Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor

Revisionsrapport* Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Februari 2007 Robert Heed Josefin Loqvist Göran Persson-Lingman *connectedthinking

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och revisionell bedömning...3 1 Inledning...4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Syfte...4 1.3 Revisionsfrågor...4 1.4 Metod och avgränsning...5 2 Granskningsresultat...6 2.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor...6 2.2 Attester och behörigheter...6 2.3 Hantering av kvitton m m samt hantering av sekretessbelagda uppgifter...7 2.4 Intern kontroll...7 2.5 Avtalstrohet...7 2.5.1 Inköpsmönster...8 2.5.2 Stickprov inköp...9 2.6 Stickprov leverantörsfakturor...9 2.7 Uppföljning av avtalsgranskning från 2004...10 2008-03-18 15:16:55 2

Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Söderhamns kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor. Sammanfattningsvis visar granskningen att rutinen för hanteringen av leverantörsfakturor i stort fungerar tillfredsställande, men vi vill uppmärksamma följande förbättringsområden: En dokumentation av rutinen för leverantörsfakturahanteringen saknas. För att säkerställa hanteringen bör en sådan upprättas. Detta är framförallt viktigt i en decentraliserad organisation för att uppnå en enhetlig hantering där många personer är inblandade i processen. I den interna kontrollen bör även ingå en kontroll av att de som har behörighet att lägga upp nya leverantörer inte även registrerar fakturor. Det finns i nuläget inga rutiner för att säkerställa köptroheten mot ramavtal. Rutiner kring detta bör tas fram för att säkerställa att man följer de ramavtal som finns. För att stärka den interna kontrollen bör ingen beslutsattestera egna kostnader. Attestreglementet bör därför kompletteras med anvisningar avseende detta. Vidare bör en översyn/komplettering göras kring införande av beloppsgränser för beslutsattest. Slutligen kan konstateras att vissa brister framkommit vid de stickprov som gjorts av leverantörsfakturor. Rekommendationen är att ytterligare information kring hantering av fakturor (exempelvis syfte och deltagare), attestregler och kontering bör förmedlas till berörda. 2008-03-18 15:16:55 3

1 Inledning 1.1 Bakgrund En god intern kontroll är viktigt för säkerhet och förtroende i den kommunala verksamheten. Förändringar i verksamhet, organisation och teknik gör att den interna kontrollen i dess olika delar måste anpassas och utvecklas. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Söderhamns kommun har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat den interna kontrollen avseende rutinen för och hanteringen av leverantörsfakturor. 1.2 Syfte Syftet är att bedöma om kommunens rutiner när det gäller hantering av leverantörsfakturor är tillfredsställande. Vidare är syftet att göra en bedömning av om fastlagda riktlinjer används och om hur rådande kultur är vad gäller inköp och hantering av leverantörsfakturor. I granskningen ingår även att följa upp tidigare genomförd granskning av avtal från 2004, Granskning av avtal vid kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska servicenämnden. 1.3 Revisionsfrågor Granskningen skall besvara frågan om kommunen har en tillfredsställande rutin för hantering av leverantörsfakturor. För att besvara revisionsfrågan skall följande frågeställningar belysas: Hur fungerar rutinen och hanteringen av leverantörsfakturor och är rutinen dokumenterad? Vilka regler gäller för attest? Hur fungerar hanteringen av nyupplägg av leverantörer/ändring av leverantörsuppgifter? Hur hanteras kvitton etc samt sekretessbelagda uppgifter? Innehåller kommunens interna kontrollplaner något om hanteringen av leverantörsfakturor? Vilka rutiner finns för att säkerställa köptrohet mot ramavtal? 2008-03-18 15:16:55 4

1.4 Metod och avgränsning Som ett led i granskningen har en så kallad registeranalys genomförts. En registeranalys innebär att kommunens databas för leverantörsfakturor förs över till ett IT-baserat granskningsverktyg där sammanställningar, matchningar och analyser kan göras på fakturaregistrets samtliga lagrade begrepp såsom leverantörsnamn, belopp, bokföringsdatum, utbetalningsdatum, verifikationsnummer, konteringsbegrepp etc. Registeranalysen avser fakturor från tidsperioden 2007-01 till och med 2007-12. Fakturavolymen för perioden var ca 45 000 och uppgick till ett belopp om 541 mnkr fördelade på 3 849 leverantörer. Med utgångspunkt från registeranalysen har sedan ett stickprovsmässigt urval av leverantörsfakturor skett. I stickprovet har fakturor från kommunstyrelsen, nämnden för lärande och arbete, kulturoch samhällsutvecklingsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt omvårdnadsnämnden granskats. Intervjuer har genomförts med personer på ekonomiavdelningen för att få en översiktlig bild av hanteringen av leverantörsfakturor i kommunen. Vidare har genomgång gjorts av attestregelmente samt avtal inom utvalda områden. 2008-03-18 15:16:55 5

2 Granskningsresultat 2.1 Rutin och hantering av leverantörsfakturor Söderhamns kommun hanterar sina leverantörsfakturor manuellt. Kommunen har en decentraliserad hantering vilket innebär att samtliga förvaltningar/enheter själva hanterar sina respektive fakturor. Fakturan ankomstregistreras i systemet och sedan sänds den ut för attest och kontering. När fakturan återkommer till fakturahandläggaren sker slutregistrering i systemet. Fakturorna arkiveras på respektive förvaltning/enhet. Rutinen avseende leverantörsfakturahanteringen finns ej dokumenterad. Det pågår för närvarande en förstudie kring ett införande av elektronisk fakturahantering. 2.2 Attester och behörigheter Kommunen har ett attest- och utanordningsreglemente från 1992-02-01, reviderat 1996-08-19. Enligt reglementet skall styrelse och nämnder utse befattningar och/eller funktionärer med rätt att attestera de ekonomiska transaktioner som uppstår i verksamheten. Vilka personer som utses måste varje nämnd/styrelse bedöma utifrån de regler som finns för delegation. Den som utses till beslutsattestant måste genom delegation tilldelas ett ekonomiskt ansvar. Attest får inte utföras av den som själv ska ta emot betalning från kommunen. Det krävs två attester på leverantörsfakturor, mottagnings- och beslutsattest. Enligt reglementet skall intygandet ske genom att attestanten skriver hela sin namnteckning på underlaget, det räcker alltså inte med en signatur. Det är respektive nämnd som utser både mottagnings- och beslutsattestant. Varje nämnd ansvarar för att upprätthålla en aktuell förteckning över utsedda attestanter. På de attestförteckningar vi tagit del av framgår inte beloppsgränser. Upplägg av nya leverantörer samt eventuella ändringar sker endast av speciellt utsedda personer. De personer som ges denna behörighet anges i förteckning och uppgår till en eller två personer per förvaltning samt en ersättare. Behörigheten medger en rätt att ändra och lägga upp nya leverantörer samt att registrera fakturor. Enligt rutinen får de dock inte registrera fakturor. Om detta ändå görs kan det spåras i efterhand genom att ta fram en logg ur systemet. Det är endast redovisningsansvarig och systemförvaltare som kan lägga upp behörighet avseende upplägg/ändring av leverantörsfakturor. 2008-03-18 15:16:55 6

Enligt rutinen skall man vid nyupplägg av leverantörer kontrollera innehav av F- skattsedel, momsregistrering samt bankgiro, postnummer etc. 2.3 Hantering av kvitton m m samt hantering av sekretessbelagda uppgifter Följesedlar, kvitton och andra dokument som utgör räkenskapsinformation och som styrker fakturornas innehåll förvaras tillsammans med fakturorna och arkiveras på respektive enhet. Sekretessbelagda fakturor registreras också in i ekonomisystemet men eventuella namn ersätts med objektnummer. Fakturorna förvaras separat hos socialförvaltningen. 2.4 Intern kontroll Respektive nämnd antar en intern kontrollplan. När det gäller ekonomiadministrativa rutiner ingår dessa i den centrala intern kontrollplanen och avser hela kommunen. I den central interna kontrollplanen för 2007 ingick en kontroll av processen kring leverantörsfakturor från beställning till betalning. De moment som utfördes var bland annat kontroll av fakturaadress, att fakturan var ankomststämplad, att attest och registrering var korrekt samt att beställning utförts av behörig. Resultatet visar bland annat att det finns fakturor som saknar mottagningsattest samt oklarheter kring vem som är behörig beställare. 2.5 Avtalstrohet Upphandlande enhet för Söderhamns kommun är Inköp Gävleborg. Enligt delegationsordning är det budgetansvarige vid respektive nämnd/styrelse som är inköpsansvarig. Inköpen går alltså genom denna person men beställningar/inköp kan delegeras. Det finns i nuläget inga dokumenterade rutiner för att säkerställa köptrohet mot ramavtal. Enligt kommunens övergripande styrdokument skall man dock alltid hålla sig till kommunens avtal/ramavtal vid inköp. 2008-03-18 15:16:55 7

2.5.1 Inköpsmönster Antalet inköp under perioden från respektive leverantör har fördelats enligt nedan: Antal fakturor Antal leverantörer Belopp (mnkr) 1 1 774 13,5 2-5 1 324 59,0 6-25 530 206,5 26-221 261,9 För den period som registeranalysen avser betalades fakturor till 3 849 leverantörer. Av dessa gjordes utbetalningar till 1 774 leverantörer via enbart 1 faktura. Detta motsvarar 46 % av det totala antalet leverantörer. För 3 098 leverantörer förekom det 5 fakturor eller färre (80 %). Några leverantörer har stora fakturamängder: Leverantör Antal fakturor Ventelo Sverige AB 3 037 Pesons snabbgross 1 925 Söderhamn Energi 1 003 Resecity i Söderhamn 1 057 Söderhamn teknikpark 973 Kontorsvaruhuset 876 Bland ovanstående leverantörer återfinns bland annat Pesons snabbgross och Kontorsvaruhuset vilka kommunen inte har ramavatal med. Inköpsvolymen från dessa två uppgår till totalt 2,8 mnkr under perioden (Pesons snabbgross 1,7 mnkr och Kontorsvaruhuset 1,1 mnkr). Av de totala inköpen från dessa leverantörer om 2,8 mnkr har Kultur- och samhällsutvecklingsnämnden gjort inköp om 1,7 mnkr. Under den aktuella perioden har kommunen betalat 10 839 kronor i dröjsmålsräntor. De största posterna är fördelade enligt nedan: Leverantör Belopp SPP Liv Pensionstjänst AB 3 955 Stadshypotek AB 949 Atea Sverige AB 884 Campus Park Vågbro AB 711 Nordea Hypotek AB 518 2008-03-18 15:16:55 8

2.5.2 Stickprov inköp I granskningen har stickprov gjorts för inköp inom områdena Kontorsmaterial, och Livsmedel. Beträffande Kontorsmaterial finns avtal tecknat med en leverantör. För granskad period finns inköp gjorda från 105 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Kostnaden för kontorsmaterial uppgår till 1,3 mnkr. Av dessa avser 490 tkr inköp med rätt leverantör. Beträffande Livsmedel finns avtal tecknade med fem leverantörer. För granskad period finns inköp gjorda från 108 leverantörer inom aktuellt kostnadsslag. I ett flertal fall är det bara en eller några få fakturor per leverantör. Av den totala kostnaden på 16,5 mnkr för kostnadsslaget avser 14,6 mnkr inköp från någon av de fem leverantörer som kommunen har ramavtal med. 2.6 Stickprov leverantörsfakturor I stickprovet har fakturor från kommunstyrelsen, nämnden för lärande och arbete, kulturoch samhällsutvecklingsnämnden, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden samt omvårdnadsnämnden granskats. Vi har granskat fakturor inom kostnadsslagen leasing, representation, resor, personalrepresentation samt utbildning. Tabellen nedan visar vilka kontroller vi har gjort för respektive kostnadsslag: Kostnadsslag Syfte Deltagare Moms Leasing * X Representation ** X X X Resor X X Personal - representation ** X X X Utbildning X X * Momsavdrag medges endast med 50 % vid leasing av personbil ** Momsavdrag max 22,50 per person 2008-03-18 15:16:55 9

Vi har även granskat att fakturorna är rätt konterade, att attestering skett i enlighet med fastlagd rutin/attestförteckning, att beslutsattestant inte attesterat egna kostnader samt att fakturan uppfyller de formella kraven. Resultat Merparten av de granskade leasingfakturorna har varit korrekt hanterade avseende momsavdrag. Det förekommer dock inom vissa enheter att hela momsen är avdragen avseende leasing av personbil. En del av de granskade representationsfakturorna saknar uppgifter om syfte och deltagare. Det förekommer också att momsavdraget är för högt. Detta gäller även de granskade personalrepresentationsfakturorna. En del av de granskade resefakturorna saknar uppgifter om syfte och några saknar även uppgift om deltagare eller antalet deltagare framgår men de är ej specificerade. På merparten av de granskade utbildningsfakturorna anges syftet/vilken utbildning som avses men på vissa saknas uppgift om deltagare eller antalet deltagare framgår men de är ej specificerade. I attestreglementet regleras inte frågan om man får attestera egna kostnader. Vi har ändå i granskningen kontrollerat detta och uppmärksammat att det förekommer att beslutsattestanten har attesterat egna kostnader. På de fakturor vi granskat är det vanligt förekommande att mottagningsattestanter endast signerat fakturan istället för att ha skrivit hela namnteckningen. Det förekommer också i vissa fall att beslutsattestanter endast signerat fakturan. Vidare har kontrollerna visat att några av de granskade fakturorna inte uppfyller de formella kraven (saknar till exempel information om F-skatt och/eller momssats). Generellt har kontrollerade fakturor varit korrekt konterade men det förekommer att fakturor som avser exempelvis både resor och utbildning konteras endast som utbildning. Några av de fakturor som konteras som representation har egentligen avsett utlägg för reskostnader eller konferens. 2.7 Uppföljning av avtalsgranskning från 2004 I granskningen ingår även att följa upp tidigare genomförd granskning av avtal från 2004, Granskning av avtal vid kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska servicenämnden. 2008-03-18 15:16:55 10

I uppföljningen har genomgång gjorts av det svar som kommunstyrelsen lämnat på rapporten samt en avstämning av vilka åtgärder som har vidtagits utifrån svaret. Svar på rapporten har lämnats av kommunstyrelsen ( 144, Dnr 2004/387) och redovisats till fullmäktige. I svaret har synpunkterna i rapporten kommenterats och någon egentliga åtgärder har inte ansetts erfordras förutom på två punkter: I de fall specifika avtalstyper förekommer frekvent hos en förvaltning bör särskilda rutiner och riktlinjer utarbetas för hur avtalen ska registreras och bevakas. Dessa bör också ingå i förvaltningens interna kontrollplan. I de fall avtalen är av intresse för hela eller stora delar av den kommunala förvaltningen bör avtalen också göras tillgängliga på kommunens intranät. Merparten av kommunens upphandlingar genomförs av Inköp Gävleborg. De avtal som tecknas i samband med detta finns tillgängliga för alla kommunanställda på Inköp Gävleborgs hemsida. Uppfattningen är att förekomsten av avtal utöver dessa är av liten omfattning och inte av sådant intresse att de behöver göras tillgängliga på kommunens intranät. Någon rutin för hanteringen har inte tagits fram 2008-03-18 15:16:55 11