Revisionsrapport Uppföljning av granskning av intern kontroll, restaurangverksamheten mm vid Anders Ljungsteds gymnasium. Linköpings kommun Datum: 2009-02-09 Författare: Stefan Knutsson Lars Edgren
INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Sammanfattning... 3 2 Uppdrag... 4 3 Syfte och metod... 4 4 Rutin för avstämning av dagskassor,... 4 4.1 Restaurang... 4 4.2 Butik... 5 4.3 Cafeteria... 5 5 Förädlingsvärde/täckningsbidrag (TB)... 8 5.1 Restaurang... 8 5.2 Butik... 8 5.3 Cafeteria... 8 6 Inköp och försäljning av alkohol... 9 6.1 Sprit... 9 6.2 Vin... 10 6.3 Starköl... 10
1 Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Linköpings kommun granskat den interna kontrollen vid Hotell- och restaurangprogrammet inom Anders Ljungsteds gymnasium. Granskningen är en uppföljning av en tidigare granskning från 2006. Uppföljningen omfattar i första hand intern kontrollrutiner för kassahantering vid restaurang, butik och cafeteria. Sammanfattningsvis kan konstateras att skolan förbättrat intern kontrollrutinerna kring kassahanteringen sedan granskningen 2006. Från uppföljningen vill vi lyfta fram följande: Skolan har utarbetat ett koncept till rutiner för den interna kontrollen vid skolan. Dokumentet bör kompletteras med beskrivning om överlämnade av kassabehållning mellan personer och var ansvaret ligger för olika avstämningsmoment. När dokumentet är färdigbearbetat bör det bli föremål för formellt ställningstagande och spridas i organisationen. De tre försäljningsverksamheterna mäter inte det ekonomiska utfallet utifrån ett strikt resultattänkande utan intäkterna fördelas efter schablon baserad på försäljningsomständigheter. Verksamheternas ekonomiska utfall bör mätas i någon form av täckningsbidrag (verksamhetens överskott för täckande av gemensamma kostnader; eg intäkter särkostnader). Täckningsbidrag underlättar rättvisande resultatuppföljning och tillskapandet av jämförande statistik. Restaurangrapporten för 2007 är felaktig och bör korrigeras. Ny rapport bör överlämnas till kommunens tillsynsorgan. Rutiner för alkoholens hantering finns inskrivna i koncept för intern kontroll inom skolan. Rutinerna bör kompletteras med inventeringsrutin. Relativt omfattande alkoholinköp görs utanför kommunens upphandlingsavtal. I möjligast mån bör upphandlingsavtalet utnyttjas för dessa anskaffningar (se koncept rutiner intern kontroll). 3
2 Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Linköpings kommun granskat den interna kontrollen inom restaurangprogrammet vid Anders Ljungsteds gymnasium. Granskningen som är en uppföljning av en tidigare granskning avser i första hand rutinerna vid restaurang, butik och cafeteria. 3 Syfte och metod Syftet med granskningen har varit att, mot bakgrund av en tidigare genomförd granskning, bedöma den interna kontrollen avseende i första hand kassahanteringen vid de tre enheterna. Granskningen omfattar även TB/förädlingsvärden vid de tre enheterna samt restaurangens alkoholinköp/försäljning. 4 Rutin för avstämning av dagskassor, 4.1 Restaurang Övergripande rutinbeskrivning finns för dagskassans hantering (generell). De två serveringslärarna är kassaansvariga. Efter stängning görs avslut med det s k Z1- utslaget och avstämning sker mot kontanter och kortbetalningar. Kassarapport upprättas manuellt med Z1-utslaget som grund. Kontanter och underlag från kortbetalning tillsammans med registerutslaget följer den manuellt upprättade kassarapporten som lämnas till adm/ekonomiassistent inom skolans administration. Även korrigeringsnotor följer kassarapporten. Periodavstämningar, det s k Z2-utslaget, sker månadsvis och överlämnas också till adm/ekonomiassistent inom administrationen. Kassarullarna sparas på en av serveringslärarnas expedition. Även gästnotor sparas hos serveringslärare inom HR-programmet. Serveringslärarna tillställer skolans administration faktureringsunderlag för renskrivning. Underlaget vidarebefordras till ELU för fakturering. Beloppen noteras på kassarapporten. Underlagen avser såväl skol- som kommuninterna faktureringar samt externa faktureringar. All moms redovisas enligt huvudregeln. Restaurangens kassaintäkter (kassarapport) följs löpande upp med fördelning på varugrupper 4
4.2 Butik Övergripande rutinbeskrivning finns för dagskassans hantering (generell). Butikens försäljning är utåtriktad. I skolans butik säljs färdiglagade rätter, charkuterivaror, bröd mm. Påslag görs på de varor som köps externt (Arla och Axfood mm). Interna inköp (bageri, schark och vaktmästeri) regleras via schablon och med bokföringsorder. Kassan redovisas dagligen. Z1-utslag inkl manuell kassarapport tillsammans med underlag från köp via kort redovisas på blanketten. Månadsutslag Z2 kompletterar periodmässigt kassarapporterna. Allt lämnas till adm/ekassistent på skolans administration. Överlämnandet av kassarapport inkl underlag mellan ansvarig för cafeterian och personal inom skolans administration kvitteras inte. Växelkassan uppgår till 1 100 kronor. Externa och interna beställningar som ska faktureras förekommer. Skolinterna beställningar noteras på rosa blanketten som lämnas till adm/ekonomiassistent på skolans administration för reglering via bokföringsorder. Beställningar från andra skolor regleras också ekonomiskt via internfaktura. Externa beställningar faktureras via kundfaktura. Viss kassering sker regelbundet. Omfattningen av det som kasseras registreras i speciell liggare. Butiken säljer matkuponger avseende luckan. Försäljningen kan ske såväl styckvis som i häfte. Försäljningen sker såväl kontant som genom löneavdrag. Lista med personer som ska ha löneavdrag lämnas till adm/ekonomiassistent på skolans administration. Kontanterna redovisas vid sidan om kassarapporten. Kupongerna kvitteras inte ut och någon avstämning mot vad som sålts sker inte. Momsen på butikens intäkter är fördelad enligt schablon. 25 % av försäljningen redovisas enligt huvudregeln (25 %) och 75 % redovisas enligt reduceringsregel (12 %). Den sistnämnda delen omfattar det som gäller s k hämtmat. 4.3 Cafeteria Rutinbeskrivning finns för dagskassans hantering (generell). Försäljningen är intern. 5
Kassaregistret har förprogrammerade priser. Sortimentet utgörs av sådant som normalt säljs i en cafeteria. Sedan granskningen 2006 har sortimentet reducerats. Kaffe och the, kaffebröd i form av smörgåsar, kakor och bakelser, saft och frukt utgör det huvudsakliga sortimentet. Läskedrycker, glass och godis har tagits bort. I cafeterian säljs heller inte längre livsmedel (bl a halvfabrikat i frusen form). Växelkassan omfattar som tidigare 1 000 kronor. Försäljningen är inte varugruppsindelad. Vissa externt inköpta varor har ett påslag på inköpspriset, f ö saknas påslag. Det förekommer även att prissättningen inte täcker inköpskostnaden (gårdagens smörgåsar ex vis). Varor rekvireras såväl externt som internt. Arla, Axfood och Östgöta trädgårdshall är externa leverantörer. Bröd, färdiga smörgåsar och kaffebröd rekvireras internt. Då livsmedel eller s k hämtmat inte säljs i cafeterian längre sker heller inte någon momsmässig fördelning utan all försäljning redovisas på huvudregel (25%). Kassan avslutas varje dag genom ett s k Z1 utslag. Z1-utslaget följer den manuellt upprättade och undertecknade kassarapporten. Räknade kontanter tillsammans med kassarapporten lämnas till adm/ekonomiassistent på skolans administration. Cafeterian accepterar bara kontant betalning. Överlämnandet mellan ansvarig för cafeterian och personal inom skolans administration kvitteras inte. Ev kassadifferenser kommenteras på baksidan av rapporten. Tidigare fördes differenser i en separat liggare. Månadsutslag Z2 lämnas till ekonomiassistenten på skolans administration. På kassarapporten redovisas även intäkter från elever som äter frukost i matsalen. Kaffe, the m m tas då från cafeterian. Behållningen uppgår till mellan 200 och 300 kronor per dag. Intäkten redovisas inte via kassaregistret utan kontanterna överlämnas till adm/ekonomiassistent på skolans administration. Vissa av skolans verksamheter rekvirerar kaffe med bröd från cafeterian. För interna beställningar finns speciell rosa blankett. Blanketten tillsammans med speciellt utslaget kvitto för interna beställningar lämnas till ekonomiassistent på skolans administration för intern bokföring. 6
Frukt och grönt, mejeriprodukter, smörgåsar mm kasseras med regelbundenhet. Omfattningen av kasseringen registreras löpande av ansvarig i cafeterian. Kommentar Anders Ljungsteds gymnasium har utarbetat ett dokument (koncept) för den interna kontrollen vid skolan. Dokumentet (Rutiner och Riktlinjer) täcker in: Rutin för avstämning av dagskassor Rutin för handkassor Rutin för kontant utbetalning - egna utlägg - förskott - matersättning APU Rutin för försäljning av varor och tjänster Rutin för hantering av matkuponger Rutin för hantering av alkoholhaltiga drycker inom hotell- och restaurangprogrammet Intern kontrollplan Rutinbeskrivning finns för hantering av dagskassor (rutin dagskassor, se ovan). Rutinbeskrivningen gäller butik, cafeteria och restaurangskola. Kassarapport, dagligt kasskvitto (Z1), räknade kontanter, underlag från kortköp, debiteringsunderlag och underlag omföringar lämnas till adm/ekonomiassistent på skolans administration. Det enda som sparas på skolan är underlagen till kortköp (slipar). Kontanter hämtas en gång per vecka av Svensk bevakningstjänst. Enheten för Ekonomi och Upphandling ombesörjer avstämning mot överlämnade underlag och ev fakturering av sådant som beställts av någon av verksamheterna. Adm/ekonomiassistent stämmer regelbundet (dagligen) av restaurangens, butiken och cafeterians kassarapporter mot slagremsa. Statistik upprättas löpande. All moms redovisas enligt de regler som gäller för momsens redovisning. Överlämnandet av kassarapport med underlag kvitteras inte, vilket borde ske. Var ansvaret för avstämning mellan dags- och periodutslag och uppbokad fordran ligger, borde framgå av rutinbeskrivningen. 7
Kontanta intäkter från elever som äter frukost på skolan borde redovisas i cafeterians verksamhet och på cafeterians kassarapport. Kontanta intäkter från matförsäljning via luckan borde också kunna redovisas på samma sätt, men via butiken. Intäkter (löneavdrag och kontanter) från kupongförsäljningen avseende luckan borde stämmas av mot leveranser av kuponger. 5 Förädlingsvärde/täckningsbidrag (TB) 5.1 Restaurang Intäkter och kostnader för perioden 2002 2008 redovisas enligt följande: Försäljning/kostnad köpta varor (tkr) År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008* Försäljning 564 914 1 039 829 1 166 1 139 1 270 Livsmedelskostnader 1 228 1 323 1 532 1 440 1 576 1 431 1 457 inkl alkohol Förädlingsvärde/TB -664-409 -493-611 -410-292 -187 % *Hänsyn har tagits till ersättning för elevers matkostnader 5.2 Butik Intäkter och kostnader för perioden 2002 2008 redovisas enligt följande: Försäljning/kostnad köpta varor (tkr) År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Försäljning 1 392 1 819 1 918 1 603 1 344 1 064 1 209 Livsmedelskostnader 932 1 222 1 159 1 036 800 722 833 Förädlingsvärde/TB 460 597 759 567 544 342 376 % 49,4 48,9 65,5 54,7 68,0 47,4 45,1 5.3 Cafeteria Intäkter och kostnader för perioden 2002 2008 redovisas enligt följande: Försäljning/kostnad köpta varor (tkr) 8
Försäljning/kostnad köpta varor (tkr) År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 Försäljning 808 744 727 676 760 780 677 Livsmedelskostnader 696 843 869 563 784 608 363 Förädlingsvärde/TB 112-99 -142 113-24 172 314 % 16,1 20,1 28,3 86,5 Kommentar Alla tre verksamheterna uppvisar högre förädlingsvärden jämfört med granskningen från 2006. Sedan den tidigare granskningen har sättet att redovisa interna intäkter förändrats. Intäkternas redovisning bygger på fördelningsschabloner mellan de interna enheter som är berörda. Levererande enhet erhåller en procentuell ersättning baserad på de omständigheter som försäljningen medför. Livsmedelsprogrammet erhåller ex vis 50 % av försäljningsintäkten avseende bröd. Charkuteriprodukter ger 75 % av försäljningsintäkten osv. Nackdelen med en fördelning byggd på schabloner kan vara att den enkelt kan förändras mellan åren. En fördelning mot bakgrund av TB baserad på försäljningsintäkter i förhållande till kostnad inköpta varor är statisk mellan åren och visar med tydlighet förändringar i någon av parametrarna vilket underlättar uppföljning och tillskapande av jämförande statistik. Externa anskaffningar har antingen ett lågt eller inget omkostnadspåslag. 6 Inköp och försäljning av alkohol 6.1 Sprit Försäljning/inköp av sprit exkl moms År 2005 2006 2007 Försäljning spritdrycker (kr) 2 873 1 434 2 928 Inköpt volym, rest.rapport >22% (lit) 18 9 9 Inköpt volym, Servera >22% (lit) 18,7 12,4 7,8 9
6.2 Vin Försäljning/inköp av vin exkl moms År 2005 2006 2007 Försäljning vin (kr) 6 159 52 768 59 782 Inköpt volym, rest.rapport <22% (lit) 81 498 251 Inköpt volym, Servera <22% (lit) 81,7 156,0 156,0 6.3 Starköl Försäljning/inköp av starköl exkl moms År 2005 2006 2007 Försäljning starköl (kr) 4 679 5 736 4 464 Inköpt volym, rest.rapport (lit) 127 200 140 Inköpt volym, Servera (lit) 127,5 49,8 52,5 Kommentar Restaurangrapporten för 2007 innehåller när det gäller vininköpen ett felaktigt värde. Rapporten bör korrigeras och en ny rapport överlämnas till tillsynsmyndigheten inom kommunen. Vin och öl uppvisar en försäljning som acceptabelt svarar mot inköpta mängder. I sammanhanget kan noteras att vissa mängder vin och öl regelbundet kasseras ( slattar och överskridet bäst före datum mm) Intäkterna från spritförsäljningen, är också med hänsyn tagen till de mängder som förbrukas i samband med matlagning (flambering, efterrätter, soppa, kallkök), acceptabel. Alkoholen inventeras med regelbundenhet, enligt uppgift en gång per månad. Samtliga uttag ur alkoholförrådet registreras och signeras. 10