DAGORDNING Service nämnden

landstinget DALARNA DAGORDNING Service nämnden Landstingsservice Sammanträde 2013-1 2-06 Sida 1 (6) Sammanträde i Servicenämnden Ordfö rande kallar till sammanträde. Tid: 2013-12-06 kl 09.15-1 6.00 Plats: Foajen, Restaurang Gastronomen, Falu lasarett Dessa handlingar finn s att ti llgå på Internet adress www. ltdalarna.se. Grupprum kl 08.30 09.15 Majoriteten: Gastronetten, Restaurang Gastronomen Alliansen : Konferenscentrum A, sal 3, Restaurang Gastronomen I nnehållsförtec kn i n g Inled ning och protokollsjustering... 2 1 Information 2 Anmälningsärenden........ 3 2 Anmälan av delegeringsbeslut 3 3 Övriga anmälningsärenden 4 Bestutsärenden............ 5 4 Period rapport FV 82 per oktober 5 5 Uppdrag - Översyn av Oasen 5 6 Budget 2014 Servicenämnden 6 7 Landstingsservice Verksamhetsplan 2014 6 Postadrl!ss 791 82 Falun Besöksad ress Söderbaumsvag 5 Falun - Kon tam 023-490000 PersonaI.LsD@ltdalarna.se Org.nr: 232100-0180, MOtcss amordnare

Landstinget Dalarna Landstingsservice DAGORDNING Servicenämnden 2013-12-06 Sida 2 (6) Inledning och protokollsjustering 1 Information Ordförandens förslag 1. Informationen antecknas till protokollet. Information lämnas om: A) Personal (Alexander Klein Storm) Bilaga 1 a B) Framtida organisation (Anders Roos)

Landstinget Dalarna Landstingsservice DAGORDNING Servicenämnden 2013-12-06 Sida 3 (6) Anmälningsärenden 2 Anmälan av delegeringsbeslut Ordförandens förslag. 1. Antecknar de anmälda delegeringsbesluten till protokollet. Anmäldes följande enligt delegeringsbestämmelser fastställda av Landstingsstyrelsen 114/2011 och Servicenämnden 67/2011 fattade beslut. - Av förvaltningschefen fattade beslut. A) Arrendeavtal mellan Landstingsservice och Q-Park AB avseende drift av parkeringsanläggningen vid Ludvika lasarett Dnr LD13/03035 Beslut om ny upphandling av nuvarande avtal (länsomfattande ): B) Service, reparation & förebyggande underhåll av hissar C) Elrevisionsbesiktning D) Besiktning av hissar E) Besiktning av tryckkärl F) Service, reparation & förebyggande underhåll på kylanläggningar G) Besiktning av ventilation, OVK

Landstinget Dalarna Landstingsservice DAGORDNING Servicenämnden 2013-12-06 Sida 4 (6) 3 Övriga anmälningsärenden Ordförandens förslag. 1. Anmälda protokoll, skrivelser m m läggs till handlingarna. A) Protokollsutdrag Landstingsstyrelsens arbetsutskott 82,131021 Tolkning av arvodesbestämmelserna - särskild ersättning Dnr LD13/02773 B) Delegationsbeslut från Ludvika kommun M684, 130911 Tillsyn på Fredriksbergstvätten Dnr LD13/02580 C) Granskning av delårsrapport 130831 Dnr LD13/02871

Landstinget Dalarna Landstingsservice DAGORDNING Servicenämnden 2013-12-06 Sida 5 (6) Beslutsärenden 4 Periodrapport FV 82 per oktober Diarienummer LD13/01324 Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisad period rapport per oktober 2013. Sammanfattning av ärendet Det ekonomiska resultatet uppgår till +11,8 Mkr efter oktober månad 2013 för Landstingsservice. Förvaltningen kan konstatera fortsatt hög efterfrågan på servicetjänster. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser ut att uppfyllas med marginal. Prognosen för 2013 års resultat har höjts till +8,7 Mkr. Se periodrapporten i sin helhet i bifogat dokument. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82 per oktober 2013 5 Uppdrag - Översyn av Oasen Diarienummer LD13/01631 Ordförandens förslag 1. Att Cafe Oasen vid Säters sjukhus övergår till Landstingsservice från och med 2014-01-01. Sammanfattning av ärendet Vid Servicenämndens sammanträde 2013-10-01 13C presenterades en förstudie (bilaga) om ett eventuellt övertagande av Cafe Oasen vid Säters sjukhus. Vid Oasen bedriver även Svenska kyrkan och biblioteket viss verksamhet. Önskemål har framförts att förbereda en övergång av verksamheten enligt upprättad förstudie med korrigering att nuvarande personal skall övergå till Landstingsservice med oförändrade anställnings- och löneförmåner. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag

Landstinget Dalarna Landstingsservice DAGORDNING Servicenämnden 2013-12-06 Sida 6 (6) 6 Budget 2014 Servicenämnden Diarienummer LD13/03029 Ordförandens förslag 1. Fastställa Budget för 2014 enligt förslag. Sammanfattning av ärendet Förslag till budget för år 2014 redovisas inklusive avkastningskrav på 2,0 Mkr. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Budget 2014 Landstingsservice 7 Landstingsservice Verksamhetsplan 2014 Diarienummer LD13/03030 Ordförandens förslag 1. Fastställa Verksamhetsplan för 2014 enligt förslag. Sammanfattning av ärendet Förslag till verksamhetsplan (VP) för år 2014. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Verksamhetsplan 2014

Underlag

landstinget DALARNA Land stingsservice HR-enheten Information Servicenämnden Datum 2013-12-06 S;d, 1 (1) Dm Bilaga 1 A Personal Sjukfrånvaron Den totala sjukfrånvaron inom förvaltningen är 6,6 % för perioden januarioktober 2013, korttidsfrånvaron är 3,0 %. Under motsvarande period förra året var den totala sjukfrånvaron 6,3 % och korttidssjukfrånvaron var 2,8 %. Det finns fortfarande stora skillnader mellan olika verksamheter inom LsD. Allt ifrån ingen sjukfrånvaro alls på vissa grupper till en total sjukfrånvaro på ca 10-12 %. De grupper som har den största sjukfrånvaron är i dagsläget Verksamhetsservice och Kostservice inom förvaltningen. Insatser som genomförs tör att minska sjukfrånvaron är avstämningsmöten och rehabiliteringsplanering vid fem frånvarotillfällen. Nya medarbetarsamtalsunderlaget Arbetsgru ppen närmar sig slutet på arbetet med det nya medarbetarsamtalsunderlaget. Tanken är att detta nya material skall börja användas efter årsskiftet. Nya Rekryteringsprocessen LsD HR-enhet har under 2013 arbetat fram en tydlig rekryteringsprocess för förvaltningen. Processen följer LO nya rekryteringsprocess och baseras sig på ett kompetensbaserat rekryteringsperspektiv. Bemanning Bemanningen har ökat ifrån 2012 med 348 st till 37 1 st fakti ska årsarbetare 2013. Detta beror på de utökade uppdragen Landstingsservice har fått i samband med driftsättandet av Dahlska huset. LsD har under 2013 fått flerta let nya städuppdrag och flyttuppdrag i samband med byggnationen av det nya vå rdbl ocket och detta påverkar anta let faktiska årsarbetare och arbetade timmar i stigande riktning. Postadress 791 82 Falun Landstingsservice har även utökat bemanningen inom materieiförsörjningsenheten med 4 tjänster. Allt för att täcka in det växande behovet av materielförsörjning som Hälso- och sjukvården efterfrågar. I denna utökade bemanning finns även kostförsörjningsuppdraget i Ludvika, med tillsättningen av 5 tjänster, som driftsattes ifrån årsskiftet. Tillsammans med utökade uppdrag på andra orter i länet, tillsättning efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, har detta även påverkat förvaltningens bemanning. Besöksadress Nissers vag 6 Falun KontaU 023-490000 Org nr 232 100-0180 - H and l ~ gg a r o Alexander Klein Storm 023-490902 T f Personalchef alexander.storm@ltdalarna.se

I II Landstinget DALARNA BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2013-12-06 Sid, 1 (2) LSD FörvaltningsledningIstab DM LD13/0 1324 Uppdnr 692 Ärende punkt 4 a Period rapport FV 82 per oktober Ordförandens förslag 1. Godkänna redovisad period rapport per oktober 2013. Sammanfattning Det ekonomiska resultatet uppgår till +11,8 Mkr efter oktober månad 2013 för Landstingsservice. Förvaltningen kan konstatera fortsatt hög efterfrågan på servicetjänster. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser ut att uppfyllas med marginal. Prognosen för 2013 års resultat har höjts till +8, 7 Mkr. Se periodrapporten i sin helhet i bifogat dokument. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Periodrapport FV 82 per oktober 2013 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Periodrapporten efter det fö rsta kvartalet 2013 har framtagits i samverkan mellan Ekonomienheten, HR-enheten och driftverksamheten. Efterfrågan på Landstingsservice tjänster har ökat på bred front, förvaltningen har dessutom fått flera nya uppdrag som starkt bidragit till vårt resultat. Det positiva resu ltatet beror inte bara på att intäktssidan ökat utan att förvaltningen också varit framgångsrik i arbetet med kostnadsminskningar. Detta är en effekt aven ökad kostnadsmedvetenhet och generell återhållsamhet. Förvaltningen utför fler uppdrag- och servicetjänster men med en begränsad bemanningsökning, det ger goda ekonomiska effekter Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser ut att uppfyllas med marginal. Prognosen för 2013 års resultat har höjts till +8,7 Mkr. Samverkan med fackliga organisationer Centrala samverkan 2013-12-03. Postadress 791 82 Falun - Besöksadress Kontakt Söderbaumsvllg 5 023-490000 Falun PersonaI.LsD@ltdalarna.se Org.nr: 232100 0180 f Handläggare Ekberg Martin Ekonomichef martin.ekberg@ltdalarna.se 023-490903 070-2701253

Landstinget Dalarna Landstingsservice BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Datum Dnr 2013-12-06 LD13/01324 Sida 2 (2) Patientperspektiv, Finansiering och ekonomiska konsekvenser, Miljö, Likabehandling, Barnkonsekvens, Juridik, Folkhälsa, Konsekvensbedömning enligt systematiskt Inte relevant.

Servicenämnden Landstingsservice Måluppföljning PcrsJlckti\' l\'hi l Utfall S l:l l1l5 I'ersonal Sjukfrånvaro 5.0% 6.6% Nöjdmcdarbctarindcx 90% 89% Ekonomi Resultatindex 1.01 l. OS Kunt! Nöjdkundindcx 90% 89% O I'roduktion Sliid. 3v\'crkningsg rnd 353.0 3<1 7. 1 O T,'un.lcl'cranssiikcrhcl 98.0% 97. 1% O Kost (antal pon ioncrh immc) 9.9 O Verksamhet Landstingsscl'v icc uppdrag iii' att ansvara ror och utveckla sj ukvårdsspecifik service ti11landsl ingcls kiimvcrks<lmhcl. Dc viktigaste hiindclserna i och omkring verksamheten fram till och med oktober månad anges nedan i punkt form: Det finn s ch politiskt försla g att sammanslå Landstingsservice och L:mdslingsfaslighclcr. Landstingsscrv1cc har sammanställt ett underlag genom en SWOT-.malys ror vidare Imndliiggning. Förvaltningen Imr på uppdrag av Landst ingsdirektören övcrliil11nat en utredningsrapport i juni avseende Cafe Oasen vid Säters sjukhus. Efter ell po litiskt direktiv överfors nu Cafe Oasen i Sliter fr. o.m. årsskiftet till Landstingsservice från den psykiatriska kliniken. Landstingsservice har genom ron flytten till den nya vårdbyggnaden. Dahlsb husct med ett goil resultat. Implementeri ng av fullservice har påbörjats avseende materiel rorsörjning och övriga servicetjänster. Sedan i oktober har Landstingsservice uppdraget all tillgodose servicebehovet i det temporiira patienthotellet. KostRirsörjningen på Ludvika lasarell har siikrats i Landst inget Dalarnas egen regi fr.o.m. januari. El! l110ttagningskök på Ludvib lasarett har flirdi gsuillls. Matleveranser sker från produktionsköket i Mora. övriga li\'sl11edellevereras från produktionsköket i Falun. Kontakt har uppriittats med Landstinget i Västmanland ror att finna en kostnadscrrektivare lösning på sikt. Höstens arbete med budget och verksamhetspla ll ror 20 14 har priiglats av ston engagemang i förvaltningen. Landstingsservice kan konstatera en hög efterfrågan pä vära tjänster samt att nya uppdrag kommcr till. Arets benchmarkingmmerial for våra ingående processer. tvätt, kost. lokalvård, avfal lshantering och materialrorsörjn ing har tagits fram och redovisades av Ernst & Young under juni månad. Landslingsservice fick återigen kvitto på all vi iir konkurrenskrafti ga i jämförelse med andra landsting. ~ Den andra externa revisionen fo r året avseende rolvahningens kvalitets- och miljöarbete genomro rdes under tre dagar i oktober månad. Revisorn tillstyrkte alt LsD får fortsatt innehav av kvalitets- och miljöcertifikal. Genom ell centralt uppdrag har förvalt ningen arbetat fram ell gemensamt ramavtal ror Land stinget Dalamas transporter. Syftetiir att samiransportera vån gods på ell mer kostnadse ffekti\1 sätt. En extem konsult har j ust nu uppdmget all kvalitetssäkra och fore sill eventuella forbällringar på nuvarande transportupplägg. Cafe 1 lörnan pli Ludvi ka lasarett driftsalles ij,muari av Landstingsservice. En viss restaurering med tillhörande möblemang har skett och vi kan konstatera en liten ökning i ojtisiiuningen som följd. Ett ramavtal mellan Landstingsserviee och Tandvården har frama rbetats. Della iir ett resultat av den avtalsöversyn som pågåll av La ndstingsservice tjiinster. Efterfrågan av personalplagg ökar vid Fredriksbergslvlillen som följd nv skiitpta hygicnaspekter. Leveranser av personalplagg till Dahlska huset sker från centrala förråd. Under årets början inrättades ett Servicer1ld mellan Hii Isooc h sj ukvården och Landstingsservice på uppdrag av Landstingsdirektören. Det friim sta syftet med rådet iir att skapa ell tydli gt forum där servicefrågor skall hanteras samlat i ell landstingsledningsperspektiv. Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsiitter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte all bl i kostnadserrektivare. Avkastningskravet pa Lnndstingsservice uppg1lr 201 3 lill 2.0 Mkr. Landst ingsservice är intäktsfinansierade och dlirmed beroende av kundens efterfrilgun. Det stliller krav pil forvaltningen att kunna uppvisa effekt iva produktionslösningar ror vära kunder. Transparens och hög grad nv intäkts- och kostnadskontrolllir av största vikt ror alt uppriitthålla fort ro liga och goda kundrelationer. Eli nura samarbete med våra kunder sker förutom i det nyinriillade Sen'icer<idet i respektive slyrgrupp for Tandvard. Landstingsfastigheler och Hjiilprnede1. Ekonomi Resultaträ kning 211 1J 201 2 (mkr) Atk utrall l'ro:!i1os Il ud;:rt IIfsll ltat Imakter 247.7 287.6 276.1 279.2 Kostnader -235,9-278,9-275.5-276,5 "arav persollfl/- kosmader Verksamhetens rcsultnt - 1-1/.-1 -/68.i -/69.9-16 1.5 ll8 8.7 0.6 2.8 Lnndstingsbidrag 0,0 1.4 l A 0,0 Över! Underskott 11.8 8.7 2.0 2.8 Investeringar -2,4-01.9 -l 9 1.6

LandstingsseTviee kan konstatera att verksamheten nutit pli bm under hela liret ur en ekonomiskt perspektiv. Efterfrågan pä förvaltningens servieetjiinster har ökat pli bred fron t, vi har dessutom fåu nera nya uppdrag som starkt bidrilgit ti ll vllrt resu ltat, exempelvis servicetjiinstcr ti Il Dahl ska huset, kostförsörjning på Ludvika lasarett, insourc ing av yttre transportuppdmg, kostscrvcring pli avdelning 34 i Falun etc. Det positiva resultatet beror inte bara på att int;iktssidan ökat utan an forvaltn ingen också varit fmmgungsrik i arbetet med kostnadsmillskningar. Detta Ur en effek t av cn ökad kostnadsmcdvclenhet och genercll llterh <1 11sa mhet. Förvaltningen utfor ner uppdrag och servicetjiinster men med en begränsad bemanningsökning, det ger goda ekonomiska eltekter. Förvaltningens avkastningskra\' och resultat mill pa 2,0 Mkr vid årets slut ser ut au uppfyllas med margina l. Prognose n fö r 20 13 års resultat höjs till 8,7 Mkr. När nya uppdrag och serv ice~(in s ter utvecklas och avropas är det av största vikt an priss:iuning och rc s u rs utnyt ~andc utvärderas. Eftersom den proccssen pågår kan pcriodrcsultatet inte ses som rättvisande fullt ut. Personal Definllioner Antal anstiilltu ar antalet per:;oner. 'lilka jnnehar en mjnadsavlonad am/allnmg. Antal f~ k a~ka arsarbotj re öer;jkna~ 50m antalans/allda Jlanslllllningens sj'sselslil1nlngsgrad rrjnljs tj~nslledirjhelcr IJtan lon, sjljkledighclcr" 14 dagar och grundmdalculbildning med lon, Arbe/ad l id an:;er antale t ame/ado tjmmar f(jr samtliga ans/lillda. Inhyrd personals arbetade lid jngjrinte. Radovisas med en m' neds fordrdjning. HefJru kv""at.nt lir b'ka med I 700 arljfhade limmar. Valda personal. kostnader (mkr) Löner exklusive socialn avgifter MalM Eklwrg Bill'. FONallningsc/IDf Landstings~eNice 20 1l 21/12 Hf ~ u t tat - I ]6.6. ] 15..1 t ts,7 Antal anställda 20 13 2(J 12 2011 Amal faktiska årsarbcturc 37 1,36 3411, 13 347. 13 Antal anstillida m '14 AntaJ faktiska 6rsarbetafe och ans/al/da ~t5 periodens sisla dag Arbetad tid,\ ck 2013 Mk 20 12 Ac k 2(J 1I Arbctnd tid timmar, anställda 575.522 55 1.3 15 555.56-1. vara\' timanställda 31.79-1 27.208 2t.262. varav Illcrlidlövcnid S3.mtliJ1, personal 8.356 6.621 6.443 Prei rri nara v~rden (or innevarande 6r. Hög koruidssjukfrånvaro under årels första del har medfört att timansl:!! Ida och mcrt id/överlid har ökn! for att säkra dcn dagliga driften. Orsaken till den höga sjukfrånvaron har bl.a. varit en förvlirrad influcnsaepidemi i jämförclse med tidigarc år. Den höga mcnidlövcrtid kan lill stor del fd rklaras av kommunals varsel om strcjk under våren. Att arbetade timmar har ökat i jfimförcl sc mcd tidigare ar beror i huvudsak på de utökride uppdragen Landstingsservicc tatt i samband med byggnationen och drifts:ittandct av Dahlska huset samt kostförsörjni ngen på Lndvika lasarett. Det ovann limnda tillsammans med utökade uppdrng på nem orter i Unel, tillsiittning cftcr pensionsavgangar, konvcrteringar av visstidsansliillningar och ruuen till heltid, påverkar liven det förvaltningens bemanning och arbctad tid.

I landstinget DALARNA BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2014-02-20 S;d. 1 (2) LSD FörvaltningsledningIstab Do< LD1 3/01631 Uppdnr 700 Ärendet punkt 5 a Uppdrag - Översyn av Oasen Ordförandens förslag 1. Att Cafe Oasen vid Säters sjukhus övergår till Landstingsservice från och med 2014-01-01. Sammanfattning Vid Service nämndens sammanträde 2013-10-01 13C presenterades en förstudie (bilaga) om ett eventuellt övertagande av Cafe Oasen vid Säters sjukhus. Vid Oasen bedriver även Svenska kyrkan och biblioteket viss verksamhet. Önskemål har framförts att förbereda en överg ång av verksamheten enligt upprättad förstudie med korrigering att nuvarande personal ska ll övergå till Landstingsservice med oförändrade anställnings- och löneförmåner. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Verksam heten passar ej in i den Rättspsykiatriska klinikens verksamhet och bör därför överg å till Landstingsservice som har erfarenhet av cafeer och driver liknande verksamhet i Falun. Patientperspektiv Servicen till inlagda patienter och besökande tryggas. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Cafe Oasen har under längre tid stadigt haft ett underskott. Landstingsservice kan med hänsyn till det ekonomiska resultatet finansiera underskottet i sin föreslagna budget för år 20 14. Miljö Ej aktuellt. Likabehandling Ej aktuellt. Postadress 791 82 Falun Besökudrcu 5öderbaumsv4g 5 Falun K o n t~'k~' -- 023-490000 PersonatLsD@1tdalarna.se Drg.nr: 232100-0180, Handläggare Roos Anders 023-4909 01 Förvaltningchef 070-2173112 anders.foos@lidalama.se

Landstinget Dalarna Landstingsservice BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Datum Dnr 2014-02-20 LD13/01631 Sida 2 (2) Barnkonsekvens Ej aktuellt. Juridik Ej aktuellt. Folkhälsa Ej aktuellt. Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Investering krävs i lokalerna för att få en bättre arbetsmiljö. Dessa investeringar och ombyggnationer kommer att starta under början av år 2014. Samverkan med fackliga organisationer Förhandlas på Centrala samverkan 2013-12-03. Uppföljning Kontinuerlig ekonomisk uppföljning under året.

landstinget DALARNA BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2013-12-06 S;d, 1 (2) LSD FörvaltningsledningIstab Do< LD13/03029 Uppdnr 682 Ärende punkt 6 a Budget 2014 Servicenämnden Ordförandens förslag 1. Fastställa Budget för 2014 enligt förslag. Sammanfattning Förslag till budget tör år 2014 redovisas inklusive avkastningskrav på 2,0 Mkr. BUDGETSAMMANSTÄLLNING 201 4 LANDSTINGSSERVICE FV82 OmrådeNerksamhet (Thr) Central administration 2000 Norra området -1086 Mellersta området 3362 Södra området -1341 Omstrukturering -935 Totalt resultat 2000 I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Budget 2014 Servicenämnden Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Budget för år 2014 har framtagits i stor delaktighet och engagemang i förvaltningen. Budgetförutsättningarna presenteras i finansplanen. Landstingsservice har ett avkastnings krav för verksamhetsåret 2014 på 2,0 Mkr. Investering sramen för förvaltningen under 2014 är satt till 2,5 Mkr. Postadress 79 1 82 Fallln Uppräkning har skett med 2,9% för landstingsinterna intäkterna, 2,7% för lönerkostnader, 1,2% för övriga kostnader och arbetsgivaravgifterna höjs med ungefär en procentenhet till 43,63, allt enligt centrala direktiv via finansplan en. Tvättpriserna, ersättning för boende och bilpoolsadministration har sänkts motsvarande 2,0 Mkr. - Besöksadross Kontakt Söderbaumsvtlg 5 023-490000 Falun Personal.lsD@ltdalarna.se Org.nr. 232100-0180 / Handlaggaro Ekberg Martin 023-49 09 03 Ekonomichef 070-2701253 martin.ekberg@1tdalarna.se

Landstinget Dalarna Landstingsservice BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Datum Dnr 2013-12-06 LD13/03029 Sida 2 (2) Den totala omslutningen för förvaltningen under 2014 budgeteras till 295,0 Mkr. Personalkostnaderna är det enskilt största kostnadsslaget och budgeteras till-181, 1 Mkr för 2014. Lunchpriset i våra restauranger föreslås höjas med 2 kronor med hänvisning till den allmänna kostnadsutvecklingen. Patientperspektiv Budgeten är beräknad så att samma servicenivå kan bibehållas ut mot våra kunder. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Efterfrågan på Landstingsservice tjänster ökar, både genom att volymerna blir större, servicegraden stiger och att nya uppdrag kommer till. Dessa utökningar riktas främst från Hälso- och sjukvården vilket bör noteras ur ett koncernperspektiv. Miljö Den samordnade transportorganisationen kommer bidra med minskade utsläpp. Folkhälsa God kosthållning, ökade ekologiska livsmedel skall bidra till detta. En konsekvensbeskrivning av föreslagen Kostpolicy kan bidra till en "bättre" måltid. Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Regelbundet i central samverkan. Samverkan med fackliga organisationer Förhandlat i lokala samverkansgrupperna och slutgiltigt förhandlat i centrala samverkan 2013-12-03. Uppföljning Ekonomisk uppföljning sker månatligen inom förvaltningen och avrapporteras i centrala ledningsgruppen. Period- och delårsrapporter avlämnas centralt enligt direktiv och redovisas vid va~e nämndsmöte. Likabehandling, Barnkonsekvens, Juridik Inte relevant

, landstinget """'RNA LANDSTINGS5ERVICE M.Ekberg 2013-11 25 LANDSTINGSSERVICE BUDGET 2014 K" Vorksa mhot Belopp 32001 Servicenllmnden.00 32000 Förvaltningsledning 4526 32081 Ekonomi FY 82 3108 32083 Personal FY 82 3414 32084 ProJekt- och utveckling FY 82 1706 32091 Facklig verksamhet FV 82 752 Cenlralt av1<astningskrav, 000 Total OH 15 906 Budgeterat rosultat contral administration 2000 Norra områd et 32300 ledning Norra 1 32325 Cafe Butik Mora 87 32371 Stad Team l Mora -310 32382 Transport Team 2 Mora.a35 32384 Faslighetsteknik Te am 2 Mora Budgoterat resultat norra området -1'" 086 Mellersta området 32600 Ledning Mellersta O 32618 Kost Ryggåsstugan Falun 17 32625 Kosl service Prod.kök Falun 32626 Kostservice Restaurang Falun 98 32627 Kostservice Cafe & butik Falun '96 32628 Kostservice VenIlIen Falun 1 32631 Stad Team 1 Falun 163 32641 Stad Team 2 Falun 191 32652 Transport Team 3 Falun -569 32654 Ytlre skotsel 4" 32694 FOradling -525 32663 Ma t erla1l0rso~ning Team 4 Falun 41 32680 Fastighetsteknik länsservice 1 073 32681 lo-luren." 32686 Transporter yllre 1268 32688 Transportledningscentral "9 32690 leasingbilar 1 32691 Bevakning -2060 XXXXX Parkering 2895 32692 Birpool admldrlft 138 32693 Bilpool 1 32695 Boende Mora "9 32696 Boende Falun 119 32697 Pal.hotell Angsklockan 135 32698 Boende Avesta 39 Budgeterat rosultat mollersta området 3362 " Södra området 32700 Ledning SOdra 32731 SIad Team Borl änge 42. 32732 Transport Team Borlänge -123 32741 SIad Team Sliter 194 32742 Trnnsport Team Såler 49 32747 Cale Oasen Säter -1354 32761 Stad Team ludvika 145 32762 Transport Team Ludvika 166 32764 Fastighetsteknik Team Lud vika 87 32766 MoUagnlngskök Ludvika 87 32767 Care HOman Ludvika -843 32771 Stad Team Avesta -222 32772 Transport Team Avesta _146 32774 Fastighetslcknik Team Avesta -123 32780 Tvllttscrvlce Fredriksberg 314 B udgeterat resultat södra området -1341 Omstrukturering 32959 Omstruktureringskoslnader -935 B udgetfha t resultat -935 SammanställnIng Cenlral administration, 000 Norra området -1086 Mellersta området 336' Södra omrtidet -1341 Omstrukturering -935 Totalt budgetorat rosultat FV82 (Tkr) 2000 ' Landstingsservice övertar c are Oasen 1 Sä ter Ir_o.m. årsskifte t. Par1leringen Iylts utlrån bevakningen I Mellersta området oell särredovisas Ir.o.m. årsskiftet. Koslnadsstlllle ej fastställt.

landstinget DAlARNA M.Ekberg 2013-11-25 LANDSTINGSSERVICE " BUDGET 2014 MOTPART 1 '" EXTERNA MOTPARTER MOTPART 2 = LANDSTI NGSI NTERNAMOTPARTER

landstinget DALARNA BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Landstingsservice Datum 2013-12-06 Sid, 1 (2) LSD FörvaltningsledningIstab d" LD13!03030 Uppdnr 683 Ärende punkt 7 a Landstingsservice Verksamhetsplan 2014 Ordförandens förslag 1. Fastställa Verksamhetsplan för 2014 enligt förslag. Sammanfattning Förslag till verksamhetsplan (VP) för år 2014. I ärendet redovisas följande dokument: a) Beslutsunderlag b) Verksamhetsplan 2014 Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Verksamhetsplan (VP) för år 201 4 har framtagits och fokuserar på fem perspektiv enligt modellen balanserat styrkort (balanced scorecard ). Perspektiven är personal, ekonomi, kund, produktion och utveckling! lärande. Strategiska mål, framgångsfaktorer, mål och mått samt tillhörande aktiviteter beskrivs. Palientperspektiv VP: n för år 2014 skall trygga en hög servicegrad till våra kunder. Finansiering och ekonomiska konsekvenser Avkastingskrav på 2,0 miljoner kronor skall kunna uppnås. Miljö Fokuserade miljöaktiviteter är beskrivna i VP :n Likabehandling Följs upp genom medarbetarsamtal och mätning av NMI. Barnkonsekvens Inte relevant. Juridik Inte relevant. Postadress 791 82 Falun - Bes Clkudress Konta kt Handt~gga r" SOderbaumsv3g 5 02l--490000 Ekberg Martin 023-<19 09 03 Falun Personal.lsD@ttdalama.se Ekonomichef 070-2701253 Org,nr: 232100-0180 martin.ekberg@ltdalarna.se

Landstinget Dalarna Landslingsservice BESLUTSUNDERLAG Servicenämnden Datum Dnr 2013-12-06 LD13/03030 Sida 2 (2) Folkhälsa God kosthållning, ökade miljömärkta livsmedel skall bidra till detta. Konsekvensbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete Regelbundet i lokal och central samverkan. Samverkan med fackliga organisationer Förhandlat i lokala samverkansgrupperna och slutgiltigt förhandlat i centrala samverkan 2013-12-03. Uppföljning Varje månad i den centrala ledningsgruppen för förvaltningen.

LAN DSTI NGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN 2014 Dnr LD13/03030 Central samverkan 2013-12-03 Servicenl:!mnden 2013-1 2-06

VERKSAMHETSPLAN 2014 BALANSERAT STYRKORT FOR LANDSTINGSSERVICE Scope (Uppgift) Vision Uppdrag Perspektiv ~ Personal ~ Ekonomi,. Kund ~ Produktion,. Utveckling/ lärande Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckelta1!mått Mål Aktiviteter LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN 20 14

SCOPE (Uppgift) Landstingsservice leder, utför, utvecklar och effektiviserar servicetjänster till Hälso- och sjukvården och övriga verksamheter inom och i samverkan med Landstinget Dalarna. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN 2014

VISION Landstingsservice förstår och tillgodoser kundens behov av servicetjänster och är väl integrerad i kundens processer. Vår styrka är att arbeta behovsstyrt och flexibelt oavsett var i organisationen vi befinner oss. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN 20 14

UPPDRAG Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveclda sjukvårdsnära service till Hälso- och sjukvården samt servicetjänster till övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. I uppdraget ingår att systematiskt utvärdera, välja och ansvara för den mest effektiva driftformen för servicetjänster inom koncernen. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN 2014

Perspektiv Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Må l Prod uktion Processorienterat arbetssätt Tydliga uppdrag och avtal Verksa mhetsspecifika Måluppföljning ska stödjas Prod u ktionsu ppföljni ng Tydliga processbeskrivningar och nyckeltal och miljömål. av system. Minskad miljöpåverkan rutiner/instruktioner Kompetensansvariga i interna nätverk Tydliga och m ätbara produktivitetsmått Ökad miljömedvetenhet (Se nästa sida) Kund Nöjd kund (NK) Rätt service och bemötande Nöjdkundindex (NKI) 90% Tydliga och kommunicerade Kundkonta ktorganisation avtal Serviceråd och styrgrupper Stödfunktioner: 90% System, mallar, kalkyler avseende avtalsprocessen Internt NKI Antal systematiskt genomförda kunduppföljningar Org. kring kunduppföljningar skall vara klar och minst en uppföljning med huvuddelen av våra kunder ska ll vara genomförda. Personal Nöjd medarbetare (NM) Kompetensutveckling Nöjd medarbetarindex (NMI) 75% Friska medarbetare Mål- och utvecklingssamtal Antal deltagande i medarbetarenkät 80% Kompetenta medarbetare Tydligt arbetssätt för differentierad lönesättning - Talangpool Total sjukfrånvaro 5% Säkerställa kritiska befattningar varav korttidssjukfrånvaro 3% Engagerat ledarskap/medarbetarskap Systematiskt arbetsmilj6arbete Antal arbetsskador/tillbud 100% inrapporterade i Synergi Ekonomi God ekonomisk hushållning Ordning och reda Resulta tindex RI (förvaltningen) 1,01 Överenskommen Säkerställd avtalsprocess Budgetföljsamhet 98% prissättningsmodell Kostnads- och in täktsmedvetenhet Prognosföljsamhet 99% Tydliga kalkyler som beslutsunderlag Intäkt/ Antal faktisk arsarbetare Kostnad/Antal faktiska arsarbetare Utveckling Arbeta behovsstyrt Behovsanpassad utbildningsplan Närvaro vid chefsutbildningar 100% och nexibelt Arbeta systematiskt i projektliknande former Digitaliserat verksamhetssystem Sjukvå rdsnära tjä nste r Ständiga förbättringar genom aktiv awikelse- och infö rt Utvecklat verksa mhetssystem förbättri ngsrapporteri ng Benchmarkingplacering i M inst en placering bättre än Delta i Best service benchmarking och SKL:s projekt servicenätverket Best service 2013 Förbättringsförslag Minst ett per medarbetare

Perspektiv NyckeltailMått Mål NyckeltailMått Mål Pro duktion Kost servlce St ädservice Produktionskök livsmedelskostnad /portion 14 kr Falun Underhållsstädn ing kostnad/kvm 235 kr/kvm 14 kr Mora Awerkningsgrad = 347 kvm/h Miljömärkta livsmedel! i förhållande till 25% Underhållsstädning volym kvm/ totala livsmedel i kronor underhållsstädning volym sålda timmar Produktionskök - Totalkostnad/portion 68 kr Mat erielförsörjning Cafeer och Restaurang - försäljning/ månad i 1,0 Minska antalet artiklar (jämförelse med 2013) 5% förhå llande till lagda budgeterade nettointäkter Va kt mästeri Yttre transporter Produktionstim mar mot ku nd/ 100% Totala kostnader/ mil 168 kr/ mil antalet produktionstimmar (arbetad t id) Fyll nadsgrad 80% Minskade körmil 8000-16000 mil Tvätt Övergripand e miljömål l everanssäkerhet 98,0% Ande[ miljömärkta livsmedel i kostverksamheten 25% Kg/mantimme 25,0 Optimera pelletsanläggningen vid Fredriksbergstvätten 5% lo Boende för att endast använda 5% eldningsolja som energikälla Beläsgningsgrad 80% Minskning av förbrukningen av kontorspapper vid 10% Fastighetsteknik l andstingsservice stödfunktioner Produktionstimmar mot kund/ >80% antalet närvarotimmar (debiterbartid) (i nförande av mått) Produktionskök Svinn i förhållande till antalet 8% levererade portioner Förebyggande underhåll skall jämfört med totala >50% antalet uppdrag Cafeer, Restaurang - Svinn i förhållande till köpta 12% portioner från köket Minskade körmil (yttre tra nsporter) 8000 16000 mil

Pe rspektiv Aktivitet Vem När Klart Produktion Tydliggöra gränssnitten i processbeskrivningarna Peter Ötken/ Lgr Kvartal 1 2014 2014 Nyckeltal, mål, mått - ta fram system för uppföljning och införande ledningsgruppen 2014 2015 Bestäm kompetensområden och utse ansvariga l edningsgruppen Kvartal 1 2014 2014 Fusion ud med lfd, utred FM-koncept Anders Roas / 19r Kvartal 1 2014 2014 Övertagande och driftsättning av Oasen i Säter Anders Roos! Kvartal 1 2014 2014 arbetsgrupp Översyn av transportorganisation, inre och yttre. ledningsgruppen 2014 2014 Kund Kontinuerlig uppföljning av mi ljö mål och aktiviteter Ledningsgruppen 2014 2014 Implementera kundkontaktsorganisation Ronn ie Hases Juni 2014 2014 Kompetensansva riga Ledningsgruppen Utvecklade kundrapporter till Serviceråd och styrgrupper Ledningsgruppen 2014 2014 - leda i bevis vårt arbete Beställning och återrapportering via Serviceportal Helena Wikström 2014 2015 Samordning av kundenkä ter Ledningsgruppen Juni 2014 2014

Perspektiv Aktivitet Vem När Klart Personal Uppföljning/handlingsplan sjukfrånvaro enligt del ett i måluppföljningen Nä rmaste chef 9 ggr/år 2014 Använda nya mål- och utvecklingssamtalsmallen Närmaste chef Minst 2 ggr/år 2014 Presentation, analys och ev. åtgärder av nöjdmedarbetarundersökning HR 2014 2014 Ta fram tydlig process- och rutinbeskrivning för lönebildning Alexander Klein Storm Februari 2014 2014 Ekonomi Säkerställa avtalsprocessen Ledningsgruppen 2014 2014 Interna fördelninga r Om rådeschefer 2014 2014 Pro jekt/utveckli ng Prissättninesmodell för tjänster/uppdrag Martin Ekberg Juni 2014 Juni 2014 Utveckling Utbilda chefer och medarbetare i stödsystemen inom IT i samband med införandet av Ledningsgruppen 2014 2014 den nya plattformen. Införande av lsd nya verksamhetssystem, implementering av LD Ledningssystem samt Christer Söderholm 2014 2015 påbörjande av anpassning till nya ISO-upplägget Utöka benchmarkingprogrammet med två processer (Städ Mora) och restaurangen Teamchef 2014 2014 Gastronomen (Falu lasarett). Kompetensansvarig Översyn av länsservice organisatoriska tillhörighet och funktion Torbjörn Pettersson Kvartal 2 2014 2014 Utvärdera Högskolans utbildning samt utarbeta en gemensam handlingsplan för HR Kvartal 1 2014 2014 serviceutbildning inom förvaltningen. - Im plementera Landstinget Dalarnas gemensamma internkontrollplan i Martin Ekberg Kva rtal 1 2014 2014 verksamhetssystem Christer Söderholm