Avdelningen för tillsyn Inspektionsrapport 1 (6) N. Liljeholm Inspektion av arkivvården vid Kungliga biblioteket Riksarkivet har genomfört en inspektion av arkivvården hos Kungliga biblioteket (KB) den 27 september 2011 i enlighet med Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd. Inspektionen aviserades i förväg och omfattade hela KB:s arkivverksamhet (myndighetsarkivet) med fokus på frågor kring myndighetens övergripande arkivoch dokumenthantering samt -styrning. Närvarande vid inspektionen: Från KB Verksarkivarie Enhetschef HR och Juridik Avdelningschef Administrativa avdelningen Huvudregistrator Enhetschef IT-drift Från Riksarkivet Nora Liljeholm, inspektör Ewa Berndtsson, inspektör Förelägganden Uppdatera arkivförteckningen och redovisa samtliga allmänna handlingar oavsett medium (pappershandlingar, elektroniska handlingar samt analoga och digitala ljud- och bildupptagningar) enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 6 kap. 9 alternativt RA-FS 2008:4, 6 kap. 18. Upprätta en strategi för bevarande av elektroniska handlingar enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 3 kap 1-2. Upprätta en plan för informationssäkerhet enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar, RA-FS 2009:1, 6 kap. 2. Se till att elektroniska handlingar som övertagits av KB från andra myndigheter avgränsas (förses med nödvändig metadata) enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd hos statliga myndigheter, RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 9 kap. 2-3 samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Kontrollera att inför inköp av skrivmateriel m.m. begärs leverantörsförsäkran enligt Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om tekniska krav och certifiering, RA-FS 2006:4, 3 kap. 1. Redovisning av föreläggandena ska ske skriftligen till Riksarkivet senast den 31 maj 2012.
Inspektionsrapport 2 (6) Inspektionen Riksarkivet har senast 2004 inspekterat KB (dnr RA 231-2004/1206), då brevledes och endast arkivredovisningen omfattades av inspektionen. KB förelades att åtgärda vissa brister avseende att ordna och förteckna arkivmaterial. KB har därefter vid upprepade tillfällen begärt dispens och hade ännu 2007 inte åtgärdat bristerna. Ärendet avslutades av Riksarkivet 2007 (dnr RA 231-2007/4655) med kvarvarande förelägganden om att förteckna arkivet. Den nuvarande inspektionen var en s.k. systeminspektion då alla delar av arkivvården från framställning till bevarande och gallring ingick översiktligt. Sammanfattningsvis kan konstateras att det fortfarande finns brister avseende att ordna- och förteckna arkivet. Riksarkivet ser positivt på att KB nu anställer en arkivarie som kommer att i första hand arbeta med ordnings- och förteckningsarbeten. Bristerna avseende förteckning av handlingar avser inte bara pappershandlingar utan även elektroniska handlingar, analoga- och digitala ljud- och bildupptagningar samt ritningar. Viktiga styrdokument avseende arkivhantering har tagits fram och finns i en serie av interna föreskrifter. KB bör dock fortsätta att arbeta med implementeringen av dessa eftersom ett problem med försvunna ärenden har observerats i samband med inspektionen. Med andra ord oklart hur tillämpningen av de fastställda interna styrdokumenten avseende dokumenthantering fungerar i verkligheten. Frågan om bevarande av elektroniska handlingar tillhörande ämbetsarkivet har ännu inte diskuterats hos KB trots att myndigheten arbetar intensivt med frågor kring digitalisering och bevarande av samlingarna. Ämbetsarkivet riskerar därmed att hamna på efterkälken. KB har under senare år tillförts två nya verksamheter och dess handlingar, Statens ljud- och bildarkiv (SLBA) 2009 samt Filmarkivet i Grängesberg 2011. Det finns vissa oklarheter kring elektroniska handlingar och system tillhörande dessa verksamheter och hur handlingar/uppgifter i dessa system har märkts upp så att de kan hänföras till respektive arkivbildare. Frågan bör utredas vidare av KB. En förändring som KB står inför är införande av E-pliktslagen 1 juli 2012. Det är oklart hur denna förändring kommer att påverka myndighetens arkivbildning men troligen kommer det att skapas nya handlingsslag samt ett behov av att utreda nya gallringsfrågor. Ansvar och organisation Kunskapsnivån om arkivregelverket varierar inom myndigheten. Verksarkivarien har genomfört utbildningar i arkiv- och dokumenthanteringsfrågor. KB arbetar för närvarande med att ta fram en plan för hur dessa frågor kan ingå i introduktionsutbildningen som varje nyanställd ska delta i. Arkiv och registratur är placerade på Administrativa avdelningen, på enheten för HR och juridik och består idag av en arkivarie och en registrator. En visstidsanställd arkivarie kommer att arbeta med att ordna och förteckna handlingar under ett halvt år. Arkivansvarig är chefen för den
Inspektionsrapport 3 (6) Administrativa avdelningen. Upphandling av skrivmateriel utförs av Internservice utan någon större inverkan från arkivfunktionen. Riksarkivet har utfärdat föreskrifter som kräver att myndigheter begär in leverantörsförsäkran i samband med inköp av skrivmateriel (RA-FS 2006:4, 3 kap, 1 ). KB ska se över riktlinjerna så att inköp sker enligt dessa föreskrifter. Styrdokument Delegationsordning finns och innehåller uppgifter om arkivansvar. Det finns riktlinjer kring arkiv- och dokumenthantering, inklusive tillämpningsbeslut till vissa av Riksarkivets generella gallringsföreskrifter, beslutade i form av interna föreskrifter. Dokumenthanteringsplan finns endast för räkenskapshandlingar. Styrdokumenten finns tillgängliga på KB:s Intranät. Diarie- och dossierplan finns och uppdateras regelbundet. På senare år har nya verksamheter (SLBA samt Filmarkivet) medfört behov av justering av D/D-planen. KB har även tagit fram ett instruktionsdokument som reglerar beslutsfattande vid myndigheten. Arkivbildning KB har en huvudregistrator men diarieföring sker än så länge decentraliserat. Flera avdelningar registrerar sina ärenden själva. Arbete pågår med att centralisera postöppning och diarieföring. Diarieföring sker i W3D3 sedan 1 december 2010. Innan W3D3 infördes hade KB Diabas sedan 1995 och därefter ÄHS. All registreringsinformation från och med 1995 har migrerats till W3D3. En kopia av systemet finns avställt och väntar på överföring till lämpligt bevarandeformat. Enligt KB finns nämligen viss information i systemet som har gått förlorade i samband med migreringen. E-post skrivs ut och bevaras på papper. Rutiner för e-posthantering finns framtagna genom den interna föreskriften för dokumenthantering. Varje handläggare rensar ärendena själva, registratorn kontrollerar i viss mån genomförandet. Diarieförda handlingar arkiveras enligt diarie- och dossierplanen och i löpnummerordning. Avställning sker årligen. Agresso används som ekonomisystem. För löneadministration används Palasso. Det förekommer ett antal olika databaser för hantering av kärnverksamhetens information (exempelvis handskriftsdatabasen). Det kan konstateras att databasen hör till myndighetsarkivet även om handskrifterna själva hör till samlingarna. Detta gäller även övriga liknande databaser och register som har koppling till KB:s samlingar. En viss inventering av KB:s databaser har enligt uppgift gjorts av IT-avdelningen. Riksarkivet har dock inte tagit del av denna inventering. KB har fortfarande ett pappersbaserat ämbetsarkiv där handlingar som bevaras skrivs ut på papper och bevaras i pappersform. Frågan om bevarande av elektroniska handlingar tillhörande myndighetsarkivet har ännu inte diskuterats. I första hand arbetar KB med att utveckla metoder för digitalisering och elektroniskt bevarande av
Inspektionsrapport 4 (6) sina samlingar. Frågor rörande hantering och bevarande av myndighetsarkivet riskerar därför att halka efter. Framställning och hantering av handlingar KB delar inte system med andra myndigheter eller motsvarande. Som systemförvaltningsmodell används en egenutvecklad modell som fungerar mer som en praxis och som ännu inte har implementerats. Riksarkivet har fått ta del av KB:s E-strategi för 2011-2015. Strategin är mycket övergripande och innehåller endast vissa riktlinjer för elektronisk verksamhetsutveckling. Konkreta riktlinjer för såväl upprättande som bevarande av elektronisk information som exempelvis databaser tas inte upp av denna strategi. Inte heller görs någon skillnad mellan samlingarna och ämbetsarkivet. KB ska därför vidareutveckla strategin så att den innehåller de uppgifter som krävs enligt RA-FS 2009:1, 3 kap. 2. KB saknar dessutom plan för informationssäkerhet enligt RA-FS 2009:1, 6 kap. Det finns ett antal avställda versioner av KB:s webbplats. Bevarande av KB:s egen webbplats hanteras inom ramen för projektet Kulturarw3, som syftar till att samla in och arkivera svenska webbplatser två gånger per år samt vissa dagstidningars webbsidor dagligen. Riksarkivet förutsätter att bevarandeformatet är i enlighet med det som framgår av RA-FS 2009:2, 9. Oklart vad som har hänt med SLBA:s webbplats. Den finns troligen inte i avställd form. KB ska utreda om det finns möjlighet att bevara webbplatsen så som den såg ut före sammanslagningen. KB har vidare övertagit räkenskapsinformation samt PA- och löneinformation (till Agresso och Palasso) tillhörande SLBA. De närvarande kunde inte svara på frågan om hur informationen har avgränsats i systemen från KB:s egna uppgifter. Frågan ska därför utredas vidare och KB ska se till att uppgifterna avgränsas enligt RA-FS 1991:1 (ändr. 1997:4), 9 kap. 2-3 samt RA-FS 2009:1, 3 kap. 4 tredje strecksatsen. Oklart vilken modell för informationssäkerhet som tillämpas vid KB. Det finns en person som arbetar med frågor rörande informationssäkerhet. Bevarande av elektroniska handlingar (främst samlingar) sker genom bevarande på band och på disk på två olika fysiska platser. Upphandling av skrivmateriel m.m. sköts av Internservice. Upphandling av certifierad skrivmateriel sker enligt statligt ramavtal. Någon leverantörsförsäkran enligt RA-FS 2006:4, 3 kap. 1, används inte. KB ska se till att det i samband med inköp av skrivmateriel begärs en leverantörsförsäkran enligt ovannämnd föreskrift. Aktomslag och arkivboxar som används är enligt uppgift certifierade. Märkning av boxar sker antingen genom etikettering eller genom påskrift. För papper används enbart åldringsbeständigt papper. KB har numera gått ifrån användning av arkivbeständigt papper samt bindning av vissa handlingar som exempelvis protokoll.
Inspektionsrapport 5 (6) KB har ett antal anställda forskare som dock, enligt uppgift, inte bedriver forskning på arbetstid som skulle resultera i handlingar och information som tillhör ämbetsarkivet. Enligt uppgift finns det ett omfattande fotomaterial i arkivet. En person kommer inom kort att arbeta med att inventera och förteckna materialet. KB bör även utreda behovet av digitalisering av dessa upptagningar. Tidigare har handlingar på andra medier, som exempelvis CD-skivor och fotografier, kunnat förekomma i arkivboxar. Dessa har nu plockats ut och förvaras separat. Inga mikrofilmer förekommer i arkivet. Däremot finns det en del ritningar tillhörande ämbetsarkivet. Även dessa ska inventeras och förtecknas. Gallring Riksarkivet har genom RA-MS 2008:11 beslutat om gallring av pappersverifikationer tillhörande System S. Denna gallring har genomförts och beslutet kan avaktualiseras. Undertecknad vidarebefordrar information om detta till Enheten för gallring och utredning vid Riksarkivet. Vidare har Riksarkivet beslutat föreskrifter om gallring av leveransreversal för pliktexemplar (RA-MS 2008:69). Dessa föreskrifter tillämpas av KB. Riksarkivet påpekade att tillämpning av gallringsföreskrifter bör framgå även i myndighetens arkivbeskrivning. Riksarkivets generella gallringsföreskrifter tillämpas. Tillämpningsbeslut har tagits fram och beslutats i form av interna föreskrifter. KB bör i samband med ev. översyn tänka på att undvika begreppet vid inaktualitet och precisera vad gallringsfristen i fråga avser i praktiken. Arkivredovisning Någon beskrivning av myndighetens allmänna handlingar enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400, 4 kap. 2 ) har ännu inte tagits fram. Arkivbeskrivning enligt RA:s föreskrifter RA-FS 1991:1, ändrad 1997:4 finns och har nyligen uppdaterats. Beskrivningen saknar dock vissa uppgifter, exempelvis om vilka handlingsslag som gallras vid KB. Enligt arkivarien finns det planer på att upprätta en ny arkivbeskrivning. KB tillämpar fortfarande allmänna arkivschemat som förteckningsmetodik. Det finns fortfarande ett omfattande oförtecknat material hos myndigheten. Genom att anställa en arkivarie under en viss tid vill KB försöka förteckna dessa handlingar men oklart om arbetet kan avslutas senast 1 januari 2014. Som förteckningsprogram används Visual arkiv. I arkivförteckningen redovisas främst pappershandlingarna och vissa IT-system. Elektroniska handlingar samt gallringsbara handlingar redovisas inte. Även redovisning av handlingar på olika analoga medier, såsom fotografier, saknas.
Inspektionsrapport 6 (6) KB har ännu inte tagit fram någon klassificeringsstruktur enligt RA-FS 2008:4, 6 kap. 7-14. Riksarkivet påpekade att myndigheten har endast ca ett år på sig att ta fram en struktur för arkivredovisning. Handlingar tillhörande SLBA har överlämnats men inte införlivats. Samtliga ärenden var avslutade i samband med överlämnande av verksamheten till KB. SLBA:s pappersarkiv förvaras i en egen arkivlokal (nr 3213). Till arkivet finns separat arkivbeskrivning och arkivförteckning. Noteringar om övertagandet framgår även i KB:s arkivbeskrivning. Som det har framgått ovan är det oklart hur elektroniska handlingar som har överlämnats till KB har avgränsats och försetts med uppgifter om arkivbildare. Handlingar tillhörande Filmarkivet i Grängesberg har införlivats i KB:s arkiv och utgör egna serier i KB:s arkivförteckning. Noteringar om införlivande finns i KB:s arkivbeskrivning. Arkivlokaler Riksarkivet har tidigare inspekterat två arkivlokaler för KB samt utfärdat ett medgivande den 7 juli 2004 (dnr RA 231-2004/2166) under förutsättning att klimatet i lokalerna mäts regelbundet. Enligt uppgift är klimatet i lokalerna god och KB anser inte att mätningar är nödvändiga. KB kan dock inte visa upp några mätvärden som bevisar att så är fallet. Övrigt I samband med inspektionen har Riksarkivet gjort stickprov och begärt att få titta på handlingar tillhörande Riksarkivets inspektion 2004 (dnr KB G 00283/2004). Handlingarna tillhörande ärendet kunde inte påträffas. Enligt uppgift saknas flera ärenden i KB:s myndighetsarkiv. Riksarkivet ser allvarligt på detta och anser att KB ska se över rutinerna kring hantering av sina allmänna handlingar och arkivläggning av dessa. Nora Liljeholm Inspektör