Namn på dokumentet: Systematiskt arbetsmiljöarbete Version: 1.0 Dokumenttyp: Rutin Gäller: Tillsvidare Dokumentansvarig: Personalchef Revideras: Vid behov Senast ändrad: 2018-09-12 Beslutad av: Personalchef Diarienummer: KS 2018/1219 Rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete inom Mullsjö kommun 1(16)
Innehåll Arbetsmiljöpolicy... 3 Inledning... 3 Övergripande arbetsmiljömål i Mullsjö kommun... 3 Verksamhetsnära arbetsmiljömål i Mullsjö kommun... 4 Lagstiftning inom arbetsmiljöområdet... 4 Systematiskt arbetsmiljöarbete - vad är det?... 5 Fysisk arbetsmiljö... 5 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 5 Undersöka Riskbedöma Åtgärda Följa upp... 6 Arbetsmiljöansvar... 8 Allmänt om fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter... 9 Hälsofrämjande arbete... 11 Diskriminering och kränkande särbehandling... 12 Hot och våld... 12 Samarbete, skyddskommitté... 12 Rehabilitering... 12 Företagshälsovård... 13 Företagshälsovården kan utföra följande tjänster:... 13 Minderåriga i arbetslivet... 14 Definitioner av minderåriga... 14 Mer om minderåriga... 14 Terminalglasögon... 14 Dokumentation... 14 Uppföljning... 15 Verktyg och stöd... 15 2(16)
Arbetsmiljöpolicy Vår kommun ska präglas av en god arbetsmiljö som främjar en positiv utveckling och skapar en god anda på arbetsplatserna. Målsättningen är att arbetsplatserna ska vara fria från risker som kan medföra fysisk och psykisk ohälsa (Policy antagen av kommunfullmäktige 2005-02-22 11). Inledning Mullsjö kommun ska utmärkas av en god arbetsmiljö där medarbetarna stimuleras till arbetsglädje, engagemang och utveckling. En god arbetsmiljö i en hållbar organisation med friska medarbetare ger effekt i form av hög kvalitet och effektivitet samt ökade möjligheter att rekrytera och behålla medarbetare. En god arbetsmiljö bidrar också till att verksamhetens mål uppfylls. Arbetsmiljöarbetet syftar till att skapa en bra och säker arbetsmiljö där risker för arbetsskador och arbetsrelaterad ohälsa förebyggs. Chefer och medarbetare på alla nivåer skall verka för att arbetsmiljöpolicyns syften förverkligas när arbetet planeras och utförs. Detta ska vi uppnå på följande sätt: Vi ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete där lagar och regler utgör en bas för ständiga förbättringar. Inför beslut om förändringar i verksamheten ska arbetsmiljöfrågorna diskuteras, risker undersökas och konsekvenserna bedömas i samverkan med de anställda. Kommunen ska ha en klar (skriftlig) fördelning av arbetsmiljöuppgifter. Varje anställd ska visa ett personligt ansvar för hälsa och miljö, följa instruktioner och rutiner och vara uppmärksam på och genast rapportera eventuella risker mot en god arbetsmiljö. Vi är varandras arbetsmiljö och alla anställda och förtroendevalda bidrar till att skapa en god stämning på arbetsplatsen. Övergripande arbetsmiljömål i Mullsjö kommun Mullsjö kommun ska utifrån ett proaktivt förhållningssätt verka för att arbetsmiljön leder till: Ett hållbart arbetsliv med arbetsförhållanden som möjliggör arbete fram till pensionen. 3 (16)
Att alla medarbetare genom delaktighet, utvecklingsmöjligheter och ett respektfullt bemötande upplever sig sedda, hörda och medskapande. Friska arbetsplatser med hälsofrämjande insatser där varje medarbetare känner arbetsglädje, stolthet och lust att vilja utveckla verksamheten. Chefer och arbetsledare har kunskap om hur man förebygger och hanterar hög arbetsbelastning och kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Chefer och arbetsledare har kunskap om hur arbetstidens förläggning kan inverka på medarbetarnas hälsa. Verksamhetsnära arbetsmiljömål i Mullsjö kommun Respektive verksamhet ska utifrån de fem övergripande målen formulera konkreta och uppföljningsbara mål för sina verksamheter. Målen ska stödja såväl en god fysisk som organisatorisk och social arbetsmiljö. Lagstiftning inom arbetsmiljöområdet Grunden i lagstiftningen om arbetsmiljö finns i Arbetsmiljölagen (AML) som ger de yttre ramarna för vad som gäller för miljön på jobbet. Arbetsmiljölagen kompletteras av Arbetsmiljöförordningen (AMF) och Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS). De olika författningarna finns tillgängliga för samtliga anställda via kommunens intranät. Arbetsmiljölagen (AML) Arbetsmiljölagen är en ramlag vilket innebär att den innehåller grundläggande bestämmelser och anger allmänna krav. Den innehåller mycket få precisa regler och anger bara i stora drag vilka krav som ställs på arbetsmiljön och vilket ansvar som olika aktörer, främst arbetsgivaren har. Arbetsmiljöförordningen (AMF) Arbetsmiljöförordningen kompletterar Arbetsmiljölagen och innehåller bland annat mer precisa bestämmelser om till exempel skyddsombud och skyddskommittéer, skyldigheter att spara vissa dokument samt rapportera tillbud och arbetsskador. Arbetsmiljöverkets författningssamling (AFS) Arbetsmiljöverket ger också ut mer detaljerade föreskrifter (AFS) för att precisera än mer vad reglerna kring arbetsmiljö innebär i praktiken. Det finns en rad olika AFS som reglerar olika specifika områden, som exempel kan nämnas Systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), Medicinska kontroller i arbetslivet AFS 2005:6), Organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), Ensamarbete (AFS 1982:3), Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5) och Buller (AFS 2005:16). Till vissa AFS har Arbetsmiljöverket också gett ut en vägledning som ytterligare stöd för tolkning av reglerna. 4 (16)
Systematiskt arbetsmiljöarbete - vad är det? Systematiskt arbetsmiljöarbete är arbetsgivarens arbete med att undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp verksamheten för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska omfatta både fysisk samt social och organisatorisk arbetsmiljö. Arbetet ska också ske i samverkan med de anställda och ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. Fysisk arbetsmiljö Med fysisk arbetsmiljö menas den arbetsmiljö som vi fysiskt befinner oss i. Det kan till exempel handla om lokalen vi arbetar i, ljud, ljus, ventilation, värme, kyla, maskiner och skyddsutrustning. Organisatorisk och social arbetsmiljö Genom föreskriften AFS 2015:4 infördes ett nytt begrepp: organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Den organisatoriska arbetsmiljön är resultatet av hur arbetet ordnas, styrs, kommuniceras och hur beslut fattas. Den sociala arbetsmiljön är hur vi samspelar med och påverkas av de personer som finns runt omkring oss, till exempel medarbetare och chefer. Till den räknas även digitala forum som mejl, sms, chatt och liknande. Det finns tre huvudområden som arbetsgivaren enligt OSA-föreskriften ska arbeta med; arbetstid, arbetsbelastning och kränkande särbehandling. I föreskriften ställs det också krav på målsättning och kunskap i dessa frågor. 5 (16)
Undersöka Riskbedöma Åtgärda Följa upp Nedan beskrivs de olika delarna i systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). 1. Undersöka Arbetsmiljön behöver regelbundet och löpande undersökas utifrån de riskkällor som redan är kända och för att uppmärksamma nya risker. Vid större förändringar i verksamheten ska riskerna undersökas redan på planeringsstadiet. I Mullsjö kommun används många olika sätt att undersöka riskerna i arbetsmiljön, till exempel: Skyddsrond Medarbetarsamtal Arbetsplatsträff Statistik Enkäter Tillbud och arbetsskadeanmälningar Skyddsrond Skyddsronder innefattar både fysisk samt organisatorisk och social arbetsmiljö. Vid skyddsronden går arbetsgivare och skyddsombud runt tillsammans på arbetsplatsen och tittar på olika områden, såväl vad det rör sig den fysiska som den organisatoriska och sociala arbetsmiljön De skall genomföras minst en gång per år samt när behov uppstår. Fysisk skyddsrond genomförs under våren, medan organisatorisk och social skyddsrond genomförs under hösten. Förbered gärna skyddsronden på ett arbetsplatsmöte. Lyssna på personalens synpunkter och ta med dessa till skyddsronden. Själva skyddsronden genomförs tillsammans med lokalt skyddsombud. Vid skyddsronden ska en checklista användas. Det finns checklistor tillgängliga via kommunens intranät, både för fysisk samt organisatorisk och social arbetsmiljö. 6 (16)
Medarbetarsamtal Arbetsmiljön skall även tas upp i medarbetarsamtalen. Där ges varje anställd möjlighet att ge sin syn på arbetsförhållandena (såväl psykiska och fysiska). Det finns en samtalsmall för medarbetarsamtalet på kommunens intranät. Arbetsplatsträff (APT) Arbetsplatsträffen är ett naturligt forum för samverkan, diskussion och information. Ta med arbetsmiljöfrågorna på arbetsplatsträffen så blir arbetsmiljöarbetet en naturlig del i den dagliga verksamheten. Statistik Statistik, kring till exempel sjukfrånvaro eller anmälda tillbud och arbetsskador, som sammanställs av personalavdelningen kan användas som ett instrument för att se hur det står till med arbetsmiljön. Enkät För att kartlägga den psykosociala arbetsmiljön ska en enkät göras vartannat år. Administrationen av denna sker centralt i kommunen. Presentation av resultat och uppföljning av enkäten görs av respektive chef som även ansvarar för att nödvändiga åtgärder vidtas. Tillbud och arbetsskadeanmälningar Skyldigheten att rapportera och hantera tillbud och olycksfall/arbetsskador regleras i Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. En förutsättning för att kunna förebygga skador och andra oönskade händelser i arbetslivet är att det finns en samlad kunskap om hur, var och när de uppkommer. Skador ska även anmälas och utredas för att den enskilde ska kunna få den ersättning som var och en har rätt till i sådana här sammanhang. Att rapportera och analysera tillbud och arbetsskador löpande är en viktig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Alla medarbetare har skyldighet att rapportera och hantera tillbud och arbetsskador. Definitioner: Tillbud: En oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall. OJ! Arbetsskada: Sjukdom eller olycksfall som beror/inträffar på arbetsplatsen eller på väg till och från arbetet. AJ! 2. Riskbedöma Om undersökningar och utredningar som gjorts på arbetsplatsen visar att det finns risker i arbetsmiljön ska dessa riskbedömas. Det kan vara till hjälp att svara på två frågor kopplade till risken: 1) Hur sannolikt är det att ohälsa eller olycksfall i arbetet uppstår? 2) Hur svåra blir konsekvenserna om det inträffar? 7 (16)
Vid förändringar som inte är en del av den dagliga verksamheten ska riskbedömning alltid genomföras, till exempel inför omorganisationer, ombyggnationer, användning av ny teknik eller förändrad inriktning av verksamheten. Riskbedömningar ska alltid vara skriftliga. Det finns en mall samt en matris för riskbedömning som kan vara till hjälp på kommunens intranät. 3. Åtgärda Efter att riskbedömning är gjord är det dags att ta fram de åtgärder som behövs för att minska eller om möjligt ta bort risken. Målet är att åtgärda på ett sätt så att risken försvinner, men ibland går inte det. Då handlar det istället om att minska eller kontrollera riskerna så mycket det går och skydda medarbetarna på annat sätt, exempelvis genom skyddsutrustning. Ibland krävs flera olika åtgärder för att komma tillrätta med en risk. Det som inte åtgärdas direkt ska dokumenteras i en skriftlig handlingsplan. Det finns en mall för handlingsplan tillgänglig via kommunens intranät. 4. Följa upp Alla åtgärder ska följas upp för att kontrollera om de har fått avsedd effekt, eller om det behövs ytterligare åtgärder. Det ska också kontrolleras att åtgärderna inte skapat nya risker. Arbetsmiljöansvar Vi har alla i egenskap av politiker eller anställda i Mullsjö kommun någon form av arbetsmiljöansvar. Med arbetsmiljöansvar menas en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att skapa en god arbetsmiljö och hälsa på arbetsplatsen och att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet. Fullmäktige/nämndens och styrelsens ansvar Fullmäktige/nämnden eller styrelsen har det yttersta arbetsmiljöansvaret för verksamheten. De förtroendevalda i varje nämnd ska se till att det finns förutsättningar för att arbetsmiljölagen och andra lagar följs. Själva arbetsmiljöarbetet måste dock skötas av medarbetarna i det dagliga arbetet och i utvecklingen av verksamheten. En viktig uppgift för nämnden/styrelsen är att chefer får ett väldefinierat uppdrag med befogenheter, resurser och kunskaper för att driva en bra verksamhet med tillfredställande arbetsmiljövillkor. Nämnden/styrelsen ska följa upp att verksamhetens arbetsmiljöarbete fungerar. Arbetsgivaransvar Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön och svarar för att ansvar och befogenheter förs ut i verksamheten på ett sätt som gör att arbetsmiljöarbetet kan bedrivas verkningsfullt. Ansvarsfördelning och befogenheter ska vara tydligt formulerade och kända. Chefer på alla nivåer inom organisationen ska bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt de regler som finns i lagar, avtal och föreskrifter. Det innebär att varje chef ska 8 (16)
undersöka arbetsmiljön, identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljön i sin verksamhet. Personalavdelningen ansvarar att ge organisationens verksamheter ett nära stöd i det löpande arbetsmiljöarbetet. Medarbetaransvar Alla medarbetare ska aktivt medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Det innebär att medverka i undersökning av arbetsmiljön, svara på medarbetarenkäter, att identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljöarbetet. De ska delta aktivt i skapandet av en god arbetsmiljö. De ska bidra till ett bra arbetsklimat och bemöta sina arbetskamrater med respekt. Medarbetarna ska få information om och följa de regler om arbetsmiljö som finns i lagar, avtal och föreskrifter. De ska känna till och följa de instruktioner och rutiner som finns på arbetsplatsen och använda föreskrivna skyddsanordningar. Medarbetarna skall omedelbart anmäla olycksfall och tillbud och påpeka för närmaste chef om de upptäcker risk för ohälsa eller olycksfall i arbetet, såväl av fysisk karaktär som av organisatorisk och social. Varje medarbetare ska även ta ett personligt ansvar för sin hälsa och bidra till en god stämning och trivsel på arbetsplatsen. Nya medarbetare ska få en god introduktion i arbetsmiljöarbetet på arbetsplatsen. Skyddsombudets ansvar Skyddsombudet på arbetsplatsen är utsedd av sin fackliga organisation och representerar arbetstagarna. Så snart skyddsombudet har valts ska arbetsgivaren meddelas skyddsombudets namn, adress, skyddsområde och för vilken tid skyddsombudet har uppdraget. Skyddsombudets uppdrag är att i samarbete med chef verka för en god arbetsmiljö och delta aktivt i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det innebär att medverka i undersökning av arbetsmiljön (till exempel via skyddsrond), att identifiera risker, bedöma risker, genomföra åtgärder och följa upp arbetsmiljöarbetet. I rollen ingår också att vaka över att arbetsgivaren uppfyller de krav som arbetsmiljölagstiftningen ställer. Om ett skyddsombud anser att åtgärder behöver vidtas för att uppnå tillfredställande arbetsmiljö, ska han/hon vända sig till arbetsgivaren och begära sådana åtgärder. Allmänt om fördelning av arbetsmiljöansvar/arbetsmiljöuppgifter Kommunfullmäktige är högsta beslutande organ i kommunen. Arbetsgivaransvaret vilar dock primärt på nämnder och styrelser. Fortlöpande tillsyn över att arbetsmiljön är tillfredsställande måste läggas ut på ett sådant sätt att arbetsmiljöansvaret blir en naturlig och integrerad del av övrigt driftsansvar. Om arbetsmiljöuppgifterna fördelas på rätt sätt följer också därmed ansvaret. Det handlar om att beskriva vilka arbetsmiljöuppgifter som ligger på olika nivåer i organisationen. I fördelningen ska anges vilka arbetsmiljöuppgifter den berörde arbetstagaren har. För att detta ska fungera krävs att personen är kompetent för uppgiften och har de befogenheter 9 (16)
samt resurser som behövs. Hos den som fördelat ansvaret vidare kvarstår en tillsynsplikt att övervaka att arbetsuppgifterna utförs på ett riktigt sätt. Uppgiftsfördelningen skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio anställda hos arbetsgivaren. Det straffrättsliga ansvaret kan dock inte delegeras utan om olyckan skulle vara framme är det i slutändan domstol som avgör vem som har ansvaret. Rutin för delegation arbetsmiljöansvar/fördelning av arbetsmiljöuppgifter Utgångspunkter Kommunfullmäktige delegerar arbetsmiljöansvaret till nämnd/styrelse. Nämnd/styrelse delegerar arbetsmiljöansvaret/arbetsmiljöuppgifter till kommunchefen. De förtroendevalda har det yttersta ansvaret och ska fördela arbetsmiljöuppgifterna i första ledet. Det är viktigt att alla förtroendevalda är medvetna om sin roll som arbetsgivare och vilket ansvar detta innebär. Kommunchefen fördelar arbetsmiljöuppgifter till verksamhetschefer i den kommungemensamma organisationen. Huvudprincipen är att högste chefen har arbetsgivaransvaret om inte uppgifter för arbetsmiljön har tilldelats någon annan person eller funktion på ett klart och tydligt sätt. Verksamhetschefen fördelar arbetsmiljöuppgifter inom sitt verksamhetsområde till chef med personalansvar vilket kan vara enhetschef/avdelningschef/arbetsledare. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med åtföljande arbetsmiljöansvar ska åtföljas av ett ansvar för arbetsledning och resurser inom samma område. Behovet av fördelning av arbetsmiljöuppgifter ska ses över vid varje verksamhetsförändring och rekrytering av chefer. Praktiskt genomförande av fördelning Fyll i blanketten Fördelning av arbetsmiljöuppgifter med tillhörande arbetsmiljöansvar (finns tillgänglig via kommunens intranät) utifrån den nivå fördelningen gäller. Vem gör vad? Var noga med att fylla i enhet, verksamhetsområde, eventuella tidsbegränsningar och namn. Bestäm vilka ärenden som ska fördelas. Här ska man särskilja och precisera. Vad är det för regler inom ditt område som gäller? Reglerna finns listade i mallen men får kompletteras utifrån verksamhetens särart. Informera om fördelningens innebörd och returneringsmöjlighet. Skriv ut två exemplar. Underskrift av mottagare och sändare. Originalhandlingen fogas till ansvars- och befogenhetsbeskrivningen som återfinns i befattningshavarens personalakt på Personalavdelningen. Ett exemplar lämnas till personen som omfattas av fördelningen av arbetsmiljöuppgifter samt en kopia lämnas till skyddsombuden inom verksamheten. 10 (16)
Returnering Om en arbetstagares befogenheter, kunskaper eller resurser (till exempel tid) inte räcker för en tilldelad uppgift, är det viktigt att han/hon vänder sig till sin chef/nämnd/styrelse och begär förändring. Det kan bli nödvändigt att arbetstagaren frånsäger sig uppgiften, så kallad returnering. Även detta ska ske skriftligt, mall för detta finns tillgänglig via kommunens intranät. För arbetsmiljöfrågor som returneras till närmaste högre chef/nämnd/styrelse bär ledamöter i nämnden/styrelsen ett ansvar. Om en chef returnerar hela eller delar av de arbetsmiljöuppgifter han/hon har ålagts behöver åtgärder vidtas. Det kan handla om att till exempel utöka kompetensen hos den aktuella chefen i form av exempelvis utbildning eller att andra resurser tillförs. Om detta inte hjälper kan det bli aktuellt att avsluta chefskapet en medarbetare kan inte vara chef utan att ha någon form av arbetsmiljöansvar. Hälsofrämjande arbete Arbetsmiljöarbetet ska fokusera på hälsofrämjande och förebyggande åtgärder. Även arbetsanpassning och rehabilitering omfattas, mer information finns i kommunens separata riktlinjer om rehabilitering. Förutsättningen för det hälsofrämjande arbetet är att chefer och medarbetare tillsammans verkar för att bibehålla och utveckla friskfaktorer som leder till hälsa och ett hållbart 11 (16)
arbetsliv. Hälsofrämjande och förebyggande arbete ska bedrivas på alla nivåer i hela organisationen, det vill säga på organisations-, grupp- och individnivå. Diskriminering och kränkande särbehandling Ingen medarbetare ska uppleva sig kränkt, diskriminerad eller trakasserad. Alla medarbetare har rätt till att bli respektfullt bemötta, sedda, hörda och vara medskapande. I det hälsofrämjande arbetet ingår att arbeta proaktivt i syfte att förhindra att diskriminering och kränkande särbehandling uppstår. I kommunen finns centrala riktlinjer och handlingsplan vid eventuell förekomst av kränkande särbehandling eller trakasserier. Hot och våld I vår kommun skall alla medarbetare känna sig trygga. Kommunen har separata riktlinjer för åtgärder vid våld eller hot om våld. Målsättningen är att all personal ska: veta var och i vilket sammanhang det finns risk för att hotfulla eller våldsamma situationer kan uppstå, samt känna till rutinerna vid en vålds- eller hotsituation, så att den/de drabbade snabbt kan få hjälp och stöd. Samarbete, skyddskommitté Kommunens arbetsmiljöarbete ska utmärkas av samarbete mellan chef och medarbetare. I första hand sker samarbetet inom ramen för det löpande arbetet men också i skyddskommitté och mellan chef och skyddsombud. I skyddskommittén finns representanter (huvudskyddsombud) utsedda av de fackliga parterna och representanter från kommunledningen. Möten i kommittén hålls fyra gånger per år och där diskuteras till största del verksamhetsövergripande arbetsmiljöfrågor. Rehabilitering Vår kommun arbetar aktivt med rehabiliteringar i syfte att förkorta sjukdomstid, helt eller delvis förebygga att sjukdomen leder till nedsatt arbetsförmåga eller helt eller delvis häva befintlig nedsättning av arbetsförmågan. Den anställde skall så snart som möjligt kunna återgå till sin ordinarie tjänst och/eller tjänstgöringsgrad. Mer information finns i kommunens separata riktlinjer för rehabilitering. 12 (16)
Företagshälsovård Mullsjö kommun har avtal med företagshälsovården Previa. Previa har mottagning i Jönköping och finns i Habo (vårdcentralen) på tisdagar. För att besöka företagshälsovården krävs en rekvisition som skrivs av närmsta chef alternativt representant från personalavdelningen. Rekvisitionen finns på kommunens intranät. Besök på företagshälsovården gäller för arbetsrelaterade besvär. Övriga besök hänvisas till den allmänna sjukvården. Företagshälsovården kan utföra följande tjänster: Arbetsmiljöarbete Kartläggningar och analyser m.m av arbetsmiljön samt bedömningar av åtgärdsbehov Medverkan i samverkansgruppernas arbetsmiljöarbete Utbildning inom arbetsmiljöområdet Rehabilitering Hjälp vid rehabiliteringsutredningar och bedömningar om rehabiliteringsinsatser Stödfunktion vid rehabilitering och arbetsanpassning för enskilda arbetstagare och chefer Samverkan med försäkringskassa, arbetsförmedling, sjukvårdsinstanser, specialister m.fl. Psykosocialt arbetsmiljöarbete Stöd till chefer, enskilda eller grupper av arbetstagare Medverkan vid konflikthantering Stöd vid organisationsförändringar och vid förändrings- eller utvecklingsarbete Förebyggande hälsovård Riktade hälsoundersökningar och friskvård Hälsoundersökningar/lagstadgade medicinska kontroller, till exempel: Nattpersonal: ska erbjudas av arbetsgivaren innan nattarbete påbörjas samt vart sjätte år, med undantag för medarbetare som fyllt 50 år dessa ska erbjudas undersökning vart tredje år Brandmän: rök- och kemdykning samt EKG-test skall göras varje år Övriga hälsoundersökningar där chef anser det befogat 13 (16)
Minderåriga i arbetslivet En arbetsgivare som har för avsikt att låta en minderårig person, dvs. någon som är yngre än 18 år, utföra arbete ska följa reglerna i Arbetsmiljöverkets föreskrift om minderåriga AFS 2012:3. Reglerna om minderåriga gäller även när det rör sig om praktik eller feriepraktik. Definitioner av minderåriga Arbetsmiljöverket har delat in minderåriga i olika kategorier. Minderårig: den som inte fyllt 18 år. Ungdom: minderårig som fullgjort sin skolplikt och som fyller minst 16 år under innevarande kalenderår. Äldre barn: minderårig som fyllt 13 år och inte är ungdom. Yngre barn: minderårig som inte har fyllt 13 år. Mer om minderåriga En chef som tänker anställa en minderårig ska innan anställningen läsa igenom föreskriften AFS 2012:3 samt vägledningen till föreskriften. Mer information (inklusive checklistor) om anställning av minderåriga finns via kommunens intranät. Terminalglasögon Om arbetet kräver att en medarbetare behöver terminalglasögon, skyddsglasögon eller rökmask har finns möjlighet att få det via arbetsgivaren. Medarbetaren ska då be chef om en rekvisition chef, ta med denna samt en ögonremiss till besöket. Inköp görs hos Optiker Ullström i Jönköping eller Habo Optik i Habo. Rekvisition för terminalglasögon och ögonremiss finns på kommunens intranät. Dokumentation Det är viktigt att dokumentera arbetsmiljöarbetet. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivare som har fler än tio anställda dokumentera: Arbetsmiljöpolicy Arbetsmiljörutiner Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Riskbedömningar Handlingsplaner 14 (16)
Skriftliga instruktioner (om arbetet medför allvarliga risker) Uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det är också viktigt att respektive chef dokumenterar det löpande arbetsmiljöarbetet. Det finns olika sätt att dokumentera på beroende på vilken arbetsmiljöfråga det rör sig om. Mullsjö kommun har datasystem för både anmälan, riskbedömning och åtgärdsplan/handlingsplan vad det gäller tillbud och arbetsskador. Det finns också ett särskilt system för dokumentation av rehabiliteringsärenden. Utöver systemen finns en rad mallar att tillgå för dokumentation av övrigt arbetsmiljöarbete, så som mallar för skyddsronder, riskbedömningar och handlingsplaner samt checklistor för introduktion av nya medarbetare och utredning av kränkande särbehandling/trakasserier. Även arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal bör dokumenteras. Uppföljning Enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) 11 ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet en gång per år. Om det inte fungerat bra ska det förbättras. Syftet är att det egna arbetsmiljöarbetet ska granskas och motsvara de krav som finns i lagar och föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete. Exempel på vad som ska tas upp i den årliga uppföljningen: Sker arbetsmiljöarbetet i samverkan med skyddsombud och arbetstagare? Har skyddsombud och chefer tillräcklig arbetsmiljöutbildning för sitt uppdrag? Finns det tydliga och välkända mål för arbetsmiljön? Följs dessa upp? Finns rutiner för hur SAM ska gå till? Finns skriftlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter, befogenheter och resurser? Undersöks, bedöms och åtgärdas risker fortlöpande både vad gäller den fysiska och den psykiska och sociala arbetsmiljön? Undersöks, bedöms och åtgärdas risker vid planering av och beslut om till exempel ny eller ändrad verksamhet, inköp, reparation, underhåll eller ombyggnad? Utreds ohälsa, olycksfall och allvarliga tillbud? En mall för årlig uppföljning av arbetsmiljöarbetet finns på kommunens intranät. Verktyg och stöd Som hjälp och stöd i arbetsmiljöarbetet finns det flera olika verktyg att tillgå: Datasystem för: o Anmälan och utredning av tillbud och arbetsskador o Dokumentation av rehabiliteringsärenden 15 (16)
o Egenkontroll i enlighet med systematiskt brandskyddsarbete (SBA) Årshjul över arbetsmiljöarbetet Medarbetarenkät Webblänkar till diverse verktyg som enkelt kan användas i det löpande arbetsmiljöarbetet (till exempel kartläggning av arbetsmiljön) Lathund för arbetet med SAM och OSA Mallar och checklistor för till exempel: o Skyddsronder o Riskbedömningar (inklusive riskbedömningsmatris) o Handlingsplaner o Fördelning av arbetsmiljöuppgifter o Introduktion av nya medarbetare o Utredning av kränkande särbehandling/trakasserier Riktlinjer och rutiner om till exempel: o Rehabilitering o Kränkande särbehandling/trakasserier o Hot och våld Samtliga datasystem, verktyg, mallar, riktlinjer och rutiner finns tillgängliga via kommunens intranät. Följande funktioner finns vid behov också som stöd till organisationen: Personalavdelningen, en resurs och ett bollplank till organisationens chefer i bland annat arbetsmiljöfrågor. Företagshälsovården, en oberoende expertresurs inom arbetsmiljö och rehabilitering. Företagshälsovården bistår med stöd och insatser vid behov, det kan till exempel handla om kontroller av arbetsmiljön, utredning av arbetsförmåga, läkarbesök, konflikthantering och genomförande av lagstadgade medicinska kontroller. 16 (16)