KOMMUNIKATIONSSTRATEGI 2019 2020 ALLMÄNT 1. Introduktion Församlingsrådet tillsatte 13.6.2018 en arbetsgrupp för att utarbeta en kommunikationsstrategi för Vasa svenska församling. Denna kommunikationsstrategi ger allmänna mål för kommunikationen, kartlägger nuvarande arbetssätt och kanaler, beskriver allmänna trender inom kommunikation och media, visar på utvecklingsbehov inom församlingen samt fastställer tidtabeller, ansvarspersoner, utbildningsbehov och uppföljning av strategin. Tyngdpunkt ligger på den externa kommunikationen, och dess syfte är att lyfta fram förändringar som utvecklar och förbättrar församlingens kommunikation. 2. Kommunikationen i församlingens strategi I församlingens allmänna strategi för 2016 2020 ingår kommunikationen som ett av församlingens tyngdpunktsområden. Om kommunikationen konstateras (något förkortat): a. Vi utarbetar principer för församlingens kommunikation. b. Vi är aktiva på de sociala medierna. Anställda, förtroendevalda och frivilliga erbjuds utbildning, och vi formar en hållbar strategi för hur församlingens sociala nätverkande byggs upp och underhålls. c. Vi fortsätter prenumerera på Kyrkpressen till alla församlingsbor. d. Vi är en församling som tydligt tar ställning och engagerar sig i vardagsdebatten för kristna värderingar. I den allmänna strategin konstateras också att medlemmen ska vara i centrum för all verksamhet; det är alltså medlemmen som är i centrum också för församlingens kommunikation. 3. Principer och mål för församlingens kommunikation I sin kommunikation utgår församlingen från följande principer: - Medlemmen är i centrum för församlingens kommunikation. - Församlingsbor och anställda har rätt till information. - Församlingens information är ärlig, lättförståelig och lättillgänglig. - Den dialog som förs på församlingens plattformar är respektfull och följer etiska principer och lagstiftning.
Målen för församlingens kommunikation är: - Att sprida kyrkans budskap och öka intresset för andliga frågor och församlingens verksamhet. - Att informera om beslut tagna av församlingens och samfällighetens olika organ. - Att informera och berätta om församlingens evenemang och verksamhet. - Att ge församlingsbor möjlighet till dialog med församlingen. 4. Församlingens kommunikationsarbete Församlingen har inte tidigare haft en fastställd kommunikationsstrategi. Däremot finns det en strategi för sociala medier och en kriskommunikationsplan för samfälligheten. På en övergripande nivå finns kommunikationsplanen för den evangelisk-lutherska kyrkan. Arbetsredskapen för kommunikationen är bland annat: a. Webbsidan (förnyades 27.11.2018) b. Intranät (för anställda) c. Sociala medier (Facebook, Instagram, Youtube) d. Trycksaker (terminsbroschyrer, sommarbilagan Kyrknytt, sektorernas egna trycksaker) e. Anslagstavlor f. Kyrkpressen g. Information och annonser på andra aktörers plattformar (t.ex. evenemangskalendrar, Vasabladet, Vega Österbotten, Kyrkpressen) Kommunikationsarbetet har utvärderats via Meltwater, Suomen online tutkimus, Google analytics, Facebooksstatistik, frågeformulär och en enkät bland anställda. Församlingen har en anställd informatör (75 procent). 5. Trender inom kommunikation och media Utvecklingen inom kommunikation och media har varit, är och kommer troligen att vara omvälvande. Digital kommunikation och speciellt då utvecklingen inom de sociala medierna har i grunden förändrat inte bara vårt sätt att kommunicera utan också lett till förändringar i livsstil och annan social interaktion. I utarbetandet av denna kommunikationsstrategi är följande trender viktiga utgångspunkter: - Den digitala kommunikationen betonas. - Satsningen på de sociala medierna är speciellt viktig. - De sociala medierna ger möjlighet till dialog. Tyngdpunkten förskjuts från information till kommunikation. - De sociala medierna är nätverksbyggande. Det betyder bland annat att det är viktigt att fler anställda och församlingsbor involveras i församlingens kommunikation.
- Olika grupper använder internet och sociala medier på olika sätt. Det är viktigt att identifiera olika målgrupper och anpassa kommunikationen både vad gäller innehåll och val av kanal. - Behovet av utvärdering och analyser är stort, eftersom förändringar i den digitala kommunikationen kan vara snabba och omfattande. - Det finns grupper som inte har tillgång, resurser eller vilja att använda internet. De nås genom andra kanaler. ÅTGÄRDER 1. Tyngdpunkter och utveckling Församlingens kommunikationsstrategi är inte bara ett instrument för analys och formulering av mål och principer; den är också vägledning för hur församlingens kommunikation ska utvecklas och vilka tyngdpunkterna är. Utgående från församlingens allmänna strategi och resonemanget ovan definierar vi följande utvecklingsområden: a. Den digitala kommunikationen prioriteras och satsningen på de sociala medierna stärks. Församlingen prövar frimodigt nya sätt att kommunicera, allt fler involveras i kommunikationen och det andliga arbetet på webben ökar. b. Eftersom prenumerationen på Kyrkpressen till församlingsmedlemmarna upphör vid årsskiftet 2018 2019 söker vi nya sätt att arbeta med de tryckta medierna. Vi skapar nya kanaler och arbetssätt, samtidigt som vi är beredda att omprioritera hur resurserna fördelas. c. Vi definierar ansvarspersoner och former för utvärdering. 2. Digital kommunikation Församlingen har medlemmen i fokus, och för frimodigt ut sitt budskap. Det betyder också att församlingen är synlig där medlemmarna finns. Via församlingens webbsida och sociala medier kan vi förmånligt och synligt få ut församlingens budskap och aktuell information. Vi beaktar att olika läsare föredrar olika medier och därför finns samma material på flera ställen, men så att det är anpassat till den specifika kanalen och målgruppen. Den digitala kommunikationen är högt prioriterad i församlingen, och vi reagerar snabbt på förändringar i medievanor. a. Webbsidan förnyades i november 2018. Målet är att den ska vara aktuell och lättillgänglig, både till form och innehåll. Under en övergångsperiod räknar vi med att webbplatsen kräver mera arbete av de anställda. b. Tyngdpunkten i församlingens arbete inom den digitala kommunikationen förläggs allt mera till de sociala medierna. Målet är att nå alla medlemmar, speciellt de som inte är kyrkligt aktiva. För att nå målet behöver vi ramar för arbetet i de sociala medierna: - Församlingen reviderar och förnyar sin strategi för arbete i sociala medier så att den blir ett konkret stöd i det dagliga arbetet.
- Eftersom sociala medier till sin karaktär är nätverksbyggande behöver vi engagera allt fler anställda att medverka. Sociala medier ska bli en del av arbetsrutinerna. Också förtroendevalda och frivilliga uppmuntras att ta ansvar för arbetet i de sociala medierna. - Vid behov ordnas utbildning och inspirationstillfällen för anställda, förtroendevalda och frivilliga. - Församlingen satsar på att utveckla det andliga arbetet på internet. - Vi ger medlemmarna möjlighet till dialog. - Vi testar med betalda annonser på Facebook och Instagram. - Ärendehanteringsprogrammet Domus tas i bruk och kan också användas som extranät för förtroendevalda. - Undersöker möjligheten till elektronisk anslagstavla utanför kyrkorna 3. Tryckta medier När prenumerationen av Kyrkpressen upphör uppstår ett tomrum i kommunikationen mellan församlingen och dess medlemmar. Församlingen har annonserat om gudstjänster och större evenemang varje vecka i Kyrkpressen. Det har framförts önskemål om att någon form av material borde produceras för att kompensera bortfallet av Kyrkpressen. En aspekt är att medlemmarna via Kyrkpressen har fått information om vad som händer i övriga delar av Borgå stift. Bortfallet av Kyrkpressen bör därför kompenseras, samtidigt som vi ser över församlingens övriga arbete med tryckta medier: - Vi ger ut en ny församlingstidning som är ett mellanting mellan en verksamhetsbroschyr och en tidning. Första numret utkommer i slutet av mars 2019. En redaktionskommitté tillsätts som har i uppgift att planera tidningens innehåll. Målsättningen är att ge ut tre till fyra nummer per år. Text och bild till en artikel per upplaga beställs utifrån. En resumé över vad som hänt i Borgå stift presenteras i varje upplaga. - Församlingen fortsätter med veckoannonserna i Vasabladet enligt tidigare modell. Dessa kompletteras med information på Facebook innehållande uppgifter om helgens gudstjänster och specialevenemang som infaller under veckan. - Församlingen arbetar aktivt för att synas på nyhetsplats i de lokala medierna. - Affischer och flyers utarbetas i första hand av de olika sektorerna med hjälp av färdiga mallar. 4. Ansvarspersoner Kyrkoherden har det övergripande ansvaret för församlingens informationsverksamhet (KO 7:9) och ansvarar i sista hand för allt material som församlingen publicerar. Informatören har det övergripande ansvaret för det praktiska arbetet inom kommunikationen, vilket omfattar: - Produktion av prioriterade trycksaker. - Upprätthållande och utvecklande av nättjänster.
- Arbete i sociala medier. - Kontakt med media. Informatören drar tillsammans med anställda och frivilliga upp riktlinjer för innehållet i olika plattformar och utbildar personalen i användningen av tekniska verktyg. Informatören koordinerar fördelningen av ansvarsveckor i sociala medier. Till sektorsansvarigas uppgifter hör att: - Ge material till informatören enligt gällande tidtabeller. - Informera om förändringar inom den egna sektorn. - Utse ansvariga för arbete i sociala medier och webbsidorna. - Ansvara för innehållet på de egna undersidorna på webbsidan. - Se till att sektorn har redskap som möjliggör uppdateringar i sociala medier (smarttelefoner). Till alla anställdas uppgifter hör att: - Via annonseringsverktyget i bokningsprogrammet Katrina styra evenemangen till händelsekalendern på församlingens webbsida. - Använda verktyget för anmälningsblanketter i bokningskalendern Katrina för att styra anmälningsblanketten till församlingens webbsida. 5. Utvärdering Eftersom utvecklingen inom media och kommunikation är snabb, behöver utvärderingen av kommunikationsarbetet vara kontinuerlig och regelbunden. I utvärderingsarbetet används i huvudsak samma instrument som tidigare (se punkt 4 under rubriken Allmänt). Församlingen ska snabbt kunna reagera på faktorer som kommer fram i utvärderingarna, och inom ramarna för kommunikationsstrategin vara beredd att omprioritera arbetssätt och prioriteringar. Kommunikationsstrategin utvärderas och revideras med två års mellanrum eller vid behov tidigare. Församlingsrådet beslöt 16.5.2018 71 att församlingen slutar prenumerera på Kyrkpressen till medlemmarna fr.o.m. 1.1.2019.