Innehållsförteckning Kapitel 0 Allmänt 0.0 Visionen framtidens Upplands Väsby 0.1 Inledning 0.2 Målsättning 0.3 Avsikt 0.4 Revidering 0.5 Läsanvisningar 0.6 Tillgänglighet 0.7 Praktiska tillämpningar 0.8 Regler och bestämmelse 0.8.1 s regler 0.8.2 Skrivregler Kapitel 1 Anvisningar och rutiner 1.1 Styrande dokument 1.2 Rutiner vid förstudie och planläggning 1.3 Rutiner vid projekteringsstart och avslut 1.4 Förfrågningsunderlag 1.5 Upphandling 1.6 Rutiner vid entreprenadstart och avslut 1.7 Ritningar 1.8 Ritteknik 1.9 Relationshandlingar 1.10 Överlämnande till driftenheten 1.11 Uppföljning 1.12 Ärendehantering 1.12.1 Generella råd om registrering av allmänna handlingar 1.12.2 Lagliga krav 1.12.3 Ärendepolicy 1.13 Arkiv 1.13.1 Gallra 1.13.2 Rensa 1.13.3 Arkivera 1.13.4 Dokumenthanteringsplan 1(6)
Kapitel 2 Gatubyggnad 2.1 Styrande dokument 2.2 Dimensioneringsförutsättningar 2.3 Typsektioner 2.4 Kantstöd 2.4.1 Rivning av kantstöd 2.4.2 Anläggning av kantstöd 2.4.3 Markbeläggningar av gatsten, betongmarkplattor, betongmarksten, marktegel od. 2.4.3.1 Gatsten 2.4.3.2 Betongmarkplattor, betongmarksten och marktegel 2.4.3.3 Kullersten 2.5 Cirkulationsplatser 2.5.1 Dimensionering 2.5.2 Belysning 2.5.3 Utsmyckning 2.5.4 Överkörbar yta 2.6 Busshållplatser 2.6.1 Styrdokument 2.6.2 Policy 2.6.3 Lokalisering 2.6.4 Utformning 2.6.5 Utrustning/underhåll 2.6.6 Samråd 2.6.7 Överbyggnadskonstruktion 2.7 Trafiksäkerhetsåtgärder 2.7.1 Styrdokument 2.7.2 Gupp 2.7.3 Avsmalningar 2.8 Trafikhinder 2.8.1 Räcken 2.8.2 Stängsel 2.8.3 Bilspärrar 2.8.4 Pollare 2.8.5 Trafikfållor 2.9 Tomtinfarter 2.9.1 Lutning 2.9.2 Kantstöd 2.9.3 Sikt 2.9.4 Garage / Carport 2(6)
2.10 Beläggning 2.10.1 Styrande dokument 2.10.2 Val av beläggning 2.11 Rutiner för Väg- och gatuprojektering 2.11.1 Planer 2.11.2 Sektioner 2.11.3 Profiler Kapitel 3 Vatten och Avlopp 3.1 Styrande dokument 3.2 VA projektering 3.3 Förundersökningar 3.3.1 Geoteknik 3.3.2 Befintliga ledningar, El, tele, fjärrvärme 3.3.3 Inmätningar 3.4 Projektering 3.4.1 Massdisposition 3.4.2 Mängdbeskrivning 3.4.3 Administrativa föreskrifter 3.4.4 Vatten 3.4.5 Spill- och dagvatten 3.4.6 Dagvattenledningar 3.4.7 Servisledningar 3.5 Redovisningar 3.5.1 Beskrivningar 3.5.2 Ritningar 3.6 Arbete inom skyddsområden 3.6.1 Åtgärdskrav 3.6.2 Skyltning 3.7 Pumpstationer 3.7.1 Inredning 3.7.2 Pumpsump 3.7.3 Pumpar 3.7.4 Anslutning El och Tele 3.7.5 Automatikutrustning 3.7.6 Dokumentation 3.8 Granskning 3.8.1 Leverans för granskning 3.9 Digitalformat 3.9.1 Filformat/filstruktur 3(6)
3.10 Relationsritningar 3.10.1 Inmätning, anvisning 3.10.2 Leveransform Kapitel 4 Dagvatten 4.1 Styrande dokument 4.2 Dagvatten 4.3 Dränering 4.4 Brunnar 4.5 Dagvattenledningar Kapitel 5 Övrig infrastruktur 5.1 Kontaktpersoner 5.2 Samlingskarta Kapitel 6 Park 6.1 Styrande dokument 6.2 Anläggning av vegetationsytor 6.2.1 Gräsytor 6.2.2 Planteringsytor 6.2.3 Träd 6.2.4 Värdeavdrag 6.2.5 Vite 6.3 Anläggning av hårdgjorda ytor 6.4 Anläggning av lekytor 6.5 Utrustning 6.6 Skötsel och underhåll 6.6.1 Skötsel av vegetationsytor under garantididen 6.6.2 Skötsel och underhåll av kommunala anläggningar 6.7 Tillstånd gällande privat brukande av kommunens mark 6.8 Policy för trädfällning på kommunens mark Kapitel 7 Konstbyggnader 7.1 Styrande dokument 7.2 Broar och tunnlar 7.3 Trappor 7.4 Stödmurar 4(6)
Kapitel 8 Belysning 8.1 Styrande dokument 8.2 Ledningar 8.3 Kabelskydd 8.4 Fundament 8.5 Stolpar 8.6 Armaturer 8.7 Ljuskällor 8.8 Drift 8.9 Besiktning Kapitel 9 Trafik 9.1 Styrande dokument 9.2 Allmänt 9.2.1 Vägmärken 9.2.2 Vägmarkeringar 9.2.3 Gatunamnskyltar 9.3 Föreskrifter och beslut 9.3.1 Tillfälliga trafikföreskrifter 9.3.2 Lokala trafikföreskrifter 9.4 Vägarbete 9.4.1 Allmänna bestämmelser 9.4.2 Påföljder 9.4.3 Trafikanordningsplaner 9.4.4 Riktvärden för trafikbuller 9.4.5 Vibrationer 9.5 Sikt 9.6 Övergångsställen 9.6.1 Utformning 9.7 Parkering 9.7.1 Parkeringstillstånd för rörelsehindrade 9.7.1.1 Regler om parkeringstillstånd för rörelsehindrade 9.7.2 Övervakning 9.8 Trafiksignaler 9.9 Trafikräkning 9.10 Trafiknätsanalys 5(6)
Kapitel 10 Miljö 10.1 Styrande dokument 10.2 Riktvärden för vägtrafikbuller 10.3 Vibrationer 10.4 Miljöklassning 10.5 Asfalt 10.6 Markföroreningar 10.7 Miljökonsekvenser och miljöpåverkan Kapitel 11 Upplåtelse, tillsyn och avtal 11.1 Styrande dokument 11.2 Schakttillstånd 11.3 Gatubesiktning i samband med nybyggnad på fastighet 11.4 Reklamplats 11.5 Enskilda vägar Kapitel 12 Drift och underhåll 12.1 Gatuunderhåll 12.1.1 Beläggning 12.1.2 Vägmarkering 12.1.3 Vägmärken och gatunamnskyltar 12.1.4 Klotter 12.1.5 Renhållning 12.1.6 Dagvatten 12.1.7 Dammbindning 12.2 Vinterväghållning 12.2.1 Skador uppkomna i samband med vinterunderhåll 12.2.2 Salt vinter 12.2.3 Sandupptagning 12.3 Underhåll av parker 12.3.1 Gräsytor 12.3.2 Perenner och buskar 12.3.3 Träd 12.3.4 Boll- och lekplaner 12.3.5 Lekparker 12.3.6 Lekplatser 12.4 Belysning 12.5 Trafiksignaler 12.6 Konstbyggnader (broar, tunnlar, stödmurar mm) 12.7 Felanmälan 24 / Medborgardialogen 12.8 Skrotbilar 12.9 Driftkostnader detaljplaner 6(6)
Kapitel 0 Allmänt 0.0 Vision framtidens Upplandsväsby Upplands Väsbys kännetecken: Upplands Väsby Dynamisk satsning på kunskap och kultur Stimulerande miljöer för lusten till studier och lärande livet ut Attraktivt och brett utbildningsutbud Goda förutsättningar för rekreation och en aktiv fritid Mötesplatser och forum för kultur Värnar naturen och erbjuder sköna naturupplevelser Vårdar kulturarvet Upplands Väsby Öppen för nya idéer Utvecklar medborgarens möjligheter till inflytande och ansvarstagande Öppen för individens intressen för utveckling av samhället Prövar nya idéer Utvecklar mångfald och samarbete Upplands Väsby Ekologiskt hållbar Kretsloppsanpassat samhälle Hushållar med resurser Värnar vår biologiska mångfald Bevarar värdefulla naturmiljöer Ren luft och mark och rent vatten Upplands Väsby Tillgänglig och trygg för alla Bra förutsättningar för god uppväxtmiljö Allsidig befolkningssammansättning God folkhälsa Mångsidig sammansättning av bostadstyper och upplåtelseformer Levande och dynamisk stadskärna Allsidigt näringsliv Väl utvecklad samhälls- och kommersiell service Bra kommunikationer Balanserad tillväxt Trygga och säkra miljöer 1(5)
0.1 Inledning Teknik & Service har utarbetat en Teknisk handbok som omfattar de verksamheter tekniska nämnden ansvarar för inom den tekniska avdelningen. Handboken är en första produkt av ett samarbete över förvaltningsgränserna i. Statusen hos Tekniska handbokens dokument är entydig, kommande utgåvor skall vara formellt beslutade för att vara gällande. Tekniska handboken fastställdes av tekniska nämnden 2005-10-12 att gälla från och med 2006-01-01. Senare utförda ändringar se 0.4 Revideringar. 0.2 Målsättning Målsättningen med Teknisk handbok är att skaffa en mer enhetlig hantering av kommunens tekniska verksamheter. Där inget annat anges gäller lagar, förordningar och branschöverenskomna bestämmelser och anvisningar samt i vissa fall kommunspecifika krav. 0.3 Avsikt Avsikten med handboken är, att den skall användas som styrmedel för projektering och upphandling samt ett hjälpmedel för egna insatser. Den bör därför förankras genom beslut i tekniska nämnden. 0.4 Revidering Tekniska handboken skall kontinuerligt uppgraderas. Chefen för tekniska avdelningen ansvarar och samordnar för att det årligen görs en revision av dokumenten. Varje handläggare har ett eget ansvar för sitt område och meddela förändringar och att utvärdera erfarenheter från verksamheten för att kontinuerligt utveckla dokumenten. Chefen för tekniska avdelningen sammanställer förändringsförslagen och förankrar dessa hos Tekniska nämnden för beslut. Revidering 1 Handboken har nu funnits i 1 år och en första revidering är utförd och beslutad av tekniska nämnden att gälla från och med 2007-01-01 Revidering 2 Handboken har nu funnits i 2,5 år och en andra revidering är utförd och beslutad av tekniska nämnden 2008-05-20 att gälla från och med 2008-06-01 2(5)
0.5 Läsanvisningar s Tekniska handbok består av tolv kapitel. Strukturen varierar mellan de olika kapitlen, beroende på innehåll och olika arbetssätt inom olika verksamhetsområden. Struktur i de olika kapitlen kan komma att förändras allt efter som nyheter, kompletteringar och användningserfarenheter motiverar detta. I de avsnitt där AMA koder använts, har typsnitt och utformning använts för den aktuella texten enligt instruktion från AMA 07. 0.6 Tillgänglighet Handboken är anpassad efter de nya medier och tekniska möjligheter som finns idag. All information i handboken lagras därför elektroniskt, vilken underlättar revidering. Handboken finns dels tillgänglig på kommunens hemsida www.upplandsvasby.se, men kan även beställas på CD-ROM alternativt i tryckt form, till självkostnadspris. Kontakta Teknik & Service tel 08-590 070 00 eller via e-post teknik.service@upplandsvasby.se för ytterligare information. 0.7 Praktiska tillämpningar Handboken reglerar både utformning av och innehållet i de handlingar som konsulterna utarbetar för Upplands Väsbys räkning, handlingar som i nästa fas ligger till grund för upphandling och genomförande av entreprenadarbete. Textavsnitt ska alltså kunna fungera dels som bilagor till förfrågningsunderlag och kontrakt, dels som kravspecifikationer till entreprenörer, dels som instruktioner till kontrollanter. Handboken kommer att revideras årligen, minst en gång per år. Användaren skall därför kontrollera att senaste utgåvan används. Om reglerna i Teknisk Handbok inte överensstämmer med styrdokumenten, gäller det som står i Teknisk Handbok, med undantag för lagar och förordningar. 0.8 Regler och bestämmelser Det finns olika regelsamlingar för hur handlingar ska upprättas och arbeten utföras: 1. Lagar och förordningar 2. Branschöverenskomna regler 3. s egna regler, som innefattar anvisningar i Upplands Väsbys Tekniska handbok. 3(5)
0.8.1 s regler Kommunens regler meddelas på tre sätt: 1. Genom hänvisningar till något regelverk, som t ex AMA 98, VGU m fl 2. Genom texterna i s Tekniska handbok. 3. Genom bilagor i Teknisk handbok med detaljanvisningar t ex Skyddsföreskrifter för grundvattenskydd 0.8.2 Skrivregler Utgångspunkt: Så här skriver vi i : Skrivnormer fastställda av kommunstyrelsekontoret i maj 1993. Reviderade maj 1996, januari 2001 och mars 2004. Exempel: Styrande dokument (Arial 12 p fet) Två blankrader emellan Ex: Anläggnings AMA 98 (Times New Roman 12 p fet) En blankrad emellan Administrativa föreskrifter för byggnads- och anläggnings- och installationsentreprenader. Svensk Byggtjänst, Stockholm, 1998. (Löpande text Times New Roman 12 p normal) 1) Precision Skriv ut decimaler för att ange grad av precision där det är viktigt. 2) Förkortningar Sammandragningar Ex: ca, nr, Lokala Trafikföreskrifter (LTF) Avbrytningar Ex: t.o.m, bl.a, t ex 3) Siffror 0 till 12 med bokstäver Större tal, grupperas xxx xxx Decimaltal, använd kommatecken Ex: 12,45 m 4) Rubriker 4(5)
Rubrik 1 Arial 14p fet används till kapitelrubriker Rubrik 2 Arial 12 p fet används till huvudrubrik Rubrik 3 Times New Roman 12 p fet underrubrik Rubrik 4 Times New Roman 12 p normal löpande text 5) Bildtext Numreras med kapitel och löpnummer. Ex: 2.3.1:1 Text: Times New Roman 12 p 5(5)
Kapitel 1 Anvisningar och rutiner 1 Anvisningar och rutiner 1.1 Styrande dokument Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Allmäna dokument Miljöbalken X X X X X X X X X X X (SFS 1998:808), samt förordningar. Föreskrifter och allmänna råd från centrala myndigheter. www.notisum.se alt www.riksdagen.se LOU X X X X X X X X X X X Lagen (SFS 1992:1528) om offentlig upphandling samt de med stöd av denna lag utfärdade föreskrifter. www.notisum.se PBL X X X X X X X X X X X Plan- och bygglagen (SFS 1987:10) och Lagar om ändring i plan- och bygglagen. www.notisum.se Tryckfrihetsförordningen X X X X X X X X X X X (SFS 1949:105) www.notisum.se Sekretesslagen X X X X X X X X X X X (SFS 1980:100) www.notisum.se PUL X X X X X X X X X X X Personuppgiftslag (SFS 1998:204) www.notisum.se Arkivlagen X X X X X X X X X X X (SFS 1990:782) www.notisum.se s Policy X X X X X X X X X X X Policy och riktlinjer för upphandling i Upplands Väsby 2005-06-07 www.upplandsvasby.se 1(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Miljöpolicy för X X X X X X X X X X X Antagen av kommunfullmäktige 2001-02-19 Lokala föreskrifter för att skydda människors hälsa och miljö. www.upplandsvasby.se s författningssamling X X X X X X X X X X X Arkivreglemente rev 1995-12-18 www.upplandsvasby.se pdf.fil Entreprenad och projekterings specifika dokument AB 04 X X X X X X X X X Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. Byggandets Kontraktskommitté. www.byggledarna.se ABT 06 X X X X X X X X X Allmänna bestämmelser för totalentreprenader avseende byggnads-, anläggnings- och installationsarbeten. Byggandets Kontraktskommitté. www.byggledarna.se ABK 96 X X X X X X X X X X X Allmänna bestämmelser för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet. Byggandets Kontraktskommitté. www.byggledarna.se AF AMA 07 X X X X X X X X X X X Administrativa föreskrifter för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader. Svensk Byggtjänst. www.byggbokhandeln.com Anläggnings AMA 07 X X X X X X X X X Allmän material- och arbetsbeskrivning för anläggningsarbeten. Svensk Byggtjänst. www.byggbokhandeln.com 2(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 EL AMA 98 X X X X X Allmän material- och arbetsbeskrivning för eltekniska arbeten. Svensk Byggtjänst. www.byggbokhandeln.com MER 2007 Anläggning X X X X X X X X X Mät- och ersättningsregler anläggningsarbeten. Svensk Byggtjänst. www.byggbokhandeln.com RA 07 anläggning X X X X X X X X X Råd och anvisningar till Anläggnings AMA 07 Svensk Byggtjänst. www.byggbokhandeln.com Revideringar och kompletteringar i AMA-nytt X X X X X X X X X www.byggbokhandeln.com Mängdbeskrivning/formulär till A- prislista X X X X X X X X X Avseende gatu, va-ledningar och belysningsanläggningar. Svensk standard SS 460 48 61 Vibration- och stötmätning och riktvärden för bedömning av komfort i byggnader. www.upplandsvasby.se pdf.fil. Skyddsföreskrifter för grundvattentäkt. X X X X X X X X Fastställd av Länsstyrelsen i Stockholms län 25 april 1974. Föreskriften kan i sin helhet erhållas av Teknik & Service. Förslag till revidering av föreskriften är under bearbetning. Dagvattenpolicy X X X X X X X X X X Antagen av kommunfullmäktige september 2001 med bilagor daterad maj 2007. Dagvattenpolicyn är en gemensam riktlinje för hanterings av dagvatten inom Oxundaåns avrinningsområde. Policyn är gemensam för följande kommuner: Upplands Väsby, Vallentuna, Sollentuna, Sigtuna och Täby. www.upplandsvaby.se pdf.fil Renhållningsordning för Upplands Väsby kommun X X X X X Fastställd av kommunfullmäktige 2002-06-17. www.upplandsvasby.se pdf.fil 3(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Miljövårdsprogrammet för Stockholms län 2000 X X X X X X X X X X X Miljömål och handlingsprogram för en hållbar storstadsregion.www.ab.lst.se Rekommenderade vägar för farligt gods X X X Länsstyrelsens författningssamling 01FS 2000:198 och 01FS 2001:50. www.ab.lst.se Riskhänsyn vid samhällsplanering. X X X X X X X X X X X Rapport 2000:1, beskriver riskhänsyn vid ny bebyggelse intill vägar och järnvägar med transporter av farligt gods, samt bensinstationer. www.ab.lst.se Trafik för en Attraktiv Stad, TRAST X X X X Handbok med allmänna råd om gators utformning och standard. Vägverket och Svenska Kommunförbundet. pdf.fil www.vv.se/vgu Vägar och Gators Utformning, VGU X X X X Publikation 2004:80. Ett hjälpmedel för utformning av vägar och gator som ges ut gemensamt av Vägverket och Svenska kommunförbundet. pdf.fil www.vv.se/vgu ATB VÄG 2002 X X X X X Vägverkets krav på vägkonstruktion. Gäller från 2002-01-01. www.vv.se Gator för alla X X X X X X X En idé skrift om tillgänglighet för gående 1994. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Riktlinjer för busshållplatsers standard och tillgänglighet (RAP 1999:0388) X X Riktlinjer avsedda för både det statliga och kommunala vägnätet inom Stockholms län. Vägverket och SL. www.vv.se Åtgärdskatalog för högre trafiksäkerhet med vägutformning och reglering i tätort. X Svenska Kommunförbundet. www.skl.se X 4(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 I valet & kvalet X X X X Handbok för val av beläggningsåtgärd. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Topp & Belägg X X X X Beläggningsunderhåll på lågtrafikerade gator. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Helgjutna lösningar X X X X Betong på utsatta platser. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Helgjutna resultat X X X X Erfarenheter från betonggjutning och förslag. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Tillbaka till stenålder Handbok i stensättning. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se X Funktionskrav på beläggning. X X Ett nytt sätt att upphandla gatubeläggning. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Tillgänglig stad X X En idéskrift om mål, strategier och arbetssätt när kommunen upprättar en tillgänglighetsplan för trafiknät. Svenska kommunförbundet. www.skl.se Bära eller brista Handbok om tillståndsbedömning av belagda gator och vägar. Svenska kommunförbundet.. www.skl.se X Markerat X X Vägmarkeringar för säkerhet krav, marknad och upphandling Svenska kommunförbundet. www.skl.se Trafiknätanalys X X X Trafiknätanalys - Upplands Väsby. www.upplandsvasby.se pdf.fil 5(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Åtgärdsprogram X X X Åtgärdsprogram för trafikmiljön i Upplands Väsby kommun. www.upplandsvasby.se pdf.fil SL-Policy X X X Beträffande hastighetsdämpande åtgärder. www.sl.se RIBUSS-04 X X X Riktlinjer för utformning av gator och vägar med hänsyn till busstrafik Stockholms Lokaltrafik AB. www.sl.se Ett samhälle för alla X X X handikapplan Övergripande policy. www.upplandsavasby.se pdf.fil VA specifika dokument Samtliga publikationer utgivna av Svenskt Vatten. Uppskattning av regnintensitet och varaktigheter. Beräkning av dagvattenvolymer och ledningsdimensioner. www.svensktvatten.se X X Mängdbeskrivning/formulär till A- prislista XXX X Avseende gatu, va-ledningar och belysningsanläggningar. Svensk standard SS 460 48 61 Vibration- och stötmätning och riktvärden för bedömning av komfort i byggnader. www.upplandsvasby.se pdf.fil. Skyddsföreskrifter för grundvattentäkt. Fastställd av Länsstyrelsen i Stockholms län 25 april 1974. Föreskriften kan i sin helhet beställas från Teknik & Service. Förslag till revidering av föreskriften är under bearbetning. X X Park specifika dokument Skötsel Se kapitel 12.3 X X 6(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Svensk Standard X X SS-EN 1176 (1 7) och SS-EN 1177 Säkerhetsnormer för lekredskap. www.sis.se Policy för trädfällning på kommunal park- eller naturmark X X Antagen av stadsbyggnadsnämnden den 16 juni 1998. www.upplandsvasby.se pdf.fil Anvisningar för skydd av träd vid ledningsdragning. X X www.upplandsvasby.se pdf.fil Konstbyggnader specifika dokument Bro 2004 Innehåller Vägverkets krav på broar. www.vv.se Tunnel 2004 Innehåller generella tekniska krav på Vägverkets vägtunnlar. www.vv.se X X Belysning specifika dokument Rebel 91 Teknisk beskrivning för anordnande av vägbelysning. Svenska Kommunförbundet och Vägverket. www.skl.se Elsäkerhetsföreskrifterna Förläggning av rör typ SRN för offentlig belysning enligt ELSÄK FS 2004 www.byggbohandeln.com EBR Konstruktionsstandard Schakt för belysningskablar, kabelförläggning max 145 kv X X X KJ 41:99 gäller. Licens kan tecknas i elektroniskt format www.ebr.nu 7(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Luftarbeten med belysningskablar typ Alus och konstruktioner. X EBR Hängspiralledning 0.4 kv Alus gäller. www.ebr.nu Svensk standard Luftledningskorsning, starkströmsledning högst 600 V, över allmän väg. Svensk standard SS 436 02 10 gäller. Ifråga om starkströmsanläggningens utförande och skötsel skall utöver vad som följer av ellagen (1997:857), förordningen (1957:601) om elektriska starkströmsanläggningar (starkströmsförordningen) och Elsäkerhetsverkets föreskrifter gälla. www.sis.se X Trafik specifika dokument Vägmärkesförordningen 1978:1001 (VMF) Föreskrifter, råd och anvisningar finns i f. d. Trafiksäkerhetsverkets Regler om vägmärken och trafik (RVT). Både VMF och RVT skall tillämpas. X X Handbok arbete på väg 2008-03 X X www.vv.se/apv Blankett TA-plan X X www.upplandsvasby.se Utmärkt! X X Säkerhetsanordningar och utmärkning vid gatuarbeten. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Miljö specifika dokument Svensk standard XX X X SS 460 48 61 Vibration- och stötmätning och riktvärden för bedömning av komfort i byggnader. www.sis.se Förordningen om miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd X X X X X X X X X X X (1998:899). www.notisum.se 8(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Vägtrafikbuller X X X X Nordisk beräkningsmodell, reviderad 1996. Rapport 4653 Naturvårdsverket. www.naturvardsverket.se Miljövårdsprogrammet för Stockholms län 2000 X X X X X X X X X X X Miljömål och handlingsprogram för en hållbar storstadsregion. www.ab.lst.se Bullerpolicy X X X X X X X X X X X Se Strategisk Kommunplan för Upplands Väsby kommun. www.upplandsvasby.se Generella riktlinjer för förorenad mark X X X X X X X X Rapport 4638. Naturvårdsverket. www.naturvardsverket.se Bedömningsgrunder för förorenade massor X X X X X X X X RVF Utveckling 02:09 www.rvf.se Att hantera stenkolstjära- storstädernas överenskommelse. X X X X X X X X Rutiner för asfaltshantering i äldre beläggningar. 2003:57. Svenska kommunförbundet. www.skl.se På väg igen X X X X X X X X Återvinning av asfalt. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Vägen tillbaka Mellanlagring av asfalt. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Sunt och tunt Återvinning av asfalt med kallteknik på lågtrafikerade gator. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se X X Väghållningens JURIDIK X X Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Kapitel 17 Ianspråkstagande av gatu- och vägområde för annat ändamål. 9(26)
Kapitel 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Tillstånd/Uppelåtelse specifika dokument Jordabalken 7-13 kap www.notisum.se s författningssamling (UVKF) X X Taxa för upplåtelse av allmän plats www.upplandsvasby.se Ledning för grävning Minska störningar vid arbete i allmän mark. Svenska Kommunförbundet. www.skl.se Lokala Schaktanvisningar www.upplandsvasby.se Blankett schakttillstånd www.upplandsvasby.se X X X 1.2 Rutiner vid förstudie, planläggning och genomförande Teknik & Service och Stadsarkitektkontoret (STA)är normalt deltagare i stegen Förstudie och Planläggning. Stadsarkitektkontoret sköter förprojektering av ingående gator i steget Planläggning. Under steget Genomförande är projektering och byggledning moment där Teknik & Service normalt är projektledare eller i samband med exploateringsprojekt svarar för kontroll och mottagande av kommunala exploateringsanläggningar. Ansvarsfördelning Ny detaljplan: I detaljplanegruppen finns representanter från STA, KSK, MHK och Teknik & Service Om det under detaljarbetet konstateras att markinlösen och/eller släntavtal behövs, ligger ansvaret på KSK Planeringsenheten. Teknik & Service granskar VA och gator, driftsynpunkter och renhållningssynpunkter. Vid det första genomförandemötet (startmöte för detaljprojektering) bör en avstämning ske. 10(26)
Inom område för gällande plan: Teknik & Service bör förvarna i god tid om att projektet är på gång och omfattningen av det. Ansvaret ligger på Teknik & Service att förse STA med material Materialet bör tas fram i ett tidigt sked av projekteringsprocessen, minst ca 2-3 månader innan byggstart. Teknik & Service samarbetar med annan berörd förvaltning om information till fastighetsägaren vad det gäller släntintrång. Här nedan följer en kortfattad beskrivning av de olika projektstegen från planering till förvaltning. Planförfaranden (Förstudie och Planläggning). I samband med ansökan om planläggning skrivs ett förslag till kommunstyrelsen för beslut om ett programuppdrag eller ett detaljplaneuppdrag. Planprocessen omfattar ett antal moment som avslutas med beslut i byggnadsnämnden. Skisser och utredningar, Samråd, Utställning, och antagande i kommunstyrelsen. I utredningsskedet för varje detaljplanärende ingår en översiktlig planering av trafiklösningar, grundundersökningar, förprojektering av gata och VA. Planarbetet omfattar beskrivning av befintliga förhållanden, framställning av plankarta med bestämmelser, beskrivning av förslaget med genomförandebeskrivningar och fastighetsförteckning. I utredningsskedet ska dessa moment ingå: Översiktlig planering Trafiklösningar Förprojektering av gata och VA där även eventuella markinlösen eller släntintrång skall redovisas. Grundundersökningar Så fort planen vunnit laga kraft skickas den till KLK för planering av genomförandet. Detta skede omfattar produktionsplaner, markinlösen och släntintrång samt förhandlingar med lämpliga exploatörer och budgetuppskattningar. Markinlösen Om kommunen behöver ta enskild/privat mark i anspråk för utbyggnad av kommunala gator (eller annan kommunal anläggning) skall kommunen med stöd av detaljplan i första hand förhandla med markägaren om köp av hel eller del av fastighet avseende det markområde som berörs. Om kommunen inte kan komma överens med markägaren så kan kommunen med stöd av fastställd detaljplan, i sista hand tvångsinlösa marken. Tillträdet till 11(26)
marken regleras i den fastighetsbildningsförrättning som hanteras av lantmäterimyndigheten. (Marken får inte tas i anspråk innan förrättningen är avslutad eller beslut om förhandstillträde medgivits. Ansökan om förrättning kan inte göras innan detaljplanen vunnit laga kraft). Släntintrång Vid nybyggnad av gata kan slänt in på privat fastighet behöva anläggas. Kommunen behöver inte alltid lösa in marken enligt nedan men rättigheten för slänten behöver regleras i ett servitutsavtal. Kommunen har ingen automatisk rätt att anlägga slänt in på privat fastighet. Gatans behov av slänt kan markeras i detaljplanens plankarta, vilket ger kommunen en rättighet att, om ingen frivillig uppgörelse kan göras, tvångsmässigt ta marken i anspråk. Ersättningsfrågan löses genom avtal eller förrättning. Om det ej finns stöd för slänt i detaljplan (z-område) finns inget stöd för att tvångsmässigt ta mark i anspråk. Genomföranden. Teknik & Service initierar egna projekt inom sitt förvaltningsområde eller följer den produktionsplan med tillhörande budget som KLK överlämnar till Teknik & Service för utförande. Teknik & Service utser en projektansvarig. Se 1.3 Utsedd projektansvarig upprättar en tidplan för projektets genomförande. Tidplanen skall omfatta följande punkter: - Kortfattad beskrivning - Upphandling av konsult/projektör - Detaljprojektering och upprättande av förfrågningsunderlag - Utvärdering och upphandling av entreprenör - Genomförande av entreprenad - Överlämnande till berörd förvaltare Se även 1.3 Projektering (se även pkt 1.3) Teknik & Service projektansvarige upprättar en kortfattad uppdragsbeskrivning och genomför anbudsförfaranden Uppdragen ska beskrivas kortfattat (en till tre veckor) och lämpliga konsulter tillfrågas för anbud i enlighet med (LOU) lagen om offentlig upphandling. Lämplig tid mellan förfrågningsutskick och anbudsöppnande 4-6 veckor beroende på objektets omfattning. Konsultupphandling / Utvärderingsmetod. Anbuden värderas och förhandlingar med konsulten börjar. Se vidare kommunens upphandlingsmetod i intranätet. Projekteringsstart. Projektansvarige sammankallar projektets berörda parter (ledningsägare mm) 12(26)
Projektorganisation bildas och detaljerad tidsplan för projektering upprättas Utredning Kompletterande undersökningar och utredningar utförs i samarbete med konsulten. Projektering På projekteringsmötena samordnas projektets berörda parter. Granskning. Projektansvarige fördelar handlingarna till berörda inom Teknik & Service för granskning (en till fyra veckor). Godkännande. Handlingarna godkänns efter att gransknings synpunkterna har införts i handling. Kostnadskalkyl. Ny kostnadskalkyl upprättas enligt framtagen handling. Kontroll mot budget för eventuell justering av projekt eller budget. Projekteringstider Uppskattad kortaste respektive längsta tid beroende på projektets omfattning. Förfrågningsunderlag Anbudstid Utvärdering & upphandling Projektstart Detaljplanering Granskning 12 veckor Godkännande av handling Upprättande ny kostkalkyl Veckor 1 2 3 4 5 6 7 Byggande Anbudsförfaranden och utvärdering Teknik & Service projektansvarige upprättar en kortfattad projektbeskrivning och genomför anbudsförfarandet enlig pkt 1.4 och 1.5. Projektansvarige annonserar anbudsförfrågan i anbudsjournalen i enlighet med (LOU) lagen om offentlig upphandling. Lämplig tid mellan förfrågningsutskick och anbudsöppnande 4-6 veckor beroende på objektets omfattning. Förfrågningsunderlaget finns att hämta på s hemsida. http//www.upplandsvasby.se/upphandling 13(26)
Entreprendsupphandling / Utvärdering. Anbuden utvärderas och entreprenör antas. Tilldelningsbeslut och utvärdering skickas till anbudsgivarna. Efter överklagandetidens utgång (10 dagar) kallas antagen entreprenör till upphandlingsmöte. Upphandlings möte Genomgång av anbudet där förändringar införs i ett uppgörelseprotokoll som utgör entreprenadkontraktet. Entreprenadstart Se pkt 1.6 Startmöte På startmöte redovisar entreprenören handligar som åberopats i AF för godkännande. Byggledaren och entreprenören utför syn av entreprenadområdet innan arbetena påbörjas. Byggledning/ Projektuppföljning Se pkt 1.6 Byggledaren utför regelbunden kontroll av entreprenadens utförande samt håller byggmötena där avstäms tidplan, ekonomi, avvikelser och förändringar, kontroller och provningsresultat. Relationshandlingar Relationshandlingar överlämnas av Entreprenören enligt AF för godkännande innan slutbesiktning. (se även pkt 1.9) Godkännande av entreprenad Se även pkt 1.6 Vid slutbesiktning mellan parterna kallas även förvaltaren. Vid slutbesiktning fastställs om entreprenaden godkänds. Vid godkänd slutbesiktning övergår projektet till övertagande och garantitiden börjar gälla. Garantitidens längd framgår av AF. Projektövertagande Projektansvarig sammanställer och redovisar projektet. Samt överlämnar till förvaltaren enligt pkt 1.10 Garantitid Under garantitiden bevakar projektledaren projektet och rapporterar eventuella fel och brister till entreprenören. Garantitiden avslutas med en garantibesiktning. Vid godkänd garantibesiktning avslutas entreprenaden och projektets säkerhet överlämnas till entreprenören. 14(26)
Projektavslut enligt pkt 1.6 Projektledaren arkiverar projektets dokumentation. 1.3 Rutiner vid projekteringsstart och avslut Då ett projektuppdrag lämnats till Teknik & Service ska en projektledare utses. Projektledaren gör en avstämning mot detaljplanen och sammanställer vilka åtgärder som ska genomföras och omfattningen av dessa samt - sammanställer ett underlag för upphandling/beställning av konsultarbete - meddelar de som blir berörda av projektet - upphandlar konsulttjänster och leder konsultarbetet. Det är viktigt att alla handlingar som upprättas på beställning av kommunen blir beställarens egendom. OBS! Detta är ett avtalbart avsteg från bestämmelserna i såväl ABK 96 som i lagarna om upphovsrätt och mönsterskydd. - upprättar tidsplan med förslag på mötestider under hela projekteringstiden - upprättar organisationsplan med namn på teknikansvariga - upprättar system för kvalitets- och miljösäkring - upprättar system för kostnadsuppföljning Projekteringsskedet avslutas när förfrågningsunderlaget har upprättats. Se även 1.2 Rutiner vid förstudie och planläggning, avsnittet Projektering. 1.4 Förfrågningsunderlag Entreprenadingenjören på Teknik & Service svarar för iordningställande av förfrågningsunderlag för entreprenadarbetens utförande. Underlaget ska minst bestå av: - Administrativa Föreskrifter (AF) - Mängdbeskrivning (MB) eller Mängdförteckning (MF). Se även kap 1.9, - Ritningar (se nedan) - Blanketter för kontroll av entreprenörens firma - Formulär till anbud - Kommunens miljöpolicy samt ett antal styrande dokument (AB 04/ABT 06, Anläggnings AMA 07 etc) Förfrågningsunderlaget skall granskas av innan det sänds ut för anbudsräkning. Mallar för AF och MB är under omarbetning. 1.5 Upphandling Projektansvarige annonserar anbudsförfrågan i anbudsjournalen i enlighet med (LOU) lagen om offentlig upphandling. Lämplig tid mellan förfrågningsutskick och anbudsöppnande 4-6 veckor beroende på objektets omfattning. Förfrågningsunderlaget finns att hämta på s hemsida. http//www.upplandsvasby.se/upphandling 15(26)
Utvärdering. Anbuden utvärderas och entreprenör antas. Tilldelningsbeslut och utvärdering skickas till anbudsgivarna. Efter överklagandetidens utgång (10 dagar) kallas antagen entreprenör till upphandlingsmöte. Upphandlings möte Genomgång av anbudet där entreprenadens förutsättningar och förändringar införs i ett uppgörelseprotokoll som utgör entreprenadkontraktet. Genomgång av de Administrativa Föreskrifterna och bl. a notera vilka handlingar som entreprenören skall redovisa på startmötet. Kommunens policy och riktlinjer för upphandling/inköp finns på kommunens hemsida. www.upplandsvasby.se 1.6 Rutiner vid entreprenadstart och avslut Entreprenadstart Varje entreprenad påbörjas med en projektgenomgång (startmöte), då hela entreprenaden utförande gås igenom i detalj samt de handlingar som åberopats på upphandlingsmötet så som - säkerheter - försäkringar - betalningsplan - kvalitetsplan vari ingår redovisning av egenkontroll, kvalitetskritiska arbetsmoment och hur dessa avses hanteras - miljöplan. Se även kap 10. - underentreprenör(er) - tider - anmälningar till berörda myndigheter En gemensam syn ska därefter göras på arbetsplatsen. Information till berörd allmänhet utformas och utdelas/publiceras. Skylt som är synlig för allmänheten skall uppsättas vid arbetsplatsen. Texten skall kortfattat beskriva vad som utförs, vem som är ansvarig, när arbetena är avslutade och vem som är entreprenör. Under entreprenadtiden genomför byggledaren regelbunden kontroll av entreprenadens utförande samt håller och protokollför byggmöten där avstäms tidplan, ekonomi, avvikelser och förändringar, kontroller och provningsresultat. Entreprenören anmäler när entreprenaden är klar för slutbesiktning. Senast 3 veckor före slutbesiktningen ska entreprenören överlämna relationsritningar, driftinstruktioner, egenkontroller och specifikationer enligt teknisk beskrivning för granskning. 16(26)
Godkännande av entreprenad Vid slutbesiktning mellan parterna kallas även förvaltaren. Vid slutbesiktning fastställs om entreprenaden godkänds. Vid godkänd slutbesiktning övergår projektet till övertagande och garantitiden börjar gälla. Garantitidens längd framgår av AF. Då entreprenaden slutbesiktigats skall STA meddelas. STA skall delges gjorda inmätningar och ev. göra egna mätningar för att hålla kommunkartan aktuell. Projektövertagande Projektansvarig sammanställer och redovisar projektet. Samt överlämnar till förvaltaren enligt pkt 1.10 Garantitid Under garantitiden bevakar projektledaren projektet och rapporterar eventuella fel och brister till entreprenören. Garantitiden avslutas med en garantibesiktning.. Entreprenadavslut Vid godkänd garantibesiktning avslutas entreprenaden och projektets säkerhet överlämnas till entreprenören Projektledaren arkiverar projektets dokumentation. 1.7 Ritningar För väg, park och gatuprojektering se kapitel 2, 2.11 För VA ritningar se 3.4.2 Vilka som skall vara med styrs av det enskilda projektets omfattning: Namn Innehåll Utsättningsplan - beräknade linjer - måttsättning - radier - koordinatlistor Markplaneringsplan - höjdsättning - slänter - murar - ytbeläggningar förklaring - dagvattenbrunnar - Belysningsstolpar VA plan Övriga ledningsplaner - befintlig VA - planerad VA - befintligt - planerat 17(26)
Ledningssamordningsplan - sammanställning av allt befintligt och - nytt Utrustningsplan - växter - övrig utrustning (soffor, papperskorgar) - vägmarkering - vägmärken - gatunamnskyltar Normalsektion - typsektioner - detaljer Profil - befintlig mark - planerad profil - profildata - plandata Tvärsektioner - befintlig mark - planerad sektion - tomtgränser Trafiksignalplan - befintlig signalanläggning - (flytt, riv, behålles) - planerad signalanläggning Belysningsplan - befintlig belysning ( flytt, riv, behålles) - planerad belysning 1.8 Ritteknik Bygghandlingar För utförande får enbart av Teknik & Service godkända ritningar märkta med texten Bygghandling användas. Revideringar Uppträder under arbetets gång förhållanden som innebär att godkända arbetsritningar ej kan följas eller att komplettering av dessa handlingar är nödvändiga skall detta omedelbart anmälas till Teknik & Service. Om en ritning revideras ska datum för revideringen anges på ritningen. Ritningsnummer Nya ritningar numreras i samråd med projektledaren och ritningsnummer registreras av handläggare i Teknik & Service. 18(26)
Ritningsformat Största ritningsformat är A1. (Förlängd A1 kan användas vid behov). Ritningar för arkivering skall uppritas/plottas på arkivbeständigt, transparent material eller levereras i digitalform. Ritningstext Vid CAD-projektering används Point ISO och FISO för all text. Rubriker skall ha texthöjd 5 mm. Övriga texter skall vara 2,5 eller 3,5 mm med undantag för text i ritningsstämpel. s digitala ritningsstämpel innehåller information om textstorlekar för respektive textrad. Ritningsstämpel Ritningsstämpel erhålls digitalt av kommunen. Stämpeltext som ritningsstatus, projektbenämning, gatuadress, teknisk disciplin, handlingens benämning och ritningsnummer skall godkännas av projektledaren hos Teknik & Service. Läge Samtliga planer skall förses med norrpil och koordinater. Hänvisning till samtliga ritningar i projektet Ritningsförteckning med ritnings nr, ritningsbetäckning, ritningsdatum, revideringsbetäckning samt revideringsdatum. Linjeuppsättning För god läsbarhet gäller allmänt att planerade anläggningar skall markeras med tjockare linjer än motsvarande befintliga anläggningar. För VA handlingar se 3.4.2 Planritningar Profilritning Befintliga vägar 0,18 mm Befintlig marknivå 0,35 mm Övrigt befintligt 0,10 mm Ny väg 0,70 mm Centrumlinje väg 0,18 mm Sektionslinjer 0,18 mm Beläggningskant 0,35 mm Sektionstext 0,25 mm Stödremsa 0,25 mm Höjdlinjer 0,18 mm Slänter 0,18 mm Höjdtexter 0,25 mm Kantstöd 0,25/0,7 mm Övrig text 0,35 mm Dräneringsledning 0,50 mm Brunnar tydlig ring 0,70 mm Texter 0,35 mm Koordinatkryss 0,18 mm Vägmålning 0,35 mm Sektioner Befintlig marknivå Sektion Sektionstext Profilhöjd 0,35 mm 0,70 mm 0,50 mm 0,50 mm 19(26)
Centrumlinje Höjdlinje Höjdlinjetext 0,18 mm 0,18 mm 0,50 mm 1.9 Relationshandlingar För VA handlingar se 3.9. Nedanstående text skall ingå i förfrågningsunderlagets mängdbeskrivningar: Bokstavsbeteckningar hänvisar till Anläggnings AMA 07 vars text under nedanstående rubriker utgår eller kompl. eller ersätts av nedanstående text. YCD YCD.1 Relationshandlingar för anläggningar AMA text kompl. med nedanstående text Entreprenören tillhandahåller 2 omgångar relationshandlinga. Fullt färdiga och av ansvarig arbetsledare godkända och signerade relationshandlingar överlämnas till beställare senast 3 veckor innan slutbesiktningen. Relationshandlingar för väg, plan, vegetationsyta, rörledningar mm AMA text utgår och ersätts med nedanstående text. Beställaren tillhandahåller arbetshandling som underlag för relationshandling Allt som är nybyggt eller förändrat i samband med entreprenaden skall mätas in. Inmätningsanvisning (är under upparbetning) Inmätning skall redovisas i meter med 2 decimaler För inmätning av väg skall vägmitt och vägkant redovisas Inmätning får ej ske på tjälad mark Koordinater skall redovisas digitalt i, dels som dwg- eller dxf-fil och dels i Word- eller Excel-format. Det koordinatsystem som skall användas är ST74,RH 00. Varje kategori skall vara separat redovisad på ett eget lager eller som en egen dwg- eller dxf-fil.. Förändringar och utbyte av material under entreprenadtiden skall redovisas. Produkt och leverantörsförteckning med tillhörande produktblad och eventuella garantier. Vilka produkter som skall redovisas avgörs i samråd med beställaren vid startmöte. 20(26)
1.10 Överlämnande till driftenheten Följande uppgifter lämnas till driftenheten före (vid) övertagande: Objektnamn (även f.d.) och huvudman Avtal om ekonomi, skötsel, gränsdragning m.m.(gäller endast upphandling) För driftenhetens olika databaser (som är planeringsverktyg för periodiserad drift och underhåll) lämnas fullständig anläggningsinformation. Den kan utgöras av gällande planritning och normalsektion relationshandling eller beskrivas på annat lämpligt sätt. Uppgifter om skötsel (DU instruktioner) lämnas till systemansvarig. Detta innebär hur och i vilken omfattning skall denna anläggning skötas. Objekt som ej färdigställts: medel (kostnadsreglerat belopp) överförs till driftenheten för detta ändamål. 1.11 Uppföljning Rutiner vid förstudie och planläggning I Rutiner vid förstudie och planläggning(se 1.2 Rutiner vid förstudie och planläggning) är föreskrivet att varje steg skall avslutas med en uppföljning. Projektledaren är ansvarig för att den genomförs. I de steg, där vi enbart deltar i arbetsgrupper, är det viktigt att vi påfordrar att projektledaren tar initiativ till en uppföljning. Den skall ske senast inför starten av nästa steg i processen. I Rutiner vid förstudie och planläggning anges också vilka frågor som uppföljningen bör omfatta i olika steg. Resultaten av en uppföljning skall också delges alla inom Teknik & Services tekniska avdelning och där vi är projekt ansvarig samt alla övriga som har deltagit i projektet. Drifterfarenhet Driftenheten på Teknik & Service skall varje november kalla till ett möte där erfarenheter från drift av nya projekt tillvaratas. Vid dessa möten skall inbjudas deltagare från övriga Teknik & Service och andra förvaltningar där gjorda erfarenheter som skall presenteras kan påverka andras sätt att lösa kommande projekt. Vid dessa möten bör också eventuella resultat från forskning eller uppföljningar från andra aktörer presenteras. Eget arbete Varje medarbetare eller medarbetargrupp skall i samråd med närmaste chef utveckla en rutin för kvalitetsuppföljning av eget arbete. Uppföljningen skall ge svar på om ålagda arbetsuppgifter utförts i rätt tid och till rätt standard. 21(26)
Driftarbete För såväl park-, gc-vägar och vägar skall finnas kvalitetsmål som kan följas upp inom de mest betydelsefulla delarna av vinterväghållning, beläggningsunderhåll, övrig barmarksunderhåll, service samt parkskötsel. Målen skall kunna följas upp till såväl standard som kostnad. 1.12 1.12.1 Ärendehantering Generella råd om registrering av allmänna handlingar I Sekretesslagen 15 kap finns regler för registrering av allmänna handlingar. Följande skall framgå av registret: 1. Datum, då handlingen kom in och upprättades. 2. Listan har uppgifter om från vem handlingen har kommit och till vem den har expedierats. 3. Listan talar i korthet om vad handlingen rör. 4. Handlingen överlämnas till registrator för diarienummer eller annan beteckning för registrering. s interna regler för registrering av inkomna och upprättade handlingar finns på Interna nätet/startsidan/författningssamling/regler för posthantering och registrering 1.12.2 Lagliga krav Tryckfrihetsförordningen (TF) I Tryckfrihetsförordningen definieras bl. a. offentlighetsprincipen samt begreppet allmän handling. Vad är myndighet (TF 2:5) Varje nämnd och styrelse är en myndighet. I detta sammanhang jämställs kommunfullmäktige också med myndighet. Vad är allmän handling (TF 2:3) Allt som förvaras, kommer in till eller är upprättat hos en myndighet är allmän handling. Detta gäller inte bara konventionella handlingar utan även bilder och upptagningar d.v.s. sådant som kräver tekniska hjälpmedel för att kunna uppfattas t ex e-post. Det finns dock undantag bl. a post till politiker eller fackligt förtroendevalda under förutsättning att posten inte rör ett ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten. Privat post är också undantagen. Det innebär att 100 % politisk eller facklig post respektive privat post aldrig blir allmänna handlingar. Varje svensk medborgare (i TF 14:5 likställs utlänning med svensk medborgare) har rätt att ta del av allmänna handlingar, med vissa undantag för sådana uppgifter som specificeras i sekretesslagen (SekrL). 22(26)
Allmänna handlingar utan sekretess är offentliga. Uppgifter i allmänna handlingar är antingen offentliga eller sekretessbelagda. Ibland kan en handling vara blandad, dvs innehålla både offentliga och sekretessbelagda uppgifter. Inkommen handling (TF 2:6) En handling anses inkommen när den anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare (all personal på Teknik & Service) tillhanda, t. ex. om man får något i handen någonstans utanför arbetsplatsen. Ordföranden, förvaltningschefen, handläggare och registratorn är alltid att betrakta som behöriga. Anbud anses inkomna dagen som bestämts för öppnandet även om de rent faktiskt inkommer tidigare. Upptagningar t ex e-post är inkomna, när de tekniskt sett är möjliga för mottagaren att ta del av, oavsett när det sedan verkligen sker. Upprättad handling (TF 2:7) En handling är upprättad när den expedierats eller när ärendet handlingen hör till slutbehandlats hos myndigheten t. ex. ett justerat protokoll, brev, tjänsteutlåtande, vissa pm etc. Handling som inte expedierats och inte hör till ett ärende, är upprättad när den färdigställts på annat sätt t ex genom justering. Diarium, journaler och liknande är upprättade när de är klara för en första införing. Protokoll är upprättade när de justerats. En myndighet får dock överlämna ett utkast till t ex tjänsteutlåtande för synpunkter till annan myndighet eller till någon annan t ex extern konsult utan att utkastet anses expedierat. Upptagningar t ex e- post, är upprättade när man gjort det som tekniskt behövs för att mottagaren ska kunna ta del av upptagningen. När det gäller e-post inträffar det när man trycker på Skicka i Outlook. Arbetsmaterial och mötesanteckningar/minnesanteckningar) (TF 2:9) Får gallras om det inte tillför ärendet sakuppgift. De blir allmänna handlingar om de arkiveras eller expedieras. 1.12.3 Ärendepolicy När handlingar inkommit till Teknik & Service via e-post, fax eller post ska dessa så snart det är möjligt (inom tio arbetsdagar) besvaras med ett brev där diarienummer eller annan beteckning samt namn på handläggare anges. Enklare frågor vid besök, på telefon, fax eller e-post som går att muntligt eller skriftligt besvara direkt, kan i vissa fall vara lämpliga att diarieföra eller bevara i kronologisk eller alfabetisk ordning i pärm för framtiden. För att på ett enkelt sätt anteckna dessa frågor finns en mall. Det är upp till tjänsteman att från fall till fall avgöra om det är nödvändigt. Angår frågan ett ärende ska en tjänsteanteckning göras med datum och underskrift av tjänstemannen. Mallar/TS-mallar/anteckning vid samtal 23(26)
1.13 Arkiv Allmänt 1. Regler för arkivering av skrivet och ritat material De regler som styr hur den tekniska avdelningen inom Teknik & Service ska hantera skrivet och ritat material finns främst i följande lagar och förordningar: Tryckfrihetsförordningen I tryckfrihetsförordningen definieras bl. a. offentlighetsprincipen samt begreppet allmän handling. Sekretesslagen I sekretesslagen regleras bl. a. vilka uppgifter som är undantagna från offentlighetsprincipen och som myndigheter därför kan hemlighålla om förutsättningarna i sekretesslagen är uppfyllda. Dessutom innehåller lagen bestämmelser om registrering och utlämnande av allmänna handlingar etc. Sekretessförordningen innehåller kompletterande regler till sekretesslagen. Personuppgiftslagen Personuppgiftslagen finns för att hindra att hantering av personuppgifter medför otillbörligt intrång i den personliga integriteten. Arkivlagen Arkivlagen reglerar arkiv vården inom den offentliga sektorn. Lagen innehåller övergripande regler om arkiv, bl. a. ansvarsfrågor, gallring, skydd av handlingar etc. Arkivförordningen kompletterar arkivlagen och innehåller viss detaljreglering inom området. Arkivreglemente 1995-12-18 Tillämpningsanvisningarna har utarbetats av och innehåller bl. a. regler om arkivbildning, arkivlokaler, gallring, utlåning m.m. 2. Arkivorganisation Kommunstyrelsen är arkivmyndighet. Kommunstyrelsen utövar, genom kommunarkivet, tillsyn över att kommunens myndigheter fullgör sina skyldigheter beträffande arkivbildningen och dess syften samt över arkivvården i kommunen. Kommunarkivarien skall vårda kommunarkivet och ge myndigheterna råd i arkivfrågor. Arkivansvarig och arkivredogöraren svarar för den löpande arkivvården inom förvaltningarna. Personer som har god överblick över dokumentflöde eller handläggning av ärenden, är lämpliga som arkivredogörare, t. ex. registrator. 24(26)
3. Arkivbildning Teknik & Services arkiv består främst av de allmänna handlingar som uppkommer i förvaltningens verksamheter. Förutom skrivelser och ritningar är även fotografier och handlingar som bara kan uppfattas med hjälp av något tekniskt hjälpmedel t. ex mikrofilm. Digitala uppgifter i It-system, ljud- och videoband etc. att anses som allmänna handlingar. 1.13.1 Gallra Gallra innebär att allmänna handlingar förstörs eller att allmänna uppgifter som ingår i ljudupptagning eller dataupptagning utplånas, efter det att en myndighet har fattat beslut om detta. Gallringsbeslut krävs även innan man förstör handlingar på magnetiskt medium som har överförts till pappersmedium, eftersom möjligheten att göra nya sammanställningar försvinner. På Interna nätet/författningssamling finns regler för gallring 1.13.2 Rensa Rensa innebär att handlingar, som inte är allmänna, förstörs. När man rensar plockar man bort arbetspapper av tillfällig betydelse, som inte har tillfört ett ärende sakuppgift. De handlingar som kan rensas är bl. a. kladdar och utkast som utmynnat i färdiga skrivelser, överexemplar och övertaliga kopior, anteckningar och meddelanden av tillfällig betydelse, minnesanteckningar för eget bruk, trycksaker som inte har behövt åtgärdas, olika versioner av en handling när den slutgiltiga versionen är klar m.m. Rensning skall ske innan arkivläggning och den skall utföras av den handläggare som har haft hand om ärendet, eftersom det är denne/denna som bäst kan avgöra vad som behövs för att förstå ett ärende. Det krävs inget särskilt beslut för att få rensa handlingar. 1.13.3 Arkivera Den som är ansvarig för ett ärende eller projekt har också ansvar för att alla handlingar och ritningar (relationsritningar) lämnas över till arkivet när ärendet eller projektet är avslutat. 1.13.4 Dokumenthanteringsplan Väl gjorda dokumenthanteringsplaner tillgodoser såväl samhällets krav på insyn och effektivitet som myndigheters behov av överblick över sina dokumentflöden. Arbetet med dokumenthanteringsplaner ingår dessutom på ett naturligt och grundläggande sätt i det kvalitetsarbete som bedrivs i. Myndigheten, som ansvarar för verksamheten i sig, avgör Vilken information som skall arkiveras I vilken form och på vilket medium informationen skall dokumenteras Hur länge informationen skall finnas tillgänglig vid myndigheten 25(26)