Protokoll från Miljörådsmöte 2008-01-10

1(6) Protokoll från Miljörådsmöte 2008-01-10 Närvarande Bo Malmström Åsa Hadin Rose-Marie Löf Path Lindgren Ulla Nyberg Björn Ansnes Gunilla Nylund Matilda Ekman Kaisu Sammalisto Förvaltningen Biblioteket N-inst HS-inst P-inst Mötet öppnas. Mötet öppnas av ordförande Bo Malmström. Sekreterare för mötet Rose-Marie Löf Arbete på enheterna, laget runt, etc MLS centalt (Åsa): Detta är Åsas sista Miljöråd innan föräldraledigheten. Åsa har jobbat med enkäten och sammanställningsdokument samt andra lösa trådar. Arbetet med uppdatering av Miljöutredningen från 2002 har inte hunnit påbörjats ännu. P-inst (Matilda): Matilda jobbar med sammanställningen av miljöarbetet och jagar ekonom på inst för information. Matilda tipsar om att det går utmärkt att i Excel-ark länka till kurser i kursplanedatabasen, för att enkelt och snabbt kolla miljömärkning av kurser till sammanställning. Förvaltningen (Path): Path sitter nu i hus 55. P.g.a. den genomförda omorganisationen har Path delat ut mallen för sammanställning av miljöarbetet även till Kontakttorget, Avdelningen för Studentservice och UFK för att de ska besvara sina delar. Vad gäller de nya målen så vill förvaltningschefen ha dem klara så snart som möjligt. Inväntar ev den kommande enkäten innan målen blir färdiga. HS (Gunilla): HS hade intern revision i december. Tore och Gunilla har besvarat avvikelserna. Uppföljning av miljöarbetet är inskickat. Nya detaljerade mål är under arbete. Gunilla har skickat ut till alla på HS, inte bara ämnesföreträdarna. Gunilla vill lämna uppdraget som miljösamordnare och har pratat med prefekten om det. Ev kan någon från religionsavdelningen vara intresserad. 1

2(6) N-inst (Björn): N-inst har en IR som ligger och skvalpar Det har varit svårt att få till en tid under hösten. Björn undrar om det går att dröja med de nya detaljerade miljömålen. Hela N-inst ska till Stockholm på 13-14 februari vilken Björn ser som ett bra tillfälle att få fler som deltar i arbetet med målen. Björn har börjat titta på kursplanegranskningarna. Det finns ogranskade kursplaner på N. Bibl (Ulla): Insamlingsmöjligheter i Bibl är ordnat. Det är svårt att sätta nya mål för bibl. Man har gått framåt och nu är det svårt att gå längre. Ulla tar tacksamt emot tips på områden för nya mål som passar verksamheten. Ulla genomförde i december en enkät bland personalen på bibl, en uppföljning av tidigare enkät om sortering. Bra resultat. MLS centralt (Kaisu). Deltar i mötet bl.a. för att kolla läget hur MLS-arbetet fortskrider. Det beslutas att Kaisu kommer till nästa MR den 14/2 för att presentera sin avhandling för miljörådet. Presentationen tar 15-20 min. Systemansvarig from januari-februari Bo informerar. Det kommer besked om systemansvar för MLS när den nya budgeten är klar. Miljöarbetet kommer att fortsätta, det är i alla fall klart. Resurser 2008 Beror av den nya budgeten som ska vara klar 22 januari. Miljösamordnare på V Bo har inte fått några besked. Bo tar upp frågan igen med prefekten på V-inst. Miljösamordnare på ITB Prefekten har någon på gång, men det är inte klart ännu. Bo har kontakt med prefekten. MR:s möten under 2008 Åsa har skickat ut tiderna för möten under 2008. En justering av sekreterare görs i listan, se nedan. Åsa ser till att möteslistan uppdateras på hemsidan. Tid Plats Sekreterare 2008-01-10 09.00-12.00 21:410 roelof 2008-02-14 09.00-12.00 21:410 jkm 2008-03-06 09.00-12.00 21:410 bas 2008-04-17 09.00-12.00 21:410 maaekn 2008-05-15 09.00-12.00 21:410 lln 2008-06-12 09.00-12.00 21:410 pln 2008-09-11 09.00-12.00 21:410 ung 2008-10-16 09.00-12.00 21:410 gnd 2008-11-13 09.00-12.00 21:410 V 2008-12-11 09.00-12.00 21:410 ITB 2

3(6) Miljöaspekter, policy, mål Läget med enkäten Kort diskussion om frågorna i enkäten. Åsa ska ta upp några mindre saker med Douglas, sedan kan enkäten skickas ut. När ändringarna är gjorda så gäller skarpt läge. Miljömålsarbetet 2007 Inrapportering av miljömålsarbetet ska göras senast 14/1 2008! Hittills har HS, ITB och Bibl lämnat in. Alla inrapporteringar ska hinna sammanställas i rapport till Naturvårdsverket och Utbildningsdepartementet - som ska lämnas in i slutet av februari. Kursplanedatabasen, miljömärkning kurser på webben / få fram resultat av miljömärkning Åsa har kontakter med Maria Strand Öman (Avd för Studentservice) om detta, och informerar oss. Bakgrunden är att externa revisorn i höstas ville att miljömärkta kurser ska synas bättre. Utbildningsdatabasen. Beställning på arbetet finns, arbetet är stort. Databasen är kopplad till HSV och studera.nu. Kursplanedatabasen. Från och med nu är det obligatoriskt att markera kursgranskning när ny kursplan läggs in i databasen. Tanken är att arbeta fram en sida per institution utifrån granskade kurser, A-, B- C- och D-märkning. Johan Sellin arbetar med detta en mindre del (10%) av sin tjänst. Miljömålsprocessen - att sätta nya detaljerade miljömål för 2008-2009 Åsa informerar. Externa revisorn rekommenderar att mål som inte nås tas upp i avvikelsesystemet. Detta kan användas som grund för nya mål. Åsa berättar om övergripande mål och detaljerade mål, och förklarar hur man kan tänka när målen sätts. SMART är en bra metod, målen ska vara: Specifika det som vi ska jobba med Mätbara vi vill ju kunna se hur det gått, tänk i indikatorer, nyckeltal, %, osv Accepterade blir de t.ex. om man deltar vid framtagandet av målen Realistiska sätta ribban på rätt nivå Tidssatta för att följas upp, olika tid för olika mål (jfr handlingsplaner) Åsa visar på mallen för miljömål hur S, M och T kommer med i detaljerade målen. Kom ihåg handlingsplanerna. Det går att ha många (hur många som helst, lägg till i mallen själva) handlingsplaner för varje mål. Det kan finnas saker i Verksamhetsmålen att sikta mot när detaljerade miljömålen sätts (http://www.hig.se/rekt_kansli/hogskolestyrelse/arenden/mal_hst_0608.pdf). Jämför även egna avdelningens/institutionens verksamhetsmål när ni arbetar fram nya detaljerade miljömål. 3

4(6) Förbättringsförslag angående granskning av examensarbeten Gunillas förbättringsförslag angående bedömning av examensarbeten borde införas i förbättringsförslagssystemet, men Gunilla kommer inte in på avvikelsesystemet. Gunilla informerar. På sidan Om du är student finns en rubrik Uppsatsskrivning. Där finns flera länkar. Här borde en länk till blanketten finnas, samt en förklarande text, vilket kan behövas. Diskussion om vilken text som ska finnas var, vem som ska ta emot ifylld blankett, möjligheter att styra granskningen så den görs tillsammans med e-publicering i Diva, ska blanketten förändras textmässigt/instruktioner etc. vilka rutiner ska gälla centralt respektive lokalt? Åsa kollar upp om det går att ändra texter. Nästa möte stämmer vi av och ser över rutin/-er och hur denna/dessa ska förmedlas ut på institutionerna. Revisioner Interna revisioner Hösten 2007. HS 3/12, Förvaltningen 29/11, Biblioteket 7/11, ITB 10/12 är klara. Åsa påpekar att reviderad enhet och internrevisor inte måste vara överens om saker och ting. Man kan uppfatta saker olika. Skriv in meningsskiljaktigheter i revisionsrapporten. Detta kan t.ex. tas upp vid Ledningens genomgång. Att resurstilldelningen minskar påverkar synen på miljöarbetet, men det påverkar även andra områden än miljöarbetet. N-institutionen har inte reviderats under hösten. Björn tar ansvaret för detta och fortsätter att försöka få kontakt för att bestämma datum under våren. Interna revisioner Våren 2008. N, Förvaltningen (Avdelningen för studentservice, ledningskansli, avdelningen för kommunikation och samverkan, Avdelningen för lokaler och service), E, V, UFK, P Det är många delar som ska revideras. Tänk över och kolla om du kan vara internrevisor vid något tillfälle. Det finns inte så många interna miljörevisorer vid HiG. Externa revisioner Hösten -07: Svaren som skickats om avvikelserna vid höstens externa revision är accepterade. Våren -08: Preliminärt blir den externa revisionen 6-7 maj. Utbildning Introduktionsutbildning för nyanställda Kommer att ske 7-8 febr förmiddagar. Ca 15 min miljöutbildning/information brukar det vara. Kaisu ska kolla upp om hon kan ta det. (R-M kommentar när protokoll skrivs: Kaisu har lämnat besked, hon tar introduktionsutbildningen) Uppdaterad Bb-utbildning Matilda förklarar vad mer som behöver göras i miljöutbildningen på Blackboard. Miljörådet ger Matilda fria händer att uppdatera Bb-utbildningen inkl test. Matilda kommer att skicka ett 4

mail när hon ändrat färdigt. Då vill hon att vi alla ska gå in och kolla, och komma med synpunkter. 5(6) Bjuda in HiGs forskare mfl i miljö och hållbar utveckling till miljörådet Det bestäms att Kaisu ska komma till MR nästa möte och presentera sin avhandling. Kaisu ska kolla sin agenda och meddelar oss. (R-M kommentar när protokoll skrivs: Kaisu kommer till MR 14/2, det är bestämt) Info/kommunikation Nyhetsbevakning HiG/miljö Björn har varit med i radio vid tre tillfällen, P4 Radio Gävleborg. Det var i förmiddagsprogrammet i november. Affischutformning/trottoarpratare Ulla ska ta tag i det igen. NUAS, konferens på temat "Hållbar utveckling/ Grönt universitet" Hösten 2008, den 24-26 augusti planerar NUAS en konferens på temat "Hållbar utveckling/ Grönt universitet" på Syddansk. Kaisu har redan kontakter med dem och bevakar detta. Studentmässa våren 2008 Studentmässan blir den 21 januari. Ulla har besked att det mesta kommer att ske vid Valhall. Någon information/utdelning kommer att vara i Studentcentrum. Avvikelser och förbättringsförslag Ej avslutade ärenden 16 2006-10-09 2006-10-09 Brist på insamlingsmöjlighet - Ärendet är avslutat men det är fortfarande problem att avsluta den i systemet. 31 2007-06-15 2007-06-15 Dokumenterad riskbedömning och hand - Path jobbar med detta. 35 2007-09-20 2007-09-20 På miljöhemsidan finns inaktu - Path jobbar vidare med detta. 36 2007-09-20 2007-09-20 Bättre struktur på info p&arin... - Path jobbar vidare med detta. 46 2007-11-29 2007-11-29 Det skedde en brand uppe i kemisalen i h - Klart. Björn ska avsluta ärendet. 47 2007-12-05 2007-12-05 Mätning och redovisning av milj&oum - Åsa svarar och avslutar ärendet. 48 2007-12-05 2007-12-05 Inaktuell information finns fortfarande i miljöpärmar. Den mest lämpliga platsen för aktuell miljöinformation, i pärm eller på intranät eller både och, bör fastställas på samtliga arbetsplatser. Förbättringsförslag från extern revision 8/11 2007. Åsa informerar och avslutar ärendet. Varje institution bestämmer själva hur de ska göra. 21 2007-04-23 2006-12-04 I biblioteket behövs även k&au.. 2007-04-23 Ulla avslutar 5

6(6) ärendet. 37 2007-10-23 2007-09-20 Något utskick med miljöinform..2007-10-23 Path avslutar ärendet. 41 2007-12-11 2007-10-16 Se nedan... 2007-12-11 Ped rådet. Åsa ska maila Sara D. 44 2007-12-11 2007-11-19 Förslaget gäller webben. Det.. 2007-12-11 Åsa kontaktar Douglas och avslutar ärendet. 49 2007-12-11 2007-12-05 Miljömärkta kurser är for.. 2007-12-11 Pågående, se ovan om kursplanedatabasen. Övriga frågor Affischer Vi har fått affischen på mail för att läsa och begrunda. Den går i tryck på måndag. Kort diskussion, och MR bestämmer att Åsa ska be om ändring i texten från miljöpolicy till miljömål. Lagkrav på egenkontroll Åsa informerar. Kaj W har undersökt vad som gäller för egenkontroll för HiG:s räkning. Diskussion pågår om vad lagen egentligen säger. Framtidsgruppen Ska MR ge något avtryck, vad vill vi/vad har vi att komma med? M/HU bör ingå i arbetet. Ett förslag kommer upp med ganska allmän text att studenterna ska få med sig M/HU under utbildningstiden. Bo M. får i uppdrag att skicka in förslag till text till Framtidsgruppen. Inspirationsdag/Rena Gävle Åsa informerar. Maria Åstrand Svenneke har meddelat att hon kan vara med i en grupp som tar tag i detta. Path och Matilda anmäler sitt intresse av att vara med i gruppen. Matilda har tips om en butik som säljer rättvisemärkta produkter. De kan nog vilja delta vid Inspirationsdagen. Miljörelaterad forskning och M/HU integrering i kurser i samarbete med Pedagogiska rådet är andra förslag som kommer upp. Mötet avslutas Bo Malmström avslutar mötet och vi önskar alla Åsa lycka till! Gävle 080115 Vid protokollet Rose-Marie Löf 6