TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Gunilla Svensson 2014-11-26 SFN 2014/0901 0480-450513 Servicenämnden Förstudie förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA) Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta denna skrivelse som sin egen och översända den till de förtroendevalda revisorerna som sitt svar på förstudien. Bakgrund Kalmar kommuns revisorer har genomfört en förstudie av hur servicenämnden arbetar för att minimera förekomsten av ÄTA-arbeten (ändring, tillägg och avdrag) inom byggprojekten. ÄTA-arbeten regleras enligt de gemensamma branschföreskrifterna, Allmänna bestämmelser (AB). När en ÄTA får tas ut och hur ersättningen ska beräknas är beskrivet i nämnda föreskrifter. Rutinen för hantering av ÄTA-arbeten fungerar idag på följande sätt. I byggprojektet följer en extern kontrollant med för de olika disciplinerna, bygg, ventilation, el etc. Kontrollantens uppgift är att säkerställa att entreprenören fullföljer sitt beställda uppdrag enligt bygghandling. Ändringar och/eller avvikelser under entreprenadtiden anmäler entreprenören till kontrollanten. Kontrollanten meddelar i sin tur projektedaren som ger sitt godkännande alternativt avslag på ändringen/avvikelsen. Om så krävs hålls särskilda ÄTAmöten. Att en ÄTA uppstår, beror oftast på att överlämnade handlingar till entreprenören varit ofullständiga eller att kommunen som beställare gjort en tilläggsbeställning. Anledningen till detta kan vara att samtliga förutsättningar för projektet inte är kända vid projektets start eller att bättre funktioner och lösningar framkommer under entreprenadens gång. För att bättre följa upp ÄTA-kostnaderna kommer byggenheten att fortsättningsvis kategorisera orsakerna till en ÄTA som Ofullständig handling alt Beställarändring. Gunilla Svensson Fastighetschef Bilaga Förstudie Förekomsten ändrings- och tilläggsarbeten (ÄTA), Serviceförvaltningen Chefer Adress, Besök Tel 0480-45 00 00 vx Fax gunilla.svensson_3@kalmar.se
www.pwc.se Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor 30 oktober 2014 Förstudie Förekomsten ändrings och tilläggsarbeten (ÄTA) Kalmar kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Metod... 1 2. Iakttagelser...2 2.1. Rutiner och riktlinjer...2 2.1.1. Interna riktlinjer...2 2.1.2. Branschbestämmelser...2 2.1.3. Teknikmöten...2 2.2. Investeringsprocessen...3 2.2.1. Förstudie/projektering...3 2.2.2. Genomförande...3 2.2.3. Uppföljning av ÄTA-arbeten...3 2.2.4. Slutredovisning av projekten...4 3. Bedömning...5
1. Inledning 1.1. Bakgrund Kalmar kommuns revisorer har utifrån en riskbedömning funnit det relevant att genomföra en förstudie av hur servicenämnden arbetar för att minimiera förekomsten av ÄTA- arbeten (ändring, tillägg och avdrag) i syfte att erhålla ett underlag för bedömning om en eventuell fördjupad granskning ska ske. Revisorerna beslutade på sitt sammanträde den 22 maj 2014 att ge i uppdrag att genomföra förstudien 1.2. Metod Intervju med chefen för avdelningen fastigheter samt en byggprojektledare inom serviceförvaltningen. 1 av 5
2. Iakttagelser Kalmar kommuns fastighetsavdelning är organiserad under serviceförvaltningen. Avdelningen består av enhet bygg och enhet fastighetsservice. Uppgiften är att se till att kommunen har ändamålsenliga lokaler. Inom enhet bygg finns fem byggprojektledare och en projektledare för planerade underhållsprojekt. 2.1. Rutiner och riktlinjer 2.1.1. Interna riktlinjer I kommunens verksamhetshandbok finns processen att lösa verksamhetens behov av lokaler som ska syfta till att vägleda företrädare för verksamheten för att lösa behovet av lokaler samt klara ut de olika rollerna och deras ansvar. Processen inleds med att fastighetsförvaltarna bjuder in övriga förvaltningar till ett möte om deras lokalbehov i september månad. Förvaltningarna presenterar sitt behov av lokaler och fastighetsförvaltarna utreder olika alternativ för att lösa behovet, till exempel om det finns lediga lokaler som kan byggas om, om det går att hyra externa lokaler, om fristående paviljonger kan vara ett alternativ eller om det krävs en nybyggnation. Utredningen grundar sig på gällande lokalnormer som för närvarande finns för kontor, förskola och skola. Om resultatet av utredningen visar att det krävs en investering i lokaler ska de övervägda alternativen dokumenteras på en framtagen blankett, som ska ingå i beslutsunderlaget till kommunfullmäktige. Vid alternativet bygga om eller bygga nytt beställer fastighetsförvaltaren en utredning av byggkostnader med mera av fastighetsavdelningens byggenhet. Processbeskrivningen skulle behöva uppdateras eftersom kommunstyrelsen infört ett planutskott där anbud för byggprojekt ska presenteras. 2.1.2. Branschbestämmelser AB Svensk Byggtjänst och Föreningen Byggandets Kontraktskommitté (BKK) är parter inom byggsektorn som tar fram handböcker och dokumentation för att sprida kunskap och skapa enhetlighet i branschfrågor. Enligt AB 04 (Allmänna bestämmelser för byggnads, anläggnings- och installationsentreprenader) definieras ÄTA-arbeten som ändrings- eller tilläggsarbete som står i omedelbart samband med kontraktsarbetena och som inte är av väsentligt annan natur än dessa samt avgående arbete. De allmänna bestämmelserna reglerar när ersättning för ÄTA-arbeten kan tas ut och hur ersättningen ska beräknas. Det finns även allmänna bestämmelser för totalentreprenader (ABT 06) samt för konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet (ABK 09). 2.1.3. Teknikmöten Inom byggenheten hålls ett teknikmöte en gång i månaden där avdelningschefen och byggprojektledarna deltar. På mötena behandlas bland annat kvalitetsfrågor 2 av 5
och erfarenheter från byggprojekt. Mallar för lämnande av anbud, tilldelningsbeslut och bilagor till förfrågningsunderlag har till exempel arbetats fram och diskuterats på mötena. Det sker även en erfarenhetsåterföring från olika byggprojekt i syfte att förbättra rutinerna. 2.2. Investeringsprocessen 2.2.1. Förstudie/projektering Förvaltningarnas behov av lokaler utreds gemensamt av förvaltningen/nyttjaren och fastighetsförvaltaren. Behovet av ytor och en beskrivning av vilken verksamhet som ska nyttja ytorna sammanställs i ett lokalprogram i enlighet med den dokumenterade investeringsprocessen. För byggenheten är det viktigt att lokalprogrammen är genomarbetade eftersom de utgör verksamhetens beställning av nya/renoverade lokaler. Byggprojektledaren gör en första kostnadsberäkning av projektet baserat på lokalprogrammet. Vid nybyggnation avsätts ca 5 % av entreprenadens budget till ÄTA-arbeten. I ett renoveringsprojekt är andelen för ÄTA-arbeten högre till exempel eftersom osäkerheten ökar när markförhållandena under en fastighet inte går att undersöka till en rimlig kostnad. Osäkerheten kan även bero på brister i ritningsunderlag eller avsaknad av dokumentation av tekniska lösningar. För att förebygga ÄTA-arbeten är det viktigt att tid avsätts i projekteringsfasen. Avstämningar görs med verksamheten och kontroller görs att det finns underlag till exempel i form av ritningar att lämna till konsulterna som anlitas för projekteringen. Där det inte finns aktuella ritningar måste detta åtgärdas under denna fas. I budgetarbetet har önskemål framställts om att få medel till ett projekt som syftar till att uppdatera ritningar för de kommunala fastigheterna. När förfrågningsunderlaget och övriga handlingar tagits fram sker en samgranskning av alla handlingar. Handlingarna granskas av projektgruppen. Detta är ett viktigt moment där det finns möjlighet att upptäcka och åtgärda brister som i ett senare skede kan leda till att ÄTA-arbeten uppstår. 2.2.2. Genomförande Under byggnationsfasen av projektet anlitas byggkontrollanter som är projektledarens förlängda arm gentemot entreprenören. Byggkontrollanter har handlats upp via ramavtal. Kontrollanten godkänner tillsammans med projektledaren de ÄTAarbeten som entreprenören för fram. Ett sätt att förebygga ÄTA-arbeten senare i projekten vore om byggkontrollanten kom in i projekten i ett tidigare skede till exempel under projekteringsfasen. Detta har inte prövats ännu. 2.2.3. Uppföljning av ÄTA-arbeten ÄTA-arbeten numreras och förtecknas i Excel eftersom avdelningen inte har något projektverktyg. Underlag sparas i pärm. Det är upp till varje projektledare hur ingående orsakerna till ÄTA-arbetena analyseras och kategoriseras. 3 av 5
2.2.4. Slutredovisning av projekten Enligt processen för investering i lokaler ska investeringsobjekten slutredovisas genom att en redovisnings av utfall och kostnader görs till ansvarig nämnd och till kommunstyrelsens arbetsutskott. Denna slutrapport har inte efterfrågats och fastighetsavdelningen har inte haft någon rutin för rapporteringen. 4 av 5
3. Bedömning Vi bedömer att servicenämnden bedriver ett arbete i syfte att minimera förekomsten av ÄTA-arbeten. De främsta iakttagelserna som stöder denna bedömning är medvetenheten i organisationen vilka delar i investeringsprocessen som är viktiga för att förebygga framtida ÄTA-arbeten. Det pågår ett kontinuerligt förbättringsarbete främst inom ramen för teknikmöten där anpassning sker av rutiner och mallar samt inom projektet att uppdatera ritningar för de kommunala fastigheterna. Vi bedömer att uppföljningen av ÄTA-arbeten skulle kunna förtydligas om kostnaderna redovisades baserat på orsaken, till exempel för ofullständiga handlingar och beställarändringar. En gemensam rutin bör införas så att en samlad kategorisering av ÄTA-arbeten kan göras. Vi bedömer att ingen fördjupad granskning behöver ske, men att en muntlig uppföljning kan göras vid kommande möten mellan revisionen och servicenämndens presidium. Vi bedömer därför att ingen fördjupad granskning behöver ske. 2014-10-30 Caroline Liljebjörn Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare 5 av 5