02. Protokoll S6 2018-05-24.pdf Signers: Name Method Date MARJAANA ALAVIUHKOLA MATS NORBERG BANKID BANKID 2018-06-25 10:40 2018-06-25 14:32 This document package contains: - Front page (this page) - The original document(s) - The electronic signatures. These are not visible in the document, but are electronically integrated. the signed document follows on the next page >
PROTOKOLL FÖRT VID SAMMANTRÄDE MED SVENSK TRAVSPORTS STYRELSE 2018-05-24 BEST WESTERN HOTEL, BROMMA Protokoll S6/2018. Närvarande: Marjaana Alaviuhkola, ordförande, Lina Bertilsson, Mats Norberg, Erik Adielsson, Marcus Persson, Daniel Schützer, Anders Källström (5-14, 16 ), Hans Skarplöth (1-7, 16a ) samt adjungerade Hanna Eriksson och Ingela Claeson. På särskild kallelse Ulf Hörnberg och Tomas Fyhr (deltog ej på 13 och 16a ). Dessutom deltog Peter Linder och Christina Olsson (8, 10, 11, 12 ), Petter Johansson (7-12 ) och Johan Lindberg (7-12,15, 16 ) samt Katarina Olofsson ( 9). Dessutom deltog Maria Lejon, Thomas Areskoug och Molly Urwitz (13 ) INLEDNING Ordförande Marjaana Alaviuhkola öppnade mötet och dagordningen fastställdes. 1 Justering Att jämte ordföranden justera dagens protokoll valdes Mats Norberg. 2 Föregående protokoll Protokoll S3 (2018-04-25), S4 (2018-04-29) och S5 (2018-05-04) godkändes med ett fåtal ändringar och lades till handlingarna. 3 VD informerar VD informerade om ett antal ärenden. Moms på prispengar Mats Norberg informerade om det senaste i momsfrågan: Som tidigare informerats om så avvisade Skatterättsnämnden, i mars, den först inlämnade ansökan om förhandsbesked med motiveringen att de ställda frågorna förutsätter sådana ställningstaganden av utredningsnatur som inte lämpligen bör göras inom ramen för ett förhandsbesked, utan snarare vid en prövning i efterhand. En ny ansökan med förtydliganden lämnades in 180321. Skatterättsnämnden handlägger ärendet och Skatteverket har yttrat sig och i dagarna är det inlämnat ett svar. Det finns fortfarande en risk med att ärendet återigen blir avvisat. I samband med detta så har Skatteverket beslutat att förlänga sin tillämpningsinformation till den 30 september för att ge Skatterättsnämnden tid för att pröva ärendet och fatta ett beslut. Registrering på bana Det råder fortfarande oklarhet kring kravet på registrering av spel på bana. ATG vill få till en övergångslösning genom att ges uppskov tills tekniken hunnit ställa om. Reflektioner från vd Den 3 maj presenterades ST:s nya organisation med Ulf Hörnberg som tf VD och Johan Lindberg som Generalsekreterare. Det har kommunicerats och berättats om detta utifrån behovet att förstärka och kraftsamla inför den kommande omregleringen på spelmarknaden. Känslan är att det fallit i god jord och att många tycker det är en bra prioritering.
Tf vd delade med sig av sina initiala reflektioner kring: framtida finansiering och cash flow behov ekonomifrågor personal ST och ledningsgrupp ST Mätning Pegasus 2020 Troperty 4 Information från ungdomsledamöter Ingela Claeson och Hanna Eriksson presenterade en återkoppling från de regionala ungdomsträffar som genomförts på Tingsryd, Örebro och Umåker. Fokus låg på de sjunkande ungdomslicenserna som gått från 472 st under 2015 till 339 st under 2017. Anledningar till sänkningen och potentiella lösningar diskuterades. Styrelsen var eniga om att detta är en överlevnadsfråga för hela travsporten och bör tas upp på styrelsens strategidagar i juni. Styrelsen uppdrog åt sportkontoret att förbereda underlag för vidare diskussion. BESLUTSÄRENDEN 5 Formalia Samtliga punkter nedan förklarades omedelbart justerade. 5.a Firmatecknare Att Svensk Travsports firma tecknas av - två ordinarie styrelseledamöter i förening - två i förening av Marjaana Alaviuhkola, Ulf Hörnberg och Peter Linder Att även Ulf Hörnberg och Peter Linder, var och en ensam, har rätt att teckna Svensk Travsports firma beträffar löpande förvaltningsåtgärder upp till 200 000 kr. 5.b Vd-instruktion Styrelsen gick igenom och godkände den framtagna vd-instruktionen. 5.c GS-instruktion kontra reglemente Med anledning av den nya organisatoriska strukturen med både vd och generalsekreterare har reglementet gåtts igenom för att se över om några ändringar behövde göras. Styrelsen beslutade att det inte finns någon anledning att ändra i reglementet utifrån genomförd organisationsförändring eftersom rollen som Generalsekreterare kvarstår och denne fortsatt har ett ansvar för dessa frågor. 5.d Rapportinstruktion Styrelsen gick igenom och godkände den framtagna rapportinstruktionen. 5.e Attestinstruktion Styrelsen gick igenom och godkände den framtagna attestinstruktionen.
5.f Styrelsens arbetsformer Styrelsen gick igenom och godkände det framtagna dokumentet gällande styrelsens arbetsformer. 5.g Beslutsmatris Styrelsen gick igenom och godkände den framtagna Beslutsmatrisen. 5.h Anmälan jävavtal Mats Norberg har i sin civila roll hos LRF Konsult ett uppdrag med bäring in i styrelsearbetet på ST. Det finns ett uppdragsavtal mellan LRF Konsult och ST som är skrivet 2017. Mats Norberg har av ST:s styrelse också fått uppdraget att arbeta med momsfrågan för travsportens räkning. Då styrelsen fått nya ledamöter lyfts detta förhållande återigen upp för att klargöra. Styrelsen efterfrågar också en tydligare rutin för att notera sådana förhållanden när de dyker upp. 5.i Närvarorätt GS och Troperty vd Att generalsekreterare och vd för Troperty ej har fullständig närvarorätt utan bjuds in till styrelsemöten på särskild kallelse. 5.j Utseende av ledamöter Att välja följande representanter i de nedan nämnda kommittéerna/styrelserna: Ledamöter i ATG:s styrelse Marjaana Alaviuhkola (omval) Mats Norberg (omval) Lina Bertilsson (nyval) Daniel Schützer (nyval) Ledamot i Nordisk Travkommitté Styrelsen bordlade beslutet. Representanter i Union Européenne du Trot (UET) Styrelsen bordlade beslutet. Breeders Crown-kommitté Lina Bertilsson (nyval) Nordiskt Travmuséum Johan Lindberg (nyval) 6 Ekonomiskt anspråk för organisationsöversyn ST Den av fullmäktige beslutade organisationsöversynen av ST har påbörjats och för översynens genomförande har avtal slutits med United Minds Samhällsanalys AB och Hidalus AB (Maria Lejon). För dessas arvoden samt dagsarvoden och resekostnader för övriga deltagare i projektgruppen uppstår kostnader om 900 tkr. Denna kostnad ligger utanför STs beslutade budget.
Att tillskjuta medel om totalt 900 tkr. Allt annat lika innebär detta att Svensk Travsport går minst 900 tkr minus utöver den beslutade budgeten. Styrelsen gav därför VD i uppdrag att se över om det är möjligt att detta kan inrymmas i ordinarie budget. 7 Tävlingsdagar 2019 Sportchef Petter Johansson presenterade förslag till tävlingsplanering 2019. STs sportavdelning har tillsammans med ATG tagit fram ett förslag till hur många tävlingsdagar som är lämpligt att arrangera i Sverige 2019 för sporten och spelet. Vid fördelningen av tävlingsdagar har samma regelverk och parametrar som de senaste åren använts. Förslaget är att behålla antalet tävlingsdagar, totalt 875 ca: 8 850 lopp, 759 ordinarie och 116 Breddloppsdagar/extra dagar. Små korrigeringar angående ordinarie/breddloppsdagar kan ske under planeringen. Utöver detta presenterades också förslag på V75-schemat samt V86 sommar som har arbetats igenom tillsammans med ATG och godkänts av deras berörda tjänstemän. ST har även haft en dialog med sällskapen, där samtliga har haft möjlighet att komma till tals gällande aktuellt schema i samband med sportchefsmötet 15-16 maj. Att godkänna följande punkter enligt förslaget för vidare behandling i ATG:s styrelse: Antalet tävlingsdagar totalt i Sverige 2019 Fördelning av tävlingsdagar 2019 Schema för V75 och V86-sommar för 2019 8 Teknikinvestering målkameror Sportchef Petter Johansson redogjorde för behovet av att installera målkameror. Måldomarnämndens översiktsbilder tillsammans med publikbilderna är de två viktigaste hjälpmedlen för att måldomarnämnden skall ges möjlighet att genomföra sina arbetsuppgifter på ett korrekt och trovärdigt sätt. Bra bildmaterial möjliggör en spridning/delning av bilderna och ett utökat användande i våra sändningar, på travsport.se samt att de kan tas hem till ett så kallat War-Room. Förslaget som presenterades var att under 2018-2019 investera och installerar nya domarkameror för de kvarvarande 13 banor som någon gång arrangerar V75 eller V86. Styrelsen instämde i att moderna målkameror är viktiga av fler anledningar, inte minst för att garantera en schysst och säker sport. Dock ifrågasattes finansieringsplanen samt tidsplanen. Att bordlägga frågan och efterfrågade en utvecklad och tydligare finansieringsplan samt en inte lika akut tidsplan. 9 Licensutredning Katarina Olofsson, utsedd projektledare på Svensk Travsport, föredrog arbetet kring ett nytt licenssystem.
För att göra det enklare att förstå och även förhålla sig till licenssystemets bestämmelser så föreslås att det finns en (1) generell tränarlicens, som delas upp i två olika kategorier. Kategori 1* som motsvarar den licens som de professionella tränarna har (dagens A-licensierade) och kategori 2* som motsvarar det som vi idag kallar B-tränarlicens. För att uppfylla målet i Pegasus 2020 om att flera människor ska tävla med travhästar föreslås att det även finns en körlicens och en montélicens (som det redan är idag inom montésporten) som delas upp i flera kategorier, istället för det relativt komplicerade systemet som finns idag som till stor del begränsar tävlandet för många. Kör- och montélicenserna föreslås att räknas som två olika licensformer där antal aktiviteter per disciplin räknas var för sig. För båda licensformerna föreslås att de delas in i två olika kategorier, kategori 1 och kategori 2. Att ta ett inriktningsbeslut att fortsätta på den inslagna vägen. Styrelsen uppdrog vidare åt sportkontoret att ta fram en fortsatt projektplan med tillhörande budget. 10 Breedly.com Christina Olsson föredrog om hemsidan Breedly.com som utvecklats i TR Medias regi sen 2015. Breedly.com är en hemsida för travavelsintresserade som bland annat innehåller möjligheter till testparningar, avelsinformation mm och är ett viktigt verktyg för stoägarna när de ska välja hingst. Breedly.com är idag ett fungerande avelsverktyg men behöver utvecklas då det bland annat saknas data för utländska hästar. Data från USA och de nordiska länderna är prioriterat. När/om arbetet med Breedly.com övergår från en skapande till en mer avelsintriktad vidareutvecklingsfas behöver projektet en ny ägare som ej är TR Media. Både TR Media och HNS är villiga att bidra med finansiering i framtiden. Men förslaget är att Svensk Travsports avelsavdelning tar över förvaltandet av hemsidan. Att vidareutveckla Breedly.com enligt det förslag som presenterats samt att ST:s avelsavdelning från halvårsskiftet 2018 (1 juli) tar ansvar för Breedly.com med målsättning på en nystart inför avelssäsongen 2019. Dock skickade styrelsen med inspelet att se över vilka budgeteffekter det personella resursbehovet på avelsavdelningen ger. 11 Ändring i reglemente med anledning av GDPR Med anledning av att GDPR träder i full kraft den 25 maj 2018 krävs det att styrelsen beslutar om nedanstående förslag till ändringar i Svensk Travsport Registreringsreglemente. Nuvarande skrivning i 28 kap 5 ersätts med ny skrivning i tre olika paragrafer. Förslag till ny skrivning 1 kap 5 Begreppsbenämningar (sid 13 i reglementet) Dataskyddsförordningen: General Data Protection Regulation /2016/679.
2 kap 1 Bemyndiganden (sid 16 i reglementet) ST är enligt statligt bemyndigande och beslut av Statens Jordbruksverk avelsorganisation för varmoch kallblodiga travhästar. Den verksamhet som ST bedriver enligt första stycket är en rättslig förpliktelse och tillgodoser ett allmänt intresse och innefattar myndighetsutövning i den bemärkelse som avses i Dataskyddsförordningen. 28 kap 5 (sid 76 i reglementet) Personuppgifter behandlas i ST:s IT-system och tjänster. Vid behandling av personuppgifter tillämpas bestämmelserna i Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation /2016/679). Det innebär till exempel att ST endast behandlar personuppgifter för uttryckligt angivna och berättigade ändamål och att ST har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder i samband med behandlingen för att säkerställa säkerhet för personuppgifterna. Mer information om ST:s hantering av personuppgifter finns beskrivet i ST:s Integritetspolicy på www.travsport.se. Av samma anledning som ovan krävs en ändring i tävlingsreglementet där 87 har ersatts med nedan: Personuppgifter behandlas i ST:s IT-system och tjänster. Vid behandling av personuppgifter tillämpas bestämmelserna i Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation /2016/679). Det innebär till exempel att ST endast behandlar personuppgifter för uttryckligt angivna och berättigade ändamål och att ST har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder i samband med behandlingen för att säkerställa säkerhet för personuppgifterna. Mer information om ST:s hantering av personuppgifter finns beskrivet i ST:s Integritetspolicy på www.travsport.se. Att godkänna ändringen enligt förslag. 12 Arenainvesteringar Peter Linder föredrog Koncernledningens förslag till beslut om arenainvesteringar. Som en del av de pokalårspengar som dedikerades till travbanorna avsattes 42 mkr till investeringar som skulle förbättra banornas belysning och teknik samt för publik/arenaprojekt och travskoleverksamhet. När samtliga ansökningar hade behandlats så var den allmänna uppfattningen att det är utomordentligt svårt att hantera ansökningarna rättvist. Dessutom kan vissa ansökningar bedömas som en hygienfaktor för en annan bana och därigenom om en sådan ansökan bifalls så leder detta till icke önskvärda prejudicerande effekter. Därtill bedömdes det svårt att förstå och värdera offerter i en process där banorna har bråttom. Förslaget från Koncernledningen innebär att bifalla ansökningar om banbelysning vilka inkommit från Axevalla, Sundbyholm och Rättvik samt satsa på kollektiv nyinvestering i ITV med början under 2018 på fem banor. Detta projekt bör hanteras genom en central projektledning i form av Linda Rosenqvist. Koncernledningen föreslår därtill att fem miljoner kronor avsätts till en travskolesatsning, som i den ursprungliga planen, men att denna process koordineras med Svensk Travsport Utbildning (Maria Karlsson).
Resterande belopp delas ut till banorna att för att användas till investeringar vilka de själva väljer att prioritera. Det ska dock avse investeringar som är kopplade till målen i Pegasus 2020, vilka ska följas upp på styrelsemöten. Utbetalning av dessa bidrag ska alltjämt baseras på faktiska fakturor och att det sker en medfinansiering enligt regelverket. Koncernledningens förslag till fördelning var: Område Belopp Redan utbetalt belysning Gävle 2,3 mkr Redan utbetalt belysning Solänget 1,0 mkr Beslutat Hästambulans 1,0 mkr Belysningsprojekt enl ansökningar 7,0 mkr (Axevalla, Sundbyholm, Rättvik) ITV (5 banor á 600 tkr inkl projektledning) 3,0 mkr Travskola 5,0 mkr Ej beslutad fördelning 5,0 mkr Övrigt fördelning (se nedan) 17,7 mkr Summa 42,0 mkr Övrig fördelning Travbanekategori Antal Belopp Summa Kategori 1 4 1 000 tkr 4,0 mkr Kategori 2 13 650 tkr 8,5 mkr Kategori 3 11 425 tkr 4,7 mkr Kategori 4 5 100 tkr 0,5 mkr Summa 33 17,7 mkr Att godkänna koncernledningens förslag. Styrelsen menade också att beslutet ska kommuniceras snarast till samtliga banor samt att Koncernledningen ser över processen för ansökningar till 2019. INFORMATION OCH SKRIVELSER 13 Rapport genomlysning Svenskt Travsport organisation Maria Lejon (Hidalus), Thomas Areskoug och Molly Urwitz (United Minds) rapporterade till styrelsen kring den pågående organisationsöversynen av Svensk Travsport. Arbetet fortgår och skall vara slutfört till styrelsemötet 20 juni 2018. 14 Rapport process vd-rekrytering och profil Marjaana Alaviuhkola och Anders Källström presenterade det underlag och offert för vd-rekrytering som presenterats av rekryteringsföretaget Alumni. Ett första utkast till kravprofil har tagits fram av ordförande med fokus på en kandidat som kan agera kulturbärare, inger förtroende, har god etik och långsiktigt tänk. Övriga styrelseledamöter återkopplar till ordförande gällande innehåll i kravprofilen.
Styrelsen beslutade även: Att godkänna offerten från Alumni så att arbetet kan påbörjas med omedelbar verkan. 15 Världskonferens 2019 Generalsekreterare Johan Lindberg redogjorde för arbetet inför världskonferensen 2019 som Svensk Travsport kommer att agera värd för. Maria Lejon är utsedd projektledare och Johan Lindberg högst ansvarig för konferensen. Den 28-29 genomförs ett förmöte med representanter från 14 länder i ITA. Styrelsen diskuterade i korthet upplägget för världskonferensen. Projektgruppen bad om inspel kring huruvida konferensen ska genomföras i sin helhet i Stockholm eller om den ska delas upp mellan Stockholm och Östersund/Åre för att ge de internationella gästerna möjlighet att uppleva travets unika riksanläggning Wången. Styrelsen bad om inspel från representanterna på förmötet huruvida det finns något intresse för en uppdelad konferens. Utifrån det tas ett mer detaljerat budgetförslag fram till nästa styrelsemöte. 16 Den Nya Världen a) Rapport från Tropertys styrelsemöte Ulf Hörnberg, ordförande i Troperty, redogjorde för slutsatserna från Tropertys första styrelsemöte med den nya styrelsen. I korthet handlade det om att utifrån det osäkra ekonomiska och politiska läget göra en riktningsförändring för bolaget. Fokus ska ändras från att bygga ett färdigt bolag 2019 till att förbereda Svensk Travsport som organisation för att snabbt kunna hantera den omreglerade spelmarknaden när förutsättningarna klarnar. Man ska också se över hur befintliga resurser på Svensk Travsport kan användas och hur förankringen med ägarna ska säkerställas. b) Ekonomisk rapport aktieägartillskott Troperty Peter Linder föredrog en övergripande rapport av de aktieägartillskott som tillförts Troperty. En dialog förs med Svensk Travsports revisor kring hur förbundets balansräkning ska hanteras i framtiden. c) Avtal med staten/bolagsordning ATG Ulf Hörnberg och Marjaana Alaviuhkola gav styrelsen en uppdatering kring arbetet med det statliga avtalet gällande ATG. Hans Ljungkvist har antagit uppdraget att stötta styrelsen med det fortsatta arbetet och ska presentera ett förslag på konsultavtal. Svensk Travsport har presenterat ett förslag på avtal med staten. Diskussioner förs främst gällande hur ATG:s bolagsordning ska ändras samt hur finansieringen av HNS ska garanteras. 17 Pegasus 2020 Generalsekreterare Johan Lindberg föredrog det aktuella arbetet med Pegasus 2020 som nu går in i en mer operativ fas. Banorna är allt mer med på banan och arbetar enligt den nya målstyrningen. Johan Lindberg är fortsatt högst ansvarig för att leda arbetet mot travsportens gemensamma mål. De tre huvudfokusen framgent är:
Fortsatt utbildning Lisa Persson, HR-ansvarig, ansvarar för kontakten med Handelshögskolan för att garantera att kunskapen om Pegasus 2020 och det förändrade arbetssättet sprids bland såväl tjänstemän som förtroendevalda. Fortsatt kommunikation Tomas Fyhr, kommunikationschef, ansvarar för att förankringen med ägarna är fortsatt god och att de goda exemplen i målarbetet sprids. Fortsatt målstyrning Peter Linder, CFO, ansvarar för uppföljning av målen i Pegasus 2020 samt utveckling av verktyget Hypergene i samarbete med Handelshögskolan. Styrelsen diskuterade hur vissa mått i Pegasus 2020 ska definieras och vem som är ansvarig för att revidera dem. Styrelsen var också överens om att de som högsta instans inom Svensk Travsport behöver gå i framkant för att få samtliga medlemmar att arbeta mot samma mål. Att upplåta minst en halvdag av de nästkommande två årens Förtroenderåd åt målarbetet i Pegasus 2020. Detta med start på Förtroenderådet i samband med Derbyhelgen på Jägersro 2018. Ytterligare diskussioner kring Pegasus 2020 kommer att föras på styrelsens strategidagar. 18 Skrivelser 18.a BAS Samtliga BAS-organisationer har inkommit med en skrivelse med frågan huruvida den organisationsgenomlysning som genomföras gällande hur Svensk Travsport ska stötta banorna också omfattar hur Svensk Travsport ska stötta bas-organisationerna. Styrelsens svar är att de inte har för avsikt att göra en utredning med bäring på basorganisationerna. För tillfället genomför det uppdrag som fullmäktige beslutade om i april. 18.b BTR BTR har inkommit med en skrivelse gällande en sänkning av licensavgiften för B- och D-licenser i syfte att sänka kostnaderna för aktiva. Svensk Travsport delar BTR syn gällande att omkostnader för B-tränare och aktiva är viktiga att hålla nere. Inför det så kallade Pokalåret 2018 hade Referensgrupp bana/bas (representanter från BAS, ST och Travsällskapen) flera möten där gruppen diskuterade olika satsningarna utifrån tre potter - kostnadssänkningar, pris och uppfödarmedel och bidrag, där sänkta licensavgifter var ett av många förslag på kostnadssänkningar. Referensgrupp bana/bas valde istället att föreslå satsningar på andra initiativ än sänkta licensavgifter. Svensk Travsport tar med frågeställningen in i det årliga budgetarbetet och kan därmed inte ge något tydligt besked i dagsläget. 18.c Kallblodsklassikern Kallblodsklassikern, Ådalens Travsällskap, Jämtlands Travsällskap samt Sleipner har inkommit med en skrivelse gällande höjda prispengar i Kallblodskriteriet och Kallblodsderbyt samt på sikt likställa prispengarna i huvudloppen och stoavdelningen.
Svensk Travsport ser positivt på ansökan och delar Kallblodsklassikerns ambition att höja prispengarna i Kriteriet och i synnerhet i stoavdelningen. Däremot så kan inte Svensk Travsport ge några garantier i dagsläget gällande tillförsel av extra prisbidrag utan vi måste hantera satsningarna i samband med det årliga prisbudgetarbetet. 19 Information från olika ansvarsområden Svensk Travsport Styrelsen har tagit del av samtliga avdelningsrapporter. AVSLUTNING 20 Mötesdatum resterande 2018 Styrelsen beslutade att genomföra ordinarie styrelsemöten på nedanstående dagar: Torsdag 30/8 (Jägersro - Derbyhelgen) sammanfaller med Förtroenderåd Fredag 31/8 Torsdag 27/9 Torsdag 18/10 Torsdag 22/11 21 Uppföljning beslut För att ha bättre kontroll samt uppföljning av fattade beslut föreslog Ulf Hörnberg att en beslutslog ska införas. Här samlas alla beslut, stora som små, för att kunna följa upp på nästkommande möte. Ett förslag på upplägg tas fram till nästa styrelsemöte. 22 Information från sammanträdet Information från sammanträdet lämnas på sedvanligt sätt. 23 Enskilt överläggande Styrelsen diskuterade enskilt ett antal personal och avtalsärenden tillsammans med vd. Ordföranden avslutade mötet. Vid protokollet: Tomas Fyhr/Ulf Hörnberg Justeras: Marjaana Alaviuhkola Mats Norberg