12 Dokumenthanteringsplan RS150382

12 Dokumenthanteringsplan RS150382 Ärendet Kansliavdelningen har utarbetat en processbaserad dokumenthanteringsplan för regionstyrelsens allmänna handlingar och som ska vara ett stöd för beslut när det gäller bevarande, gallring och dokumenthantering när det gäller regionstyrelsens lednings- och stödprocesser (1.0 och 2.0) i Region Halland. Dokumenthanteringsplanen bygger på den beslutade klassificeringsstrukturen för dokument i Region Halland (RS 2015-10- 28 201). Arbetsutskottets förslag Regionstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för allmänna handlingar i regionstyrelsens lednings- och stödprocesser 1.0 och 2.0 gälla från och med år 2016. Handlingar i ärendet Tjänsteskrivelse från regionkontoret (2015-11-09) Dokumenthanteringsplan

TJÄNSTESKRIVELSE 1(2) Regionkontoret Styrning och stöd Ann-Cristin Lindström Arkivarie Datum Diarienummer 2015-11-09 RS150382 Regionstyrelsen Dokumenthanteringsplan för regionstyrelsens ledningsoch stödprocesser i Region Halland Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att godkänna upprättat förslag till dokumenthanteringsplan för allmänna handlingar i regionstyrelsens lednings- och stödprocesser 1.0 och 2.0 gälla från och med år 2016. Sammanfattning Kansliavdelningen har utarbetat en processbaserad dokumenthanteringsplan för regionstyrelsens allmänna handlingar och som ska vara ett stöd för beslut när det gäller bevarande, gallring och dokumenthantering när det gäller regionstyrelsens lednings- och stödprocesser (1.0 och 2.0) i Region Halland. Dokumenthanteringsplanen bygger på den beslutade klassificeringsstrukturen för dokument i Region Halland (RS 2015-10- 28 201). Bakgrund Regelverk Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar i Region Halland styrs av arkivlagen (1990:782), tryckfrihetsförordningen (1949:105), bokföringslagen (1999:1078) och lag om kommunal redovisning (1997:614) samt med flera lagar och av regionfullmäktige antaget arkivreglemente. Regionstyrelsen har i sin roll som arkivmyndighet ett övergripande ansvar för att regionstyrelsens handlingar arkiveras och behandlas enligt gällande bestämmelser. Det är myndigheten, det vill säga den nämnd/styrelse som företräder verksamheten, som är ytterst ansvarig för hur allmänna handlingar framställs, förvaras och gallras och att detta sker på ett riktigt sätt inom nämndens verksamhetsområde.

2(2) Dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen är strukturerad i de processer som förekommer under regionstyrelsen och är indelad i 1.0 Ledning och styrning och 2.0 Samordnat verksamhetsstöd. Den upprättade dokumenthanteringsplanen med lednings- och stödprocesser i Region Halland ska vara en vägledning i att hålla god ordning i verksamhetens allmänna handlingar och ge stöd i dokumenthantering och beslut när det gäller bevarande och gallring. Klassificeringsstrukturen enligt regionstyrelsens beslut 2015-10-28 201, är presenterad i dokumenthanteringsplanen i dess uppbyggnad. Klassificeringsschemat gör det möjligt med sin struktur att avläsa myndighetens verksamhet och processer. Regionstyrelsens dokumenthanteringsplan kommer för övrigt att utgöra underlag för nämndernas dokumenthanteringsplaner. Samverkan Dokumenthaneringsplanen har utarbetats i samarbete med enheter i de upptagna förekommande processerna och de har getts tillfälle att inkomma med synpunkter på det upprättade förslaget till dokumenthanteringsplan. Synpunkter som har inkommit har beaktats. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Nina Mårtensson Administrativ direktör Bilaga: Dokumenthanteringsplan för regionstyrelsens lednings- och stödprocesser i Region Halland

Dokumenthanteringsplan för regionstyrelsens lednings- och stödprocesser i Region Halland Regionstyrelsens beslut 2015-xx-xx, dnr RS150382 version 1.0

1. Inledning till regionstyrelsens dokumenthanteringsplan för lednings- och stödprocesser i Region Halland Denna dokumenthanteringsplan innehåller hanteringsanvisningar för handlingar rörande bevarande, gallring, registrering, sekretess och andra uppgifter för att hjälpa till så att en god offentlighetsstruktur kan upprätthållas för allmänna handlingar inom Region Halland. I planen finns även en verksamhetsbeskrivning och beskrivning av myndighetens handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen 4 kap 2 samt arkivlagen 6. Dokumenthanteringsplanen tar upp de handlingar (er) som är aktuella i regionstyrelsens verksamhet och som förekommer regelbundet. Planen kan ses som en katalog över de handlingar som myndigheten hanterar. Innehållsförteckning finns på sidan 10. Allmänna handlingar får aldrig gallras utan ett gallringsbeslut. I samband med att dokumenthanteringsplanen antas, fattas ett gallringsbeslut för de i planen upptagna handlingarna och de ska hanteras enligt de anvisningar som finns angivna. De dokumenttyper som inte finns med, kan därmed inte gallras eftersom gallringsbeslut saknas. Förklaringar till de olika begreppen i kolumnerna som förekommer i dokumenthanteringsplanen finns i avsnitt 1.4. 1.1 Lagar och förordningar De lagar som huvudsakligen rör dokumenthanteringen i Region Halland är: - tryckfrihetsförordningen (TF) - offentlighets- och sekretesslagen (OSL) - offentlighets- och sekretessförordningen (OSF) - personuppgiftslagen (PUL) - lagen om kommunal redovisning (LKR) - arkivlagen (ArkivL) 1.2 och modellbeskrivning Dokumenthanteringsplanen är strukturerad i processer som förekommer under Regionstyrelsen och är indelad i 1.0 ledning och styrning och 2.0 samordnat verksamhetsstöd. Modellen bygger på Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) förslag till en ram för nationellt klassificeringssystem för dokumentation och har tagits fram i SKLs projekt Klassa. Modellen med klassificeringsschema är avsett att vara ett instrument vars struktur återspeglar myndighetens verksamhet och processer och har en utgångspunkt i SCB:s verksamhetsindelning för kommuner, landsting och regioner. Projektet har även haft en anknytning till arbetet med verksamhetsbaserad arkivredovisning i likhet med vad som sker hos statens myndigheter enligt RA:FS 2008:4 att möjliggöra en nationell struktur för att kunna strukturera digital information och arkivera elektroniskt. För att spegla Region Hallands verksamhet och processer har vissa smärre anpassningar i strukturen gjorts. I dokumenthanteringsplanen anges i kolumnen för strukturenhet klassificeringsschemats koder. För en översikt av klassificeringsstrukturen se innehållsförteckningen på sid 10. Klassificeringsstruktur för Region Halland version 1.0, är antagen i Regionstyrelsen 28 oktober 2015 (dnr: RS150361). 2

I Ärende 12 1.3 Dokumenthanteringsplanen på Intranätet Dokumenthanteringsplanen kan man ta del av via intranätet. Handlingar kan sökas via dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under Redigera, välj Sök. Ange ett sökord i sökrutan. Genom att trycka på Enter pilen i sökrutan finner du övriga handlingar där t ex protokoll ingår. Tryck på tangenterna för att söka igenom dokumentet. En handling, till exempel protokoll, minnesanteckningar tjänsteanteckning kan förekomma på flera ställen i dokumentet beroende på vilken process den tillhör. 1.4 Begreppsförklaring Diarieförs Anger kod för process/handlingsslag/. Bygger på beslutad klassificeringsstruktur för Region Halland version 1.0 (beslutad i regionstyrelsen 2015-10-28 201). Verktyg för it-stöd registreras i diariet? Anvisningen i kolumnen anger när dokumentet ska diarieföras. Diarieförda handlingar kan återsökas i ärendehanteringssystemet Platina. kyddade uppgifter har ett absolut registreringskrav och sådana uppgifter ska registreras (diarieföras) så snart de har kommit till upprättats hos en myndighet. Det finns dock undantag för registreringskrav för vissa sekretesskyddade handlingar som förekommer i stora mängder i en viss myndighet och detta gäller bland annat patientjournaler (offentlighets- och sekretessförordningen 2 OSF). I dokumenthanteringsplanen används begreppet diarieförs som här innebär att registrering av dokumentet ska ske i myndighetens diarium. En allmän handling som är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver varken registreras hållas ordnad. Reklam, enklare förfrågningar och kursinbjudningar är exempel på denna typ av handlingar (OSL 5 kap 1 ). Innebär i regel att handlingarna ska vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas, t ex i nummerordning, alfabetiskt i ett objektsnamn. Det är att rekommendera att mappar, pärmar, dokument och filer i katalogstrukturer har en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. En t förvarad handling är alltså inte diarieförd i ärendehanteringssystemet Platina utan förvaras i en annan analog digital strukturerad ordning. Registreringsskyldigheten för allmänna handlingar gäller inte och är undantagna (förutom för sekretess) om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas att handlingarna inkommit upprättats. De är då t 3

I Ärende 12 förvarade. Ett exempel av en kan vara att förvara och ordna handlingarna i en pärm digitalt i ordnad sökbar form (OSL 5 kap 1 ). Det finns begränsningar i att meddela och offentliggöra uppgifter. Det innebär att bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar i vissa avseenden även måste beaktas och uppmärksammas. reglerna tillämpas utifrån vilka uppgifter som efterfrågas och prövas i dess lagrum. Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar att hantering sker på sådant sätt att uppgifter i digitala handlingar leder till informationsförluster, förlust av sökmöjligheter och informationssammanställningar gör det omöjligt att fastställa handlingars autenticitet. För att en handling (digital i papper) ska få förstöras måste den finnas upptagen i dokumenthanteringsplanen. Gallringsfrist kan vara Vid inaktualitet Informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. 1 år, 2 år 10 år Informationen ska finnas kvar 1, 2 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Bevaras Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid arkivmedium Anger var handlingen ska förvaras. Handlingar kan förvaras på olika medium, d v s analogt digitalt. För närvarande kan det förekomma att vissa dokument lagras både i digital form och på papper. Dubbel lagring förekommer tills strategi för digital analog dokumentation har tagits fram. Angiven fetstil betyder dock slutgiltigt lagringsmedium. Anger annan viktig information som till exempel hanteringsanvisningar. 1.5 Lagring av handlingar Lagring av handlingar på enhet C: ska undvikas. Lokal lagring kan ske på H: ( Mina dokument ) G: ( Gemensamt ). I SharePoint kan information som behöver delas av flera lagras, men endast för en begränsad tid. Information på samarbetsplatser webbaserade projektarbetsplatser som inte längre kan betraktas som arbetsmaterial ska hanteras enligt anvisningar i dokumenthanteringsplanen. Dokumentationen, som till exempel protokoll och delrapporter, registreras löpande efter färdigställande. För mer information kring lagring av information se avsnitt 309 Informationssäkerhet RH på Intranätet. 4

I Ärende 12 1.6 E-post Handlingar i e-postbrevlådorna bevaras och gallras enligt dokumenthanteringsplanen. 2. Verksamhets- och arkivbeskrivning 2.1 Kort historik Hallands läns landsting bildades år 1863 när den moderna kommunen (staden och landstingen) började sin verksamhet som följd av 1862-års nya kommunallagar. De nya lagarna innebar bland annat självstyre för kommunal och regional verksamhet. Hallands läns landsting ändrade namn till Landstinget Halland 1 oktober år 1989. Kommunalförbundet Region Halland bildades år 2003 och har tillkommit efter en överenskommelse mellan kommunerna i Halland och Landstinget Halland. Syftet med bildandet av förbundet var att skapa ett gemensamt kommunalt företrädarskap på regional nivå som skulle kraftfullt verka för regional utveckling och tillväxt i Halland. Den 1 januari 2011 bildades nya Region Halland som var en sammanslagning mellan kommunalförbundet Region Halland och Landstinget Halland. Ansvaret för flera områden som rör Halland samlades då i en gemensam organisation. 2.2 Verksamhetsbeskrivning Region Hallands verksamhet och dess uppgifter styrs enligt kommunallagen (KL) och övrig relevant lagstiftning. I dokumenthanteringsplanen förekommer det under vissa rubrikavsnitt en kort text som informerar och förklarar aktuell process närmare. Den 1 januari 2011 bildades Region Halland och har ansvaret för områden som rör utvecklingen i Halland. Region Hallands uppdrag är att främja fortsatt utveckling och tillväxt i Halland och att erbjuda alla som bor vistas här en god hälso- och sjukvård. Det främsta syftet med regionbildningen var att öka hallänningarnas inflytande över utvecklingen i den egna regionen. Det sker genom att medborgaren och hallänningen i direkta val utser de politiker som styr Region Halland och att Halland som region tagit över allt fler utvecklingsfrågor från staten. Besluten flyttas närmare invånarna och Halland kan få en starkare ställning nationellt och i Europa. Visionen för Region Halland och Halland är att Halland ska bli den bästa livsplatsen att bo, leva och vara verksam inom. Det innebär att skapa möjligheter för trygghet- och hälsa, för utveckling och tillväxt och för en attraktiv livsmiljö. Ansvaret för Region Hallands verksamhet ligger hos politiskt valda styrelser och nämnder. Den högsta beslutande församlingen i Region Halland är regionfullmäktige och beslutar bland annat vilka mål Region Halland ska jobba efter och hur pengarna ska fördelas mellan olika områden. Regionfullmäktige har 71 ledamöter som representerar befolkningen i Halland. 5

I Ärende 12 Regionstyrelsen leder och samordnar regionens arbete, med särskilt ansvar för regionala utvecklingsfrågor och att hälso- och sjukvården och tandvården bedrivs enligt de mål som regionfullmäktige satt upp. Regionstyrelsen har även uppsyn över de bolag som regionen helt delvis äger. I Region Halland finns en särskild kommunberedning som arbetar för att samordna regional och kommunal utveckling och för att skapa samarbeten mellan kommunerna. I kommunberedningen sitter representanter för de sex kommunerna och för Region Halland. För att utföra de uppdrag som regionfullmäktige beslutat om finns ett antal driftnämnder som företräds av Hallands sjukhus, Närsjukvården, Psykiatrin i Halland, Regionservice, Ambulans diagnostik och hälsa och Kultur och skola. I varje kommun finns en lokal nämnd som har ansvar för att följa upp hallänningarnas behov av hälso- och sjukvård. Tillsammans med kommunerna i Halland finns två gemensamma nämnder: Patientnämnden och Gemensamma nämnden för hemsjukvård och hjälpmedel. Region Halland arbetar således med vård och hälsa, utveckling och tillväxt, skolverksamhet och kultur. När det gäller skolområdet är Region Halland huvudman till fyra skolor naturbruksgymnasierna Plönninge och Munkagård, folkhögskolorna Katrineberg och Löftadalen som erbjuder flertalet utbildningar från gymnasienivå till yrkesutbildning. Inom kulturområdet arbetar Region Halland även med kultur genom Teater Halland som är ett helägt bolag och genom Hallands konstmuseum i Halmstad och Hallands kulturhistoriska museum i Varberg, där Region Halland är delägare tillsammans med respektive kommun. Region Halland är även ägare av Hallandstrafiken AB som ansvarar för tillhandahållandet av kollektivtrafiken i regionen och som arbetar för att fler hallänningar ska välja att åka kollektivt. På sidan 9 finns ett organisationsschema för Region Halland år 2015. 2.3 Offentlighet och sekretess Region Halland lyder under tryckfrihetsförordningen (TF) och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) gällande allmänna handlingar vid myndigheten. I lagstiftningen finns i dess rätt begränsningar att meddela och offentliggöra uppgifter. Det innebär att bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar även uppmärksammas och noteras. reglerna tillämpas utifrån vilka uppgifter som efterfrågas och prövas i dess lagrum. Följande delar i lagen med stöd och skäl för sekretess inom Region Halland kan till exempel vara: - OSL 19 kap till skydd för det allmännas ekonomiska intresse ( 3 Upphandling m.m) - OSL 23 kap till skydd för enskild i utbildningsverksamhet - OSL 25 kap till skydd för enskild i verksamhet som avser hälso- och sjukvård 6

I Ärende 12 - OSL 31 kap till skydd för enskild i annan verksamhet med anknytning till näringslivet ( 16 Affärsförbindelser med myndighet) - OSL 39 kap till skydd för enskild i personaladministrativ verksamhet - Om myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter (OSL 4 kap 2 ), har Region Halland ingen rätt att sälja dessa vidare. När det gäller handlingarna och arkivets struktur som uppkommer under Regionstyrelsens verksamhet, hänvisas till dokumenthanteringsplanens upptagna handlingar och processer. Den övergripande strukturen kan ses i medföljande innehållsförteckning. 2.4 IT-register beskrivning Enligt 4 kap 2 offentlighets och sekretesslagen ska det finnas en beskrivning över register och förteckningar som förs med hjälp av it. Ansvarig för förteckningen är personuppgiftsombudet som ska föra en förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvarige genomför enligt 39 personuppgiftslagen och som skulle ha omfattats av anmälningsskyldighet om ombudet inte hade funnits. 2.5 Sökingångar till Regionstyrelsens handlingar För närvarande finns följande sökvägar till myndighetens allmänna handlingar: - Region Hallands officiella diarium Handlingarna registreras i ärendehanteringssystemet Platina. Det ger en möjlighet till elektronisk sökning av de diarieförda handlingarna. För de diarieförda handlingarna finns en diarielista. Kontakt kan tas via e-post regionen@regionhalland.se telefonnummer 035-17 98 02. - Region Hallands hemsida www.regionhalland.se. För att se handlingar från politiska nämnder och styrelser se under hemsidans Post och diarium under Politik och beslut. - Dokumenthanteringsplanen Här redovisas samtliga handlingsslag som uppkommer i den process som de tillhör. - Arkivförteckningen Här kan man söka arkivbildare och alla serier med handlingar som har omhändertagits för arkivering. Se www.arkivinformation.se. 2.6 Redovisning av verksamhetssystem Inom Region Halland finns cirka 500 olika system/applikationer. För närmare information kring systemen, hänvisas till IT-service. 7

I Ärende 12 2.7 Arkivorganisation Regionarkivarierna svarar under arkivmyndigheten för regionarkivet och biträder arkivmyndigheten i dess tillsynsverksamhet. Varje myndighet i Region Halland utser en flera arkivansvariga och en flera arkivredogörare som ansvarar för vården av sina arkiv enligt lag. 2.8 Förvaring Arkivhandlingar ska förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand, och annan förstörelse samt obehörig åtkomst ( 10 arkivreglemente). Regionarkivet, arkivmyndighetens förvaltning, har en central depå för av omhändertagna arkiv och i vissa fall för enskilda privata vårdgivares arkiv. Regionens arkivarier som är placerade på Kansliavdelningen vid Regionkontoret, svarar under arkivmyndigheten för Regionarkivet. Regionkontoret förfogar över närarkiv i anslutning till sina kontorslokaler. För övrigt ansvarar varje myndighet/förvaltning/nämnd inom Region Halland för sina handlingar och dess enligt arkivreglementet 2. Digital information finns lagrad i verksamheternas it-system. Verksamheten och IT-service ansvarar gemensamt för förvaltning av regionens it-system enligt Region Hallands styrmodell för systemförvaltning Systemförvaltningsmodellen. För lagring av avslutade digitala patientjournaler finns ett mellanarkiv (Earkivet). Regionarkivet har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar. 2.9 Leverans till Regionarkivet För att leverera arkivhandlingar till Regionarkivet gäller vissa kriterier. För information - kontakta arkivarierna, tfn 035-13 48 00 regionen@regionhalland.se. 2.10 Organisation Region Halland Se nästa sida. 8

I Ärende 12 9

Klassificeringsstruktur - version 1.0 gällande för 1.0 Ledning/styrning och 2.0 Samordnat verksamhetsstöd för Region Halland. Beslutad i Regionstyrelsen 2015-10-28. 1. Ledning av Region Hallands verksamhet 1.1 Ledning Sid 1.1.1 Regionfullmäktige 1.1.1.1 Hantera fullmäktigeprocess 16 1.1.1.2 Hantera särskilda beredningar inom Regionfullmäktige 18 1.1.1.3 Hantera stöd till politiska partier 19 1.1.1.4 Hantera val av förtroendevalda Valberedningen 19 1.1.1.5 Hantera förtroendevalda 19 1.1.2 Regionstyrelsen 1.1.2.1 Hantera styrelseprocess 20 1.1.3 Nämnd 1.1.3.1 Hantera nämndprocess 22 1.1.4 Övergripande verksamhetsstyrning och ledning 1.1.4.1 Överlägga och besluta 23 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet 25 1.1.4.3 Utveckla verksamhet 26 1.1.4.4 Bedriva t kvalitetsarbete. 26 1.1.4.5 Tillhandahålla juridiskexpertis 27 1.1.4.6 Tillhandahålla juridisk utbildning och information 28 1.1.4.7 Hantera säkerhets- och krishanteringsfrågor. 28 1.1.5 Redovisning till myndighet Sid 1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till Statistiska Centralbyrån (SCB) 29 1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till Statistiska Centralbyrån (SCB) 29 1.1.6 Omvärldsbevakning 1.1.6.1 Policy och varumärke 29 1.1.6.2 Kommunicera och samverka 30 1.1.6.3 Träffa överenskommelser i samverkan med externa intressenter 32 1.1.6.4 Delta/driva gemensamma projekt. 32 1.1.6.5 Bedriva vänortsarbete 34 1.1.7 Mark och exploatering 1.1.7.1 Förvärva mark fastighet 35 1.1.7.2 Förvalta skogarna Region Hallands Skogsallmänningsförvaltning. 35 1.2 Styrning 1.2.1 Dokument från regering, riksdag, andra myndigheter och intresseorganisationer 1.2.1.1 Hantera dokument från regering, riksdag, andra myndigheter och intresseorganisationer 36 1.2.2 Styrdokument från fullmäktige och regionledning 1.2.2.1 Hantera policys och mål ta fram styrdokument 36 10

1.2.3 Nämndens styrning och kontroll Sid 1.2.3.1 Styrdokument. 37 1.2.3.2 Bedriva internkontroll 37 1.2.3.3 Hantera revision 37 1.2.3.4 Ägardirektiv Region Hallands bolag 38 1.2.3.5 Uppdrag till driftnämnder/lokala nämnder 39 1.2.4 Mål och resursplanering 1.2.4.1 Hantera 1-åriga mål- och resursplaner 40 1.3 1.3.1 1.3.1.1 Organisering Organisering rörande hela organisationen Organisera nämnder och kommunala bolag 42 1.3.1.2 Organisera verksamhet uppdrag nämnderna 42 1.4 1.4.1 1.4.1.1 Demokrati och insyn Hantering av allmänna handlingar Tillhandahålla och lämna ut allmänna handlingar 42 1.4.1.2 Hantera personuppgifter 43 1.4.1.3 Hantera skyddad identitet 43 1.4.2 1.4.2.1 Offentlig dialog Hantering av allmänhetens synpunkter 44 2. Verksamhetsstöd 2.0 Samordnat verksamhetsstöd Sid 2.0.1 Samordnat verksamhetsstöd 2.0.1.0 Leda/styra/organisera. 45 2.0.1.1 Planera och budgetera verksamhetsstöd 45 2.0.1.2 Leverera verksamhetsstöd 45 2.1 Informationsförvaltning 2.1.0 Ledning 2.1.0.1 Leda 46 2.1.0.2 Styra 46 2.1.0.3 Organisera 46 2.1.0.4 Hantera erådets beredningsfunktion 47 2.1.1 Informationssäkerhet 2.1.1.1 Hantera informationssäkerhet 47 2.1.2 Registratur 2.1.2.1 Hantera och registrera inkommande handling 47 2.1.2.2 Hantera och registrera inkommande ärenden ärendehanteringsprocess 48 2.1.2.3 Hantering av metadata 49 2.1.3 Dokumentation och dokumenthantering 2.1.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring 49 2.1.3.2 Planera och hantera dokumentation 50 2.1.3.3 Hantera strategi för bevarande av e-handlingar 50 11

Sid 2.1.4 Arkivering 2.1.4.1 Hantera analog arkivering 50 2.1.4.2 Överföra e-handlingar till mellanarkiv 50 2.1.4.3 Överföra e-handlingar till system för bevarande 50 2.1.5 Arkivförvaltning 2.1.5.1 Beskriva och redovisa arkiv 51 2.1.5.2 Hantera arkiv 51 2.1.5.3 Migrera arkiv 51 2.1.5.4 Hantera enskilda arkiv 51 2.1.6 Utöva tillsyn för Arkivmyndigheten 2.1.6.1 Tillsynsbesök 52 2.1.7 Utbildning och information i arkiv och informationsförvaltning 2.1.7.1 Tillhandahålla utbildning i arkiv- och informationsförvaltningsfrågor 52 2.2 Systemförvaltning och arkitektur 2.2.1 Arkitektur 2.2.1.1 Driva företagsarkitektur 53 2.2.1.2 Driva verksamhetsarkitektur 53 2.2.1.3 Driva systemarkitektur 53 2.2.2 Systemförvaltning 2.2.2.1 Äga, utveckla och förvalta system 53 2.2.3 IT-plattform och drift 2.2.3.1 Hantera fel 54 2.2.3.2 Hantera serverdrift och backup 54 2.2.3.3 Hantera licenser. 54 2.3 HR/Personal Sid 2.3.1 Samverkan och förhandling 2.3.1.1 Hantera samverkan enligt avtal 55 2.3.1.2 Hantera LAS 55 2.3.1.3 Hantera lönerevision 55 2.3.1.4 Hantera personalsamtal 56 2.3.1.5 Hantera övrig personalsamverkan 56 2.3.2 Kompetensförsörjning 2.3.2.1 Rekrytera 56 2.3.2.2 Kompetensutveckla 58 2.3.2.3 Utbilda i ledarskap 58 2.3.2.4 Driva mentorsverksamhet 59 2.3.2.5 Hantera omställning 59 2.3.3 Bemanning 2.3.3.1 Hantera jourtjänstgöring 59 2.3.3.2 Hantera schemaläggning 59 2.3.3.3 Semesterplanera 59 2.3.3.4 Hantera särskilda anställningsformer 60 2.3.4 Arbetsmiljö allmänt 2.3.4.1 Bedriva t arbetsmiljöarbete 60 2.3.4.2 Göra arbetsmiljöutredningar 60 2.3.4.3 Driva mångfaldsarbete 61 2.3.4.4 Hantera krisstöd 61 2.3.5 Personalhälsa 2.3.5.1 Bedriva friskvård 61 2.3.5.2 Utföra medicinska kontroller 61 2.3.5.3 Ge vård 61 2.3.5.4 Hantera tillbud 62 2.3.5.5 Hantera arbetsskada 62 2.3.5.6 Rehabilitera 62 12

2.3.6 PA Sid 2.3.6.1 Beräkna och betala ut lön 63 2.3.6.2 Hantera personalförsäkring 65 2.3.7 Personalsociala aktiviteter 2.3.7.1 Genomföra personalsociala åtgärder 65 2.3.8 Övriga personalåtgärder 2.3.8.1 Hantera bisysslor 65 2.3.8.2 Hantera disciplinåtgärder 65 2.3.8.25 Hantera övriga frågor 65 2.3.9 Upphörande av anställning 2.3.9.1 Hantera egen uppsägning 66 2.3.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren 66 2.3.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning 66 2.3.9.4 Hantera tjänstepension 67 2.3.9.5 Hantera avtalspension 67 2.3.9.6 Hantera fortsatt rätt till 67 67 2.3.9.7 Hantera dödsfall 67 2.3.9.8 Hantera LAS 68 2.4 Ekonomi 2.4.1 Redovisning 2.4.1.1 Hantera kundfakturor 69 2.4.1.2 Hantera leverantörsfakturor 69 2.4.1.3 Redovisa skattedeklarationer 69 2.4.1.4 Bokföra och redovisa 70 2.4.1.5 Uppföljning/Bokslut 70 2.4.1.6 Hantera kontantkassor och betalkort 71 Sid 2.4.2 2.4.2.1 Kapitalförvaltning Hantera upplåning/leasing 71 2.4.2.2 Hantera utlåning 71 2.4.2.3 Hantera krav och fordringar 71 2.4.2.4 Hantera borgen 71 2.4.2.5 Hantera kontantkassor 71 2.4.2.6 Värdepapper 71 2.4.3 2.4.3.1 Bidragshantering Hantera statsbidrag 72 2.4.3.2 Hantera EU-bidrag 72 2.4.3.3 Hantera övriga bidrag 72 2.4.4 Stiftelser 2.4.4.1 Hantera stiftelser och donationer 73 2.4.4.2 Hantera stiftelser med egen styrelse 73 2.4.5 Hantering av budget 2.4.5.1 Utarbetande av budget 74 2.4.6 Inventarier och anläggningar 2.4.6.1 Inventarier och anläggningar 75 2.5 Inköp 2.5.1 Inköp 2.5.1.1 Hantera upphandling över tröskelvärde 75 2.5.1.2 Hantera upphandling under tröskelvärde 75 2.5.1.3 Avropa och göra direktinköp 76 2.5.1.4 Reklamera 76 13

2.6 Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll Sid 2.6.1 Anskaffning 2.6.1.1 Uppföra bygga om byggnad lokal 76 2.6.1.2 Inhyra byggnad lokal 77 2.6.1.3 Köpa byggnad lokal 77 2.6.2 Underhåll 2.6.2.1 Underhålla lokal 78 2.6.2.2 Lokalvårda 78 2.6.2.3 Sköta utemiljöer 78 2.6.3 Avveckling 2.6.3.1 Försälja byggnad lokal 78 2.6.3.2 Riva byggnad lokal 78 2.6.4 Intern uthyrning 2.6.4.1 Hyra ut byggnad lokal 78 2.6.4.2 Säga upp hyresgäst 78 2.7 Inventariehantering 2.7.1 Inventariehantering 2.7.1.1 Anskaffa inventarier 79 2.7.1.2 Vårda och underhålla inventarier 79 2.7.1.3 Avyttra kassera inventarier 80 2.8 Kris- och säkerhet 2.8.1 Krisledning 2.8.1.1 Utöva intern krisledning 80 2.8.1.2 Utöva beredskap 81 2.8.1.3 Säkerhetsskydd 82 2.8.2 Kris- och säkerhetsarbete Sid 2.8.2.1 Bedriva t riskhanteringsarbete 82 2.8.2.2 Bedriva t brandskyddsarbete 82 2.8.2.3 Hantera skalskydd 82 2.8.2.4 Hantera brandskydd 82 2.8.2.5 Hantera personalsäkerhet 83 2.8.2.6 Hantera utbildning i kris- och säkerhetsfrågor 83 2.9 2.9.1 2.9.1.1 Information och marknadsföring Profilarbete Hantera grafisk profil och varumärke 83 2.9.1.2 Hantera profilprodukter 83 2.9.1.3 Göra marknadsundersökningar 83 2.9.2 2.9.2.1 Informationsförsörjning Publicera på extern webb 84 2.9.2.2 Publicera på intern webb 84 2.9.2.3 Publicera på sociala medier 84 2.9.2.4 Hantera releaser och presskontakter 85 2.9.2.5 Hantera broschyrer. 85 2.9.2.6 Annonser 85 2.9.2.7 Hantera eget periodiskt tryck 85 2.10 2.10.1 2.10.1.1 Förvaltningsstöd Kontorsstöd Svara för kundtjänst 85 2.10.1.2 Hantera post 85 2.10.1.3 Hantera telefonväxel 85 2.10.1.4 Svara för telesupport 85 2.10.1.5 Lämna lokalservice 85 2.10.1.6 Hantera materialförråd 85 2.10.1.7 Leverera tryckeritjänster 85 2.10.1.8 Hantera måltidsstöd 86 14

Sid 2.10.2 2.10.2.1 Fordon & transporter Hantera leasing 86 2.10.2.2 Driva bilpool 86 2.10.2.3 Driva fordonsverkstad 86 2.10.2.4 Svara för transporter 86 2.10.3 2.10.3.1 Kost Hantera kost 86 2.11 2.11.1 2.11.1.1 Miljö Miljöarbete och planering mm Hantera miljöarbete 86 15

1 LEDNING AV REGION HALLANDS VERKSAMHETER Verksamhet som rör ledning, planering och uppföljning av Region Hallands centrala ledning. 1.1 Ledning 1.1.1 Regionfullmäktige 1.1.1.1 Hantera fullmäktigeprocess 1.1.1.1 Arbetsordning för regionfullmäktige Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i arbetsordningar och reglementen 2015. Publiceras även på www.regionhalland.se/politik och beslut. 1.1.1.1 Sammanträdestider Diarieförs Bevaras Ärendeakt/server Planering för sammanträden dokumenteras. Uppgifterna bevaras och finns i protokollet och som protokollsutdrag. Publiceras även på www.regionhalland.se/politik och beslut. 1.1.1.1 Sammanträdestider Beslut om tillkännagivande i media Diarieförs Bevaras Ärendeakt Uppgifterna bevaras och finns i protokollet och som protokollsutdrag. 1.1.1.1 Kallelse/kungörelse Bevaras Pärm Kungörelsen binds in med protokollet. 1.1.1.1 Föredragningslista Bevaras Pärm/server Publiceras även på www.regionhalland.se/handlingar. T 1.1.1.1 Kungörelse och annonser 2 år Avser annonsunderlag/beställning av kungörelser i lokala tidningar. Eventuella papperskopior kan gallras vid inaktualitet. 1.1.1.1 Förhinder, meddelande om Vid inaktualitet Kallelse per brev enligt 5 kap 12 kommunallagen. Kan gallras efter protokollsjustering. 1.1.1.1 Närvarolista Bevaras Pärm Ingår i protokollet. 1.1.1.1 Voteringslista Bevaras Pärm Ingår i protokollet. Koncept/underlaget till voteringar gallras när frist för överklagan löpt ut. 16

1.1.1.1 Motioner Diarieförs Bevaras Ärendeakt/server Nyinkomna anmäls i regionfullmäktige. Besvaras inom 1 år. Obesvarade motioner redovisas två gånger/år. 1.1.1.1 Återrapportering obesvarade motioner Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ärendet ingår i protokollet. Redovisas till fullmäktige två gånger/år. 1.1.1.1 Interpellationer Diarieförs Bevaras Ärendeakt Interpellationer med svar ingår i protokollet. 1.1.1.1 Frågor Diarieförs Bevaras Ärendeakt Frågor med svar ingår i protokollet. 1.1.1.1 Återrapportering från nämnd - tjänsteskrivelse med bilaga Diarieförs Bevaras Ärendeakt Kommunallagen 3 kap 15 Nämnderna ska redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Redovisning av återrapportering finns endast på ljud- och bildupptagning (från regionfullmäktiges sammanträde). 1.1.1.1 Reservationer Bevaras Läggs som bilaga skrivs in i sin helhet i protokollet och underlaget gallras efter justering. 1.1.1.1 Annons/kungörelse -utmärkelse årets medarbetare priser Diarieförs Bevaras Ärendeakt Papper (Se för övrigt 2.3.5.1) 1.1.1.1 Beslut - utdelning av utmärkelse årets medarbetare 1.1.1.1 Folder utdelning av utmärkelse årets medarbetare 1.1.1.1 Beslut utdelning av kulturpris 1.1.1.1 Folder utdelning av kulturpris Diarieförs Bevaras Ärendeakt Redovisningen finns på ljud- och bildupptagning från sändningen av aktuellt regionfullmäktige. www.regionhalland.se/handlingar Diarieförs Bevaras Ärendeakt Diarieförs Bevaras Ärendeakt Redovisningen finns på ljud- och bildupptagning från sändningen av aktuellt regionfullmäktige. www.regionhalland.se/handlingar Diarieförs Bevaras Ärendeakt 17

1.1.1.1 Ljud- och bildupptagningar Se anmärkning Digitalt Upptagningar av ljud- och bildsändningar av regionfullmäktiges sammanträden utförs av externt företag enligt avtal. Publiceras på www.regionhalland.se. 1.1.1.1 Protokoll med bilaga Bevaras Pärm Upprättas på papper av kvaliteten Svenskt arkiv 80. Publiceras även på www.regionhalland.se/handlingar. Protokollet binds in. 1.1.1.1 Justeringsanslag Bevaras Papper Om tillkännagivandet av justeringen har antecknats på protokollet, kan anslaget gallras. 1.1.1.1 Register och innehållsförteckningar till protokoll 1.1.1.1 Expeditionslista protokollsutdrag Bevaras Pärm Papper Tas ut på papper Svenskt arkiv 80. Paragrafregister och bokstavsregister upprättas årligen. Registret/innehållsförteckningen binds in med protokollet. Bevaras Papper Ingår i protokollet. 1.1.1.1 Protokollsutdrag Diarieförs Bevaras Ärendeakt Papper Varje paragraf diarieförs i respektive ärende. Läggs till respektive ärende/ akt. 1.1.1.1 Minnesgåva i samband med valår 1.1.1.1 Inbjudan, nyvalda och avgående ledamöter i samband med valår 1.1.1.2 Hantera särskilda beredningar inom regionfullmäktige 1.1.1.2 Protokoll 10 år Pärm Tjänsteskrivelse/rekvisition till förtroendevalda om tilldelning av minnesgåva. Vid inaktualitet Brev till nyvalda och avgående ledamöter. Bevaras Pärm Budgetäskande från revisionen. 1.1.1.2 Skrivelse från regionfullmäktiges presidium 1.1.1.2 Protokoll Arvodeskommittén Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslutsskrivelser till regionfullmäktige. Diarieförs Bevaras Ärendeakt Redovisas till regionfullmäktige. 18

1.1.1.3 Hantera stöd till politiska partier (Kommunallagen kap 2 9-10) Kommuner och landsting får ge ekonomiskt bidrag och annat stöd till politiska partier för att stärka deras ställning i den kommunala demokratin (partistöd). 1.1.1.3 Handlingar om partistöd Diarieförs Bevaras Ärendeakt Avser t ex tjänsteskrivelser, utlåtanden etc. 1.1.1.3 Beslut om partistöd Diarieförs Bevaras Ärendeakt Grundas på prisbasbelopp/år samt grundbidrag som varje parti erhåller. 1.1.1.3 Partiernas utbildningsanslag Diarieförs Bevaras Fast ersättning per partigrupp samt rörlig ersättning per mandat fastställs av regionfullmäktige och ingår i protokollet. (Utbetalning görs av Gemensam administrativ service.) 1.1.1.4 Hantera val av förtroendevalda - valberedningen 1.1.1.4 Inkommen avsägelse i nämnd/styrelse från förtroendevald Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i protokollet. 1.1.1.4 Handlingar kring valberedningen Diarieförs Bevaras Ärendeakt Val av ny förtroendevald i nämnd/styrelse. 1.1.1.4 Inkommen avsägelse som ledamot/ersättare i regionfullmäktige 1.1.1.4 Korrespondens med myndighet i samband med tillsättning av ny ledamot/ersättare i regionfullmäktige 1.1.1.5 Hantera förtroendevalda 1.1.1.5 Förtroendevalda, förteckning över 1.1.1.5 Arvodes- och närvarolista/ blanketter Troman/ Troint Troman/ Personec Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i protokollet. Diarieförs Bevaras Ärendeakt Efter beslut i regionfullmäktige begärs röstsammanräkning hos länsstyrelsen. De utser ny ledamot/ ersättare. Bevaras Server/Pärm Registrering i förtroendemannaregistret Troman och Troint. Utskrift på papper ur Troman sker en gång/år. 10 år Pärm Attesterat underlag bevaras i pärm. 1.1.1.5 Reseräkningar Personec 1.1.1.5 Fakturor Agresso 10 år Pärm Behandlas i systemet. Kvitton förvaras i pärmar. 10 år Pärm/Agresso Fakturor för förtroendevalda hanteras delvis i Agresso och delvis manuellt. 19

1.1.2 Regionstyrelsen 1.1.2.1 Hantera styrelseprocess 1.1.2.1 Reglemente för regionstyrelsen Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i arbetsordning och reglementen för Region Halland. Publiceras även på www.regionhalland.se 1.1.2.1 Attest och utanordning Diarieförs Bevaras Ärendeakt Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning. 1.1.2.1 Sammanträdestider Diarieförs Bevaras Ärendeakt/server Planering för sammanträden dokumenteras. Uppgifterna bevaras och finns i protokollet och som protokollsutdrag. Publiceras även på www.regionhalland.se. 1.1.2.1 Föredragningslista med bilagor Bevaras Pärm/Server Publiceras även på www.regionhalland.se. 1.1.2.1 Närvarolista Bevaras Ingår i protokollet. 1.1.2.1 Voteringslista 1.1.2.1 Anmälan av delegationsbeslut Bevaras Pärm Ingår i protokollet. Koncept/underlaget till voteringar gallras när frist för överklagan löpt ut. Diarieförs Bevaras Pärm/ärendeakt Beslut som fattas på delegation anmäls till styrelsen. 1.1.2.1 Remisser, yttranden Diarieförs Bevaras Ärendeakt/Pärm 1.1.2.1 Tjänsteskrivelse Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt 1.1.2.1 Tjänsteanteckningar till ärende Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt Uppgifter som hämtas in på annat sätt än genom en handling och som tillför sakuppgift. (Tjänsteanteckning kan t ex vara anteckning från ett telefonsamtal avskrift av SMS.) 20

1.1.2.1 Tjänsteanteckningar övriga Prövas Vid inaktualitet Pärm Uppgifter av tillfällig och ringa karaktär och som inte tillför långsiktig sakuppgift. 1.1.2.1 Tackbrev Ordförandekorrespondens 1.1.2.1 Protokoll med bilagor (Diarieförs) Bevaras Dokumentation efter informationsvärdering och dignitet bevaras. Gäller även e-post, SMS och MMS. Bevaras Pärm Protokollet upprättas på papper Svenskt arkiv 80. Publiceras även på www.regionhalland.se. Protokollet binds in. 1.1.2.1 Justeringsanslag Bevaras Papper Om tillkännagivandet av justeringen har antecknats på protokollet, kan anslaget gallras. 1.1.2.1 Register och innehållsförteckningar till protokoll 1.1.2.1 Expeditionslista protokollsutdrag Bevaras Pärm Papper Tas ut på papper Svenskt arkiv 80. Paragrafregister och bokstavsregister upprättas årligen. Registret/innehållsförteckningen binds in med protokollet. Bevaras Ingår i protokollet. 1.1.2.1 Protokollsutdrag Diarieförs Bevaras Ärendeakt Varje paragraf diarieförs i respektive ärende. Läggs till respektive ärende/akt. 1.1.2.1 Protokoll krisledningsnämnd 1.1.2.1 Protokoll utskott Diarieförs Prövas Bevaras Pärm Reglementet för regionstyrelsen gäller för krisledningsnämnden och är beslutat av regionfullmäktige. Krisledningsnämndens beslut ska anmälas till regionfullmäktige. Se även avsnitt 1.1.4.7 och 2.8.1. Bevaras Pärm Protokollet anslås. 1.1.2.1 Minnesanteckningar kommunberedningen Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt 21

1.1.3 Nämnd 1.1.3.1 Hantera nämndprocess 1.1.3.1 Reglemente för nämnder Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i arbetsordning och reglementen. Publiceras även på www.regionhalland.se. 1.1.3.1 Attest och utanordning Diarieförs Bevaras Ärendeakt Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning. 1.1.3.1 Sammanträdestider Diarieförs Bevaras Ärendeakt/server Planering för sammanträden dokumenteras. Uppgifterna bevaras och finns i protokollet och som protokollsutdrag. Publiceras även på www.regionhalland.se. 1.1.3.1 Föredragningslista med bilagor Bevaras Pärm/Server Publiceras även på www.regionhalland.se. 1.1.3.1 Närvarolista Bevaras Pärm/Server Ingår i protokollet. 1.1.3.1 Voteringslista Bevaras Pärm Ingår i protokollet. Koncept/underlaget till voteringar gallras när frist för överklagan löpt ut. 1.1.3.1 Anmälan av delegationsbeslut Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslut som fattas på delegation och anmäls till nämnden. 1.1.3.1 Aktivitets- och internkontrollplan för lokala nämnder Diarieförs Bevaras Ärendeakt Antas i början av året. Uppdateras kontinuerligt och nämnderna arbetar efter denna. Sammanställs och godkänns i slutet av året. Underlag vid revision. 1.1.3.1 Remisser, yttranden Diarieförs Bevaras Ärendeakt/Pärm 1.1.3.1 Tjänsteskrivelse Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt 22

1.1.3.1 Tjänsteanteckningar till ärende Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt Uppgifter som hämtas in på annat sätt än genom en handling och som tillför sakuppgift. (Tjänsteanteckning kan t ex vara anteckning från ett telefonsamtal avskrift av SMS.) 1.1.3.1 Tjänsteanteckningar övriga Prövas Vid inaktualitet Uppgifter av tillfällig och ringa karaktär och som inte tillför långsiktig sakuppgift. 1.1.3.1 Tackbrev Ordförandekorrespondens (Diarieförs) Bevaras Dokumentation efter informationsvärdering och dignitet bevaras. Gäller även e-post, SMS och MMS. 1.1.3.1 Protokoll med bilagor Bevaras Pärm Protokollet upprättas på papper Svenskt arkiv 80. Publiceras även på www.regionhalland.se. Protokollet binds in. 1.1.3.1 Justeringsanslag Bevaras Papper Om tillkännagivandet av justeringen har antecknats på protokollet, kan anslaget gallras. 1.1.3.1 Register och innehållsförteckningar till protokoll 1.1.3.1 Expeditionslista till protokollsutdrag Bevaras Pärm Papper Tas ut på papper Svenskt arkiv 80. Paragrafregister och bokstavsregister upprättas årligen. Registret/innehållsförteckningen binds in med protokollet. Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.3.1 Protokollsutdrag Diarieförs Bevaras Ärendeakt Varje paragraf diarieförs i respektive ärende. Läggs till respektive ärende/akt. 1.1.4 Övergripande verksamhetsstyrning och ledning Processer och styrdokument som rör gemensam ledning av verksamheter 1.1.4.1 Överlägga och besluta 1.1.4.1 Beslut enligt besluts- och delegationsordning Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslut fattade på delegation. Samma dnr som tillhörande ärende 1.1.4.1 Verkställighetsbeslut Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslut fattade på delegation. Samma dnr som tillhörande ärende 23

1.1.4.1 Kallelser/föredragningslista med bilagor 5 år 1.1.4.1 Minnesanteckningar enhets- och verksamhetsmöten 1.1.4.1 Minnesanteckningar chefsgrupper, etc 1.1.4.1 Protokoll motsvarande när det gäller chefsgrupper 1.1.4.1 Protokoll/motsvarande förvaltningsledning 1.1.4.1 Protokoll motsvarande ledningsgrupper 5 år Anteckningar som inte dokumenterar beslut. 5 år Anteckningar som inte dokumenterar beslut. Bevaras Pärm Innehåller dokumenterade beslut uttalanden Bevaras Pärm Innehåller dokumenterade beslut uttalanden Bevaras Pärm Innehåller dokumenterade beslut uttalanden 1.1.4.1 Protokoll motsvarande samverkansgrupp Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.1 Protokoll, krisledningsnämnd Se 1.1.2.1. 1.1.4.1 Inkommande/utgående skrivelser 1.1.4.1 Inkommande/utgående skrivelser Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt Korrespondens av betydelse och som tillför sakuppgifter bevaras. Gäller även e-post, SMS och MMS. E-postinformation av värde skrivs ut på papper. Prövas Vid inaktualitet Handläggare Handlingar av rutinmässig och ringa karaktär kan efter informationsvärdering gallras vid inaktualitet. Gäller även e-post, SMS och MMS. 1.1.4.1 Anonyma skrivelser (Diarieförs) Bevaras Ärendeakt Anonyma skrivelser av vikt ska bevaras och ev diarieföras. Gäller även e- post, SMS och MMS. Anonyma skrivelser som inte berör förvaltningens verksamhetsområde som är av tillfällig och ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. 24

1.1.4.1 Avtal/kontrakt Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår oftast i diarieförda handlingar. Kan även eventuellt ingå i Regionupphandlingens ärenden. 1.1.4.1 Informations- och undervisningsmaterial 1.1.4.1 Personrelaterad dokumentation (Diarieförs) Prövas Vid inaktualitet Vid inaktualitet (Bevaras) OH-bilder, material som har sammanställts i en rapport dylikt. Rapporten bevaras och diarieförs. Handläggare Handlingar av ringa värde och betydelse kan efter informationsvärdering gallras. Dokumentation som tillför sakuppgift diarieförs och läggs till personalakt. 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet 1.1.4.2 Mål- och strategidokument Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.2 Årsbudget och verksamhetsplan Diarieförs Bevaras Ärendeakt Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnder och styrelser i regionfullmäktige. För övriga handlingar i processens, se 2.4.5. 1.1.4.2 Uppföljningsrapport Diarieförs Bevaras Ärendeakt För övriga handlingar i processen, se 2.4.1.5. 1.1.4.2 Årsredovisning med årsbokslut Diarieförs Bevaras Ärendeakt Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnder och styrelser samt i regionfullmäktige. För övriga handlingar i processen, se 2.4.1.5. 1.1.4.2 Risk- och väsentlighetsanalys Diarieförs Bevaras Ärendeakt Utgör underlag till internkontrollplanen 1.1.4.2 Internkontrollplan Diarieförs Bevaras Ärendeakt Dokumentation av upplägg av arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner 25

Bevaras Arbetsmaterial till kartläggningen kan gallras när slutlig överenskommen process finns klar. 1.1.4.3 Organisationsstruktur Diarieförs Bevaras Ärendeakt Gällande och inaktuella organisationslaner bevaras. 1.1.4.3 Styrande anvisningar och riktlinjer, utveckla mål och strategier 1.1.4.3 Handböcker för verksamhetens bedrivande 1.1.4.3 Utveckla verksamhet 1.1.4.3 Processkartläggning Ledningssystem Ledningssystem Diarieförs Bevaras Ärendeakt Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.4 Bedriva t kvalitetsarbete När det gäller enkäter anmäls vissa i nämnd. Bedömning av enkäternas värde görs av registrator i samverkan med handläggaren och/ närmaste chef. 1.1.4.4 Frågeformulär Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ett ex av frågeformuläret bevaras. 1.1.4.4 Enkätsvar, inskannade/inregistrerade 1.1.4.4 Enkäter, egna producerade Diarieförs Vid inaktualitet 1.1.4.4 Enkät, inkomna interna Diarieförs Vid inaktualitet 1.1.4.4 Enkät, inkomna externa Diarieförs Vid inaktualitet 1.1.4.4 Enkät, sammanställning och rapporter Bevaras Server Digitalt Om enkätsvar finns i bearbetningsbart skick i enkätsammanställningsprogram, bevaras enkätsvaren digitalt. Server Ärendeakt Ärendeakt Server Ärendeakt Server Diarieförs Bevaras Ärendeakt Server Vid omfattande enkäter kan de enskilda svaren gallras vid inaktualitet då sammanställning är gjord. Annars bevaras svaren. Inkomna enkäter av betydande värde bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. Inkomna enkäter av betydande värde bevaras. Övriga gallras vid inaktualitet. 1.1.4.4 Kvalitetsdokument/process beskrivningar/kvalitetssäkringssystem Ledningssystem Bevaras Digitalt Se 2.0.1.2 26

1.1.4.4 Kvalitetsutmärkelser, verktyg, upplägg och arbetsformer Ledningssystem Bevaras Digitalt Se 2.0.1.2 1.1.4.4 Kvalitetsutmärkelser, Vid inaktualitet information och introduktioner till deltagarna, examinatorsutbildningar 1.1.4.5 Tillhandahålla juridisk expertis dokumentationen återfinns ofta i handlingarna från Regionfullmäktige och styrelse i olika processer 1.1.4.5 Avtal och överenskommelser Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Beslut om att avslå begäran om utlämnande av allmän handling 1.1.4.5 Yttranden, inkommande och utgående Diarieförs Bevaras Ärendeakt Se även 1.4.1.1 Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Fullmakt Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Beslut Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Förelägganden Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Kallelse till förhandlingar Vid inaktualitet 1.1.4.5 Protokoll Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Stämningsansökan Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Tjänsteanteckningar till ärende Diarieförs Prövas Bevaras Ärendeakt Uppgifter som hämtas in på annat sätt än genom en handling och som tillför sakuppgift. (Tjänsteanteckning kan t ex vara anteckning från ett telefonsamtal avskrift av SMS.) 27

1.1.4.5 Dom Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Överklaganden Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.5 Rådgivning Vid inaktualitet Frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag till exempel avtalsförslag. 1.1.4.6 Tillhandahålla juridisk utbildning och information 1.1.4.6 Program Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.6 Deltagarlistor Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.6 Unikt studiematerial Bevaras Ärendeakt/Pärm/Server Beroende på omfattning och format, får värdering göras om eventuell diarieföring. 1.1.4.6 Avtal föreläsare Diarieförs Bevaras Ärendeakt Kan även eventuellt ingå i Regionupphandlingens Utbildningsoch eventservice (RGS) ärenden. 1.1.4.6 Utvärdering Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.4.7 Hantera säkerhets- och krishanteringsfrågor 1.1.4.7 Krishanteringsplan för Region Halland Ledningssystem 1.1.4.7 Kriskommunikationsplan Ledningssystem 1.1.4.7 Protokoll - Regionens kriskommitté (RKK) Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslutas i Regionfullmäktige och ingår i diarieförda ärenden, alternativt i protokollsbilagor. Se även Ledningssystemet Krishantering i Region Halland riktlinjer. Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i diarieförda ärenden, alternativt i protokollsbilagor. Se även Ledningssystemet. Kriskommunikationsplan. Diarieförs Bevaras Ärendeakt 28

1.1.5 Redovisning till myndighet 1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till Statistiska Centralbyrån (SCB) 1.1.5.1 Begäran om Diarieförs Bevaras Ärendeakt räkenskapssammandrag från SCB 1.1.5.1 Sammanställt räkenskapssammandrag Agresso/ Excel Diarieförs Bevaras Server/Ärendeakt Utgående datafiler till SCB tas ut på papper och diarieförs. överlämnad till SCB 1.1.5.1. Statistik, underlag Vid inaktualitet Underlag för statistik, ej bearbetningsbar och/ av kortvarig betydelse 1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till Statistiska Centralbyrån (SCB) 1.1.5.2 Begäran om statistiska uppgifter Diarieförs Bevaras Ärendeakt Avser t ex kvartalssammandrag för landsting och regioner 1.1.5.2 Sammanställd statistik överlämnad till SCB Agresso/ Excel Diarieförs Bevaras Ärendeakt Utgående datafiler till SCB tas ut på papper och diarieförs. 1.1.5.2 Statistik bearbetningsbar Bevaras Server Digitalt Bevaras om statistiken är möjlig att bearbeta och sammanställa för framtida forskningssyften. 1.1.5.2 Statistik, underlag Vid inaktualitet Underlag för statistik, ej bearbetningsbar och/ av kortvarig betydelse 1.1.6 Omvärldsbevakning 1.1.6.1 Policy och varumärke 1.1.6.1 Arbetsmaterial/utkast i samband med framtagande av varumärke Vid inaktualitet Handläggare Handlingar av tillfällig och ringa betydelse där information överförts till annan dokumentation kan gallras vid inaktualitet. 1.1.6.1 Ansökan Diarieförs Bevaras Ärendeakt 1.1.6.1 Beslut, dokumentation i samband med framtagande av varumärke Diarieförs Bevaras Ärendeakt Handlingar av dignitet som dokumenterar t ex strategier, policy, beslut och utvärderingar kring utformande och fastställande av varumärke. 29

1.1.6.1 Tillstånd, använda varumärke Diarieförs Bevaras Ärendeakt Papper Delegation 1.1.6.2 Kommunicera och samverka 1.1.6.2 Informationspolicy Ledningssystem 1.1.6.2 Grafiskt program/profil Ledningssystem 1.1.6.2 Kriskommunikationsplan Ledningssystem 1.1.6.2 Sociala medier, t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin 1.1.6.2 Beslut om tillåtelse använda socialt media 1.1.6.2 Tillstånd för webbpublicering av bilder, blanketter för politiker och medarbetare Ledningssystem Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i diarieförda handlingar, alternativt i protokollsbilagor. Se även ledningssystemet Tillgänglig information - riktlinjer Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i diarieförda handlingar, alternativt i protokollsbilagor. Se även Ledningssystemet. Diarieförs Bevaras Ärendeakt Ingår i diarieförda ärenden, alternativt i protokollsbilagor. Se även Ledningssystemet. Se anmärkning Anställd, som har fått i uppdrag att för regionens räkning närvara i sociala medier, ansvarar för hantering av inkommande synpunkter, svar och kommentarer. Varje förvaltning ansvarar för att översiktsbilder av mediet i form av skärmdumpar på papper tas ut en gång i kvartalet. Gäller presentationsvyerna och inte enskilda inläggen. Se rutin Användning av sociala medier. Se för övrigt 2.9.2.3. Diarieförs Bevaras Ärendeakt Beslutas i varje förvaltning av respektive förvaltningschef. Vem vilka som får representera verksamheten beslutas av närmaste chef. Se rutin Användning av sociala medier. Vid inaktualitet Politiker: efter mandatperiod avslutats Medarbetare: efter avslutad anställning på egen begäran om upphörande av tillstånd. 30