bordlägga frågan till nästkommande möte. 5.6 Krisplan för distriktet (bordlagt #692) att vi tar med oss MIJ:s tankar och tar tag i detta projekt i början på nästa år. 5.7 Kommande aktiviteter a. Distriktsstämma/årsmöte Om vi har förslag på presidium ska vi ge det till MIJ och JAN. KN mejlar förslag på handlingar till stämman till AGO och Kommunikationsutskottet. KN är sekreterare på stämman. i. Verksamhetsplan
AGO förtydligar den så att målen blir mer lättförståeliga i rubrikerna. DS hade förslag på mindre justeringar. ii. Budget JAN gör den lättförståelig och tydlig. JAN har skrivit en text kring balansräkningen. Styrelsen tycker att vi vill öka våra personalkostnader med 15 000 kr för utbildning för personal. Detta gör att det blir ett negativt resultat i budgeten med 194 000. att godkänna budgeten. AGO och JAN redigerar text kring bokslutet. iii. Propositioner AGO har skrivit ihop en proposition. att lägga fram propositionen. Se bilaga 1. iv. Motionssvar DS skriver motionssvar den 19/10. Eventuellt ställs mötet in beroende på hur många motioner vi får in. b. Kalendersynk + glöggmys Inget nytt 5.8 Regional scouting a. Framtagande av arbetsdokument distrikten-västra kansliet Inget nytt b. Lägret 2015 Inget nytt. 5.9 Nationell scouting a. Scouternas stämma DS upplever inget behov av att göra en uppdelning av workshopsen. DS går på de workshops som upplevs intressanta. KN rapporterar att planeringen av ombudsträffar går bra. 6. AVSLUT 6.1 Övriga frågor Inga övriga frågor 6.2 Nästa möte och kommande aktiviteter 19/10 Möte för att skriva motionssvar 26/10 Ombudsträff 1
3/11 DS-möte 6.3 Reflektion Ingen reflektion genomfördes. 6.4 Mötet avslutas AGO avslutar mötet. Ordförande Anna Gottfridsson Sekreterare Karolina Natt och Dag