Tertialuppföljning inklusive internkontrollplan och prognos 2019

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Patrik Ohlsson 2019-05-13 ON 2019/0067 51170 Omsorgsnämnden Tertialuppföljning inklusive internkontrollplan och prognos 2019 Förslag till beslut Omsorgsnämnden godkänner tertialuppföljning inklusive prognos och överlämnar rapporten till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt kommunledningskontorets anvisningar om uppföljning för år 2018 skall en delårsrapport efter april och överlämnas till kommunstyrelsen. Ekonomiskt befinner sig omsorgsnämnden i balans. Prognosen är budget i balans på helår. Samtliga mål som nämnden beslutat om är utdelade till verksamheten och arbetas med. Omsorgsnämndens mål är bedömda efter var arbetet med aktuellt mål befinner sig efter april månad. Detta innebär att kommentarer och bedömningar kan ändras vid kommande uppföljningar. I anslutning till nämndmålet finns en övergripande kommentar till målet. Flertalet av målen har en positiv trend att nå målet under året. Uppföljning av internkontrollplan redovisas som bilaga till tertialuppföljningen. Samtliga risker i planen som har ett kontrollmoment kopplat till sig har kontrollen visat på ett acceptabelt utfall. Mattias Ask Förvaltningschef Patrik Ohlsson Chef ekonomienheten Bilagor Tertialrapport april 2019 Intern kontroll 2019 Beviljade hemtjänsttimmar Omsorgsförvaltningen Administration Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax Klicka här för att ange text. patrik.ohlsson@kalmar.se

Tertialrapport april Omsorgsnämnd Ekonomi 2019 Prognosen för omsorgsnämnden är budget i balans med överskott på helår. Åtgärder Inga förslag på åtgärder. Väsentliga händelser Den 1 mars började länets reviderade överenskommelse avseende trygg utskrivning från slutenvården att gälla för Regionen och länets samtliga kommuner. Överenskommelsen sätter ökade krav på kommunernas verksamheter att i snabbare takt ta hem omsorgstagare när dessa är utskrivningsklara från sjukhuset. Överenskommelsen ställer även högre krav på regionens verksamheter där främst primärvården har en tydligare roll i processen. Kommunen och regionen har gemensamma analysgrupper för förätringsarbetet. Kalmar kommun har inte haft några betalningsdagar sedan den nya lagstiftningen trädde i kraft. Den nya versionen av regionens journalsystem, Cosmic link, kom i januari, vilket krävde mer resurser i förvaltningens utskrivningsteamet. Förbättringsarbete pågår för att Cosmic link ska vara bättre anpassat till kommunernas förutsättningar. I samverkan med regionen påbörjas också utvecklingsarbete gällande Nära vård och SIP (samordnad individuell plan). Förberedelsearbetet för två nya vård- och omsorgsboende pågår. Aktuella områden för boendena är Lindsdal och Karlssons äng. Renoveringen av Oxhagshemmet löper planenligt, första etappen beräknas vara klar i mars 2020. Under årets första månader fanns enstaka omsorgstagare som ej hade erbjudits boende inom tre månader efter beviljat beslut. Omsorgsnämnden har beslutat att omsorgsförvaltningen får i uppdrag att göra upphandling på vård och omsorgslägenheter för permanent vård och omsorgsboende med heldygnsomsorg. Omsorgsnämnden har även beslutat att inrätta trygghetsboenden med biståndsbeslut vilken lagstiftningen ger möjlighet till från 2 april 2019. Avslutning av förvaltningens största projekt, IBIC (Individens behov i centrum) och digitalisering av den sociala dokumentationen, pågår. Samtliga omsorgsenheter arbetar nu i enlighet med IBIC (digitaliserade beställningar, genomförandeplaner och social dokumentation)

Hemtjänst och boende Personalkontinuiteten är fortsatt bra. De enheter som tidigare visat ett sämre resultat närmar sig målbilden. Försök med larmpatrull är genomfört. Nytt förslag på larmpatrull som ska kunna täcka hela förvaltningen ska tas fram till hösten. Satsningen på demensutbildning och BPSD fortsätter i verksamheterna. På vård- och omsorgsboende utförs städet i omsorgstagarens lägenheter numera av serviceförvaltningen. Välfärdsteknik Utbyte av samtliga trygghetslarm med ny leverantör samt ny larmcentral har genomförts. Införande av läkemedelsrobotar har påbörjats inom verksamheten. Nämnden har fattat beslut att tillsyn nattetid i ordinärt boende i första hand ska erbjudas via digital trygghetskamera. Personal Sysselsättningsgraden för medarbetare i vård-och omsorgsarbete fortsätter att öka. I april 2019 är det första gången någonsin som förvaltningens genomsnittliga sysselsättningsgrad uppgår till 94 procent. Nyanställningar sker endast med heltidstjänster och tidigare anställningar erbjuds heltid enligt årlig rutin. Ytterligare uppdrag ska genomförs i samverkan med Kommunal för att stärka heltidsarbete som norm. Förvaltningen har anställt fyra specialistundersköterskor, vilket är nya karriärtjänster som kommer att riktas mot de fyra teamen med boende och hemtjänstverksamhet. Verksamhetsplan Omsorgsnämndens verksamhetsplan omfattar nämndens mål och aktiviteter kopplade till Komunfullmäktiges fokusområden och fullmäktige mål. Totalt 15 mål och tillhörande aktiviteter. Flera mål mäts genom nationellbrukarundersökning och resultatet från den presenteras senare i höst. Generellt sker arbetet enligt planering och utfallet till målen enligt en positiv trend. Omsorgsnämnden mål är utdelade till enheterna enligt samma princip som tidigare dvs målen anpassas efter den verksamhet som enheten bedriver. Ordning och reda i ekonomin Titel Nämndsmål: Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans Beskrivning Kommentar Status Målet följs upp genom månatlig ekonomi- och verksamhetsuppföljning. För att detta skall uppnås måste alla team och övriga verksamheter hålla budget. Titel Status Färdiggrad Nämndsmål: Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans Verksahetsuppföljning Enligt plan 1

Uppföljning sker löpande enligt beslut. Titel Beskrivning Kommentar Status Ett grönare Kalmar Titel Uppdrag: Fullfölja miljöarbetet enligt verksamhetsplan Beskrivning Kommentar Status Beskriv Uppdrag Information har gått ut till chefer om möjlighet att välja tåg och övernattning istället för flyg samma dag vid tjänsteresor. Inventering av bilpark är genomförd. Planering för innehåll i informationsmaterial till el- och gasbilar samt minskad el- och vattenförbrukning är påbörjad. Plan för vårens arbete med minskat matsvinn är framtagen och arbetet påbörjat. Ett växande, attraktivt Kalmar Titel Nämndsmål: Omsorgsnämnden ska genomföra planerade aktiviteter för att bidra till kommunens måluppfyllelse Nämndsmål: Omsorgsnämnden genomför planerade aktiviteter för att bidra till kommunens måluppfyllelse Beskrivning Kommentar Status Omsorgsnämndens roll för att Kalmar ska upplevas som en attraktiv kommun har fokus på byggnation av vård- och omsorgsboende samt att bedriva en verksamhet med målsättningen att vara bland de 30 bästa äldreomsorgskommunern a i landet. Utgångspunkten för att följa målet är att aktiviteter med utbildningsanordnare genomförs. Graden av måluppfyllelse kan enbart mätas genom detta. Det är inte möjligt att på individnivå följa hur många utrikesfödda personer som får anställning inom omsorgsverksamheten. Samtliga tre aktiviteter är påbörjade. Omsorgsförvaltningen samarbetar med Komvux och kunskapsnavet i integrationssyfte med att ha skapat vårdutbildningar som MIO mångfald i omsorgen och Fivo förlängd vård och omsorgs utb. Vilket har givit möjligheter för nyanlända att snabbt ta till sig språk och en yrkesutbildning som kommer att bidra till 2

omsorgsförvaltningens framtida kompetensförsörjningen. Detta bedöms bidra till att öka andelen utlandsfödda i verksamheten. Problem kvarstår att det inte går att mäta måluppfyllelse. Titel Status Färdiggrad Nämndsmål: Omsorgsnämnden ska genomföra planerade aktiviteter för att bidra till kommunens måluppfyllelse trygghetsboende inrätta biståndsbedömda trygghetsboenden Arbetsgrupp bildad för att se vilka möjligheter det finns i nuvarande verksamhet och boende till biståndsbedömda trygghetsboenden eller om det är behov av nybyggnation. Arbetsgruppen ska också ta fram en konsekvensbeskrivning på de förslag på lösningar som framkommer. nytt vård- o omsorgsboende planering inför nytt vård- och omsorgsboende på Karlssons äng Projektering av nybyggnation av ett nytt vård och omsorgsboende tillsammans med KalmarHem har startat. nytt vård- o omsorgsboende Planering inför nytt vård- o omsorgsboende i Lindsdal. Upphandlinsprocess för ett nytt vård och omsorgsboende i norra kommundelen är påbörjad. Nämndsmål: Omsorgsnämnden genomför planerade aktiviteter för att bidra till kommunens måluppfyllelse samverkan med utbildningsanordnare Tillsammans med utbildningsanordnare som Kunskapsnavet och Komvux genomföra utbildningar inom vård och omsorg som riktas mot utlandsfödda. Detta inkl även språkutbildning. Målgruppen ses en del i den framtida rekryteringen. Under året följs vilka utbildningar som startar och genomförs. Uppföljningen omfattar antal personer från utbildningar som erbjuds anställning. Omsorgsförvaltningen samarbetar med Komvux och kunskapsnavet i integrationssyfte med att ha skapat vårdutbildningar som MIO mångfald i omsorgen och Fivo förlängd vård och omsorgs utb. Vilket har givit möjligheter för nyanlända att snabbt ta till sig språk och en yrkesutbildning som kommer att bidra till omsorgsförvaltningens framtida kompetensförsörjningen. Omsorgsförvaltningen samarbetar också med Arbetsförmedlingen i jobbspåret ett projekt för nyinvandrare som får möjlighet att praktisera inom våra verksamheter inför ev. semestervikariat och senare ev. gå till Vård och omsorg utb. enl ovan. Titel Beskrivning Kommentar Status Hög kvalitet i välfärden 3

Titel Nämndsmål: Öka andelen omsorgstagare som sammantaget är nöjda med vård- och omsorgsboende och hemtjänst. Nämndsmål: Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med utbudet av sociala aktiviteter i vårdoch omsorgsboende. Nämndsmål: Öka andelen omsorgstagare som är nöjda med möjligheten till utevistelse i vård- och omsorgsboende. Nämndsmål: Minska antalet olika personal som omsorgstagare möter under en 14-dagars period i hemtjänsten. Nämndsmål: Minska fallskadorna i vård- och omsorgsboende samt hemtjänst Nämndsmål: Minska läkemedelsavvikelser som orsakar förändrat hälsotillstånd i vård- och omsorgsboende och hemtjänst. Nämndsmål: Öka andelen personer med validerad smärtskattning. Beskrivning Kommentar Status Mäts genom årlig brukarundersökning. Mäts genom årlig brukarundersökning. Förra årets resultat visade att 62 % var nöjda med de aktiviteter som erbjuds på boende. Mäts genom årlig brukarundersökning. Möjligheten till utevistelse är inte en indikator som redovisas i öppna jämförelser. Enbart brukarundersökning för mätning. Förra årets resultat visade att 57 % var nöjda med möjligheterna till utevistelse. Målet mäts genom egen undersökning. Rapporteras även till Kolada. Mäts genom egen uppföljning. Redovisning kommer att ske både i antal och andel. Mäts genom egen uppföljning. Redovisning kommer att ske både i antal och andel. Mäts genom egen uppföljning via palliativregistret. Mätningen ska avse smärtskattning under sista levnadsveckan. Detta arbetas med på olika plan. Sociala innehållet och IBIC är delar som kan påverka bedömningen. Mäts genom brukarundersökningen. Resultat i oktober. Flera aktiviteter genomförs i syfte att nå målet. De flesta är pågående. Målet mäts genom brukarundersökningen. Resultat i oktober, Antalet fall som orsakar fallskada har vid denna uppföljningsperiod ökat. Åtgärder hanteras i särskilda fallpreventionsgruppen. Vid denna uppföljning har antalet läkemdelsavvikelser som orsakat försämrat hälsotillstånd minskat jämfört med samma period 2018. Tendensen är en ökning av antalet personer som smärtskattas sista levnadsveckan. 4

Socialt innehåll på Piren Ansvarig Tova Andreasson 2019-03-04 2019-12-31 Startdatum Slutdatum Status Färdiggrad Malin Bolander arbetar i skrivande stund fram socialt innehåll på piren. Kommunikationsenheten har till uppdrag att ta fram struktur för det sociala innehållet på intranätet Piren. Titel Beskrivning Kommentar Status Uppdrag - Ensamhet bland äldre Personal och arbetsmiljö Titel Utreda förutsättningarna för en projektansökan för att minska ensamhet bland äldre. Är precis i startgroparna. Projektgruppen är bildad och påbörjat att orientera sig i uppdraget. Status Färdiggrad Nämndsmål: Omsorgsnämndens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad och bedrivas utifrån jämställda och lika villkor för kvinnor och män. Kompetensutveckling Kompetensutveckling riktad mot ledningsgrupp, omsorgsnämnd och enhetschefer Inbokade tillfällen för kompetensutveckling riktad mot nämnd, ledningsgrupp samt ec-nätverk Jämställda beslut Beskriv Aktivitet Tagit fram en planering för hur arbetet med jämställda beslut ska se ut under året Könsuppdelad statistik Tillse att all statistik som tas fram om möjligt ska gå att presentera könsuppdelat. Sammanställt all statistik som tas fram i verksamheten och inventerat huruvida den är könsuppdelad eller inte Nämndsmål: Sjukfrånvaron ska minska jämfört med föregående år Minskad sjukfrånvaro Samtliga nya chefer skall genomföra utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete. Sjukfrånvaron är lägre det första kvartalet 2019 (ack 9,1%) jämfört med första kvartalet 2018 (ack 9,6%). Det är en fortsatt positiv trend gällande minskning av sjukfrånvaron. Frånvaro mer än 59 dagar Kartlägga långtidsfrånvaro samt analys Kartläggning har tagit fram 2018 av HR och rapporterats till omsorgsförvaltningens ledningsgrupp i mars 2019. Nämndsmål: Resultatet av Hållbart medarbetarengagemang ska öka. 5

Årlig medarbetarenkät Redovisning och analys av enkäten. I slutet av året kopplad till enkäten Nämndsmål: Omsorgsnämnden ska arbete för ett ökat användande av teknik i verksamheten Informera om e-hälsostrategin och det nya arbetssättet Sprida kunskap om det nya arbetssättet som beskrivs i e-hälsostrategin till verksamheten. Informerat digitaliseringsnätverket. Arbeta efter e-hälsostrategin Arbeta efter det nya arbetssättet från e-hälsostrategin Strategin har varit vägledande i arbetet med förstudie/beslut av inköp av avvikelsemodulen. Informera om e-hälsoplanen Informera om e-hälsoplanen Informerat digitaliseringsnätverket. Arbeta efter e-hälsoplanen Arbeta med definierade aktiviteter i e-hälsoplanen. Börjat informera och dela ut arbetsområden. Utöka samarbetet med Linnéuniversitetet Utöka samarbetet med Linnéuniversitetet. LNU studenter deltar i Mer Digital eventen. Dialog och demonstrationer med leverantörer Ha dialog och demonstrationer med olika leverantörer av tekniska lösningar som kan vara användbara i verksamheten. Intern planering av demodag i höst då leverantörer ska bjudas in för presentation av sina produkter för inbjudna parter tex personal och pensionärsorganisationer. Undersköterskor och sjuksköterskor är medbjudna till Vitalis mässan för att omvärldsbevaka och vara del i dialog för att välja ut leverantörer till demodag. Utöka samarbetet med e-hälsoinstitutet Utöka och skapa större förståelse för hur förvaltningen kan samarbeta med e-hälsoinstitutet. Dialog om möjliga aktiviteter. Omsorgsförvaltningen deltar i kommunövergripande arbete som berör e-hälsa och digitalisering Omsorgsförvaltningen medverkar och driver e-hälsa och digitaliseringsfrågor centralt i kommunen. 6

Medverkar i IT-råd och digitaliseringsnätverk och e-tjänstenätverk. Medverkar i arbetsgrupp systemförvaltarmodell. Pågående arbete att bygga e-tjänster, även inom ramen för CESAM H. Titel Beskrivning Kommentar Status Väsentliga händelser Väsentliga händelser Den 1 mars började länets reviderade överenskommelse avseende trygg utskrivning från slutenvården att gälla för Regionen och länets samtliga kommuner. Överenskommelsen sätter ökade krav på kommunernas verksamheter att i snabbare takt ta hem omsorgstagare när dessa är utskrivningsklara från sjukhuset. Överenskommelsen ställer även högre krav på regionens verksamheter där främst primärvården har en tydligare roll i processen. Kommunen och regionen har gemensamma analysgrupper för förätringsarbetet. Kalmar kommun har inte haft några betalningsdagar sedan den nya lagstiftningen trädde i kraft. Den nya versionen av regionens journalsystem, Cosmic link, kom i januari, vilket krävde mer resurser i förvaltningens utskrivningsteamet. Förbättringsarbete pågår för att Cosmic link ska vara bättre anpassat till kommunernas förutsättningar. I samverkan med regionen påbörjas också utvecklingsarbete gällande Nära vård och SIP (samordnad individuell plan). Förberedelsearbetet för två nya vård- och omsorgsboende pågår. Aktuella områden för boendena är Lindsdal och Karlssons äng. Renoveringen av Oxhagshemmet löper planenligt, första etappen beräknas vara klar i mars 2020. Under årets första månader fanns enstaka omsorgstagare som ej hade erbjudits boende inom tre månader efter beviljat beslut. Omsorgsnämnden har beslutat att omsorgsförvaltningen får i uppdrag att göra upphandling på vård och omsorgslägenheter för permanent vård och omsorgsboende med heldygnsomsorg. Omsorgsnämnden har även beslutat att inrätta trygghetsboenden med biståndsbeslut vilken lagstiftningen ger möjlighet till från 2 april 2019. Avslutning av förvaltningens största projekt, IBIC (Individens behov i centrum) och digitalisering av den sociala dokumentationen, pågår. Samtliga omsorgsenheter arbetar nu i enlighet med IBIC (digitaliserade beställningar, genomförandeplaner och social dokumentation) Hemtjänst och boende Personalkontinuiteten är fortsatt bra. De enheter som tidigare visat ett sämre resultat närmar sig målbilden. Försök med larmpatrull är genomfört. Nytt förslag på larmpatrull som ska kunna täcka hela förvaltningen ska tas fram till hösten. Satsningen på demensutbildning och BPSD fortsätter i verksamheterna. På vård- och omsorgsboende utförs städet i omsorgstagarens lägenheter numera av serviceförvaltningen. Välfärdsteknik Utbyte av samtliga trygghetslarm med ny leverantör samt ny larmcentral har genomförts. Införande av läkemedelsrobotar har påbörjats inom verksamheten. Nämnden har fattat beslut att tillsyn nattetid i ordinärt boende i första hand ska erbjudas via digital trygghetskamera. 7

Personal Sysselsättningsgraden för medarbetare i vård-och omsorgsarbete fortsätter att öka. I april 2019 är det första gången någonsin som förvaltningens genomsnittliga sysselsättningsgrad uppgår till 94 procent. Nyanställningar sker endast med heltidstjänster och tidigare anställningar erbjuds heltid enligt årlig rutin. Ytterligare uppdrag ska genomförs i samverkan med Kommunal för att stärka heltidsarbete som norm. Förvaltningen har anställt fyra specialistundersköterskor, vilket är nya karriärtjänster som kommer att riktas mot de fyra teamen med boende och hemtjänstverksamhet. Prognos Driftredovisning År: 2019 Ansvar: 21 OMSORGSNÄMND Projekttyp: Drift Enhet: Tkr Driftredovisning nämnd Budget VR apr 2019 Prognos VR apr 2019 Avvikelse Intäkter -101 675-103 175 1 500 Personalkostnader 586 681 583 681 3 000 Lokalkostnader 87 460 87 460 0 Kapitalkostnader 7 331 7 331 0 Övriga kostnader 164 528 164 528 0 Summa KOSTNADER 846 000 843 000 3 000 Summa RESULTAT 744 325 739 825 4 500 Ökade intäkter i form av avgifter och ersättning för moms. Budgeterade personalkostnader ger ett överskott på grund av lägre vårdtyngd än förväntat. Omsorgsnämnden kommer 2019 att omsätta netto 744 mnkr inklusive kompensation för uteblivet statsbidrag för ökad bemanning och lönervision. Uppföljningen efter aprill månad visar att omsorgsförvaltningen har kontroll på kostnaderna. Intäkter och personalkostnader följer budget med ett visst överskott i prognos. Inga avvikelser kan noteras beträffande övriga kostnader som är tex lokalkostnader och förbrukningsmaterial i verksamheterna. Sammanfattningsvis blir prognosen efter fyra månader ett överskott på 4,5 miljoner kronor. Administration Under rubriken administration redovisas omsorgskontoret, resurscentrum och teamcheferna. Budget i balans. 8

Team 1 (-600) Under Team 1 redovisas kostnader för hemtjänsten i Rockneby, Läckeby, Lindsdal, Trekanten och Rinkabyholm. Utöver det finns boendeenheterna Enliden, Frikadellen, Dragkroken och Ingelstorpsvägen. Höga kostnader för personal. Prognosen visar på ett underskott. Team 2 (+500) Under Team 2 redovisas kostnader för hemtjänsten kring Skogsrået och Norrliden. Utöver det finns boendeenheterna Vänskapens väg och Jungmansgården. Prognosen visar överskott. Team 3 (+/-0) Under Team 3 redovisas kostnader för hemtjänsten kring Funkabo, Oxhagen och Djurängen. Utöver det finns boendeenheterna Oxhagshemmet och Berga Backe. Anhöriganställningar, nattpatrull och nattenhet redovisas också här liksom korttidsboendena på Norrlidshemmet. Prognosen visar budget i balans. Team 4 (+800) Under Team 4 redovisas kostnader för hemtjänsten på Kvarnholmen, Lindö, Ängö och Varvsholmen samt hela södra centralorten. Utöver det finns boendeenheterna Varvet och Stensberg och träffpunkterna på Varvet, Stensberg, Bryggaren och Gullregnet. Prognosen visar på att det blir ett överskott, främst i hemtjänsten. Hälso- och sjukvårdsverksamheten (HSL) (-1500) Under HSL redovisas kostnader för tre enheter, två med sjuksköterskor och en med rehab. Höga kostnader för personal och prognosen visar på ett större underskott. Under årets första månader har personalkostnaderna varit högre än budgeterat, -1 000. Åtgärder har vidtagits för att gå mot bemanningen på budgetnivå under resten av året. Separat uppföljning av sjuksköterskebemanningen sker löpande. Prognosen för hjälpmedel pekar mot -500. Verksamhetsövergripande (+5300) Under verksamhetsövergripande redovisas kostnader för IT, utbildningar, resursfördelning hemtjänst, entreprenader, lokaler, teknikenheten, avgifter, tvätt, kapitalkostnader. Prognosen visar på i nuläget att det blir ett överskott. Intäkter ser ut att bli högre, i överskottet ligger även en reserv för ökad vårdtyngd och förskjuten tidplan för planerade insatser inom teknikenheten. Investeringsredovisning År: 2019 Ansvar: 21 OMSORGSNÄMND Projekttyp: Investering Enhet: Tkr Investeringsredovisning nämnd Inkomster Budget VR apr 2019 Prognos VR apr 2019 Avvikelse Utgifter 10 200 8 200 2 000 Summa NETTOINVESTERINGAR 10 200 8 200 2 000 Förskjuten tidplan avseende inventarier till Oxhagshemmet. Åtgärder med konsekvenser Inga förslag på åtgärder. 9

Personalredovisning Personalsammansättning Ansvar: OMSORGSNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Sysselsättningsgrupp: Månadsavlönade och vilande Anställningsform: 1 Tillsvidare Avtal: Alla avtal Anställningstyp: Alla anställningstyper AID: Alla etiketter exkl 000000 Period: April År f: 2019 2018 2018 2019 2019 Antal personer Antal årsarbetare Antal personer Antal årsarbetare Kvinnor 1 059 986.1 1 031 967.4 Män 139 132.6 141 135.1 Totalt 1 198 1 118.7 1 172 1 102.5 Inga stora skillnader mellan åren. Andel i procent män ökar något. Sjukfrånvaro Sysselsättningsgrupp: Alla exkl. vilande Ansvar: OMSORGSNÄMND Verksamhet: Verksamhetsstruktur Befattning: Alla befattningar Ålder: Totalt AID: Alla etiketter exkl 000000 Period förgående: Mars År: 2019 Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår Sjukfrv %, ack valt kalenderår 2016 2017 2018 2019 Kvinnor 11.22% 11.34% 10.14% 9.78% Män 5.56% 6.22% 6.28% 4.91% Totalt 10.51% 10.64% 9.58% 9.07% Sjukfrånvaron fortsätter att minska. Kvalitet, styrning och kontroll Enligt SOSFS 2011:19 "Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete" ska vårdgivare eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Med stöd av ledningssystemet ska verksamheten planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Vidare finns i 7 kap. 1 att arbetet med ett systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Kravet på dokumentation omfattar alla delar av det sytematiska kvalitetsarbetet. Det innebär att fastställda processer och rutiner ska vara dokumenterade. Likaså ska verksamheten dokumentera arbetet med att planera och utföra riskanalyser, egenkontroller och hantera klagomål, synpunkter och rapporter. Verksamheten ska också dokumentera vilka förbättrande åtgärder som eventuella avvikelser har gett upphov till. Dessutom är Kalmar Kommun och samtliga förvaltningar certifierade enligt ISO 9001, kvalitet, samt ISO 14001 enligt standarderna från 2015. 10

Intern kontroll 2019 Fas: Intern kontroll 2019 - Uppföljning Omsorgsnämnd LEDNINGSPROCESSER Fastställa mål och fördela resurser Ta fram statistik Ta fram budget och följa upp den Hantera mål och uppdrag Ta fram underlag genom omvärldsbevakning Rapportperiod: 2019-12-31 Organisation: Risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Det finns risk för att verksamheten inte jobbar mot fastställda mål och att resurser inte fördelas optimalt. Detta kan bero på flera olika anledningar t ex att målen inte är kända hos medarbetarna, att det finns oklarheter i organisationen, att rutiner inte fungerar med mera. Det finns risk för att mål, uppdrag och beslut som inte finns med i verksamhetsplanen utan i andra handlingsplaner, strategier och program inte följs upp. Mattias Ask 6 2 3 Risk för att kommunens ekonomi försämras och därmed kan påverka nämndens uppdrag och förutsättningar Vid försämrad kommunal ekonomi påverkas hela den kommunana verksamheten. För omsorgsnämnden kan det innebära nya prioriteringar som innebär att verksamhetenens uppdrag förändras. Det kan leda till kvalitetsbrister och otillgodosedda behov hos omsorgstagarna. Har även påverkan på arbetsmiljö. Vår bedömning är att det finns en sannolikhet för försämrad kommunal ekonomi över tid. Konjunkturer som löser av varandra som påverkar skatteunderlaget. Även förändringar i statsbidrag påverkar. Detta kan leda till besparingar som påverkar nämndens uppdrag. Patrik Ohlsson 6 2 3 Organisera, leda och följa upp verksamheten Följa upp verksamheten Stödja, styra, samordna genom verksamhetsledningssystem Leda och fördela arbetet Bevaka och informera om lagar och förordningar Risk att verksamheten inte kan ledas och styras optimalt Svårt med närvarande ledarskap med stora grupper. Kontroll på detaljer och ekonomi försvåras med stora grupper. Psykisk ohälsa, stress, frustration. Bakgrunden är att enhetschefer upplever svårigheter att leda och styra verksamheten om man har för stora personalgrupper. Mattias Ask 6 2 3 2019-05-14 13:01 1

Risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt Risk för att arbetsuppgifter är otydligt utformade eller inte är kommunicerade till medarbetarna. Detta kan leda till att medarbetare arbetar med fel saker eller inte vet hur de ska prioritera bland arbetsuppgifterna. Det finns även en risk för att arbetsuppgifter inte blir utförda eller görs på ett felaktigt sätt. Detta kan bero på den aktuella arbetsinstruktionen, att rutiner saknas eller inte följs av andra anledningar. En annan orsak kan vara att arbetsuppgiften utförs sällan av medarbetaren eller att arbetsuppgiften kräver viss kompetens. Johan Råberg 6 2 3 Fortsatt processarbete säkerställer att organisationen arbetar efter ett arbetsätt som möjliggör detta. Införandet av styrtavlor är också ett led i att säkerställa kvaliteten. Risk för dubbelarbete Risk för dubbelarbete mellan enheter och mellan förvaltningar. Om inte ansvarsfördelningen är tillräckligt tydlig när kommunen fördelar uppdrag och projekt finns det risk för att flera enheter/förvaltningar arbetar med samma saker varvid dubbelarbete kan uppstå. Resurser tas då i anspråk som skulle kunna användas till annat. Johan Råberg 4 2 2 Ett pågående arbete med Kommunledningskontoret och Serviceförvaltning för att säkerställa gränsdragningar pågår för närvarande. En del i detta är bla hyresfrågan och gränsdragningslistor. HUVUDPROCESSER Allmänt främja Kalmars näringsliv Lotsa företagare i den kommunala organisationen Genomföra företagsbesök Erbjuda ändamålsenliga lokaler för det lokala näringslivet Genomföra starta-eget kurser Hantera etableringsfrågor Bedriva samhällsskydd och säkerhetsarbete Planera åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Tillhandahålla räddningstjänst Arbeta med frågor inom förebyggande brandskydd Risk för avbrott i elförsörjning i verksamheten Verksamheten är beroende av el hela dygnet alla dagar om året. Elavbrott innebär att tillgång till elektronisk dokumentation upphör vilket kan leda till att aktuell information om omsorgstagare riskerar att inte få sina behov tillgodosedda. 2019-05-14 13:01 2

Beskriven risk är i ett mer makroperspektiv där vi vet från tidigare händelser att avbrott i elförsörjning påverkar vård och omsorg. Dern har förhållande låg sannolikhet att inträffa men ställer till problem när det sker. Lars Axelsson 6 2 3 Risk för avbrott i vattenförsörjning Vid avbrott i vattenförsörjning finns risk att vård och omsorg i vård- och omsorgsboende påverkas. Detta kan innebära ökad risk för smitta. Beskriven risk är i ett mer makroperspektiv där vi vet från tidigare händelser att avbrott i vattenförsörjning påverkar vård och omsorg. Dern har förhållande låg sannolikhet att inträffa men ställer till problem när det sker. Lars Axelsson 6 2 3 Bidra till individers utveckling och lärande Leda och stödja barns utveckling och lärande i förskola och pedagogisk omsorg Leda och stödja elevers utveckling och lärande i förskoleklass, fritidshem, grundskola och grundsärskola Anordna gymnasial vuxenutbildning Bedriva och utveckla gymnasial utbildning Bedriva och utveckla kommunal vuxenutbildning Främja ett rikt kultur- och fritidsliv Erbjuda kulturaktiveter Erbjuda undervisning Svara för informationsförsörjning Stödja föreningslivet Sköta inom- och utomhusanläggningar för idrott och friluftsliv Förvalta och utveckla det fysiska samhället Prioritera och samordna fysisk planering Handlägga lantmäterifrågor Planera trafikmiljön Handlägga lov enlig PBL Producera och hantera geografisk information Planera för infrastruktur/kommunikationer Planera mark till bostäder och verksamhet Sälja anläggningstillgångar Förvalta och utveckla allmän platsmark Förvalta och utveckla kommunal mark Hantera bidrag till enskilda vägar Hantera markreservationer Handlägga parkeringstillstånd och tillfälliga markupplåtelser Genomföra exploatering och investeringar Bedriva tillsyn enligt PBL Handlägga anmälan enligt PBL 2019-05-14 13:01 3

Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Risk för felbedömning av omvärldsrisker Det finns risk för felbedömningar av risker i omvärlden. Kommunens tjänstepersoner blir överhopade med information och det finns risk för att de gör felbedömningar. Det finns också risk för att oväntade händelser inträffar som påverkar verksamheten och ekonomin. Thomas Johansson 6 2 3 Risk för otydliga beslutsunderlag Risk för att de beslutsunderlag som förmedlas till politikerna inte är tillräckligt tydliga, vilket skulle kunna leda till att felaktiga beslut fattas eller att beslut fattas på felaktiga grunder. Brister kan föreligga vid målrapportering eller att informationen inte presenteras på ett optimalt sätt. Det kan också finnas risk för att felaktig information hämtas från system som inte har uppdaterats korrekt (felaktig filöverföring, fel vid manuell registrering, system fungerar inte på avsett sätt, mänskliga faktorn). Mattias Ask 6 2 3 Risk för att beviljade insaster inte utförs Att beviljade insatser inte blir utförda kan bero på flera saker. Tillfällig arbetsanhopning i verksamheten, hänvisning till resursbrist, yttre omständigheter verksamheten inte kan påverka (väder). Beviljade insatser ska sammantaget ge omsorgstagaren skälig levnadsnivå och detta blir en del i risken att skälig levnadsnivå inte uppnås om insatser inte utförs eller inte erbjuds i nära anslutning till när den var planerad. Linda Erlandsson 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Uppföljning och kontroll kan sker genom att -Redovisade ärenden till IVO vad gäller väntetid till SÄBO alltså över tre månader -Kontroll om hemtjänstärenden redovisats till IVO -Rapporterade avvikelser kring ej utförda insatser i Linda Erlandsson 2019-05-14 13:01 4

verksamheten -Lex Sarah Rapportering av ej verkställda beslut till särskilt boende rapporteras på varje nämndsammanträde av förvaltningschef. Under början av året fanns enstaka personer som ej erbjudits boende inom tre månader efter beviljat beslut. Under de senaste månaderna har samtliga personer som beviljats boende också erbjudits boende inom tre månader. Redovisning görs till IVO. Som åtgärd har nämnd beslutat att upphandling av särskilda boendeplatser vid behov skall genomföras. Risk för att beslut inte verkställs inom laglig tid Förändringar och tillgång till resurser påverkar om fattade beslut kan verkställas inom laglig tid. Erbjudande om lägenhet i vård- och omsorgsboende är ett exempel. Kan verksamheten inte verkställa inom laglig tid för risk för ej tillgodosedda behov. Risk för vitesföreläggande. Christina Overå 4 2 2 Värna om miljö och hälsa Bidra till säker livsmedelshantering Erbjuda energirådgivning Hantera frågor om naturvård Hantera avfall Ta emot felanmälan Bidra till bättre livsmiljö för människor, djur och natur Hantera strandskyddsdispens STÖDPROCESSER Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk för brister i hantering av attest och firmatecknare Det finns risk för att attest sker i strid mot reglementet för verifikationer avseende jävs- och integritetsreglerna. Det finns risk för att utbetalningar attesteras av fel person på grund av att attestförteckningarna inte är uppdaterade och kommunicerade med systemförvaltarna för ekonomisystem och verksamhetssystem. Det finns en risk för att kontrakt/avtal skrivs på av andra än firmatecknare för Kalmar kommun. Detta kan leda till förtroendeskada och ekonomisk skada för kommunen i form av skadestånd/vite från kunder, leverantörer eller andra myndigheter. Patrik Ohlsson 6 2 3 Risk för brister i hantering av leverantörsfakturor Risk föreligger att kostnader inte redovisas enligt kommunbas13 och för att representation, kurser, och resor inte har korrekt dokumentation avseende syfte och deltagande. Det finns också risk för att leverantörsfakturor inte betalas i tid. 2019-05-14 13:01 5

Patrik Ohlsson 12 4 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Resursbrist hos ELC gör att fakturadistributionen blir försenad. Patrik Ohlsson Uppföljning månadsvis med ekonomi och lönecenter Risk för brister i redovisningen Det finns risk för att redovisningen och underlagen till denna brister. Främst avser detta bokföringsorder. Det finns också risk för brister i rättelser som inte kan härledas samt balanskonton som inte avstäms regelbundet. Patrik Ohlsson 6 2 3 Risk för brister i hantering av kundfakturering Det finns risk för att fakturering inte sker i rätt tid eller inte alls och att debiterade avgifter inte följer beslutade taxor eller avtal. Detta kan leda till ökad administration när rättelser måste ställas ut och förtroendet för kommunen kan skadas. Det kan också innebära förlorade intäkter. Patrik Ohlsson 9 3 3 Sannolikheten att det finns brister i hanteringen av kundfakturering bedöms som stor då det kan hända några gånger om året. Den största delen av faktureringen sker i försystem utifrån förbrukning och här är sannolikenheten mindre om gällande rutiner följs. Sannolikheten att detta skulle inträffa är störst vad gäller ströfakturering där inget försystem initierar fakturering utan den initieras av en tjänsteperson. Konsekvensen bedöms bli allvarlig eller få stor påverkan på verksamheten om vi inte fakturerar i rätt tid eller till fel belopp eller glömmer att fakturerar helt. Felaktig fakturering leder till ökad administration om vi måste göra kreditar och att förtroende för kommunen skadas. Vi kan också förlora intäkter p g a detta vilket kan påverka verksamheten. KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Resursbrist hos Patrik Ohlsson ELC gör att kundfaktureringen blir försenad. Bristande underlag och för sent inkomna innebär felaktig kundfakturering och skapar rättelser Uppföljning med ELC sker månadsvis för att dessa problem ej skall uppstå. 2019-05-14 13:01 6

Risk för brister i hanteringen av mervärdesskatt Det finns risk för att kommunens hantering och redovisning av mervärdesskatt är felaktig. Momslagstiftningen är komplicerad vilket ökar risken för fel. Patrik Ohlsson 6 2 3 Risk för brister i hantering av kontanter eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Det finns risk för att kontanter eller andra stöldbegärliga föremål inte hanteras enligt gällande rutiner och riktlinjer. När det gäller kontanter finns det också risk för att handkassorna redovisas i fel period och momsen därmed blir felaktig. Det finns också risk för att förteckningen över handkassor eller andra stöldbegärliga föremål inte är aktuell och handkassorna/föremålen därmed försvinner. Patrik Ohlsson 6 2 3 Hantera ärenden och dokument Hantera post Hantera arkiv och bevarandefrågor Hantera skrivelser och frågor från kunder/medborgare Hantera uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige Risk för att diarieföring och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning Det finns risk för att diarieföring, arkivering, bevarande och gallring inte sker enligt gällande lagstiftning och våra antagna dokumenthanteringsplaner. Lagstiftningen är komplex och gråzoner finns. Osäkerhet kan finnas avseende dokumenthanteringsplaner och lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Peter Notini 6 2 3 Risk för felaktig hantering av ärenden och dokument Det finns risk för att ärenden och skrivelser inte hanteras eller besvaras. Risken ökar om post/ärenden går direkt till tjänsteperson istället för till myndigheten. Det finns också risk för att uppdrag och projekt från nämnd/styrelse och kommunfullmäktige inte hanteras eller besvaras. Peter Notini 6 2 3 Informera och kommunicera Välja hur vi ska informera Publicera och samordna Kalmar.se Hantera presskontakter Producera trycksaker 2019-05-14 13:01 7

Risk för att informationen inte når fram eller inte tas emot Det finns risk för att informationen som kommunen vill kommunicera inte når fram eller inte tas emot då det finns flera olika informationskanaler. Risken ökar också i och med att informationsflödet är högt i samhället och det kan vara fel tid att informera, fel informationskanal eller missar målgruppen av annan anledning. Det finns också risk för att kommunikationen inte sker på det mest kostnadseffektiva sättet. Johan Råberg 6 2 3 Risk för att informationen är felaktig Det finns risk för att informationen är felaktig, inte uppdaterad, bristfällig eller kan misstolkas. Kommunen hanterar och tar emot mycket information vilket medför en risk för felaktigheter. Det finns också flera informationskanaler in och ut vilket gör det svårare att få kontroll över hela informationsflödet. Johan Råberg 6 2 3 Leverera IT-stöd Bistå med IT-stöd Införa och hantera drift av IT-system Förändra IT-miljön Leverera ny dator-arbetsplats Risk för att IT-system inte stödjer verksamheten Risk för att IT-system inte stödjer användarna och därmed verksamheten. Detta kan innebära att arbetsuppgifter inte kan utföras på ett optimalt sätt, till exempel om användare inte hittar den information som han/hon söker. Malene Westlund 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Systemförvaltning som visar på systemets användande och förmågor i verksamheten. Förvaltningen behöver ha ett nära samarbete med systemförvaltare för att säkerställa systemfunktionalitet efter verksamhetens behov. Här ligger ett stort ansvar hos systemförvaltaren att se till så systemet är följsamt mot verksamheten, vilket är en del i systemförvaltarrollen. Malene Westlund Bedömning 2019-05-14 13:01 8

Kräver att systemförvaltare jobbar efter systemförvaltarmodellen. Systemförvaltare deltar i produktgenomgångar med leverantör och e-hälsa referensgrupp. Kontinuerlig dialog mellan systemförvaltare och omsorgens personal tex super user och ombud. Etablera roller som super user Systemförvaltarna behöver ha utpekade roller tex super users/ombud på förvaltningen att föra dialog med för de olika systemen. Etablera dessa roller på förvaltningen. Malene Westlund Ombud finns dokumenterade. Alla enheter håller på att utse personer som kopplas till de olika ombud som ingår i IT/digitaliseringsområde. Informera ombuden om att de har första kontakten med systemförvaltare inom sitt område. Informera om och använd super user vid införande av nya system. Informera super user att de har första kontakten med systemförvaltare inom sitt område. Använd olika kanaler för medarbetare att ha synpunkter om system Etablera tillfällen för personalen att föra fram sina synpunkter om olika system, tex workshop, APT, e- hälsa referensgrupp och personliga möten samt digital kanal (tyck till/mail). Malene Westlund Tillfällen finns etablerade men behöver tryckas på mer för att ge medarbetare utrymme/få tid att ventilera dessa synpunkter/frågor. Informera enhetscheferna om vikten att frigöra denna tid både för mötesdeltagande och tid på möten. Arbetsrutin/process är definierad ihop med systemen Se till att arbetsrutin/process är framtagen ihop med systemen och att alla medarbetare jobbar efter dem. Malene Westlund Plan: Processägare uppdaterar arbetsrutin/processen ihop med medarbetare/roller som arbetar i hela processflödet. Processägare sprider processen och säkerställer att medarbetare jobbar efter den. Tillgängliggör och marknadsför befintligt utbildningsmaterial Vidareutbilda personalen genom att erbjuda material för upprepade inlärningstillfällen. Tillgängliggör och marknadsför det utbildningsmaterial som finns tillgängligt tex e-learning kurser, systembeskrivningar och lathundar mm. Malene Westlund Plan: Samla ihop material och gör det lätt tillgängligt. Informera om var materialet finns tex Piren/G:. 2019-05-14 13:01 9

Informationsspridning tex via nyhetsbrev, omsorgsförvaltningens utbildningstillfällen och APT. Få förståelse för system med störst utbildningsbehov Förvaltningen behöver skaffa underlag om vilka system som behöver kompletterande utbildning. Malene Westlund Plan: Samla in information från medarbetare hur de upplever omsorgens system och om de upplever mer utbildning behövs tex enkät frågor. Motivera medarbetare att rapportera in systemfel. Motivera medarbetare att rapportera in fel och brister i systemen för att få kännedom om aktuell situation. Malene Westlund Plan: Höja chefer och medarbetarnas kompetens om varför felrapportering behövs, vad resultatet blir om leverantör kan rätta felet respektive felet kvarstår i omsorgens system. Personligt ansvar att förbättra sin arbetssituation/arbetsmiljö. Informera tex via APT och chefsmöte samt vid omsorgsförvaltningens utbildningstillfällen. Risk för att det finns oklarheter i befogenheter och ansvar Risk för oklarheter i befogenheter och ansvar gällande IT-system. Systemförvaltning av IT-system ligger i vissa fall ute på enheterna som använder/har köpt in systemen. Oklarheter kan då uppstå om vilka befogenheter systemförvaltaren respektive kommunens IT-avdelning har och vem som är ansvarig för vad. Malene Westlund 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Definiera befogenheter och ansvar för tex systemadministratör och super user. Systemförvaltare/IT följer systemförvaltarmodellen Definiera befogenheter och ansvar för tex systemadministratör, super user och ombud på förvaltningen. Ta diskussion/följ upp så systemförvaltare/it följer systemförvaltarmodellen och dess befogenheter och ansvar. Översyn av systemförvaltarmodellen görs centralt. Definiera förväntningar på olika roller inom IT och OMS. På förvaltningen ta fram en bild av vilka förväntningar som ställs på systemförvaltare/it samt systemadministratör, super user och ombud på förvaltningen. Malene Westlund Malene Westlund Malene Westlund Bedömning 2019-05-14 13:01 10

Kommunicera till berörda parter. Arbete påbörjat gällande förväntningar/krav på IT och OMS. Användandet av systemägare och systemförvaltare. Gör stickprov och kolla på några system om de har systemägare och systemförvaltare. Malene Westlund Avvaktar att alla omsorgens system ska få utpekad systemägare, arbete pågår. Risk för att system köps ute i verksamheter utan IT:s kännedom System för samma hantering kan finnas i flera av kommunens verksamheter vilket innebär en onödig kostnad. Informationssäkerhet, drift och underhåll av systemet beaktas ej vid införskaffandet. Malene Westlund 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Nära samarbete med IT vid planering av systeminköp. Förvaltningen behöver ha en väl etablerad kontakt med IT för att hantera arbetet från frågor till gemensam systemsyn som leder till planering av inköp. Att en/fåtal personer hanterar inköp av system ökar kontrollen av vad som sker på förvaltningen. Malene Westlund Gemensam dialog mot leverantör, demo och frågestunder. Risk för felaktiga behörigheter i system Felaktig behörighet i IT-system riskerar att leda till sekretessbrott och andra överträdelser av befogenheter. Åsa Strandlund 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment systemansvarig för HSL- Åsa Strandlund 2019-05-14 13:01 11

personalen går tillsammans med samordnare igenom personalen och dess behörighet Månatlig kontroll av behörigheter sker. Kontrollmoment systemansvarig Åsa Strandlund genomför inaktivering av den SoLpersonal som under en längre tid inte varit aktiv i systemen Inaktivering sker löpande när person varit inaktiv en längre tid. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk för brister i hantering av lön Personalkostnader utgör den andelsmässigt största delen av kommunens kostnader, cirka 80%. Processer från anställning till utbetald lön innefattar flera steg beroende av den mänskliga faktorn. I de fall processerna inte följs eller blivit föråldrade kan detta generera fel vid löneutbetalningar eller få stor påverkan för den anställde eller arbetsgivaren. Det finns risk att frånvaro såsom sjukfrånvaro, semester och föräldraledighet inte rapporteras som det ska. Det finns också risk att redovisningen av lönen blir fel. Patrik Ohlsson 9 3 3 Uppföljning av lönekostnader sker varje månad. Vid avvikelse mot budgeterad riktpunkt görs djupare analyser. Avikelser har upptäckts och hanterats löpande. 2019-05-14 13:01 12

KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Beskriv Kontrollmoment Patrik Ohlsson Risk för att kommunen inte kan säkerställa personalförsörjningen med rätt kompetens Det finns risk att kommunen inte kan rekrytera personal eller behålla personal med rätt kompetens. Många yrkesgrupper är starkt eftertraktade på arbetsmarknaden och konkurrensen från andra organisationer är hög. Kommunen måste vara en attraktiv arbetsgivare samt se till att kommunens verksamheter är i ständig förändring med nya lagstadgade krav. Kommunen måste kontrollera att kompetensutveckling av personalen sker i den utsträckning som behövs för att klara yrkesrollen som annars kan leda till ökade avvikelser, lägre effektivitet och övriga kvalitetsbrister. Pierre Börjesson 9 3 3 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Identifiera medarbetares Pierre Börjesson kompetens och kompetensbehov Enhetschefer samlar medarbetarnas kompetensutvecklingsbehov under höstens medarbetarsamtal och registrerar behovet i verksamhetssystemet Winlas, utefter det kan sedan en individuell utvecklingsplan formas. Kontrollmoment Översyn av medarbetares deltagande i interna utbildningar Pierre Börjesson Kompetensutvecklingsplanen utvärderas löpande och kopplas till Verksamhetsplanen för att säkerställa alla medarbetares kompetens bibehålls eller kompletteras. Risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls Det finns risk för att kraven i det systematiska arbetsmiljöarbetet inte uppfylls. Enligt arbetsmiljölagen är arbetsgivaren huvudansvarig för arbetsmiljön och arbetsförhållanden på arbetsplatsen. Arbetsmiljön gäller både fysiska som psykosociala förhållanden. En god arbetsmiljö ger engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Johan Råberg 6 2 3 För att säkerställa nämndens ansvar över det systematiska arbetsmiljöarbetet redovisas detta till nämn kvatralsvis. Stödja och utveckla den demokratiska processen Administrera nämndens/styrelsens verksamhet Hantera motioner 2019-05-14 13:01 13

Hantera medborgarförslag Genomföra allmänna val Genomföra medborgardialoger Hantera interpellationer och frågor Risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen Det finns risk för att lagar och rutiner inte följs i den demokratiska processen. Kommunen har rutiner som ska följas för att administrera nämnder och styrelsers verksamhet samt att det finns lagar att följa. Om dessa inte är kända eller inte följs i verksamheten finns risk för att fel görs. Risk finns att protokollen utformas på ett otydligt sätt och att tveksamheter uppstår om vad som har beslutats. Mattias Ask 6 2 3 Risk för att delegationsbeslut inte rapporteras Det finns risk för att delegationsbeslut inte återrapporteras enligt antagen delegationsordning. Mattias Ask 4 2 2 Risk för att tagna beslut inte verkställs Det finns risk för att tagna beslut inte verkställs eller att det finns tveksamheter om vad som är beslutat. Mattias Ask 6 2 3 Tillhandahålla lokaler Beställa installation och funktion för telefoni och data Lösa verksamhetens behov av lokaler Arbeta med larm/styr och övervakning av fastigheter Genomföra uppdrag kring nybyggnation Överlämna entreprenad till Drift&service Hantera uppdrag på Drift&service Hyra ut lediga lokaler externt Hantera felanmälan Arbeta med energieffektivisering Planera underhåll av fastigheter Risk för orationell hantering av lokaler Det finns risk för att samordningsvinsterna uteblir och hanteringen av lokaler inte blir optimal då lokalhantering sker av andra än fastighetsförvaltarna. Lars Axelsson 4 2 2 Tillhandahålla varor och tjänster Tillhandahålla vaktmästeritjänster 2019-05-14 13:01 14

Tillhandahålla telefonisttjänster Upphandla telefoner och datorer Förvalta IT-system Lösa ärenden till helpdesk Hantera förändringar av IT-infrastrukturen Lösa verksamhetens behov av lokaler Hantera våra försäkringar Arbeta med inköp och upphandling Arbeta med skal- och personskydd Hantera kundbeställningar, leveranser och förråd Anskaffa material från leverantörer Planera och utföra städuppdrag Utföra transporter Underhålla, reparera och besiktiga fordon Köpa/leasa fordon och motorredskap Planera och leverera kostverksamhet Risk för att inköp inte sker enligt avtal Det finns risk för att inköp inte sker enligt de avtal som kommunen tecknat. Samtliga avtal finns inte samlade i systemstöd och vilka avtal som tecknats kanske inte är känt av de som gör inköp. Det finns också risk för att tecknade avtal inte sägs upp i tid, omförhandlas eller förlängs då de återfinns på olika ställen och inte är samlade i systemstöd. Johan Råberg 8 4 2 KONTROLLMOMENT Titel Beskrivning Ansvarig Rapportera till Status Bedömning Kontrollmoment Uppföljning Johan Råberg Stickprov sker tertialvis på summor över 10 000:- Samtal pågår med Serviceförvaltningen om köptrohet genom centralförrådet. Risk för att direktupphandling inte sker Det finns risk för att direktupphandling inte görs enligt gällande lagkrav. Lagens krav är inte kända hos alla som gör inköp. Det finns också risk att de direktupphandlingar som görs inte redovisas till upphandlingsenheten. Johan Råberg 6 2 3 Kvartalsvis kontroll av direktupphandlingar på omsorgsförvaltningen sker. Information till chefer om direktupphandling och hur dom utförs. Risk för mutor, jäv och oegentligheter Kalmar kommun har antagit riktlinjer mot mutor och jäv samt tillhörande handlingsplan som en del i ett aktivt förebyggande arbete. Det finns risk för att dessa inte följs. För att ytterligare förebygga oegentligheter ska varje nämnd bedöma risken för mutor, jäv och oegentligheter inom sin verksamhet. Ett aktivt, förebyggande arbete mot korruption i kommunal verksamhet skyddar medborgarna mot slöseri och ineffektivitet. Medborgarnas förtroende för kommunen fordrar att de 2019-05-14 13:01 15

anställda och förtroendevalda inte påverkas av ovidkommande önskemål, mutbrott, favorisering av en enskild leverantör eller ovidkommande hänsyn i tjänsteutövningen. Mattias Ask 6 2 3 2019-05-14 13:01 16

Antal omsorgstagare i egen regi april: 2018:1 021 + LOV 93 = 1 113 april 2019: 1 023 + LOV 76 omsorgstagare = 1 098