PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2018-12-03 BS 190225 bilaga 4 Biblioteksstyrelsen Närvarande Ledamöter Bo-Anders Jönsson Lena Eskilsson Heiko Herwald Anders Ljungar-Chapelon Ulf Maunsbach Jan-Åke Nilsson Erik Swietlicki Barbara Törnkvist-Plewa Christoffer Hansson Eric Mace Lasse Bourelius Kristian Jensen Agneta Olsson Eva Nylander Ej närvarande ledamöter Mats Benner Patrik Gustafsson vicerektor, ordförande prodekan, Samhällsvetenskapliga fakulteten vicedekan, Medicinska fakulteten professor, Konstnärliga fakulteten universitetslektor, Juridiska fakulteten professor, Naturvetenskapliga fakulteten vicedekan, Lunds tekniska högskola prodekan, Humanistiska och teologiska fakulteterna studeranderepresentant studeranderepresentant bibliotekschef, Blekinge tekniska högskola, extern ledamot Head of Collections and Curation, British Library, extern ledamot överbibliotekarie em., Göteborgs universitet, extern ledamot tf. universitetsbibliotekarie, Lunds universitet professor, Ekonomihögskolan studeranderepresentant Företrädare för de anställda med närvaro- och yttranderätt Marie Hoen SACO Övriga Lena Landgren planeringskoordinator, Universitetsbiblioteket, protokollförare Jenny Lövdahl ekonom, Universitetsbiblioteket, punkterna 52 och 53 Kristoffer Holmqvist stf. universitetsbibliotekarie, punkt 55 Åsa Forsberg bibliotekarie, Universitetsbiblioteket, punkt 56
Ärende Bilagor Beslut Föredragande 46 Öppnande av sammanträdet Ordförande välkomnar alla närvarande och förklarar sammanträdet öppnat. 47 Fastställande av dagordning Styrelsen beslutar att fastställa utsänd dagordning. 48 Utseende av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Anders Ljungar-Chapelon att tillsammans med ordförande justera dagens protokoll. 49 Föregående mötesprotokoll PM 2018-10-01, Protokoll Biblioteksstyrelsen [Bilaga 49] Styrelsen beslutar att lägga protokollet från 2018-10-01 till handlingarna. 50 Meddelanden Ordföranden meddelar att Mats Benner övertar Axel Hillings plats som Ekonomihögskolans representant i styrelsen. Kvalitetsdialogerna, som haft fokus på kvalitetssäkringssystemet, är nu avslutade. De har varit mycket givande och fakulteterna arbetar flitigt med att utveckla egna kvalitetssäkringssystem. Rapporten från dialogerna kan komma upp även till styrelsen. LUB har också haft en kvalitetsdialog då det framkom att fakulteterna i mycket liten grad har berört bibliotekens verksamheter i sina respektive dialoger. Studentrepresentanten ställde den mycket berättigade frågan hur biblioteken kan garantera att studenterna, oavsett fakultet, får det stöd de behöver. Biblioteken har tagit frågan till sig. UKÄ har fått i uppdrag att utvärdera hur lärosätena kvalitetssäkrar forskningen. Ett ramverk håller på att tas fram av SUHF:s expertgrupp för kvalitetsfrågor. Det framhålls häri att biblioteken är viktiga i sammanhanget. Rektor har beslutat att inrätta en tvärvetenskaplig forskarskola (2019 2023) med fokus på samhällsutmaningar och Agenda 2030, som bekostas av myndighetskapital. Det påtalas att satsningen kommer att bli en utmaning för biblioteken, som här får en viktig roll. Universitetshuset är nu nästan tömt inför ombyggnad till bl.a. besökscentrum och studieplatser. Det är en utmaning att omvandla det gamla huset till adekvat studiemiljö. Sida 2 av 6
51 Information om aktuella frågor inom LUB PM 2018-12-03, Aktuella frågor inom biblioteksverksamheten vid universitetet [Bilaga 51] Föredragande: Eva Nylander Eva Nylander informerar om aktuella frågor. UB får medel för att täcka fakultetsbibliotekens kostnader för boktransporten för 2019. Från och med 2020 tar centrala förvaltningen över den totala kostnaden. Ordföranden menar att frågan om boktransporten bör behandlas igen inför 2020. Finansieringsmodellen har utvärderats och nu går LUB:s ledningsgrupp vidare med att utreda ytterligare vissa områden som kommenterats i utvärderingen. Frågan kommer att återkomma till styrelsen. Styrelsen beslutar att lägga informationen om aktuella frågor till handlingarna. 52 Statistik för publiceringsfonden PM Publiceringsfonden 2016 2018 [Bilaga 52] Föredragande: Jenny Lövdahl Jenny kommenterar underlaget. Den mindre nedgången 2018 har troligtvis med Springer Compact-avtalet att göra. Orsaken till den stora ökningen av ansökningar våren 2017 är oklar. Styrelsen skulle gärna se ytterligare statistik om kostnad per antal och användare. Jenny ska återkomma med dessa siffror. Kort diskussion om hur marknadsföringen av fonden görs. Ordföranden menar att frågan om fonden bör lyftas igen framöver. 53 Fastställa budget för Universitetsbiblioteket 2019 PM Budget 2019 Universitetsbiblioteket och LUB, Lunds universitets bibliotek [Bilaga 55] Föredragande: Jenny Lövdahl Jenny Lövdahl kommenterar underlaget. MBL-förhandlingen av budgeten gick mycket bra. Universitetsbiblioteket har fått två nya tjänster (e-media och vetenskaplig kommunikation) och medel för ny depå beviljat. Ordförande tackar Jenny för en föredömlig beskrivning av en budget. Styrelsen beslutar att fastställa budgeten för Universitetsbiblioteket 2019. Sida 3 av 6
54 Fastställa verksamhetsplaner för UB (2019 2020) och LUB (2019) samt information om fakultetsbibliotekens planer för verksamheten 2019 PM Verksamhetsplan Universitetsbiblioteket 2019 2020, Verksamhetsplan för biblioteken vid Lunds universitet 2019, Fakultetsbibliotekens planer för verksamheten 2019 [Bilagorna 54 a-c] Föredragande: Eva Nylander Eva Nylander kommenterar kortfattat UB:s och LUB:s verksamhetsplaner. UB:s verksamhetsplan är för första gången 2-årig. Aktiviteterna i planen ska föras till fokusområden, som håller på att tas fram efter inspiration från KB och SUB och som kommer att presenteras för styrelsen vid nästa möte. På frågan om hur planerna följs upp påminns om den återkommande avstämningen på styrelsens februarimöten. Det påtalas att det vore bra om UB:s och LUB:s planer kunde synkas årsvis och om samma modell kunde användas framöver. Detta kan dock bli svårt eftersom de olika biblioteken arbetar efter olika cykler. Styrelsen beslutar att fastställa verksamhetsplanen för Universitetsbiblioteket 2019 2020 och verksamhetsplanen för LUB 2019. 55 Användning av Elseviermedlen och resultat av enkät om uppsägning av Elsevieravtal PM Användning av Elseviermedel [Bilaga 55] Föredragande: Kristoffer Holmqvist Kristoffer redogör för arbetet som utförts i den av LUB:s ledningsgrupp tillsatta arbetsgruppen. Eva Nylander påpekar att ledningsgruppen vill återkomma till styrelsen vid nästa möte med ett utförligare underlag som även tar höjd för oklarheter vad gäller ett eventuellt förnyat avtal med Elsevier, avtalet med Springer Compact och en utblick vad gäller nya publiceringsmönster i stort. Ordföranden menar också ett det behövs en prioritering av förslagen i arbetsgruppens rapport och att ärendet ska gå tillbaka till LUB:s ledningsgrupp. En bredare diskussion om hur LU ska förhålla sig till offsetavtalen efterlyses och det konstateras också att avtalen inte är en biblioteksfråga utan en strategisk fråga för LU. Kristoffer Holmqvist kommenterar resultaten från enkäten som skickats till forskare och studenter om det uppsagda Elsevieravtalet. Svaren visar att många forskare tagit ställning. Ordföranden menar att rapporten som ska sättas samman utifrån enkätsvaren kommer att vara av intresse för fakulteternas nämnder. Sida 4 av 6
56 Införande av RFID-teknik på LUB-biblioteken ett diskussionsunderlag från beredningsgruppen för service & miljö PM Diskussionsunderlag om införande av RFID-teknik på LUB-biblioteken [Bilaga 56] Föredragande: Åsa Forsberg Åsa Forsberg ger en kort sammanfattning av den rapport som en arbetsgrupp inom LUB har satt samman och som ger en bakgrund till RFID-tekniken och för- och nackdelar med att införa sådan teknik vid LUB-biblioteken. LTH (Studiecentrum) och K har infört RFID men för övrigt är LU sist i landet med att inte ha infört tekniken vid sina bibliotek. Ordföranden konstaterar att det är oklart hos vem frågan ligger och vem som äger beslutet och menar också att kostnaden inte kan tas från centrala medel utan varje fakultet får äska i budgetdialogerna. Frågan måste dock betraktas som strategisk och kan lyftas till rektors ledningsråd. Kort diskussion om huruvida RFID-tekniken skulle kunna anses föråldrad. Styrelsen menar att det är önskvärt att alla resterande bibliotek går över samtidigt och att en gemensam upphandling görs. Ordföranden ber LUB:s ledningsgrupp ta ställning i frågan skyndsamt eftersom Juridicum redan har avsatt medel för en övergång till RFID sommaren 2019 och det finns fördelar med att göra arbetet samtidigt inom LUB. 57 Förlängning av strategisk plan för LUB t.o.m. 2020 Föredragande: Eva Nylander Styrelsen har vid ett tidigare tillfälle förlängt biblioteksnätverkets strategiska plan eftersom det är rimligt att en ny universitetsbibliotekarie får möjlighet att delta i arbetet med att ta fram en ny plan. På grund av att universitetsbibliotekarietjänsten ännu inte är utlyst föreslås att den nuvarande planen förlängs till och med 2020. Styrelsen beslutar att förlänga den strategiska planen för LUB t.o.m. 2020. 58 Fastställa ärendecykel för VT 2019 Föredragande: Lena Landgren Styrelsen beslutar att fastställa ärendecykeln enligt förslaget. 59 Fastställa sammanträdestider för VT 2019 Föredragande: Lena Landgren Sammanträdestider för vårterminen 2019 blir 25 februari 13 16 och 27 maj 13 16. Sida 5 av 6
60 Bordet runt, biblioteksrelaterad information från fakultetsbiblioteken och studentkårerna 61 Övriga frågor 62 Mötet avslutas Vid protokollet Föredragande: Bo-Anders Jönsson N: Biblioteken har för närvarande fokus på undervisningen på grund- och avancerad nivå, där progressionen är viktig. Man har börjat med biologiämnet. LTH: I utlysningen av en ny avdelningschefstjänst för biblioteken vid fakulteten betonas chefsrollen och chefserfarenhet. Man konstaterar även att LTH är RFID-pionjärer. K: Musikhögskolan har sedan en tid tillbaka självutlåning. Detta gäller dock inte noter. Det konstateras att Konstnärliga fakulteten har många speciella behov. S: I fakultetens verksamhetsplan för 2019 ingår bl.a. en översyn av lokalerna på Campus Helsingborg, vilket även innefattar bibliotekets lokaler. Fakultetens två nya tjänster inom IT-pedagogik och IT-teknik har placerats på biblioteket för att ytterligare stärka samarbeten inom utbildningarna. M: Fakulteten har tagit fram en IT-säkerhetsplan. Biblioteket har tagit fram tjänstekataloger som tillgängliggjorts online. HT: Biblioteken är mycket involverade i de möten som fakulteten ordnar för forskare med information om det stöd biblioteken kan ge vad gäller till exempel forskningsdatahantering och etikprövning, vilket uppskattas mycket. J: EDC är i hamn. Fakulteten har nyligen antagit en femårig informationsförsörjningsplan (2019 2023) som bland annat fastslår att svensk juridisk litteratur ska förvärvas enbart i digital form. Eva Nylander påminner styrelsen om att bevaka sina respektive discipliner i syfte att för UB:s räkning erhålla forskares arkiv, vilket utgör ett av UB:s mycket gamla uppdrag. Ytterligare möjlighet till guidning av UB:s lokaler och samlingar kommer att erbjudas. En doodle skickas ut inom kort. Ordföranden avslutar mötet. Lena Landgren Justeras Bo-Anders Jönsson Anders Ljungar-Chapelon Sida 6 av 6