Joacim Bock Sekreterare

Transkript

1 Datum (1) KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Kommunstyrelsen Tid: Måndagen den 11 december 2017 kl Plats: Hjälmaren, kommunhuset, Vingåker Anneli Bengtsson Ordförande Föredragningslista Godkännande av dagordning Val av justerare Informationsärenden Joacim Bock Sekreterare 1. Information - Information från KLF - Nytt ekonomisystem och ny kodplan - Digital nämnd sedan beslutet Återrapportering kring byggnation Slottsskolan Information från tjänstemän i beslutsärenden Beslutsärenden 4. Vänortsutbyte med Mültahl 5. Återrapportering Svar på revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden 6. Återrapportering Svar på revisionsrapport Riktlinjer för e-posthantering och privat användning av datorer 7. Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholm 8. Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagssamhet 9. Uppföljning av kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök Föredragande Kommunchef Ekonomichef Kommunikationschef Kommunfastigheter Ung Företagsamhet Enhetschef mat och måltid Ärenden till kommunfullmäktige 10. Revidering av informationssäkerhetspolicy Kommunikationschef Anmälningsärenden 11. Delegationsbeslut 12. Delgivningar Övrigt 13. Övriga frågor Välkomna! Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommun@vingaker.se Pg Bg

2 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Information Kommunstyrelsens beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Information från kommunledningsförvaltningen Nytt ekonomisystem från 1 januari 2018 Digital nämnd Återrapportering kring byggnationen av Slottsskolan 7-9 Justerandes sign Utdragsbestyrkande 2

3 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Information från tjänstemän i beslutsärenden Kommunstyrelsens beslut Informationen läggs till handlingarna. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen tar del föredragning kring beslutsärendena nedan: - Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagsamhet. - Uppföljning av kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök - Revidering av informationssäkerhetspolicy. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 3

4 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 430/ Vänortsutbyte med Mühltal Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att vänortsutbytet med Mühltal pausas. Kommunstyrelsen beslutar att initiera arbetet med att bilda en vänortsförening. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen ser en minskad efterfrågan på officiellt utbyte mellan Vingåker- Mühltal men förhoppning finns om att en vänortsförening bildas. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 4

5 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår handläggare Maria Pestrea Vänortsutbyte med Mühltal Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen att besluta att vänortsutbyte med Mühltal pausas. att initiera arbetet med att bilda en vänortsförening Sammanfattning Kommunstyrelsen ser en minskad efterfrågan på officiellt utbyte mellan Vingåker-Mühltal men förhoppning finns om att en vänortsförening bildas. Ärendets beredning It/kommunikationschef har berett ärendet tillsammans med kommunstyrelsens ordförande tillsammans med privat engagerade medborgare kring vänortsfrågan. Bakgrund Vingåkers kommun har haft vänortsutbyte med tyska Traisa/Mühltal sedan 19XX. Vänortsutbytet har under åren gett många goda vänskapsband mellan de båda orterna, allt mellan politiker, tjänstemän till idrottsklubbar, konstnärer och andra föreningar. Dock har de officiella utbytena minskat, likväl på föreningssidan. Tack vare många års utbyte har flertalet fortsatt sin svensktyska relation genom privat vänskapsutbyte. Det är med förhoppning om fortsatt vänskapsutbyte som en önskan om att en vänortsförening bildas. Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

6 VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen 2 (2) Ralf Hedin Kommunchef 6

7 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 223/ Återrapportering Svar på revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden Förslag till beslut Kommunstyrelsen tar del av återrapporteringen och lägger informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Revisorerna i Vingåkers kommun har låtit granska kommunens intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen och övriga nämnder inte har en tillräcklig intern kontroll avseende rutinerna för fakturering av hyror och arrenden. Vad Vem När Kommentar KS delegationsordning, revidering Maria Kv2/2018 Vem har rätt att teckna avtal? Rutin för utformande av avtal då Elin Kv1/2018 Avtalsmall, specifikt det ska faktureras Rutin för avstämning av fakturerade hyror stämmer överens med avtal/kontrakt faktureringsuppgifter Elin Kv1/2018 Kontraktsfakturering, stöds av nya ekonomisystemet Attestreglemente, revidering Elin Kv1/2018 Nuvarande är gammalt. Ekonomihandbok, revideras Elin Kv2/2018 Intranätet, ska finnas samlad och sökbar info Nytt ekonomisystem Elin 1/ Utbildningsdagar/workshops/öppet Elin Janfebr/2018 hus Beslutsärenden beräknas klara för beslut under kvartal Anvisningar och rutiner för hur löpande hantering ska ske beräknas vara framtagna till driftstart av kommunens nya ekonomisystem den 1 januari I samband med utbildningsdagar och workshops kommer de att gås igenom med berörd personal. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 7

8 1 1 (2) TJÄNSTEUTLÅTANDE Datum Till Kommunstyrelsen Vår handläggare Elin Höghielm , elin.hoghielm@vingaker.se Åtgärder/handlingsprogram granskning hyror och arrenden Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Lägga informationen till handlingarna. Bakgrund Revisorerna i Vingåkers kommun har låtit granska kommunens intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen och övriga nämnder inte har en tillräcklig intern kontroll avseende rutinerna för fakturering av hyror och arrenden. Kommunledningsförvaltningens förslag till åtgärder sammanfattas under förvaltningens ståndpunkt nedan. VK101S v , Tjut åtgärder ang granskning hyror och arrenden Kommunledningsförvaltningen Ekonomienheten Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Bg

9 Förvaltningens ståndpunkt Vad Vem När Kommentar KS delegationsordning, revidering Maria Kv2/2018 Vem har rätt att teckna avtal? Rutin för utformande av avtal då Elin Kv1/2018 Avtalsmall, specifikt det ska faktureras Rutin för avstämning av fakturerade hyror stämmer överens med avtal/kontrakt faktureringsuppgifter Elin Kv1/2018 Kontraktsfakturering, stöds av nya ekonomisystemet Attestreglemente, revidering Elin Kv1/2018 Nuvarande är gammalt. Ekonomihandbok, revideras Elin Kv2/2018 Intranätet, ska finnas samlad och sökbar info Nytt ekonomisystem Elin 1/ Utbildningsdagar/workshops/öppet hus Elin Janfebr/ (2) Beslutsärenden beräknas klara för beslut under kvartal Anvisningar och rutiner för hur löpande hantering ska ske beräknas vara framtagna till driftstart av kommunens nya ekonomisystem den 1 januari I samband med utbildningsdagar och workshops kommer de att gås igenom med berörd personal. Konsekvenser Bättre internkontroll för hyror och arrenden. Bilagor Åtgärder/handlingsprogram. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef Elin Höghielm Ekonomichef 9

10 ÅTGÄRDER/HANDLINGSPROGRAM 1 (2) Datum Till KS Vår handläggare Elin Höghielm , elin.hoghielm@vingaker.se Bakgrund Revisorerna i Vingåkers kommun har låtit granska kommunens intern kontroll avseende fakturering av hyror och arrenden. Efter genomförd granskning är den sammanfattande bedömningen att kommunstyrelsen och övriga nämnder inte har en tillräcklig intern kontroll avseende rutinerna för fakturering av hyror och arrenden. Kommunledningsförvaltningens förslag till åtgärder sammanfattas nedan: VK101S v , Åtgärder ang granskning hyror och arrenden Sammanfattning av åtgärder Vad Vem När Kommentar KS delegationsordning, revidering Maria Kv2/2018 Vem har rätt att teckna avtal? Rutin för utformande av avtal då Elin Kv1/2018 Avtalsmall, specifikt det ska faktureras Rutin för avstämning av fakturerade hyror stämmer överens med avtal/kontrakt faktureringsuppgifter Elin Kv1/2018 Kontraktsfakturering, stöds av nya ekonomisystemet Attestreglemente, revidering Elin Kv1/2018 Nuvarande är gammalt. Ekonomihandbok, revideras Elin Kv2/2018 Intranätet, ska finnas samlad och sökbar info Nytt ekonomisystem Elin 1/ Utbildningsdagar/workshops/öppet hus Elin Janfebr/2018 Kommunledningsförvaltningen Ekonomienheten Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Bg

11 Beslutsärenden beräknas klara för beslut under kvartal (2) Anvisningar och rutiner för hur löpande hantering ska ske beräknas vara framtagna till driftstart av kommunens nya ekonomisystem den 1 januari I samband med utbildningsdagar och workshops kommer de att gås igenom med berörd personal. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Elin Höghielm Ekonomichef 11

12 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 199/ Återrapportering Svar på revisionsrapport Riktlinjer för e-posthantering och privat användning av datorer Förslag till beslut Kommunstyrelsen tar del av återrapporteringen och lägger informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Revisorerna i Vingåkers kommun har granskat kommunstyrelsens och nämndernas riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av datorer. Granskningen visar att kommunens riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av är delvis ändamålsenliga och i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorerna rekommenderar att åtgärder vidtas för att säkerställa att berörda dokument uppdateras, säkerställa att styrdokumenten följs vid utlämnande av digital utrustning samt vid avslut av anställning/förtroendeuppdrag. Rapporten har hanterats på revisorernas möte den 14 juni 2017 och överlämnats till kommunstyrelsen för åtgärder. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra förvaltningen till att årerapportera till styrelsen om vilka åtgärder som vidtagits på styrelsens sammanträde den 11 december. Granskningen ligger helt rätt i tiden då den digitala världen ökar i våra verksamheter. För att kunna hantera den ökade mängden är det viktigt med aktuella riktlinjer hur detta ska hanteras på bästa sätt. Kommunfullmäktige antog en uppdaterad IT-policy På väg till beslut är även en reviderad informationssäkerhetspolicy. Med dessa båda antagna underlättas arbetet med att ta fram eller revidera befintliga riktlinjer kring e- postanvändning och privata användning av datorer. Förutom riktlinjer arbetar vi proaktivt med ökad IT-användningskunskap som en ökad informationssäkerhetsmedvetenhet genom arbetsplatsmöten, öppna utbildningstillfällen samt information på intranätet. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 12

13 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår handläggare Maria Pestrea maria.pestrea@vingaker.se Vår beteckning KS 199/2017 Återrapportering Svar på revisionsrapport, Granskning av e-postanvändning och privatanvändning av datorer Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att nämnden beslutar Kommunstyrelsen tar del av återrapporteringen och lägger den till handlingarna. Bakgrund Revisorerna i Vingåkers kommun har granskat kommunstyrelsens och nämndernas riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av datorer. Granskningen visar att kommunens riktlinjer för hantering av e-post och privat användning av är delvis ändamålsenliga och i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorerna rekommenderar att åtgärder vidtas för att säkerställa att berörda dokument uppdateras, säkerställa att styrdokumenten följs vid utlämnande av digital utrustning samt vid avslut av anställning/förtroendeuppdrag. Rapporten har hanterats på revisorernas möte den 14 juni 2017 och överlämnats till kommunstyrelsen för åtgärder. Revisorerna önskar svar senast den 13 november Kommunstyrelsen beslutade att uppdra förvaltningen till att årerapportera till styrelsen om vilka åtgärder som vidtagits på styrelsens sammanträde den 11 december. Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

14 Kommunledningsförvaltningens svar Inledningsvis kan konstateras granskningen ligger helt rätt i tiden då den digitala världen ökar i våra verksamheter. För att kunna hantera den ökade mängden är det viktigt med aktuella riktlinjer hur detta ska hanteras på bästa sätt. 2 (2) Kommunfullmäktige antog en uppdaterad IT-policy På väg till beslut är även en reviderad informationssäkerhetspolicy. Med dessa båda antagna underlättas arbetet med att ta fram eller revidera befintliga riktlinjer kring e- postanvändning och privata användning av datorer. Förutom riktlinjer arbetar vi proaktivt med ökad IT-användningskunskap som en ökad informationssäkerhetsmedvetenhet genom arbetsplatsmöten, öppna utbildningstillfällen samt information på intranätet. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommunchef 14

15 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 431/ Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholm Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner kommunledningsförvaltningens översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd för Viadidakt nämndens verksamheter efter 2018 och lägger den till handlingarna. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att i början av år 2019 anordna en utbildning för berörda politiker och tjänstemän kring samverkan i gemensam nämnd. Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att från år 2019 fortsätta samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun, under förutsättning att Katrineholms kommun fattar ett motsvarande beslut. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att i samråd med viadidaktnämnden initiera kontakter med Katrineholms kommun för att gemensamt genomföra en översyn av viadidaktnämndens reglemente och avtalet om samverkan i gemensam nämnd. Förslag till revidering av dessa styrdokument ska återrapporteras på kommunstyrelsens sammanträde i oktober månad Beskrivning av ärendet Katrineholms och Vingåkers kommuner har sedan 2001 en gemensam nämnd för vuxenutbildning och arbetsmarknad, viadidaktnämnden. Nämnden och dess förvaltning ingår i Katrineholms kommuns organisation. Vingåkers kommun har kostnader för grunduppdraget i den gemensamma nämnden på miljoner årligen. Förvaltningarna i Vingåkers och Katrineholms kommuner har beslutat att göra var sin oberoende översyn/utvärdering av samverkan i den gemensamma nämnden. Forts. Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15

16 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Forts. Ks I augusti månad uppdrog kommunstyrelsen i Katrineholms kommun till kommunledningsförvaltningen att i samråd med Viadidakt ta fram förslag på organisation för Viadidaktnämndens verksamheter efter 2018 för Katrineholms kommun. Katrineholms översyn visar att en samverkan i gemensam nämnd med Vingåkers kommun i huvudsak kan ses vara positivt. Under hösten 2017 har Vingåkers kommun anlitat konsulter för genomförandet av en översyn av samverkan i gemensam nämnd. Också den utredningen resulterade i ett konstaterande att en samverkan är positiv. En dialog har förts mellan ledande tjänstemän i Katrineholms kommun och Vingåkers kommun kring fördelarna med en fortsatt samverkan. Mot bakgrund av det ovan nämnda föreslår kommunledningsförvaltningen att samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun bör fortsätta. En utbildningsinsats för berörda politiker och tjänstemän i såväl Katrineholmssom Vingåkers kommun bör anordnas, där ett förtydligande görs vad samverkan i gemensam nämnd innebär. Kommunstyrelsen beslutade att uppdra förvaltningen till att årerapportera till styrelsen om vilka åtgärder som vidtagits på styrelsens sammanträde den 11 december. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Utvärdering från Prospero Justerandes sign Utdragsbestyrkande 16

17 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Datum Handläggare Mattias Gustafsson mattias.gustafsson@vingaker.se Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholms kommun Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunfullmäktige beslutar att från år 2019 fortsätta samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun, under förutsättning att Katrineholms kommun fattar ett motsvarande beslut. 2. Kommunfullmäktige uppdrar till kommunstyrelsen att i samråd med Viadidaktnämnden initiera kontakter med Katrineholms kommun för att gemensamt genomföra en översyn av Viadidaktnämndens reglemente och avtalet om samverkan i gemensam nämnd. Förslag till revidering av dessa styrdokument ska återrapporteras på kommunstyrelsens sammanträde i oktober månad Kommunstyrelsens beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner kommunledningsförvaltningens översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd för Viadidakt nämndens verksamheter efter 2018 och lägger den till handlingarna. 2. Kommunstyrelsen uppdrar till kommunledningsförvaltningen att i början av år 2019 anordna en utbildning för berörda politiker och tjänstemän kring samverkan i gemensam nämnd. Sammanfattning av ärendet Katrineholms och Vingåkers kommuner har sedan 2001 en gemensam nämnd för vuxenutbildning och arbetsmarknad, Viadidaktnämnden. Nämnden och dess förvaltning ingår i Katrineholms kommuns organisation. Vingåkers kommun har Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

18 kostnader för grunduppdraget i den gemensamma nämnden på miljoner årligen. 2 (3) Förvaltningarna i Vingåkers och Katrineholms kommuner har beslutat att göra var sin oberoende översyn/utvärdering av samverkan i den gemensamma nämnden. I augusti månad uppdrog kommunstyrelsen i Katrineholms kommun till kommunledningsförvaltningen att i samråd med Viadidakt ta fram förslag på organisation för Viadidaktnämndens verksamheter efter 2018 för Katrineholms kommun. Katrineholms översyn visar att en samverkan i gemensam nämnd med Vingåkers kommun i huvudsak kan ses vara positivt. Under hösten 2017 har Vingåkers kommun anlitat konsulter för genomförandet av en översyn av samverkan i gemensam nämnd. Också den utredningen resulterade i ett konstaterande att en samverkan är positiv. En dialog har förts mellan ledande tjänstemän i Katrineholms kommun och Vingåkers kommun kring fördelarna med en fortsatt samverkan. Mot bakgrund av det ovan nämnda föreslår kommunledningsförvaltningen att samverkan i gemensam nämnd tillsammans med Katrineholms kommun bör fortsätta. En utbildningsinsats för berörda politiker och tjänstemän i såväl Katrineholmssom Vingåkers kommun bör anordnas, där ett förtydligande görs vad samverkan i gemensam nämnd innebär. Ärendets handlingar Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholm Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har handlagt ärendet i samverkan med kommunledningsgruppen. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen 18

19 3 (3) Mattias Gustafsson Personalchef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Viadidaktnämnden Kommunstyrelsen Katrineholms kommun 19

20 RAPPORT FÖR VINGÅKERS KOMMUN Översyn/utvärdering av samverkan i gemensam nämnd med Katrineholm Rapport VÅK802 Utvärdering RevA

21 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 2 (29) Uppgjord: Assistent Granskad: mailadress Sammanfattning Introduktion Katrineholms och Vingåkers kommuner har sedan 2001 en gemensam nämnd för vuxenutbildning och arbetsmarknad, Viadidaktnämnden. Nämnden och dess förvaltning ingår i Katrineholms kommuns organisation. Förvaltningarna i Vingåkers och Katrineholms kommuner har beslutat att göra var sin oberoende översyn/utvärdering av samverkan i den gemensamma nämnden. Omvärld Trendspaningen pekar på entydig och massiv trend vad det gäller behovet av att samverka en ökad laglig möjlighet för kommunerna att samverka en statlig styrning mot mer samverkan mellan kommunerna en stor utbildningsvolym ett större uppdrag/engagemang från kommunerna ett formaliserat ansvar för kommunerna vad gäller arbetsmarknadsinsatser Rekommendationer Vår rekommendation grundar sig på en samlad bedömning av framtidstrender, jämförbara kommuners gemensamma uppfattning av det stora behovet av samverkan samt att det utifrån intervjuerna råder samsyn om att detta är två områden som lämpar sig väl för kommunal samverkan utifrån en redan väletablerad samverkansform. Frågan blir då vilket typ av samverkan som är lämpligast. Vi ser ingen anledning att bryta en väletablerad samverkan och fungerande verksamhet för att införa en ny typ av samverkan. Vi rekommenderar istället att Vingåker ägnar tid och kraft åt att åtgärda bristerna och bli en aktiv part i den gemensamma nämnden. Båda kommunerna har nytta av samverkan i Viadidakt för det skapar förutsättningar för både bredd och kompetens samt minimering av administration och ledning. Däremot är det helt uppenbart att kommunikationen behöver utvecklas. Vi rekommenderar ett fortsatt samarbete med mellan Vingåkers kommun och Katrineholms kommun i en gemensam nämnd. Vi anser även att Flens kommun bör bjudas in till detta samarbete. Men en förutsättning och ett villkor för en fortsatt samverkan i en gemensam nämnd är att det upprättas en tydlig planerings- och återkopplingsprocess. Denna process ska förtydliga vem som har ansvaret för olika aktiviteter och vad aktiviteterna ska innehålla. Vingåker måste uppleva sig som en jämlik och aktiv part i samarbetet och Viadidakt behöver tydliga styrsignaler från Vingåker. Vår bedömning är att det inte bara är möjligt utan borde dessutom vara ganska enkelt. Detta ansvar ligger på alla inblandade parter. Vi rekommenderar att Viadidakt och Vingåker tillsammans med den politiska ledningen för Viadidakt arbetar fram en planerings och återkopplingsprocess. Detta kan exempelvis genomföras i olika workshops. Vi rekommenderar vidare att det inom Vingåkers kommun utses en huvudkontaktperson gentemot Viadidakt. Denna person ska samla upp Vingåkers uppfattning och säkerställa PROSPERO Management AB Tel.: +Tel.: Magasinsgatan 22 V. Trädgårdsgatan 15 Org. Nr: Göteborg Stockholm 21

22 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 3 (29) Uppgjord: Assistent Granskad: mailadress fungerande kontaktytor samt förbereda ägarsamråden så att Vingåker ger tydliga styrsignaler till Viadidakt. I andra hand rekommenderar vi att samverkan sker i ett kommunalförbund, gärna med fler medlemmar. Detta är ett alternativ om parterna bedömer att det behövs en omstart. Vi rekommenderar inte att Vingåker bygger upp verksamheten i egen regi. Det finns redan en väletablerad och fungerande organisation som med ganska små och genomförbara förändringar kan överbrygga de brister som finns i kommunikationen. PROSPERO Management AB Tel.: +Tel.: Magasinsgatan 22 V. Trädgårdsgatan 15 Org. Nr: Göteborg Stockholm 22

23 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 4 (29) Uppgjord: Assistent Granskad: mailadress Innehåll 1 INTRODUKTION MÅL OCH SYFTE ÖVERSYNENS / UTVÄRDERINGENS OMFATTNING UTREDNINGENS GENOMFÖRANDE KOSTNADER VOLYM PÅ DELTAGANDE I VIADIDAKTS VERKSAMHETER TRENDSPANING JÄMFÖRELSE MED ANDRA KOMMUNER MEDBORGARPERSPEKTIVET STYRNING, SAMVERKANSALTERNATIV ENLIGT KOMMUNALLAGEN Civilrättsliga avtal Gemensam nämnd Kommunalförbund INTERVJUER ANALYS REKOMENDATIONER REFERENSER PROSPERO Management AB Tel.: +Tel.: Magasinsgatan 22 V. Trädgårdsgatan 15 Org. Nr: Göteborg Stockholm 23

24 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 5 (29) Rapport 1 INTRODUKTION Katrineholms och Vingåkers kommuner har sedan 2001 en gemensam nämnd för vuxenutbildning och arbetsmarknad, Viadidaktnämnden. Nämnden och dess förvaltning ingår i Katrineholms kommuns organisation. Förvaltningarna i Vingåkers och Katrineholms kommuner har beslutat att göra var sin oberoende översyn/utvärdering av samverkan i den gemensamma nämnden. Vingåkers kommun har kostnader för grunduppdraget i den gemensamma nämnden på miljoner årligen. 2 MÅL OCH SYFTE Målet med uppdraget är att i samarbete mellan Prospero och Vingåkers kommun genomföra en bedömning av vilken samverkansform som är bäst lämpad för att hantera kommunens framtida utmaningar. De samverkansformer, med redovisade för och nackdelar, som ska behandlas i resonemanget är: Avsluta samverkan och bedriva frågorna i egen regi Avsluta samverkan och upphandla hela eller delar av uppdragen Samverkan utan gemensam organisationsform Samverkan genom gemensam nämnd Samverkan genom kommunalförbund Syftet med uppdraget är att ge Vingåkers kommun underlag till att värdera det fortsatta samarbetet med Katrineholm och presentera alternativa lösningar. 3 ÖVERSYNENS / UTVÄRDERINGENS OMFATTNING Omvärld En analys av yttre påverkansfaktorer ska genomföras. Vilka eventuella för- och nackdelar kan ses för kommunen med nuvarande samverkansform utifrån exempelvis reglerna för erhållande av statsbidrag, övrig statlig styrning och samverkan med andra aktörer. Är det en styrka att vara en större aktör eller finns det vinster med att vara en mindre aktör som kan minska byråkratin till miniminivåer? Kostnader / kvalitet Verksamhetens kvalitet, jämfört med andra jämförbara kommuner ska ske och vägas mot de resurser kommunen satsar på arbetsmarknad och vuxenutbildning. Vad gäller den ekonomiska aspekten ska översynen särskilt belysa om de beslutade principerna för kostnadsfördelningen mellan kommunerna är rimliga i relation till den verksamhet som bedrivs på respektive ort och kommunernas nyttjandegrad av den gemensamma nämndens tjänster. 24

25 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 6 (29) Effektivitet Ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat ska analyseras och jämföras med andra jämförbara kommuner avseende t ex arbetslöshet, andel som slutför vuxenutbildning med godkända betyg och utbildningsnivå i kommunen. Medborgarperspektivet Översynen ska beskriva vilka eventuella för- och nackdelar som kan ses med den gemensamma nämnden i ett medborgarperspektiv. Finns det exempelvis någon koppling mellan den nuvarande samverkansformen och nivån på de insatser och utbildningar som erbjuds invånarna? Styrning Översynen ska beskriva vilka eventuella för- och nackdelar som kan ses med en gemensam nämnd vad gäller den kommunövergripande styrningen, uppföljningen av verksamheten och den politiska ärendehanteringen. Vad gäller styrningen av verksamheten ska också Viadidaktnämndens reglemente och avtalet om samverkan i en gemensam nämnd analyseras. Dessa dokument anger ramarna för arbetet och eventuella svagheter i dessa kan ha betydelse för att tolka de övriga iakttagelser som översynen redovisar. Är styrdokumentens anvisningar tillräckligt tydliga, eller bedöms för mycket ledningskraft gå åt att hantera sådant som är oklart? 4 UTREDNINGENS GENOMFÖRANDE Utredningen har genomförts andra halvåret 2017 mellan september och november. Personer inom verksamheten och företrädare för Vingåkers kommun har intervjuats. Samtal har förts med jämförbara kommuner och med centrala företrädare på SKL och i Riksdagens Utbildningsutskott. Vi har även använt Kolada som statistisk databas. Utredningen har genomförts av konsulterna Åke Jacobsson och Rainar All, Prospero Management AB. 5 KOSTNADER Vingåkers kommun betalar en grundavgift för tjänsterna från Viadidakt. Därutöver beställer Vingåker tilläggstjänster. Tilläggstjänsterna omfattar bl a feriearbete, flyktingmottagning, SFI och samhällsinformation. Tabell 1: Viadidaktnämndens årsredovisning Driftsredovisning, nettoresultat (tkr) Utfall per 31/ Budget per 31/ Avvikelse Nämnd, ledning, stab och service Vuxnas lärande Arbetsmarknad Totalt

26 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 7 (29) Kostnadsfördelningsmodellen mellan Katrineholm och Vingåker regleras i avtalet. Kostnaden för verksamheten som inte täcks på annat sätt fördelas mellan kommunerna efter antalet invånare. Bidragen ska fördelas mellan kommunerna där kostnadsfördelningen av det totala bidraget baseras på folkmängden i respektive kommun 1 november. Fördelningsnyckeln uppdateras varje år och utgår från befolkningsmängden i respektive kommun två år innan budgetåret. Avtal Viadidaktnämnden Enligt fördelningsmodellen är Vingåkers andel 21%. Vingåkers ersättning till Viadidakt omfattar från 2017 ca 15 miljoner. I det ingår både kommunfinansierade åtgärder och statsbidrag. Förutom avgiften till Viadidakt ingår kostnader för tjänster för feriearbete, SFI, samhällsorientering och flyktingmottagande. Från 2017 ökar Vingåkers andel med 2 miljoner per år beroende på en tidigare felräkning. Vingåker har således enligt denna beräkning betalat 2 miljoner för lite under tidigare år och från och med 2017 justeras det upp till den nivå som är Vingåkers verkliga andel. 6 VOLYM PÅ DELTAGANDE I VIADIDAKTS VERKSAMHETER En frågeställning är om de beslutade principerna för kostnadsfördelningen mellan kommunerna är rimliga i relation till den verksamhet som bedrivs på respektive ort och kommunernas nyttjandegrad av den gemensamma nämndens tjänster. Enligt Viadidakt årsredovisning för 2016 och september månad 2017 visar på att det är en rimlig nyttjandegrad av tjänsterna. Arbetsmarknad Tabell 2: Viadidakts årsredovisning Katrineholm Vingåker Vingåkers andel % Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd i anvisade av socialförvaltningen Antal deltagare i arbetsmarknadsåtgärd anvisade av Arbetsförmedlingen Antal ungdomar år på Viadidakt ungdomstorg Antal feriearbetare

27 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 8 (29) Vuxnas lärande Tabell 3: antalet elever mätt den 18 september 2017, Viadidakts månadsredovisning Antal elever Katrineholm Vingåker Vingåkers andel Komvux % Yrkesutbildningar % Lärlingsutbildning och trainee % Universitets och högskoleutbildningar Studenter Campus % Studerande CSN % Förändring från tidigare år är en utökning av antalet elever som deltar i SFI i Vingåker och att samtliga ämnen på Komvux i Vingåker. Vididakt har samarbete med ett stort antal högskolor och universitet för närvarande ca 20 st. 7 TRENDSPANING Arbetsmarknadsinsatser I Sverige är det staten som har ansvaret för arbetsmarknadspolitiken och anger både mål och medel. Arbetsförmedlingen är den myndighet som ska omsätta detta i praktiken. Men kommunerna har redan under och 80-talen börjat erbjuda olika former av arbetsmarknadspolitiska insatser och subventionerade anställningar. Kommunernas mål var att sänka kostnaderna för försörjningsstöd och få personer som fick försörjningsstöd i arbete har kommunerna laglig rätt att kräva av arbetslösa som får försörjningsstöd deltar i olika typer av arbetsmarknadspolitiska insatser. År 2015 fanns någon form av lokala arbetsmarknadsinsatser i 273 kommuner och i 17 kommuner inga insatser alls. Minst personer deltog i de kommunala arbetsmarknadsaktiviteterna. Ovanstående enligt Arbetar kommunerna på samma sätt? Om kommunal variation inom arbetsmarknadspolitiken av Ulrika Vikman och Alexander Westerberg i RAPPORT 2017:7 från Institutet för arbetsmarknad- och utbildningspolitiks utvärdering. 27

28 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 9 (29) Sveriges Kommuner och Landsting Samtal med Vivi Jacobsson-Libietis och Åsa Karlsson, båda utredare på avdelningen Utbildning och arbetsmarknad Utveckling på arbetsmarknaden Sverige befinner sig i en högkonjunktur, det är omvittnat i statsbudgeten och SKL gör ingen annan bedömning. Det går bra för Sverige. Konjunkturen kommer att hålla i sig hela nästa år, och troligen en bit in i 2019 också. SKL bedömer att det är ett gott läge. Allmänt är det så att staten är konjunkturkänslig och kommunerna är demografikänsliga. Tittar vi på staten kan det beskrivas som att beroende hur konjunkturen svänger, måste staten gå in med olika åtgärder i budgeten. För kommunerna är demografin en faktor som kraftigt styr utvecklingen. En åldrad befolkning är mycket resurskrävande, liksom en stor andel barnfamiljer som behöver resurser i barnomsorg och förskoleverksamhet. Idag över hela riket, finns ca personer arbetssökande och i program. Dessa fördelas enligt följande. Långtidsarbetslösa mer än 1 år ca Långtidsarbetslösa mer än 2 år ca Gruppen långa långtidsarbetslösa ökar, mycket bekymmersamt. Gruppen som saknar grundskola ökar, finns bland nyanlända. Åtgärder Regeringen satsar nu multum på utbildning Så kan mycket bildligt regeringens massiva satsning på utbildning beskrivas. Regeringen är medveten om de stora grupper som saknar all form av grundläggande utbildning och på så vis står långt utanför arbetsmarknaden. Stora grupper som hamnar i försörjningsstöd kommer att dränera kommunernas ekonomi. Nästa år införs, som en åtgärd, utbildningsplikt för nyanlända. SKL flaggar för att det redan nu saknas lärare, lokaler och i vissa kommuner kan det komma att saknas elever. När man fått uppehållstillstånd flyttar man gärna till släktingar. Kommer man från ett storstadsområde, i Syrien t.ex. vill man gärna etablera sig i ett liknade område här i Sverige. Arbetsförmedlingen (AF) genomgår stora organisatoriska omställningar. Regeringen kommer i sina direktiv att ge AF i uppdrag åt AF att inrikta sig på: - De arbetssökande, stort fokus på yrkesvux. - Arbetsgivarkontakter, involvera arbetsgivarna kraftfullare i de åtgärder som regeringen beslutar. Mycket resurser kommer att läggas i kommunerna på de som står längst från arbetsmarknaden. Regeringen föreslår vidare att kommunernas roll på arbetsmarknadsområdet ska ses över Reflektion Ur denna synvinkel framstår Viadidakt som utmärkt samverkansorgan för att föra samman personer och skapa motivering och entusiasm. Skapa en väg mot ett lärande. Känns som att Viadidakt ligger rätt i tiden. 28

29 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 10 (29) Riksdagens utbildningsutskott Samtal med Caroline Helmersson-Olsson, riksdagsledamot Genom att villkora statsbidraget för Yrkesvux med minst tre kommuner i samverkan, var det en tydlig signal till kommunerna att samverka. Det är ett styrmedel mot önskvärd inriktning från central nivå utan att närma sig det kommunala självbestämmandet. Det är inte osannolikt att likande konstruktioner kommer att användas vid fler tillfällen. En annan trend är att ge den kommunala sektorn en högre status och tillit. Kommunerna bedöms vara bättre på att matcha personer till utbildning och arbete utifrån arbetsmarknadens behov än vad staten är med sina förutsättningar. Medel kommer att styras över från Arbetsförmedlingen till kommunerna. För ungdomar som varken arbetar eller studerar kommer sannolikt kommunerna få ett större ansvar. Reflektion Från nationell nivå ser man interkommunal samverkan som viktig inom dessa två verksamhetsområden. Att bryta nuvarande samverkan mellan Vingåker och Katrineholm går tvärs mot denna utveckling. Den lokala och regionala samverkan behöver istället utvecklas och förstärkas. Delbetänkande av Kommunutredningen: SOU 2017:77 En generell rätt till kommunal avtalssamverkan Ur utredningsdirektivet Kommittén ska utifrån kommunernas varierande förutsättningar dels identifiera och analysera de utmaningar som väntas ha särskilt stor påverkan på deras förmåga att klara av sina uppgifter, dels analysera i vilken utsträckning som kommunal samverkan, kommunsammanläggningar, förändrade uppgifter, en asymmetrisk ansvarsfördelning och andra tänkbara åtgärder kan bidra till att stärka deras förmåga att möta samhällsutvecklingen Utredningen har även haft i uppdrag att pröva möjligheterna för kommunerna att i kommunallagen få en generell möjlighet till avtalssamverkan som nu är levererat i ett delbetänkande. Generell möjlighet till avtalssamverkan Förslaget innebär att en kommun får träffa avtal om att dess uppgifter helt eller delvis ska utföras av en annan kommun. Genom ett sådant avtal får en kommun utföra uppgifter åt en annan kommun utan hinder av lokaliseringsprincipen. Vidare ska kommunerna enligt förslaget kunna tillämpa s k extern delegation inom ramen för avtalssamverkan, d v s att uppdra åt anställd i annan kommun att besluta på kommunens vägnar i ett visst ärende. Reflektion Utredningen syftar till att öka kommunernas möjlighet till samverkan. Regeringens uppfattning är att utökad samverkan mellan kommunerna och landstingen är en nödvändighet för att möta framtida krav och behov. 29

30 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 11 (29) SOU2017:82 Delbetänkande av Arbetsmarknadsutredningen Nedanstående är klippt ur sammanfattningen på utredningen. Enligt direktivet ska utredningen analysera och föreslå hur Arbetsförmedlingens vägledning kan stärkas och samspela med annan vägledning. Utredningen ska också analysera och göra en övergripande kartläggning av hur väl samspelet och ansvarsfördelningen fungerar mellan aktörer som påverkar arbetsmarknadens funktionssätt, med särskilt fokus på statliga myndigheters och kommunernas roll. Utredning föreslår bla att en digital plattform för livslång vägledning ska inrättas och drivas av flera myndigheter i samverkan. I utredningens uppdrag ingår att kartlägga hur samspelet och ansvarsfördelningen fungerar mellan stat och kommun i frågor som påverkar arbetsmarknadens funktionssätt. Utredningen kommer i sitt slutbetänkande, i enlighet med direktiven, att återkomma med en bedömning av om kommunernas roll i arbetsmarknadspolitiken bör förtydligas och vid behov lämna fullständiga författningsförslag, inklusive förslag om hur enskilda kommuner, i de fall det är effektivt, i högre grad ska kunna medverka i genomförandet av arbetsmarknadspolitiken. Arbetsmarknadspolitiken är i dag i huvudsak ett statligt ansvar. Samtidigt utförs insatser för arbetslösa även i kommunal regi. Samtidigt som staten fortsatt har det huvudsakliga ansvaret för arbetsmarknadspolitiken har de kommunala arbetsmarknadsåtgärderna ökat i sådan omfattning att det i vissa fall kan vara relevant att tala om två parallella arbetsmarknadspolitiska system. Det finns en stor lokal variation i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten, både bland kommunerna och mellan de olika arbetsförmedlingskontoren. Det tyder på att de krav som ställs på arbetssökande och de aktiviteter som erbjuds dem varierar över landet. Både Arbetsförmedlingen och kommunerna anser att dagens ansvarsfördelning är otydlig, de vet inte var det statliga åtagandet börjar och var det slutar. Kommunerna lägger betydande resurser på de arbetssökande som är i behov av ekonomiskt bistånd, samtidigt som Arbetsförmedlingen kan ha fortsatt ansvar för dessa personer. Förekomsten av två olika system som båda innehåller administration, planering, insatser och kontroll för samma grupp arbetssökande utgör enligt utredningen inte en effektiv användning av samhällets resurser. En förklaring till kommunernas ökade aktivitet på arbetsmarknadsområdet är att många i dessa grupper uppbär ekonomiskt bistånd, till exempel eftersom de inte kvalificerat sig för ersättning från arbetslöshetsförsäkringen. Det vanligaste försörjningshindret för den som tar emot ekonomiskt bistånd är i dag arbetslöshet. Som tidigare nämnts är det främst personer som har svårt att etablera sig på arbetsmarknaden som Arbetsförmedlingen och kommunerna samverkar om. Det är därför av avgörande betydelse att ansvaret för Arbetsförmedlingen respektive kommunerna i arbetsmarknadspolitiken tydliggörs, särskilt för personer som står långt från arbetsmarknaden och mottar eller kan bli mottagare av ekonomiskt bistånd. Reflektion Utredningen betonar vikten av samarbete mellan Arbetsförmedlingen och kommunerna. Dagens frivilliga engagemang från kommunerna indikeras i utredningen kan behöva formaliseras liksom ett utökat engagemang från kommunerna. Trenden kan tolkas som ett större ansvar för kommunerna jämfört med idag. 30

31 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 12 (29) 8 JÄMFÖRELSE MED ANDRA KOMMUNER Kommuner med liknade socioekonomiska förhållanden Vi har valt att en utredning som Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap beställt från Statisticon Indikatorutvärdering MSB Rapport Version Rapporten handlar om sociala risker i kommunernas risk- och sårbarhetsanalyser. Statisticon använder sig av följande variabler: andelen öppet arbetslösa i åldern år andelen invånare med ekonomiskt bistånd antalet sjukdagar per invånare andelen förvärvsarbetande i åldern år nettoinkomst 20 år+ (median) andelen invånare med eftergymnasial utbildning andelen elever behöriga till gymnasieskola andelen invånare födda utanför EU/EFTA antalet unga (0 19 år) respektive gamla (65 år +) i förhållande till befolkning i arbetsför ålder (20 64 år) Uppgifterna avser år 2015 och är hämtade från officiella datakällor. Metodens om använts är random forest. Enligt modellen är tänkbara jämförbara kommuner Gullspång, Ockelbo, Högby Hällefors, Mellerud, Töreboda, Bengtsfors, Filipstad, Oxelösund, Hultsfred och Säffle. Vi har valt att jämföra med kommuner är Hällefors, Mellerud och Töreboda som storleksmässigt är jämförbara med Vingåker. Enligt SKL:s kommungruppsindelning tillhör Vingåker, Mellerud och Töreboda gruppen Pendlingskommun nära mindre tätort/stad och Hällefors Landsbygdskommun. Invånarantal Vi har även valt att jämföra med de två kommuner som har samma invånarantal. Jämförbara kommuner är Grums och Hjo kommuner. Tabell 4: Invånarantal Vingåker Hällefors Mellerud Töreboda Grums Hjo Invånarantal

32 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 13 (29) JÄMFÖRELSE STATISTIK Nedan redovisas statistik uttaget från Kolada och Viadidakts redovisningar. Syftet är att få indikatorer på nuvarande samverkan i Viadidakt. Vi upplever en svårighet att få jämförbar relevant statistik. Flera av sökningarna vi genomfört tolkar vi som tydliga tecken på en ojämn kvalitet i inmatning. Det finns med all sannolikhet fler av oss icke redovisade parametrar som kan vara av intresse. Tabell 5: Nettokostnader arbetsmarknadsåtgärder, kr / invånare Vingåker Hällefors Mellerud Töreboda Grums Hjo Källa: KOLADA Dessa siffror är inte justerade utifrån att avgiften höjs med ca 2 miljoner från 2017 för kostnader som Viadidakt skulle ha haft även tidigare år. Tabell 6: Resultat vid avslut i kommunens arbetsmarknadsinsatser, deltagare som börjat arbeta eller studera Vingåker Hällefors Mellerud Töreboda Grums Hjo Källa: Kolada 32

33 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 14 (29) Tabell 7: Resultat vid avslut i Viadidakts arbetsmarknadsinsatser, deltagare som börjat arbeta eller studera mät i procentenheter Andel som börjar arbeta efter avslutad insats Andel som börjar studera efter avslutad insats Samtliga deltagare 16 % 14% Deltagare från Vingåker 13% 13% Deltagare från Katrineholm 17% 15% Källa Vidadikats redovisning 2017 till och med september Tabell 8: Nettokostnad gymnasial vuxenutbildning, kr / invånare Vingåker Hällefors Mellerud Töreboda Grums Hjo Källa: Kolada Tabell 9: Kursdeltagare i gymnasial vuxenutbildning som vid årets slut slutfört kurs, procent Vingåker 82,1 82,5 75,1 Hällefors 63,0 70,5 64,7 Mellerud 44,8 39,7 55,5 Töreboda 78,0 75,5 77,4 Grums 80,1 76,6 74,9 Hjo 77,1 72,4 72,1 Källa: Kolada 33

34 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 15 (29) Tabell 10: Nettokostnader ekonomiskt bistånd, kr / invånare Vingåker Hällefors Mellerud Töreboda Grums Hjo Källa: KOLADA Utredning och utbetalning av försörjningsstöd och övrigt ekonomiskt bistånd (socialbidrag) enligt Socialtjänstlagen ORGANISATION, SAMVERKAN MM Här följer en beskrivning på övergripande nivå vad det gäller jämförbara kommuner. Hällefors kommun Samtal med Tina Lanefjord, rektor Organisation Vuxenutbildningen i Hällefors kommun är organiserad i en samhällsavdelning där socialtjänst, arbetsmarknad m fl är enheter. Samverkan Samverkan inom vuxenutbildning sker mellan Hällefors, Ljusnarsberg, Lindesberg och Nora för att få tillgång till statsbidrag. De samverkande kommunerna arbetar för att utveckla en gemensam plattform och ett gemensamt avtal för vuxenutbildning. Arbetar nära arbetsmarknadsenheten. Försöker möta utbud och behov utifrån identifierade områden undersköterska, industri och besöksnäring/restaurang. Egen gymnasieskola, där ligger vuxenutbildningen. Köper vuxenutbildning av samverkande kommuner man inte genomför själva. Förekommer distansutbildning på gymnasienivå. Resultat Industri och restaurang har varit aktuella, 12 har fått arbete inom industri och 6 inom restaurang, under Totalt har ca 100 varit inskrivna på SFI. Ca. 100 undersköterskor har utbildats de senaste 3 4 åren. Övrigt Nyanlända erbjuds orienteringskurser för att visa på olika verksamheter. Svenskundervisning anpassas till respektive verksamhet. En stor utbildningsvolym ser vi framåt i tiden, en grupp som är socioekonomiskt utsatta. 34

35 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 16 (29) Ett stort ESF-projekt pågår tillsammans med de norra kommunerna i Örebro län. Melleruds kommun Samtal Thorbjörn Svedung, socialchef Organisation Arbetsmarknadsenheten hanterar frågor om vuxenutbildning för att få ut arbetslösa i verksamheter. Arbetsmarknadsenheten hanterar även integrationsfrågor. Samverkan Samarbete och samverkan har sett lite olika ut under åren. AF har haft olika indelningar. Under en tid samarbetade Dalslandskommunerna Bengtsfors, Dals-Ed, Färgelanda, Åmål och Mellerud i frågor som rör arbetsmarknad, integration och metodutveckling. AF har flyttat sitt fokus mot arbetsmarknadsfrågor till ungdom-vuxen. Idag sker samarbete med Vänersborgs kommun i ett kommunalförbund. I samordningsförbundet ingår de statliga myndigheterna, Försäkringskassan, AF och därutöver Västra Götalandsregionen. Ger bra resurser och mycket verksamhet. Fler samordningsförbund har gått samman för att fokusera på grupper som står långt från arbetsmarknaden, riktar sig mot personer som berörs av flera samverkanspartners. Ingående samverkansförbund, Vänersborg -Mellerud, Trollhättan- Ale- Grästorp, Uddevalla. Samordningsförbundet fungerar utifrån antagna stadgar. Etablering av nyanlända ligger i det äldre nätverket Dalslandssamverkan. För Mellerud är samarbete ett måste, inte en om fråga utan hur fråga. Vuxenutbildning utnyttja lärarkapacitet med flera kommuner. Hitta kombinationer mellan vuxenlärare och gymnasielärare, Samarbete inom Fyrbodal. Ser samarbete som vilja inte formalisering, faller på enskilda personers förmåga. Resultat Mellerud är noga med att redovisa i Kolada. Dessutom arbetar Mellerud mycket med de som står allra längst bort från arbetsmarknaden. Ett inslag i detta är att tillse att de har rätt myndighetskontakter. Övrigt DUA, Delegationen unga i arbete. Har en förträffligt enkel modell. Ger bidrag under förutsättning att man tecknar överenskommelse med statlig myndighet. Ger ett tvingande samarbete. Observanta på långa processer med statliga myndigheter. Öppen arbetslöshet i Mellerud ca 12%, kopplat till hög andel nyanlända. Mellerud tog emot flest nyanlända inom Fyrbodal (14 kommuner i Dalsland och gamla Bohuslän). Ca. 600 personer ingår i etableringsprogrammet. Vid nyanställningar till ledande befattningar i kommunen, ser man idag från kommunledningen, att man måste hitta personer med kompetens att samverka och samarbeta. Den absoluta spetskompetensen i sitt område är inte så viktig som social kompetens till samverkan och samarbete. 35

36 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 17 (29) Töreboda kommun Samtal med Erland Gustavsson, områdeschef vuxenutbildning och arbetsmarknad. Organisation Vuxenutbildningen tillhör arbetsmarknadsenheten under utbildning- och kulturförvaltningen. Detta har visat sig vara en framgång för såväl utbildningsarbetet som arbetsmarknadsarbetet. Statens satsning Unga till arbete, är organiserat under vuxenutbildningen. Samverkan Två dagar i veckan finns, tillgängligt för allmänheten, i kommunen representanter från Arbetsförmedlingen, socialsekreterare, coach samt studie-och yrkesvägledare. Denna satsning riktar sig i hög grad till nyanlända. Satsningen har gett bra resultat, ungdomar har kommit i utbildning och arbete. Dock berörs inte de som är inskrivna i SFI och GRU (grundskoleutbildning). En etablerad fungerande samverkan finns på skolområdet mellan Mariestad, Gullspång och Töreboda samt AF och socialförvaltningen. Ungdomsprojekt från ESF (Europeiska socialfonden) samverkar nio kommuner i Skarborgsdelen av Västra Götaland. Projektet slutar i april 2019 och ska då gå in i linjeverksamheten i kommunerna. Mariestad, Töreboda, Gullspång, Karlsborg, Tibro, Tidaholm, Hjo, Falköping och Skövde samverkar i arbetet med vuxenutbildning och köper utbildningar av varandra Vidare genomförs rektorsmöten mellan de nio kommunerna varannan månad. Samarbetsklimatet och samverkan är bra. Resultat På två månader har man fått in 196 ungdomar, år i utbildning eller arbete. Man inriktar sig på introduktionsutbildning, prova på i 3 4 veckor. Exempel är undersköterskeutbildningen som har visat sig framgångsrik, få avbryter utbildningen efter introduktionen. Övrigt Man har satsat särskilt på ett projekt lager, logistik, truckkörkort. Truckkörkort är en viktig nyckel in i arbetslivet. För många får försörjningsstöd, viktigt bryta den tillvaron. Grums kommun Samtal med Stefan Eriksson, chef arbetsmarknad och vuxenutbildning Organisation Kommunen är organiserad i en förvaltning, därunder ligger enheter/verksamheter. Arbetsmarknad och vuxenutbildningar är enheter i förvaltningen. 36

37 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 18 (29) Samverkan Sedan januari har kommunen utvecklat samarbetet med AF och FK. DUA-verksamhet genomförs tillsammans med Karlstad och Hammarö kommuner. Karlstad har all utbildning från Grums kommun efter årskurs 9. Dessutom köper kommunen SFI från Karlstads kommun. Grums genomför två ESF-projekt, riktade mot ungdomar år inom Värmlandsmodellen. Grums kommun bygger processer för att få in nyanlända på arbetsmarknaden och processer för validering av utbildningar. Samarbete sker med Säffle, Filipstad, Sunne, Kil och Grums. Samverkan och samarbete mellan kommunerna är bra, men det är lite svårare med landstinget och Försäkringskassan. Resultat Arbetsmarknadsenheten, AME, håller på att bygga upp och utveckla sin verksamhet personer har anställts. AME står för anställningen och lånar ut personal till andra enheter inom kommunen där behov och efterfrågan finns. Kommunen har på politisk nivå fattat beslut om att öka personalen till anställda. Långa utbildningar är inte allt då det gäller att få personer som står långt från arbetsmarknaden i verksamhet. Övrigt Demografin ser inte ljus ut för Grums kommun som har en åldrande befolkning. Svårigheten att behålla nyanlända i kommunen som istället drar sig till Karlstad där de har utbildningar och möten med myndigheter. Staten styr pengar till den kommunala verksamheten som inte är rimligt alla gånger. Kommunerna borde kunna ges större förtroende att hantera statsbidrag. Hjo kommun Pernilla Lundmark, chef arbetsmarknadsenheten Organisation Arbetsmarknadsenheten är organiserad under socialförvaltningen, som förutom sitt grunduppdrag socialtjänst även hanterar integrationsfrågor. Arbetsmarknadsenheten har praktiksamordnare i sin verksamhet. Vuxenutbildning och SFI hanteras under utbildningsförvaltningen. Samverkan Hjotiborg (Hjo, Tibro, Karlsborg) är en kommungemensam plattform för samverkan inom flera områden som funnits drygt tretton år. Arbetsmarknad är ett av dessa. Hjotiborg uppfattas som en väl fungerande samverkansplattform. DUA-verksamhet bedrivs med medel från staten i Hjotiborgsamarbetet. Arena 9.0 ärett projekt för ungdomar utan sysselsättning. Projektet drivs av kommunerna, Hjo, Tibro, Karlsborg, Mariestad, Falköping och Skövde med målet att få 60% av ungdomar år i arbete eller studier. Detta projekt drivs med medel från ESF. Hjo kommun driver ingen egen ESF-verksamhet eftersom det är för resurskrävande för en liten kommun att ensam driva EU-finansierade projekt. Resultat Arbetsmarknadsenheten kostar ca 3 milj kr per år. 37

38 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 19 (29) Övrigt Hjo kommun har i jämförelse med sina grannar haft förhållandevis få nyanlända. Kommunen har inte stött på problematiken i den omfattning som andra har gjort med att få nyanlända i utbildning och arbete NÅGRA ANDRA JÄMFÖRELSER Köping- Arboga- Kungsör, KAK Samtal med Christer Zegarra-Eriksson, enhetschef arbetsmarknad och försörjning I Köping, Arboga och Kungsör arbetar kommunerna med vuxenutbildning och arbetsmarknad inom ramen för samordningsförbundet Västra Mälardalen. I övrigt samverkar kommunen mycket med Eskilstuna och fått mycket inspiration från Viadidakt. Köping är den stora orten, med en gymnasieskola. Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen har kontor i kommunen. Stor andel småföretag inom KAK. Kungsör är idag en inflyttningskommun. Kungsör har ca 100 elever på SFI. Språkprojektet Suggestopedi genomförs gemensamt i Arboga och Köping. Denna metodik har man fått från Viadidakt Den 1 januari 2004 trädde lagen om finansiell samordning av rehabiliteringsinsatser(finsam) i kraft, Lagen gör det möjligt för AF, FK, kommuner och landsting/regioner att samverka finansiellt. Inom KAK genomförs en gemensam handledarutbildning för praktiksamordning för arbetssökande. Viktigt att hitta dynamiska lösningar, var sjätte vecka genomförs möten inom KAK. Dejta en myndighet heter en satsning där KAK samlas till lunchmöte och en inbjuden myndighet får möjlighet att diskutera något aktuellt ämne. Problematiken med utskrivna från AF som inte klassas som sjuka, och därmed går till försörjningsstöd, hantera av gemensamma bedömningsteam, organiserade från de tre kommunernas socialtjänster. KAK vill lyfta fram vikten av goda idéer och exempel på fördömlig samverkan man fått i kontakter med Viadidakt. Viadidakt är ett gott exempel för hela Sverige. Exempelvis den sammanhängande utbildningsmodul i samhällsorientering som spridits över hela landet. Användningen av digitala klassrum är ett föredömligt exempel. 9 MEDBORGARPERSPEKTIVET I Viadidkat tillämpas grundsynen att inte sättet på vilket kommunerna arbetar med vuxenutbildning och arbetsmarknadsåtgärder skiljer sig åt. Medborgarna i båda kommunerna möts på samma sätt. 38

39 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 20 (29) 10 STYRNING, SAMVERKANSALTERNATIV ENLIGT KOMMUNALLAGEN Enligt kommunallagen finns tre möjliga samverkansformer, dessa är: Civilrättsliga avtal tjänster köps och säljs mellan kommunerna genom separata avtal Gemensam nämnd gemensam politisk organisation som administreras av och lyder under en värdkommun Kommunalförbund en special kommun bildas för det kommunala ansvarsområdet 10.1 CIVILRÄTTSLIGA AVTAL Med civilrättsliga avtal väljs graden av samverkan. Friheten är stor mellan avtalsparterna att välja samverkanslösningar. Exempelvis kan man genom civilrättsligt avtal överlåta politisk ledning och förvaltning till en annan kommun. Det krävs dock konsensus från alla inblandade beslutande organ för att uppnå samverkan vilket kan vara begränsande. Fördelar Stor flexibilitet vad det gäller samverkansområden Enkel administrativ form för samverkan Stort lokalt inflytande Nackdelar Politisk ledning genom konsensus Samtliga förändringar kräver avtalsförhandling Lätt att bryta Vid gemensam ledning får förvaltningsledningen flera politiska uppdragsgivare 10.2 GEMENSAM NÄMND Gemensam nämnd är ett alternativ som har funnits i kommunallagen sedan I maj 2011 fanns det ca 150 gemensamma nämnder i Sverige inom flera olika verksamhetsområden. Till grund för den gemensamma nämnden ska det finnas ett samverkansavtal och ett nämndreglemente. Dessa dokument är obligatoriska och ska godkännas av varje kommunfullmäktige. Den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation och nämnden sorterar under värdkommunens fullmäktige. Det innebär i praktiken att värdkommunen blir anställningsmyndighet och övertar alla anläggningstillgångar d v s såsom det vore en förvaltning men omfattar flera kommuner. Nämnden är således ingen egen juridisk person utan en myndighet och ska betraktas som vilken nämnd som helst i värdkommunen. Detta betyder bland annat att budgeten fastställs av värdkommunens fullmäktige. Värdkommunen ska upprätta budgeten i samråd med övriga kommuner. Den gemensamma nämnden består av ledamöter från respektive medlemskommun. Ledamöter och ersättare utses av respektive fullmäktige. Nämnden ska ha minst en ledamot 39

40 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 21 (29) och en ersättare från varje part. Ordförande och vice ordförande utses av värdkommunen men behöver inte komma därifrån. Organisationsformen lämpar sig bäst när få kommuner samverkar. Fördelarna är att det är administrativt enkelt att bilda och att driva då det är en vanlig nämnd. Nackdelarna är att besluten egentligen ligger hos värdkommunens fullmäktige och det kan upplevas att samverkan inte sker på lika villkor. Gemensam nämnd kan inte användas för verksamheter som kommunstyrelsen har vid höjd beredskap. Uppbygganden av det civila försvaret och arbetet under höjd beredskap kommer att få stort fokus de kommande åren. Fördelar Möjliggör samverkan över kommungräns där varje part behåller huvudmannaskapet Administrativt enkel att bilda och driva, vanlig nämnd Verksamhetsledning har en tydlig uppdragivare Passar för samverkan mellan ett fåtal kommuner med stort förtroende för varandra Skalfördelar i ledning och administration Nackdelar Värdkommunens kommunfullmäktige har beslutsmandatet (ej på samma villkor mellan kommunerna) Värdkommunen övertar anställningsansvaret, anläggningstillgångar mm. (samma process som ett kommunalförbund ur de andra kommunernas perspektiv) Risk att hamna utanför den ordinarie kommunala verksamheten i respektive kommun Kommunen avhänder sig möjligheten att självständigt styra verksamheten. Kan ej användas vid höjd beredskap i de uppgifter som åligger kommunstyrelsen Tydliga ekonomiska spelregler 10.3 KOMMUNALFÖRBUND Ett kommunalförbund är en specialkommun som medlemskommunerna överlämnar delar av sitt kommunala ansvar till. Skälen till att bilda kommunalförbund är ofta ekonomiska och rationella. Genom att utnyttja samordningsvinster uppnår kommunerna en mer kostnadseffektiv verksamhet. Man vill också skapa en kompetenshöjning och därmed också förutsättningar för bättre kvalitet i verksamheten. Jämfört med andra samverkansformer kan kommunalförbund ge större inflytande och bättre uppfylla krav på demokrati och möjlighet till löpande politisk styrning. Kommunalförbundet blir anställningsmyndighet och övertar anläggningstillgångarna. Ekonomierna behöver jämställas då kommunerna ibland har olika redovisningsprinciper för vad som redovisas på förvaltningen respektive kommuncentralt. Det finns en risk att ett kommunalförbund fjärmar sig från den övriga kommunala verksamheten. Det måste därför skapas förutsättning för god samverkan mellan förbundet och alla medlemskommuner. I förbundsordningen bör detta förhållningsättet skrivas in. Vid utformningen av organisationen och kommunernas styrning av densamma måste man skapa möjligheter för en god lokal samverkan. 40

41 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 22 (29) En kritisk synpunkt på kommunalförbund är att maktens är koncentrerad till ett fåtal politiker och tjänstemän. Men det går även att vända på detta resonemang. Med en särskild organisation kan det skapa förutsättningar för ett större engagemang med särskilt utsedda politiker. Fördelar Tydlig politisk ledning, egen juridisk person Långsiktigt engagemang Skalfördelar i ledning och administration Tydliga ekonomiska spelregler Nackdelar Risk att hamna utanför den kommunala verksamheten Krävs en tydlig styrning från medlemskommunerna Kommun avhänder sig möjligheten att självständigt styra verksamheten Maktkoncentration till ett fåtal personer Kan upplevas som en ökad administration som egenjuridisk person Förvaltningsledning har en tydlig uppdragivare Skapar förutsättningar för ett större engagemang med särskilt utsedda politiker. En gemensam organisation 11 INTERVJUER Det är ett begränsat antal personer som intervjuats i Vingåker och Viadidakt. Men vår uppfattning är att det räcker då det är väldigt stor överensstämmelse i uppfattningarna. Det finns samsyn att detta är två kommunala områden som lämpar sig väl för samverkan. Båda kommunerna har nytta av samverkan. En inriktning på en eventuell förändring är att utöka samverkan med fler kommuner och inte bryta upp nuvarande samverkan. Det finns en tillitsbrist från Vingåker jämtemot Viadidakt främst p g a av upplevelsen att inte få insyn och möjligheten att påverka. Från Viadidakt vill man har bättre kontakt med Vingåker. Från de jämförbara kommunerna är budskapet glasklart att dessa uppgiftsområden måste lösas i interkommunal samverkan vilket bl a kan sammanfattas i Melleruds förhållningssätt: Det gäller att anställa personer med kompetens att samarbeta till kommunerna, det viktigare än få personer med specialistkunskaper. Från den nationella nivån är också budskapet entydigt att det kommer att bli stora satsningar från statens sida och kommunal samverkan är nödvändig. 41

42 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 23 (29) 12 ANALYS Intervjuer När Vididakt bildades 2001 var förhållningsättet att betrakta Katrineholm och Vingåker som ett kollektiv utan att ta hänsyn till kommungränsen. Den ekonomiska ersättningen beslutades till en enkel administrativ modell som bygger på kostnaderna fördelas efter invånarantalet. Detta förutsätter en stor tillit till varandra. Dessutom behöver fördelningen följas upp med jämna mellanrum för att hela tiden ha känslan av att det är tillräckligt rättvist. Detta är en modell som eftersträvas i kommunal samverkan på andra håll i Sverige. För 2 3 år sedan inträffade en förändring i synsättet. Det är förmodligen tre händelser som påverkat synsättet. Det var en omorganisation inom Vididakt som var smärtsam. Katrineholm la ut ett tilläggsuppdrag som genererade frågor såsom ska Vingåker åka snålskjuts alternativt ska Vingåker vara med att betala för en Katrineholmssatsning. Men den viktigaste förändringen var sannolikt ett nyväckt intresse från Vingåker jämtemot Viadidakt. Detta nyväckta intresse möttes av svårigheter att få information om Viadidakt samt svårigheter att vara med och påverka p g a av att det inte fanns tillräckligt tydliga rutiner för kommunikation. Detta har skapat en frustration inom Vingåker - en frustration som vänder sig både mot Vingåker själva och mot Viadidakt. Denna frustration finns även inom Vididakt som anser att dialogen inte fungerar som förväntat. Vingåker upplever att de har svårt att påverka verksamheten, det är en bristfällig återkoppling både vad det gäller ekonomi och uppnådda resultat. Viadidakt upplever att Vingåker kan ta för sig mer både vad det gäller att nyttja tjänsterna och påverka utvecklingen av Viadidakt. I intervjuerna framkommer väldigt tydligt att Viadidakt har en stark känsla för båda kommunerna. Förhållningssättet att betrakta båda kommunerna som ett kollektiv utan kommungräns, som fanns när Vididakt bildades 2001, lever fortfarande starkt inom Viadidakt. Det är helt uppenbart att kommunikationen mellan Viadidakt och Vingåker behöver förbättras avsevärt. Det ett stort behov av att det fastställs rutiner för detta. Båda parter vill men hittar inte varandra. Även små steg i rätt riktning är angeläget på kort sikt. Det finns flera enkla omedelbara åtgärder som kan vidtas som kommer att uppfattas som mycket positiva. Exempel på åtgärder är att förvaltningschefen för Viadidakt blir inbjuden till Vingåkers ledningsgrupp med jämna mellanrum. En annan lämplig åtgärd är att när Viadidaktnämnden lägger sina två årliga möten i Vingåker bjuds politiken i Vingåker in. För att vårda en kommunal samverkan är en grundbult en överenskommen öppen och ärlig kommunikation för att bygga förtroende och utveckla tilliten. Statistik I redovisad statistik från Viadidakt både vad det gäller arbetsmarknad och vuxnas lärande finns det på den korta mätperioden inget anmärkningsvärt utan volymen på deltagandet speglar den beslutade fördelningen mellan kommunerna väl. Det är dock lite svagt med antalet deltagare från Vingåker i högskole- och universitetsutbildningar. Det är viktigt att det görs kontinuerliga uppföljningar för att båda kommunerna ska få en upplevelse av rättvisa. Statistiken i Kolada bör användas med en viss försiktighet. Flera av sökningarna vi genomfört tolkar vi som tydliga tecken på en ojämn kvalitet i inmatning. 42

43 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 24 (29) Det finns inget som sticker ut vad det gäller Vingåker som skapar oro utan möjligtvis snarare tvärtom att det är det Vingåker fördel. Utifrån denna mycket förenklade statistikanalys finns det inget som talar för att det finns ett behov av att byta organisation för vuxenutbildning och arbetsmarknadsåtgärder. Styrning En gemensam nämnd ingår i värdkommunens organisation som alla andra nämnder. Fördelen är att det är en känd struktur vad det gäller administration och ledning. Men för att detta ska fungera för en icke värdkommun måste det finnas en väldigt tydlig process för hur planering och återkoppling ska ske så att en icke värdkommun upplever sig delaktig. Avsaknad av en sådan process riskerar att skapa ett utanförskap för en icke värdkommun och en minskad tillit. För nämnden kan det upplevas som ett ointresse och avsaknad av styrsignaler från icke värdkommunen. Att vara med i en gemensam nämnd ger möjlighet att inifrån nämnden politiskt påverka verksamheten. Om det bedöms att det behövs en omstart och eventuell utvidgning av verksamheten med fler kommuner kan ett kommunalförbund utgöra ett alternativ. Ett kommunalförbund är en egen juridisk person och där samverkan kan upplevas som mer på lika villkor. Byte av associationsform innebär dock ett merarbete och det bör betonas att alla associationsformer har sina fördelar och nackdelar. Styrdokumenten är reviderade för några år sedan. Vår uppfattning är att det inte är styrdokumenten som utgör problemet utan avsaknad av en tidlig dialog. Styrdokumenten kan möjligtvis förtydligas på just den punkten om en gemensam planeringsprocess. Men vi tycker det är lämpligare att hålla styrdokumenten så rena som möjligt och istället reglera detta i en överenskommelse som kan ändras över tid. När tilliten finns på plats så finns det förutsättningar att processen utvecklas positivt av parterna. Analys jämförbara kommuner De jämförbara kommunerna har valt att organisera verksamheten i egen regi utifrån lite olika lösningar. Men som en röd tråd och en mycket stark gemensam nämnare är behovet av samverkan. Samverkan sker på olika sätt och i olika konstellationer men samverkan är nödvändig. I Dalsland är samverkan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassa formaliserat i samordningsförbund. Analys trender Både arbetsmarknad och vuxenutbildning är två områden som är av stort politiskt intresse, både lokalt och nationellt. Det innebär bl a att det är två föränderliga områden där det behövs en förmåga från utförarorganisationen att snabbt kunna ställa om. De två statliga utredningarna, SOU 2017:77 En generell rätt till kommunal avtalssamverkan och SOU2017:82 Delbetänkande av Arbetsmarknadsutredningen visar tydligt på två viktiga trender. Den ena är bedömningen av en utvecklad interkommunal samverkan där utredningen kommer att föreslå förenklingar och i slutbetänkandet möjligtvis nya samverkansformer och lösningar. Den andra är att nuvarande frivilliga åtagande för kommunerna vad det gäller arbetsmarknadsåtgärder bedöms så viktiga att det eventuellt kommer att formaliseras. SKL:s uppfattning är att Regeringen satsar nu multum på utbildning, massiv satsning på utbildning och åter utbildning. Mycket arbete kommer från kommunernas sida att bedrivas mot de grupper som står längst från arbetsmarknaden. 43

44 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 25 (29) Trendspaningen pekar på entydig och massiv trend vad det gäller behovet av att samverka statlig stimulans för att driva på samverkan en ökad möjlighet för kommunerna att samverka stor utbildningsvolym i kommunerna större engagemang från kommunerna formaliserat ansvar för kommunerna vad det gäller arbetsmarknadsinsatser Alternativa lösningar En förenklad beskrivning av fördelar och nackdelar i respektive lösning utöver kap 10. Avsluta och bedriva frågorna i egen regi Avsluta samverkan och upphandla hela eller delar av verksamheten Samverka utan gemensam organisationsform Samverkan genom gemensam nämnd Fördelar Ansvarar själva fullt ut Upphandla det som passar Vingåkers behov bäst Bygga upp en verksamhet som passar kommunen och upphandla resten Tydlig beställarkompetens Föränderlig över tid Tydlig beställarkompetens vid avtalstecknandet och tydlig avtalsuppföljningskompetens Väletablerad samverkansform Rätt förhållningssätt från Viadidakt Nackdelar Bygga upp en egen ledning och administration (2,7 miljoner motsvarar Vingåkers andel av Viadidakts nämnd, ledning, stab och service för 2016) Bygga upp en verksamhet Risk att utbudet begränsas Nya samverkansstrukturer behöver byggas upp Bygga upp en egen ledning och administration Beroende av en fungerande marknad Nya samverkansstrukturer behöver byggas upp Konsensus i allt Ev osäkerhet vad det gäller varaktighet, avtal kan sägas upp Risken att det blir nya samverkanstrukturer behöver byggas upp mer löpande Värdkommunen för dominerade Otydliga kommunikationsvägar 44

45 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 26 (29) Går att påverka verksamheten inifrån via nämnden Större volym och därmed förutsättningar för en bredare verksamhet Samverkan genom kommunalförbund På lika villkor Tydlighet i ledningen Lätt att utöka med fler kommuner för att få större volym och därmed förutsättningar för en bredare verksamhet Bygga upp en helt ny organisation som är en egen juridisk person 13 REKOMENDATIONER Vår rekommendation grundar sig på en samlad bedömning av framtidstrender, jämförbara kommunernas gemensamma uppfattning av det stora behovet av samverkan, att det finns samsyn i intervjuerna samt att vuxenutbildning och arbetsmarknadsåtgärder är två kommunala områden som lämpar sig väl för samverkan samt att det finns redan en väletablerad samverkansform. Frågan blir då vilket typ av samverkan som är lämpligast. Vi ser ingen anledning till att bryta en väletablerad samverkan med en fungerande verksamhet och införa en ny typ av samverkan. Vi rekommenderar istället att Vingåker ägnar tid och kraft åt att åtgärda bristerna och bli en aktiv part i den gemensamma nämnden. Båda kommunerna har nytta av samverkan i Viadidakt vilket skapar förutsättningar för både bredd och kompetens samt minimering av administration och ledning. Däremot behöver kommunikationen mellan kommunerna utvecklas. Vi rekommenderar ett fortsatt samarbete med Katrineholm i en gemensam nämnd. Vi anser vidare att Flen bör bjudas in i detta samarbete. Men en förutsättning och ett villkor för en fortsatt samverkan i en gemensam nämnd är att det upprättas en tydlig planerings- och återkopplingsprocess. Denna process ska förtydliga vem som har ansvaret för olika aktiviteter och vad dessa aktiviteter ska innehålla. Vingåker måste uppleva sig som en jämlik och aktiv part i samarbetet och Viadidakt behöver tydliga styrsignaler från Vingåker. Vår bedömning är att det inte bara är möjligt utan borde dessutom vara ganska enkelt. Detta ansvar ligger på alla inblandade parter. Vi rekommenderar att Viadidakt, inklusive den politiska ledningen, och Vingåker tillsammans arbetar fram en planerings- och återkopplingsprocess. Detta kan exempelvis genomföras genom workshops. Vi rekommenderar vidare att det inom Vingåkers kommun utses en huvudkontaktperson gentemot Viadidakt. Denna person samlar upp Vingåkers uppfattning och säkerställer fungerande kontaktytor och förbereder ägarsamråden så att Vingåker ger tydliga styrsignaler till Viadidakt 45

46 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 27 (29) I andra hand rekommenderar vi att samverkan sker i ett kommunalförbund, gärna med fler medlemmar. Detta är ett alternativ om parterna bedömer att det behövs en omstart. Vi rekommenderar inte att Vingåker bygger upp verksamheten i egen regi. Det finns redan en väletablerad och fungerande organisation som med ganska små och genomförbara förändringar kan överbrygga de brister som finns i kommunikationen 46

47 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 28 (29) 14 REFERENSER Intervjuer Elin Höghiem, ekonomichef Dag Wallströmer, socialchef Mattias Gustavsson, personalchef Vingåker Vingåker Vingåker Kristina Ljung, arbetsmarknad Marion Stål, vice ordförande Birgitta Åberg-Andersson, vuxnas lärande Gunilla Magnusson, ordförande Anna-Lena Ramstedt, förvaltningschef Viadidakt Viadidakt Viadidakt Viadidakt Viadidakt Caroline Helmersson-Olsson Vivi Jacobson-Lilibets Åsa Karlsson Riksdagsledamot Utbildningsutskottet SKL SKL Litteratur Indikatorutvärdering MSB Rapport Version Kommun och landstingsdatabasen, KOLADA Årsredovisning 2016, nämnden Kommunala samverkansformer Statisticon SKL Viadidakt En generell rätt till kommunal avtalssamverkan SOU 2017:77 Delbetänkande av Arbetsmarknadsutredningen Avtal om gemensam nämnd SKL SOU2017:82 Vingåker och Katrineholm 47

48 Rapport VÅK802 Utvärdering RevA Sida 29 (29) 48

49 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 432/ Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung företagsamhet Förslag till beslut Kommunstyrelsen beviljar ekonomiskt stöd till Ung företagssamhets verksamhet i Sörmland med 3 kr per invånare, baserat på invånare, till beloppet av kr per läsår för 2017/2018, 2018/2019 samt 2019/2020. Kostnaden kommer belasta kostnadsställe Beskrivning av ärendet Organisationen Ung Företagsamhet (UF) verkar med processutbildningen UFföretagande på gymnasiet. Våra ungdomar från Vingåker deltar i olika omfattning i UF-företagande under sin gymnasietid. Ung Företagsamhet har också läromedel för låg, mellanstadiet och högstadiet i grundskolan. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Ansökan, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 49

50 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår handläggare Suzan Östman Bäckman , suzan.backman@vingaker.se Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagsamhet, UF Förslag till beslut Förvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Att bevilja ekonomiskt stöd till UF:s verksamhet i Sörmland med 3 kr per invånare, baserat på invånare, till beloppet av kr per läsår för 2017/2018, 2018/2019 samt 2019/2020. Finansiering tas ur kostnadsställe 0121 projektmedel. Sammanfattning Organisationen Ung Företagsamhet (UF) verkar med processutbildningen UFföretagande på gymnasiet. Våra ungdomar från Vingåker deltar i olika omfattning i UF-företagande under sin gymnasietid. Ung Företagsamhet har också läromedel för låg, mellanstadiet och högstadiet i grundskolan. Ärendets beredning Nuvarande näringslivsansvarig har sedan läsåren 2011/2012 sett till att ha bra insyn i deras verksamhet genom bl.a. möten, juryarbete på UF mässa, deltagande vid partnerskapsträff ofta i samarbete med näringslivskontoren i KFV regionen. En ansökan om ekonomiskt stöd för Ung Företagsamhet i Södermanland har inkommit för ökad finansiering med en extra krona för läsåren 2017/2018 och kommande två läsår 2018/2019 samt 2019/2020. Näringslivskontoret Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

51 Bakgrund Organisationen Ung Företagsamhet ger ungdomar möjlighet att driva ett eget företag med sina egna affärsidéer som en del av sin utbildning. Sedan 2012 har Ung Företagsamhet Södermanland också material för låg, mellan och högstadiet. För utom att eleverna lärt sig mer om företagande är det känt att driva UFföretag också stärker deras självkänsla samt att deras initiativ-, samarbets- och problemlösningsförmåga ökar. 2 (2) UF ansöker nu om ett stöd från Vingåkers kommun på 3kr per kommuninvånare vilket är en ökning med 1kr från tidigare år. Förra läsåret ansökte UF för 3kr och kommunstyrelsen tog beslut att inte höja. Nu har flera kommuner i Sörmland beslutat om en höjning inklusive Katrineholms kommun, som har de flesta av våra gymnasieelever. UF ansöker om en finansiering med ett treårigt avtal (med sex månaders ömsesidig uppsägning). Förvaltningens ståndpunkt Vingåkers kommun och kommunstyrelsen skall verka för att öka nyföretagande i kommunens samt utöka samarbetet med skolan näringsliv. Genom att stödja UF med dess verksamhet bidrar vi till att stimulera nyföretagandet och ungdomarnas kreativitet på ett framgångsrikt sätt. Ung Företagsamhet kostade tidigare kommunen kr per läsår räknat på 2kr/invånare. En ökning till 3kr per kommuninvånare skulle kosta ytterligare 9 197kr, d.v.s kr (baserat på befolkningsstatistik från aug 2017). Katrineholms kommun har redan ökat till 3kr samt att näringslivskontoren i KFV regionen har lyckats med att den regionala UF mässan arrangeras i Katrineholm 2018 och Förvaltningens ståndpunkt är då att Vingåkers kommun bör öka finansieringen med 1kr. Finansiering tas ur kostnadsställe 0121 projektmedel. Bilagor Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung Företagsamhet i Södermanland. VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Suzan Östman Bäckman Näringslivsansvarig Ralf Hedin Kommunchef 51

52 Till Vingåkers kommun Suzan Östman-Bäckman Ansökan om ekonomiskt stöd Ung Företagsamhet Södermanland Ung Företagsamhet fortsätter sin nationella satsning och en såväl ambitiös som realistisk målbild har antagits för de kommande fyra läsåren. I Södermanland ser vi, i linje med detta, att det är högst önskvärt och fullt möjligt att utveckla vår regionala verksamhet vidare. Målet är att ge så många elever som möjligt chansen att testa sin kreativa förmåga och sina entreprenörsegenskaper och därmed i allt större utsträckning nå de dokumenterat goda effekterna av UF:s koncept för både elever och det regionala näringslivet. Därför pågår en satsning från vår sida med fokus på kvalitativ tillväxt för vår utbildning och för våra läromedel i länets skolor. Huvudområden i satsningen är Mer konstruktiv tid med kommunerna och skolorna för att utveckla samarbetet UF-företagande för alla oavsett program - satsning fortsätter! Tydliga och strukturerade aktiviteter för grundskole- och gymnasielärare samt elever. Aktiviteterna utformas bl. a från nöjd kund -mätningar som genomförs bland lärarna med start våren Vingåkers kommuns grundskolor ska fortsatt tillhandahållas läromedel kostnadsfritt från Ung Företagsamhet. Under 2016/2017 ser vi en tydlig utveckling i regionen och målsättningen för 2017/2018 är ytterligare positiv utveckling, vi spås nå rekordmånga elever innevarande läsår. Samtidigt som vi eftersträvar att nå fler elever är det dock viktigt att påpeka att satsningen är långsiktig och fokuserar på kvalitet. Målsättningen skall nås bl. a genom ökade aktiviteter för lärare och elever och för att möjliggöra detta behövs tillräckliga resurser och lämplig kompetens och erfarenhet på personalsidan. Vi arbetar f n med att stärka vår finansiering från flera håll, och då kommunstödet i Vingåker varit oförändrat under en period ansöker vi om ett stöd på 3 kr per invånare, istället för 2 kr, fr. o m läsåret 2017/2018. I dagsläget ser vårt offentliga stöd från länets kommuner ut som följande: Eskilstuna 3 kr/inv, Nyköping 3 kr/inv, Katrineholm 3 kr/inv, Strängnäs 3 kr/inv, Trosa 3 kr/inv, Flen 2 kr/inv (ansökan 3 kr/inv), Vingåker 2 kr/inv (ansökan 3 kr/inv) Gnesta 2 kr/inv (ansökan 3 kr/inv,) Oxelösund 0 kr/inv (ansökan 3 kr/inv) Vi önskar vidare, av praktiska skäl, att vi ingår ett treårigt avtal (med sex månaders ömsesidig uppsägning) fr. o m 2017/2018 och att fakturering från oss kan ske i början av varje läsår. För att ni bättre skall kunna följa vårt arbete får ni också status- och verksamhetsrapporter i samband med terminsavsluten. Ung Företagsamhet i Södermanland, Honnörsgatan 2a, Strängnäs 1(2) Tel: , sodermanland@ungforetagsamhet.se 52

53 Med vänlig hälsning, Ung Företagsamhet i Södermanland Josefin Bengtsson Regionchef Väsentliga aktiviteter som ingår i vår målsättning för kommunen de kommande åren Aug-sep Löpande April Maj-juni Juni Löpande Uppstartsmöte med näringslivschef och regionchef UF Riktade insatser för att höja entreprenörskap i Vingåkers grundskolor Nöjd kund mätning lärare (gymnasium och grundskola) Summering innevarande samt uppstart kommande läsår med näringslivschef och UF-ansvarig Grundutbildning lärare vid behov även grundskollärare Deltagande vid kommunens skolledningsmöte för att öka kännedomen och kunskapen om UF (2 ggr under året) Övriga mål: Satsning IM-program, ge fler nyanlända chans att komma in i samhället genom UF-företagande. Gäller för hela länet. 2(2) 53

54 UF-Elever folkbokförda i Vingåkers kommun Treårig statistik över gymnasielever som är folkbokförda i Vingåkers kommun och driver UF-företag. Samt skola som UF-företaget är verksamt på! Elever folkbokförda i Vingåker 16/17 15/16 14/15 Duveholmsgymnasiet Europaskolan Strängnäs katrineholm Tekniska College Lindengymnasiet Öknaskolan Totalt antal elever

55 Grundskolor i Vingåkers kommun som tagit emot läromedel 2016/2017 Varje läromedel är beräknat för en klassuppsättning om 30 elever. Vårt samhälle lämpar sig främst till åk. 1-5 Läs mer här! Se möjligheterna lämpar sig främst till åk. 6-9 Läs mer här! Min framtid & ekonomi lämpar sig främst till åk. 9 Läs mer här! Vårt Samhälle 16/17 Se möjligheterna 16/17 Min framtid & ekonomi 16/17 Slottsskolan Sävstaskolan Marmobyns skola Högsjö skolan Österåkerbygdens friskola

56 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida Au 173 Dnr 432/ Ansökan om ekonomiskt stöd till Ung företagsamhet Arbetsutskottet beslut Förslag till kommunstyrelsen Kommunstyrelsen beviljar ekonomiskt stöd till Ung företagssamhets verksamhet i Sörmland med 3 kr per invånare, baserat på invånare, till beloppet av kr per läsår för 2017/2018, 2018/2019 samt 2019/2020. Kostnaden kommer belasta kostnadsställe Beskrivning av ärendet Organisationen Ung Företagsamhet (UF) verkar med processutbildningen UFföretagande på gymnasiet. Våra ungdomar från Vingåker deltar i olika omfattning i UF-företagande under sin gymnasietid. Ung Företagsamhet har också läromedel för låg, mellanstadiet och högstadiet i grundskolan. Reservation Charlotte Prennfors (M) reserverar sig mot beslutet med hänvisning till att tillräckligt med information för att ta ett beslut i ärendet inte har presenterats. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Ansökan, Justerandes sign Utdragsbestyrkande 56

57 Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Sida (226) Plats och tid Torsdagen den 30 november 2017 i Hjälmaren, kommunhuset, kl Beslutande Övriga deltagande Anneli Bengtsson (S), ordförande Robert Skoglund (S) Charlotte Prennfors (M) Leif Skeppstedt (S), ej tjänstg. ers Helena Edrenius (S), ej tjänstg. ers Anders Lundström (VTL), ej tjänstg. ers Joacim Bock, sekreterare Ralf Hedin, kommunchef Regina Westas Stedt, landsbygdsutvecklare, 167 Maria Pestrea, kommunikationschef, Rainar All, Prospero, 168 Susanne Larsson, enhetschef mat och måltid, 168 Mattias Gustafsson, personalchef, 168 Utses att justera Charlotte Prennfors Justeringens Kommunhuset, fredagen den 1 december 2017, kl plats och tid Sekreterare... Paragrafer Joacim Bock Ordförande... Anneli Bengtsson Justerande... Charlotte Prennfors ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Kommunstyrelsen Arbetsutskottet Sammanträdesdatum Datum för Datum för anslags uppsättande anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunhuset Underskrift... Namnförtydligande Joacim Bock Justerandes sign Utdragsbestyrkande 57

58 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 73/ Uppföljning av kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök Förslag till beslut Kommunstyrelsen lägger informationen till handlingarna. Beskrivning av ärendet Uppföljning har skett genom att de nyckeltal och förslag som lyfts i de konsultrapporter och utredningar som togs fram inför beslutet om centralkök, jämförts med nuvarande organisation. Resultatet av uppföljningen redovisas i rapporten Uppföljning kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, Utvärdering Justerandes sign Utdragsbestyrkande 58

59 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) Datum Vår handläggare Susanne Larsson susanne.larsson2@vingaker.se Vår beteckning Uppföljning kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen lägger utredningen till handlingarna. Sammanfattning Måltidens kostnader, miljö och kvalité beror på en rad aspekter. Då krav, uppdrag och organisation för kommunens måltidsverksamhet har förändrats genom åren, är det svårt att ge en rättvisande jämförelse före och efter införandet av ett gemensamt centralkök. Uppgifter av måltidernas miljöpåverkan och upplevda kvalité saknas också från tiden före centralköket, varvid dessa aspekter enbart kan resoneras kring utifrån de rapporter som finns bevarade. Någon exakt kostnadsbesparing för vad införandet av centralkök har inneburit går därav inte att fastställa. Vissa besparingar har gjorts men de har inte uppgått till de nivåer som konsultrapporterna inför beslutet kalkylerat med. Största anledningen att besparingen inte nåtts fullt ut är att den beräknade bemanningen i mottagningsköken visade sig vara för låg för att klara av uppdraget. Kombinationstjänsten kök/städ har även inneburit vissa svårigheter. VK101S v , Tjänsteärende uppföljning centralkök Nyckeltal för måltidsverksamhetens miljöpåverkan saknas för delar av perioden. Förändringen har dock inneburit ökade transporter och troligtvis ett ökat matsvinn. Nybygget av ett modernt centralkök har möjliggjort samordnade transporter och möjlighet för lokala leverantörer att leverera till kommunen. Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

60 Inga utvärderingar av upplevd matkvalitet finns bevarade från när förskolorna och Vidåkerskolan lagade mat på plats. Humlegårdens kök och restaurang har genomfört ett omfattande utvecklingsarbete där mer mat lagas från grunden med ekologiska, närproducerade och rättvisemäkta råvaror av hög kvalitet. Stora delar av denna utveckling hade kunnat genomföras oavsett antal tillagningskök. 2 (3) Det finns inga entydliga svar på hur den bästa måltidsverksamheten bör vara organiserad gällande ekonomi, miljö och kvalitet. Flera aspekter och förutsättningar påverkar valet av kök, varvid en långsiktig strategi bör tas fram och respektive kök utvärderas separat. Fördelar med respektive kökstyp Centralkök Kostnadseffektivt vid flera små enheter Bättre förutsättningar att säkerställa kockkompetens Bättre förutsättningar för samordnade transporter Tillagningskök Kostnadseffektivit vid större enheter Mindre transporter Mindre administration Kocken närmare matgästen skapar bättre kommunikation och ökar gästens delaktighet. Bättre förutsättningar för måltidspedagogik Minskar matsvinnet och möjliggör fler maträtter Ärendets beredning Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att återkomma med en uppföljning kring kostnader, miljö och kvalité, sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. Enheten Mat & Måltider inom kommunledningsförvaltningen har handlagt ärendet. Bakgrund Uppföljning har skett genom att de nyckeltal och förslag som lyfts i de konsultrapporter och utredningar som togs fram inför beslutet om centralkök, jämförts med nuvarande organisation. Resultatet av uppföljningen redovisas i rapporten Uppföljning kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. 60

61 VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen 3 (3) Ralf Hedin Kommunchef Susanne Larsson Enhetschef Mat & Måltider 61

62 Datum Uppföljning centralkök 1 (13) Våra handläggare Susanne Larsson, Susanne.larsson2@vingaker.se VK300S v , Uppföljning centralkök red 24 sept 1 Uppföljning kostnader, miljö och kvalité sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök 1.1 Sammanfattning Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att återkomma med en uppföljning kring kostnader, miljö och kvalité, sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. Måltidens kostnader, miljö och kvalité beror på en rad aspekter. Då krav, uppdrag och organisation för kommunens måltidsverksamhet har förändrats genom åren, är det svårt att ge en rättvisande jämförelse före och efter införandet av ett gemensamt centralkök. Uppgifter av måltidernas miljöpåverkan och upplevda kvalité saknas också från tiden före centralköket, varvid dessa aspekter enbart kan resoneras kring utifrån de rapporter som finns bevarade. Någon exakt kostnadsbesparing för vad införandet av centralkök har inneburit går därav inte att fastställa. Vissa besparingar har gjorts men de har inte uppgått till de nivåer som konsultrapporterna inför beslutet kalkylerat med. Största anledningen att besparingen inte nåtts fullt ut är att den beräknade bemanningen i mottagningsköken visade sig vara för låg för att klara av uppdraget. Kombinationstjänsten kök/städ har även inneburit vissa svårigheter. Nyckeltal för måltidsverksamhetens miljöpåverkan saknas för delar av perioden. Förändringen har dock inneburit ökade transporter och troligtvis ett ökat matsvinn. Nybygget av ett modernt centralkök har möjliggjort samordnade transporter och möjlighet för lokala leverantörer att leverera till kommunen. Inga utvärderingar av upplevd matkvalitet finns bevarade från när förskolorna och Vidåkerskolan lagade mat på plats. Humlegårdens kök och restaurang har genomfört ett omfattande utvecklingsarbete där mer mat lagas från grunden med Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Källstugugatan Tel vx Fax E-post: bou@vingaker.se Pg Bg

63 ekologiska, närproducerade och rättvisemäkta råvaror av hög kvalitet. Stora delar av denna utveckling hade kunnat genomföras oavsett antal tillagningskök. 2 (13) Det finns inga entydliga svar på hur den bästa måltidsverksamheten bör vara organiserad gällande ekonomi, miljö och kvalitet. Flera aspekter och förutsättningar påverkar valet av kök, varvid en långsiktig strategi bör tas fram och respektive kök utvärderas separat. Fördelar med respektive kökstyp Centralkök Kostnadseffektivt vid flera små enheter Bättre förutsättningar att säkerställa kockkompetens Bättre förutsättningar för samordnade transporter Tillagningskök Kostnadseffektivit vid större enheter Mindre transporter Mindre administration Kocken närmare matgästen skapar bättre kommunikation och ökar gästens delaktighet. Bättre förutsättningar för måltidspedagogik Minskar matsvinnet och möjliggör fler maträtter 1.2 Uppdrag Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att återkomma med en uppföljning kring kostnader, miljö och kvalité, sedan kommunen övergick till ett gemensamt centralkök. 63

64 1.3 Bakgrund Under de senaste tjugo åren har Vingåker kommun genomfört en rad organisatoriska förändringar gällande kommunens måltidsverksamhet. I början av 2000-talet lagades mat på samtliga förskolor samt på Humlegården och Vidåkersskolan (nuvarande Slottsskolan 7-9). Vidåkersskolan lagade och skickade mat till övriga skolor i kommunen. I olika etapper har sedan förskolornas tillagningskök samt Vidåkersskolan ställt om till mottagningskök och all matlagning har flyttats till ett gemensamt centralkök i Humlegårdens kök & restaurang. 3 (13) Under perioden har verksamheten även påverkats av att antalet enheter förändrats då nya förskolor har tillkommit, en skola har lagts ner och en skola övergått i friskoleregi. Vidare har matdistributinen till pensionärer i eget boende övergått från utkörning av varm mat dagligen till kalla matlådor en gång i veckan. Humlegården levererar även matlådor till Katrineholm och Flens kommun vilket gör att denna verksamhet utökats de senaste åren. Ombyggnationen av Humlegårdens kök har även påverkat varutransporterna. Idag finns förutsättningar för gemensam varudistribution vilket underlättar för lokala leverantörer och minskar tung biltrafik på våra skolor och förskolor. Kraven på de offentliga måltiderna har höjts under de senaste åren, från såväl medborgare, myndigheter och beslutsfattare. Den nya skollagen ställer krav på näringsriktiga skolluncher, Livsmedelsverket förordar mer matglädje och ett större ansvar för vår miljö. Socialstyrelsen höjer målen för minskad undernäring. I Vingåker har målen för måltidsverksamheten tydliggjorts i det måltidspolitiska programmet. Med utgångspunkt i de nya riktlinjerna och styrdokumenten har måltiderna i Vingåkers kommun förändrats genom att mer mat lagas från grunden och andelen ekologiska, rättvisemärkta och närproducerade livsmedel har ökat. Matsvinnet minskar och råvaror väljs med hänsyn till klimatpåverkan. Elever och barn görs mer delaktiga i måltiderna och arbetet med att synliggöra och minska undernäringen bland äldre har påbörjats Matlagning på kommunens förskolar, Vidåkersskolan & Humlegården 2001 bedrevs matlagning på alla kommunens förskolor med undantag av förskolan i Baggetorp, den första förskolan med mottagningskök. Skolmåltiderna lagades på Vidåkerskolan (Nuvarande Slottsskolan 7-9) och kördes ut till mottagningsköken på skolorna. Humlegården lagade mat till kommunens särskilda boenden för äldre samt till hemmaboende pensionärer. 64

65 1.3.2 Mottagningskök på Landsbyggdens förskolor 2003 omvandlades förskoleköken på landsbygden till mottagningskök. Förändringen innebar en möjlighet att minska personalstyrkan från 1,25 tjänst per förskola till 0,75 tjänst (kombinationstjänst för måltider/städ). Utvärdering visade att personalen upplevde att det var svårt att hinna med båda sysslorna då det innebar flera byten mellan ren och oren syssla under dagen. Till följd av detta minskades städfrekvensen till varannandagsstädning på delar av förskolorna. 4 (13) All matlagning flyttas till Humlegårdens centralkök 2007 invigdes det nya moderna centralköket på Humlegården. All kommunens matlagning flyttades dit och tillagningsköken på förskolorna i centralorten och Vidåkerskolan gjordes om till mottagningskök. Ambitionen var att förskolorna skulle koka potatis, ris och pasta samt tillreda sallad på plats. Medan måltidens huvudkomponent skulle skickas från Humlegården. Det visade sig dock att personalresurserna i förskoleköken (0,75 städ/kök) inte räckte till för de utökade arbetsuppgifterna och istället fick Humlegården skicka även dessa komponenter. 1.4 Kostnader Det är svårt att få en rättvisande jämförelse av måltidsverksamhetens kostnader under åren. Dels har förändringarna skett under så lång tid att hänsyn måste tas till inflation och kostnadsförändringar i övrigt. Verksamhetens uppdrag och omfattning har också förändrats. Flera olika förvaltningar har varit berörda och olika kombinationstjänster och ekonomiska prismodeller har använts. I de utredningar som gjorts saknas en del uppgifter som skulle underlätta en uppföljning. Främst saknas uppgifter om tjänstgöringsgrader i skolornas mottagningskök före matlagningen flyttades till Humlegården, samt vilka kostnader som räknats med i den planerade mottagningsorganisationen. I beräkningarna har därför mottagningsskolornas nuvarande bemanning använts då det inte framkommer att några stora förändringar gjort på dessa enheter. För beräkningar gällande motagningsorganisationen används specificerad tjänstgöringsgrad och inte de kostnader som redovisas i Kostutredningen från Detta gör det lättare att jämföra med nuvarande lönenivåer. Kraven på inköpta råvaror har höjts avsevärt och andelen ekologiska, närproducerade, rättvisemärkta och svenska råvaror har ökat kraftigt. Råvarukostnader kommer därför inte att ligga till grund för jämförelsen. Råvarukostnaden för en skollunch har ökat från 6,55 kr 2004 till 10,40 kr

66 1.4.1 Kostnader matlagning på kommunens förskolar, Vidåkersskolan & Humlegården 2001 fanns fyra förskolor med totalt 11 avdelningar i centralorten. Alla lagade mat på plats och bemanningen var fördelad 3,75 måltider och 2,5 städ, men med sammarbete sinsemellan. 5 (13) Även förskolorna på landsbyggden lagade mat på plats, med undantag av förskolan i Baggetorp. Bemanningen på tillagningsförskolorna var 0,75 måltider och 0,5 städ, och i Baggetorp fanns en kombinationstjänst 0,75 måltider/städ. Totala resurser på landsbygdens 4 förskolor var 2,625 måltider och 1,875 städ, fördelade på 7 avdelningar. Vidåkersskolan lagade mat till samtliga skolor samt Baggetorps förkola och bemannades av 6 kockar. Humlegården lagade mat till husets restaurang, särskilt boende samt hemmaboende pensionerar och bemannades av sammanlagt 12 kockar och måltidsbiträden. Om bemanningen på kommunens mottagningsskolor har varit oförändrad, vilket uppgifter saknas för, var den totala tjänstgöringsgraden för hela måltidsverksamheten 30,85 tjänst, 2001 innan tillagningsköken lades ner. Om nytillkomna förskolor räknas bort är motsvarande tjänstgöringsgrad i nuvarande organisation 25,76. Därtill kommer transportkostnader som 2017 beräknas till kr. Vid en omräkning utifrån 2017 års medellön på kr innebär det en årlig besparing på 1752 tkr. (5,09 tjänst*24500 kr*12,2 *1, kr). Hela denna besparing kan ej tillskrivas införandet av centralkök då bemanningen på Humlegården har minskat med 1,25 tjänst (560 tkr), samtidigt som enheten mer än fördubblat antalet producerade portioner sedan Förändringarna har varit många och jämförelsetalen är därför osäkra. Många olika faktorer har påverkat Mottagningskök på Landsbyggdens förskolor När landsbyggdens förskolor gjordes om till mottagningskök gjordes en nerdragning av personalresurser från 4,5 tjänst för måltider/städ till 3. Samtidigt utökades personalresursen på Vidåkerskolan med 0,5 tjänst och en transportkostnad på kr tillkom. Utifrån dåtidens snittlön på kr per månad bör verksamhetsförändringen genererat en besparing på kr (1,5 0,5 tjänst*12,2*1, kr). Omräknat i 2017 års prisläge, bör besparingen motsvara kr (1,5 0,5 tjänst*24500*12,2*1, kr). 66

67 1.4.3 Centralortens förskolor görs om till mottagningskök När tillagningsköken i centralortens förskolor lades ner skulle kockarna ersättas av 0,5 ekonomibiträdestjänst per förskola. Vilket gav en minskning på 1,5 tjänst. Efter tillkommande transportkostnader skulle besparingen bli 350 tkr. 6 (13) Beräknad besparing minskad personalkostnad: -457 tkr ökade transportkostnader: +107 tkr Besparing: 350 tkr Då kombinationstjänster innebär en viss tidsförlust vid bytet av arbetsuppgift och övergången från ren till oren syssla, har det inte räckt med 0,5 tjänst per förskola. Istället har schablonen 0,33 tjänst per avdelning för måltider/städ använts. På de fyra förskolorna i centralorten blev besparingen istället 1,14 tjänst. Utifrån 2004 års löneläge har den faktiska besparingen blivit 105 tkr lägre än beräknat, dvs. 245 tkr. Hur stor besparingen är per förskola skiljer sig åt beroende på förskolans storlek. Gränden som är den största förskolan har minskat sin bemanning med 0,18 tjänst. Borträknat 27 tkr för ökad transport innebär det en besparing på 30 tkr utifrån 2004 års lönenivå. Källstugan som är den minsta förskolan med bara 55 barn har minskat sin bemanning med 0,25 tjänst vilket genererar en större besparing fördelat på färre barn. I vilken grad bemanningen på centralköket höjts i samband med övertagandet av centralortens förskolemat är svår att följa upp då det i samband med denna förändring även gjordes stora förändringar i centralkökets övriga uppdrag. 275 portioner varav 15 % specialkost bör dock ha krävt ökad bemanning. Vid en ökad tjänstgöringsgrad med 0,5 tjänst, motsvarande 146 tkr, bör den faktiska besparingen vara ungefär 99 tkr. Faktisk besparing 99 tkr (2004 års löneläge) Vilket motsvara 169 tkr i 2017 års löneläge 67

68 1.5 Miljö Övergången från flera tillagningskök till ett centralkök bör även belysas ur ett miljöpåverkansperspektiv. Mätbara nykeltal inom detta område saknas dock varför en kvantitativ jämförelse är svår att genomföra. Några positiva och negativa aspekter som kan nämnas är 7 (13) Ökat antal transporter vilket innebär ökade utsläpp Matsvinnet är generellt sett betydligt högre i mottagningskök än i tillagningskök. Färre antal tillagningskök innebär en lägre elförbrukning för matproduktionen, medan längre varmhållningstider ökar elförbrukning. Utbyggnaden av centralköket har möjliggjort för små lokala företag att leverera till en leveransadress varvid närproducerade livsmedel har ökat. 1.6 Kvalité Vad som kännetecknar god matkvalité har lika många svar som det finns medborgare. Det finns inga sparade resultat från eventuella brukarundersökningar innan införandet ett gemensamt centralkök. God matkvalité handlar om så mycket mer än bara hur maten smakar. Allt från måltidsmiljö, social samvaro, delaktighet, valmöjligheter och hur vällagad maten är. Därför är det svårt att göra en kvantitativ bedömning av matens kvalité. Ett utvecklingsarbete har dock genomförts de senaste åren där mer mat lagas från grunden för att öka gästernas kundnöjdhet. Andra kvalitativa aspekter kan vara. Transport av mat innebär längre varmhållningstider som påverkar kvalitén på vissa maträtter negativt. När matlagningen samlas i ett tillagningskök kan kockkompetens säkerställas trots att det råder brist på utbildade kockar i branschen. 1.7 Framtida organisation Kostnader Driftkostnader Om det är mest kostnadseffektivt med flera tillagningskök eller ett centralkök beror på en rad aspekter. Den mest kostnadseffektiva organisationen är då många matgäster äter på samma ställe i anslutning till ett tillagningskök. Då utnyttjas stordriftsfördelar samtidigt som kostnadsdrivande processer som extra administration (beställningar, informationsflöde etc.) och varudistribution uteblir. De kostnadsdrivande processer det innebär när mat tillagas i ett kök och åtnjuts på en annan plats måste sättas i relation till antalet portioner som tillagas och transporteras. Om antalet matgäster (portioner) är alltför litet kan det vara 68

69 oekonomiskt att enheten ska bära kostnaden för en egen kock. För att mottagningsköket ska vara lönsamt förutsätts det dock att organisationen har tillräckligt många mottagningskök som tillsammans kan bära kostnaderna för ett gemensamt centralkök och transporter. 8 (13) Räkneexempel driftkostnader I kalkylen har kostnader för personal i centralköket samt transportkostnader hämtats från dagens organisation. Förskola 2 avdelningar 40 barn med mottagningskök Personalkostnad i centralköket 0,2 (inkl. adm.) kr Transportkostnad kr Personalkostnad mottagningsköket 0,5 tjänst kr Total kostnad kr Förskola 2 avdelningar 40 barn med tillagningskök Personalkostnad tillagningsköket 1,0 tjänst kr Total kostnad kr Förskola 4 avdelningar 80 barn med mottagningskök Personalkostnad i centralköket 0,35 (inkl. adm.) kr Transportkostnad kr Personalkostnad mottagningsköket 0,83 tjänst kr Total kostnad kr Förskola 4 avdelningar 80 barn med tillagningskök Personalkostnad tillagningsköket 1,2 tjänst kr Total kostnad kr Skolrestaurang 100 elever med mottagningskök Personalkostnad i centralköket 0,35 (inkl. adm.) kr Transportkostnad kr Personalkostnad mottagningsköket 0,75 tjänst kr Total kostnad kr Skolrestaurang 100 elever med tillagningskök Personalkostnad mottagningsköket 1,0 tjänst kr Total kostnad kr Skolrestaurang 300 elever med mottagningskök Personalkostnad i centralköket 0,75 (inkl. adm.) kr Transportkostnad kr Personalkostnad mottagningsköket 2,5 tjänst kr Total kostnad kr 69

70 Skolrestaurang 300 elever med tillagningskök Personalkostnad tillagningsköket 2,75 tjänst kr Total kostnad kr 9 (13) Investering Utöver driftkostnaderna tillkommer en ökad investeringskostnad för tillagningskök. Vid nybyggnation efter moden standard är prisdifferensen ungefär tkr högre för ett tillagningskök än ett mottagningskök, beroende på storlek och val av utrustning. Med en avskrivning på 10 år innebär det en ökad årlig kostnad på kr per kök. Vid upprustning av ett befintligt mottagningskök till tillagningskök krävs en investering av utrustning på mellan 250 tkr och 1000 tkr under förutsättning att lokalen är anpassad för denna typ avverksamhet. Med en avskrivning på 10 år innebär det en ökad årlig kostnad på kr per kök. 1.8 Miljöaspekter Fler tillagningskök i Vingåkers kommun skulle ha en positiv påverkan på miljön. I Vingåkers skolor och förskolor slängs ungefär 4,5 ton mat årligen, vilket motsvarar ett koldioxidutsläpp på CO2e. Matlagning på plats innebär att kockarna kan laga lite mat i taget för att anpassa mängderna efter åtgång. Samtidigt kan matrester tas tillvara och användas i nya maträtter eller som extra lunchalternativ. En minskning av serveringssvinnet med 50 % är ingen orimlighet om matlagningen sker på plats nära matgästen. Störts positiv klimatpåverkan på sikt sker dock om vi ändrar våra konsumtionsmönster. Här kan måltiderna i skolrestaurangerna och på förskolan ha en viktig roll i arbetet att lära framtidens medborgare hur vi kan välja att äta mer klimatsmart. Genom att arbeta med måltidspedagogik och erbjuda smakportioner och ett utökat antal maträtter och salladsbord, skapas nyfikenhet för nya livsmedel och grönsaker. Detta går självklart att göra även i dagens organisation men underlättas av att kockarna kommer närmare sina matgäster och kan arbeta mer med delaktighet. Vidare minskar koldioxidutsläppen i takt med minskade mattransporter. 70

71 1.9 Matkvalité Matens faktiska kvalité behöver inte vara bättre för att maten lagas på plats. Vanligt är dock att den upplevda matkvaliten ökar då matgästen träffar kocken i samband med servering och har möjlighet att få maten presenterad mer uttrycksfullt. Matgästerna har även större möjligheter att påverka och ge feedback till kockarna då dem träffas varje dag och skapar en relation. Matlagning på plats möjliggör för kockarna att erbjuda fler alternativ vilket ökar chansen att matgästerna hittar något som tilltalar dem. 10 (13) Minskade varmhållningstider skulle påverka kvalitén positivt på känsliga livsmedel som exempelvis potatis, fisk, kycklingfilé, kött och biffar. Fördelen med att samla kommunens kockar i ett centralkök är att kockkompetens enklare kan tryggas trots att det råder brist på utbildade kockar i branschen. Om fler tillagningskök ska öppnas behöver en utbildningssatsning göras för att säkerställa framtidens kockbehov Förutsättningar Vingåkers kommun Nyckeltal Kostnader per port Årlig kostnad Personal tillagning Personal mottagning Transport Livsmedel Admin Kostnad per port Nuvarande organisation 9,49 kr 12,22 kr 0,95 kr 11,31 kr 1,50 kr 38,87 kr Tillagning skolor i centalorten 16,33 kr 5,53 kr 0,78 kr 11,31 kr 1,49 kr 38,86 kr Tillagning skolor & förskolor på Landsbygden 13,08 kr 9,49 kr 0,42 kr 11,31 kr 1,51 kr 39,22 kr Tillagningskök förskolor centralort 12,31 kr 10,38 kr 0,60 kr 11,31 kr 1,52 kr 39,53 kr Enbart tillagningskök 24,06 kr 11,31 kr 1,55 kr 40,33 kr övriga kostnader kr kr kr kr kr Kostnad per år kr kr kr kr kr 71

72 Tillagningskök skolor i centralorten Då skolorna i centralorten har så pass stort elevantal skulle driftkostnaderna på dessa skolor minska med tillagning på plats. 11 (13) Lokaler Goda förutsättningar för tillagningskök i centralortens skolor finns idag. Slottsskolan 7-9 lagar mat redan idag och Sävsta skolan håller på att upprustas till tillagningskök så att dessa kan fungera som reserv kök i samband med Humlegårdens golvrenovering. I Slottsskolan F-6 finns stora renoveringsbehov i mottagningsköket, dels p.g.a. slitage men även då antalet barn/elever utökats då Slottets förskola flyttat in i skolans lokaler. Köket saknar tillräckliga förvaringsmöjligheter och förutsättningar för en effektiv diskhantering. Bristen på förvaringsutrymmen gör att Slottsskolan F-6 inte har samma möjligheter som övriga skolor att värma mat under dagen vilket innebär längre varmhållningstider och ett ökat svinn jämfört med övriga skolor. Vingåkers hem har investeringsmedel för samtliga ytskikt i köket. I samband med en renovering kan ett tillagningskök byggas till en relativt låg merkostnad om köket ändå byggs om så det blir ändamålsenligt för det stora barnantalet. Personalresurser vid tillagning på plats Samtliga skolkök i centralorten har kockkompetens i befintlig personalgrupp. Viss internutbildning krävs för att säkerställa kompetens och trygga produktionen vid sjukdom. Vid matlagning på plats behöver bemanningen höjas med 0,25 tjänst per kök, vilket är positivt i arbetet med rätten till heltid. Måltidspersonal är en arbetsgrupp där många fortfarande inte arbetar heltid Tillagningskök förskolor i centralorten Lokaler Goda förutsättningar för tillagningskök i flera av centralortens förskolor finns idag då förskolorna från början är byggda som tillagningskök. Stora delar av utrustningen är dock borttagen och behöver införskaffas för att återställa mottagningsköken till tillagningskök. Källstugan och Lärkans förskola kan komma att flytta till nya förskolelokaler varvid en investering i tillagningskök bör vänta. 72

73 Personalresurser vid tillagning på plats Kockkompetens finns på några av centralortens förskolor. Kombinationstjänsten kök/städ innebär vissa svårigheter för att en god hygien och dagsplanering ska uppehållas. Därav kan städet effektiviseras vid specialisering av uppdraget. 12 (13) Vingåker Landsbygd Lokaler Skolköket i Marmorbyn har goda förutsättningar att göras om till tillagningskök. Om köket utrustas till tillagningskök finns förutsättningar att laga till både skola & förskola i Marmorbyn. Baggetorp har varit tillagningskök och kan åter utrustas för tillagning på plats. Skolköket i Högsjö är förlagt i en källare och stort renoveringsbehov föreligger. Vid renovering och utbyggnad/flytt av skolköket kan köket laga mat till både skola och förskola som ligger i samma byggnad. Personalresurser Kockkompetens finns delvis i befintlig personalgrupp. Samordningsvinster i skolkök/förskolekök kan göras där förskola och skola ligger nära varandra. I Baggetorp och Österåker saknas kommunal skola vilket gör att barnantalet är väldigt låg. Matlagning på dessa orter blir därav relativt kostsamt Fortsatt beredning av ärendet Det finns inga entydliga svar på hur den bästa måltidsverksamheten bör vara organiserad gällande ekonomi, miljö och kvalitet. Flera aspekter och förutsättningar påverkar valet av kök, varvid en långsiktig strategi och investeringsplan bör tas fram där respektive kök utvärderas separat. En tydlig strategi och viljeinriktning kan komplettera det måltidspolitiska programmet och underlätta framtida beslut och prioriteringar. 73

74 Fördelar med respektive kökstyp Centralkök Kostnadseffektivt vid flera små enheter Bättre förutsättningar att säkerställa kockkompetens Bättre förutsättningar för samordnade transporter 13 (13) Tillagningskök Kostnadseffektivit vid större enheter Mindre transporter Mindre administration Kocken närmare matgästen skapar bättre kommunikation och ökar gästens delaktighet. Bättre förutsättningar för måltidspedagogik Minskar matsvinnet och möjliggör fler maträtter 74

75 Sammanträdesprotokoll Sammanträdesdatum Kommunstyrelsen Sida Ks Dnr 433/ Revidering av informationssäkerhetspolicy Förslag till beslut Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige antar den reviderade informationssäkerhetspolicyn för Vingåkers kommun. Beskrivning av ärendet Informationssäkerhetspolicyn är Vingåkers kommuns övergripande styrdokument för informationssäkerhet. Policyn gäller för nämnder och Vingåkers kommuns bolag om inte särskilda avtal/överenskommelser tecknats. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande, UTKAST - informationssäkerhetspolicy Justerandes sign Utdragsbestyrkande 75

76 TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) Datum Vår handläggare Maria Pestrea Revidering av Informationssäkerhetspolicy Förslag till beslut Kommunledningsförvaltningen föreslår att kommunstyrelsen beslutar Kommunfullmäktige godkänner den reviderade informationssäkerhetspolicyn. Sammanfattning Informationssäkerhetspolicyn är Vingåkers kommuns övergripande styrdokument för informationssäkerhet. Policyn gäller för nämnder och Vingåkers kommuns bolag om inte särskilda avtal/överenskommelser tecknats. Informationssäkerhetspolicyn är ett levande dokument som kan komma att revideras tidigare än Ärendets beredning Kommunikationschef har tillsammans med IT-strateg tagit fram underlag som bearbetats tillsammans med kommunledningsgruppen, IT-personal, samt säkerhetssamordnare. Dessutom har underlaget gått på remiss till chef/vd i kommunens bolag/förbund. Bakgrund Det finns en befintlig informationssäkerhetspolicy som ska revideras enligt plan. Informationssäkerhetspolicyn är det övergripande dokumentet för riktlinjer, rutiner och strategier inom Vingåkers kommuns informationssäkerhetsarbete. Informationssäkerhet är de åtgärder som vidtas för att förhindra att information läcker ut, förvanskas och att informationen ska vara tillgänglig för den som behöver den. Kommunledningsförvaltningen Vingåkers kommun, Vingåker Parkvägen 8 Tel vx Fax E-post: kommunstyrelsen@vingaker.se Pg Bg

77 Förvaltningens ståndpunkt Informationssäkerhetspolicyn är ett viktigt dokument som tydliggör ansvarsfördelningen samt definition och innehåll av informationssäkerhet. 2 (2) Bilagor Informationssäkerhetspolicy VINGÅKERS KOMMUN Kommunledningsförvaltningen Ralf Hedin Kommmunchef Maria Pestrea IT/kommunikationschef 77

78 Informationssäkerhetspolicy ( ) informationssäkerhetspolicy Vingåkers kommun till ks