PROTOKOLL Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 14 2017-06-11 Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 6-2017 Tid Söndag 2017-06-11, kl 18.30 21.30 Plats: Norins på Drottningv 6 Deltagare: Anm förhinder Underlag FIka Protokoll Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Norin, Björn Gladh, Karolina Torgilsson, Anton Vennberg, Fredric Westin, Lars Westman, Patrik Nyström Marcus Larsson, Mattias Arvidsson, Agenda samt underlag för mötet (t.ex. beslut) i mötesmappen senast ons 7 juni Patrik N Nr/ Ärende Ansvarig Beslut/bilaga tid 1. Inledning ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet. (20 min) 2 Dagordning och föregående protokoll 3. ns arbete och uppgifter Ordf Alla delar någon egen upplevelse från föreningens verksamhet. Ordföranden - berättar om positivt arbete i styrgruppen för ledaren i fokus inkl rekrytering Gymnastiken - berättar om stor framgångsrik tävlingsdag i maj 400 gymnaster. som varit och en som kommer. Handbollen - planeringen för säsongen har börjat. Alla lag är anmälda till nya säsongen. Innebandyn - har jagat kassör och Tomas Lundgren har tagit den rollen för denna säsong. Alla lag har anmälts. Domarutbildning planeras. Fotbollen- säsongen är i full gång och det är mycket att göra för ordförande mfl just. Korpen - broarna runt semester. Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns. Syfte: Stämma av arbetssätt och rollfördelning Ledamöter och roller i styrelsen/sektioner Ytterligare en ledamot från Innebandysektionen (AKT 14:17). Innebandysektionen har möte den 8 maj och ska diskutera
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 14 rollen som kassör och rollen som ledamot i styrelsen och återkommer till oss efter detta. Inte klart än. Innebandyn söker vidare efter en till representant från sin sektion. Behöver inte vara en kassör. 5. Omvärld och media/externt 6. Tidsfördelning i hallarna 7. Sävar IK #tvåpunktnoll inklusive Ledaren i Gymnastiken tävlingsdag i maj fick mycket positiv uppmärksamhet i lokal press. Svensk Idrott riks, Niklas berättar om 5 utvecklingsresor som Svensk Idrott skall jobba med. De fem resorna mappar mot Sävar IK. Bra att ta med oss in i höstens strategiarbete. Syfte: Stämma av arbetets status samt ev vägledande direktiv Arbetet med frågan tidsfördelning enligt uppdrag från årsmötet. Arbetsgrupp Fotboll: Anton Gymnastik: Lars (tills vidare) Handboll: Niclas (sammankallande) Innebandy: Björn Korpen: Patrik (Mattias) Med utgångspunkt i föreningens verksamhetsidé ta fram förslag på upplägg och arbetssätt för ett effektivt nyttjande av halltider. Bland annat klargöra, samt ta fram förslag till - Principer och kriterier som kommunen tillämpar - Principer och arbetssätt för fördelning av tider mellan sektioner (inkl gemensamt startår med aktiviteter för de yngsta) - Principer och arbetssätt för fördelning av tider inom sektioner, inkl gällande samarbetslag med andra föreningar. Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och i juni. n anser att gruppen tagit sig an frågan på rätt sätt och med rätt utgångspunkt. Underströk vikten av samordning över sektioner för aktiviteter och tider för de yngsta åldrarna. Notering från dagens möte: Arbetsgruppen presenterar Styrdokument. Det presenterade förslaget är vi i grunden överens om. Smärre justeringar genomfördes och styrdokumentet godkänns som riktlinjer för tidsfördelning inför mötet måndag den 12:e juni. Gruppen (Niclas) återkommer med justerat dokument Riktlinjer och principer för tidsfördelning. Syfte: Syfte: Stämma av arbetets status samt beslut om direktiv för arbetet och uppdragsbeskrivning för projekttjänsten
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 14 fokus Niclas Beslutades vid förra mötet (Beslut 11:2017): Styrgruppen redovisar förslag till projektdirektiv. Rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig. Strategiarbetet i stort diskuterades Beslut, diskussion och vägledning denna gång Strategiarbetet i stort Sävar ik #tvåpunktnoll fortsatt arbete Direktiv resp Överenskommelse (VIF) Rekrytering Kontor och lokaler Underlag: Strategi, Rekrytering, Direktiv projektet Ledaren i fokus Noteringar från dagens möte: Beslutas att fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv (Beslut 15-2017). n ger mandat till ordföranden att teckna Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK angående projektet. n kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera. (Beslut 16-2017). berättar om rekryteringsprocessen. En intervjuguide har tagits fram och 6 personer av 26 sökande har valts ut till intervjuer. berättar kort om de 6 kandidaterna. Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober. Kontor kommer att upprättas på klubbstugan. n ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017) Projektet Ledaren i fokus och pågående rekrytering. Ordföranden är ansvariga för att informera i sina resp sektioner. (NY AKT 40:2017) Strategidag 2017 Niklas presenterar PM med förslag på upplägg för strategidag. Förslaget bifalles. Datum är satt till sön den 27 aug inbjudan med exakta tider och plats
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 14 kommer från Niclas och Marcus. 8. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi, 9. Fastighetsförvaltning Marcus Mattias Syfte: Informera om - Info från kansli och intern verksamhet - Ekonomi uppföljning - Kontor Utgår då Marcus inte kunde delta på mötet. Syfte: Stämma av gruppens sammansättning och om det behövs några insatser Föregående möte Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar. 11. Kris och beredskap 12 Samarbete och utbyte Sydafrika 13. Jordgubbsförsälj ning 14 Uppföljning öppna akt och relevans av tidigare beslut 15 n; möten 2017 Petra och Lars (Per H ville att vi tar upp detta) Diskussion om direktivet, behov av förstärkning till gruppen? Noteringar från dagens möte: Lars får i uppgift att förhöra sig med Daniel Sjöström ifall han kan ta på sig en sammankallande roll i fastighetsgruppen. Medskick till Daniel och gruppen är att bedöma om de vill ändra i direktivet. Syfte: Utifrån förra mötets diskussion om bussolycka eventuellt initiera ett arbete om vår beredskap och agerande om olyckor/dödsfall skulle hända. Utgick av tidsskäl. Syfte: Information om besök från Life Zone 24 juni-29 juni, samt resa Utgick av tidsskäl. Syfte: Stämma av om det finns möjlighet att sälja i år. Diskussion. n ser i grunden positivt på den verksamhet som bedrevs förra året, men bedömer att det i år inte finns förutsättningar att driva verksamheten. Syfte: Stämma av status på akt samt bedöma om ev uppföljning av tidigare beslut Aktiviteter status. kompletterar. Datum Strategidag söndag 27 aug Beslut: möten: Mån 28 aug, Mån 25 sep, Sön 15 okt
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 14 16. Övriga frågor samt kort utvärdering Övriga frågor Med anledning av flera externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan (uthyrning) igår lördag. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. NY AKT 41-2017. Vi skippar snabb rundan med kommentarer om mötet. 17 Slut Justeras av: Antecknas av : Norin Ordförande Patrik Nyström Sekreterare
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 14 Bilaga 1 Öppna aktiviteter Uppdaterad 20 apr 2017 ID Innebörd Ansvar Datum (klart) 32:16 Avtalsansvarig. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina och Patrik får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med för att få mer information Status (ny, pågår, klar) PN Aug Pågår 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen NB Aug Pågår 34:16 Därefter: Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokumentoch bildhantering i respektive sektionsstyrelse. Sektions ordf 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy Täfteå Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen. 50:16 Klubbshopfunktion. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar. Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas. Uppdatering: ingen webbfunktion hinns med under våren. Vi kör Googleformulär som tidigare I ett samtal med Tomas kommer vi överens om att diskutera detta vidare efter midsommar då läget blivit lugnare för honom. Förslaget att ständigt ha en shop som är öppen såg Tomas som svårhanterat samt att han ej kunde ta betalt då detta skulle bli konstigt. Ett förslag som också framkom var att öppna shoppen fler gånger per år och inte som nu enbart två. 53:16 Allhall Sävar Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen. 55:16 n uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där. Björn Aug Pågår Ferdrik (Per H) Aug Pågår Mattias Aug Pågår ML Aug Pågår 59:16 n uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av ML Aug Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 14 funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget. 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag 71:16 uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund FÖRSLAG: Ta det med den nya styrelsen 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 31/3) skulle se ut. 8:17 Per uppdras med stöd av och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet Ledaren i fokus (enligt ovan) 11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av mulitarenan och vilka investeringar som behövs göras alt köpas in som tjänst, däribland ett behov av en luftningsharv. Uppdatering: En kompinationshar/sladd föreslås att köpas in. Kostnaden ligger på 30 000kr exklusive moms och inklusive frakt. Även borstar (till fotbollsskor) samt papperskorgar för att hålla undan skräp föreslås att köpas in, kostnad ej undersökt. Det kommer även att behöva köpas in regöring av planen till hösten, kostnad ej klart. Per H har ansökt om bidrag till belysning av multiarenan till kommunen, kostnad ca 180 000kronor. 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april. 14:17 n uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen. 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner. 22:17 Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni. 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. 26:17 Niclas uppdaterar hemsidan gällande uppgifter kring sekreterare och vice ordförande i styrelsen -11 juni 27:17 meddelar kontaktperson för Umeå föreningsråd och Sävar föreningsråd PN Aug Pågår SN Aug Pågår ML Augusti Pågår PH Aug Pågår Anton Aug Pågår MA Aug Pågår BG Aug Pågår NB Sept Pågår NB Aug Pågår MA Aug Pågår NB 11 juni Ok stängd SN 11 juni Ok Stängd
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 14 28:17. Ekonomihandboken Vi uppdrar att respektive ordförande eller kassör informerar sin ledare om ekonomihandboken för ledare - till 11 juni. 29:17. Ekonomihandboken Vi uppdrar åt Anton att ta kontakt med Per Höglund för att kolla upp vilka riktlinjer som finns för att kunna få ekonomiskt stöd. Därefter informeras ledare om möjlighet till ekonomiskt stöd till barn och ungdomar. 30:17 Ekonomihandboken Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken. 31:17 Budget 2017 Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen. 32:17 Åtgärder utifrån revision 2017 Marcus följer upp att noteringar enligt revisionsrapporten kring balansposter åtgärdas - klar till 11 juni. Marcus skickar revisionsrapporten till sekreteraren för dagens möte. 33:17 Löptider för försäkringar och avtal. Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal. 34:17 Kopiator Marcus undersöker möjlighet att tillgängliggöra kopiator för ledare. 35:17 Foton. Samtliga i styrelsen uppdras att på enklaste sätt skicka en bild på sig själv till Inge senast 20 maj ML Aug Pågår ML Aug Pågår ML Aug Pågår ML 11 juni Pågår ML 11 juni Pågår ML 11 juni Pågår ML Aug Pågår ALLA 20 maj Ok stängd 36:17. Fastighetsförvaltning Mattias återkommer med information till styrelsen om sammankallande och kontaktperson för föreningen - 11 juni. Lars W kontaktar Daniel angående att vara sammankallande MA LW Aug Pågår 37:17 Scen från kommunen Aug Pågår Anton uppdras av styrelsen, att för Fotbollsektionen kontakta kommunen för övertagande av den mobila scenen. Mattias uppdras i uppdrag att fråga fastighetsförvaltningen kring ansvar för underhåll av densamma. Anton informerar styrelsen samt kansliet därefter 38:17 Kris och beredskap Petra och Lars uppdras av styrelsen att till nästa möte bereda frågan. AV MA PBB LW Aug Pågår 39:17 Domaren i Sävar ik AV Aug Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 14 Anton och Fredric uppdras att återkomma till styrelsen om tankar och förslag kring rekrytering och stöd till domare (Domaren i fokus) - klar till i augusti. 40:17 Projektet Ledaren i fokus och pågående rekrytering. Ordföranden är ansvariga för att informera i sina resp sektioner. 41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan. Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet. återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna. Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter. FW Resp ordf Niclas Juni Snarast 25 sep NY NY Bilaga 2 Beslutslogg/ID Innebörd Ansvar Eventuell uppföljning datum 2016 Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut 6:2016 n beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). 12:2016 n beslutar Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan. Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016. Niclas Per Oktober Inte klart 30 nov Ingen uppf Ref 2016 41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring. Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott. Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn. Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med. 2017 Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 14 15:2016 (27 sep) Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren. Stödfonden Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen. Per Mars 2017 1:2017 n beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017. 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar. Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. ML Ingen uppf Ingen uppf 3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017) 5:2017 n beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018. 6:2017 n beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund. 7:2017 n beslutar att: Delegation till följande sektionsstyrelser enligt 31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut av mindre betydelse och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen 8:2017 n beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017. 9:2017 Roller i styrelsen Beslutas att (Beslut 9:2017) Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som SN ML ML SN April
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 14 sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten. Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17). Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark. 10:2017 Föreningens kontaktperson för: Umeå föreningsråd, Petra Broman Sävar föreningsråd, Anton Vennman 11:2017 Ledaren i fokus - projekt Föreslagen projektplan och styrning av projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga) Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig. n utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp. Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan. Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna. 12:2017 Fastighetsförvaltning Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 13:2017 Redaktionsrådet Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga) 14:2017 Frivaror och overaller Beslutas att 1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck 2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för medlemsrabatten Se även beslut 12:2016. Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat. 15:2017 Fortsätta arbetet med projektet Ledaren i fokus enligt förslag till direktiv. 16-2017 n ger mandat till ordföranden att teckna Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK angående projektet. n kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera. SN SN MA NB ML 5-2017 5-2017 5-2017 5-2017 5-2017 6-2017 6-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 14 17-2017 Rekrytering Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober. 6-2017 Kontor kommer att upprättas på klubbstugan. n ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017)
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 14 Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017) Tidpunkt Innehåll Anmärkning Mars (direkt på plats efter årsmöte) Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april 10 april 2016 Maj- Juni Aug sep Okt Nov dec Jan- feb Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna). Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och klubbshop, policies Halvårsbokslut Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund) Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong. Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Bokslut för revision Handlingar till årsmötet. Utvärdering av styrelsearbetet Verksamhetsberätt else och plan, budget och årsredovisning Bilaga 4
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 14 ns uppgift och arbetssätt ns uppgifter regleras i grunden i stadgarna 26-28 ns uppgift är att ns ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna. Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen. Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat. Följa utvecklingen i omvärlden, en mötesplats för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt ns möten planeras för hela året Årsagenda och prioriterade frågor. I filen årsagenda 2016 finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden. Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt. Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet, justerat av ordföranden, finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Protokollet fastställs i efterföljande styrelsemöte. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet. För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.