1 (1) Kallelse till Kultur- och fritidsnämnden Torsdagen den 29 augusti 2019, kl. 13:30 Havremagasinet utsikten 1 I tur att justera: Ersättare: Tid och plats för justering: Ann-Kristin Johnsson (C) Mikael Björklund (FV), Havremagasinet Föredragningslista Ärenden Upprop Till Protokollsjustering 1. Informationsärende Beslutsärenden 2. Budgetuppföljning Juli 2019 Handlingar Budgetuppföljning Juli 2019 Budgetuppföljning Investeringar juli 2019.xlsx Budgetuppföljning Drift juli 2019.xlsx 3. Medborgarförslag Nelly Thyring Handlingar Medborgarförslag Nelly Thyring 4. Anmälan av delegationsbeslut Kultur- och fritidsnämnden Winnie Aronsson (L) Ordförande Monica Lundström Sekreterare
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2019-08-20 KFF 2019/19 Handläggare Ekonomiassistent Monica Lundström Kultur- och Fritidsförvaltningen 0451 26 82 07 Monica.Lundstrom@hassleholm.se Kultur- och fritidsnämnden Informationsärende KFN 2019-08-29 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av informationen och lägger ärendet till handlingarna. Beskrivning av ärendet 1. Utredningsuppdrag fritidsgårdar 2. Översyn total bidragsutredning 3. Redovisning medarbetarenkät Monica Lundström Nämndsekreterare Bilagor Driftformsöversyn av de föreningsdrivna fritidsgårdarna Hässleholms kommun / Kultur- och Fritidsförvaltningen506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: Telefon: Telefax:
Driftformsöversyn av de föreningsdrivna fritidsgårdarna Inledning Uppdraget Förvaltningen har fått i uppdrag av nämnden (2018-12-05) 44 att göra en driftformsöversyn av fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe och Vittsjö. Översynen behandlar skillnaden på om kommunen eller en fritidsgårdsförening driver fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe och Vittsjö. Markan är en kommunalt driven fritidsgård och omfattas inte av översynen. Behjälplig i arbetet har varit Chatarina Wilgotsson (Markan), Markus Jensen (Mötesplats Ljungdala), Christer Larsson (Fritidsgårdar i Hässleholms kommun) och Henrik Samevik (Avd chef kultur- och fritid). Uppgifter på fritidsgårdsföreningen gäller 2018. Bakgrund I flertalet år har frågan kring hur fritidsgårdarna ska drivas varit aktuell och olika varianter har provats. Före 2016 var Vittsjö fritidsgård kommunalt driven medan fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Vinslöv och Tyringe drevs av föreningar som var kopplade till respektive fritidsgård. 2016 gjordes en stor förändring där föreningen Fritidsgårdar i Hässleholms kommun bildades och tog över ansvaret för samtliga fritidsgårdar mot ett kommunalt bidrag. Vinslövs fritidsgård lades ner 2017 p g a dålig besöksstatistik. Redogörelse Nuläge Fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe och Vittsjö drivs i dag av föreningen Fritidsgårdar i Hässleholms kommun. Samtliga gårdar finns i kommunala lokaler. Hästveda fritidsgård finns i källaren i hantverkargården, Sösdala fritidsgård finns i källaren under sporthallen, Tyringe fritidsgård finns i Korsvirkeshuset och Vittsjö fritidsgård finns i Medborgarhuset. 1
Fritidsgårdar i Hässleholms kommun erhöll 2 273 tkr i bidrag för 2018 för att driva fritidsgårdarna. För att driva fritidsgårdarna arvoderar fritidsgårdsföreningen en föreståndare, som är gemensam för de fyra fritidsgårdarna. På fritidsgårdarna finns gårdsansvarig och timanställda fritidsledare. Öppettider 2018 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Summa timmar Hästveda 14-19 14-19 14-19 14-19 14-23 29 Sösdala 15-21 15-21 15-21 15-21 15-21 30 Tyringe 13-18 14-19 13-18 14-20 13-20 28 Vittsjö 13-18 13-18 13-22 19 Summa 106 Ekonomi Inkomster Kommunalt bidrag 2 273 000 Lönebidrag 200 864 Totalt 2 473 864 Kostnader Personal 1 985 107 Verksamhetschef 307 000 Gemensam administration samt mtrl och tjänster 270 448 Total kostnad för FIHK 2 562 555 Föreningen räknar med att göra ett underskott på ca 90 000 kr, vilket täcks av föreningens sparade kapital. 2
Bidragsberättigad förening I likhet med övriga bidragsberättigade föreningar i ska fritidsgårdsföreningen årligen skicka in: Årsmötesprotokoll Verksamhetsberättelse Ekonomisk rapport Revisionsberättelse Verksamhetsplan med budget Anta en ANDT-policy Avtal mellan Hässleholms kommun och Fritidsgårdar i Hässleholms kommun Det finns ett avtal mellan Fritidsgårdarna i Hässleholms kommun och Hässleholms kommun där föreningen förbinder sig att driva fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe och Vittsjö. Se bilaga 1 Antagande och beräkningar vid ett kommunalt övertagande av fritidsgårdarna Antagande Man behöver göra en del antaganden för att beräkna på vad det kostar för kommunen att driva fritidsgårdarna. Det gäller öppettider, planeringstider, lön, personaltäthet mm. Beräkningarna är gjorda på ett minimum när det gäller öppettider och på hur man traditionellt har drivit gårdarna. Tittar man på en utveckling av fritidsgårdsverksamheten med t ex uppsökande verksamhet på skolor behöver man antingen ta från öppettiderna eller utöka tjänsterna, vilket man bör man titta på i utredningen angående ungdomens hus. I och med att Kultur och Fritid är en och samma förvaltning kommer den nya förvaltningen att göra en organisationsöversyn inför 2020, där fritidsgårdarna skulle kunna ingå. Beräkningarna är gjorda på att man inte har något lönebidrag för personal. Beräkning på eventuell kioskverksamhet finns inte med då den är försumbar. Öppettider och tjänstgöring Övergripande finns en verksamhetschef anställd på 40 %, vilken ansvarar för de fyra fritidsgårdarna. På varje fritidsgård finns två 75 % fritidsledartjänster. Totalt blir det åtta 75 % fritidsledartjänster. Varje gård har öppet fyra dagar per vecka och totalt 25 h per vecka. 3
Varje fritidsledare arbetar 30 h/vecka. Det innebär att det finns 5 h per vecka till möten och planering. Det bör även finnas tid till planering då fritidsgårdarna är öppna när det är få eller inga besökare. Personal Tjänstens storlek Heltidslön PO Månadskostnad Månader Årskostnad Verksamhetschef 0,4 42 000 1,3915 23 377 12 280 526 Fritidsledare 0,75 24 000 1,3915 25 047 12 300 564 Material och tjänster Beräkningarna per fritidsgård Verksamhet: 30 000 kr (marknadsföring, lek hobby, sportredskap, av-media, tidningar och evenemang, föredrag mm) Övriga kostnader är 40 000 kr (underhåll, teknik, telefoner, skötsel, förbrukningsmaterial, larm, friskvård mm.) Summan material och tjänster uppgår till totalt för de fyra gårdarna 280 000 kr. Anläggning Fritidsgårdarna idag är i kommunalt ägda lokaler. Kommunen står redan idag för lokalkostnaderna. Sammanställd kostnad vid ett kommunalt övertagande Personal 2 404 512 Verksamhetschef 280 426 Gemensam administration och mtrl och tjänster 280 000 Total kostnad för kommunen 2 964 938 4
Ekonomisk skillnad på förenings- eller kommunalt drivna fritidsgårdar Det finns en rad faktorer som förklaring till att det blir dyrare för kommunen att driva fritidsgårdarna: I uträkningen för kommunalt driven fritidsgård finns inte ca 200 000 kr som föreningen erhåller i lönebidrag av Arbetsförmedlingen/Försäkringskassa. Jag vill inte ta med den summan då den inte är garanterad att följa verksamheten. Jag har räknat med 8 stycken utbildade fritidsledare och åtta stycken med en lön på 24 000 kr medan fritidsgårdsföreningen har en lönekostnad beräknat på löner mellan 20 000-22 000 kr för timanställda och ca 24 000 kr för gårdsföreståndare. Gårdsansvariga på fritidsgårdarna idag är anställda på sammanlagt 2,52 tjänster. Använder man sig av timanställda är det lätt att effektivisera lönekostnaderna. Fritidsgårdsföreningen använder sig delvis av ensamarbete. Totalt blir det 692 000 kr i högre kostnader för kommunen. Erhåller man de 200 000 kr från försäkringskassan blir det ca 492 000 kr dyrare för kommunen att driva fritidsgårdarna. För och nackdelar Varför kommunalisera fritidsgårdarna Kommunen får en direkt påverkan och kontroll på verksamhet, ekonomi och personal. Ökad flexibilitet att anpassa fridsgårdarna till kommunens behov. Kvalitetssäkra verksamheten då uppföljningen sker som ordinarie kommunal verksamhet. Ökad kontakt med övriga förvaltningar i kommuner när det behövs stöd som t ex socialförvaltningen och barn och utbildningsförvaltningen, vilket i sin tur ger ett starkare nätverk kring ungdomarna. Ökade möjligheter till samarbete med Markan. 5
Varför inte kommunalisera fritidsgårdarna Kommunen behöver ej ta personal- eller budgetansvar Ekonomisk vinst Besparingar I förslaget kan man göra vissa åtgärder för att göra kostnadseffektiviseringar. Ta bort en fritidsgård. Minska planeringstiden för personalen. Minska öppettiden på fritidsgårdarna. Behålla lönesättningen med en anställd på ca 25 000 kr och en på 20 000-22 000 kr i lön (baserat på heltidstjänster). Med en omorganisation i förvaltningen kan man också effektivisera verksamhetschefens tjänst i kombination med Markan och Mötesplats Ljungdala. Sammanfattning För att ta ställning till om kommunen ska ta över driften av fritidsgårdarna eller ej behöver man ta ställning till: 1. Ekonomi 2. Påverkan på verksamheten Genom att överta fritidsgårdarna kommer kommunen att ha en direkt påverkan på verksamheten, men det innebär också att det kommer att bli dyrare. Kommunen betalar 2 273 000 i bidrag och beräkningen visar att kostnaden om kommunen driver fritidsgårdarna blir 2 965 000 kr, dvs ökade kostnader på ca 692 000 kr. Det finns möjligheter till besparingar genom att minska t ex personalkostnaderna. I dagsläget kan man också räkna med de ca 200 000 kr från AF/försäkringskassan. Conny Jönsson Avd chef Kultur och fritidsförvaltningen 6
Avtal mellan Hässleholms kommun och Fritidsgårdar i Hässleholms kommun Mellan Hässleholms kommuns fritidsnämnd, nedan kallad nämnden och Fritidsgårdar i Hässleholms kommun nedan kallad föreningen har följande avtal träffats angående fritidsgårdarnas verksamhet med kommunalt bidrag. 1. Inledning Avtalet följer intentionerna i Bidrags- och stödsystem beslutade av fritidsnämnden i Hässleholms kommun. Föreningen skall aktivt verka för att stärka demokratiska värderingar där respekten för alla människors värde är grund för all verksamhet. Föreningen kan vända sig till ungdomar i åldern 10-18 år men ska ha en tydlig inriktning mot målgruppen 13-18 år. Bilaga1 Fritidsgården skall vara en drogfri plats för trygga möten mellan människor med olika ålder, kön, etnicitet och livsstil, organiserad av utbildad och kompetent personal. Mötesplatsen skall vara politiskt och religiöst obunden. Föreningen skall enligt fullmäktigebeslut ha en drogpolicy och personalens fostrande roll skall betonas i det drogförebyggande arbetet. Verksamheten skall ha långsiktighet och innehålla rutiner för planering och uppföljning. Lokalen skall vara utformad för verksamheten samt uppfylla lagstadgade krav. 2. Huvudmannaskap Föreningen är huvudman för fritidsgårdarna i Hästveda, Sösdala, Tyringe och Vittsjö 3. Ekonomi Verksamhetens omfattning styrs av storleken på tilldelat bidrag av nämnden. Verksamhetsplan enligt punkt 4 upprättas och samordnas med budget. Nämnden beviljar bidrag efter bedömning av verksamhetsplan och budgetförslag. Beslut om bidragets storlek beslutas i december månad inför varje verksamhetsår. Årligen ska föreningen redovisa ekonomin genom att skicka in resultat- och balansrapport med kort beskrivning av föregående kvartals verksamhet beskriven mot verksamhetsplan. Utbetalning av bidrag görs kvartalsvis med start i januari och avser förskottsbetalning. 7
4. Verksamhetsplan Verksamhetsplan upprättas årligen och bedöms och godkänns av Hässleholms Fritid. I verksamhetsplanen skall följande ingå: - målsättning för året - öppethållande som ska svara mot målgruppens behov - personalbemanning - ungdomars medinflytande - samverkan och nätverksarbete - prioriterade områden - fasta aktiviteter och gruppaktiviteter - speciella satsningar inom angelägna områden - lovverksamheter - dokumentation och uppföljning I verksamhetsplanen bör rimlig flexibilitet finnas för behov av förändringar under verksamhetsåret. 5. Personal Föreningen är ansvarig arbetsgivare för all personal i verksamheten. - personaladministrationen handhas av föreningen - eftersträvan bör vara att teckna kollektivavtal - föreningen skall tillse att personaltätheten uppfyller krav för en säker och trygg fritidsgård. 6. Samverkan Nämndens och förvaltningens roll är att stödja, följa och i övrigt stimulera utveckling av föreningens verksamhet. Hässleholms Fritid skall rapportera verksamheten till nämnden. 7. Föreningens åligganden - Att årligen i april månad till förvaltningen inlämna verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, revisionsberättelse, årsmötesprotokoll för senast förflutna kalenderår samt drogpolicy. - Att senast under november månad årligen till förvaltningen redovisa budget och verksamhetsplan för kommande kalenderår. - Att senast under april månad årligen till förvaltningen följa upp fastställd verksamhetsplan. - Då nämnden så bestämmer skall enkäter och krav på kvalitetsuppföljning lämnas. 8
- Månatligen veckan efter föregående månad inlämna statistikuppgifter på antalet besök fördelade på kön och ålder uppdelad på respektive fritidsgård enligt tilldelad mall. På uppmaning ska antalet unika besökare redovisas. - Vid föreningens eventuella upphörande ska alla till verksamheten hörande inventarier och övriga tillgångar överlämnas till Hässleholms Fritid. 8. Avtalet - Om avtalets förpliktelser åsidosätts kan avtalet, efter förhandling, sägas upp med omedelbar verkan. - Detta avtal gäller under tiden den 2018-01-01 till och med den 2018-12- 31. Uppsägning av avtalet skall ske senast 6 månader före avtaltidens utgång. Sker inte uppsägning, förlängs avtalet automatiskt med 12 månader i taget med 6 månaders uppsägningstid. - Detta avtal får ej överlåtas. 9
TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Datum Diarienummer 2019-08-16 KFF 2019/15 Handläggare Administrativ chef Ingela Olsson 0451-26 82 04 ingela.olsson@hassleholm.se Kultur- och fritidsnämnden Budgetuppföljning Juli 2019 Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott föreslår att kultur- och fritidsnämnden godkänner budgetuppföljning juli 2019. Sammanfattning Budgetuppföljning juli visar på ett budgetunderskott med 268 tkr som kan förklaras av ökade interna IT-kostnader. Bilagor Budgetuppföljning investeringar juli 2019 Budgetuppföljning drift juli 2019 Ingela Olsson Administrativ chef Hässleholms kommun / Kultur- och Fritidsförvaltningen506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: Telefon: Telefax:
AVVIKELSEANALYS INVESTERING 2019 Kultur- och fritidsnämnd Ansl. Projekt Text Investeringsredovisning 2019 Överför Kommentarer Kommentarer Kommentarer Ev. frågor till förvaltningen Svar från förvaltningen typ Budget Redovisat Avvikelse Prognos Avvikelse till 2020 Förklaring till avvikelserna, april 2019 Förklaring till avvikelserna i förhållande Åtgärder vid prognosunderskott Inkomster (flerårs) till marsprognosen Utgifter Netto Maj Juli Juli (-) 27822 Belysning Göingevallen 1 279 9 9 0 279 0 29801 KSY742 Hlmsgården 2 31 30 30 1 30 1 29802 Bottensug Bj simh 2 30 0 0 30 0 29803 Skurmaskin Hlmsg 2 30 0 0 30 0 29804 Lövsug Tyrs Hov 2 60 0 0 60 0 29805 Batteri ismaskin Tyrs Hov 2 80 0 0 80 0 29806 Garage häckar 2 30 0 0 30 0 29807 Digitalt entrésystem simh 2 310 0 0 310 0 29808 Isfräs Österås 2 125 0 0 125 0 29809 Ospec Österås 2 225 0 0 225 0 29810 Utegym 2 100 0 0 100 0 29811 Bibliotek 2 100 0 0 100 0 29812 Plan 3 2 100 0 0 100 0 29813 Markan 2 100 0 0 100 0 29814 Hyllbelysning 2 250 0 0 250 0 29815 Hovdala slott 2 300 0 0 300 0 29816 Ospecificerat 2 254 0-1 166 88 29817 Toalettvagn Mjölkalånga 2 0 32 32 32-32 29818 Kubota Grklipp Z122R Österås 2 0 57 57 57-57 404 128 128 0 404 0 2 0 2 0
AVVIKELSEANALYS DRIFT 2019 Kultur- och fritidsnämnd Vht Text Driftredovisning 2019 Kommentarer Kommentarer Kommentarer Ev. frågor till förvaltningen Svar från förvaltningen Budget Redovisat Förklaring till Förklaring till Åtgärder vid prognosunderskott Avvikelse Prognos Avvikelse avvikelserna, juli 2019 avvikelserna i förhållande Maj Juli Juli till majprognosen Ers förlorad arbetsink (-25 tkr), Fiber (-166 tkr), Administration och övrig 460, 462 13 318 8 665 0 13 967-648 personalkostnder (-80 tkr), kulturutveckling (-34,5 verksamhet tkr), intern IT (-379 tkr) 404, 46326-46329 Mötesplats Ljungdala, Markan 5 162 3 053 0 5 256-95 Ventilationsarbete MPL 4211, 4217, 4218 Idrottsplatser, Slingor och leder, Idrottshallar 18 666 11 317 0 18 743-77 Minskade intäkter från SBK (LONA-pengar) 4212 Österås 10 902 6 985 0 10 902 0 4220 Tyrs Hov 12 827 7 024 0 12 707 120 Tjänster som inte varit tillsattta delar av året 4229 Simhallar 7 854 3 970 0 7 229 625 Tjänster som inte varit tillsattta delar av året 431, 445, Trädhuset, Saml lokaler, 446 Hlmsgården Mindre intäkter huvudbyggnaden hlmsg (-200 tkr), 3 408 2 172 0 3 673-265 inköp möbler till museum och södra flygeln samt inköp material tilll huvudbyggnaden hlmsg Bibliotek ökade driftkostnader (-110 tkr), 461, 465 Bibliotek 27 829 15 923 0 27 973-144 barnkulturvht (-34 tkr) Sjukskrivning personal (160 tkr), 463 Kulturverksamhet 1 712 1 034 0 1 567 145 säkerhetsklassning utställningshall (-15 tkr) Elkostnad (260 tkr) och hyra till Statens 471 Hovdala 6 821 4 663 0 7 101-280 Fastighetsverk (-20 tkr) 451, 472, Föreningsstöd 14 270 11 780 0 13 918 352 Lokalbidrag (312 tkr), projektbidrag (40 tkr) 482-489 TOTALT 122 767 76 585 0 123 034-268
TJÄNSTESKRIVELSE 1(1) Datum Diarienummer 2019-06-20 KFF 2019/17 Handläggare Kulturutvecklare Catharina Hjalmarsson Hässleholm Kulturhus 0451-26 71 03 catharna.hjalmarsson@hassleholm.se Medborgarförslag Nelly Thyring Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden tackar för inlämnat förslag om en staty/högtidlighållande över Nelly Thyring och beslutar att: 1. avslå medborgarförslaget om att uppföra en staty 2. skicka frågan om högtidlighållande av Nelly Thyring samt kvinnlig rösträtt till kommunledningsförvaltningen. Beskrivning av ärendet Ett medborgarförslag om att upprätta en staty samt/alternativt genomföra högtidlighållande över Nelly Thyring från Mala som var en av de fem första kvinnorna i riksdagen 1921. Detta med anledning av att det 2021 gått hundra år sedan de första kvinnorna deltog i riksdagen. Kultur- och fritidsnämnden ser ett värde i att uppmärksamma Nelly Thyring då kvinnors deltagande i riksdagen är viktig och avgörande del i Sveriges historia. Men med anledning av att det saknas medel till offentlig utsmyckning i kultur- och fritidsnämndens budget samt det kärva ekonomiska läget föreslås kultur- och fritidsnämnden inte gå vidare med förslaget om att upprätta en staty. Däremot föreslås att frågan om ett högtidlighållande av Nelly Thyring, att kvinnor för första gången fick delta i riksdagen 1921 samt kvinnlig rösträtt skickas vidare till kommunledningsförvaltningen. Detta då kulturoch fritidsförvaltningen ser det som en viktig fråga vilken bör uppmärksammas kommunövergripande. Kulturförvaltningen Catharina Hjalmarsson Kulturutvecklare Hässleholms kommun / Kultur- och Fritidsförvaltningen506 Postadress: 281 80 Hässleholm Besöksadress: E-post: Bankgiro: Org. nr: Webb: Telefon: Telefax:
DELEGATIONSBESLUT 2019-06-01 -- 2019-07-31 Dnr. KFF 2019/22-2 Ärende/Beslut PERSONAL Anette Marcus Biblioteksassistent Filialbibliotek, BK Bokbussen allmän visstidsanst 2019-07-01-2019-1-31 90% Nina Carstens Bibliotekarie Bibliotek, BK Biblioteksverksamhet vikariat(evelina) 2019-06-15-2019-08-31 Catrin Af Malmborg Bibliotekarie Biblioteksverksamhet allmän visstisdsanst 2019-08-01-2019-12-31 Heltid Mia Dimblad Bibliotekarie Biblioteksverksamhet Allman visstidsanst 2019-08-01-2019-12-31 Heltid Annika Toft Bibliotekarie Biblioteksverksamhet Allmän visstidsanst 2019-08-01-2019-12-31 Heltd Tora Carserud, Bibliotekarie Biblioteksverksamhet Vikariat Helen.s efterträd. 2019-10-14-2019-12-31 Heltid Karin Ekberg-Selander Bibliotekarie Biblioteksbverksamhet Vikariat. Linda H 2019-09-01-2019-12-31 Johanna Pettersson Bibliotekarie Biblioteksverksamhet Vikariat Tora. C 2019-10-14-2019-12-31 deltid 42.5% Katrin Olofsson Badpersonal Hässleholms Simhallar;Bjärnum Tillsvidare f r o m 2019-08-20 Heltid EKONOMI Statens Fastighetsverk 238 000 Gila Control System 131 250 ventilation MPL Föreningen Expressteatern 92 000 Kristianstad Kommun 150 592 Socialstyrelsen 888 463 återbetalning bidrag gratis simskola + lovaktiviteter 2018 ABF Skåne Nordost 506 709 Studiefrämjandet Skåne- Blekinge 400 806 Sensus Skåne - Blekinge 267 261 Josefin Coronel Karlsson 96 807 cirkusskola sommar 2019 OMDISPONERING INTERNBUDGET AVSKRIVNINGAR