2011 03 03 Vö 270 /2010 Verksamhetsuppföljning av Gillets hemvård Sammanfattning Förvaltningskontor Vård och stöd har på uppdrag av Vård- och omsorgsnämnd öster utfört en verksamhetsuppföljning av Gillets hemvård. Verksamheten drivs som en intraprenad sedan 2008 1 och har två enhetschefer med ett delat ledarskap. Uppföljningens syfte är att göra en samlad granskning av verksamhetens kvalitet. Förvaltningskontoret bedömer att brukarna i området får en godkänd vård, omsorg och rehabilitering men att det också finns förbättringsområden. Denna uppföljning är den första som utförs i hemvården enligt ny riktlinje och därför är jämförelser med andra likvärdiga enheter inte möjliga att göra, vilket medfört svårigheter att värdera resultatet. Uppföljningen genomfördes i mitten av december 2010. Gillet har en genomtänkt ledningsfilosofi där man arbetat med medarbetarnas delaktighet och samverkan på ett tydligt sätt. Verksamheten har också bra rutiner för att anpassa och fördela personalresursen där den bäst behövs. Området har den högsta andelen arbetstid hemma hos brukarna i hela kommunen. Verksamheten har väl dokumenterade rutiner. Allt detta ger goda förutsättningar för att ge en god vård och omsorg till brukarna. En del resultat pekar dock på att det ibland finns svårigheter i att kunna tillgodose brukarnas individuella behov och önskemål. Hög vårdtyngd och omfattande förändringsarbete är orsaker. Andra förbättringsbehov som identifierats i granskningen är inom områdena personalkontinuitet, mat och klagomålshantering. Medarbetarna behöver stärkas i det stora förändringsarbete som pågår i hemvården och framförallt gäller det kunskap i att dokumentera och använda IT som verktyg. Inga av bristerna är så allvarliga att de kräver omedelbara åtgärder. Förslag till beslut Förvaltningens förslag till nämnden Vård- och omsorgsnämnd öster godkänner rapporten 1 Ks har i juni 2010 gett berörd nämnd i uppdrag att förlänga intraprenadavtal tom 31 dec 2011.
Metod för uppföljning Granskningen har haft sin utgångspunkt i olika former av kvalitet: den kvalitet brukaren erbjuds i form av resurser som utrustning och anställdas kompetens (struktur), arbetssätt, rutiner (processer) och slutligen den kvalitet som upplevs vid utförd tjänst s.k. resultatkvalitet som mäts exempelvis i upplevelse av bemötande och trygghet. Uppföljningen av verksamheten har skett i två delar Sammanställning och analys av data Besök med granskning på plats Den första delen av granskningen har bestått i att samla in data i form av Enhetens verksamhetsplan Enhetens delårsrapport/verksamhetsberättelse Medarbetarundersökning Resultat av brukar och anhörigundersökningar Kvalitetsinspektioner Verksamhetsmått Inkomna klagomål Avvikelser enligt Hälso- och sjukvårdslagen Granskning av tio hälso- och sjukvårdsjournaler Granskning social dokumentation i tio ärenden, med fokus på genomförandeplaner Inspektioner från andra myndigheter Den andra delen av granskningen har bestått i att besöka enheten. Vid besöket har en checklista för uppföljningen använts. Listan har skickats ut i förväg till enheten. Vid besöket fick granskarna inledningsvis en redovisning av verksamheten där ansvarig personal berättade om hur man ser på sitt uppdrag, vad man vill åstadkomma och hur man fördelat ansvar mellan professioner och över dygnet. I dialog fördes sedan ett samtal med checklistan som grund. Ledning och medarbetare från verksamheten ömsom berättade om det man ville framhålla och ömsom svarade de på granskarnas frågor. Dialogen kompletterades med observation under en rundvandring i hemtjänstlokalerna samt ett samtal med en brukare i dennes hem. Granskningsgruppen åt också den lunch som brukarna serverades den aktuella dagen. I granskningsgruppen har ingått planerare, medicinskt ansvarig sköterska (MAS), medicinskt ansvarig för rehabilitering (MAR) och biståndshandläggare. Andra professioner som ekonom och registrator har konsulterats i förberedelsearbetet. I rapporten redovisas resultatet av granskningen under samma rubriker som finns i checklistan för uppföljning. Efter varje avsnitt görs en bedömning av hur verksamheten lever upp till kraven i en fyrgradig skala där 1 betyder flera brister inom området som kräver åtgärder och 4 betyder god kvalitet som kan fungera som ett gott exempel för andra verksamheter. Skalan är inte exakt utan får mer ses som en temperaturtagning inom det aktuella området. 2
Fakta om Gillet Innan vi besökte Gillet för att studera verksamheten på plats sammanställdes några fakta om verksamheten. Dessa fakta redovisas nedan kompletterade med uppgifter om historik vi fick vid besöket. Förutsättningar Gillets hemvårdsområde omfattar den största delen av norrcity och inkluderar Järntorget, Stortorget och Våghustorget. Enheten drivs som intraprenad sedan tre år. Ledningen har en tydlig och genomtänkt ledningsfilosofi där intentionen är att leda och styra för: ett ökat inflytande en ökad delaktighet ett ökat ansvar för hela verksamheten Hemvård antal brukare (31/10 2010) Inriktning Antal Omvårdnad 96 Service 151 Trygghetslarm 230 Mattjänst 61 Avlösning 2 Hälso-och sjukvård 135 Totalt antal brukare 280 Gillet har ansvaret för vård omsorg och service till 280 brukare dag- och kvällstid. Brukarna har en medelålder på 80 år. I stort sett samtliga bor i flerfamiljshus och många i olika typer av seniorbostäder. Enligt siffror från brukarundersökning bor 90 % av brukarna i ensamhushåll mot 80 % i övriga kommunen. Antal anställda Enhet Anställda Årsarbetare Omvårdnadspersonal dag-kväll 46 35,96 Omvårdnadspersonal natt 0 0,00 Sjuksköterska 5 4,50 Arbetsterapeut 3 2,70 Ledning 2 2,00 Administration 1 1,00 Övriga 0 0,00 Totalt 57 46,16 På enheten är totalt 57 personer anställda och fördelning i personalkategorier beskrivs i tabell ovan. I budget 2010 har enheten en ram på knappt 32 miljoner kr och prognos pekar på att enheten kommer att göra ett överskott under året. Gillets lokaler finns vid Järntorget i två våningsplan. Expeditioner för sjuksköterskor, arbetsterapeuter och assistenter samt sammanträdesrum och matsal finns i ett plan. På nästa plan har hemtjänstgrupperna varsin lokal samt sina omklädningsrum. Här finns även chefernas arbetsrum i syfte att de ska finnas nära hemtjänstpersonalen. Verksamheten upplever sig som trångbodd. Framförallt saknas tillräckligt med arbetsplatser för dokumentation. 3
Matlådor levereras kalla från Almbyköket och värms sedan hemma hos brukaren. Processer Omvårdnadspersonal och sjuksköterska natt kommer från förvaltningens gemensamma nattorganisation. Enheten har två chefer med delat ledaransvar och omvårdnadspersonalen är uppdelad i fyra arbetsgrupper enligt organisationsskiss 2 nedan. Sjuksköterskor och arbetsterapeuter ansvarar för ett geografiskt område som överensstämmer med arbetsgruppernas. Tommy Henningsson Förvalningschef Hannele Alexandersson och Beatrice Fagerdal Enhetschefer Distriktssköterskor 5 personal Arbetsterapeuter 3 personal Assistent Klostergruppen 12 personal Trädgårdsgruppen 15 personal Slottsgruppen 15 personal Servicegrupp Gillet 4 personal Enhetens ledning består av en styrelse som utses på tre år med medarbetarrepresentanter från varje arbetsgrupp. Styrelsen gör verksamhetsplan som sedan bryts ner till handlingsplaner för respektive arbetsgrupp. Uppdaterade rutinpärmar med tydlig struktur finns på enheten. Här samlas lokala rutiner och kommungemensamma riktlinjer som berör verksamheten. Resultatkvalitet I Brukarundersökningen 2009 har Gillet ett resultat som ligger nära kommunens genomsnitt inom de flesta frågeområden. Totalt svarade 64 brukare i området på enkäten. På de frågor som avsåg helhetsintrycket var 93 % mer nöjda än missnöjda (svarat 6-10 på tiogradig skala) med den hjälp man får och 95 % kände sig trygga med att bo kvar hemma med stöd av hemtjänsten. En kvalitetsinspektion har genomförts under hösten med övervägande positiva omdömen. De brister som uppmärksammats har rapporterats till enheten. 2 Ur Gillets verksamhetsplan 2010 4
Granskningsresultat Resultatet av granskningen följer de rubriker som finns i checklistan. Varje avsnitt inleds med de kvalitetskrav i punktform som angetts i checklistan och avslutas med en samlad bedömning i förhållande till kraven redovisat i en fyrgradig skala. 1. Aktiv och meningsfull tillvaro Den enskilde stimuleras att använda sin förmåga att klara sig själv. Den enskilde har möjlighet att upprätthålla kontakt med släkt och vänner. Personalen jobbar utifrån ett rehabiliterande förhållningssätt och uppmuntrar och stöder den enskilde att klara sig själv. Arbetsterapeut och sjuksköterska är oftast med vid det första planeringssamtalet då genomförandeplanen upprättas. I planerna framgår ofta vad den enskilde klara själv och vad denne behöver hjälp med. Kontaktperson försöker efter förutsättningar medverka till att hjälpa den enskilde att upprätthålla kontakt med anhöriga och vänner. Brukare med behov erbjuds ledsagning för att upprätthålla sociala kontakter. Den enskilde har möjlighet att delta i dagliga aktiviteter som utgår från personens egna intressen, önskemål och förutsättningar. Samarbete finns med frivilligorganisationer. Den enskilde tillförsäkras utevistelse efter individuella behov. Enheten upplever att möjligheten för den enskilde att delta i aktivitet utifrån egna intressen har ökat sedan rambeslut införts. Detta eftersom den enskilde nu styr mer över hur hemtjänsttimmarna ska användas. Svårigheter finns fortfarande att tillgodose individuella önskemål om aktiviteter. Väntjänsten används också i stor utsträckning för att möjliggöra utevistelse och andra aktiviteter. En riktad informationsinsats om Kulturrundans aktiviteter har genomförts. I brukarundersökningen uppger bara var tredje brukare att man är nöjd med hjälp att göra vad man trivs med. Detta resultat är i nivå med övriga kommunens snitt. Gillets brukare är något nöjdare är övriga brukare i Örebro med hjälp från personal att komma ut, men även här finns ett missnöje. Såväl personalen som den brukare vi intervjuade pekar på svårigheterna att komma ut vintertid med rullstol eller rollator de senaste vintrarna på grund av väglaget. 5
2. Bemötande och kontinuitet Bemötande Den enskilde är nöjd med bemötandet. Den enskildes integritet och självbestämmande respekteras av personalen. Verksamheten har tagit ställning till hur olika livsåskådningar bland de äldre ska respekteras Enligt brukarundersökningen är brukarna i området med några få undantag nöjda med bemötandet. Detta bekräftas av intervju med brukare som genomfördes vid uppföljningen. Gillet har tagit fram egna etiska regler för hur arbetet ska bedrivas. Dessa hålls aktuella och diskuteras vid arbetsplatsträffar. Kontaktperson har ansvar för att följa upp nöjdhet med bemötandet i uppföljningssamtal med brukaren utifrån individuell vård och omsorgsplan. Kontinuitet Så få personer som möjligt ska vara inblandade i vården och omsorgen så att den boende får hjälp av personal som han/hon känner igen. Hjälpinsatserna planeras så att de utförs efter den enskildes behov och önskemål oavsett vem i personalgruppen som utför dem. Kontaktperson finns för alla brukare. Kontaktpersonen är känd av alla brukare. Varje brukare har två särskilda kontaktpersoner utsedda i personalgruppen som ansvarar för besöksplan i TES 3 och genomförandeplan i DocIT 4. Rutiner finns för att utse kontaktperson för ny brukare. Gillet visar ett sämre resultat än övriga kommunen i brukarundersökning 2009 avseende fråga om personkontinuitet. Trots att alla brukare har en utsedd kontaktperson uppger bara hälften av brukarna att de känner till att man har en kontaktperson. Enheten har sedan resultatet kom arbetat mycket med att tydliggöra kontaktpersonens roll och ansvar. Man har bland annat sett att systemet med ett delat kontaktmannaskap mellan två personer, som kom till för att minska sårbarheten, inte varit helt lyckat. En av kontaktpersonerna bör ha huvudansvaret. Positivt är att ledningen lagt ner mycket tid för att styra mot att personalen ska tillbringa så mycket av sin arbetstid som möjligt hemma hos brukaren. Resultat visar att Gillet är det område som har högst andel brukartid i hela kommunen. Med hjälp av arbetet med besöksplaner i TES har man säkrat att brukarna får samma hjälp oavsett vem i personalgruppen som kommer. Genom att kontinuerligt följa vårdtyngd och anpassa resurserna mellan grupperna 3 TES är hemvårdens IT verktyg för planering och tidsregistrering 4 DocIT är Vård och omsorgs dokumentationssystem 6
efter behov säkrar man också att brukare får tillgång till lika stor resurs var man än bor. Samverkan med nattpatrull fungerar bra. Man har säkrat att brukaren får samma hjälp nattetid genom att nattpersonal bjuds in till teamträffar där man planerar för brukarna. Man har också tydliggjort ansvarsfördelning gällande dokumentation och individuell vård- och omsorgsplanering mellan dag och nattpersonal. 3. Mat, dryck och måltidsmiljö Är brukarna nöjda med maten. Alla brukare med behov har en individuell kostplanering. Måltiderna serveras på ett tilltalande sätt i en lugn och trivsam miljö. Hänsyn ska tas till traditioner och högtider samt att man gör skillnad på vardag och helg. Den enskilde som har behov får stöd och hjälp vid måltiden i hemmet eller i gemensam matsal. Den mat som serveras är av god kvalitet samt att maten hanteras på ett sätt som är förenligt med god livsmedelshygien. Finns rutiner för varmhållning? Verksamheten upplever att maten har förbättrats sedan man började med leveranser av kall mat. Man har nu möjlighet att erbjuda två alternativ varje dag och klagomålen på maten från brukarna har minskat. Ledningen är också mycket nöjd med samverkan med köket. Resultat på brukarundersökningen visar dock på ett sämre resultat på frågor om mat och måltid än övriga kommunen. Den brukare vi intervjuade hade blandade omdömen om maten. Maten vi serverades på granskningen var av godkänd kvalitet. I Gillets verksamhetsplan finns målsättning att alla som har måltidshjälp ska ha en individuell plan för detta som en del i genomförandeplanen. Personalen arbetar mycket med att skapa en bra måltidsmiljö och försöker bl.a. att göra vanliga veckohelger lite finare med dukning osv. Önskemål finns att köket som levererar maten kunde ha lite mer helgtänk när det gäller maten så att även den blev lite festligare. Det finns inga öppna restauranger för äldre i området. En lokal där möjlighet finns att äta tillsammans finns på Gillets seniorboende, men denna används inte. 7
Det finns rutiner för bedömning och uppföljning av vikt, närings- och vätskebehov samt mat- och vätskeintag för personer med omfattande behov. För personer med omfattande omsorgsbehov anpassas mattiderna, så det blir en jämn fördelning under dagen och nattfastan är inte är längre än elva timmar. Individuell bedömning görs när det gäller närings- och vätskebehov, men dokumenteras inte som kostplan utan skrivs in i besöksplanen. Vikt följer man när behov uppstår. Brukaren kan välja mellan två alternativa maträtter och får matsedel för en månad. Kvällsmat kan erbjudas. Kostombud finns i verksamheten. Vid dokumentationsgranskning av 10 journaler finns ingen med vårdplan för kost. En förklaring kan vara att av de granskade journalerna är det endast tre som har mattjänst. 4. Personlig omvårdnad och service Personlig omvårdnad Den enskilde känner sig trygg. Varsamt handlag används och diskretion visas vid all kroppslig omvårdnad Den enskilde får vid behov hjälp med daglig munvård och det ska finnas upprättad individuell dokumentation för hur munvården ska genomföras. Den enskilde stimuleras att upprätthålla sin kontinens och toalettbesök ersätts inte av inkontinenshjälpmedel. Den enskilde har möjlighet att gå på toaletten dygnet runt. Förstoppning förebyggs och behandlas. Den enskilde får vid behov hjälp att hantera eventuell oro och ångest Den enskilde ska i möjligaste mån inte uppleva smärta och smärtbehandlingen ska vara individuellt anpassad. Verksamheten hade ett något sämre resultat i brukarundersökningen på de flesta frågor rörande personlig omvårdnad och service. En förklaring som ledningen ger är att enheten hade en kraftigt ökande vårdtyngd när undersökningen gjordes 2009. Detta medförde att man hade problem att tillgodose alla önskemål. På frågor om trygghet var resultaten likvärdiga med övriga kommunen. Personalen informerar och erbjuder brukaren möjligheten att få munvårdsbedömning av tandhygienist och vid behov tandläkarbesök. I tio granskade journaler fanns ingen vårdplan för munvård. I en journal finns daganteckning om att brukaren fått information om 8
tandvårdsbedömning. Verksamheten kontaktar tandhygienist för utbildning av personal i allmän munhygien och om det behövs i enskilda fall. Individuell bedömning görs när det gäller toalettbesök och inkontinenshjälpmedel. Distriktssköterskan förskriver inkontinenshjälpmedel och undervisar brukare och vid behov personalen hur man använder inkontinenshjälpmedlen. En vårdplan som rörde inkontinenshjälpmedel fanns dokumenterad vid journalgranskningen, men det var fem boende som använde inkontinenshjälpmedel. Är någon brukare väldigt orolig och ångestfull, görs en utredning tillsammans med läkaren och man erbjuder extra tillsynsbesök. Smärtbehandlingen är individuellt anpassad, sjuksköterskan samråder med läkaren i frågan. Ingen vårdplan för smärtbehandling fanns i de tio granskade journalerna, men det var tre personer som behandlades för smärta. Serviceinsatser Den enskildes kläder tvättas, stryks och lagas vid behov Veckostädning och omvårdnadsstädning fungerar Den enskilde får hjälp med inköp, post och bankärenden Den enskilde får hjälp med ledsagning vid behov Sedan förra året utförs serviceinsatserna av en särskild arbetsgrupp i Gillet. Sevicegruppen kör även ut matlådor till brukarna. Sedan förändringen upplever verksamheten att kontinuitet i städinsatser har blivit bättre då den utförs av särskild personal. Däremot har det varit svårare att få bra rutiner gällande inköp, då detta kräver mycket kommunikation med personalgrupp som sköter måltidshjälpen. Tvätt av kläder utförs fortfarande av omsorgsgrupperna då man är beroende av tvättstugor i de olika fastigheterna i området. Verksamheten upplever att det fortfarande är de traditionella serviceinsatserna som efterfrågas trots att valfriheten ökat sedan införandet av åtta timmars service utan bistånd. Vård i livets slut Det finns rutiner för vård i livets slutskede. Den enskilde ska inte behöva dö ensam. Anhöriga erbjuds ett efterlevandesamtal. Rutiner för vård i livets slutskede finns och i verksamheten finns palliativa ombud som kan stötta personalen. Sjuksköterskan beslutar när vak ska sättas in och anhöriga erbjuds efterlevandesamtal. 9
5. Vård och omsorg till personer med demenssjukdom Ges stöd och hjälp till demenssjuka enligt Örebro kommuns riktlinjer? Personalen ska ha grundläggande kunskaper inom demensvård och möjlighet till fortbildning/fördjupning. Enheten arbetar efter kommunens riktlinjer. Remiss skrivs till dagverksamhet vid behov och behov av vård- och omsorgsboende uppmärksammas då det är aktuellt. För närvarande finns ganska få demenssjuka i området. Man har arbetat med olika typer av larmlösningar i de fall man haft oroliga personer som riskerar att gå vilse. T.ex. GPS- positionering som kopplas till polisen. Vid behov vänder man sig för rådgivning till Demenscentrum. Stor del av personalen har fått grundutbildning i demensvård men man saknar utbildning riktad till personal i hemvården. 6. Den enskildes skydd Den enskilde är fri från övergrepp. Vilka begränsningsåtgärder används idag, generellt och individuellt (lås, bälten, grindar etc.)? Trycksår förekommer inte. Personalen känner till hur avvikelsehanteringen går till och gör avvikelserapporter vid behov. Fallskador förebyggs med individuella och generella åtgärder. Finns rutin för när den enskilde inte öppnar/är hemma. Hygienrutiner följs och hindrar smittspridning. Trygghetslarm fungerar och svarstid är så kort som möjligt. Finns beredskap för att uppmärksamma och hantera våld i hemmet? Inga anmälningar om övergrepp enligt Lex Sarah är gjorda under det senaste året och verksamheten känner inte till att övergrepp skulle förekomma. Begränsningsåtgärder förekommer sällan. Det händer någon gång att en person har grind på sin vårdsäng men då oftast efter att den enskilde själv bett om det för att minska risken att ramla ur sängen. Personalen är väl förtrogen med avvikelsehanteringen. Det finns en lokal rutin som följs och fungerar bra. Avvikelserna diskuteras på teamträffar och eventuella åtgärder vidtas därefter. Inga brukare med trycksår finns i nuläget. De gånger det förekommit så upplever personalen att det är när någon brukare legat på sjukhus och fått 10
såret där. Två patienter av de tio granskade hade andra typer av sår och i båda fallen fanns vårdplan. Antal fall med skada har ökat med 34 % (från 38 st till 51 st) 2010 jämfört med 2009 och antal fall utan skada med 30 % (från 140 st till 200 st). Ökningen kan ha många orsaker. Verksamheten tror att ökningen kan bero på att fler brukare är sjukare idag och att det är några brukare som ramlar ofta. Antalet besök som måste göras med dubbelbemanning har ökat från 8 till 15 sedan 2009 vilket också talar för att brukarna försämrats det senaste året. Rutiner finns för vad man ska göra när brukare inte öppnar. De gånger detta har hänt har åtgärder från personal varit snabba och adekvata. Verksamheten har upplevt dåligt stöd i vissa säkerhetsfrågor från ansvariga i kommunen. Bland annat har man lång tid haft ett trasigt nyckelskåp som behöver ersättas. Man har heller inte fått en brandutbildning riktad till hemvårdspersonal som utlovats. Hygienrutiner följs, introduktion av arbetskläder pågår och personalen har tillgång till handsprit, plastförkläden och plasthandskar. Där det behövs finns handsprit, handskar och förkläden hemma hos brukaren. Personalen har en väska med sig vid hembesök för att alltid ha tillgång till hygienmaterial. Gillet fick något sämre betyg än övriga kommunen på frågor om larm i brukarundersökningen. Bra rutiner finns dock att i samverkan med Trygghetscentralen följa upp när något inte fungerar. Samverkan med Trygghetscentralen fungerar bra och det finns en särskilt utsedd larmansvarig på Gillet. Det har förekommit att personal stött på misstanke om våld i hemmet. Uppföljning sker alltid i sådana fall, men det finns stora svårigheter att komma åt problem av den typen. 7. Delaktighet Personen själv, eller tillsammans med anhöriga har möjlighet att beskriva sin livsberättelse, sina önskemål och göra sina målformuleringar. Dessa ligger sedan till grund för vården och omsorgen. Planeringen sker tillsammans med den enskilde och/eller anhörig. Den enskildes vård- och omsorgsbehov bedöms och utvärderas genom att regelbundet följa upp mål i dokumenterade genomförandeplaner. Den enskilde har möjlighet att ta del av innehållet i den dokumentation som gäller honom/henne. Samverkan sker med andra aktörer utifrån individens behov t.ex. vårdcentral, sjukhus, korttidsvård, dagverksamhet, civila samhället. 11
Den enskildes behov av att vara en individ ska synas i den individuella planeringen och i enhetens gemensamma värdegrund. Tas hänsyn till jämställdhet och mångfald? I brukarundersökning har Gillet något bättre resultat än övriga kommunen på frågor om delaktighet. Verksamheten har upplevt att arbetet med rambeslut har påverkat delaktigheten på ett positivt sätt, men menar att det tar tid för brukarna att lära sig valfrihet. Detta bekräftades delvis i den brukarintervju vi genomförde. Individuella önskemål fanns men personen var inte fullt ut medveten om att man kunde få hjälp med dessa av personalen. Enligt redovisningen från verksamhetsansvariga på granskningsdagen har Gillet hög vårdtyngd som gör att de har svårt att hinna med att verkställa /tillgodose vissa önskemål som de enskilda brukarna har. Önskemål om tider för utförande av insatser ges som exempel på aktivitet som personalen har svårt att hinna verkställa. I mätning i samband med delårsrapport 2010 hade 25 % av brukarna en aktuell vård och omsorgsplan och i 40 % av planerna hade brukaren eller dennes företrädare varit delaktiga. Granskning av akter för social dokumentation visar att: Att introduktionssamtal/planeringssamtal har genomförts finns noterat i 2 av 10 akter. Aktuell genomförandeplan finns noterat i alla 10 akter. Levnadsberättelse finns noterat i 8 av 10 akter. Kontaktperson/er finns noterat i alla 10 akter. Gillet redovisar att individuell vård- och omsorgsplan (IVOP) ses som en helhet med bland annat introduktionssamtal, planeringssamtal, genomförandeplan och uppföljning. Vidare att en personal från aktuell grupp informerar/har introduktionssamtal med den enskilde brukaren, och att det inte alltid är möjligt att kontaktpersonen håller i detta samtal då det ibland behöver gå snabbt och kontaktpersonen inte är i tjänst. Därefter hålls planeringssamtal. Det framgår dock till mycket liten del i dokumentationen i personakten att dessa introduktionssamtal/ planeringssamtal har hållits (se antal ovan). I de akter där det framgår anges det i daganteckning under rubriken Möten med en tydlig information om exempelvis datum, vilka som deltagit och var. Aktuella genomförandeplaner finns i alla tio akter och de följs upp relativt bra enligt upprättat datum för uppföljning. I åtta av tio planer står noterat att den enskilde och eller företrädare för denne deltagit vid upprättandet av planerna. Det går däremot inte att utläsa av texten om de deltagit aktivt i utformandet av planen, att de har getts möjlighet till att få sina röster hörda rörande beskrivningar, mål och önskemål. Ett värdefullt sätt att i dokumentation tydliggöra den enskildes delaktighet är att låta personens röst bli synlig i texten. I hälften (fyra) av de planer som har uppgett delmål kan konstateras att övergripande målsättningar och delmål inte tycks hänga ihop och vara relevanta till varandra. Något att arbeta vidare med. 12
I alla granskade planer beskrivs oftast grundligt hur genomförandet av konstaterade insatser ska gå till, vilket är bra, men beskrivningarna är inte alltid kopplade till rätt rubrik. Det är av värde att se över dessa delar för ökad förståelse och användbarhet. Det rör framförallt om vad som ska återfinnas under genomförandeplanens rubriker; Vad och När. Levnadsberättelser finns i det stora flertalet av granskade akter, berättelser som nästan uteslutande är textmassa kopierad från stora delar av den aktuella biståndsutredningen. I enbart en av de åtta funna berättelserna har man under perioden, sedan upprättandet, gjort en liten uppdatering av berättelsen. Frågan är vad som är relevant att ha med i en levnadsberättelse; Vem är personen? En berättelse kan exempelvis återge utvalda delar av biståndsutredningen samt eventuella nya delar och med datum angivna för när all text är skriven och av vem. Det bör också framgå om enskild och eller anhörig/företrädare för denne deltagit eller erbjudits att delta vid upprättandet. Samverkan med primärvården fungerar bra. Brister i information har förekommit när brukare kommer hem efter sjukhusvistelse. En universitetsstuderande har gjort en genusundersökning i området. Frågeställningen var om personalen bemöter män och kvinnor olika. Rapporten ger inga säkra resultat om skillnader finns, men är ett underlag för fortsatta diskussioner på enheten. 8. Anhörigstöd Den anhörige blir sedd av personalen och får möjlighet att ställa frågor och själv ge information. Anhörigträffar anordnas regelbundet och initiativ tas till bildande av anhörigråd. Anhöriga erbjuds avlösning i hemmet vid behov? Enheten informerar om och förmedlar kontakt med Anhörigcentrum. Gillet har inte något anhörigråd. Däremot har man arrangerat gemensamma anhörig- och brukarträffar. Intresset har varit litet. Enheten arbetar aktivt med att informera anhöriga om möjlighet till avlösning, framförallt till kvinnor som är vanligast bland anhörigvårdarna. Information ges också om det anhörigstöd som erbjuds via Anhörigcentrum. Personalen är väl informerad om möjligheterna till anhörigstöd i kommunen så att de kan förmedla detta till de anhörigvårdare man kommer i kontakt med. 13
9. Tillgänglighet och information Beskrivning om utförarens tjänster och profil finns framtaget och presenterat på kommunens hemsida. Skriftlig information finns om enheten med kontaktuppgifter till ansvarigchef och andra nyckelfunktioner. Verksamheten ska vara tillgänglig och serviceinriktad. Det ska finnas säkrade rutiner för kontakt via telefon, e-post och vid besök. Verksamheten ska svara för att den enskilde får hjälp med information såväl vid tal, syn- och hörselnedsättning som vid annan språktillhörighet. Tolk ska anlitas vid behov. All personal ska bära väl synliga namnskyltar. Finns fungerande klagomålshantering? Information om verksamheten på kommunens hemsida finns gällande kontaktuppgifter och geografiskt ansvarsområde. Möjligheterna för hemvårdsenheterna att presentera sina tjänster och sin profil är begränsat på kommunens hemsida och därför inget som Gillet kan lastas för. Vid information till nya brukare och anhöriga används kommungemensam information om hemvård. Verksamheten har få brukare med behov av tolkhjälp i området. Vid de få tillfällen det har behövts hjälp med språket har man kunnat lösa detta med hjälp av egen språkkunnig personal. Även teckenspråk har varit aktuellt och detta har också ordnats, med hjälp av personal. Gillet har arbetat aktivt med sin tillgänglighet och målet att den som ringer bara ska behöva ringa ett samtal. All personal bar ID-kort vid granskningsdagen. Däremot hade inte alla namnskylt beroende på att flera skyltar håller på att bytas ut p.g.a. dåligt fungerande magneter. Verksamhetens rutiner för klagomålshantering behöver utvecklas. Av de 14 klagomål som hanterats i verksamhetssystemet Docit (halvår) var 12 klagomål på insatskvalitet. Inga av klagomålen har lett till förbättringsåtgärd. 10. Medarbetarna Verksamheten är bemannad dygnet runt med sådan kompetens och med sådan personalstyrka att brukarna alltid tillförsäkras en god vård och omsorg. Omvårdnadspersonal ska vara utbildad undersköterska eller ha genomgått omvårdnadsprogrammet samt bör ha erfarenhet av vårdoch omsorgsarbete. 14
All personal ska behärska svenska språket på ett sådant sätt att han/hon kan kommunicera med brukarna. Medarbetarna ska ha den kompetens, som behövs för att klara av sina arbetsuppgifter Personalomsättningen bör befrämja kontinuitet Är medarbetarnas kompetens uppdaterad i Personec? Nöjda medarbetare? Hur arbetar enheten med resultat från medarbetarenkät? Genom att verksamheten anpassar personalstyrkan kontinuerligt mellan arbetsgrupperna efter vårdtyngd har man ett system som ger förutsättningar för att ge en god och likvärdig vård och omsorg. Grundkompetensen på enheten är relativt sett väl tillgodosedd. Endast två av den fast anställda omvårdnadspersonalen saknar utbildning. Tre av fem sjuksköterskor har distriktssköterskeutbildning. Ledningen uppmärksammar att det finns brister i kompetens hos delar av omvårdnadspersonalen i att dokumentera samt att använda IT som verktyg. De hårdare kraven på dokumentation gör att de medarbetare som har svårigheter att läsa och skriva får problem. Det finns även behov att stärka den språkliga kompetensen hos några av de medarbetare som inte har svenska som modersmål. Ledningen har lagt ner mycket tid och kraft på att handleda medarbetarna i att planera och dokumentera. Arbetet har varit kopplat till krav i pågående förändringsarbeten som rambeslut och TES. Man har varit frikostig med att ta in vikarier för att ge medarbetarna tid för att träna på dokumentation. Trots detta upplever inte ledningen att ansträngningarna varit tillräckliga. Man anser att utvecklingen har gått för fort i hemvården och alla medarbetare hinner inte med. För att ta nästa steg krävs stora handledningsresurser som ofta saknas lokalt. Gillet har låg personalomsättning. Avgångsorsaker har i några fall varit vidare studier, men också rehabilitering till andra arbeten för några medarbetare. Ledningen pekar på flera positiva effekter av att vara en intraprenad. Man har skapat en väl genomtänkt idé för hur man ska leda och styra verksamheten, som inbegriper samverkan och information inom enheten. Delaktigheten hos personalen och den ekonomiska medvetenheten har ökat sedan enheten blev intraprenad. Det man främst saknat har varit administrativt stöd från förvaltningsgemensamma resurser. Gillet hade dåliga resultat på den medarbetarundersökning som genomfördes i slutet av 2009. Ledningens analys är att resultatet är kopplat till ett motstånd som fanns hos delar av personalgruppen mot det delvis nya arbetssätt som krävdes i samband med införandet av TES. Sedan undersökningen genomfördes har en rad åtgärder vidtagits som enligt ledningen har förbättrat läget. 15
11. Hälso- och sjukvård Omvårdnadsansvarig sjuksköterska finns för varje brukare. Legitimerad arbetsterapeut finns i tillräcklig omfattning Den enskilde tar/får rätt läkemedel och rätt dos i rätt tid. Läkemedelsgenomgångar genomförs regelbundet där den enskilde är delaktig. Rutiner för läkemedelshantering upprättas och följs. Rutin för medicintekniska produkter och omvårdnadshjälpmedel följs. För brukare som har hemsjukvård finns utsedd omvårdnadsansvarig sjuksköterska och ansvarig arbetsterapeut. Lokala rutiner för läkemedelshanteringen finns och är nyligen reviderade. Personalen har nyligen fått undervisning i läkemedelsgenomgångar och skall påbörja detta arbete tillsammans med distriktsläkaren. Vårdplan för läkemedel fanns inte i de granskade journalerna men det framgick att sjuksköterskan ansvarade för läkemedelshanteringen dels i fri text samt att det fanns ordinationshandlingar och signeringslistor. Har ingen lokal rutin för medicintekniska produkter men håller på att arbeta fram en sådan. 12. Särskilda granskningspunkter Verkställs beslut inom rimlig tid. Finns rutiner för att fånga upp förändrad behovssituation. Finns beredskap för att klara prioriterade arbetsuppgifter vid extremväder. Beslut om insats verkställs, utom i undantagsfall omedelbart när enheten får uppdraget. Ibland kan man missa att dokumentera verkställighet i verksamhetssystemet. I brukarens individuella planering följs förändringar i behovssituationen upp. En särskild svårighet kan vara att uppmärksamma detta för personer utan socialt stöd. Andelen ensamhushåll i området är stort. Beredskap för att klara extremväder finns. Däremot krävs att personal tar med egna kläder vid kallt väder och att man planerar extra gångtid i TES när det är mycket snö. Gillets relativt sett begränsade centrala läge gör dock att man har klarat den svåra vintern utan större återverkningar för brukarna. Däremot är fler arbetsskador hos personalen ett problem vid halka. 16
Resultat av granskningen en sammanställning I tabell nedan görs en sammanställning av resultatet uppdelat i struktur-, process- och resultatkvalitet Typ av kvalitet Förklaring Granskat Bedömning Struktur- Dokument, kvalitet besök Resurser som personal, lokaler, utrustning God kvalitet - Flexibel fördelning av personalresurs efter vårdtyngd. - Medarbetarnas grundkompetens. Behöver förbättras - Kompetens i dokumentation och IT. Processkvalitet Arbetssätt, rutiner, funktion Dokument, besök Bristande kvalitet - God kvalitet - Tydlig ledningsstruktur, - Uppdaterade och överskådliga rutiner. - Hög andel tid hemma hos brukaren. - Aktuella genomförandeplaner. - Hygienrutiner. Behöver förbättras - Personkontinuitet. - Vårdplaner i Hälsooch sjukvården (ex kost, och läkemedel). - Social dokumentation. - Rutiner för inköp. - Klagomålshantering. Resultatkvalitet Bemötande, trygghet, smärtlindring mfl Dokument, brukarundersökningar, besök Bristande kvalitet - God kvalitet - Bemötande. Behöver förbättras - Mat och måltid. Bristande kvalitet - Totalt sett bedömer vi att Gillet bedriver en vård och omsorg av godkänd kvalitet som lever upp till kommunens krav. För att åtgärda de kvalitetsbrister som identifierats vid granskningen finns ett redan pågående utvecklingsarbete. Sammanställt av Jan Sundelius, planerare 17