Gemensam katalog i Blekinge och Kronoberg en förstudie Karin Sjöberg 2015-11-12
Innehållsförteckning 1. En förstudie kring gemensam katalog i Blekinge och Kronoberg... 3 1.1 Syfte och metod... 3 2. Bakgrund - Länsbibliotekens uppdrag... 3 3. En gemensam katalog... 4 3.1 Vad innebär en gemensam katalog?... 4 3.2 Regionala katalogsamarbeten idag... 4 3.3 Erfarenheter från andra bibliotek... 5 3.4 Synpunkter från biblioteken i Blekinge och Kronoberg... 6 3.5 Mediesamarbete i Blekinge och Kronoberg idag... 6 4. Förutsättningar... 7 4.1 Tekniska förutsättningar för gemensam katalog... 7 4.1.1 Gemensam server/serverhotell... 7 4.1.2 RFID... 7 4.2 Organisation kring införande en gemensam katalog... 8 4.2.1 Projektorganisation... 8 4.2.2 Transporter... 8 5. Genomförande... 9 5.1 Stöd från Axiell... 9 5.2 Konvertering... 9 5.3 Låneregler och parametrar... 9 5.4 Låntagarregister och lånekort... 10 5.5 Marknadsföring... 10 6. Driftorganisation... 10 6.1 Styrgrupp... 10 6.2 Systemgrupp... 10 6.3 Arena webbgränssnitt... 11 6.4 Katalogarbete... 11 6.5 Mediegrupp medieplanering... 11 6.6 Krav... 12 6.7 Transporter, reservationer, plock mm... 12 6.8 Fjärrlånepolicy... 12 6.9 E-böcker... 12 6.10 Databaser... 13 7. Ekonomi... 13 7.1 Kostnader för bibliotekssystemet Book-it idag... 13 7.2 Kostnader för konvertering och implementering... 14 7.2.1 Book-it och server... 14 1
7.2.2 Personalkostnader... 14 7.3 Framtida driftkostnader... 14 7.3.1 Book-it... 14 7.3.2 Server... 14 7.3.3 Bibliografisk service... 15 7.3.4 BURK, SPAR och Syndetics... 16 7.4 Kostnadsfördelning... 16 8. Sammanfattning och slutsatser... 17 2
1. En förstudie kring gemensam katalog i Blekinge och Kronoberg Denna förstudie är gjord på uppdrag av Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg och har utförts av Karin Sjöberg under hösten 2015. Jag som gjort denna studie arbetar till vardags som Book-itansvarig bibliotekarie i Hässleholm och jag har därför själv arbetat med en av de katalogsammanslagningar som nämns nedan. Blekinge och Kronoberg omfattar totalt tretton kommuner och 77 biblioteksenheter, inklusive filialer och bokbussar. De tretton kommuner som ingår är Alvesta, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Tingsryd, Uppvidinge, Växjö och Älmhult i Kronobergs län och Karlshamn, Karlskrona, Olofström, Ronneby och Sölvesborg i Blekinge län. Kommunerna skiljer sig mycket vad gäller storlek; Växjö är störst med 87 300 invånare och Lessebo kommun minst med 8 361 invånare (30 jun 2015). Skillnaden i storlek har idag betydelse för den biblioteksservice som invånarna kan förvänta sig, i alla fall vad gäller det totala medieutbudet där Växjö stadsbibliotek enligt KB-statistiken 2014 hade ett fysiskt bestånd på 294 191 medier medan Lesseboinvånarna fick nöja sig med 75 939 på Lessebo kommunbibliotek. 1.1 Syfte och metod Syftet med förstudien är att undersöka förutsättningarna för en gemensam bibliotekskatalog i Blekinge och Kronoberg. Den beskriver bakgrunden till de många katalogsamarbeten som idag finns runt om i landet och vilka för- och nackdelar som finns. Syftet är också att redovisa hur en katalogsammanslagning skulle kunna genomföras. I arbetet med förstudien har flera existerande katalogsamarbeten kontaktats. Kontakter har också tagits med systemansvariga och besök har genomförts på de bibliotek förstudien gäller, dvs. biblioteken i Blekinge och Kronoberg. Jag vill därför tacka alla som tagit sig tid att diskutera frågan och ge synpunkter på vad en gemensam katalog kan innebära. 2. Bakgrund - Länsbibliotekens uppdrag Under de senaste åren har läns- och regionbibliotekens verksamhet förändrats. Det tidigare ansvaret för kompletterande medieförsörjning har i den nya bibliotekslagen ersatts med kravet att den regionala biblioteksverksamheten ska främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet för folkbiblioteken. I den nya bibliotekslagen 2013:801 finns dessa formuleringar om regional biblioteksverksamhet och lånecentraler: 11 Varje landsting och de kommuner som inte ingår i ett landsting ska bedriva regional biblioteksverksamhet med syfte att främja samarbete, verksamhetsutveckling och kvalitet när det gäller de folkbibliotek som är verksamma i länet. 13 För en kompletterande informations- och medieförsörjning ska det finnas en eller flera lånecentraler. Det uttrycks också klart att de olika bibliotekshuvudmännen; kommunerna, landstingen och staten ska samverka. 14 I syfte att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. 3
3. En gemensam katalog 3.1 Vad innebär en gemensam katalog? En gemensam katalog förutsätter att alla bibliotek har samma bibliotekssystem och ligger på samma server. Folkbiblioteken inom katalogsamarbetet finns i samma kontoorganisation och samarbetar kring det gemensamma beståndet. I samma bibliotekssystem (och på samma server) kan andra kontoorganisationer också finnas, t.ex. skolor. Dessa enheter behöver då inte finnas med i reservationssamarbetet och deras medier skickas inte mellan kommunerna. Alla enheter som ingår i samarbetet betraktas som ett stort bibliotek och låntagaren kan med sitt lånekort reservera fritt inom samarbetet och fritt välja hämtställe för reserverad media. Media kan lånas och lämnas tillbaka på alla bibliotek inom samarbetet. Det som tidigare var ett fjärrlån från annan kommun i Blekinge och Kronoberg blir ett vanligt lån. Genom reservationsinställningar i bibliotekssystemet kan man liksom tidigare undanta viss media från reservation och transporter, t.ex. snabblån. Man kan också välja att begränsa reservationssamarbetet till att inte gälla mindre bibliotek med begränsat öppethållande genom att lägga in olika reservationsgrupper i biblioteksprogrammet. I den gemensamma katalogen finns ett gemensamt låntagarregister. De låntagare som tidigare haft lånekort på bibliotek i olika kommuner får sina konton sammanslagna. Idag har samtliga bibliotek i Blekinge och Kronoberg samma bibliotekssystem, Book-it från Axiell, vilket underlättar vid en sammanslagning. I samband med en katalogsammanslagning kan man också behöva göra om det publika webbgränssnittet. Idag har alla bibliotek Axiells Arena, som valdes efter en gemensam upphandling. Det finns även en gemensam Arena för samtliga bibliotek inom regionen, som främst används av bibliotekspersonal vid fjärrlånebeställningar. Idag pågår diskussion kring en ny framtida Arena, eftersom den version som finns inte uppfyller de krav på tillgänglighet som ställs idag. Denna förstudie tar huvudsakligen upp en eventuell katalogsammanslagning av bibliotekssystemet Book-it, och berör bara kort arbetet med en ny Arena. 3.2 Regionala katalogsamarbeten idag De bibliotekssamarbeten som listas nedan har det gemensamt att de samarbetar genom samma bibliotekssystem, har gemensam server, publikt webbgränssnitt och katalog. Olika katalogsamarbeten har valt olika lösningar för webbgränssnitt och bibliotekssystem, men samtliga har ett stort samarbete vad gäller de medier som finns på biblioteken. Book-it, det bibliotekssystem som idag finns på alla folkbibliotek i Blekinge och Kronoberg, är det mest använda i Sverige idag. Leverantören Axiell har nyligen aviserat att de inte kommer att utveckla bibliotekssystemet LIBRA, utan istället fokusera på utvecklingen av Book-it. Idag finns en rad regionala samarbeten runt om i landet som kan fungera som inspiration och kunskapskälla vid katalogsamarbeten. På nära håll finns Götabiblioteken ett samarbete mellan tretton kommuner i Östergötland inklusive Tranås. Efter flera års diskussioner påbörjades en upphandling 2010 som resulterade i en gemensam katalog 2012. Axiell vann upphandlingen med Book-it och tre olika bibliotekssystem (Book-it, LIBRA och Mikromarc) konverterades till en gemensam katalog. En gemensam portal och publik katalog Axiells Arena introducerades samtidigt www.gotabiblioteken.se. I Skåne är flera delregionala samarbeten igång. Störst är samarbetet inom Skåne Nordväst där Helsingborg är största bibliotek. Också här var 2012 året för sammanslagning när elva kommuner och huvudbibliotek slogs samman till ett gemensamt bibliotekssystem med en gemensam katalog. Efter upphandling vann Axiell med Libra, och några bibliotek fick i samband med konverteringen byta system. Den 1 mars 2012 var också det gemensamma gränssnittet http://biblioteksnv.se/web/arena klart. I Skåne Nordost samverkar sex kommuner genom http://snokabibliotek.se/web/arena/. Här gjordes ingen upphandling utan de bibliotek som redan var sambo på en gemensam server i Kristianstad 4
slogs samman hösten 2013 till en gemensam katalog och kontoorganisation för folkbiblioteken. Här hade alla bibliotek Book-it sedan tidigare och inkonverteringen i Kristianstads katalog fungerade smidigt. Våren 2015 var den gemensamma Arenan klar, också denna med Axiell som leverantör. Tidigt ute i Skåne var också kommunerna Tomelilla och Simrishamn som slog samman sina kataloger 2010. Efter en period med en gemensam Arena med Ystad valde man att fullt ut genomföra en katalogsammanslagning 2014. Idag ingår totalt fem kommuner i Bibliotek Ystad Österlen - http://www.bibliotekystadosterlen.se/web/arena. Alla bibliotek har utgått från bibliotekssystemet Book-it och ingen upphandling har genomförts. Fler regionala eller delregionala katalogsamarbeten som varit igång en tid och som kan nämnas är: http://www.helgebiblioteken.se/web/arena - tio kommuner i Hälsingland och Gästrikland i samverkan. Bibliotekssystemet är Book-it och man använder Axiells Arena. Katalogsamarbetet inleddes 2007 och 2012 gick Gävle in som sista kommun. http://www.minabibliotek.se/start - sex kommuner i Umeåregionen i samverkan går tillbaka till 2007 och projektet Bibliotek 2007. Syftet var att skapa en bättre tillgänglighet för bibliotekets tjänster kring det gemensamma webbgränssnittet skapat av Teknikhuset. Bibliotekssystemet Libra och bibliotekskatalogen är integrerad med webben. https://www.bibliotekvarmland.se/web/arena - är ett samarbete mellan 16 kommunbibliotek, sjukhusbiblioteken och universitetsbiblioteket i Värmland. I den gemensamma katalogen finns bara folkbibliotekens media. Katalogsammanslagningen inleddes 2008 och det gemensamma bibliotekssystemet är Book-it. https://www.bibblo.se/ - ett samarbete mellan 14 kommuner i Norrbotten med gemensam katalog och webb. Igång sedan 2013. Bibliotekssystemet som används är Mikromarc. 3.3 Erfarenheter från andra bibliotek När man listar fördelarna med katalogsamarbeten poängterar alla bibliotek att det gemensamma utbudet blir så mycket större i den gemensamma katalogen. Särskilt låntagare på mindre bibliotek uppskattar det mycket större utbudet. Låntagaren kan med sitt lånekort låna eller lämna tillbaka på alla bibliotek inom samarbetet. Man kan själv reservera böcker i den gemensamma katalogen som inte finns på det egna biblioteket och sedan själv välja var man vill hämta boken. För att det ska fungera måste det finnas ett utvecklat transportsystem mellan biblioteken. Ofta behöver man utöka transporterna kraftigt och utvärdera både turtäthet och omlastningsplatser. På stora bibliotek krävs det ibland att särskild personal avsätts för upp- och ompackning och arbete med plocklistor. En gemensam katalog betyder då en utökad service och större tillgänglighet för biblioteksanvändarna. I de flesta fall får man sin reserverade bok snabbare. Det man tidigare var tvungen att vända sig personalen för att beställa som fjärrlån, ofta också förknippat med en kostnad, kan man nu enkelt reservera själv i den gemensamma katalogen. Att inte längre behöva besvära bibliotekspersonalen kan upplevas som en lättnad hos vissa användare. En annan vinst handlar om låntagarnas integritet, då man inte behöver skylta med vilka böcker man beställer. Låntagarbeteendet ändras berättar man från andra bibliotek. Låntagarna lär sig att reservera böckerna och antalet böcker på beställningshyllan ökar kraftigt. Andra fördelar som nämns är att arbetet med fjärrlån minskar. Särskilt på mindre bibliotek minskar behovet då boken oftast finns på något annat bibliotek inom samarbetet. Den totala kompetensen inom samarbetet blir större och att man lär av varandra i arbetsgrupper, i vardagen och genom gemensamma utbildningssatsningar. Man blir också en större och starkare part gentemot leverantörer och kan därigenom få lägre kostnader för bibliotekssystem, webbgränssnitt och databaser. En annan fördel som betonas av flera samarbeten är tidsvinsten i arbetet med det gemensamma webbgränssnittet och kostnaden för detta. Samarbete kring medieplanering ger ett mer varierat medieutbud och ett bättre utnyttjande av resurserna. Ett samarbete kring medieupphandlingen kan ge lägre priser. 5
Många bibliotek har idag höga kostnader för bibliografisk service genom BTJ. KB:s utökade uppdrag för folkbiblioteken och strävan efter att skapa en gemensam nationell katalog får fler folkbibliotek att överväga att bli Libris-bibliotek. Idag pågår många projekt runtom i landet som syftar till att göra fler folkbibliotek till Libris-registrerande bibliotek. Ett problem på mindre bibliotek är att man anser sig sakna tid och kompetens att katalogisera i Libris. Här kan man vinna på ett katalogsamarbete där gemensamma resurser och kompetens kan användas. Ett samarbete kring det gemensamma webbgränssnittet kan också bli arbetsbesparande för ett litet bibliotek. Man får en större räckvidd för det arbete man lägger ner på marknadsföringen på webben och når en större möjlig publik för program och allt annat som händer på biblioteket. Arbete med boktips och artiklar kan delas upp på flera redaktörer. 3.4 Synpunkter från biblioteken i Blekinge och Kronoberg Bland de farhågor som uttrycks inför ett katalogsamarbete finns en oro för att transportmängden kommer att öka, och att medier kommer att skickas mellan biblioteken i väldigt stor utsträckning. Mängden plockreservationer ökar och det behövs personal som hanterar det större medieflödet. Det finns också en oro för att en större organisation ska bli tungrodd, att det blir längre beslutsgångar och att man ska få mindre självbestämmande över inköpspolicy och låneregler. På mindre bibliotek finns också en oro att de nya medierna försvinner iväg när de reserveras på andra bibliotek. Man vill också värna om specialsamlingar och oroar sig för att andra kan dra nytta av satsningar man gjort. Vissa bibliotek tillåter inte plockreservationer idag, andra har inte ens globalt reservationssamarbete med sina filialer. Vid ett samarbete är det viktigt att jobba med vi-känslan, att man tänker ett stort gemensamt bestånd och att man servar också låntagare i andra kommuner. Det blir enklare att samarbeta med kollegor på andra bibliotek. Det samlade intrycket är att man är väldigt nöjd med det samarbete som finns idag i regionen. Man tycker att fjärrlånesamarbetet fungerar bra och att låntagarna är nöjda med det bestånd och den service som biblioteken ger. Den gemensamma Arena som finns idag används bara av personalen, och det varierar i vilken utsträckning låntagarna känner till att en gemensam katalog existerar. Man oroar sig också för att en gemensam framtida katalog kan bli rörig för låntagaren, eftersom antalet enheter totalt kommer att öka dramatiskt. Man efterlyser också användarundersökningar från existerande samarbeten för att belysa nyttan för låntagarna. 3.5 Mediesamarbete i Blekinge och Kronoberg idag Redan idag finns ett etablerat samarbete kring medier mellan biblioteken i Blekinge och Kronoberg. 2014 gjordes en utredning av Anette Johansson om bibliotekens mediesamarbete. I den finns förslag till modell för det framtida mediesamarbetet inom regionen. Förslaget utgår från de övergripande mål och det uppdrag som Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg har, enligt bibliotekslagen och i de regionala kulturplanerna för Blekinge och Kronoberg. Modellen ska främja användarperspektivet utifrån visionen att alla invånare ska ha samma rätt och tillgång till information och medier. Syftet med det regionala sydostsamarbetet är att kommunbiblioteken på sikt ska bli självförsörjande vad gäller invånarnas behov av medieförsörjning. I utredningen om framtida mediesamarbete finns förslag om ansvarsbibliotek. Här nämns också att den systemtekniska infrastrukturen behöver utvecklas i riktning mot ökad användarstyrd service, t.ex. att användaren själv väljer vilket bibliotek hen vill låna och lämna medierna på. Mediesamarbetet omfattar idag biblioteken i Blekinge och Kronoberg samt Kalmar län. Det gemensamma transportsystemet underlättar fjärrlån inom regionen och en gemensam Arena finns för Blekinge och Kronoberg som underlättar för bibliotekspersonalen att reservera på andra bibliotek. Men det handlar fortfarande om att bibliotekspersonalen gör reservationerna och att lånen måste läggas in som fjärrlån i bibliotekssystemet. Låntagarna kan söka själva, men måste sedan vända sig till biblioteket för att göra en fjärrlånebeställning. Regionen strävar efter att i så hög grad som möjligt bli självförsörjande på medier och att fjärrlån utanför regionen minskas. Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg har idag avtal med två 6
värdbibliotek, Karlskrona respektive Växjö stadsbibliotek om vardera 200 000 kr för kompletterande medieförsörjning samt vardera 250 000 kr för tjänster beträffande rådgivning och referenstjänster. Regionen har därutöver avsatt en årlig summa (200 000 kr år 2015) till kommunbiblioteken att själva göra kompletterande medieinköp för. Här prioriteteras mångspråk, kurslitteratur, media för barn och unga samt media för personer med funktionshinder. Mediesamarbetet strävar efter att minska antalet externa fjärrlån. Under första halvåret 2014 undersöktes fjärrlåneströmmarna på sex bibliotek i regionen (Karlshamn, Karlskrona, Lessebo, Ljungby, Olofström och Växjö). Av totalt 5 669 inlånade fjärrlån under perioden utgjorde sydostlånen 82 procent av antalet fjärrlån. 4. Förutsättningar Det finns goda förutsättningar för ett utökat katalogsamarbete med en gemensam katalog inom Blekinge och Kronoberg. Det finns ett befintligt transportsystem med transporter tre gånger per vecka, ett samarbete kring två gemensamma Book-it-servrar; en i Blekinge och en i Kronoberg, det finns ett gemensamt publikt webbgränssnitt (Arena) och ett existerande samarbete kring fjärrlån och kompletterande medieförsörjning. 4.1 Tekniska förutsättningar för gemensam katalog 4.1.1 Gemensam server/serverhotell En förutsättning för gemensam katalog är en gemensam (Book-it-)server. Idag har biblioteken i Blekinge en gemensam server som finns i Karlskrona och biblioteken i Kronoberg en server placerad i Växjö. Den server som idag finns i Växjö driftas av IT-enheten i Växjö kommun som har avtal med kommunerna i Kronoberg. Den finns i ett så kallat DMZ där ett separat nät upprättats mot de kommuner som finns med. Om fler kommuner önskar ansluta är det möjligt med samma förfarande. Enligt uppgift (Thomas Erlandsson, IT-enheten Växjö kommun) skulle den existerande servern klara av den utökade mängden användare utan någon uppgradering om ytterligare fem kommuner ansluts. Servern i Blekinge driftas av landstinget och kommunikationen ut till biblioteken sker på en landstings-lina. Enligt uppgift är det tveksamt om landstinget är beredda att fortsätta serverdrift gentemot ett större kommunsamarbete. Vid en eventuell sammanslagning måste man också ta hänsyn till de tidsbegränsande avtal som finns för serverdriften. I fallet Blekinge sker en löpande förnyelse i 12-månadersperioder, med ömsesidig uppsägningsrätt på tre månader. I Växjö gäller det nuvarande avtalet till maj/juni 2017. Vid en katalogsammanslagning måste man fatta beslut var servern ska placeras och hur kommunikationen ut till användarna i kommunerna fungerar. Ett annat alternativ är Axiells serverhotell. Det är en lösning som blivit vanligare och då Axiell, som de säger i sin marknadsföring, tar det heltäckande ansvaret för löpande översyn av hårdvara, processövervakning, backup och andra tekniska åtgärder som behövs för att garantera en säker drift. 4.1.2 RFID Idag är det endast några av kommunerna inom Blekinge och Kronoberg som har infört RFID-teknik, men flera befinner sig i startgroparna och de flesta har planer på att sätta igång inom de närmsta åren. Vid ett katalogsamarbete är det viktigt att alla bibliotek har planer på att införa den nya tekniken. Ett första steg är att alla bibliotek köper in ny media utrustad med RFID-chip. Dessa kan sedan konverteras när den anländer till ett bibliotek som använder RFID vid utlån. Naturligtvis innebär detta ett merarbete, så det är önskvärt men inte nödvändigt att de flesta använder RFIDteknik när samarbetet påbörjas. 7
4.2 Organisation kring införande en gemensam katalog 4.2.1 Projektorganisation Inför en katalogsammanslagning arbetar en projektledare tillsammans med representanter från systemgrupp och styrgrupp. Projektgruppen kan bestå av representanter från de olika biblioteken. I varje kommun finns en projektansvarig. Även om det är viktigt att all personal är informerad och att beslut diskuteras på biblioteken, behöver inte projektgruppen vara stor. Projektgruppen samordnar beslut kring gemensamma låneregler och parameterinställningar, och arbetar med information och marknadsföring. Det praktiska arbetet inför en katalogsammanslagning utförs av projektledare i samarbete med de systemansvariga. Om sammanslagningen också omfattar ett nytt webbgränssnitt måste arbete med utveckling av detta ske samtidigt. Projektledaren och en projektansvarig i varje kommun får inför sammanslagning och konvertering en checklista (se exempel i bilaga 1) från systemleverantören (Axiell) med uppgifter om vad som måste göras i biblioteksprogrammet (Book-it) före konverteringen, vad som händer under konverteringen och vad som måste kompletteras manuellt efter start i det nya systemet. 4.2.2 Transporter I dagsläget finns ett avtal med Postnord om transporter tre gånger per vecka inom Blekinge, Kronoberg och Kalmar län. Omlastning sker på Postnord i Kalmar. Inom ramen för nuvarande avtal finns utrymme för att varje bibliotek skickar iväg 1-2 lådor vid varje transporttillfälle. Det är dock sällan mer än en låda kommer till användning, och då bara på de större biblioteken. Från de mindre biblioteken är lådorna inte heller fulla, så det finns ett visst utrymme för utökad transportmängd inom befintligt avtal. Kostnaden per år är idag 300 000 kr, vilket betalas av Biblioteksutveckling Blekinge Kronoberg. Att tänka på är att en fördubblad transportmängd inte automtiskt innebär att kostnaden fördubblas, eftersom transporterna redan genomförs. Vid en katalogsammanslagning ökar mängden transporterad media. Erfarenheter från andra bibliotek talar för att ökningen av transporterad media är den allra största förändringen vid sammanslagningar. Det är därför viktigt att ha en beredskap för att hantera detta. Tätare transporter mellan kommunernas huvudbibliotek rekommenderas, helst dagliga. På de stora biblioteken måste personalresurser avsättas för att ta hand om uppackning och ompackning av transporter vidare till filialer. Funktionella uppackningsplatser och transportvagnar som underlättar för både bibliotekspersonal och transportpersonal krävs. Erfarenheter från mindre bibliotek talar inte om samma stora ökning. För att undvika onödiga transporter är det viktigt att man ser över reservationssamarbetet och de möjligheter som finns i bibliotekssystemet att gruppera enheter. Det är också viktigt att man har ett fungerande samarbete kring uttag av plocklistor, dvs. de listor på reserverad media som bibliotek tar ut dagligen. 8
5. Genomförande Inför en katalogsammanslagning utförs det stora praktiska arbetet huvudsakligen av systemansvariga på respektive bibliotek i samarbete med den egna projektledaren och projektansvarig hos systemleverantören (Axiell). Med utgångspunkt i beslut fattade i styrgruppen skapas en ny organisationsstuktur och enhetliga systeminställningar. 5.1 Stöd från Axiell Hur omfattande en konvertering är och vilket stöd Axiell ger går inte att definitivt ge svar på i denna förstudie. De erfarenheter som andra bibliotek gjort bygger på tidigare konverteringar, ofta gjorda för flera år sedan. Eftersom katalogsammanslagningar blivit vanligare har systemleverantörer som Axiell fått större erfarenhet och fler uppgifter kan konverteras idag. Vid katalogsammanslagningen inom Skåne Nordost hösten 2013 erbjöd t.ex. Axiell en utökad konvertering som var mer omfattande än tidigare konverteringar och som betydde att färre uppgifter behövde kompletteras manuellt efter sammanslagningen. 5.2 Konvertering Inför en konvertering skapas en helt ny organisationsstruktur i den katalog som ska ta emot alla nya enheter/bibliotek. Om man exempelvis utgår från att Växjös Book-it är moderkatalogen måste alla andra enheter (bibliotek), avdelningar, placeringar, cirkulationsställen osv läggas in. Ett konverteringsunderlag eller konverteringstabell tas fram tillsammans med Axiell (systemleverantören) där man namnger gammal beteckning ny beteckning för exempelvis enhet. Vid själva konverteringen konverteras sedan katalogposter, exemplar, låntagare och utlån. Är inställningarna rätt gjorda hamnar då ett exemplar av t.ex. Det som inte dödar oss på rätt katalogpost, tillhörande rätt enhet, placering, cirkulationskategori och utlånad på rätt person också efter en konvertering. Vissa uppgifter i bibliotekssystemet konverteras inte utan behöver då kompletteras manuellt både före och efter sammanslagningen. Vid tidigare sammanslagningar i Book-it har det handlat om bland annat utlån i kravprocess, fjärrlån, lån till låntagare utan personnummer mm. som måste kompletteras efteråt. Det är viktigt att komma ihåg att konverteringsarbetet också måste göras med alla de enheter som inte ingår i folkbibliotekens kontoorganisation, t.ex. skolor. Här behöver man inte bygga upp någon ny organisationsstruktur utan kan helt och hållet utgå från den gamla. Men alla uppgifter om enheter, avdelningar och cirkulationsparametrar måste skapas igen i Book-it och konverteringstabeller fyllas i för varje enhet. 5.3 Låneregler och parametrar Inför en katalogsammanslagning görs en översyn av de låneregler som finns i systemet. Det handlar framför allt om lånetid för olika medietyper, kravrutiner och tid för kravsteg, förseningsavgifter och ersättningssavgifter för förkommen media. Det finns klara fördelar med ett enhetligt regelverk men systemet kräver det inte! Det finns fortfarande möjlighet för exempelvis bokbussen att ha längre lånetider, sommarlånetider, respittid för övertidsavgifter osv. Rent systemtekniskt är en samordning att föredra. Biblioteksprogrammet är enklare att administrera om man lägger inställningar på övergripande kontoorganisationsnivå. Avvikande inställningar görs på enhetsnivå, vilket naturligtvis kan göra det en smula arbetskrävande när det handlar om 77 olika enheter. Även alla cirkulationsparametrar, reservationsregler, texter, användare osv ses över och kompletteras. En konvertering kan på många sätt jämföras med en systemstart där en ny organisationsstruktur skapas och läggs upp gemensamt av alla inblandade bibliotek. Om man utgår från en moderkatalog är det dessa inställningar som måste ses över och jämkas ihop av alla i samarbetet. 9
5.4 Låntagarregister och lånekort Vid en sammanslagning av bibliotekskataloger sker också en sammanslagning av låntagarregister. En matchning görs på personnummer och om låntagaren har lånekort och lån på flera bibliotek förs de samman till ett gemensamt låntagarkonto. Eftersom det nya låntagarregistret inte längre är tillgängligt enbart i den gamla kommunen, krävs ett nytt godkännande och underskrift av låntagaren för att öppna kontot. Vid sammanslagningar i Book-it har Axiell lagt en spärr (röd signal) på samtliga konton, som enkelt kan plockas bort efter en underskrift. Biblioteken kan sedan välja att behålla sina gamla lånekort, eller dela ut ett nytt gemensamt. Underskriften har också den fördelen att man samtidigt informerar låntagaren om vad som hänt och om tillgången till det större utbudet. 5.5 Marknadsföring Inför en katalogsammanslagning och i samband med själva sammanslagningen är det viktigt att informera användarna om vad som är på gång. Byter man ut lånekort och låneregistret kräver en ny underskrift är detta ett bra tillfälle att informera. Lansering av en ny gemensam portal är det kanske mest effektiva sättet att visa att det gemensamma beståndet blivit större och att tillgängligheten ökat. Katalogsamarbete kan också främja samarbete kring programverksamheten och användarna av den gemensamma portalen uppmärksammas på ett större programutbud, inte bara i den egna kommunen. 6. Driftorganisation En effektiv driftorganisation i ett bibliotekssamarbete ser inte likadan ut dag ett som dag 365. I början handlar samarbetet mycket om att lösa de praktiska problem som uppstår efter en konvertering. Vissa saker måste kompletteras manuellt i bibliotekssystemet efter en konvertering. Transportrutiner, rutiner för plocklistor och reservationer måste ses över. Låntagarna ska informeras och kanske ska nya lånekort delas ut eller nya låneförbindelser skrivas på. När samarbetet pågått ett år är det andra frågor som uppstår och andra grupper som arbetar mer aktivt. Hur ska samarbetet fördjupas och utvecklas? Finns det fler samarbetsområden som är aktuella? Vad har fungerat bra eller mindre bra och vad behöver förändras? 6.1 Styrgrupp En oro som finns inför en katalogsammanslagning är att en större organisation ger tungroddhet och längre beslutsgångar. Det är viktigt att arbete och arbetsfördelning mellan styrgrupp och övriga grupper är tydligt. Alla beslut behöver inte fattas i styrgruppen utan de olika undergrupperna ges mandat att fatta beslut. Styrgruppen arbetar också strategiskt med att utveckla samarbetet. Att ett samarbete handlar om att ge och ta och att det inte är det största biblioteket som bestämmer är tips som ges av existerande samarbeten. För att avlasta styrgruppen och för att fördjupa och utveckla samarbetet kan en samordnare eller strateg anställas på hel- eller deltid. 6.2 Systemgrupp Före och under själva konverteringen är de systemansvariga de på biblioteken som drar det tyngsta lasset. Före konverteringen måste alla inställningar vara korrekta i moderkatalogen och en konverteringstabell har tagits fram i samarbete med Axiell. Efter konverteringen behöver vissa saker kompletteras i samarbete med övrig bibliotekspersonal. Oavsett hur noggrann man är brukar det finnas något att justera. För att samarbetet kring den gemensamma katalogen ska fungera smidigt fortsätter kontakten mellan systemansvariga och någon/några i gruppen bör ingå i styrgruppen för samarbetet. 10
6.3 Arena webbgränssnitt Katalogsamarbetet innebär också en vinst i arbetstid vad gäller den gemensamma publika katalogen och webbgränssnittet. Många små kommunbibliotek saknar den tid som krävs för att jobba och underhålla katalogen. Förutom att tipsa om program på biblioteket kan man samarbeta kring artiklar och boktips. Tillgången till ett större medieutbud och flödet mellan biblioteken förändrar också låntagarbeteendet. Reservationsmängderna ökar och fler låntagare hittar till bibliotekskatalogen för att reservera och låna om. Väl där är chansen större att man uppmärksammar nyheter och program, kanske inte bara på det egna biblioteket. Även bibliotekspersonalen inspireras av varandra när man ser grannbibliotekets verksamhet. Arbetet med webbgränssnittet är ett pågående samarbete som kräver en aktiv arbetsgrupp, inte bara under uppbyggnadsskedet. Den publika webben och katalogen är viktigt inte bara för bibliotekens marknadsföring, utan också som virtuell mötesplats. 6.4 Katalogarbete Idag har samtliga bibliotek i Blekinge och Kronoberg abonnemang på bibliografisk service hos Bibliotekstjänst. Enligt uppgift kostade det biblioteken ungefär 2 miljoner kr under 2014. Eftersom BTJ för några år sedan ändrade sin prissättning av tjänsten innebär en katalogsammanslagning inte några stora besparingar. KB:s utvidgade uppdrag och folkbibliotekens önskan att göra Libris till en nationell katalog kräver att folkbiblioteken börjar katalogisera i Libris. Ett katalogsamarbete möjliggör en snabbare övergång till att bli ett Libris-registrerande bibliotek. Många kommuner anser sig sakna tid och kompetens och tvekar därför att bli ett Libris-bibliotek, men samarbetar man är steget mindre. När man börjar katalogisera stärks den egna katalogkompetensen och biblioteken tar kontroll över katalogposterna. De resurser som tidigare lagts på att köpa bibliografisk service frigörs och kan användas till egen katalogpersonal. Det finns idag flera exempel på katalogsamarbeten som nyligen blivit Librisbibliotek. Projektet Införandet av Libris på Götabiblioteket syftade till att låta Götabibliotekens medier bli en del av den nationella bibliotekskatalogen Libris. Från och med 1 jan 2015 började Götabiblioteken att använda Libris för postförsörjning och för registrering av nyförvärv. Selmabiblioteken i Värmland är ytterligare ett aktuellt exempel. Under 2013 genomfördes projektet Inköp med Librisposter för att undersöka vilka konsekvenser det får för ett relativt stort Book-it-bibliotek att använda den nationella databasen Libris för att hämta katalogposter. Man ville också att det skulle inspirera andra folkbibliotek och att Libris fick ett bestånd av katalogposter som motsvarade folkbibliotekens intresse. Båda dessa bibliotek vittnar om att arbetet skulle varit mycket svårare om man inte haft ett katalogsamarbete. En annan fråga som diskuteras idag på många bibliotek är övergång till Dewey decimalklassifikation. I ett katalogsamarbete behöver inte alla bibliotek gå över samtidigt. I Book-it 8 finns tilläggsmodulen Dewey som möjliggör en stegvis övergång till uppställning av medier enligt Dewey. En enhet i en biblioteksorganisation kan välja att gå över till Dewey och de andra fortsätter att arbeta vidare med SAB-klassifikation. 6.5 Mediegrupp medieplanering En av de stora fördelarna med den gemensamma katalogen är det större medieutbudet. Det handlar inte bara om fler titlar, utan också om fler tillgängliga exemplar av en titel. Modeller för samarbete kring den kompletterande medieförsörjningen finns redan idag i Blekinge och Kronoberg och kan utökas efter en katalogsammanslagning. Lokala medieplaner kan utökas med en gemensam medieplan som beskriver olika ansvarsområden som ansvar för kurslitteratur, mångspråk, talböcker och smalare litteratur. Även frågor kring bevarande och gallring är områden där det kan finnas stora vinster i ett samarbete. Inför en katalogsammanslagning är det lämpligt att i väntan på en gemensam medieplan ändå utveckla ett rutindokument, som fungerar som stöd vid kontakt mellan biblioteken vid inköp och gallring. 11
Medieplanering är inte det första man tänker på i samband med en katalogsammanslagning. Flera av de samarbeten som finns idag bekräftar att samarbetet på medieområdet är en fråga som kommer något år efter att samarbetet inletts. Eftersom en av huvudorsakerna bakom en katalogsammanslagning är just bättre service till låntagaren och ökad tillgänglighet är det naturligt att det finns ett stort intresse för just medieplanering på sikt. 6.6 Krav Kravrutiner ser olika ut i kommunerna idag och en viss samordning mellan meddelandesätt och avgifter behöver göras vid en katalogsammanslagning. Både av systemtekniska skäl och i kontakt med användarna är samordning att föredra. Det är betydligt enklare för systemansvarig att lägga upp en övergripande regel i Book-it än att jobba med olika underinställningar på enhetsnivå. För användare kan det också vara förvirrande om krav och ersättningsnivåer skiljer sig åt mellan biblioteken. Samtidigt är det fullt möjligt att behålla en decentraliserad kravorganisation där varje bibliotek/kommun administrerar sina egna påminnelser och räkningar. Övertidsavgifter kan exempelvis betalas på vilket bibliotek som helst, medan en räkning alltid betalas till det bibliotek som har skickat ut den. Det är utlånande bibliotek som skickar ut påminnelser och räkningar, oavsett vilket bibliotek boken tillhör. De pengar som kommer in kan man välja att överföra till ägande bibliotek, eller om man vill göra det enkelt, se det som ett nollsummespel som går jämt ut i slutändan. Oavsett vilken modell man väljer är det viktigt att bevaka kravrutinerna och att en kontaktgrupp skapas. I den uppgraderade versionen Book-it 8 finns tillvalsmodulen Book-it Eco som ger möjlighet att integrera externa räkningar med kommunens ekonomisystem. Eftersom modulen är ny är det svårt att uttala sig om användbarheten vid ett katalogsamarbete, men enligt information behöver inte alla enheter i ett samarbete använda sig av funktionen. 6.7 Transporter, reservationer, plock mm För att effektivisera arbetet med transporter, reservationer och plocklistor på de olika biblioteken måste ansvariga finnas på biblioteken som bevakar hur rutinerna fungerar. Dagliga transporter mellan huvudbiblioteken rekommenderas, och det är viktigt att transporterna ut till filialbiblioteken finns med i planeringen. Man bör också fundera kring hur filialer och utlåningsstationer med begränsat öppethållande ska ingå i reservationssamarbetet. 6.8 Fjärrlånepolicy Vid ett katalogsamarbete minskar antalet fjärrlån. Enligt den medieutredning som gjordes 2013 utgjorde sydostlånen då 82 procent av fjärrlånen. Här ingår förstås också fjärrlån från Kalmar län som förblir fjärrlån efter en katalogsammanslagning. Erfarenheter från andra samarbeten visar på ganska stora skillnader på hur antalet fjärrlån minskar vid en sammanslagning. Inom Skåne Nordväst minskade t.ex. antalet fjärrlån i Svalöv från 909 år 2011 till 55 år 2012. I Helsingborg var minskningen betydligt mindre, från 2 490 till 1214. Mindre bibliotek upplever en kraftigare minskning av antalet fjärrlån än större bibliotek. Samma erfarenhet har man gjort på biblioteken i Skåne Nordost, där minskningen i de större kommunerna Kristianstad och Hässleholm inte varit lika stor. Inom samarbetet krävs en gemensam policy för fjärrlån. Om boken finns på något bibliotek inom samarbetet lånas den i allmänhet inte in som fjärrlån, och vid långa reservationsköer väljer man istället att köpa in fler exemplar av titeln. Precis som tidigare överväger man inköp av titlar som ofta fjärrlånas. Vad gäller fjärrlån av kurslitteratur rekommenderas också en diskussion och samordning med högskolorna inom regionen. 6.9 E-böcker Alla bibliotek inom Blekinge och Kronoberg har idag avtal med Elib och lånar ut e-böcker till låntagarna. Alla utom två bibliotek Sölvesborg och Karlshamn har valt att integrera e-böckerna i bibliotekskatalogen genom Axiells ehub. Sölvesborg och Karlshamn har istället valt att ha en egen plattform hos Elib. Fördelen med Axiells lösning är att den är oberoende av leverantör och möjliggör 12
för biblioteken att integrera e-böcker från flera leverantörer i bibliotekskatalogen. Vid en katalogsammanslagning måste alla bibliotek ha samma lösning vad gäller e-böcker. Det finns fördelar med en integrerad lösning; låntagarna får en samlad bild över utbudet och över alla sina lån i bibliotekskatalogen. Alla medietyper och format finns sökbara i katalogen och endast behöriga låntagare kan låna. Vid skulder spärras också lånen av e-böcker. Statistik över e-boklån tas ut på samma sätt som övrig statistik i Book-it. Om man har gemensamt lånekort går det inte att ta ut e- boklån per bibliotek och i en gemensam lösning gäller också att urvalet görs tillsammans. 6.10 Databaser I de fall biblioteken har databaser där inloggning sker med lånekort krävs en samordning. Idag finns genom regionens försorg ett gemensamt samköp av flera databaser, som också har inloggning genom lånekort. Library Press Display, Global Grant och Norstedts juridik Zeteo finns på samtliga bibliotek idag och är tillgängliga genom lånekortsinlogg. Alex författarlexikon kan integreras i Arena och är då också tillgänglig efter inloggning. Alex finns idag på alla regionens bibliotek och ett samordnat abonnemang kan ge lägre kostnader. Bland de databaser/nättjänster som vissa bibliotek har med lånekortsinlogg finns idag NE, Politiken.se, Forskningen.se, Landguiden, Gale databases och Encyclopedia Britannica. Här behövs en samordning för att det ska fungera vid en katalogsammanslagning. De databaser där inloggning enbart sker på biblioteket genom lösenord eller automatisk IP-inloggning behöver inte samordnas. Däremot kan det förstås finnas ekonomiska vinster att göra på en gemensam upphandling. 7. Ekonomi 7.1 Kostnader för bibliotekssystemet Book-it idag Nedanstående uppgifter bygger på svar från kommunerna gällande kostnader för Book-it 2014. Karlskrona 477 541 Tingsryd 153 064 totalt inkl Arena Karlshamn 253 569 Lessebo 25 600 Sölvesborg 160 000 Växjö 689 580 Älmhult 96 000 Markaryd 98 524 Ronneby 250 000 Olofström 28 000 Uppvidinge 82 665 Alvesta 121 600 Ljungby 248 000 totalt: 2 684 143 Notera att Tingsryd inte kan specificera sina kostnader för Book-it och Arena. Den totala kostnaden för Book-it är alltså något lägre än vad som angivits. Siffrorna är från 2014, och gäller licenskostnader för Book-it exklusive automater eller RFID. 13
7.2 Kostnader för konvertering och implementering 7.2.1 Book-it och server Enligt en offert från Axiell (2015-09-08, bilaga 2) skulle kostnaden för konvertering, implementering och projektstöd uppgå till 660 000 kr (exkl. moms). I offerten anges också kostnaden för flytt in i serverhotell, en investeringskostnad på 105 000 kr. Den totala investeringskostnaden uppgår då till 765 000 kr. Efter sammanslagningen uppgår den totala månadskostnaden för Book-it till 217 500. I beloppet ingår fria licenser, alla tilläggsmoduler installerade före 2015-09-01, Oracle databashanterare samt Book-it Pub installerade före 2015-09-01. 7.2.2 Personalkostnader Personalkostnaderna vid en katalogsammanslagning är svåra att beräkna, och beror på hur flexibel organisationen är på respektive bibliotek. Hur många personaltimmar som lagts varierar. Har man samma bibliotekssystem behövs inte samma arbetsinsats. Många katalogsammanslagningar har inneburit att några bibliotek har bytt system vilket alltid innebär ett merarbete. Hur många bibliotek som ingår i samarbetet påverkar förstås också. Efter att nödvändiga beslut fattats i chefsgruppen är det projektledare och projektansvariga (oftast systemansvariga) som arbetar med katalogsammanslagningen. De kan behöva avlastning i sina ordinarie arbetsuppgifter under några veckor/månader. För projektledarens del pågår arbetet (på minst halvtid) i några månader, både före och efter sammanslagningen. När många bibliotek konverteras samman sker inkonverteringen efter ett visst schema, t.ex. en kommun varannan vecka. De bibliotek som redan konverterats kan fortsätta och arbeta i stort sätt som vanligt under den period när andra bibliotek konverteras in i den gemensamma katalogen. Detta under förutsättning att alla bibliotek har samma bibliotekssystem. 7.3 Framtida driftkostnader 7.3.1 Book-it Enligt offert från Axiell (bilaga 2) skulle den totala månadskostnaden efter sammanslagningen uppgå till 217 500 kr per månad för Book-it. Den årliga kostnaden blir då 2 610 000 kr. Denna summa kan jämföras med den summa kommunerna betalar idag, drygt 2,6 miljoner. Det innebär i så fall att det inte finns några stora ekonomiska vinster med en sammanslagning, men inte heller att framtida driftskostnader blir högre. Vad som däremot är en fördel är att det vid en sammanslagning ingår fria licenser, samt alla tilläggsmoduler installerade före 2015-09-01. 7.3.2 Server Enligt samma offert blir kostnaden för underhåll på server-hotell hos Axiell 24 167 per månad, vilket betyder 290 400 i årlig kostnad. Detta kan jämföras med de kostnader som finns för serverdrift idag. Kommunerna i Kronoberg betalar idag 360 000 kr per år, medan man i Blekinge har en kostnad på 321 400 kr per år före avskrivning och 218 300 kr efter en avskrivningstid på fem år. Driftkostnaden för en gemensam server kan alltså innebära en ekonomisk vinst för kommunerna. 14
7.3.3 Bibliografisk service Idag har samtliga bibliotek i Blekinge och Kronoberg avtal med BTJ gällande bibliografisk service. Den totala kostnaden 2014 uppgick enligt uppgift från biblioteken till 2 019 921 kr. Karlskrona 381 000 Tingsryd 152 159 Karlshamn 191 883 Lessebo 87 200 Sölvesborg 135 000 Växjö 329 385 Älmhult 92 000 Markaryd 88 739 Ronneby 160 000 Olofström 111 700 Uppvidinge 76 543 Alvesta 130 000 Ljungby 184 700 totalt: 2 120 309 BTJ har en särskild prismodell för bibliotek som samverkar där man utgår från det gemensamma beståndet för samtliga ingående bibliotek och sedan lägger till en procentsats för varje ingående bibliotek. (se offert i bilaga 3). Enligt denna offert från BTJ (2015-10-16) skulle kostnaden för ett gemensamt abonnemang på bibliografisk service uppgå till 2 031 783 kr. Enligt BTJ är den nuvarande kostnaden 2 136 000 per år, det vill säga något högre än de siffror biblioteken själva angav för 2014. Vid ett gemensamt abonnemang tillkommer dessutom ett pris för administrativt och systemtekniskt arbete för att BTJ ska kunna genomföra sammanslagningen. I offerten uppskattas detta arbete kosta 67 500 kr. Ett gemensamt abonnemang innebär därför inte någon större besparing för biblioteken. Den totala kostnaden för bibliografisk service uppgår också fortsättningsvis till drygt 2 miljoner årligen. Vad ett katalogsamarbete kanske kan öppna upp för är diskussionen huruvida dessa pengar istället kan användas för att bygga upp en egen organisation kring katalogisering, om biblioteken väljer att bli Librisbibliotek. 15
7.3.4 BURK, SPAR och Syndetics Samtliga bibliotek i Blekinge och Kronoberg har idag abonnemang på BURK, till en totalkostnad av 502 441 kr för 2014. Karlskrona 86 906 Tingsryd 22 899 Karlshamn 39 165 Lessebo 34 500 Sölvesborg 24 000 Växjö 118 593 Älmhult 9 000 Markaryd 15 398 Ronneby 40 611 Olofström 21 400 Uppvidinge 19 669 Alvesta 26 700 Ljungby 43 600 totalt: 502 441 I den offert som BTJ lämnat 2015-10-16 (bilaga 4) finns två alternativ. Det första alternativet baseras på ett fast pris per invånare till en årskostnad 474 370 kr. I årskostnaden ingår en sökkostnad i fast pris på 390 154 kr och passord för 84 216 kr. Det andra alternativet i offerten baseras på en avgift per sökning och fullpost. Med detta alternativ skulle sökkostnaden med nuvarande sökfrekvens (kvartal 4 år 2014 till kvartal 3 2015) landa på 556 491 kr. Det första alternativet innebär en lägre framtida kostnad, medan alternativ två innebär en något högre kostnad. Adressuppdatering genom SPAR finns på alla bibliotek utom ett och den totala kostnaden var 130 461 kr 2014. Också här krävs ett gemensamt abonnemang vid en sammanslagning. Ett alternativ som kan vara billigare är att använda Skatteverkets tjänst Navet. Mervärdesinformation genom Syndetics Solutions fanns inte på sju av biblioteken förra året, och för de som hade abonnemang var kostnaden totalt 98 100 kr. Också här finns olika abonnemangsmöjligheter; basabonnemang eller tilläggsabonnemang som ger utökad tillgång till mervärdesinformation för engelsk litteratur. En offert på basabonnemang (bilaga 5) ger ett rabatterat pris på 171 970 kr per helår. 7.4 Kostnadsfördelning Olika bibliotekssamarbeten har olika modeller för hur man fördelar kostnaderna mellan kommunerna. Man kan fördela kostnaderna helt och hållet baserat på kommunstorlek och invånarantal, eller ha en fördelningsnyckel där en viss procentandel av kostnaden delas lika mellan alla kommuner oavsett storlek. I exempelvis Skåne Nordväst delas 15 procent av kostnaden lika mellan kommunerna, medan resterande 85 procent baseras på invånarantalet i respektive kommun. 16
8. Sammanfattning och slutsatser Det finns goda förutsättningar för att en gemensam katalog i Blekinge och Kronoberg skulle fungera. Biblioteken har idag samma bibliotekssystem, Book-it, och man samarbetar kring en gemensam Arena. Det finns ett fungerande transportsystem, ett samarbete kring kompletterande medieförsörjning och fjärrlån som förenklar samarbetet och som kan fördjupas vid en katalogsammanslagning. Den arbetstid som idag läggs på fjärrlånehantering skulle minska och tillgången till medier skulle förbättras och förenklas för invånarna i regionen. Samtidigt finns en oro på biblioteken att transporterna skulle öka väldigt mycket och att medier ska skickas runt i onödan. Men det är viktigt att peka på att det finns möjligheter i biblioteksprogrammet att arbeta med reservationsgrupper för att reglera och minska flödet. Dagliga transporter är också att rekommendera vid en eventuell sammanslagning, dels för att det går snabbare, men också för att det jämnar ut belastningen. En framtida övergång till en nationell bibliotekskatalog underlättas också av ett katalogsamarbete. Det finns inga stora ekonomiska vinster att göra på en katalogsammanslagning, möjligen undantaget att kostnaderna för en gemensam server blir lägre. En annan fördel är att man får fria licenser och att samtliga moduler som finns på något bibliotek i regionen blir tillgängliga för alla. Arbetet med själva konverteringen är tidskrävande och det är viktigt att tid avsätts för de systemansvariga. Det är också viktigt att övrig personal informeras och känner sig delaktiga i vad som händer och att marknadsföring och information gentemot låntagarna fungerar. Förutom den egna arbetsinsatsen hamnar investeringskostnaden på 765 000 kr för konvertering, implementering, projektstöd och serverflytt enligt offert från Axiell. Ekonomin har aldrig varit den främsta drivkraften bakom katalogsammanslagningar. Istället betonar existerande samarbeten vinsterna i form av större medieutbud och förbättrat samarbete mellan biblioteken, där man enklare kan dra nytta av varandras kompetenser. Verksamheten rationaliseras när alla inte behöver göra samma sak. Huvudsyftet är att ge alla invånare samma rätt och tillgång till medier och information, oavsett var man bor. 17
Checklista: sammanslagning & konvertering, BOOK-IT Rev. 2012-02-27 Innehållsförteckning 1. Före konverteringen 1.1. Registrera data i den gemensamma databasen 1.2. Statistikuttag 1.3. Stopp av katalog- och låntagararbete 1.4. Etiketter 1.5. OPAC 2. Under konverteringen 2.1. I den gamla databasen 2.2. I det nya gemensamma systemet 2.3. Inköp exspektans 2.4. Tips och goda råd 3. Inför start i det nya systemet 3.1. Komplettering i det nya systemet 4. Z39.70 - självbetjäning 5. NetLoan 6. BURK-poster 7. Fjärrlån 8. Periodika 9. Fiktivt bestånd på E-böcker 10. Ftp-rättigheter 11. Meddela era leverantörer om flytt 12. Avsluta det gamla systemet 13. Utökad konvertering omfattning och begränsning
Lund 2015-09-08 Region Blekinge/Kronoberg Prisuppgift sammanslagning av 13st BOOK-IT bibliotek till en databas. Kostnader för leverans och underhåll i kr, exklusive moms, enligt följande. Produkt/tjänst Investering Per månad BOOK-IT, fria licenser, ingår alla tilläggsmoduler installerade före 2015-09-01 0 0 Ingår: Oracle databashanterare samt BOOK-IT PUB installerade före 2015-09-01 Konvertering/Implementering/projektstöd 660 000 0 Flytt in i server-hotell 105 000 Underhåll programvaror 0 217 500 Totalt 765 000 217 500 0 I ovanstående avgifter ingår underhåll för folkbiblioteken. Server-hotell BOOK-IT Kostnader för underhåll i kr, exklusive moms, enligt följande. Per månad Underhåll 24 167 Totalt 24 167 I ovanstående avgifter ingår ordinarie uppgraderingar av BOOK-IT. Prisuppgiften gäller till och med 2015-12-31. Vänliga hälsningar Peter Stiltjestrand