: Plats och tid Kommunhuset i Tomelilla, den, kl. 08.30-14.20 Beslutande Leif Sandberg (C), ordförande Torgny Larsson (S) Marianne Åkerblad (M), tjg ers Övriga närvarande Anders Larsson (C), del av 55 Tf kommunchef Maria Wihlborg, kanslichef Christian Björkqvist, ekonomichef Eva Lundberg, projektledare Peter Svensson, kommunikationschef Helene Grafman, planeringsingenjör Håkan Berggren, VA-chef Christina Jönsson, planarkitekt Sofia Karlsson, planarkitekt Malin Hading, projektledare Bengt-Olov Lindqvist Utses att justera Torgny Larsson (S) Justerade paragrafer 55-65 Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Kommunhuset Christian Björkqvist Ordförande Leif Sandberg Justerare Torgny Larsson (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 9 april 2015 Datum då anslaget tas ned 4 maj 2015 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset i Tomelilla Underskrift Christian Björkqvist 1
: Ärenden vid dagens sammanträde med Kommunstyrelsens arbetsutskott 55 56 57 58 59 60 61 Information/dialoger Detaljplan för Brunnsviksgårdar Investering kök, Nyckelpigans förskola Investering tak, takfot mm Kastanjeskolan Förslag på justering av felparkeringsavgift Planinventering och utredning Remiss av medborgaratinitiativ - Förbättra järnvägsbron över Tryderån invid banvaktsstugan i Fyledalen 62 Införande av företagarinitiativ 63 Framställan om villkor och förutsättningar för eventuellt medlemskap i Räddningstjänst Syd 64 Beställning gällande ombyggnad av Rosendals reningsverk 65 Svar på revisionsrapport - Granskning av avtalshantering i Tomelilla kommun 2
Ksau 55 Dnr KS 2015/4 Information/dialoger 2015 s beslut Information/dialoger läggs till handlingarna. Styrgruppen besöker simhallsbyggnationen. Kommunikationschef Helene Grafman informerar om följande: - Översiktsplaneutställningen Tomelilla 2025, pågår 15 april-9 maj. Vykort med information kommer att skickas till invånare, företag och föreningar. - Planeringen av Matfestivalen i Brösarp. - Kommunens facebook-konton. - Varumärkesstrategin, ansökan om bidrag från Tillväxtverket. Tf kommunchef/personalchef Maria Wihlborg informerar om följande: - Pågående lönerevision. Nya löner beräknas till april. - Rekryteringar; Ny IFO-chef börjar 1 april, socialchef intervjuer pågår. - Bredband; Möte med Akea i morgon. - Upplösning av Sydskånska gymnasieförbundet; Återkoppling ska ske av när den politiska gruppen ska kallas. Ekonomichef Eva Lundberg informerar om bokslutsarbetet, avsättning till resultatutjämningsreserv, sociala investeringsfonden och resultatöverföringar. Arbetsutskottet genomför uppföljning av volymer och kostnader inom omsorgen och utbildning/skola. Vid nästa ksau sker fördjupning inom LSS. Vid 6 maj sker uppföljning av volymer och kostnader. Planeringsingenjör Håkan Berggren informerar om följande: - Förslag om 2-timmars parkeringszon i Tomelilla tätort. Återkommer med ärende. - Utveckling av Sydostleden; Arbetsutskottet uttalar att det gröna alternativet ska vara inriktning för arbetet. VA-chef Christina Jönsson informerar om vattenläcka. Ledning har bytts till en kostnad av cirka 150 tkr. 3
Forts 55 Planarkitekterna Malin Hading och Sofia Karlsson informerar om planprocessen avseende biogasetablering. Ändringar kommer att krävas i miljökonsekvensbeskrivningen. Arbetsutskottet påtalar vikten av att processen vad gäller planärendet respektive tillståndsärendet beskrivs. Projektledare Bengt-Olof Lindqvist informerar om förslag gällande höjning av taxa för fiberanslutning. Ärendet behandlas av kommunstyrelsen den 8 april. 4
Ksau 56 Dnr KS 2013/233 Detaljplan för Brunnsviksgårdar s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna planförslaget för Brunnsviks Gårdar för samråd. Planarkitekt Ulrika Ljung redovisar i tjänsteskrivelse följande: För området söder om Brösarp och norr om Brunnsvik har ett planprogram utarbetats år 2008 med fem bebyggelsegrupper. Planprogrammet har reviderats genom beslut år 2012 och 2013, vilka innebär att tre av de fem ursprungliga bebyggelsegrupperna ej längre är aktuella. Av de två återstående är en redan detaljplanelagd (Brösarp 12:129, laga kraft 2014-05-03). Det nu aktuella planförslaget är en vidarebearbetning av Radbyn och utgör den sista i bebyggelsegruppen i programmet. Kommunstyrelsen 5
Ksau 57 Dnr KS 2015/84 Investering kök, Nyckelpigans förskola s beslut beslutar att ge samhällsbyggnads i uppdrag att genomföra investering enligt nedan. Åtgården, beräknad till ca 1 000 000 kr inkl. tillkommande för oförutsett, finansieras inom investeringsramen 2015. Återkoppling ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott. Fastighetschef Ulrika Olsson redovisar i tjänsteskrivelse följande: Förskolan Nyckelpigans kök är i stort behov av en renovering pga. det inte skett någon renovering sedan det byggdes 1969. Det vi kommer göra är nya ytskikt, nya maskiner och vitvaror. Vi kommer också tilläggsisolera vinden vilket leder till en energibesparing. Direktupphandling är gjord och offerten är på ca 900 000 kr. Hyreskontraktet kommer att omförhandlas vilket innebär att de kommer få en hyreshöjning motsvarande kapitalkostnaderna. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att ge samhällsbyggnads i uppdrag att genomföra investering enligt nedan. Åtgården, beräknad till ca 1 000 000kr inkl. tillkommande för oförutsett finansieras inom investeringsramen 2015. Fastighetschef Ulrika Olsson 6
Ksau 58 Dnr KS 2015/71 Investering tak, takfot mm Kastanjeskolan s beslut beslutar att ge samhällsbyggnad i uppdrag att genomföra investering enligt nedan. Åtgärden, beräknad till cirka 200 000 kr inkl tillkommande för oförutsett, finansieras inom investeringsramen 2015. Återkoppling ska ske till kommunstyrelsens arbetsutskott. Fastighetschef Ulrika Olsson redovisar i tjänsteskrivelse följande: Med tanke på livslängden på denna typ av tak, är det nu ett behov av att renovera utsatta partier. Kastanjeskolans tak behöver en renovering med byte av hängrännor, fotplåt, läggning av ny ytpapp och tjärpapp. Direktupphandling är gjord och offerten är på cirka 150 000 kr. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att ge samhällsbyggnad i uppdrag att genomföra investering enligt nedan. Åtgärden, beräknad till cirka 200 000 kr inkl tillkommande för oförutsett, finansieras inom investeringsramen 2015. Fastighetschef Ulrika Olsson 7
Ksau 59 Dnr KS 2014/217 Förslag på justering av felparkeringsavgift s beslut beslutar med stöd av 3 Lag (1976:206) om felparkeringsavgift följande: Felparkeringsavgift på parkeringsplats för rörelsehindrade höjs från 600 kronor till 1800 kronor. Beslutet gäller från och med den 1 maj 2015. Planeringsingenjör Håkan Berggren redovisar i tjänsteskrivelse följande: Kommunen vill minska parkeringsöverträdelser på p-plats som är avsedd för personer med rörelsehinder. Därför lägger kommunen som förslag att höja avgiften från nuvarande 600 kronor till 1800 kronor. Redovisning/föredragning Förvaltningens förslag till beslut beslutar med stöd av 3 Lag (1976:206) om felparkeringsavgift Följande: Felparkeringsavgift på parkeringsplats för rörelsehindrade höjs från 600 kronor till 1800 kronor. Polisen Tomelilla Gatuchef Peter Svensson Planeringsingenjör Håkan Berggren 8
Ksau 60 Dnr KS 2014/413 Planinventering och utredning s beslut beslutar att ge samhällsbyggnad i uppdrag att inventera och utreda behov och konsekvenser av befintliga detaljplaners reglering. Avstämning av ärendet ska ske i kommunstyrelsens arbetsutskott i maj 2015. Planarkitekt Ulrika Ljung framför i tjänsteskrivelse följande: Under lång tid har det i Tomelilla kommun tillkommet ett antal mindre och större etableringar av verksamheter inom bostadsområden utan att bygglov sökts, s.k. svartbyggen. Det finns även fall där fastighetsägaren hört av sig till byggnadsnämnden som enbart kunnat lämna beskedet att åtgärden inte är genomförbar, vilket skapar frustration för sökanden och ibland även en ekonomisk förlust för samhället. Nyligen har ärenden i byggnadsnämnden tydliggjort att det finns begränsningar i ett större antal detaljplaner som över tid utgör hinder för utveckling i kommunen. Hur stort antal planer, vilka bestämmelser som utgör största hinder, och juridiska möjligheter att hantera begränsningarna är dock oklart. För att kunna hantera frågan och väga vinster mot förluster behövs en inventering och utredning göras, som därefter eventuellt kan leda till en strategi att hantera problematiken. Förvaltningens förslag till beslut Att kommunstyrelsen ger samhällsbyggnad i uppdrag att inventera och utreda behov och konsekvenser av befintliga detaljplaners reglering. Planarkitekt Ulrika Ljung 9
Ksau 61 Dnr KS 2015/77 Remiss av medborgaratinitiativ - Förbättra järnvägsbron över Tryderån invid banvaktsstugan i Fyledalen s beslut Medborgarinitiativet remitteras till samhällbyggnad för besvarande. Marie-Louise Barany har den 15 mars 2015 inlämnat följande medborgarinitiativ: Förslag: Förbättra järnvägsbron över Trydeån invid Banvaktsstugan i Fyledalen så att även vandrare kan ta sig över vattnet. Det kan ske genom att bron tätas med plankor på antingen den norra eller södra sidan. På norra sidan kan promenerande hållas isär från dressinåkare genom att det finns räcken på båda sidor om brodelen. Det är dock troligen ett större arbete än om man förstärker södra sidan. Motivering: Det finns en gammal järnvägsbro över Trydeån som används av dressinåkare som reser mellan Folkhögskolan och Banvaktsstugan, nära sistnämnda plats. Den är i så pass dåligt skick med stora hål mellan plankorna att den endast är säker för dressinåkare. För vandrare är den en svindlande upplevelse med brusande vatten långt under fötterna. Den del av bron om är närmast Banvaktsstugan är i tillräckligt gott skick, med sex plankors bredd, men ju längre ut över vattnet man kommer desto färre plankor ligger i bredd. På mitten är det endast två plankor om totalt ca 40 cm att balansera på, med stora hål på varje sida. På vintern tillkommer att plankorna kan bli väldigt hala. Om mitt förslag genomförs hoppas jag att man även lägger vintersäkert nät på plankorna. Jag har vid flera tillfällen guidat fågelskådare på platsen och det är oftast bara en eller två som vågar sig över medan resten av gruppen får stanna på spåret och försöka hitta den rara strömstaren som brukar hålla till i vattnet. 10
Forts 61 Jag känner inte till någon alternativ bro som gör att man kan ta sig in i dalen om man tar promenaden från Kronoskogen på spåren ner i dalen. En sådan vandringsled skulle säkert också uppskattas av t ex campare vid Tosselilla och Svampabanan. Vandring ligger i tiden. Hoppas mitt förslag tas väl emot. Samhällbyggnadschef Jörgen Prahl Marie-Louise Barany 11
Ksau 62 Dnr KS 2015/79 Införande av företagarinitiativ samt komplettering av medborgarinitiativ s förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar att införa företagarinitiativ. Inkomna initiativ behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Utskottet gör den första bedömningen om initiativet kräver politisk behandling, om så inte är fallet överlämnas företagarinitiativet till verksamhetschef som skall svara skriftligt inom två veckor. Sammanställning av inkomna företagarinitiativ ska lämnas till kommunfullmäktige vid varje sammanträde. Kommunfullmäktige beslutar att medborgarinitiativ ska kunna lämnas av den som är medlem i kommunen (folkbokförd, äger fast egendom, taxerad till kommunalskatt). Kommunstyrelsens ordförande Leif Sandberg (C) framför i skrivelse följande: I Tomelilla kommun finns sedan 1 november 2009 (KF 2009 157)möjlighet att lägga medborgarinitiativ. Tomelilla kommun arbetar aktivt med att skapa goda kontaktytor och för att underlätta arbetet för att skapa uthålliga tillväxtmöjligheter för våra företag, stora som små. Eftersom alla företagare i kommunen inte är medborgare, behöver vi för att få en formaliserad, men ändå enkel hantering av förslag från företagare, införa Företagarinitiativ. Dessa skall, i likhet med medborgarinitiativ, behandlas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Utskottet gör den första bedömningen om initiativet kräver politisk behandling, om så inte är fallet överlämnas företagarinitiativet till verksamhetschef som skall svara skriftligt inom två veckor. Sammanställning av inkomna företagarinitiativ ska lämnas till kommunfullmäktige vid varje sammanträde. Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsens ordförande Leif Sandberg (C) föreslår införande av Företagarinitiativ. Inkomna initiativ behandlas av kommunstyrelsens 12
Forts 62 arbetsutskott. Utskottet gör den första bedömningen om initiativet kräver politisk behandling, om så inte är fallet överlämnas företagarinitiativet till verksamhetschef som skall svara skriftligt inom två veckor. Sammanställning av inkomna företagarinitiativ ska lämnas till kommunfullmäktige vid varje sammanträde Kommunstyrelsen 13
Ksau 63 Dnr KS 2015/85 Framställan om villkor och förutsättningar för eventuellt medlemskap i Räddningstjänst Syd s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna framställan. Kanslichef Christian Björkqvist framför i tjänsteskrivelse följande: Roger Larsson, kommunchef i Sjöbo kommun, fick i samband med SÖSKmötet i Sjöbo 2015-03-02 i uppdrag att författa en framställan från våra kommuner till Räddningstjänst Syd och dess medlemskommuner. Syftet med framställan är att få fram ett beslutsunderlag för ställningstagande till ansökan om eventuellt inträde i Räddningstjänst Syd. Framställan lyder: Simrishamns, Sjöbo, Ystads och Tomelilla kommuner har under cirka ett års tid utrett och diskuterat med företrädare för Räddningstjänst Syd om möjligheterna för Sydöstra Skånes Räddningstjänstförbund (SÖRF) att samgå alternativt inträda i förbundet Räddningstjänst Syd. En utredning från medlemskommunerna i SÖRF har tagits fram (2014-0602) och ett positivt intresse har visats från Räddningstjänst Syd. Under hösten har också medlemskommunerna i Räddningstjänst Syd tagit fram ett PM för utökat medlemsantal (2014-10-06). Det har dock inte tagits fram mer skarpa villkor som visar verksamhetsmässiga och ekonomiska förutsättningar för ett eventuellt inträde. Det är nu angeläget att få ett avgörande i frågan. För att få fram ett beslutsunderlag till ansökan om eventuellt inträde framställer nu Simrishamn, Sjöbo, Ystad och Tomelilla kommuner om att villkor såväl verksamhetsmässiga och ekonomiska för inträde för dessa kommuner tas fram. Underlaget bör belysa ekonomiska och verksamhetsmässiga villkor under dels en övergångsperiod och dels en mer permanent lösning samt även behandla inflytandefrågor. 14
Forts 63 Förvaltningens förslag till beslut godkänner framställan. Kommunstyrelsen 15
Ksau 64 Dnr KS Beställning gällande ombyggnad av Rosendals reningsverk s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beslutar att godkänna den av förvaltningen uppskattade totala projektkostnaden på ca 69 miljoner kr samt skrivelsen för beställning av entreprenaden. Förvaltningen får i uppdrag att återkomma med förslag till styrdokument gällande större investeringar. VA-chef Christina Jönsson framför i tjänsteskrivelse följande: Kommunstyrelsen godkände den 7 maj 2014 att förvaltningen genomför en upphandling av om- och tillbyggnaden av Rosendals avloppsrenings-verk. Den totala projektkostnaden beräknades i det skedet hamna runt 60 miljoner kronor. Upphandlingen genomfördes, de inkomna anbuden utvärderades och kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 25 februari 2015 att tilldela totalentreprenaden AF Bygg Syd AB. Anbudssumman uppgick till 53 554 000 kr. Efter tilldelningen har omfattningen och utförandet av entreprenaden diskuterats mellan VA-enheten och AF Bygg Syd AB och förvaltningen har tagit fram ett utkast till beställningsskrivelse (bilaga 2). Entreprenadsumman i beställningen uppgår till 53 921 000 kr. Den totala projektkostnaden, inklusive en uppskattning av tillkommande arbeten inom och utanför entreprenaden, kostnader för byggledning m.m., samt för oförutsedda kostnader, beräknas kunna uppgå till 69 230 000 kr (bilaga 1). 16
Forts 64 Bilagor: 1. Bedömning av total projektkostnad, 2015-03-26 2. Förslag till beställningsskrivelse, 2015-03-24 Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna den av förvaltningen uppskattade totala projektkostnaden på ca 69 miljoner kr samt skrivelsen för beställning av entreprenaden. VA-chef Christina Jönsson Ekonomichef Eva Lundberg 17
Ksau 65 Dnr KS 2014/422 Svar på revisionsrapport - Granskning av avtalhantering i Tomelilla kommun s förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen avger svar till revisorerna i enlighet med nedanstående skrivelse, kompletterat med de synpunkter som avgivits av familjenämnden samt vård- och omsorgsnämnden. Ekonomichef Eva Lundberg framför i tjänsteskrivelse följande: Tomelillas revisorer har under 2014 genomfört en granskning av de kommunala nämndernas avtalshantering. Revisionens bedömning visar att hanteringen i huvudsak är ändamålsenlig men att det finns vissa brister och möjligheter till förbättring. Våra svar är strukturerade utifrån de i rapporten redovisade rekommendationer. Leverantörsfakturasystem och attestreglemente ska överensstämma sinsemellan. Svar: I kommunens attestreglemente regleras attesträtten och två attestnivåer krävs, granskningsattest och beslutsattest. Vad som ska bekräftas, kontrolleras och godkännas framgår av reglementet, likaså vilka begränsningar för attesträtt som finns och vem som kan få delegation att attestera. I kommunens fakturahanteringssystem finns en kryssruta per faktura med texten mottagningsattest. Denna nivå har ingen relevans i nuvarande regemente. I praktiken har dock mottagningsattestanten fått en viss betydelse, som kan variera mellan olika verksamheter. Under året kommer förvaltningen göra en översyn av attestreglementet i syfte att harmonisera reglemente, system och praxis. Tekniska hjälpmedel för avtalsbevakning som kan användas av nämndera bör finnas Svar: Systemstöd för avtalsbevakning finns som tilläggsmodul i ärendehanteringssystemet Evolution, samt i systemet för avtal TendSign, förvaltningen undersöker under året funktionalitet i de båda modulerna samt kostnaden för licenser för att utvärdera vilket alternativ som bäst uppfyller kraven för bevakning av avtal. 18
Forts 65 Övergripande förteckning över befintliga avtal, inte individrelaterade, för att förstärka överblicken över ingångna avtal ska finnas. Svar: Se svar på rekommendationen ovan om tekniska hjälpmedel. Delegationsordningen avseende ärende inom Samhällsbyggnadsavdelning ska vara tydlig och ändamålsenlig Svar: Översyn av kommunstyrelsens delegationsordning i syfte att uppdatera och förtydliga ansvarsfördelningen kommer att göras under året. Tydliggöra ansvarsfördelning vid omvärldsbevakning i frågor rörande avtal Svar: Ansvaret för kommunicera lagförändringar och andra yttre faktorer som väsentligt påverkar inköps- och avtalsfrågorna ligger hos inköpssamordnaren och därmed hos kommunledningskontoret, till hjälp finns inköpsgruppen i SÖSK. Uppföljning av ramavtal avseende såväl pris som kvalitet samt trohet till avtalet Svar: Under året ska stickprov tas för att kontrollera att rätt pris erhållits och att inköpen skett hos avtalad leverantör. Regelbunden uppföljning av avtalshanteringen bör finnas som intern kontrollpunkt Svar: 2015-års kontrollplan som ska antas av nämnderna och kommunstyrelsen föreslås innehålla kontrollpunkter för avtalsuppföljning. Förvaltningens förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen att anta denna skrivelse som sitt svar till revisorerna. Tidigare behandling Familjenämnden 16/2015: Familjenämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsnämnden 13/2015: Vård- och omsorgsnämnden beslutar att översända förvaltningens yttrande till kommunstyrelsen. Yttrande från byggnadsnämnden saknas. Kommunstyrelsen 19