Sekreterare Paragrafer Helene Gustafsson. Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 1 (14) Plats och tid Region Uppsala, Storgatan 27, lokal Kungsängen 2017-06-12 kl. 13.00 15.15 Beslutande Bertil Kinnunen (S), ordförande Jenny Lundström (MP), 1:e vice ordförande Johan Örjes (C), 2:e vice ordförande Marie-Louise Lundberg (S) Lars Berglöf (S) Lisa Norén (S) Maria Gardfjell (MP) Sverker Åslund 52 54 Ove Heimfors (V) tjänstgör för Sverker Åslund (V) 55 63 My Borg (M) Peter Book (M) Johanna Norberg (L) 52 54 Daniel Solling (C) tjänstgör för Johanna Norberg (L) 55 63 Harald Klomp (KD) Roger Thelander (SD) Övriga deltagande Ersättare: Erik Pelling (S) Magnus Åhrgren (S) Ove Heimfors (V) 52 54 Anna-Lena Söderblom (M) Daniel Solling (C) 52 54 Ingela Wikander (KD) Olle Romlin, politisk sekreterare (C) Tjänstemän: Johan Wadman, trafikdirektör, KTF Sture Jonsson, presschef, KTF Stefan Adolfsson, chef Samhälle och trafik, KTF 52 55 Sara Frykberg, verksamhetsansvarig regionbuss, KTF 52 55 Åsa Viklund, controller, KTF 52 57 Helene Gustafsson, sekreterare Utses att justera Johan Örjes (C) Justeringens plats och tid Kollektivtrafikförvaltningen den 15 juni kl. 15.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 52 63 Helene Gustafsson Ordförande Justerande Bertil Kinnunen (S) Johan Örjes (C) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kollektivtrafiknämnden Sammanträdesdatum 2017-06-12 Datum för anslags uppsättande 2017-06-16 Förvaringsplats för protokollet Region Uppsala Datum för anslags nedtagande 2017-07-10 Underskrift Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 2 (14) 52 Val av justerare Kollektivtrafiknämnden utser Johan Örjes (C) att jämte ordföranden Bertil Kinnunen (S) justera dagens protokoll. Tid för justering: torsdagen den 15 juni kl. 15.00 på kollektivtrafikförvaltningen. 53 Fastställelse av föredragningslista Kollektivtrafiknämnden fastställer förslag till föredragningslista för sammanträdet. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 3 (14) Dnr KT2017-0099 54 Upphandling avseende landsbygdstrafik - information Beslut Kollektivtrafiknämnden noterar informationen. Ärendet Arbetet med att förbereda kommande trafikupphandling av landsbygdstrafik inklusive skolbusstrafik (T1) har påbörjats. Kollektivtrafikförvaltningen presenterar status och fortsatt process för upphandling avseende landsbygdstrafik. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 4 (14) Dnr KT2017-0153 55 Trafikbeställning regionbuss T18 Beslut Kollektivtrafiknämnden beslutar att föreslagna förändringar i regionbusstrafiken genomförs senast i samband med start av T18. Bilaga 55 a Reservationer Johan Örjes (C), Daniel Solling (C) och Harald Klomp (KD) inkommer med skriftlig reservation. Bilaga 55 b My Borg (M), Peter Book (M) och Anna-Lena Söderblom (M) inkommer med skriftlig reservation. Bilaga 55 c Ärendet Kollektivtrafikförvaltningen presenterar reviderat förslag som sammanfattar de förändringar i regionbusstrafiken som föreslås genomföras i samband med att T18 inleds (från och med 10 december 2017 till och med 8 december 2018). Där så anges föreslås att förändringar införs redan 14 augusti 2017. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 5 (14) Yrkanden (C), (M), och (KD) yrkar återremiss vad gäller de förändringar som föreslås införas 10 december 2017. Johan Örjes (C) och Harald Klomp (KD) yrkar avslag vad gäller de förändringar som föreslås införas 10 december 2017 om beslut tas i ärendet vid dagens sammanträde. (S), (MP) och (V) yrkar bifall till framlagt förslag. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på (C), (M) och (KD):s återremissyrkande mot (S), (MP) och (V):s yrkande att beslut tas i ärendet vid dagens sammanträde och finner bifall till (S), (MP) och (V):s yrkande att beslut tas i ärendet vid dagens sammanträde. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på (S), (MP) och (V):s bifallsyrkande till utsänt förslag mot Johan Örjes (C) och Harald Klomps (KD) avslagsyrkande vad gäller de förändringar som föreslås införas 10 december 2017 och finner bifall till (S), (MP) och (V):s bifallsyrkande till utsänt förslag. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 6 (14) Dnr KT2016-0348 56 Uppföljning av internkontrollplan T1 2017 Beslut Kollektivtrafiknämnden godkänner lämnad redovisning. Bilaga 56 Ärendet Under 2016 påbörjades arbetet med internkontrollplanen som gäller 2017. Hela kollektivtrafikförvaltningen involverades i arbetet med att identifiera risker i verksamheten. Från den bruttolistan tog förvaltningens ledningsgrupp fram de sex mest väsentliga riskerna som beslutades vid kollektivnämndens sammanträde 2016-11-14 118. Uppföljning av internkontrollplanen har gjorts för första tertialet 2017. Arbete pågår för samtliga kontrollpunkter och prognosen för året är att målen i internkontrollplanen ska nås under 2017. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Kopia till: Regionstyrelsen Exp. 2017- Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 7 (14) Dnr KT2017-0154 57 Riskanalys internkontrollplan 2018 Beslut Kollektivtrafiknämnden beslutar att ärendet återremitteras. Ärendet Kollektivtrafikförvaltningen har påbörjat arbetet med att revidera och identifiera nya risker i verksamheten. Detta arbete ska vara klart 19 maj, då arbetet med att identifiera de mest väsentliga riskerna påbörjas. Resultatet av riskanalysen presenteras till kollektivtrafiknämndens sammanträde 12 juni. Processen för interkontroll är förändrad och ska nu utgå från den nya styrmodellen. Yrkanden Johan Örjes (C) och My borg (M) yrkar att ärendet återremitteras. (S), (MP) och (V) yrkar bifall till Johan Örjes (C) och My borg (M):s återremissyrkande. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på att ärendet återremitteras och finner bifall. Kopia till: Regionstyrelsen Exp. 2017- Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 8 (14) Dnr KT2017-0177 58 Återrapportering avseende uppföljning av privata utförare Beslut Kollektivtrafiknämnden föreslår Regionstyrelsen föreslå Regionfullmäktige besluta att godkänna återrapporteringen avseende uppföljning av privata utförare inom Kollektivtrafiknämndens område. Bilaga 58 Ärendet Landstingsfullmäktige antog i november 2015 (2015-11-23, 135, dnr CK 2015-0237) ett program för uppföljning av privata utförare för perioden 2016-2018. Uppdraget baserar sig på att regionen är huvudman för all landstingsfinansierad verksamhet, oavsett om den drivs i egen regi eller om den genom avtal har överlämnats till en privat utförare. Regionen är därmed skyldig att följa upp och kontrollera, inte enbart sina egna verksamheter, utan även verksamheter som bedrivs i privat regi enligt de krav som anges i kommunallagen (1991:900), 3 kap., 16a-18b. Dessutom framgår av kommunallagen, 6 kap., 7, att varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt respektive område. Återrapportering om hur uppföljningsarbetet fortlöpt under året ska ske årligen i särskild ordning till regionstyrelsen och regionfullmäktige. I återrapporteringen redogörs för genomförda granskningar och utvärderingar, uppföljnings- och utvärderingsarbetets resultat, registrerade avvikelser och vidtagna åtgärder samt planerade uppföljningar och utvärderingar 2017. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 9 (14) Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Kopia till: Regionstyrelsen Henrik Andreasson, regionkontoret Exp. 2017- Sign. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 10 (14) Dnr KT2017-0004 59 Månadsrapport Beslut Kollektivtrafiknämnden lägger med godkännande månadsrapporten till handlingarna. Bilaga 59 Ärendet Trafikdirektören redovisar månadsrapport per maj 2017. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Sammanträdet ajourneras för kaffe kl. 14.30 Sammanträdet återupptas kl. 14.50 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 11 (14) Dnr KT2017-0002 60 Trafikdirektörens information Beslut Kollektivtrafiknämnden lägger informationen till handlingarna. Ärendet Status för införande av nytt linjenät i stadsbusstrafiken 14 augusti. Status inför införande av Movingo Bussolycka med dubbeldäckare, linje 773, i Västerås 1 juni. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 12 (14) Dnr KT2017-0003 61 Anmälan av beslut enligt delegation Beslut Kollektivtrafiknämnden lägger med godkännande redovisade beslut enligt delegation till handlingarna. Bilaga 61 Ärendet Kollektivtrafikförvaltningen redovisar beslut enligt delegation. Ordförande Bertil Kinnunen (S) ställer proposition på framlagt förslag till beslut och finner bifall. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 13 (14) 62 För kännedom inkomna skrivelser Kollektivtrafiknämnden lägger inkomna skrivelser till handlingarna. 1. Protokoll KTN AU 2017-05-23 2. Protokoll SAMLA KTN 2017-05-24 3. Beslut Heby kommun Ks 2017-06-07 105 Föreslagna förändringar i kollektivtrafiken 4. Beslut RS 2017-04-25 88 Regionstyrelsens samt styrelser och nämnder interna kontrollplaner 2017 5. Beslut RS 2017-04-25 92 Länsbarnombudsmannens verksamhetsberättelse 2016 och plan 2017 6. Beslut FSN 2017-05-08 43 Investeringsplan för 2018 till och med 2023 Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

REGION UPPSALA SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum Sida Kollektivtrafiknämnden 2017-06-12 14 (14) 63 Övriga ärenden Ordförande Bertil Kinnunen (S) önskar kollektivtrafiknämndens ledamöter och ersättare och kollektivtrafikförvaltningens tjänstemän en trevlig sommar. Kollektivtrafiknämnden önskar ordföranden detsamma. Ordföranden tackar nämndsekreteraren, Helene Gustafsson, för väl utfört arbete under de gångna åren. Helene önskas lycka till hos sin kommande arbetsgivare när hon nu slutar sin anställning på UL. Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

Bilaga KTN 2017 55 a 2017-05-24 Dnr KT2017-0153 Samhälle och trafik Stefan Adolfsson Tfn 018-611 19 64 E-post stefan.adolfsson@ul.se Kollektivtrafiknämnden Trafikförändringar för regionbusstrafiken T18 Förslag till beslut Kollektivtrafiknämnden beslutar att föreslagna förändringar i regionbusstrafiken genomförs senast i samband med start av T18. Ärendet Följande sammanfattar de förändringar i regionbusstrafiken som föreslås genomföras i samband med att T18 inleds (från och med 10 december 2017 till och med 8 december 2018). Där så anges föreslås att förändringar införs redan 14 augusti 2017. Linje Åtgärd Trafikstart Kostnad tkr 514 En ytterligare tur som går hela vägen 14 augusti 200 Uppsala Örbyhus med avgångstid 16:15 införs. 801 Linjen trafikerar vägen förbi ICA 14 augusti 0 Maxi på väg ut mot södra utfaren till E4:an istället för Almungevägen. 102 Linjen slutar trafikera sträckan Knivsta station Knivsta kyrka. Därtill tas en dubbeltur bort sen kväll vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. 10 december -2200 302 och 303 Linjerna går från halvtimmestrafik till timmestrafik mitt på dagen. 10 december -1000 501 Två dubbelturer sen kväll tas bort 10 december -300 vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. 801 De tre extraturer som är insatta mellan 5 och 6 på vardagar tas bort. 10 december -150

Bilaga KTN 2017 55 a 844 En dubbeltur sen kväll tas bort vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. 848 En dubbeltur sen kväll tas bort vilket innebär att linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. Därtill förkortas en tur på eftermiddagen så att den inte går 863, 866 och 867 vidare till Sala från Heby. Linje 863, som består av en tur på morgonen och en på eftermiddagen på skoldagar, och Linje 866, som består av två turer på morgonen och en på eftermiddagen samtliga vardagar, läggs ner. Turerna på Linje 866 läggs istället på Linje 867 med passning med Upptåget i Heby. 895 Linjen glesas ut något i lågtrafik, med två dubbelturer mitt på dagen och en dubbeltur på kvällen. Total 10 december -300 10 december -400 10 december -100 10 december -500-4750 Mer information redovisas till bilaga. Samråd Berörda kommuner har informerats. Bilaga PM Trafikförändringar för regionbusstrafiken T18

Bilaga KTN 2017 55 a 2017-05-30 Dnr KT2017-0153 Samhälle och trafik Stefan Adolfsson Tfn 018-611 19 64 E-post stefan.adolfsson@ul.se Trafikförändringar för regionbusstrafiken T18 Inledning Följande redovisar de förändringar i regionbusstrafiken som föreslås genomföras i samband med att T18 inleds (från och med 10 december 2017 till och med 8 december 2018). Där så anges föreslås att förändringar införs redan 14 augusti 2017. Trafikutveckling Följande förändringar avser att utveckla trafiken för att möta identifierade behov. Linje 514 Örbyhus Vendel Björklinge Uppsala Åtgärd: En ytterligare tur som går hela vägen Uppsala Örbyhus med avgångstid 16:15 införs. Motivering: Behov av förstärkning finns på grund av högt resande. Kundpåverkan: Idag trafikeras sträckan Uppsala Björklinge i huvudsak av linje 100 för byte till linje 514 i Björklinge för vidare färd mot Örbyhus. Denna nya tur innebär dels ökad tillgång till kollektivtrafik, dels att inget byte krävs i Björklinge. Ekonomi: Ökad kostnad med ca 200 000 kr. Tidpunkt: 14 augusti Linje 801 Uppsala Knivsta/AR Arlanda Åtgärd: Linjen trafikerar vägen förbi ICA Maxi på väg ut mot södra utfaren till E4:an istället för Almungevägen. Motivering: Minskad körtid som behövs till omläggningar på Arlanda. Kundpåverkan: Resenärer som använder hållplatsen Uppsala Viktoria behöver gå ca 250 m till ny hållplats vid ICA Maxi. De resenärer som har målpunkt ICA får betydligt närmare i och med att dess närmaste hållplats får halvtimmestrafik.. Ekonomi: Ingen kostnadspåverkan. Tidpunkt: 14 augusti Effektiviseringar Följande förändringar avser att effektivisera regionbusstrafiken.

Bilaga KTN 2017 55 a Linje 102 Knivsta Västra Alsike Danmark - Uppsala Åtgärd: Linjen slutar trafikera sträckan Knivsta station Knivsta kyrka. Därtill tas en dubbeltur bort sen kväll vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. Motivering: Idag trafikeras sträckan Knivsta station Knivsta kyrka enbart för att kunna vända bussen inför återresan mot Uppsala. Det innebär i praktiken ett stort överutbud på sträckan. Kvällstid är det ett lågt resande. Kundpåverkan: Minimal vad gäller förkortningen av linjen. Resenärer hänvisas till linje 183. Timmestrafiken på kvällen innebär att i snitt 4-6 personer hänvisas till avgång en halvtimme tidigare eller senare. Ekonomi: Besparing med ca 2 200 000 kr, varav ca 2 000 000 kr härrör till förkortningen av linjen. Förutsättning: Förkortningen av linjen förutsätter att Knivsta kommun kan ordna med en vändplan vid Knivsta station. Tidpunkt: 10 december Linje 302 Bålsta Hagviken samt Linje 303 Bålsta Skörby Åtgärd: Linjerna går från halvtimmestrafik till timmestrafik mitt på dagen. Motivering: Lågt resande mitt på dagen med i genomsnitt färre än 10 påstigande per timme. Kundpåverkan: Färre resandemöjligheter. Ekonomi: Besparing med ca 1 000 000 kr. Tidpunkt: 10 december Linje 501 Älvkarleby Skutskär Furuvik Gävle Åtgärd: Två dubbelturer sen kväll tas bort vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. Motivering: Lågt resande. Kundpåverkan: I snitt 4-6 personer hänvisas till avgång en halvtimme tidigare eller senare. Ekonomi: Besparing med ca 300 000 kr. Tidpunkt: 10 december Linje 801 Uppsala Knivsta/Ar Arlanda Åtgärd: De tre extraturer som är insatta mellan 5 och 6 på vardagar tas bort. Motivering: Resande med dessa turer får plats på ordinarie turer. Kundpåverkan: Berörda resenärer, ca 15 personer per tur, kan resa med de turer som går en kvart tidigare respektive senare. Ekonomi: Besparing med ca 150 000 kr. Tidpunkt: 10 december Linje 844 Östervåla Harbo Uppsala Åtgärd: En dubbeltur sen kväll tas bort vilket innebär linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. Motivering: Lågt resande.

Bilaga KTN 2017 55 a Kundpåverkan: I snitt 1-5 personer hänvisas till avgång en halvtimme tidigare eller senare. Ekonomi: Besparing med ca 300 000 kr. Tidpunkt: 10 december Linje 848 Sala Heby Vänge Uppsala Åtgärd: En dubbeltur sen kväll tas bort vilket innebär att linjen avslutas med timmestrafik istället för halvtimmestrafik. Därtill förkortas en tur på eftermiddagen så att den inte går vidare till Sala från Heby. Motivering: Lågt resande kvällstid. Den förkortade turen går tidsmässigt nära en avgång med Upptåget. Kundpåverkan: I snitt 3-7 personer hänvisas till avgång en halvtimme tidigare eller senare kvällstid. Resande till Sala berörd eftermiddagstid hänvisas till Upptåget. Ekonomi: Besparing med ca 400 000 kr. Tidpunkt: 10 december

Bilaga KTN 2017 55 a Linje 863 Tärnsjö Rödjebro - Harbo Linje 866 Heby Huddunge Rödjebro Harbo Östervåla samt Linje 867 Östervåla Tärnsjö Huddunge - Heby Linje 863 Linje 866 Linje 867 Åtgärd: Linje 863, som består av en tur på morgonen och en på eftermiddagen på skoldagar, och Linje 866, som består av två turer på morgonen och en på eftermiddagen samtliga vardagar, läggs ner. Turerna på Linje 866 läggs istället på Linje 867 med passning med Upptåget i Heby. Motivering: Lågt resande längs linje 863. Resandet Tärnsjö Harbo kan ske via Linje 865 och Linje 844. Resande på linjen mot Uppsala kan ske med de nya turerna på Linje 867 och Upptåget. Kundpåverkan: Minimal. Idag reser i snitt 3-4 personer med linje 863 per vardag, varav 2 stiger på längs linjen. Dessa är gymnasieelever som rimligen ska till

Bilaga KTN 2017 55 a Ekonomi: Tidpunkt: Uppsala och som istället kan resa med Linje 867 och Upptåget. På Linje 866 reser i snitt 7 personer varje vardag. De flesta reser hela vägen mellan Östervåla och Heby och övriga på sträckan söder om Rödjebro, vilket innebär att Linje 867 linjesträckning ger samma resandemöjligheter. Besparing med ca 100 000 kr. 10 december Linje 895 Bålsta Örsundsbro Uppsala Åtgärd: Linjen glesas ut något i lågtrafik, med två dubbelturer mitt på dagen och en dubbeltur på kvällen. Motivering: Resandet i lågtrafik är litet, ca 10 påstigande per timme. Kundpåverkan: Färre resandemöjligheter för de som bor på sträckan Bålsta - Örsundsbro. Det är dock mycket få påstigande på sträckan och relationen Bålsta Örsundsbro Uppsala trafikeras även med Linje 803 med byte i Skolsta till Linje 804 med halvtimmestrafik. Ekonomi: Besparing med ca 500 000 kr. Tidpunkt: 10 december Sammanfattning Linje Kostnad tkr 514 200 801 0 102-2200 302 och 303-1000 501-300 801-150 844-300 848-400 863, 866 och 867-100 895-500 Total -4770

Bilaga KTN 2017 55 b RESERVATION 55 Trafikbeställning regionbuss T18 Processen kring förslaget till förändringar lämnar en hel del övrigt att önska. Inte bara skiljer sig inriktningen från den som presenterats i samband med att nämnden tog inriktningsbeslut i februari, det förslag som presenteras för nämnden skiljer sig också markant från det som presenterades och diskuterade på Kollektivtrafiknämndens arbetsutskott. Processen med de berörda kommunerna har inte heller, med enstaka undantag, varit tillfredsställande, vilket också framkommit i yttranden från Heby kommun. Vi ser en väl fungerande process med länets kommuner som väsentlig för den långsiktiga utvecklingen av kollektivtrafiken. Vad gäller de ändringar som föreslås trädda i kraft den 10 december yrkade vi därför att ärendet skulle återemitteras. Vi reserverar oss därför mot beslutat att avgöra ärendet vid dagens sammanträde, istället för att ge tid till ett fullgott samråd med berörda kommuner. Johan Örjes (C) Daniel Solling (C) Harald Klomp (KD)

Bilaga KTN 2017 55 c RESERVATION 55 Trafikbeställning regionbuss T18 Moderaterna anser att det är viktigt att vår kollektivtrafik är resurseffektiv och har även identifierat behovet av att göra justeringar utifrån inriktningen som presenterades i februari. Dock, processen kring förslaget till förändringar lämnar en hel del övrigt att önska, det förslag som presenteras för nämnden skiljer sig också markant från det som presenterades och diskuterade på Kollektivtrafiknämndens arbetsutskott. Processen med de berörda kommunerna har inte heller, med enstaka undantag, varit tillfredsställande, vilket också framkommit i yttranden från Heby kommun. Vi anser att en väl fungerande process med länets kommuner är väsentlig för den långsiktiga utvecklingen av kollektivtrafiken. Reservationen avser hanteringen av de förändringar som gäller för T18 från tidtabellskiftet i december. My Borg (M), Peter Book (M), Anna-Lena Söderblom (M)

Bilaga KTN 2017 56 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-05-09 Dnr KT2016-0348 Administration Åsa Viklund Tfn 018-611 19 63 E-post asa.viklund@ul.se Kollektivtrafiknämnden Internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Kollektivtrafiknämnden godkänner lämnad redovisning. Ärendet Internkontroll 2017 Under 2016 påbörjades arbetet med internkontrollplanen som gäller 2017. Hela kollektivtrafikförvaltningen involverades i arbetet med att identifiera risker i verksamheten. Från den bruttolistan tog förvaltningens ledningsgrupp fram de sex mest väsentliga riskerna som beslutades vid kollektivnämndens sammanträde 2016-11-14 118. Uppföljning av internkontrollplanen har gjorts i T1. Arbete pågår för samtliga kontrollpunkter och prognosen för året är att målen i internkontrollplanen ska nås under 2017. Beräkning av ersättning till trafikföretag. Kvalitetssäkra att intäkterna är korrekta. Ej fungerande försäljningssystem Personberoende Bristfällig resandedata PubTrans ur funktion Kollektivtrafikförvaltningen UL Storgatan 27 Box 1400 751 44 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.ul.se

Bilaga KTN 2017 56 Kollektivtrafikförvaltningen UL Bilaga 1. Internkontrollplan 2017 Kontrollmoment nr. Perspektiv Rutin Kontrollmål 1.1 Ekonomi Produktion Beräkning av ersättning till trafikföretag. Följa upp att ersättningen är korrekt beräknad samt rätt index är använt. Kontrollera avvikelseunderlaget. Utreda diffar på avräkningskontona Riskvärde Metod / Kontrollmoment 4 Fullständig granskning att samtliga månader är uppföljda. Kontroll utvecklad? (J/N/K) Frekvens Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till J Tertialvis Controller Förvaltningschef 1.2 Ekonomi Ekonomi Kvalitetssäkra att intäkterna är 4 Fullständig granskning att J Tertialvis Controller Förvaltningschef korrekta. 1669 samt 2895. samtliga månader är uppföljda. 3.13 Försäljning Produktion Ej fungerande försäljningssystem Genomföra detaljerad analys av vilka 12 Kontroll att analysen är gjord N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. möjliga problem som kan uppstå. och proaktiva aktiviteter initierade. 4.4 Samhälle & Trafik Medarbetare Personberoende Ha redundans för kritiska funktioner 16 Kompetens- och J Minst Avdelningschef Förvaltningschef bemanningsplanering årligen 4.19 Samhälle & Trafik Produktion Bristfällig resandedata Att resandedata är korrekt 9 Återkommande N Minst Avdelningschef Förvaltningschef rimlighetsbedömning halvårsvis 7.1 Teknik & infra Produktion PubTrans ur funktion Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 8 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N Kvartalsvis Systemförvaltare Ledningsgrupp Förklaring till tabell ovan. Kontrollmoment nr. Perspektiv Rutin Kontrollmål Riskvärde Metod / Kontrollmoment Kontroll utvecklad? Frekvens Kontrollansvarig utsedd? Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelserapportering till Numrera kontrollmomenten för enkel uppföljning av kontrollmomentet gentemot riskanalys. Ange genom drop-downlisten inom vilket perspektiv i det balanserade styrkortet kontrollen är. Landstinget i Uppsala läns perspektiv är * Medborgare och Kund * Ekonomi * Produktion * Förnyelse * Medarbetare. Beskriv vad är det som skall följas upp. Frågeställning, aktivitet eller process. Vad är målet med kontrollen? Målet skall vara mätbart för att kunna göra en objektiv bedömning av resultatet. Utifrån riskanalysen anges värdet för händelsen. Ange hur kontrollen kommer att genomföras. Finns det en kontroll utvecklad för att kunna genomföra intern kontrollen? Ange J (ja), N (nej) eller K (Kommentar). Anges K skall kommentar till detta anges vid "Metod / Kontrollmoment. Hur ofta sker kontrollen. Månadsvis, kvartalsvis, tertialsvis, halvårsvis eller årlig kontroll. Ange om det finns dokumenterat vem eller vilka som ansvarar för att utföra kontrollen. Roll vilken är ansvarig för kontrollområdet. I rollen skall ingå att följa upp rutinen samt utveckla den och därmed reducera riskvärdet. Ange till vilken roll avvikelserapportering sker.

Kollektivtrafikförvaltningen UL Riskanalys 2017 Bilaga KTN 2017 56 Kontrollmoment nr. Perspektiv Rutin Initierat kontrollen Sannolikhet (1-4) Konsekvens (1-4) Riskvärde (SxK) Kommentar till Riskvärdering Riskhantering Motivering för Internkontrollarbete Finns det rutin som beskriver de olika momenten i processen? (J/N/K) Är rutinen dokumenterad? (J/N/K) Är rutinen känd av personalen? (J/N/K) Är ansvarsfördelning tydlig? (J/N/K) Finns ansvarsfördelning dokumenterad? (J/N/K) Kontrollmål Riskvärde Metod / Kontrollmoment 1.1 Ekonomi Produktion Beräkning av ersättning till trafikföretag. Ekonomi 1 4 4 Då det är fast (70%) och rörlig del (bonus 30%). Begränsa Ersättning till kontrakterade trafikföretag är J N J J N Följa upp att ersättningen är korrekt beräknad samt rätt 4 Fullständig granskning att samtliga månader är J Tertialvis Controller Förvaltningschef Kontrolleras enligt rutin varför sannolikheten att det sker är liten men det får stora konsekvenser om felaktiga beräkningar görs. UL:s största kostnad varför det är av stor vikt att beräkning av denna sker korrekt. index är använt. Kontrollera avvikelseunderlaget. uppföljda. 1.2 Ekonomi Ekonomi Kvalitetssäkra att intäkterna är korrekta. Ekonomi 2 2 4 Avräkningskontona 1669 samt 2895 har saldon som Begränsa Viktigt att vi har kontroll på konto 1669 samt J N J J N Utreda diffar på avräkningskontona 1669 samt 2895. 4 Fullständig granskning att samtliga månader är J Tertialvis Controller Förvaltningschef tillsammans uppgår till ca 50 mnkr. Viktigt att vi har kontroll på dessa konton. 2895 då det är stora belopp som är bokade på dessa konton. uppföljda. 1.3 Ekonomi Ekonomi Felaktig redovisning av dagskassor. Ekonomi 2 2 4 Vid kontanthantering finns alltid en risk för omedvetna Begränsa Viktigt att ha kontroll på hantering av J J J J N Följa upp att redovisning av dagskassor är korrekta. 4 Stämma av stickprov av dagskassor. J Månadsvis Controller Försäljningschef. samt medvetna fel. kontanter. Minskar risken för att fel uppstår samt att oegentligheter kan göras. 1.4 Ekonomi Ekonomi Bristande kunskap om biljettsystemet. Ekonomi 2 3 6 Generellt på UL finns bristande kunskap om Begränsa Ca 34 mnkr bokas månatligen upp som intäkter J J J J J Stämma av att intäkterna är korrekt bokade från 6 Kontroll av skarpa bokningar från Atries. J Månadsvis Controller Försäljningschef. biljettsystemet. Bristande support från leverantören (Atron). från Arties. Det är av yttersta vikt att dessa intäkter blir korrekt bokade. biljettsystemet. 1.5 Ekonomi Ekonomi Dokumentera arbetsrutiner Ekonomi 3 2 6 I och med biljettsystemet samt ett stort antal försäljningskanaler har ekonomiprocessen förändrats och lett till nya arbetsrutiner. Begränsa Det är viktigt att rutinerna dokumenteras för att undvika uppkomsten av fel hantering som leder till inkomstbortfall. J N J J J Dokumentera arbetsflödet, skapa arbetsmanualer 6 Kontroll av att nya arbetsrutiner är tydligt dokumenterade N Årlig kontroll Controller Förvaltningschef 1.6 Ekonomi Ekonomi Bristande lojalitet mot inköpsavtal samt att Ekonomi 3 3 9 Risk för att vi tvingas betala höga viten om vi inte följer Begränsa Kontroll sker genom avtalsuppföljningen mot J J J J J Kontrollera att vi är lojala mot upphandlade avtal. 9 Analys av inköp. J Tertialvis Administration Controller avtal inte efterlevs. upphandlade avtal. de upphandlade avtalen. 1.7 Ekonomi Ekonomi Felaktigt utbetalda löner Ekonomi 1 2 2 Finns risk att vi betalar ut felaktiga löner samt löner till Begränsa Viktigt att korrrekta löner betalas ut i enlighet J J J J J Kontrollera att rätt lön betalas ut till samtliga UL's 2 Stämma av lön mot gällande anställningsavtal för J Tertialvis Administration HR-chef anställda som avslutat sin anställning. med gällande anställningsavtal. anställda mot gällande anställningsavtal. samtliga UL's anställda. 1.8 Ekonomi Ekonomi Att alla rekvisitioner inte faktureras. Ekonomi 1 2 2 Finns risk att alla rekvisitioner inte faktureras. Begränsa Viktigt att alla rekvisitioner faktureras. J J J J J Följa upp att samtliga rekvisitioner faktureras. 2 Stämma av stickprov av rekvisitionsfaktureringen. J Månatlig Controller Försäljningschef. 1.9 Ekonomi Ekonomi Felaktig avskrivningstid på anläggningar samt att utrangeringar inte gjorts. Begränsa Kan bli kostsamt om för lång avskrivningstid tillämpas på anläggningar. 2 Inventera anläggningsregistret. J Kvartalsvis Controller Förvaltningschef 2.1 Administration Medarbetare Förståelse styrmodell - centralt Regionen kontra lokalt förvaltning 2.2 Administration Medarbetare Internkommunikationen och informationsöverföringen mellan avdelningarna Ekonomi 1 2 2 Finns risk för att felaktig/för lång avskrivningstid tillämpas på anläggningar samt att utrangeringar inte görs på ett korrekt sätt. Administration 3 2 6 Otydlighet, ineffektivitet, låg grad av delaktighet och förståelse för helhetn Begränsa Som medarbetare måste man förstå sin del i helheten. Det ökar motivationen och viljan att presetera sitt yttersta om du förstår vad du ska göra för att driva mot målen, både de lokala och de centrala övergripande Administration 4 2 8 Ineffektivt Begränsa Vi har nu former för att sprida information, men fortfarande måste vi se över våra huvuvdprocesser och mötas över gränserna. Projekt, samarbetsformer, informationsspridning för att skapa effektiva flöden och strukturerat driv mot målen J J J J J Inventera anläggningsregistret och försäkra oss om att rätt avskrivningstider används samt att utrangerade anläggningar tas bort ur anläggningsregistret. N N N K N Samtliga medarbetare har ett individuellt styrkort (som följs upp per tertial) där tydlig korrelation till central styrmodell framgår. 6 Samtliga medarbetare vet vilka UL:s övergripande mål och uppdrag är och hur dessa hänger ihop med det indivuduella styrkortet. Styrkortet upprättas i samband med MAS:et J J K K K Upplevelsen av god internkommunikation har ökat. 8 Upplevelsen av god internkommunikation har ökat jämfört med mätningen 2015. Enkäten skickas ut årligen. 2.3 Administration Medarbetare Oklara rollbeskrivningar och förväntningar Administration 2 4 8 Ineffektivitet, frustration och saker faller mellan stolarna Begränsa 8 alternativ dubbelarbetas. 2.4 Administration Medarbetare Återkoppling och feedback på individnivå Administration 2 3 6 Varje medarbetare har individuell/styrkort som följs upp i Begränsa 6 MAS och per tertial 2.5 Administration Produktion Diarieföringsprocessen hanteras effektivt Administration 2 3 6 Ärenden blir liggande och vi följer inte lagstiftningen Begränsa 6 2.6 Administration Medarbetare Sårbart med personberoende kompetens, en person/kompetensområde N N N K K Alla medarbetare har tydliga styrkort och tydligt nedskrivna processer Administration 3 3 9 Värdefull och relevant kompetens försvinner med en individ Begränsa Vi behöver arbeta med att dokumentera processer och rutiner. I möjligaste mån minska sårbarheten och tydliggöra vad vi gör. 9 Huvudprocesser med tillhörande stödprocesser finns dokumenterade. Givna aktiviteter och ansvar. Kontroll utvecklad? (J/N/K) Frekvens Ansvar för kontroll samt uppföljning Avvikelse rapportering till J Tertialvis Avdelningschef Avdelningschef J halvårsvis Kommunikationschef Kommunikationschef J årligen Avd chef Avd chef 2.7 Administration Medarbetare Ledningens tydlighet, beslutsamhet och Administration 2 3 6 Otydlighet, ineffektivitet, låg grad av delaktighet och Begränsa 6 stringens förståelse för helheten 2.8 Administration Medarbetare Lyhört och effektivt ledarskap Administration 4 2 8 Sämre arbetsmiljö och mindre motiverade medarbetare Begränsa Tydliga, beslutsföra och raka ledare. Konsekvensstyrt ledarskap. Beslutsföra ledare J J N J J Upplevelsen av ett gott ledarskap har ökat 8 Högre HME i 2016 års medarbetarenkät J årligen Avd chef Avd chef 2.9 Administration Medarbetare Ett givet medarbetarskap Administration 4 2 8 Sämre arbetsmiljö och irritation Begränsa Medarbetarna är aktiva, tar ansvar för arbetsmiljön och processerna och "sätter sig inte på läktaren" N N N J N Medarbetarskapspolicyn är känd av alla. 8 Det finns en given och tydlig medarbetarskapspolicy 2.10 Administration Produktion Dokumenterade rutiner och huvudprocesser Administration 2 2 4 ineffektivt och svårare att nå målen Begränsa 4 N årligen Avd chef Avd chef 3.1 Försäljning Medarbetare Flytten till Eldaren Försäljning 2 2 4 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet Begränsa Kan innebära att medarbetare tappar fokus och möjlighet att genomföra sina uppgifter som leder till prodution. J J J J J Att samtliga planerade aktiviteter blir genomförda.. 4 Daglig avstämning under flyttveckan för att säkerställa processer och planering. 3.2 Försäljning Produktion Resursbrist på avdelningen Försäljning 1 2 2 Uppgifter blir inte gjorda. Intäktstapp och leveransbrist. Begränsa 2 3.3 Försäljning Produktion Samarbete mellan avdelningar Försäljning 2 2 4 Uppgifter blir inte gjorda. Intäktstapp och leveransbrist. Begränsa 4 3.4 Försäljning Medarbetare För låg personalomsättning Försäljning 1 1 1 För litet tillskott av energi/kompetens. Mindre kreativitet Begränsa 1 3.5 Försäljning Medarbetare För hög personalomsättning på Kundtjänst Försäljning 2 2 4 Minskad prduktivitet. Resurskrävande rekrytering Begränsa Kan innebära personalbrist vid toppar samtidigt som utbildning och rekrytering är kostsamt och resurskrävande i sig. J J J J J Ta fram en plan för det uppskattade rekryteringsbehovet för 2017. J Dagligen i 7 dgr Försäljning Försäljningschef. 4 Uppföljning av plan vid avstämningstillfällen J Månadsvis Kundtjänstchef Försäljningschef. 3.6 Försäljning Medarbetare Hot från arga kunder Försäljning 2 2 4 Orolig personal, arbetsmiljöproblem, sjukfrånvaro Begränsa 4 3.7 Försäljning Produktion Otydlig ansvarsfördelning betr Trafikinfo Försäljning 3 2 6 Uppgifter blir inte gjorda. Sämre leverans mot kund. Begränsa 6 3.8 Försäljning Produktion UL-korten tar slut Försäljning 1 4 4 Finns inga UL-kort till kunder. Innebär att försäljning Begränsa Innebär intäktsförluster och problem med J J J J J Dokumentera en inköpsplan för 2017-2018. 4 Avstämning av inköpsplan löpande J Halvårsvis Försäljning Försäljningschef. stannar missnöjda kunder. 3.9 Försäljning Produktion Resursbrist på andra avdelningar Försäljning 2 2 4 I vissa processer beroend av andras leverans. Stopp i förs. Begränsa Innebär att planerade aktiviteter inte kan genomföras samt att processer för intäkter kan tillfälligt stoppas. J J J J J Genomföra avdelningsövergripande planering beträffande resursläget. 4 Införa avstämningsmöten mellan berörda avdelningar N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. 3.10 Försäljning Produktion Ojämn trafikproduktion Försäljning 2 2 4 Trafikstörningar påverkar Kundtjänst bemanning mm. Arbetsmiljöfråga 3.11 Försäljning Ekonomi Atries ur funktion Försäljning 4 3 12 Innebär produktionsstopp. Ekonomisk uppföljning (ex fakturering) upphör. Begränsa 4 Begränsa Kan innebära intäktsförluster samtidigt som kunden upplever biljettsystmet som ur funktion. N N N J J Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 12 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. 3.12 Försäljning Förnyelse Liten omvärldsbevakning Försäljning 2 1 2 Att vi inte följer utveckling inom fokusområden. Felaktiga Begränsa 2 och sena beslut. 3.13 Försäljning Produktion Ej fungerande försäljningssystem Försäljning 3 4 12 Systemen ur funktion. Uteblivna intäkter och minskat Begränsa Kan innebära intäktsförluster samtidigt som N N N J J Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga 12 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva N Kvartalsvis Försäljning Försäljningschef. förtroende hos kund. kunden upplever biljettsystmet som ur funktion. problem som kan uppstå. aktiviteter initierade. 3.14 Försäljning Produktion Telefonsystemet på Kundtjänst ur Försäljning 1 3 3 Kunderna kan inte nå oss på utlovade tider. Minskat Begränsa 3 funktion förtroende och irriterade kunder 4.1 Samhälle & Trafik Medarbetare Flytten Samhälle & Trafik 3 2 6 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet Begränsa Flytten till Eldaren kommer att påverka samtliga medarbetare i olika grad. Viktigt att engagemanget och motivationen hålls uppe även under och efter denna förändring J N J J J Att eventuell oro framkommer och hanteras 6 Kontinuerlig dialog med medarbetare J Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef 4.2 Samhälle & Trafik Medarbetare Regionbildning Samhälle & Trafik 3 2 6 Osäkerhet, oro, lägre produktivitet Begränsa Regionbildningen och hur detta organiseras kommer att påverka ett antal medarbetare i olika grad. Viktigt att engagemanget och motivationen hålls uppe även under och efter denna förändring J N J J J Att eventuell oro framkommer och hanteras 6 Kontinuerlig dialog med medarbetare J Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef

4.3 Samhälle & Trafik Medarbetare Hög personalomsättning Samhälle & Trafik 2 3 6 Kompetensbrist, ökad belastning Begränsa Personalen besitter olika former av specialkompetens inom kollektivtrafik som tar tid att utveckla. Det innebär att personalomsättning direkt påverkar i vilken takt och med vilken kvalitet arbetet kan utföras. Dessutom risker kvarvarande personal att få en oacceptabel arbetssituation om den totala arbetsbördan inte kan anpassas. J N J J J Ha goda förutsättningar för att behålla personal 6 Kontinuerliga avstämningar med stöd av medarbetarsamtal, medarbetarundersökning J Minst kvartalsvis Avdelningschef Förvaltningschef 4.4 Samhälle & Trafik Medarbetare Personberoende Samhälle & Trafik 4 4 16 Sårbart, kompetensbrist Begränsa För att kunna hantera avdelningens uppdrag J N J J J Ha redundans för kritiska funktioner 16 Kompetens- och bemanningsplanering J Minst årligen Avdelningschef Förvaltningschef 4.5 Samhälle & Trafik Medarbetare Resursbrist Samhälle & Trafik 3 3 9 Kompetensbrist, ökad belastning Begränsa har arbetsuppgifterna fördelats mellan medarbetarna med i vissa fall mycket litet överlapp. Vissa funktioner är dessutom direkt avgörande för att kollektivtrafik ska kunna bedrivas överhuvudtaget i form av planering och beställning av trafik. Det är därför mycket viktigt att dessa funktioner kan fungera även om Vid någon resursbrist medarbetare riskerar slutar. avdelningen inte att J N J J J Anpassa ambitionsnivå efter tillgängliga resurser 9 Kontinuerlig bemanningsplanering J Minst månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef kunna leverera enligt avdelningens uppdrag. Dessutom riskerar medarbetarna överbelastning. 4.6 Samhälle & Trafik Medarbetare Oklara rollbeskrivningar på förvaltningsnivå Samhälle & Trafik 4 3 12 Ineffektivitet, saker faller mellan stolar Begränsa 12 4.7 Samhälle & Trafik Förnyelse Trafikförsörjningsprogrammet används inte Samhälle & Trafik 2 2 4 Vi arbetar inte mot de mål politiken givit oss Begränsa 4 4.8 Samhälle & Trafik Produktion Politisk detaljstyrning Samhälle & Trafik 1 3 3 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa 3 4.9 Samhälle & Trafik Produktion Externa händelser som påverkar trafiken Samhälle & Trafik 1 4 4 Kollektivtrafiken kan inte användas Begränsa Externa händelser som påverkar J J J J J Säkerställa att befintliga rutiner ger avsedd effekt 4 Kontinuerlig avstämninng J Minst kvartalsvis Avdelningschef Förvaltningschef kollektivtrafiken måste hanteras för att minimera påverkan för våra kunder. 4.10 Samhälle & Trafik Förnyelse Externa parter hindrar önskad utveckling Samhälle & Trafik 2 2 4 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa 4 4.11 Samhälle & Trafik Medborgare och kund Synpunkter hanteras godtyckligt Samhälle & Trafik 3 2 6 Olika behandling Begränsa 6 4.12 Samhälle & Trafik Medborgare och kund Lågt förtroende Samhälle & Trafik 3 2 6 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa Om medborgarna skulle få lågt förtroende för N N N N N Säkerställa att förtroendet hålls på en hög nivå 6 Avstämning genom Kollektivtrafikbarometern J Minst halvårsvis Avdelningschef Förvaltningschef planering och genomförande av kollektivtrafiken skulle vi inte kunna nå de mål som satts politiskt. 4.13 Samhälle & Trafik Ekonomi Felaktigt data från Rebus Samhälle & Trafik 2 3 6 Trafiken kan inte följas upp Begränsa 6 4.14 Samhälle & Trafik Ekonomi Oklart med rutiner och budget för Samhälle & Trafik 4 4 16 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa 16 infrastruktur 4.15 Samhälle & Trafik Produktion Reaktivt, behovstyrt arbetssätt Samhälle & Trafik 3 3 9 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa 9 4.16 Samhälle & Trafik Medarbetare Informationsöverföring mellan avdelningar Samhälle & Trafik 2 2 4 Ineffektivitet, saker faller mellan stolar Begränsa 4 4.17 Samhälle & Trafik Produktion Easit falerar Samhälle & Trafik 1 4 4 Kan ej följa upp projekt Begränsa 4 4.18 Samhälle & Trafik Produktion Brister i trafikutvecklingsprocessen Samhälle & Trafik 3 2 6 Svårighet att nå de övergripande målen Begränsa 6 4.19 Samhälle & Trafik Produktion Bristfällig resandedata Samhälle & Trafik 3 3 9 Risk för fel i beslutsunderlag Begränsa Beslut om trafik- och infrastrukturförändringar baseras delvis på resandedata. Fel resandedata riskerar fel i dessa beslut. J N J J N Att resandedata är korrekt 9 Återkommande rimlighetsbedömning N Minst halvårsvis Avdelningschef Förvaltningschef 4.20 Samhälle & Trafik Produktion Lång politisk process Samhälle & Trafik 4 4 16 Kort om handläggningstid och därmed svårt att arbeta med Begränsa 16 kvalitet 4.21 Samhälle & Trafik Produktion Brister i koordinering mellan trafik-, Samhälle & Trafik 4 4 16 Ineffektivt Begränsa 16 infrastrukturutveckling och mm-åtgärder 4.22 Samhälle & Trafik Ekonomi Dålig koll på trafikekonomin Samhälle & Trafik 1 4 4 Direkt resultatpåverkande Begränsa Förändringar i trafiken påverkar direkt dess J N J J J Att trafikekonomin prognostiseras och följs upp 4 Granska beslutsunderag och utbetalningar J Månadsvis Avdelningschef Förvaltningschef kostnad med relativt stora belopp. Viktigt att göra bra bedömningar och uppföljning av hur trafikekonomin påverkas. korrekt 5.1 Stab Produktion Administration av bolagen Stab 2 2 4 Bolagsstämmor för bolagen hålls inte i tid. Begränsa 4 Årsredovisningar skickas inte till Bolagsverket i tid. 5.2 Stab Medarbetare Ej backup för stabens funktioner Stab 2 3 6 Det finns begränsad backup för stabens funktioner om Begränsa 6 någon är frånvarande. 5.3 Stab Produktion Ej uppdaterade krishanteringsplaner Stab 2 4 8 Krishanteringsplanerna är ej uppdaterade och hänger inte samman. Begränsa Det är av yttersta vikt att krishanteringsplanerna är uppdaterade med aktuella uppgifter. J J J J J Krishanteringsplanen ska antas av Ledningsgruppen årligen eller vid eventuell förändring. 6.1 Kommunikation Medborgare och kund 58 % positiva till UL's varumärke. Kommuniation 2 1 2 Sjunkande procent positiva till UL's Varumärke Acceptera Av stor vikt för UL's varumärke att andelen positiva inte sjunker. J J J J J Mätning av andelen som är posotiva till UL's varumärke. 6.2 Kommunikation Medborgare och kund Sjunkande marknadsandel Stab/nämnd 1 2 2 Lägre marknadsandel Acceptera Stor vikt för nämnden J J J J J Uppföljning att markandsandelen är högre än i 2015 års Kollbar 2 Jämföra marknadsandel mot 2015 års utfall i Kollbar. 6.3 Kommunikation Ekonomi Samordning av budget och aktiviteter. Kommuniation 2 2 4 Budget i obalans. Kan ej genomföra planerade aktiviteter Begränsa Stor vikt för UL att ha en budget i balans J J J J J Att budget är i balans och att kostnaderna inte rusar. 4 Uppföljning av ekonomi på avdelningsnivå en gång per månad 6.4 Kommunikation Produktion Ökade digitala tjänster med ca 20 % Kommuniation 2 2 4 Når ej målet på +20% Acceptera Måttlig J J J J J Följa upp ökning av digitala tjänster. 4 Följa upp om ökningen av digtala tjänster når 20% eller ej. 6.5 Kommunikation Förnyelse Ny utvecklad hemsida/ul-app Kommuniation 2 1 2 Sämre kundservice Acceptera Stor vikt för UL. J J J J J Nya utvecklade versioner 2 Kontroll att nya versioner av hemsida samt app släpps. 6.6 Kommunikation Medarbetare Når inte målet på 75 % nöjdhet med intern Kommuniation 3 3 9 Sämre intern kommunikation samt färre nöjda medarbetare. Acceptera Stor vikt för UL. J J J J J Följa upp resultat i medarbetar enkäten. 9 Kontroll att andelen som är nöjda med intern kommunikation i medarbetarenkäten. kommunikation ökar i medarbetarenkäten. 7.1 Teknik & infra Produktion PubTrans ur funktion Teknik & infra 2 4 8 Trafikledning utan verktyg, trafikinformation till kund ligger nede Begränsa Kan leda till intäktsförluster i from av minska resande, problem att leda trafiken för trafikbolagen samt ett högre tryck på kundtjänst N N J J N Genomföra detaljerad analys av vilka möjliga problem som kan uppstå. 8 Kontrollera att Ledningsgruppen har antagit krishanteringsplanen och att det finns dokumenterat i sammanträdesprotokoll. J Årlig kontroll Presschef Ledningsgrupp 2 Enkät J Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp 8 Kontroll att analysen är gjord och proaktiva aktiviteter initierade. Bilaga KTN 2017 56 J Årsvis Staben Ledningsgrupp/nämnd J Månadsvis Ekonomi/Kommunikation Ledningsgrupp J Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp J Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp J Årsvis Kommunikationschef Ledningsgrupp N Kvartalsvis Systemförvaltare Ledningsgrupp Förklaring till tabell ovan. Kontrollmoment nr. Perspektiv Rutin Initierat kontrollen Sannolikhet Konsekvens Riskvärde (SxK) Kommentar till riskvärdering Riskhantering Motivering till Internkontrollarbete Numrera kontrollmomenten för enkel uppföljning av kontrollmomentet gentemot riskanalys. Här anges inom vilket perspektiv i det balanserade styrkortet kontrollen är: Beskriv vad är det som skall följas upp. Frågeställning, aktivitet eller process. Varifrån i verksamheten kommer initiativet till att införa rutinen till riskanalys inför internkontrollplan? Sannolikheten för att en händelse inträffar enligt skala 1-4 som beskrivs närmre i Anvisningar samt bilaga 3, Riskmatris Konsekvenser av attt det inträffade sker enligt skala 1-4 som beskrivs närmre i Anvisningar samt bilaga 3, Riskmatris. Riskvärdet består av sannolikhet multiplicerat med konsekvens. Kommentar till riskvärdesbedömningen. Hur har tankarna bakom värderingen av sannolikhet och konsekvens varit? Ange lämplig hantering för att begränsa och förebygga riskerna. Riskhanteringen består av att antingen acceptera, begränsa, dela eller eliminera. Kommentera riskhanteringen i ruta "Kommentar till Riskvärdering". Ange varför rutin antingen förs vidare till del i internkontrollplanen eller ej. Varför förs rutinen över till internkontrollplanen? Vilka risker ser du i att rutinen brister och att arbetet behöver kontrolleras? Efter dessa följer ett antal Ja / Nej frågor som tydliggör dokumentation och ansvarsfördelning av rutinen. Är det oklart avseende exempelvis samtliga enheters dokumentering och ansvarsfördelning ange K för att kommentara detta i ruta "Kommentar till Riskvärdering".

Bilaga KTN 2017 58 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2017-06-02 Dnr KT 2017-0177 Trafikdirektören Johan Wadman Tfn 018-611 19 10 E-post johan.wadman@ul.se Kollektivtrafiknämnden Återrapportering avseende uppföljning av privata utförare inom Kollektivtrafiknämnden Förslag till beslut Kollektivtrafiknämnden föreslår Regionstyrelsen föreslå Regionfullmäktige besluta att godkänna återrapporteringen avseende uppföljning av privata utförare inom Kollektivtrafiknämndens område. Ärendet Landstingsfullmäktige antog i november 2015 (2015-11-23, 135, dnr CK 2015-0237) ett program för uppföljning av privata utförare för perioden 2016-2018. Uppdraget baserar sig på att regionen är huvudman för all landstingsfinansierad verksamhet, oavsett om den drivs i egen regi eller om den genom avtal har överlämnats till en privat utförare. Regionen är därmed skyldig att följa upp och kontrollera, inte enbart sina egna verksamheter, utan även verksamheter som bedrivs i privat regi enligt de krav som anges i kommunallagen (1991:900), 3 kap., 16a-18b. Dessutom framgår av kommunallagen, 6 kap., 7, att varje nämnd ansvarar för uppföljning och kontroll inom sitt respektive område. Återrapportering om hur uppföljningsarbetet fortlöpt under året ska ske årligen i särskild ordning till regionstyrelsen och regionfullmäktige. I återrapporteringen redogörs för genomförda granskningar och utvärderingar, uppföljnings- och utvärderingsarbetets resultat, registrerade avvikelser och vidtagna åtgärder samt planerade uppföljningar och utvärderingar 2017. Bilagor Kopia till: Regionstyrelsen Henrik Andreasson, regionkontoret Kollektivtrafikförvaltningen UL Storgatan 27 Box 1400 751 44 Uppsala tfn vx 018-611 00 00 fax 018-611 60 10 org nr 232100-0024 www.ul.se