Kommunstyrelsen 2017-12-11 218 (230) Plats och tid Måndagen den 11 december 2017, Hjälmaren, kommunhuset kl. 14.00-17.15 Beslutande Anneli Bengtsson (S), ordf. Tiina Rokka (V) Robert Skoglund (S) Christer Nodemar (M) Charlotte Prennfors (M) Anders Lundström (VTL) Helena Edrenius (S) Lars-Ove Winberg (C) Leif Skeppstedt (S) Lars-Göran Karlsson (SD) Håkan Östlund (MP) Övriga deltagande Ej tjänstg. ersättare Ralf Hedin, kommunchef Joacim Bock, sekreterare Susanne Larsson, enhetschef mat och måltid, 171 Josefin Bengtsson, Ung Företagsamhet, 171 Lars Ingebrigtsen, Vingåkers Kommunfastigheter AB, 170 Elin Höghielm, eknomichef, 171 Maria Pestrea, kommunikationschef, 170 Suzan Östman Bäckman, näringslivsansvarig, 171 Kristina Jonsson (S), Caisa Sävheden Larsson (S), 170-171, Inga Bengtsson (V), Lars-Gunnar Karlsson (L), 170-171, Lennart Andersson (KD) Utses att justera Charlotte Prennfors Justeringens Kommunhuset, fredagen den 15 december 2017, kl. 14.00 plats och tid Sekreterare... Paragrafer 170-180 Joacim Bock Ordförande... Anneli Bengtsson Justerande... Charlotte Prennfors ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen 2017-12-11 Datum för Datum för anslags uppsättande 2017-12-18 anslags nedtagande 2018-01-09 Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset, Vingåker Underskrift... Namnförtydligande Joacim Bock
Kommunstyrelsen 2017-12-11 219 Ks 170 Information Informationen läggs till handlingarna. Information från kommunledningsförvaltningen Kommunchefen informerar om förvaltningens arbete med den nya dataskyddsförordningen (GDPR) och vad förordningen innebär. Informations ges även kring den nya kommunallagen som träder i kraft 1 januari 2018. Nytt ekonomisystem och ny kodplan Kommunens ekonomichef informerar om kommunens nya ekonomisystem och kodplan. Systemet kommer att tas i bruk första januari 2018. Digital nämnd efter besluten Kommunikationschefen går igenom vad som hänt sedan besluten om att köpa in digitala verktyg till ledamöter och ersättare togs 2013 och 2014. Återrapportering kring byggnationen av Slottskolan 7-9 Lars Ingebrigtsen från Vingåkers Kommunfastigheter AB ger kommunstyrelsen en återkoppling kring hur byggnationen med Slottskolan 7-9 fortlöper. Tegelstaden Bygg AB har vunnit upphandlingen.
Kommunstyrelsen 2017-12-11 220 Ks 171 Information från tjänstemän i beslutsärenden Informationen läggs till handlingarna. Kommunstyrelsen tar del föredragning kring beslutsärendena nedan: - Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagsamhet - Uppföljning av kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök
Kommunstyrelsen 2017-12-11 221 Ks 172 Dnr 430/2017 106 Vänortsutbyte med Mühltal Kommunstyrelsen beslutar att vänortsutbytet med Mühltal pausas. Kommunstyrelsen beslutar att initiera arbetet med att bilda en vänortsförening. Kommunstyrelsen ser en minskad efterfrågan på officiellt utbyte mellan Vingåker- Mühltal men förhoppning finns om att en vänortsförening bildas. Tjänsteutlåtande, 2017-10-06 Expediering Mühltal
Kommunstyrelsen 2017-12-11 222 Ks 173 Dnr 223/2017 042 Återrapportering Svar på revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden Kommunstyrelsen tar del av återrapporteringen och lägger informationen till handlingarna. Revisorerna i Vingåkers kommun har låtit granska kommunens intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen och övriga nämnder inte har en tillräcklig intern kontroll avseende rutinerna för fakturering av hyror och arrenden. Vad Vem När Kommentar KS delegationsordning, revidering Maria Kv2/2018 Vem har rätt att teckna avtal? Rutin för utformande av avtal då Elin Kv1/2018 Avtalsmall, specifikt det ska faktureras Rutin för avstämning av fakturerade hyror stämmer överens med avtal/kontrakt faktureringsuppgifter Elin Kv1/2018 Kontraktsfakturering, stöds av nya ekonomisystemet Attestreglemente, revidering Elin Kv1/2018 Nuvarande är gammalt. Ekonomihandbok, revideras Elin Kv2/2018 Intranätet, ska finnas samlad och sökbar info Nytt ekonomisystem Elin 1/1-2018 Utbildningsdagar/workshops/öppet Elin Janfebr/2018 hus Beslutsärenden beräknas klara för beslut under kvartal 1 2018. Anvisningar och rutiner för hur löpande hantering ska ske beräknas vara framtagna till driftstart av kommunens nya ekonomisystem den 1 januari 2018. I samband med utbildningsdagar och workshops kommer de att gås igenom med berörd personal. Tjänsteutlåtande, 2017-11-20 Forts.
Kommunstyrelsen 2017-12-11 223 Ks 174 Dnr 199/2017 007 Återrapportering Svar på revisionsrapport Riktlinjer för e-posthantering och privat användning av datorer Kommunstyrelsen tar del av återrapporteringen och lägger informationen till handlingarna. Revisorerna i Vingåkers kommun har granskat kommunstyrelsens och nämndernas riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av datorer. Granskningen visar att kommunens riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av är delvis ändamålsenliga och i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorerna rekommenderar att åtgärder vidtas för att säkerställa att berörda dokument uppdateras, säkerställa att styrdokumenten följs vid utlämnande av digital utrustning samt vid avslut av anställning/förtroendeuppdrag. Rapporten har hanterats på revisorernas möte den 14 juni 2017 och överlämnats till kommunstyrelsen för åtgärder. Kommunstyrelsen beslutade 2017-10-16 att uppdra förvaltningen till att årerapportera till styrelsen om vilka åtgärder som vidtagits på styrelsens sammanträde den 11 december. Granskningen ligger helt rätt i tiden då den digitala världen ökar i våra verksamheter. För att kunna hantera den ökade mängden är det viktigt med aktuella riktlinjer hur detta ska hanteras på bästa sätt. Kommunfullmäktige antog en uppdaterad IT-policy 2017-09-18. På väg till beslut är även en reviderad informationssäkerhetspolicy. Med dessa båda antagna underlättas arbetet med att ta fram eller revidera befintliga riktlinjer kring e- postanvändning och privata användning av datorer. Förutom riktlinjer arbetar vi proaktivt med ökad IT-användningskunskap som en ökad informationssäkerhetsmedvetenhet genom arbetsplatsmöten, öppna utbildningstillfällen samt information på intranätet. Tjänsteutlåtande, 2017-11-20
Kommunstyrelsen 2017-12-11 224 Ks 175 Dnr 431/2017 001 Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholm Kommunstyrelsen godkänner kommunledningsförvaltningens översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd för viadidaktnämndens verksamheter efter 2018 och lägger den till handlingarna. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att i början av år 2019 anordna en utbildning för berörda politiker och tjänstemän kring samverkan i gemensam nämnd. Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att från år 2019 fortsätta samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun, under förutsättning att Katrineholms kommun fattar ett motsvarande beslut. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att i samråd med viadidaktnämnden initiera kontakter med Katrineholms kommun för att gemensamt genomföra en översyn av viadidaktnämndens reglemente och avtalet om samverkan i gemensam nämnd. Förslag till revidering av dessa styrdokument ska återrapporteras på kommunstyrelsens sammanträde i oktober månad 2018. Katrineholms och Vingåkers kommuner har sedan 2001 en gemensam nämnd för vuxenutbildning och arbetsmarknad, viadidaktnämnden. Nämnden och dess förvaltning ingår i Katrineholms kommuns organisation. Vingåkers kommun har kostnader för grunduppdraget i den gemensamma nämnden på 12 15 miljoner årligen. Förvaltningarna i Vingåkers och Katrineholms kommuner har beslutat att göra var sin oberoende översyn/utvärdering av samverkan i den gemensamma nämnden. Forts.
Kommunstyrelsen 2017-12-11 225 Forts. Ks 175 I augusti månad uppdrog kommunstyrelsen i Katrineholms kommun till kommunledningsförvaltningen att i samråd med Viadidakt ta fram förslag på organisation för Viadidaktnämndens verksamheter efter 2018 för Katrineholms kommun. Katrineholms översyn visar att en samverkan i gemensam nämnd med Vingåkers kommun i huvudsak kan ses vara positivt. Under hösten 2017 har Vingåkers kommun anlitat konsulter för genomförandet av en översyn av samverkan i gemensam nämnd. Också den utredningen resulterade i ett konstaterande att en samverkan är positiv. En dialog har förts mellan ledande tjänstemän i Katrineholms kommun och Vingåkers kommun kring fördelarna med en fortsatt samverkan. Mot bakgrund av det ovan nämnda föreslår kommunledningsförvaltningen att samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun bör fortsätta. En utbildningsinsats för berörda politiker och tjänstemän i såväl Katrineholmssom Vingåkers kommun bör anordnas, där ett förtydligande görs vad samverkan i gemensam nämnd innebär. Kommunstyrelsen beslutade 2017-10-16 att uppdra förvaltningen till att årerapportera till styrelsen om vilka åtgärder som vidtagits på styrelsens sammanträde den 11 december. Tjänsteutlåtande, 2017-11-22 Utvärdering från Prospero Expediering Viadidaktnämnden Katrineholms kommun
Kommunstyrelsen 2017-12-11 226 Ks 176 Dnr 432/2017 805 Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagsamhet Kommunstyrelsen beviljar ekonomiskt stöd till Ung företagssamhets verksamhet i Sörmland med 3 kr per invånare, baserat på 9 197 invånare, till beloppet av 27 591 kr per läsår för 2017/2018, 2018/2019 samt 2019/2020. Kostnaden kommer belasta kostnadsställe 0121. Organisationen Ung Företagsamhet (UF) verkar med processutbildningen UFföretagande på gymnasiet. Våra ungdomar från Vingåker deltar i olika omfattning i UF-företagande under sin gymnasietid. Ung Företagsamhet har också läromedel för låg, mellanstadiet och högstadiet i grundskolan. Tjänsteutlåtande, 2017-11-16 Ansökan, 2017-11-15 Expediering Ung Företagssamhet Ekonomienheten Näringslivsansvarig
Kommunstyrelsen 2017-12-11 227 Ks 177 Dnr 73/2017 012 Uppföljning av kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök Kommunstyrelsen lägger informationen till handlingarna. Uppföljning har skett genom att de nyckeltal och förslag som lyfts i de konsultrapporter och utredningar som togs fram inför beslutet om centralkök, jämförts med nuvarande organisation. Resultatet av uppföljningen redovisas i rapporten Uppföljning kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. Tjänsteutlåtande, 2017-11-22 Utvärdering Expediering Barn- och utbildningsnämnden
Kommunstyrelsen 2017-12-11 228 Ks 178 Dnr 433/2017 003 Revidering av informationssäkerhetspolicy Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar den reviderade informationssäkerhetspolicyn för Vingåkers kommun. Informationssäkerhetspolicyn är Vingåkers kommuns övergripande styrdokument för informationssäkerhet. Policyn gäller för nämnder och Vingåkers kommuns bolag om inte särskilda avtal/överenskommelser tecknats. Tjänsteutlåtande, 2017-10-06 UTKAST - informationssäkerhetspolicy
Kommunstyrelsen 2017-12-11 229 Ks 179 Delegationsbeslut Delegationsbesluten läggs till handlingarna. Delegationsbeslut Det föreligger beslut i delegationsärenden enligt följande: Kommunchef Grannyttrande från Vingåkers kommun 2017-11-29 Grannyttrande från Vingåkers kommun 2017-11-30 T.F. Kommunchef Prolongering av avtal Målningsarbeten i Vingåker, Rangordning nr 1 2017-11-09 Ekonomichef Beslut om ersättning avseende nedfallen skylt 2017-11-30
Kommunstyrelsen 2017-12-11 230 Ks 180 Dnr 118/2017 530 Delgivningar Delgivningarna läggs till handlingarna. SKL Cirkulär 17:51 Avtal om samverkan och miljö SKL Cirkulär 17:56 Kommunala ansvaråtaganden för egna hem och småhus i bostadsrättform SKL Cirkulär 17:58 Partgemensam kommentar till Avtal om samverkan och arbetsmiljö SKL Cirkulär 17:59 Värdesäkring av ersättning som betalas till lärare, skolledare och syofunktionärer som inte fått försäkringsskydd enligt AGS-KL Vårdförbundet Sörmland Delårsrapport 2017-08 Vårdförbundet Sörmland Granskning av delårsrapport Arbetsmarknadsdepartementet Alla som kan jobba ska jobba, ett urval av nyheterna i budgetpropositionen 2018 Sörmlandstrafiken Resandestatistik för allmän kollektivtrafik januari-oktober Västra stambanegruppen Mötesanteckningar medlemsmöte 2017-10-06 Taxe- och avgiftsnämnden 2017-10-20 Regionförbundet Sörmland, regionstyrelsen 2017-10-27 Samordningsförbundet RAR 2017-09-19